eAccounting käyttövinkit

Ohjeessa katsotaan esimerkkien avulla, että mitä tulisi huomioida kun kirjanpito-ohjelmaa vaihdetaan kesken tilikauden.

Kun kirjaat varastotapahtumat kirjanpitoon, niin ohjelma laskee varastoarvon muutoksen perustuen varastoon ottoihin ja varastosta ottoihin, jotka on tehty sen jälkeen, kun varastoarvo on viimeksi kirjattu kirjanpitoon. Käytetyt kirjanpidon tilit löytyvät kohdasta Yrityksen asetukset - Kirjanpidon asetukset.   1. Siirry kohtaan Varasto ja tuotteet - Varastomuutokset 2. Klikkaa alareunan painiketta Valitse päivä ja kirjaa kirjanpitoon 3. Kun olet valinnut päivän, niin ohjelma näyttää kirjanpidolliset arvot, jotka voit hyväksyä painikkeella Kirjaa kirjanpitoon    Huomioithan että kun varastotapahtumat on kirjattu kirjanpitoon, niin varastotapahtumia ei voida enää muokata, joten muista tehdä mahdolliset muutokset ja korjaukset ennen siirtoa. Mikäli huomaat siirron jälkeen, että sinulla on varastoon otto -tapahtumia joita pitäisi muokata, niin voit poistaa varastomuutos-tositteen kirjanpidonsta kunhan se on tositelajin viimeinen tosite. Poiston jälkeen tapahtumat palautuvat Siirtämättömät varastotapahtumat -välilehdelle takaisin.    

Visma ePasseli Standardiin ja Soloon voit nyt tuoda pankkitilisi tilitapahtumat CSV-tiliotteelta. Useimmat pankit tarjoavat maksuttomasti CSV-tiliotteen muodostuksen verkkopankista. Voit nyt tuoda tämän tiedoston avulla tilitapahtumat Pankki ja kassatapahtumat toimintoon.   1. Lataa verkkopankistasi CSV-tiliote ja tallenna se tietokoneellesi 2. Siirry Pankki ja kassatapahtumat toimintoon ja klikkaa oikean yläreunan Uusi pankkitapahtuma painiketta ja valitse Tiliotteen tuonti 3. Klikkaa Valitse tiedosto ja etsi tietokoneeltasi lataamasi CSV-tiedosto 4. Tiedostosta tuodaan kolme tietoa: Kirjauspäivä, Viite ja Summa. Valitse oikeat sarakkeet vastaamaan oikeita tietoja. 5. Kun pankkitapahtumat on tuotu ohjelmaan, niin voit hyväksyä avointen myyntilaskujen suoritukset ja kohdistaa muut tapahtumat kirjanpitoon / avoimiin ostolaskuihin.   Vinkkejä kohdistuksiin: Kun tiliotteelta löytyy viitenumero, joka täsmää avoimeen myyntilaskuun niin ohjelma tekee alustavan kohdistuksen. Tämän voi kirjata Hyväksy painikkeella. Jos on maksettu pankkitililtä lasku, joka löytyy Avoimet ostolaskut listalta niin klikkaa Kohdista -> Maksu ostolaskuun ja etsi pudotusvalikosta oikea ostolasku. Ostokuitit voit kohdistaa Kohdista -> Muu nosto tai Ostokuitti valinnalla. Kun kirjaat ostokuitteja, niin voit liittää kuitin kuvan oikean reunan Liitä kuva painikkeesta. Ja parhaimman hyödyn saat ohjelmistostamme jos käytät Visma Scanner sovellusta ostokuittien skannaamiseen, niin ne löytyvät helposti ohjelmastasi. Muut maksutapahtumat voit kohdistaa Kohdista -> Muu nosto valinnalla. Mikäli on kuluja, jotka toistuvat säännöllisesti, niin kirjanpitomallien avulla nopeutat kohdistusprosesseja paljon. Tällöin riittää että valitset listalta oikean mallin ja tapahtuma kirjaantuu kirjanpitoon oikealle kirjanpitotilille.  

Kun pankkiyhteys on aktiivinen ja pankkisi muodostaa sinulle tiliotteen, niin tilitapahtumat tiliotteelta tulevat automaattisesti ohjelmasi Pankki ja kassatapahtumat toimintoon.   Myyntilaskujen viitesuoritukset kohdistetaan automaattisesti viitenumeron perusteella avoimiin myyntilaskuihin. Tämän avulla sinun työsi helpottuu huomattavasti, kun myyntilaskujen suorituksia ei tarvitse itse enää kirjata.    Pankkiyhteyden avulla maksetut ostolaskut kuitataan tiliotteelta Maksettu tilaan. Eli vaikka ostolasku olisikin siirretty maksuun pankkiisi, niin maksu vahvistetaan vasta siinä vaiheessa kun raha on oikeasti lähtenyt tililtä. Tämän avulla voidaan varmistua siitä että ostolaskun maksu on mennyt läpi. Voit lukea lisää pankkiyhteyden avulla maksetuista ostolaskuista täältä.   Muut pankkitilillä tapahtuneet tilitapahtumat kohdistetaan manuaalisesti kirjanpitoon. Tämän avulla varmistetaan se että jokainen tilitapahtuma tulee käsitellyksi.   Huomioi että pankkisi toimittaa sinulle tiliotteen niin usein, kuin Web Services sopimuksessa on määritelty. Eli jos olet esimerkiksi valinnut aikaväliksi Kerran viikossa niin sinun myynti- ja ostoreskontrasi päivittyy ajantasalle aina tällöin kerran viikossa. Jos taas on valittuna Joka päivä niin tällöin reskontrasi on ajantasalla päivittäin. Normaalisti pankit tarjoavat vaihtoehtoja: Joka päivä Kerran viikossa Kerran kahdessa viikossa Kerran kuukaudessa

Kun palkat ovat kirjattu manuaalisesti tositteelle, niin kuin tässä ohjeessa olemme kuvanneet, niin palkkamenot ovat odottamassa maksua 2961 - Palkkamenot (siirtovelat) kirjanpitotilillä.    Suosittelen luomaan myös tähän oman kirjanpitomallin. Voit luoda kirjanpitomallin kohdassa Asetukset - Kirjanpitomallit. Luo uusi kirjanpitomalli ja valitse Käyttötarkoitukseksi "Muu nosto", niin kirjanpitomallia voidaan käyttää kohdistuksiin tiliotteilta. Voit lukea tarkemmat ohjeet kirjanpitomallien luomiseksi täältä.   Aiemmassa esimerkissämme kirjasimme palkat tositteelle, ja maksettavaa palkkaa jäi työntekijälle 1589,50 EUR. Nyt kun palkka on maksettu yrityksen pankkitililtä työntekijälle, niin se näkyy tiliotteen tapahtumissa Pankki ja kassatapahtumat -toiminnossa. Mikäli teille ei tule tiliotetta suoraan ePasseliin, niin voitte luoda manuaalisesti myös tämän pankkitapahtuman tässä toiminnossa.     1. Klikataan Kohdista , niin saamme tämän pankkitapahtuman lisättyä kirjanpitoon 2. Valitaan Tapahtuma liittyy: Muu nosto ja valitaan noston tyypiksi aiemmin luomani tiliöintimalli Kuukausipalkat tiliotteelta 3. Valitaan lopuksi Hyväksy , niin maksu kirjaantuu kirjanpitoon  

Kun laadit kirjanpitoa ja sinulle tulee toistuvasti samankaltaisia kirjauksia, niin kirjanpitomallin avulla nopeutat työskentelyä huomattavasti. Esimerkiksi jos kirjaat palkkoja kirjanpitoosi joka kuukausi, niin suosittelen tekemään kirjanpitomallin valmiiksi, jotta sinun ei tarvitse jokaista tiliä valita erikseen tositteen kirjauksen yhteydessä. Tässä ohje-esimerkissämme siis teemme kirjanpitomallin palkkakirjauksiin:   1. Siirry kohtaan Asetukset - Kirjanpitomallit 2. Valitse Uusi kirjanpitomalli 3. Syötä Nimi, Kuvaus ja Käyttötarkoitus  4. Valitse Tilit ja valitse syötetäänkö tilin saldot Debet vai Kredit puolelle (D/K valinta tarkoittaa että voit päättää kirjaustilanteessa, kummalle puolelle saldot syötetään) 5. Kun tilit on valittu ja malli on valmis niin klikkaa lopuksi Tallenna     Käyttötarkoitus pudotusvalikosta löytyy kolme valintaa. Alla selitteet mitä kukin valinta tarkoittaa:   Manuaalinen kirjaus Tämä käyttötarkoitus tarkoittaa sitä, että kirjanpitomallia käytetään kun tositetta kirjataan manuaalisesti Kirjanpito osiosssa. Kirjanpitomallin voi siis valita kun valitsee Kirjanpito osiosta Uusi tosite.   Muu nosto Tämä käyttötarkoitus tarkoittaa sitä, että kirjanpitomallia käytetään kun tapahtumia kohdistetaan tiliotteelta tai Pankki ja Kassatapahtumat -toiminnon nosto -tapahtumissa eli tapahtumissa joissa rahaa on lähtenyt tililtä.   Muu talletus Tämä käyttötarkoitus tarkoittaa sitä, että kirjanpitomallia käytetään kun tapahtumia kohdistetaan tiliotteelta tai Pankki ja Kassatapahtumat -toiminnon talletus -tapahtumissa eli tapahtumissa joissa rahaa on saapunut tilille.

Tavaroiden maahantuonnin arvonlisäverotus siirtyi Tullilta Verohallinnolle 1.1.2018 arvonlisäverovelvollisten rekisteriin merkittyjen tekemien tuontien osalta. Nämä tuojat laskevat ja ilmoittavat maahantuonnista suoritettavan veron ja veron perusteen oma-aloitteisesti arvonlisäveroilmoituksellaan kuten muutkin verokaudelle kohdistettavia liiketoimia koskevat tiedot. Maahantuonnin suoritettava vero kohdistetaan sille kalenterikuukaudelle, jonka aikana tullauspäätös on annettu ja samalle kuukaudelle kohdennetaan vastaava vähennys. Jos tuodut tavarat käytetään kokonaan vähennyskelpoiseen tarkoitukseen, ei tuonnin osalta jää arvonlisäveroa maksettavaksi. (www.vero.fi)   Visma ePasselissa tämä tarkoittaa sitä, että pitää luoda tilikarttaan näiden tapahtumien kirjaamiseen tarkoitetut tilit, jotta tiedot saadaan siirrettyä ALV-raportille oikeiden ALV-koodien mukaisesti. Tässä ohjeessa käydään läpi uusien tilien luonti tilikarttaan, sekä esimerkkikrijaukset yhdelle tapahtumalle. Uusien kirjanpitotilien luonti tilikarttaan 1. Siirry tilikarttaan kohdasta Asetukset - Tilikartta 2. Valitse Uusi kirjanpitotili 3. Syötä kirjanpitotilille haluamasi Tilinumero, Nimi ja valitse oikea ALV-koodi listasta 4. Tallenna lopuksi uusi tili 5. Alla vielä esimerkkikuva tilikartasta tilien lisäämisen jälkeen Huom. Tarvitset todenäköisesti kirjauksissa myös tiliä 4144 - Tullit, verot ja muut maksut tullatessa. Tämä tili löytyy ohjelmasta jo valmiina, mutta on oletusarvoisesti Passiivisessa tilassa. Klikkaa tilikartan hakukentän alapuolelta Näytä passiiviset, jotta löydät tilin ja saat sen aktivoitua käyttöösi.   Ostolaskujen kirjaus 1. Jos olet saanut ostolaskun ulkomaiselta toimittajaltasi, niin kirjaa se normaalisti ohjelmaasi verottomana. Esimerkissäni olen kirjannut ostot 4134 - Ostot tuonti tilille, jossa ei ole ALV-koodia määriteltynä 2. Kun taas vastaavasti saat Tullilaskun, niin kirjaa se myös normaalisti ohjelmaasi. Esimerkissäni olen käyttänyt tiliä 4144 - Tullit, verot ja muut maksut tullatessa. 3. Lopputuloksena sinulla on ostolaskut kirjattuna ohjelmaan Tullauspäätöksen verotusarvo kirjanpitoosi Jotta ALV:t saadaan käsiteltyä ALV-raportilla, niin nämä tapahtumat pitää kirjata vielä kirjanpitoon manuaalisilla tositteilla. Tosite kirjataan tullauspäätöksen päivämäärän mukaisesti, eli tämä päivämäärä määrittää myös sen ajankohdan mille ALV-raportin ilmoitusjaksolle tapahtumat viedään.   Esimerkissäni alkuperäinen ostolasku on tullut tammikuussa, mutta tullauspäätös tuli vasta helmikuussa, joten kirjaan tositteen tällöin helmikuun päivämäärälle. Tavarat esimerkissäni on tullut Kiinasta ja laskun summa on ollut 15 000 CNY. Laskun päivämäärän kurssin mukaan se tarkoittaa 1 911,66 EUR, joten siksi tämä luku esiintyy alla olevassa kirjanpidon tositteessa.   1. Siirry kohtaan Kirjanpito - Kirjanpidon tositteet 2. Klikkaa Uusi tosite ja syötä tositteen perustiedot   Alkuperäisessä laskutositteessa käytimme tiliä 4134 - Ostot tuonti. Tällöin summa vietiin tämän tilin Debet -puolelle, niin kuin ostot normaalisti kirjataankin. Nyt tämä vastaava summa halutaan siirtää tilille 4141 - Ostot 24% Maahantuonti EUn ulkopuolelta, jossa on oikea ALV-koodi määritettynä valmiiksi.   3. Syötetään siis 4134 - Ostot tuonti -tilille laskutositteella esiintynyt summa Kredit -puolelle, jolloin tilanne nollaantuu kirjanpidollisesti tämän tilin osalta. Syötetään puolestaan 4141 - Ostot 24% Maahantuonti EUn ulkopuolelta -tilille vastaava summa Debet -puolelle. 4. ALV:t lasketaan automaattisesti tilillä olevan ALV-koodin mukaisesti. Tässä tapauksessa on siis laskettu 24% arvonlisävero. 5. Tehdään samankaltainen vienti myös Tullilaskulle 6. Kirjataan siis uusi tosite, jossa viedään nyt 4144 - Tullit, verot ja muut maksut tullatessa tilille kirjattu summa tilille 4141 - Ostot 24% Maahantuonti EUn ulkopuolelta 7. Eli kirjataan taas 4144 - Tullit, verot ja muut maksut summa Kredit -puolelle, jolla nollataan tämä tilanne kirjanpidollisesti ja puolestaan kirjataan sama summa 4141 - Ostot 24% Maahantuonti EUn ulkopuolelta tilin Debet -puolelle. 8. ALV:t lasketaan automaattisesti tilillä olevan ALV-koodin mukaisesti. Tässä tapauksessa on siis laskettu 24% arvonlisävero.   Nyt tapahtumat ovat kirjanpidossasi ja ALV:t siirtyvät ALV-raportille kun ALV:t pitää ilmoittaa Verohallinnolle.