eAccounting käyttövinkit

eAccounting Aika ohjelmaan syötetyt tiedot voidaan tulostaa talteen kolmen eri raporttipohjan avulla. Raporttipohjat pitävät samoja tietoja sisällään, mutta hieman eri näkökulmista ja laajuudella. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten saat tulostettua talteen eAccounting Aika ohjelmaan syötetyt tiedot.   Raportti: Yksityiskohtainen yhteenveto Saat tulostettua itsellesi PDF-raportin, jossa on kirjattujen tapahtumien: - Päiväys, Asiakas, Projekti, Työntekijä, Tehtävä, Tehdyt tunnit, Laskutettavat tunnit ja Laskutussumma 1. Valitse Raportit - Yksityiskohtainen yhteenveto 2. Kausi: Määritä ajanjakso, jolta tapahtumat tulostetaan. Suosittelemme valitsemaan ajanjakson aloituspäiväksi päivämäärän, jolloin olet aloittanut ePasseli Aika palvelun käytön. Tällöin saat kaikki palveluun syötetyt tapahtumat samalle raportille. 3. Valitse raporttiin mukaan: Sisältää kuluja, Näytä siirretyt ja Sisältää muistiinpanot, niin saat varmasti kaiken tiedon tulostettua. Raportti: Tuntia ja kulua siirrettävänä Saat tulostettua itsellesi PDF-raportin, jossa on asiakaskohtaisesti eritelty laskuttamattomat tunnit tai ainakin tunnit, joita ei ole siirretty ePasseli Aika palvelusta ePasseli ohjelman laskutukseen. Raportille tulostuu mukaan: Asiakkaan nimi, Tehdyt tunnit, Laskutettavat tunnit, Siirrettävät (laskuttamattomat) summat, siirtämättömät (laskuttamattomat) kulut 1. Valitse Raportit - Tuntia ja kulua siirrettävänä 2. Kausi: Määritä ajanjakso, jolta tapahtumat tulostetaan. Suosittelemme valitsemaan ajanjakson aloituspäiväksi päivämäärän, jolloin olet aloittanut ePasseli Aika palvelun käytön. Tällöin saat kaikki palveluun syötetyt tapahtumat samalle raportille. 3. Valitse Laajenna taso Työntekijä, jolloin saat raportista mahdollisimman yksityiskohtaisen. Raportti: Siirretyt tunnit ja kulut Saat tulostettua itsellesi PDF-raportin, jossa on asiakaskohtaisesti eritelty kirjatut tapahtumat ja omassa sarakkeessaan erikseen ne laskutettavat tunnit ja summat, jotka on jo siirretty laskutukseen. Raportille tulostetaan: Asiakkaan nimi, Tehdyt tunnit, Laskutettavat tunnit, Siirretyt (laskutetut) tunnit, Siirrettyjen (laskutettujen) summa ja Siirretyt kulut.  1. Valitse Raportit: Siirretyt tunnit ja kulut 2. Kausi: Määritä ajanjakso, jolta tapahtumat tulostetaan. Suosittelemme valitsemaan ajanjakson aloituspäiväksi päivämäärän, jolloin olet aloittanut ePasseli Aika palvelun käytön. Tällöin saat kaikki palveluun syötetyt tapahtumat samalle raportille. 3. Valitse Laajenna taso Työntekijä, jolloin saat raportista mahdollisimman yksityiskohtaisen. Kulujen liitteet Kohdassa Kulukirjaus voi katsoa Kaikki kulut näkymää ja klemmarin kuvasta avata jokaisen kulun liitetiedostot. Tiedostot tulee manuaalisesti ladata yksitellen talteen.    

ALV- ilmoituksen voi laittaa suoraan ohjelmasta kun olette hankkineet veroapivarmenteen. Varmenne haetaan verottajan sivuilta: https://www.vero.fi/tulorekisteri/yritykset-ja-organisaatiot/suorituksen-maksajat/varmenne/    Kun olette saaneet varmenteen lisätään varmennetiedot Autoreport-työkaluun joka löytyy Visma Homesta home.visma.com      Varmenne lisätään Autoreportin asetuksissa.     Kun varmenne on lisätty voidaan eAccountigissa tehdä normaalisti alv-ilmoitus ja painaa lähetä verottajalle.   Lähetetyt raportit näkyy Autoreportissa.      

Ostohyvitylaskun kohdistaminen: Kun  haluat kohdistaa hyvityslaskuja avoimiin veloituslaskuihisi, niin voit sen tehdä "Avoimet ostolaskut" näkymässä. Valitse tällöin hyvityslasku ja klikkaa "Toiminnot" -> "Kohdista". Valitse listalta mihin veloituslaskuun haluat tämän hyvityksen kohdistaa. Eli esimerkiksi jos sinulla on Wihurilta tullut 300,00 euron lasku, mutta myös -100,00 euron hyvityslasku niin voit klikata -100,00 euron laskua ja kohdistaa sen avoimeen veloituslaskuun (300,00 euron lasku). Tällöin veloituslaskun avoimeksi summaksi jää 200,00 euroa ja hyvityslasku kuittaantuu kirjatuksi.   Jos puolestaan Wihuri palauttaa sinulle suoraan rahaa, eli he maksavat sinun tilillesi suoraan tämän 100,00 euron hyvityksen, niin silloin puolestaan kirjaat hyvitysostolaskun maksetuksi, samalla tavalla kuin normaalit laskutkin.

Ostolaskuja ei valitettavasti suoraan saa poistettua, kun ne on hyväksytty ja ne ovat siirtyneet avoimiin ostolaskuihin. Tästä laskusta tulisi luoda hyvityslasku ja kohdistaa se alkuperäiseen. Hyvityslaskun saat luotua kohdasta: Ostot - Ostolaskut - Uusi ostolasku - luo vastaava lasku, mutta laita summa miinus -merkkisenä - Hyväksy.    Tämän jälkeen hyvityslasku tulee vielä kohdistaa alkuperäiseen laskuun. Eli kohdasta: Ostot - Ostolaskut - Avoimet ostolaskut - klikkaa hyvityslaskun rivistä - klikkaa rivin päästä "Toiminnot" - "Kohdista" - valitse kohdistettavaksi laskuksi alkuperäinen lasku - Hyväksy. Näin sekä alkuperäinen lasku, että hyvityslasku kumoavat toisensa ja poistuvat avoimista laskuista.

Jos haluat kirjata oston kerralla kirjanpitoosi, niin voit kirjata koko ostoksen kohdasta: "Ostot" - "Ostolaskut" - "Uusi ostolasku".   Kun koko ostos on kirjattu ostolaskuihin, saat kohdistettua maksetut lyhennykset laskulle, pienentämään kokonaissummaa. Eli "Pankki- ja kassatapahtumat" - lisää "Uusi pankkitapahtuma" - kirjaa päivämäärä sekä summa - "Lisää". Tämän jälkeen klikkaa muodostuneen tilitapahtumarivin päästä oranssia "Kohdista" -painiketta.  Mikäli sinulla on pankkiyhteys käytössäsi, niin sinun ei tarvitse lisätä tilitapahtumaa, vaan voit klikata suoraan "Kohdista" -painiketta.    Tämän jälkeen valitse "Tapahtuma liittyy"- kohtaan "Maksu ostolaskuun" - valitse ko. lasku listalta ja määrittele lyhennyksen summa ja valitse "Erotuksen syy" -kenttään "Osasuoritus"  - tämän jälkeen valitse alhaalta "Lisää toinen", jotta saat kirjattua myös mahdolliset korot ja kulut.   Valitse "Tapahtuma liittyy" - kohtaan "Muu nosto" - valitse "Tapahtuman tyyppi" - kohtaan "Oma tiliöinti" - kirjaa korot ja kulut haluamillesi tileille - voit liittää lyhennyslaskun kuvan oikealla olevasta sinisestä "Kohdistamattomat kuvat" -painikkeesta - lopuksi, kun olet kirjannut koko pankkitapahtuman summan, valitse "Hyväksy".    Ostolasku kuittaantuu siis pois avoimista ostolaskuista, kun viimeinen lyhennys on kohdistettu laskulle.

eAccountingissa on mahdollista lähettää asiakkaalle myyntilasku sähköpostilla suoraan laskulta. Asiakkaan tiedoissa tulee olla asiakkaan sähköpostiosoite johon lasku halutaan lähettää.    Kopion laskusta voi lähettää viiteen eri osoitteeseen tarvittaessa.    Kun olette luoneet laskun asiakkaallenne voitte lähettää laskun sähköpostilla suoraan laskulta.   Kun valitsette Lähetä sähköpostilla, aukeaa seuraava näkymä: Kun lasku on lähetetty, näette tiedot kohdasta Myynnit- Laskut- valitsette ko. laskun ja Avaa:   Alhaalla tiedoissa lukee milloin lasku on luotu ja että lasku on lähetetty. Jos osoite on virheellinen, niin tulee seuraava ilmoitus laskulle    Asiakkaalle viesti näkyy seuraavasti:   Huom! Sähköpostilasku tulee osoitteesta mail@eaccounting.vismaonline.com  Jos vastaanottaja ei saa lähettämäänne laskua kannattaa tarkistaa roskapostikansio sekä lisätä ko. osoite sallittujen osoitteiden listalle.       

Saat aktivoitua verkkolaskutuksen käyttöösi kohdasta: "Asetukset" - "Yrityksen asetukset" - "Laskutuksen asetukset" - "Aktivoi". Ohjelma kysyy tämän jälkeen mihin sähköpostiosoitteeseen lähetetään allekirjoitettavaksi Valtuutus verkkolaskujen välittämiseksi.     Yritys tulee vahvistaa ennen kuin verkkolaskuja voidaan lähettää tai vastaanottaa. Samalla aktivoidaan Maventan pankkiverkko. Pankkiverkkoyhteys on veloitukseton lisäpalvelu, joka mahdollistaa verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanottamisen toimijoilta, joilla on pankkioperaattori käytössään (esim. Danske Bank). Voit vahvistaa yrityksesi allekirjoittamalla sähköisesti sähköpostiisi lähetetyn valtuutuksen. Valtuutus tehdään seuraavasti: 1. Sinulle lähetetään automaattisesti sähköposti otsikolla "Visma Solutions Oy kutsuu allekirjoittamaan asiakirjan Valtuutus verkkolaskujen välittämiseksi yritykselle "Yrityksen nimi" (Y-tunnus)". Klikkaa "Siirry allekirjoittamaan".   2. Anna sähköpostiviestissä oleva numerokoodi ja avaa asiakirja.   3. Siirry tunnistautumaan.     4. Valitse tunnistautumistapa ja tunnistaudu.   5. Allekirjoita asiakaskirja.      Kun allekirjoitus on onnistunut, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Nyt voit aloittaa laskujen lähettämisen. Kun pankkiverkko on aktivoitu, saat erillisen vahvistuksen sähköpostiisi.

Verkkolaskujen vastaanoton aktivointi Mikäli et ole ottanut verkkolaskutusta vielä ollenkaan käyttöön, vastaanotto -toiminnon saa aktivoitua samalla, kun aktivoit käyttöösi verkkolaskutuksen. Siirry siinä tapauksessa Verkkolaskutuksen aktivointi ePasselissa -ohjeeseen.   Mikäli sinulla on jo verkkolaskutus aktivoituna käyttöösi, mutta haluat nyt erikseen aktivoida verkkolaskujen vastaanoton:   Verkkolaskujen vastaanoton saat kytkettyä ePasselissa päälle kohdasta: "Asetukset" - "Yrityksen asetukset" - "Laskutuksen asetukset" - laita ruksi kohtaan "Vastaanota verkkolaskuja" - tallenna.     Tämän jälkeen "Vastaanota verkkolaskuja" -kohdan alapuolelle ilmestyy verkkolaskuosoitetietonne, eli verkkolaskuosoite sekä välittäjätunnus. Nämä ovat ne tiedot, jotka teidän tulee ilmoittaa laskuttajillenne, jotta he voivat jatkossa lähettää teille laskunsa verkkolaskuna. Tiedot päivittyvät myös pienellä viiveellä valtakunnalliseen verkkolaskuosoitteistoon, josta laskuttajat voivat tietonne nähdä.   Voit myös ladata ePasselista valmiin PDF-muotoisen tiedotteen verkkolaskujen vastaanotosta kohdasta: "Appsit ja laajennukset" - "Vastaanota verkkolaskuja" - "Lataa". Tämän voitte välittää toimittajillenne.   Saapuneet verkkolaskut Kun teille saapuu verkkolaskuja, ePasseli ilmoittaa näistä oikean yläkulman ilmoituksissa.   Laskut saapuvat kohtaan: "Ostot" - "Ostolaskut" - "Luonnokset". Sieltä ne tulee ensin hyväksyä. Eli klikkaa laskun rivistä - rivin päästä "Avaa".     Tee laskulle tarvittavat kirjaukset ja valitse alhaalta "Hyväksy ja kirjaa tosite".     Kun lasku on hyväksytty, siirtyy se avoimiin laskuihin. Mikäli sinulla on pankkiyhteys käytössä, saat sen laitettua avoimista laskuista maksuun (kts. ohje Ostolaskujen maksatus ja Autopay) tai voit sen maksaa itse verkkopankissasi.   Huomaattehan luoda ohjelmaan uuden tilikauden viimeistään nykyisen tilikauden viimeisenä päivänä, jotta ostolaskut siirtyvät operaattorilta ohjelmaan uudelle tilikaudelle.

Tuntikirjaus   Tuntikirjaukseen pääset ePasseli Aika -osiossa kohdasta: Tuntikirjaus - Uusi tuntikirjaus.     Valitse - Asiakas, jolle työ on suoritettu - Projekti (tämä tieto ei ole pakollinen) - Tehtävä -kohtaan tuote tuotekortistosta (saat myös luotua uuden tuotteen kortistoon samalla, mikäli kyseessä ei ole jo olemassa oleva tuote).   Kirjaa tehdyt tunnit ja tallenna.   Kulukirjaus   Kulukirjaukseen pääset ePasseli Aika -osiossa kohdasta: Kulukirjaus - Uusi kulu.     Valitse - Päivämäärä - Asiakas, jota kulu koskee - Kulutyyppi - Summa.   Lisäksi voit täydentää vapaaehtoisia tietoja, kuten projektin, sisäisiä muistiinpanoja, laskun tekstirivin sekä liitetiedostoja.   Laskupohjat   Kun tarvittavat tunnit ja kulut on kirjattu, voit siirtää kirjaukset laskuksi kohdasta: Laskupohjat.   Määritä päivämäärä kohtaan "Sisältää kirjaukset ennen", niin ohjelma hakee tuohon päivämäärään asti tehdyt kirjaukset.     Klikkaa haluamasi kirjauksen rivistä, jolloin näet laskutettavat kulut, tunnit ja niiden yhteissumman.   Rivin päästä saat siirrettyä laskupohjan laskutukseen "Siirrä laskupohjat" -painikkeella. HUOM! Laskupohjat -osiossa on sivun alareunassa painike "Siirrä kaikki laskupohjat". Sitä käyttämällä, saat kätevästi kaikki laskupohjat siirrettyä kerralla laskutukseen.   Kirjausriviä klikkaamalla, sen päästä löytyy myöskin "Toiminnot" -painike, josta   - "Siirrä myöhemmin" -toiminnolla saat siirrettyä kirjausrivin myöhemmin laskupohjiin siirrettäviin. Eli jos käytät alareunan "Siirrä kaikki laskupohjat" -toimintoa, niin myöhemmäksi siirretyt kirjaukset eivät sisälly mukaan. Saat asetettua "myöhemmäksi siirretyn" kirjausrivin takaisin siirrettäviin samasta kohdasta. - "Luo PDF laskutustiedoista", jolla saat PDF-erittelyn laskupohjan sisältämistä kulu- ja tuntikirjauksista.     "Siirrä laskupohjat" -toiminnon avulla laskupohjat siirtyvät suoraan ePasselin "Myynnit" - "Laskut" - "Luonnokset" -välilehdelle. Saat ne luonnoksista avaamalla, lähetettyä asiakkaalle.

Ohjelman kohdassa Ostot - Ostotilaukset hallinnoit yrityksesi ostotilauksia. Täällä voit luoda uuden ostotilauksen toimittajalle, hyväksyä ostotilauksen, tehdä siihen toimituksen ja luoda ostolaskun suoraan ostotilaukselta sekä paljon muuta.   Kun menet Ostotilaukset-valikkoon näet listauksen kaikista ostotilauksistasi. Ne näytetään kolmella eri välilehdellä riippuen niiden tilasta. Välilehden nimi Tila Kuvaus Luonnokset - Ostotilaukset joita olet alkanut kirjaamaan ja olet tallentanut luonnoksiksi. Ostotilaukset käsittelyssä Tilattu, Vahvistettu, Keskeneräinen toimitus, Osatoimitus Ostotilaukset jotka on lähetetty toimittajalle tai joilla on keskeneräinen toimitus tai on osatoimitettu, sekä tilaukset joilla vahvistettu toimitusaika. Vahvistetut ostotilaukset Toimitettu, Laskutettu Ostotilaukset jotka on toimitettu varastoon sekä ne joista olet saanut jo ostolaskun. Sarakkeiden otsikkoa klikkaamalla voit lajitella eri luetteloja niin, että ne näyttävät ostotilaukset halutussa järjestyksessä.   Ostotilauksen luonti: Voit luoda ostotilauksia ohjelmassa kolmesta eri paikasta. Ostot - Ostotilaukset Ostot - Toimittajat Varasto ja tuotteet - Tuotteet Kun olet luonut ostotilauksen ja lähettänyt sen toimittajalle, tulee sen tilaksi Tilattu.    Vahvista toimitusaika Kun saat tilausvahvistuksen toimittajaltasi, avaa tilaus ja valitse Toiminnot - Vahvista. Anna toimitusaika ja toimittajan tilausnumero (valinnainen) ja valitse Vahvista. Tilauksen tilaksi asetetaan Vahvistettu.   Kirjaa varastoon otto: Kun tavarat ovat tulossa, avaa vahvistettu ostotilaus ja valitse Tallenna toimitus luonnokseksi. Jos tavarat on toimitettu, valitse sen sijaan Kirjaa varastoon otto. Tillaksi tulee joko Keskeneräinen toimitus tai Toimitettu riippuen edellisestä valinnastasi. Varastoon otto tehdään automaattisesti kohtaan Varasto ja tuotteet - Varastomuutokset kun tilaksi asetetaan joko Toimitettu tai Osatoimitettu.   Luo ostolasku: Kun ostotilaus on viimeistelty ja sen tila on Toimitettu voit luoda ostolaskun suoraan siitä. Avaa ostotilaus ja valitse Toiminnot - Luo ostolasku. Kaikki tiedot esitäytetään ostotilaukselta. Sinun pitää vain lisätä ostolaskun numero ja valita Hyväksy.   Linkeissä lisää ostotilauksista https://help.visma.net/fi_fi/eaccounting/content/online-help/purchasing-purchase-orders.htm https://help.visma.net/fi_fi/eaccounting/content/online-help/purchasing-purchase-orders-create.htm      

EPasselissa ei ole suoraa alv-koodia palveluostoille EU:n ulkopuolelta.   Toisesta EU-maasta ostetut palvelut, joista ostaja on yleissäännöksen ja käännetyn verovelvollisuuden perusteella verovelvollinen Suomessa, ilmoitetaan arvonlisäveroilmoituksella kohdassa Palveluostot muista EU-maista ja niistä suoritettavat verot kohdassa Vero palveluostoista muista EU-maista. Jos palvelu on hankittu vähennykseen oikeuttavaan käyttöön, vero ilmoitetaan lisäksi kohdassa Verokauden vähennettävä vero. Kun ostoissa on kysymys muista kuin yleissäännöksen mukaisista palveluista, käännetty arvonlisävero ilmoitetaan kohdassa Vero kotimaan myynnistä verokannoittain ja, jos kyse on vähennyskelpoisesta ostosta, kohdassa Verokauden vähennettävä vero. Samalla tavalla ilmoitetaan EU:n ulkopuolelta ostetusta palvelusta käännetyn verovelvollisuuden perusteella suoritettava arvonlisävero. (www.vero.fi)   Sinun tulee luoda kolme eri tiliä kirjausta varten. Tili ilman alv-koodia Tili, jolla käytetty alv-koodia 307 Tili, jolla käytetty alv-koodia 301 Uusia tilejä pystyt luomaan kohdasta: ”Asetukset” – ”Tilikartta” – ”Uusi kirjanpitotili”.   Kun olet luonut nämä tilit, tehdään kirjaus kohdasta: ”Kirjanpito” – ”Kirjanpidon tositteet” – ”Uusi tosite”. Ohessa esimerkki kirjauksesta kuvitteellisilla tileillä luotuna. Eli kirjaa summa tilille, jolla ei ole alv-koodia, sekä tilille, josta summa on maksettu. Lisäksi tulee tehdä ”vastakirjaukset” tilille, jossa alv-koodi 307 ja tilille, jossa alv-koodi 301.   Ohessa esimerkki kirjauksesta kuvitteellisilla tileillä luotuna. Ohessa vielä kuva, miten yllä oleva kirjaus kirjautuu kirjanpidosta alv-raportille. Eli se kirjautuu kohtiin ”Vero kotimaan myynneistä 24%:n vero” sekä ”Kohdekauden vähennettävä vero”. Ne menevät alv-raportilla siis tasan.  

Kun olet aktivoinut pankkiyhteyden käyttöösi, niin voit sen jälkeen maksaa ostolaskut suoraan eAccounting -ohjelmastasi.   Huomioi, että toimittajan tietoihin pitää olla tallennettuna IBAN -tilinumero. Jos olet vastaanottanut laskun Maventan kautta ohjelmaasi, niin toimittajan tietoihin tallennetaan automaattisesti nämä maksutiedot.   Ostolaskujen maksu on helppoa. Käsittele ostolasku normaalisti ohjelmassasi ja kun ostolasku on Avoimet ostolaskut -listalla, niin voit lähettää maksut pankkiisi. Näet Avoimet ostolaskut -näkymän yläosassa ilmoituksen, joka näytetään kun ohjelmassasi on ostolaskuja, joita ei ole vielä lähetetty pankkiin maksettavaksi. Ilmoituksen perässä on linkki "Vie", joka avaa sinulle listan ostolaskuista, jotka odottavat lähetystä maksuun.     Valitse listalta oikea pankki, jos sinulla on useampia pankkeja yhdistettynä eAccountingiin. Valitse sen jälkeen laskut, jotka lähetetään maksuun. Voit myös halutessasi määrittää maksupäivän, jolloin lasku maksetaan. Oletuksena maksut maksetaan ostolaskun eräpäivänä.   Tämän jälkeen ostolaskut tulee vielä hyväksyä erikseen Autopayssa. Tämä ostolaskujen erillishyväksyntä on tullut kaikille pakollisena tiukentuneista turvallisuusvaatimuksista johtuen. Eli mene osoitteeseen autopay.visma.net tai home.visma.com - valitse "Visma.net Autopay" - jos sivu ei kirjaudu automaattisesti sisälle, niin kirjaudu eAccountingin tunnuksilla.   Autopay avaa automaattisesti ensimmäisenä "Hyväksyntä" -välilehden, johon avautuu kaikki hyväksyttävänä olevat maksut. Valitse maksut, jotka haluat lähettää pankkiin eli laita ruksi näiden rivien eteen ja sen jälkeen valitse alhaalta "Hyväksy". Hyväksynnän saat vahvistettua eAccountingin salasanalla.     Jos Hyväksyntä-välilehdellä on laskuja jotka on jo aiemmin maksettu esimerkiksi omassa verkkopankissa, voi ne täältä poistaa valitsemalla haluamansa laskut, jonka jälkeen vasempaan alalaitaan aktivoituu Peruuta-painike, jolla laskut ns. hylätään Autopay:ssa.   AUTOPAY   Autopay:ssa luodaan eAccountingin pankkiyhteyden Avain ja Tilisopimus, laitetaan ostolaskut maksuun, ja sieltä saa tulostettua tiliotteen.   Mene osoitteeseen www.visma.net - sivulla on "Log in" -painike. Voitte kirjautua myös osoitteesta home.visma.com   Kun olet painanut Log in-painiketta, avautuu alla oleva näkymä, josta tulee valita Visma.net - Autopay.    Kirjaudu sisään ePasselin tunnuksilla. Yhteenveto Yhteenveto-välilehdellä voi maksuja vielä tarkastella. Maksuista saa auki tarkat tiedot valitsemalla haluamansa maksun, ja klikkaamalla Näytä tiedot-painiketta.     Poikkeamat- kohtaan tulee tieto jos lasku on esim. hylätty tai peruutettu. Peruttu pankissa- kohtaan tulee tieto kun olette peruuttaneet maksun pankista Käsittelyssä- kohdassa on tiedot laskuista jotka ovat vielä käsittelyssä. Pankista noudetut- konekielinen tiliote. Täältä saa halutessaan ladattua tiliotteen pdf-muodossa ja tehtyä uudelleen noudon. Viestit- jos tällä välilehdellä on viestejä, ne kannattaa katsoa läpi, sillä Autopay ilmoittaa sinne tarkempia tietoja tilanteesta Maksun peruutus Autopayssa Maksun peruutus kun lasku on jo siirtynyt pankkiin maksatukseen tapahtuu Autopayssa kohdassa Yhteenveto. Valitsette laskun ja rivin päällä hiirellä valitsemalla saatte näkyviin painikkeen Peruutuspyyntö.   Tämän jälkeen tulee tieto että mikä tapahtuma perutaan ja ilmoitus kun peruutus on tehty.    Kun peruutuspyyntö on käsitelty laskun tila eAccountingissa on Maksu peruutettu Autopayssa maksun kohdalla lukee että Peruttu pankissa Hallinta Jos asiakkaalla on useampi tili, joissa pankkiyhteys, tulee avain ja tilisopimus tehdä suoraan Autopay:n puolella, koska eAccountingin puolelta mentäessä se ei anna vaihtoehtoa Luo avain, ja avaa vain jo luodun tilisopimuksen.   Eli Hallinta- Omat avaimet- Lisää avain, tämän jälkeen Tilisopimukset- Uusi manuaalinen tilisopimus.   Huom!   EI tule valita Visman yleistä avainta tilisopimukseen, vaan avain jonka on luonut, vaikka tämä yleinenkin avain toimisi. Kun pankkiyhteys on luotu ja se on aktiivinen, niin eAccountingin käyttäjän tulisi hoitaa kaikki rahaliikenne-asiat Pankki- ja kassatapahtumat-osiossa, jolloin vältytään tuplatapahtumien muodostumiselta  ohjelmaan.

Kohdistamattomille kuville voidaan nyt lisätä kommentti   Paina Liitä kuva niin saat kuvan muokkauksen auki   Klikkaa ylhäältä puhekupla kuvaketta   Paina Uusi ja valitse Kommentti   Ikkunaan aukeaa kommentointikenttä, johon voit lisätä sekä aiheen, että viestin   Paina kommentointi ikkuna pois rastista, nyt kommentti on tallennettu kuvaan   Poistu kuvasta peruuttamalla   Kuvassa näkyy puhekupla ja jos viet hiiren puhekuplan päälle, näet kuvan kommentin avautuvassa ikkunassa    

Maksuperusteinen kirjanpito Maksuperusteisella kirjanpidolla tarkoitetaan sitä, että tulot ja menot kirjataan kirjanpitoon sitten, kun yrityksesi tililtä lähtee tai sinne tulee rahaa, eli kun asiakkaasi on maksanut laskun tai yrityksesi on maksanut laskun.   https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/verot-ja-maksut/arvonlisaverotus/vahainen-liiketoiminta-on-arvonlisaverotonta/pienyrityksen-maksuperusteinen-alv/   Kirjanpitotapa Kahdenkertainen kirjanpito on kirjanpitotapa, jossa jokaisen tapahtuman yhteydessä merkitään sekä mistä raha on otettu että minne se on laitettu. Kahdenkertaiseen kirjanpitoon liittyvät käsitteet credit ja debit. https://www.google.com/url?q=https://www.visma.fi/epasseli/kirjanpidon-sanakirja/k/kahdenkertainen-kirjanpito/&sa=D&source=editors&ust=1617888723968000&usg=AOvVaw2ULp1_V7iEik0bbRG0ul1s   Onko minulla maksu- vai suoriteperusteinen kirjanpito Mikäli et ole varma, mitä kirjaustapaa sinun tulisi noudattaa, tulee sinun tarkastaa asia kirjanpitäjältäsi tai verottajalta.   Saat tarkistettua kirjanpidon perusteisuuden ohjelmasta kohdasta Asetukset - Tilikausi ja avaava tase - klikkaa kuluvan tilikauden rivistä ja oikeasta reunasta Muokkaa.   Mikäli sinulla on käytössä maksuperusteinen kirjanpito, tulevat kirjanpitoaineistot vasta maksun yhteydessä suorituspäiväkirjalle. Laskupäiväkirjalle ne eivät siis ilmesty tällöin ollenkaan.    Tilikauden vaihtuessa Ohjelmamme toimintalogiikka perustuu siihen tapaan että avoimet myynti- ja ostolaskut kirjataan kirjanpitoon aina tilikauden vaihtuessa. Eli tästä syystä tilikauden viimeisen alv-raportin yhteydessä syntyy aina tositteet kirjanpitoon ja nämä avoimet tapahtumat käsitellään suoriteperusteisena vaikkakin kirjaustapa on normaalisti maksuperusteinen.   Mikäli ette halua käsitellä näitä laskuja tällä tavalla, eli suoriteperusteisena tilikauden vaihtuessa, niin silloin pitää manuaalisesti tehdä oikaisut tilikaudelle 2020 ja oikaista taas tapahtumat tämän 2021 tilikauden puolella. Eli käytännössä se tarkoittaisi sitä että kirjaat manuaalisesti tilikauden viimeiselle päivälle tositteet, jolla kumoat vastakirjauksien avulla näiden tositteiden saldot. Ja taas 2021 tilikauden ensimmäiselle päivälle taas kirjaat manuaalisesti tapahtumat uudelleen, niin että myynti ja alv ilmaantuu ensi tilikauden puolelle.   Esimerkki vielä esimerkkisummilla:   Automaattisesti muodostunut Tosite 1 - 31.12.2020: 1701 - Myyntisaamiset - 124 (Debet) 3000 - Myynti 24% - 100 (Kredit) 2939 - Alv-velka - 24 (Kredit)   Manuaalinen kumoamistosite Tosite 2 - 31.12.2020: 1701 - Myyntisaamiset - 124 (Kredit) 3000 - Myynti 24% - 100 (Debet) 2939 - Alv-velka - 24 (Debet)   Manuaalinen myyntitosite tilikaudelle 2020 Tosite 3 - 1.1.2021: 1701 - Myyntisaamiset - 124 (Debet) 3000 - Myynti 24% - 100 (Kredit) 2939 - Alv-velka - 24 (Kredit)

Brexit on elänyt matkan varrella ja muutokset tulee nopealla aikataululla. Tämä asettaa ohjelmistopuolelle haasteita koska muutoksia ei pystytä tekemään vuoden lopun kiireiden myötä kovinkaan nopeasti. Avaamme alapuolella hieman Brexitiin liittyviä muutoksia ePasselin puolelta, että mitä muuttuu ja mitä on työnalla sekä millaisia haasteita tämä tuo ohjelmiston näkökulmasta.   Mihin keskitymme tällä hetkellä? Me pyrimme tekemään loppuvuoden aikana vielä muutokset, jossa poistamme Iso-Britannian EU-alueesta. Ohjelmassamme on automaattisia ohjauksia esimerkiksi EU-myynteihin, jolloin myyntilaskujen ALV-käsittely ohjautuu suoraan EU-myynneiksi kun tietyt kriteerit asiakastiedoissa täyttyvät. Eli pyrimme että 1.1.2021 alkaen: Iso-Britannia poistetaan EU-alueesta ja EU-säännöistä Iso-Britannia poistetaan MOSS myynneistä (sähköiset palvelut) Iso-Britanniaan ohjatut myynnit ja ostotapahtumat käsitellään oikein, niin että 1.1.2021 jälkeen päivätyt tapahtumat ovat EU:n ulkopuolisia tapahtumia ja ennen 1.1.2021 päivätyt tapahtumat ovat EU:n sisäisiä tapahtumia Tarkistetaan että normaalit myyntilaskut, toistuvat myyntilaskut sekä asiakasryhmien myyntilaskut käsitellään oikein ALV-raportit ja EU:n kausittaiset ALV-raportit tulevat oikein Pohjois-Irlannin poikkeukset Pohjois-Irlanti on osa Iso-Britanniaa, mutta tälle alueelle tulee omia poikkeussääntöjä Brexit sopimuksen mukaisesti. Pohjois-Irlantia tullaan vielä jatkossa käsittelemään osittain EU-alueena, joka puolestaan tuottaa haasteita ohjelmistomme puolelle, koska Pohjois-Irlantiin kohdistuvat tapahtumat pitäisi sisältyä EU-alueen tapahtumiksi. Pohjois-Irlanti ei ole oma itsenäinen maa, joka tarkoittaa että Pohjois-Irlantia ei löydy ohjelmamme Maa-valikoista. Ja tämä puolestaan tarkoittaa, että me emme voi käsitellä Pohjois-Irlantia omana alueena omilla säännöillä. Aikataulu on liian tiukka ohjelmistomme puolelta, joten emme valitettavasti pysty tarjoamaan ratkaisua vielä 1.1.2021 alkaen Pohjois-Irlannin tapahtumille.   Meillä on asia työnalla ja pyrimme tuomaan ratkaisuja mahdollisimman nopeasti, niin että Pohjois-Irlannin tapahtumat saataisiin ohjelmistoon poikkeuksellisesti EU-alueen tapahtumina, mutta tämä vie aikaa muiden asioiden ohella sen verran paljon että meillä ei ole ratkaisua olemassa vielä heti 1.1.2021 alkaen.

Zettle lähettää päivittäiset myyntitapahtumat kirjanpitoosi automaattisesti.   Zettlen muodostamassa tositteessa kirjaantuu ohjelmaan ensin myynnit eli tosite, jonka Zettle lähettää on seuraavanlainen: 1711 - Luottokorttisaamiset (Debet) = Tehty kokonaismyynti 3000 - Myynti ALV1 (Kredit) =Tehty veroton kokonaismyynti 2939 - Alv-velka (Kredit) =Kokonaismyynnin ALV:n osuus   Lisäksi Zettle lähettää toisen tapahtuman,joka kirjataan automaattisesti omalle tositteelle. Tässä tapahtumassa Zettle lähettää provision osuuden, jolloin se pitää sisällään seuraavanlaiset kirjaukset: 1711 - Luottokorttisaamiset (Kredit) = Tässä vähennetään Luottokorttisaamisista provision osuus 8014 - Luottokorttiprovisiot (Debet) = Tässä kirjataan provision osuus omalle kirjanpidon tilille   Erikseen kirjattavaksi tapahtumaksi Zettle myyntien osalta jää jäljelle pankkitilille saapuva raha. Tämä tulee kirjata itse siinä vaiheessa, kun pankkitilille raha on saapunut. Tässä tositteessa siis tapahtuma kirjattaisiin: 1711 - Luottokorttisaamiset (Kredit) 1910 - Pankkitili (Debet)   Kun tällainen pankkitapahtuma näkyy tililläsi, kirjaa se ePasselissa osioon "Pankki ja kassatapahtumat" - klikkaa ylhäältä "Lisää pankkitapahtuma" - laita päivämäärä ja summa - Lisää. Mikäli ePasselissasi on aktiivinen pankkiyhteys kyseinen tapahtuma löytyy Pankki ja kassatapahtumista siirrettynä tiliotetapahtumana eli kirjausta ei tällöin tarvitse tehdä käsin kuten yllä on ohjeistettu. Pankkitapahtuma tulee tietenkin viimeiseksi kohdistaa. Teet kohdistuksen seuraavasti: Pankkitapahtuma rivin päästä oranssia paina "Kohdista" -painiketta - valitse "Tapahtuma liittyy" -kohtaan "Talletus" ja "Tapahtuman tyyppi" -kohtaan "Oma tiliöinti" - Kirjaa siis tuo pankkitilille tullut summa luottokorttisaamisiin ylläolevan mukaisesti ja hyväksy kohdistus.  

Monen ongelman selvittäminen aloitetaan verkkoselaimen version tarkistamisesta. Tässä ohje version takistamiseen Google Chromessa sekä Firefoxissa.

Mikäli eAccountingissa halutaan vaihtaa pääkäyttäjää, niin voit tehdä sen Omat palvelut -sivulta.   1. Kirjaudu sisään Omat palvelut -sivulle ja valitse oikean yläkulman valikosta Käyttäjät 2. Klikkaa käyttäjähallinnasta Näytä palvelut aktiiviseksi ja poista käyttöoikeudet vanhalta käyttäjätunnukselta. Näin käyttäjälisenssi vapautuu ja ohjelma ei tarjoa lisäkäyttäjän ostoa myöhemmässä vaiheessa, kun lisäät uudelle käyttäjätunnukselle käyttöoikeuden. Luo uusi käyttäjätunnus Luo käyttäjä -painikkeesta. 3. Syötä käyttäjätunnukselle sähköpostiosoite ja nimi. Valitse rooliksi Pääkäyttäjä, kun halutaan antaa pääkäyttäjänoikeudet tunnukselle. Aktivoi myös käyttäjätunnus Ensisijaiseksi yhteyshenkilöksi. Käyttäjätunnus luodaan Luo -painikkeesta. 4. Käyttäjätunnus on luotu. Lisää vielä käyttöoikeudet uudelle tunnukselle. Voit klikata vihreitä ympyräkuvakkeita aktivoidaksesi käyttöoikeudet. Tallenna lopuksi muutokset. 5. Nyt tunnus on valmiina. Mikäli haluat estää, että vanhalla käyttäjätunnuksella ei jatkossa enää pääse kirjautumaan palveluun, niin poista vanha käyttäjätunnus klikkaamalla käyttäjän nimeä ja valitsemalla poista käyttäjä. Huom. Sinun tulee kirjautua uudella tunnuksella sisään, jotta voit poistaa vanhan käyttäjätunnuksen. 6. Klikkaa Poista käyttäjä niin käyttäjätunnus poistuu ja vanhalla käyttäjätunnuksella ei pääse enää kirjautumaan sisään.

Tilintarkastuksen yhteydessä voit antaa omalle tilintarkastajallesi käyttöoikeuden eAccountingiisi. Tilintarkastajan käyttöoikeus pitää sisällään lukuoikeuden eAccountingin syötettyihin tietoihin, joten näiden tunnusten avulla ei voi tehdä muutoksia ohjelman tietoihin.   Tilintarkastajan käyttöoikeus on myös veloitukseton, eli siitä ei pyydetä normaalin lisäkäyttäjän mukaista veloitusta.   Tilintarkastajan käyttöoikeuden luonti TIlintarkastajalle luodaan oma käyttäjätili samasta kohdasta kuin normaali uusi käyttäjätili.   1. Siirry Omat palvelut -sivulle ( www.vismaonline.com ) 2. Valitse oikean yläkulman valikko auki ja valitse Käyttäjät 3. Luo uusi käyttäjä tilintarkastajalle syöttämällä vähintään sähköpostiosoite ja nimi 4. Avaa Tilintarkastajan asetukset ja valitse Tilintarkastajan käyttöoikeus 5. Kun tili on luotu, niin klikkaa tilintarkastajalle käyttöoikeus vielä Visma eAccounting -ohjelmaasi   Kun käyttäjätili on luotu, niin tilintarkastaja saa sähköpostiinsa ilmoituksen tästä. Mikäli tilintarkastajalla ei ole aiemmin ollut Visma Connect -tiliä, niin hän pääsee sähköpostistaan määrittämään salasanan käyttäjätunnuksellensa.   Huom. Kun tilintarkastus on tehty, niin käy poistamassa tilintarkastajalta käyttöoikeus. Pääset poistamaan käyttöoikeuden tästä samasta Käyttäjät -näkymästä.  

Kuvapankki - Mistä liikkeelle? Kun sinulla on paperinen ostokuitti, joka pitää viedä kirjanpitoon, niin kuvapankki auttaa sinua. Helpoin tapa on ladata Visma Scanner mobiilisovellus ja kuvata kuitti puhelimella josta se lähetetään ePasselin kuvapankkiin. Sama pätee esimerkiksi paperisiin ostolaskuihin, eli kuvaa ostolasku puhelimella ja lähetä se kuvapankkiin. Jos ostolasku saapuu esimerkiksi sähköpostilla, eli sinulla on PDF-tiedosto niin voit suoraan koneeltasi ladata tiedoston kuvapankkiin odottamaan jatkokäsittelyä.   Kuvapankista löydät käsittelemättömät ostokuitit ja ostokuitit. Pääset katsomaan mahdolliset kommentit tai muokkaamaa niiden perustietoja kuten oston päiväystä ja summaa. Saat myös kuvan esikatselun auki helposti viemällä hiiren kuva-ikonin päälle. Nämä kaikki on tehty sinua varten helpoittamaan ostojen käsittelyä. Kuittien ja ostolaskujen käsittely kuvapankista Kuvapankissa olevien kuvien käsittelyyn on eri tapoja ja se kätevin tapa riippuu hieman siitä että onko sinulla esimerkiksi pankkiyhteyttä käytössä, jolloin kaikki pankkitapahtumat saapuvat automaattisesti Pankki ja kassatapahtumat toimintoon. Jos sinulla on pankkiyhteys käytössäsi, niin voidaan kuvitella esimerkiksi tilanne, että olet maksanut yrityksen pankkikortilla oston ja kuvaat kuitin kuvapankkiisi. Tällöin ostotapahtuma tulee tilitapahtumien mukana pankki ja kassatapahtumiin odottamaan kohdistusta. Tällöin sinun kannattaa myös kohdistaa tapahtuma Pankki ja kassatapahtumien kautta ja noutaa kohdistusta tehdessä liitteeksi kuva kuvapankistasi.   Kuvitellaan puolestaan tilanne, että sinulla on toiminimi ja olet ostanut omalla rahalla yritystoimintaan liittyviä hankintoja. Tällöin voit lähettää kuitin kuvapankkiin ja käsitellä tuon ostokuitin suoraan sieltä. Sinulla on Pankkitili valinnassa näkyvissä vaihtoehto Maksettu yksityistililtä jolloin osto tiliöityy kirjanpitoon yksityisostona.   Ja otetaan vielä esimerkkinä ostolasku, eli olet saanut paperisen ostolaskun jonka olet kuvannut kuvapankkiisi jatkokäsittelyä varten. Visma Scannerin älykkäällä kuvatunnistuksella kuvasta on mahdollisesti poimittu jo perustietoja kuten päiväys, toimittaja, summa ja ALV-tiedot, jolloin ostolaskun kirjaus kuvapanksita on nopeaa ja vaivatonta.