Kā uzskaitīt valūtas darījumus ar klientiem?

[#1]

Pateicoties EUR ieviešanai, darījumu skaits citās valūtās pēdējos gados ir krietni samazinājies, tādējādi atvieglojot uzskaites darbus grāmatvežiem. Taču, atkarībā no uzņēmuma vai iestādes darbības specifikas, dažādu valūtu dokumentu apstrāde vairāk vai mazāk ir katras grāmatvedības “dienas kārtībā”.

Kā tos paredzēts uzskaitīt sistēmā Horizon? Šajā rakstā apskatīsim galvenos punktus korektai valūtas darījumu ar klientiem atspoguļošanai moduļos Apgāde/Realizācija un Virsgrāmata.

Pamatprincipi

Apgādes/Realizācijas moduļos no ievadītajiem kreditoru/debitoru dokumentiem veidojas t.s. klientu norēķinu līnijas. Sistēma tās veido atbilstoši dokumentu valūtām un uzskaita apgrozījumu, sākuma un beigu atlikumu pa katru no valūtām. 

Piemēram, ievadot USD rēķinu, klientam veidojas USD norēķinu līnija. Savukārt, tam pašam klientam ievadot EUR maksājumu, veidojas EUR norēķinu līnija. Valūtu summas pārvietot no vienas norēķinu līnijas uz citu iespējams ar konvertācijas dokumentu palīdzību, tādējādi nodrošinot pārskatāmu situāciju - kurā valūtā un kāds apgrozījums ir bijis, un kāds atlikums palicis.

Lai veicot Apgādes/Realizācijas moduļu salīdzināšanu ar Virsgrāmatu, būtu redzams pēc iespējas līdzīgāks darījumu atspoguļojums pa valūtām, tad virsgrāmatas klientu kontus (piem., 23xx, 53xx, 219x, 591x) arī ieteicams dalīt pa valūtām.

Summas EUR vienmēr ir iegūstamas, jo sistēma katram dokumentam un katram grāmatojumam vienmēr aprēķina summu uzskaites valūtā jeb pamatvalūtā.

Valūtas un valūtu kursi

Ievades ceļš: Pamatdati - Valūta - Nosaukumi

Dokumentus sistēmā var ievadīt tādās valūtās, kādas ir atrodamas valūtu sarakstā. Ja kādas valūtas trūkst, tā ir jāpievieno, norādot korektu valūtas kodu, kas tālāk nepieciešams kursa nolasīšanai.

Ievades ceļš: Pamatdati - Valūta - Kursi

Horizon noklusēti ir uzstādīts, ka valūtu kursus sistēma automātiski nolasa no Latvijas Bankas (kur tie, savukārt, nonāk no Eiropas Centrālās Bankas) un saglabā sarakstā. Tas notiek, piemēram, ievadot jaunu dokumentu vai pie citām darbībām, kur nepieciešams zināt kursu, lai aprēķinātu summu pamatvalūtā. Nepieciešamības gadījumā importu var veikt arī manuāli valūtas kursu sarakstā.

Virsgrāmatas konti un to valūtas

Ievades ceļš: Pamatdati - Kontu plāns - Konti

Lai virsgrāmatas klientu kontu apgrozījumā būtu redzams darījumu atspoguļojums dokumentu valūtās, tad ieteicams šos kontus dalīt pa valūtām, tas arī nodrošina labākas iespējas Apgādes/Realizācijas moduļu salīdzināšanai ar virsgrāmatu.

 Klientu kartītes un to valūtas

Ievades ceļš: Pamatdati - Klienti - Saraksts

Klienta kartītes norēķinu valūta ir obligāti aizpildāms lauks. Papildus ir iespējams norādīt arī atzīmi “Fiksēta” - tā nozīmē, ka sistēma šim klientam atļaus ievadīt dokumentus tikai norādītajā valūtā. Ja valūta netiek fiksēta, tad dokumentus šim klientam varēs ievadīt arī citās valūtās.

Apgādes/Realizācijas dokumentu valūtas

Ievades ceļš (piemēram): Dokumenti - Apgāde/Realizācija - Rēķinu saraksts - Jauns

Kā jau iepriekš minēts, klientu apgrozījums Apgādes/Realizācijas moduļos veidojas atbilstoši dokumentu valūtām. Ievadot sistēmā jaunu rēķinu vai pavadzīmi, šī dokumenta valūta noklusēti tiek aizpildīta ar klienta kartītes norēķinu valūtu. Dokumenta valūta ir maināma, ja klienta kartītē nav atzīmes “Fiksēta”.

Dokumentu piesaistes un konvertācijas

Ievades ceļš (piemēram): dažādu Debitoru/kreditoru dokumentu lappuse “Piesaistes” vai no dokumentu sarakstiem tiek izpildīta darbība “Piesaistīt”

Lai nodrošinātu korektas Apgādes/Realizācijas atskaites un būtu redzams, kuri tieši rēķini/pvz vai maksājumi vēl nav pilnībā nosegti ar pretējās puses dokumentu, tad preču un maksājumu dokumenti tiek savā starpā sasaistīti.

Ja maksājuma dokumenta valūta sakrīt ar preču dokumenta valūtu, tad šādi dokumenti ir savā starpā tiešā veidā sasaistāmi.

Ja maksājuma dokumenta valūta nesakrīt ar preču dokumentu valūtu, tad šādi dokumenti savā starpā tiešā veidā nav sasaistāmi. Atšķirīgu valūtu gadījumā vispirms tiek izveidots maksājuma konvertācijas dokuments, kura būtība ir pārkonvertēt maksājuma summu uz preču dokumenta valūtu.

Tā kā sistēma šo konvertācijas dokumentu piedāvā veidot automātiski, tad maksājuma uzdevumiem dokumentu tipā ir jābūt norādītam atribūtam “Konvertācijas dokumenta tips” (Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu tipi).

Maksājumu konvertācijas dokuments sastāv no divām pusēm, kur viena puse tiek piesaistīta maksājumam, otra rēķinam.

Automātiski veidotā konvertācijas dokumentā sistēma jau ir aizpildījusi nepieciešamos datu laukus, iegūstot informāciju gan no maksājuma, gan apmaksājamā preču dokumenta, to atliek tikai izpildīt un grāmatot.

Konvertācijas kontējumu logs:

Peļņa/zaudējumi sasaistot valūtas dokumentus

Ievades ceļš (piemēram): saglabājot dokumentu piesaistes

Ja atšķiras dokumentu datumi, tad var būt arī atšķirīgi valūtas kursi šajos datumos, un pārrēķinot darījuma summu no valūtas uz uzskaites valūtu, tiek iegūtas atšķirīgas dokumenta summas pamatvalūtā. Šīs atšķirības jeb valūtas svārstības sistēma nosaka dokumentu piesaistes brīdī - sistēma izdod dokumenta ievadlogu “Peļņa no valūtas svārstībām” vai “Zaudējumi no valūtas svārstībām”. Sistēmas veidotais svārstību dokuments ir jāizpilda un jāiegrāmato. Svārstību dokuments vienmēr ir pamatvalūtā, un tā būtība ir klienta apgrozījumā mainīt tikai pamatvalūtas summu, nemainot paša darījuma summu valūtā.

Valūtas svārstības perioda beigās

Ievades ceļš: Atskaites - Apgāde/Realizācija - Klientu atlikumi -  Darbības

Vismaz reizi gadā uz gada pārskatu sastādīšanu, vai arī biežāk, piemēram, katru mēnesi, nepieciešams veikt klientu atlikumu svārstības tiem klientiem, kam atlikumi ir valūtās. Tas nozīmē, ka ir jānosaka, kāda ir klienta atlikuma summa pamatvalūtā uz atskaites sagatavošanas brīdi. Ja šī summa atšķiras no tās, kas ir atlikuma dokumenta izpildes datumā - sistēma aprēķinās šīs svārstības “vērtību”. Arī šīs svārstības pēc izpildes un grāmatošanas maina tikai atlikuma summu pamatvalūtā, un neietekmē valūtas summu.

Sistēmā ir pieejami vairāki varianti atlikuma svārstību veidošanai. Ieteicamākais ir veidot svārstības pa dokumentiem -  tas nozīmē, ka tiek svārstīts katrs atsevišķais atlikumu veidojošais dokuments, un tiek noteikta tā summa uzskaites valūtā.

Rezultātā veidojas tādi paši svārstību dokumenti, kā pie dokumentu piesaistēm.

Svarīgi, ka sistēma tālāk kontrolē, kad šāda svārstība ir veikta un vairs neatļauj veikt izmaiņas ar nosvārstītajiem dokumentiem.

Sistēmas izveidotos svārstību dokumentus visus kopā vislabāk atrast sarakstā: Virsgrāmata - Pirmdokumenti

Pārējie svārstību varianti paredzēti tikai klienta kopējā atlikuma summas uzskaites valūtā noteikšanai uz atskaites beigām, un pēc tam sistēma automātiski ar nākamās dienas datumu veic pretēju grāmatojumu.

Atlikuma svārstība - tiek svārstīts kopējais klienta atlikums

Izvērstās atlikuma svārstības - tiek svārstīts atsevišķi kopējais parāds un kopējais avanss

Ja ir izveidoti šie atlikuma svārstību dokumenti, tad tie ir atrodami sarakstā: Dokumenti - Apgāde/Realizācija - Atlikumu svārstības

Ja vēlaties šo instrukciju izprintēt, spiediet pie raksta uz trim punktiņiem un izvēlieties darbību "Drukāšanai pielāgota lapa":

[gramatvediba1]

Dokumenta tipam Izejošais maksājuma uzdevums izvēle Saistīta dokumenta tips ir neaktīva. Neko tur nevar pievienot. Vai tas varētu būt saistīts ar programmas versiju?

[Raita Reine]

Konvertācijas dokumenta tips ir jānorāda maksājumiem dokumenta tipa lappusē "Lauku atribūti":

[gramatvediba1]

Paldies, viss izdevās!

[Diāna 11]

IDEĀLS materiāls. LIELS paldies!