Saskaņotājs prombūtnē - kā norādīt aizvietotāju?

[#1]

Jebkurš uzņēmuma darbinieks var doties plānotā vai neplānotā prombūtnē - atvaļinājumā, komandējumā, uz "slimības lapas" un tamlīdzīgi.

Uzņēmumi arvien vairāk izvēlas izmantot elektronisku saskaņošanu dažāda veida dokumentiem - atvaļinājumiem, vienreizējām samaksām, rēķiniem, materiālo vērtību pārvietošanas pieteikumiem, komandējumu pieteikumiem utt.

Ja prombūtnē esošais darbinieks uzņēmumā darbojas kā dokumentu saskaņotājs, tad prombūtnes laikā saskaņošanas plūsma var tikt būtiski taucēta vai pat apstāties, jo saskaņošanas uzdevumi "iestrēgst".

Ko darīt, lai saskaņošanas plūsma neapstātos darbinieka prombūtnes laikā?

Vēlams darbiniekam prombūtnes laikā norādīt aizvietotāju. Aizvietotājs var tikt norādīts jau prombūtnes pieteikuma dokumentā un to var izdarīt pats darbinieks, piemēram, atvaļinājuma  pieteikumā (Kontaktpersona prombūtnes laikā).

Protams, ne vienmēr tas ir iespējams, piemēram, darbinieks ir pēkšņi saslimis vai arī norādītā kontaktpersona aizvieto prombūtnē esošo kādos citos pienākumos, bet ne saskaņošanā. Tādos gadījumos aizvietotāju norāda atsevišķi.

Kāda konfigurācija nepieciešama?

Horizon sistēmas uzstādījumos Sistēma - Uzstādījumi - Uzskaites parametri - Saskaņošana ir jāieliek atzīme "Analizēt plānotās prombūtnes no Personāla/Algu moduļa"

Pēc tam, kad tas izdarīts:

• ja darbinieks, dodoties prombūtnē, ir norādījis kontaktpersonu (Kontaktpersona prombūtnes laikā), tad saskaņošanas uzdevumu saņems gan norādītā kontaktpersona (aizvietotājs), gan pats prombūtnē esošais darbinieks. Saskaņot varēs jebkurš no abiem.
  
  
• ja darbinieks, dodoties prombūtnē, nav norādījis kontaktpersonu, saskaņošanas uzdevumu saņems pats prombūtnē esošais darbinieks un attiecīgā dokumenta saskaņošanas scenārijā norādītā Noklusētā persona.

Kas ir scenārija noklusētā persona?

Pamatdati -Saskaņošana - Scenāriji - Scenārija noklusētā persona

Ja sistēma nevar noteikt etapa personu, kurai jāveido apstiprināšanas uzdevums, vai šī persona ir prombūtnē (bez informācijas par aizvietotājiem), tad etapa uzdevums tiks nosūtīts scenārija noklusētajai personai. Noklusēto personu vēlams norādīt visos saskaņošanas scenārijos. Parasti tas ir atbildīgais darbinieks par konkrēto moduli. Šim darbiniekam jāsaprot, ko darīt ar pieteikumu, kas tam atnācis, jo saskaņotājs ir prombūtnē bez norādīta aizvietotāja (piemēram, apstiprināt pašam, pāradresēt, gaidīt, kad apstiprinās primārais saskaņotājs).

Kā norādīt aizvietotāju tiem darbiniekiem, kas nav norādījuši kontaktpersonu?

Ja darbinieks devies prombūtnē, nenorādot kontaktpersonu,  arī Horizon pusē ir iespējams norādīt aizvietotāju. To var izdarīt divos veidos:

1) Ja Personāla/Algu modulī ir izveidots Rīkojums vai Prombūtnes dokuments, tad aizvietotāju norāda dokumenta lpp. <Kontaktpersonas>:

Darbinieka prombūtnes laikā saskaņošanas uzdevumus saņems šeit norādītais aizvietotājs un arī pats prombūtnē esošais darbinieks. 

❗Vienā periodā jānorāda tikai viena kontaktpersona, lai sistēma korekti spētu noteikt personu, kam nosūtīt apstiprināšanas uzdevumu.

 2) Otrs veids ir izmantojams arī, ja Personāla/Algu modulī darbiniekam nav ievadīta prombūtne.

Aizvietotāju norāda Pamatdati - Saskaņošana - Saskaņotāju prombūtnes

Šeit tiek norādīts prombūtnes sākuma datums un, ja ir zināms, arī beigu datums. Beigu datumu var aizpildīt arī vēlāk, kad tas ir zināms.

Norāda saskaņotāju, kurš dodas prombūtnē un darbinieku, kas viņu aizvietos, kā arī prombūtnes iemeslu.

Darbinieka prombūtnes laikā saskaņošanas uzdevumus saņems šeit norādītais aizvietotājs un arī pats prombūtnē esošais darbinieks.

❗Ja ir norādīta gan kontaktpersona prombūtnes dokumentā Personāla/Algu modulī, gan Saskaņošanas prombūtnēs, sistēma vienmēr ņems vērā Saskaņošanas prombūtnēs norādīto kontaktpersonu.

Ko darīt ar saskaņošanas uzdevumiem, kuri jau atrodas pie prombūtnē esošā darbinieka?

Nereti gadās situācijas, kad ziņas par darbinieka prombūtni ienāk novēloti un uz šo darbinieku ir jau "iekrājušies" saskaņošanas uzdevumi, pirms viņam norāda aizvietotāju.

Pēc tam, kad darbiniekam ievadīts saskaņošanas aizvietotājs, uz aizvietotāju iespējams pāradresēt arī eksistējošus saskaņošanas uzdevumus, kurus nav paspējis apstrādāt prombūtnē esošais darbinieks.

Ja izmaiņas veiktas Personāla algu modulī, tad jādodas uz Dokumenti - Saskaņošana - Apstiprināšanas uzdevumi vai jāizvēlas konkrētais pieteikuma veids, jāatrod aktīvais apstiprināšanas uzdevums un jāspiež Darbības - Mainīt apstiprinātāju apstiprināšanas uzdevumos.

Ja veidota Saskaņošanas prombūtne, šīs izmaiņas var paveikt arī Pamatdati - Saskaņošana - Saskaņotāju prombūtnes un jāspiež Darbības - Mainīt apstiprinātāju apstiprināšanas uzdevumos.

Kad tas izdarīts, visi aktuālie saskaņošanas uzdevumi nonāks pie norādītā aizvietotāja, neatkarīgi no uzdevumu izveides datuma.

Lai šī darbība notiktu automātiski, ir iespējams arī izveidot automatizēto darbu <Mainīt aizvietotāju apstiprināšanas uzdevumos>.

Kas notiek, ja arī aizvietotājs ir prombūtnē?

Var gadīties arī situācijas, kad aizvietotājs ir norādīts, bet arī viņš konkrētajā laikā atrodas prombūtnē (piemēram, slimības lapa, komandējums u.c. situācijas). Tāpēc pašreiz saskaņošanas funkcionalitāte paredz aizvietotāju piemeklēšanu līdz 3. līmenim: Ja saskaņotāja aizvietotājs ir prombūtnē, sistēma par aizvietotāju uzskatīs pirmā aizvietotāja aizvietotāju, 2. aizvietotāja aizvietotāju vai 3. aizvietotāja aizvietotāju (ja tādi ir norādīti) un tikai tad pārtrauks analizēt prombūtnes un apstiprināšanas uzdevumu sūtīs scenārija Noklusētajai personai.