eAccounting käyttövinkit

Mikäli aloitat ohjelman käytön ja haluat syöttää ohjelmaan viime tilikauden tiedot vertailua varten, niin voit luoda ohjelmaasi edellisen tilikauden ja syöttää kirjanpitosi tapahtumat edelliselle tilikaudelle. Tässä ohjeessa kirjaan esimerkkinä koko vuoden tapahtumat yhdellä tositteella ja syötän ne siis tilikauden viimeiselle päivälle. Mikäli haluat syöttää vertailutietosi tarkemmin, esimerkiksi kuukausittain, niin syötä jokaisen kuukauden tapahtumien saldot tileittäin ja aseta tositteen päiväykseksi kunkin kuukauden viimeisimmän päivän. Tilikauden luominen ohjelmaan Siirry kohtaan Asetukset - Tilikausi ja avaava tase ja luo toinen tilikausi ja määritä päivämäärät edellisen tilikautesi mukaisesti. Lopputuloksena sinulla on ohjelmassasi edellinen tilikausi sekä nykyinen tilikausi. Vertailutietojen syöttö Siirry kohtaan Kirjanpito - Kirjanpidon tositteet. Luo uusi tosite manuaalisesti ohjelmaan ja aseta päivämääräksi vertailukauden viimeinen päivämäärä, eli tässä esimerkissä määritän tilikauden viimeisen päivän, koska syötän koko vuoden tapahtumat kerralla. Huomioi tositetta syötettäessäsi että tositteen saldot menevät aina tasan Debet ja Kredit tilien osalta.   Tositetta tallennettaessasi ohjelma antaa varoituksen ja suosituksen siitä, että manuaaliselle tositteelle ei kirjattaisi tapahtumia myyntisaamistileille tai pankkitileille, koska ohjelma pyrkii ohjaamaan käyttäjää tekemään kaikki kirjaukset muissa ohjelman osioissa. Ohjelma kysyy tässä ilmoituksessa, että haluatko kuitenkin kirjata tapahtumat ja voit vastata tässä tilanteessa Kyllä, jolloin ohjelma tallentaa tositteesi kirjanpitoon. Tilikauden voitto/tappion kirjaus Nyt vertailutiedot ovat syötetty, joten viimeistelläksesi edellisen tilikauden ohjelmallisesti, niin sinun täytyy vielä kirjata edellisen tilikauden voitto/tappion omalle tililleen.    Siirry kohtaan Kirjanpito - Kirjanpidon luvut. Valitse välilehti Tuloslaskelma ja valitse Ajanjaksoksi edellinen tilikausi. Näet täällä kootusti tilikautesi tuloslaskelman ja näkymän alareunasta löytyy Tilikauden voitto (tappio) saldo.     Kun saldo on tarkistettu, niin siirry kohtaan Kirjanpito - Kirjanpidon tositteet ja luo uusi manuaalinen tosite. Valitse Kirjanpitomalliksi "Tilikauden voitto / tappio", jolloin tositeriveille tulee valmiiksi käytettävät tilit. Syötä tuloksesi tälle tositteelle ja käytä päivämääränä tilikauden viimeistä päivää. Eli esimerkissäni olen tehtyn voittoa 4000,00 EUR, niin kirjaan sen alla olevan esimerkin mukaisesti. Eli kirjaan 9999 - Tilikauden voitto tilille Debet puolelle saldon ja puolestaan 2371 - Tilikauden voitto/tappio tilille Kredit puolelle saldon. Jos taas olisin tehnyt tappiota, niin kirjaisin sen päinvastaisesti eli 9999 - Tilikauden voitto tilille saldo Kredit puolelle ja puolestaan 2371 - Tilikauden voitto/tappio tilin saldon Debet puolelle. Lopputulos Nyt kun olet kirjannut edellisen tilikauden tapahtumat kirjanpitoosi sekä syöttänyt tilikautesi voitto/tappion, niin edellisen tilikautesi tiedot löytyvät ohjelmastasi ja voit verrata tapahtumia nykyisen tilikautesi kanssa. Esimerkissäni siis kirjasin koko vuoden tapahtumat yhdelle tositteelle, joten lopputuloksena on kaksi tositetta joka kuvastaa viimeistä tilikauttani. Jos olisin kirjannut kuukausitasolla vertailutiedot, niin lopputuloksena minulla olisi jokaiselta kuukaudelta yksi tosite + lopuksi tilikauden voitto/tappio tosite. Tietojen käsittely nykyisellä tilikaudella Taseen saldot siirtyvät automaattisesti nykyiselle tilikaudellesi. Ainoa mitä pitää huomioida niin sinun pitää siirtää Tilikauden voitto/tappio -kirjaus nykyisessä tilikaudessasi Edellisen tilikauden voitto / tappio -tilille. Siirry kohtaan Kirjanpito - Kirjanpidon tositteet ja luo uusi tosite. Syötä päivämääräksi nykyisen tilikauden ensimmäinen päivä ja valitse Kirjanpitomalliksi "Tilikauden voitto / tappio siirto edelliselle tilikausille". Tällöin oikeat kirjanpitotilit tulevat tositeriveille. Alla on esimerkki, jossa siirrän 4000,00 EUR voittoni Edellisten tilikausien voitto/tappio tilille. Ja taas, jos olisi kyse tappiosta, niin kirjaisin sen saldot päinvastaisesti Debet / Kredit puolille.   Tiivistelmä Käytännössä vertailutietojen syötössä on vähintään 3 tositetta jotka pitää syöttää: Edellisen tilikauden viimeiselle päivälle saldot Taseesta ja Tuloslaskelmasta (esim. 31.12.2017) Edellisen tilikauden viimeiselle päivälle Tilikauden voitto / tappio kirjaus (esim. 31.12.2017) Tässä kirjauksessa siis katsotaan tuloslaskelmasta, että oletko tehnyt voittoa vai tappiota. Saldo kirjataan omaksi tositteeksi, tähän löytyy valmis kirjanpitomalli ohjelmasta kun uutta tositetta luodaan. Nykyisen tilikauden ensimmäiselle päivälle (esim. 1.1.2018) luodaan tosite, jossa saldot siirretään tilikauden voitto / tappio tililtä -> edellisen tilikauden voitto / tappio tilille. Tässä kirjauksessa siis tilikauden voitto / tappio -osuus kirjataan eteenpäin tilille "Edellisten tilikausien voitto / tappio". Tähän löytyy myös oma kirjanpitomalli ohjelmasta kun tositetta luodaan. Lopputuloksena nykisen tilikauden voitto / tappio -tilin saldo on 0,00.

Zettle lähettää päivittäiset myyntitapahtumat kirjanpitoosi automaattisesti.   Zettlen muodostamassa tositteessa kirjaantuu ohjelmaan ensin myynnit eli tosite, jonka Zettle lähettää on seuraavanlainen: 1711 - Luottokorttisaamiset (Debet) = Tehty kokonaismyynti 3000 - Myynti ALV1 (Kredit) =Tehty veroton kokonaismyynti 2939 - Alv-velka (Kredit) =Kokonaismyynnin ALV:n osuus   Lisäksi Zettle lähettää toisen tapahtuman,joka kirjataan automaattisesti omalle tositteelle. Tässä tapahtumassa Zettle lähettää provision osuuden, jolloin se pitää sisällään seuraavanlaiset kirjaukset: 1711 - Luottokorttisaamiset (Kredit) = Tässä vähennetään Luottokorttisaamisista provision osuus 8014 - Luottokorttiprovisiot (Debet) = Tässä kirjataan provision osuus omalle kirjanpidon tilille   Erikseen kirjattavaksi tapahtumaksi Zettle myyntien osalta jää jäljelle pankkitilille saapuva raha. Tämä tulee kirjata itse siinä vaiheessa, kun pankkitilille raha on saapunut. Tässä tositteessa siis tapahtuma kirjattaisiin: 1711 - Luottokorttisaamiset (Kredit) 1910 - Pankkitili (Debet)   Kun tällainen pankkitapahtuma näkyy tililläsi, kirjaa se ePasselissa osioon "Pankki ja kassatapahtumat" - klikkaa ylhäältä "Lisää pankkitapahtuma" - laita päivämäärä ja summa - Lisää. Mikäli ePasselissasi on aktiivinen pankkiyhteys kyseinen tapahtuma löytyy Pankki ja kassatapahtumista siirrettynä tiliotetapahtumana eli kirjausta ei tällöin tarvitse tehdä käsin kuten yllä on ohjeistettu. Pankkitapahtuma tulee tietenkin viimeiseksi kohdistaa. Teet kohdistuksen seuraavasti: Pankkitapahtuma rivin päästä oranssia paina "Kohdista" -painiketta - valitse "Tapahtuma liittyy" -kohtaan "Talletus" ja "Tapahtuman tyyppi" -kohtaan "Oma tiliöinti" - Kirjaa siis tuo pankkitilille tullut summa luottokorttisaamisiin ylläolevan mukaisesti ja hyväksy kohdistus.  

Maksuperusteinen kirjanpito Maksuperusteisella kirjanpidolla tarkoitetaan sitä, että tulot ja menot kirjataan kirjanpitoon sitten, kun yrityksesi tililtä lähtee tai sinne tulee rahaa, eli kun asiakkaasi on maksanut laskun tai yrityksesi on maksanut laskun.   https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/verot-ja-maksut/arvonlisaverotus/vahainen-liiketoiminta-on-arvonlisaverotonta/pienyrityksen-maksuperusteinen-alv/   Kirjanpitotapa Kahdenkertainen kirjanpito on kirjanpitotapa, jossa jokaisen tapahtuman yhteydessä merkitään sekä mistä raha on otettu että minne se on laitettu. Kahdenkertaiseen kirjanpitoon liittyvät käsitteet credit ja debit. https://www.google.com/url?q=https://www.visma.fi/epasseli/kirjanpidon-sanakirja/k/kahdenkertainen-kirjanpito/&sa=D&source=editors&ust=1617888723968000&usg=AOvVaw2ULp1_V7iEik0bbRG0ul1s   Onko minulla maksu- vai suoriteperusteinen kirjanpito Mikäli et ole varma, mitä kirjaustapaa sinun tulisi noudattaa, tulee sinun tarkastaa asia kirjanpitäjältäsi tai verottajalta.   Saat tarkistettua kirjanpidon perusteisuuden ohjelmasta kohdasta Asetukset - Tilikausi ja avaava tase - klikkaa kuluvan tilikauden rivistä ja oikeasta reunasta Muokkaa.   Mikäli sinulla on käytössä maksuperusteinen kirjanpito, tulevat kirjanpitoaineistot vasta maksun yhteydessä suorituspäiväkirjalle. Laskupäiväkirjalle ne eivät siis ilmesty tällöin ollenkaan.    Tilikauden vaihtuessa Ohjelmamme toimintalogiikka perustuu siihen tapaan että avoimet myynti- ja ostolaskut kirjataan kirjanpitoon aina tilikauden vaihtuessa. Eli tästä syystä tilikauden viimeisen alv-raportin yhteydessä syntyy aina tositteet kirjanpitoon ja nämä avoimet tapahtumat käsitellään suoriteperusteisena vaikkakin kirjaustapa on normaalisti maksuperusteinen.   Mikäli ette halua käsitellä näitä laskuja tällä tavalla, eli suoriteperusteisena tilikauden vaihtuessa, niin silloin pitää manuaalisesti tehdä oikaisut tilikaudelle 2020 ja oikaista taas tapahtumat tämän 2021 tilikauden puolella. Eli käytännössä se tarkoittaisi sitä että kirjaat manuaalisesti tilikauden viimeiselle päivälle tositteet, jolla kumoat vastakirjauksien avulla näiden tositteiden saldot. Ja taas 2021 tilikauden ensimmäiselle päivälle taas kirjaat manuaalisesti tapahtumat uudelleen, niin että myynti ja alv ilmaantuu ensi tilikauden puolelle.   Esimerkki vielä esimerkkisummilla:   Automaattisesti muodostunut Tosite 1 - 31.12.2020: 1701 - Myyntisaamiset - 124 (Debet) 3000 - Myynti 24% - 100 (Kredit) 2939 - Alv-velka - 24 (Kredit)   Manuaalinen kumoamistosite Tosite 2 - 31.12.2020: 1701 - Myyntisaamiset - 124 (Kredit) 3000 - Myynti 24% - 100 (Debet) 2939 - Alv-velka - 24 (Debet)   Manuaalinen myyntitosite tilikaudelle 2020 Tosite 3 - 1.1.2021: 1701 - Myyntisaamiset - 124 (Debet) 3000 - Myynti 24% - 100 (Kredit) 2939 - Alv-velka - 24 (Kredit)

EPasselissa ei ole suoraa alv-koodia palveluostoille EU:n ulkopuolelta.   Toisesta EU-maasta ostetut palvelut, joista ostaja on yleissäännöksen ja käännetyn verovelvollisuuden perusteella verovelvollinen Suomessa, ilmoitetaan arvonlisäveroilmoituksella kohdassa Palveluostot muista EU-maista ja niistä suoritettavat verot kohdassa Vero palveluostoista muista EU-maista. Jos palvelu on hankittu vähennykseen oikeuttavaan käyttöön, vero ilmoitetaan lisäksi kohdassa Verokauden vähennettävä vero. Kun ostoissa on kysymys muista kuin yleissäännöksen mukaisista palveluista, käännetty arvonlisävero ilmoitetaan kohdassa Vero kotimaan myynnistä verokannoittain ja, jos kyse on vähennyskelpoisesta ostosta, kohdassa Verokauden vähennettävä vero. Samalla tavalla ilmoitetaan EU:n ulkopuolelta ostetusta palvelusta käännetyn verovelvollisuuden perusteella suoritettava arvonlisävero. (www.vero.fi)   Sinun tulee luoda kolme eri tiliä kirjausta varten. Tili ilman alv-koodia Tili, jolla käytetty alv-koodia 307 Tili, jolla käytetty alv-koodia 301 Uusia tilejä pystyt luomaan kohdasta: ”Asetukset” – ”Tilikartta” – ”Uusi kirjanpitotili”.   Kun olet luonut nämä tilit, tehdään kirjaus kohdasta: ”Kirjanpito” – ”Kirjanpidon tositteet” – ”Uusi tosite”. Ohessa esimerkki kirjauksesta kuvitteellisilla tileillä luotuna. Eli kirjaa summa tilille, jolla ei ole alv-koodia, sekä tilille, josta summa on maksettu. Lisäksi tulee tehdä ”vastakirjaukset” tilille, jossa alv-koodi 307 ja tilille, jossa alv-koodi 301.   Ohessa esimerkki kirjauksesta kuvitteellisilla tileillä luotuna. Ohessa vielä kuva, miten yllä oleva kirjaus kirjautuu kirjanpidosta alv-raportille. Eli se kirjautuu kohtiin ”Vero kotimaan myynneistä 24%:n vero” sekä ”Kohdekauden vähennettävä vero”. Ne menevät alv-raportilla siis tasan.  

Kohdistamattomille kuville voidaan nyt lisätä kommentti   Paina Liitä kuva niin saat kuvan muokkauksen auki   Klikkaa ylhäältä puhekupla kuvaketta   Paina Uusi ja valitse Kommentti   Ikkunaan aukeaa kommentointikenttä, johon voit lisätä sekä aiheen, että viestin   Paina kommentointi ikkuna pois rastista, nyt kommentti on tallennettu kuvaan   Poistu kuvasta peruuttamalla   Kuvassa näkyy puhekupla ja jos viet hiiren puhekuplan päälle, näet kuvan kommentin avautuvassa ikkunassa    

Brexit on elänyt matkan varrella ja muutokset tulee nopealla aikataululla. Tämä asettaa ohjelmistopuolelle haasteita koska muutoksia ei pystytä tekemään vuoden lopun kiireiden myötä kovinkaan nopeasti. Avaamme alapuolella hieman Brexitiin liittyviä muutoksia ePasselin puolelta, että mitä muuttuu ja mitä on työnalla sekä millaisia haasteita tämä tuo ohjelmiston näkökulmasta.   Mihin keskitymme tällä hetkellä? Me pyrimme tekemään loppuvuoden aikana vielä muutokset, jossa poistamme Iso-Britannian EU-alueesta. Ohjelmassamme on automaattisia ohjauksia esimerkiksi EU-myynteihin, jolloin myyntilaskujen ALV-käsittely ohjautuu suoraan EU-myynneiksi kun tietyt kriteerit asiakastiedoissa täyttyvät. Eli pyrimme että 1.1.2021 alkaen: Iso-Britannia poistetaan EU-alueesta ja EU-säännöistä Iso-Britannia poistetaan MOSS myynneistä (sähköiset palvelut) Iso-Britanniaan ohjatut myynnit ja ostotapahtumat käsitellään oikein, niin että 1.1.2021 jälkeen päivätyt tapahtumat ovat EU:n ulkopuolisia tapahtumia ja ennen 1.1.2021 päivätyt tapahtumat ovat EU:n sisäisiä tapahtumia Tarkistetaan että normaalit myyntilaskut, toistuvat myyntilaskut sekä asiakasryhmien myyntilaskut käsitellään oikein ALV-raportit ja EU:n kausittaiset ALV-raportit tulevat oikein Pohjois-Irlannin poikkeukset Pohjois-Irlanti on osa Iso-Britanniaa, mutta tälle alueelle tulee omia poikkeussääntöjä Brexit sopimuksen mukaisesti. Pohjois-Irlantia tullaan vielä jatkossa käsittelemään osittain EU-alueena, joka puolestaan tuottaa haasteita ohjelmistomme puolelle, koska Pohjois-Irlantiin kohdistuvat tapahtumat pitäisi sisältyä EU-alueen tapahtumiksi. Pohjois-Irlanti ei ole oma itsenäinen maa, joka tarkoittaa että Pohjois-Irlantia ei löydy ohjelmamme Maa-valikoista. Ja tämä puolestaan tarkoittaa, että me emme voi käsitellä Pohjois-Irlantia omana alueena omilla säännöillä. Aikataulu on liian tiukka ohjelmistomme puolelta, joten emme valitettavasti pysty tarjoamaan ratkaisua vielä 1.1.2021 alkaen Pohjois-Irlannin tapahtumille.   Meillä on asia työnalla ja pyrimme tuomaan ratkaisuja mahdollisimman nopeasti, niin että Pohjois-Irlannin tapahtumat saataisiin ohjelmistoon poikkeuksellisesti EU-alueen tapahtumina, mutta tämä vie aikaa muiden asioiden ohella sen verran paljon että meillä ei ole ratkaisua olemassa vielä heti 1.1.2021 alkaen.

Monen ongelman selvittäminen aloitetaan verkkoselaimen version tarkistamisesta. Tässä ohje version takistamiseen Google Chromessa sekä Firefoxissa.

Kuvapankki - Mistä liikkeelle? Kun sinulla on paperinen ostokuitti, joka pitää viedä kirjanpitoon, niin kuvapankki auttaa sinua. Helpoin tapa on ladata Visma Scanner mobiilisovellus ja kuvata kuitti puhelimella josta se lähetetään ePasselin kuvapankkiin. Sama pätee esimerkiksi paperisiin ostolaskuihin, eli kuvaa ostolasku puhelimella ja lähetä se kuvapankkiin. Jos ostolasku saapuu esimerkiksi sähköpostilla, eli sinulla on PDF-tiedosto niin voit suoraan koneeltasi ladata tiedoston kuvapankkiin odottamaan jatkokäsittelyä.   Kuvapankista löydät käsittelemättömät ostokuitit ja ostokuitit. Pääset katsomaan mahdolliset kommentit tai muokkaamaa niiden perustietoja kuten oston päiväystä ja summaa. Saat myös kuvan esikatselun auki helposti viemällä hiiren kuva-ikonin päälle. Nämä kaikki on tehty sinua varten helpoittamaan ostojen käsittelyä. Kuittien ja ostolaskujen käsittely kuvapankista Kuvapankissa olevien kuvien käsittelyyn on eri tapoja ja se kätevin tapa riippuu hieman siitä että onko sinulla esimerkiksi pankkiyhteyttä käytössä, jolloin kaikki pankkitapahtumat saapuvat automaattisesti Pankki ja kassatapahtumat toimintoon. Jos sinulla on pankkiyhteys käytössäsi, niin voidaan kuvitella esimerkiksi tilanne, että olet maksanut yrityksen pankkikortilla oston ja kuvaat kuitin kuvapankkiisi. Tällöin ostotapahtuma tulee tilitapahtumien mukana pankki ja kassatapahtumiin odottamaan kohdistusta. Tällöin sinun kannattaa myös kohdistaa tapahtuma Pankki ja kassatapahtumien kautta ja noutaa kohdistusta tehdessä liitteeksi kuva kuvapankistasi.   Kuvitellaan puolestaan tilanne, että sinulla on toiminimi ja olet ostanut omalla rahalla yritystoimintaan liittyviä hankintoja. Tällöin voit lähettää kuitin kuvapankkiin ja käsitellä tuon ostokuitin suoraan sieltä. Sinulla on Pankkitili valinnassa näkyvissä vaihtoehto Maksettu yksityistililtä jolloin osto tiliöityy kirjanpitoon yksityisostona.   Ja otetaan vielä esimerkkinä ostolasku, eli olet saanut paperisen ostolaskun jonka olet kuvannut kuvapankkiisi jatkokäsittelyä varten. Visma Scannerin älykkäällä kuvatunnistuksella kuvasta on mahdollisesti poimittu jo perustietoja kuten päiväys, toimittaja, summa ja ALV-tiedot, jolloin ostolaskun kirjaus kuvapanksita on nopeaa ja vaivatonta.  

Ohjeessa katsotaan esimerkkien avulla, että mitä tulisi huomioida kun kirjanpito-ohjelmaa vaihdetaan kesken tilikauden.

Kun kirjaat varastotapahtumat kirjanpitoon, niin ohjelma laskee varastoarvon muutoksen perustuen varastoon ottoihin ja varastosta ottoihin, jotka on tehty sen jälkeen, kun varastoarvo on viimeksi kirjattu kirjanpitoon. Käytetyt kirjanpidon tilit löytyvät kohdasta Yrityksen asetukset - Kirjanpidon asetukset.   1. Siirry kohtaan Varasto ja tuotteet - Varastomuutokset 2. Klikkaa alareunan painiketta Valitse päivä ja kirjaa kirjanpitoon 3. Kun olet valinnut päivän, niin ohjelma näyttää kirjanpidolliset arvot, jotka voit hyväksyä painikkeella Kirjaa kirjanpitoon    Huomioithan että kun varastotapahtumat on kirjattu kirjanpitoon, niin varastotapahtumia ei voida enää muokata, joten muista tehdä mahdolliset muutokset ja korjaukset ennen siirtoa. Mikäli huomaat siirron jälkeen, että sinulla on varastoon otto -tapahtumia joita pitäisi muokata, niin voit poistaa varastomuutos-tositteen kirjanpidonsta kunhan se on tositelajin viimeinen tosite. Poiston jälkeen tapahtumat palautuvat Siirtämättömät varastotapahtumat -välilehdelle takaisin.    

Visma ePasseli Standardiin ja Soloon voit nyt tuoda pankkitilisi tilitapahtumat CSV-tiliotteelta. Useimmat pankit tarjoavat maksuttomasti CSV-tiliotteen muodostuksen verkkopankista. Voit nyt tuoda tämän tiedoston avulla tilitapahtumat Pankki ja kassatapahtumat toimintoon.   1. Lataa verkkopankistasi CSV-tiliote ja tallenna se tietokoneellesi 2. Siirry Pankki ja kassatapahtumat toimintoon ja klikkaa oikean yläreunan Uusi pankkitapahtuma painiketta ja valitse Tiliotteen tuonti 3. Klikkaa Valitse tiedosto ja etsi tietokoneeltasi lataamasi CSV-tiedosto 4. Tiedostosta tuodaan kolme tietoa: Kirjauspäivä, Viite ja Summa. Valitse oikeat sarakkeet vastaamaan oikeita tietoja. 5. Kun pankkitapahtumat on tuotu ohjelmaan, niin voit hyväksyä avointen myyntilaskujen suoritukset ja kohdistaa muut tapahtumat kirjanpitoon / avoimiin ostolaskuihin.   Vinkkejä kohdistuksiin: Kun tiliotteelta löytyy viitenumero, joka täsmää avoimeen myyntilaskuun niin ohjelma tekee alustavan kohdistuksen. Tämän voi kirjata Hyväksy painikkeella. Jos on maksettu pankkitililtä lasku, joka löytyy Avoimet ostolaskut listalta niin klikkaa Kohdista -> Maksu ostolaskuun ja etsi pudotusvalikosta oikea ostolasku. Ostokuitit voit kohdistaa Kohdista -> Muu nosto tai Ostokuitti valinnalla. Kun kirjaat ostokuitteja, niin voit liittää kuitin kuvan oikean reunan Liitä kuva painikkeesta. Ja parhaimman hyödyn saat ohjelmistostamme jos käytät Visma Scanner sovellusta ostokuittien skannaamiseen, niin ne löytyvät helposti ohjelmastasi. Muut maksutapahtumat voit kohdistaa Kohdista -> Muu nosto valinnalla. Mikäli on kuluja, jotka toistuvat säännöllisesti, niin kirjanpitomallien avulla nopeutat kohdistusprosesseja paljon. Tällöin riittää että valitset listalta oikean mallin ja tapahtuma kirjaantuu kirjanpitoon oikealle kirjanpitotilille.  

Myyntiryhmä määrittää mille kirjanpitotilille tuotteen myynti kirjataan. Ohjelmassa on oletuksena valmiita myyntiryhmiä jotka ohjaavat myyntejä oletustileille, mutta voit myös luoda itse omia myyntiryhmiä jossa määritetään mille kirjanpitotilille myynti halutaan kirjata.

Kun pankkiyhteys on aktiivinen ja pankkisi muodostaa sinulle tiliotteen, niin tilitapahtumat tiliotteelta tulevat automaattisesti ohjelmasi Pankki ja kassatapahtumat toimintoon.   Myyntilaskujen viitesuoritukset kohdistetaan automaattisesti viitenumeron perusteella avoimiin myyntilaskuihin. Tämän avulla sinun työsi helpottuu huomattavasti, kun myyntilaskujen suorituksia ei tarvitse itse enää kirjata.    Pankkiyhteyden avulla maksetut ostolaskut kuitataan tiliotteelta Maksettu tilaan. Eli vaikka ostolasku olisikin siirretty maksuun pankkiisi, niin maksu vahvistetaan vasta siinä vaiheessa kun raha on oikeasti lähtenyt tililtä. Tämän avulla voidaan varmistua siitä että ostolaskun maksu on mennyt läpi. Voit lukea lisää pankkiyhteyden avulla maksetuista ostolaskuista täältä.   Muut pankkitilillä tapahtuneet tilitapahtumat kohdistetaan manuaalisesti kirjanpitoon. Tämän avulla varmistetaan se että jokainen tilitapahtuma tulee käsitellyksi.   Huomioi että pankkisi toimittaa sinulle tiliotteen niin usein, kuin Web Services sopimuksessa on määritelty. Eli jos olet esimerkiksi valinnut aikaväliksi Kerran viikossa niin sinun myynti- ja ostoreskontrasi päivittyy ajantasalle aina tällöin kerran viikossa. Jos taas on valittuna Joka päivä niin tällöin reskontrasi on ajantasalla päivittäin. Normaalisti pankit tarjoavat vaihtoehtoja: Joka päivä Kerran viikossa Kerran kahdessa viikossa Kerran kuukaudessa

Joskus saattaa tulla eteen tilanteita, kun asiakkaasi on maksanut enemmän kuin mitä laskulla on avoimena. Visma ePasseli pitää huolen siitä että jokainen sentti tulee kirjattua myös kirjanpitoosi, niin kuin kuuluukin, ja tästä syystä ylimenevä osuus pitää kohdistaa erikseen suoritusta käsiteltäessä.   Alla kuvaan esimerkin, jossa asiakkaani on saanut laskun jonka summa on 34,67 EUR, mutta hän on maksanut kuitenkin summan 34,68 EUR.     1. Eli minun yritykselläni on avoimena lasku, jonka summa on 34,67 EUR.   2. Pankki ja kassatapahtumat -toiminnossa huomaan että suoritus on jäänyt kohdistamatta tiliotteeltani/pankkitapahtumistani, koska summa poikkeaa avoimesta saldosta. Kohdista painiketta klikkaamalla pääset kohdistamaan pankkitapahtumaa. 3. Ensiksi valitsen Tapahtuma liittyy kohtaan Suoritus myyntilaskuun ja etsin pudotusvalikosta oikean myyntilaskun. Huomioi että oikeassa alareunassa näytetään että kohdistamatta jää 0,01. Kun klikataan Lisää toinen niin pääset kohdistamaan tämän ylisuorituksen osuuden. 4. Valitse Tapahtuma liittyy kohtaan Talletus ja valitse Tyypiksi joko Oma tiliöinti tai esimerkiksi Korkotuotot. Jos valitset Oman tiliöinnin, niin valitse oikea Kirjanpitotili ja kohdista ylimenevä suoritus siihen. Korkotuotot -valinta kohdistaa ylimenevän osuuden Korkotuotot tilille. Klikkaa lopuksi Hyväksy , jolloin kohdistus hyväksytään. 5. Lopputuloksen näet alla. Eli suoritus on kohdistettu myyntilaskuun ja ylimenevä osuus on kirjattu omalle tositteelleen.

Visma ePasseliin on lisätty uusia toiminnallisuuksia henkilötietojen käsittelyyn. Mikäli asiakkaasi tai toimittajasi pyytää henkilötietojen poistamista rekisteristäsi, niin voit pseudonymisoida pakolliset tiedot uuden toiminnallisuuden avulla.   Pseudonymisointi tarkoittaa sitä, että ohjelmassa olevat pakolliset henkilötiedot muutetaan muotoon, josta niitä ei voida enää tunnistaa. Kun pseudonymisointi tehdään, niin ohjelma päivittää asiakkaasi ja/tai toimittajasi pakolliset tiedot ***** muotoon. Ne tiedot, jotka eivät ole merkittyjä pakolliseksi, niin ne tiedot poistetaan. Tälläisiä tietoja ovat esimerkiksi sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakaskohtaiset muistiinpanot ja yhteystietojen tiedot.   Löydät pseudonymisointi työkalun, kun otat asiakkaan tai toimittajan tiedot auki ohjelmassasi. Kun pseudonymisoit asiakkaan tietoja, niin huomioi että asiakastiedot pseudonymisoidaan Tarjous ja Tilaustietojen osalta, mutta Laskutiedot jätetään ennalleen, koska Arvonlisäverolaki edellyttää että laskutiedot säilytetään vähintään 6 vuotta. Eli kun sinulla on yli 6 vuotta vanhempia laskutietoja niin silloin myös ne tiedot pseudonymisoidaan. Alla olevasta esimerkistä voit katsoa miten pseudonymisointi vaikuttaa asiakastietoihin.   Lisää GDPR:stä voit lukea ohjelmamme ohjeista.