Piegādātāju rēķinu numuru unikalitātes kontrole

[#1]

No piegādātājiem saņemto rēķinu un pavadzīmju apstrādes procesā dažādu iemeslu dēļ var rasties situācijas, kad atkārtoti tiek vadīts vai importēts rēķins, kas jau ir sistēmā.

Vai Horizon par to brīdina? Vai var tikt saglabāti divi vienādi rēķini vai pavadzīmes? 

Šajā rakstā uzzināsiet par sistēmas uzstādījumiem piegādātāju rēķinu un pavadzīmju unikalitātes kontrolei.

Unikalitātes kontroles principi

Lai nebūtu iespējama divu vienādu dokumentu ievade, ir jāuzstāda numuru unikalitātes kontrole dokumentu tipiem.

Ja kontrole ir nepieciešama vairākiem dokumentu pamatveidiem, tad izmantojama unikalitātes grupu funkcionalitāte - piemēram, lai  kontrole pārbaudītu vienādos dokumentu numurus gan starp saņemtajiem rēķiniem, gan saņemšanas pavadzīmēm.

Izmantojot metarēķinus, unikalitāte ir jākontrolē atsevišķi metarēķiniem un atsevišķi rēķiniem/pavadzīmēm, jo ar vienādu numuru būs gan metarēķins, gan no tā uzģenerētais rēķins/pavadzīme.

Ņemot vērā, ka iespējams saņemt rēķinus ar vienādu numuru no dažādiem piegādātājiem, kā arī katru gadu viena piegādātāja rēķinu numuri var atkārtoties, unikalitātes kontrolei uzstādāmi papildu nosacījumi - kontrolēt gada ietvaros un pa piegādātājiem/klientiem.

Numuru kontrole pa piegādātājiem atļauj ievadīt divus dokumentus ar vienādiem numuriem, ja dokumentu PVN kategorijas ir atšķirīgas. Tas nepieciešams korektas PVN uzskaites vajadzībām, ja viens piegādātāja rēķins ir jāsadala divos dokumentos (piemēram, PVN piemērots gan vispārējā kārtībā, gan reversā).

Metarēķina dokumenta tips

Izvēlne: Sistēma -> Uzstādījumi -> Dokumentu tipi -> Metarēķins -> Lpp. “Lauku atribūti”

Lai sistēma kontrolētu metarēķinu numuru unikalitāti un attēlotu paziņojumu, ja tiek mēģināts saglabāt sistēmā rēķinu ar jau esošu numuru, jāuzstāda dokumenta tipā lauku atribūts “Numurs” un lpp. “Unikalitāte” jānorāda:

1) unikāls dokumenta veidam - kontrole ietvers visus metarēķinu dokumentu tipus, ja tie ir vairāki

2) unikāls pret dokumenta lauku - jāatzīmē, lai aktivizētu papildu parametrus

3) piegādātājs un gada ietvaros - numura kontroles papildu nosacījumi

Kontroles paziņojums pie metarēķina saglabāšanas:

!!! Jāņem vērā, ka kontrole notiek pret lauku “Piegādātājs”. Ja metarēķinam piegādātājs nav norādīts, tad kontrole nenotiek - piemēram, ja importētam e-rēķinam nav piemeklēts kreditors no klientu saraksta vai, ievadot rēķinu caur HOP, lietotājs nav atradis kreditoru izvēles sarakstā.

Vēl viens papildu kritērijs numuru kontrolē ir metarēķina statuss - anulētie metarēķini tiek izslēgti no kontroles (piemēram, ja nekorekts piegādātāja rēķins ir anulēts un pēc tam sistēmā tiek ievadīts labots rēķins, kam piegādātājs ir saglabājis to pašu numuru). 

!!! Metarēķinu dokumentu tipiem unikalitātes kontroli pret piegādātāju gada ietvaros ir iespējams uzstādīt, sākot no 625. versijas. Līdz šai versijai numuru kontroles nosacījumi bija pieejami sadaļā Pamatdati metarēķinu uzskaites parametros. No 625. versijas tie ir izņemti un pārvietoti uz dokumentu tipu uzstādījumiem.

Saņemtais rēķins vai pavadzīme

Izvēlne: Sistēma -> Uzstādījumi -> Dokumentu tipi -> Saņ. rēķins par pakalpojumiem vai Saņemšanas pavadzīme -> Lpp. “Lauku atribūti”

Apgādes saņemtajiem rēķiniem vai noliktavas saņemšanas pavadzīmēm numuru unikalitātes kontrole ir uzstādāma tāpat kā aprakstīts šī raksta sadaļā par metarēķiniem.

Šiem dokumentu veidiem tukšs lauks “Klients” nav iespējams un arī nav paredzēta dokumentu anulēšana, attiecīgi kontrole darbojas, kā norādīts pret klientu un gada ietvaros bez papildus nosacījumiem.

Numuru unikalitātes grupas

Numuru unikalitātes grupas paredzētas, lai viena un tā pati kontrole aptvertu vairākus atšķirīgus dokumentu pamatveidus. Piemēram, kontrolētu, lai dokumenta numurs neatkārtojas, skatot kopā gan apgādes rēķinu, gan noliktavas saņemšanas pavadzīmju sarakstu.

Kontroles uzstādīšanai nepieciešams vispirms aprakstīt unikalitātes grupu, un pēc tam to piesaistīt visiem dokumentu tipiem, kas jāpakļauj šai kopīgajai kontrolei.

Izvēlne: Sistēma -> Uzstādījumi -> Numuru unikalitātes grupas

Izveido jaunu grupu, kurai norāda kontroles nosacījumus un kontrolējamos dokumentu tipus:

Pēc unikalitātes grupas saglabāšanas sistēma piedāvā šo grupu piesaistīt uzskaitītajiem dokumentu tipiem:

Izvēloties “Jā”, sistēma pēc kārtas atver visus dokumentu tipus uz labošanu un atliek tos saglabāt:

Kontroles paziņojums pie mēģinājuma saglabāt dokumentu ar jau eksistējošu numuru ietver arī informāciju par dokumenta pamatveidu:

Numuru kontroli ar aprakstītajiem dokumenta tipu nosacījumiem, un arī izmantojot unikalitātes grupas, var pielietot arī citviet sistēmā - tā ir kopīga Horizon funkcionalitāte.