Saskaņotājs prombūtnē - kā norādīt aizvietotāju?

[Ligita Ķirīte]

Jebkurš uzņēmuma darbinieks var doties plānotā vai neplānotā prombūtnē - atvaļinājumā, komandējumā, uz "slimības lapas" un tamlīdzīgi.

Uzņēmumi arvien vairāk izvēlas izmantot elektronisku saskaņošanu dažāda veida dokumentiem - rēķiniem, materiālo vērtību pārvietošanas pieteikumiem, komandējumu pieteikumiem utt.

Ja prombūtnē esošais darbinieks uzņēmumā darbojas kā dokumentu saskaņotājs, tad prombūtnes laikā saskaņošanas plūsma var tikt būtiski taucēta vai pat apstāties, jo saskaņošanas uzdevumi "iestrēgst".

Ko darīt, lai saskaņošanas plūsma neapstātos darbinieka prombūtnes laikā?

Vēlams darbiniekam prombūtnes laikā norādīt aizvietotāju. Aizvietotājs var tikt norādīts jau prombūtnes pieteikuma dokumentā un to var izdarīt pats darbinieks, piemēram, atvaļinājuma pieteikumā (Kontaktpersona prombūtnes laikā).

Protams, ne vienmēr tas ir iespējams, piemēram, darbinieks ir pēkšņi saslimis vai arī norādītā kontaktpersona aizvieto prombūtnē esošo kādos citos pienākumos, bet ne saskaņošanā. Tādos gadījumos aizvietotāju norāda atsevišķi.

Kāda konfigurācija nepieciešama?

Horizon sistēmas uzstādījumos Sistēma - Uzstādījumi - Uzskaites parametri - Saskaņošana ir jāieliek atzīme "Analizēt plānotās prombūtnes no Personāla/Algu moduļa"

Pēc tam, kad tas izdarīts:

• ja darbinieks, dodoties prombūtnē, ir norādījis kontaktpersonu (Kontaktpersona prombūtnes laikā), tad saskaņošanas uzdevumu saņems gan norādītā kontaktpersona (aizvtietotājs), gan pats prombūtnē esošais darbinieks. Saskaņot varēs jebkurš no abiem.
  
  
• ja darbinieks, dodoties prombūtnē, nav norādījis kontaktpersonu, saskaņošanas uzdevumu saņems pats prombūtnē esošais darbinieks un attiecīgā dokumenta saskaņošanas scenārijā norādītā Noklusētā persona.

Pamatdati -Saskaņošana - Scenāriji - Scenārija noklusētā persona

 

Kā norādīt aizvietotāju tiem darbiniekiem, kas nav norādījuši kontaktpersonu?

Ja darbinieks devies prombūtnē, nenorādot kontaktpersonu, vai kontaktpersona nav tā, kas veiks dokumentu saskaņošanu prombūtnes laikā, Horizon ir iespējams norādīt atsevišķu saskaņošanas aizvietotāju. Šis aizvietotājs ir izmantojams arī, ja Personāla/Algu modulī darbiniekam nav ievadīta prombūtne.

Aizvietotāju norāda Pamatdati - Saskaņošana - Saskaņotāju prombūtnes

Šeit tiek norādīts prombūtnes sākuma datums un, ja ir zināms, arī beigu datums. Beigu datumu var aizpildīt arī vēlāk, kad tas ir zināms.

Norāda saskaņotāju, kurš dodas prombūtnū un darbinieku, kas viņu aizvietos, kā arī prombūtnes iemeslu.

Darbinieka prombūtnes laikā saskaņošanas uzdevumus saņems šeit norādītais aizvietotājs un arī pats prombūtnē esošais darbinieks.

Ko darīt ar saskaņošanas uzdevumiem, kuri jau atrodas pie prombūtnē esošā darbinieka?

Nereti gadās situācijas, kad ziņas par darbinieka prombūtni ienāk novēloti un uz šo darbinieku ir jau "iekrājušies" saskaņošanas uzdevumi, pirms viņam norāda aizvietotāju.

Pēc tam, kad darbiniekam ievadīts saskaņošanas aizvietotājs, uz aizvietotāju iespējams pāradresēt arī eksistējošus saskaņošanas uzdevumus, kurus nav paspējis apstrādāt prombūtnē esošais darbinieks.

Lai to izdarītu, dodas uz Pamatdati - Saskaņošana - Saskaņotāju prombūtnes un spiež

Darbības - Mainīt apstiprinātāju apstiprināšanas uzdevumos.

Kad tas izdarīts, visi aktuālie saskaņošanas uzdevumi nonāks pie norādītā aizvietotāja, neatkarīgi no uzdevumu izveides datuma.