Det er vanlig å kunne vise produktnummeret på fakturaer og tilbud i andre system.   Nå opplever vi et stort behov hos oss for å kunne gjøre dette i Visma PM/Severa, ettersom selve produktnummeret er viktig for oss når marked skal lage riktige tilbud, regnskapet skal føres riktig, og vi og kundene skal kunne kontrollere de fakturaene vi sender. Problem Nå vises ikke produktnummeret på PDF'er vi lager av tilbud og fakturaer. Selve produktnummeret er også ganske godt skjult når vi jobber i systemet. Vi må "åpne opp" selve tilbuds-/fakturalinjen for å kunne se hvilket produkt linjen er registrert med. Og selv da vises heller ikke produktnummeret, men bare produktnavnet. Og det er heller ikke alltid mulig å åpne tilbuds- eller fakturalinjen dersom tilbudsstatus eller fakturastatusen er skrivebeskyttet. Da må vi endre status, åpne linjen og kikke på produktnavnet, og endre status tilbake. Altså veldig tungvint.   Nå er vi mange som vil se produktnummeret ofte, og dermed er vi flere som må gjøre dette ganske så tungvint mange ganger. Altså stort potensiale for effektivisering 🙂   Forbedring Gjøre det mulig å vise produktnummeret i en egen kolonne i tilbud og fakturaer.     ... View more

Vi har aktivert godkjenning i AutoPay med BankID, men det virker bare av og til. Vi klarer ikke å se noen fellesnevner for når det virker og når det ikke virker.   Er det flere som opplever det samme? De gangene det virker går det som normalt.   De gangene det ikke virker, så gjør vi og opplever vi det slik: Markerer betalingsfilen som skal godkjennes i AutoPay Klikker Godkjenn Kommer til et skjermbilde der vi kan velge mellom: godkjenning med vanlig Visma passord og tofaktor-autentisering godkjenning med BankID godkjenning med BankID på mobil Vi velger BankID eller BankID på mobil (når det ikke virker så virker ingen av disse to valgene) Går gjennom den vanlige prosessen med BankID taster inn mobilnummer og fødselsdato på PC godkjenner med BankID på mobilen Men så spretter PC-skjermen da enten tilbake til AutoPay-forsiden, eller Visma Home-skjermen, uten at filen er blitt godkjent. Noen ganger blir filen godkjent, men andre ganger skjer altså dette uten at filen blir godkjent. Vi er to brukere som opplever dette hos oss.     ... View more

For oss er det viktig å ha gode måltall og statistikk på timene våre. Vi trenger å følge med på hva vi bruker tiden vår på. Vi ønsker oss derfor sterkt å få inn et filter for Avdeling (Prosjekt), på variabelen Arbeidstimer når man skal lage en egendefinert Bruker KPI.  Dette vil gjøre det enkelt å følge med, både på bruker- og avdelingsnivå, hvor stor % av timene  som leveres til en eller flere avdelinger.  Dette vil være en veldig nyttig mulighet for bedrifter som lever av arbeidstimene sine, som jo er målgruppen til Visma PM. ... View more

Synkroniseringen mot Visma.net ERP har noen åpenbare mangler, som i beste fall gir merarbeid og større sannsynlighet for feil - men som i verste fall kan føre til dobbelførte fakturaer i regnskapet eller gjøre at fakturering med blandet mva er umulig. Vi har hatt Visma.net løsningen i drift hos oss i ett år nå, og bruker blant annet Visma Project Management (Severa) og Visma.net ERP (Financials). Her er noen erfaringer og punkter som jeg mener er helt nødvendig at blir prioritert utbedret. 1. Det må bli mulig å synkronisere fakturaer fra lukkede prosjekter. For prosjektledere er det helt natulig å lukke prosjektet, straks de har gjort klar siste faktura. Ettersom synkroniseringen kun går hvert 10.-30. minutt, vil det nødvendigvis ofte ligge fakturaer som skal synkroniseres på lukkede prosjekter. I dag sitter jeg (regnskapsfører) å manuelt åpner prosjekter med usendte fakturaer, venter på at synkroniseringen skal gå, og så manuelt lukker de samme prosjektene igjen. Veldig ineffektiv og tidkrevende prosess. I tillegg stopper hele synkroniseringen av alle fakturaer opp, om det er kun én faktura fra et lukket prosjekt.    2. Det må bli mulig å synkronisere fakturaer med flere mva.satser. I dag klarer vi ikke å synkronisere fakturaer som inneholder flere mva.satser. For eksempel en faktura med 25 % på noen linjer, og 0 % på andre linjer.   3. Det må bli umulig å synkronisere samme faktura to ganger til Financials. I dag kan vi enkelt sette status på faktura i PM tilbake til den statusen som blir synkronisert, og da vil den bli opprettet en gang til i Financials med nytt fakturanummer. Det er ikke uvanlig at vi endrer status tilbake på fakturaer for å løse opp i problemtilfeller som følge av synkroniseringen. Da vil fakturaen finnes to ganger i Financials med to ulike fakturanumre, men bare én gang i PM med sist tildelte fakturanummer. Dette bør være umulig i systemet, eller i det minste bør brukeren varsles og måtte bekrefte at faktura faktisk skal synkroniseres på nytt.     I tillegg til de nødvendige utbedringene over, er det også noen forbedringer som jeg mener bør gjøres for at Visma.net-pakken (med Financials og PM) skal fungere godt: 4. I PM bør det kun bli mulig med maks to desimaler i Antall på hver fakturalinje (eventuelt som en firmainnstilling). I dag er det mulig med opptil fire desimaler, mens EHF-formatet godtar kun to desimaler. Fakturaen stopper opp først når utsendingen feiler i AutoInvoice. Da må regnskaprsfører sette statusen på faktura i PM helt tilbake slik at den blir redigerbar, endre antall desimaler, og sende den til AutoInvoice på nytt. Dette gjør også at det blir en liten differanse på fakturabeløpet mellom Financials og PM.   5. I PM bør kundeadresse være et obligatorisk utfylt felt på faktura. I dag er det mulig at feltet står tomt på faktura i PM, men EHF-formatet krever at kudneadresse-feltet er fylt ut. Fakturaen stopper opp først når utsendingen feiler i AutoInvoice, og da blir det den samme runddansen som i punktet over.    6. Når man setter en kundekontakt inaktiv på en kunde i PM, bør systemet varsle og hjelpe brukeren til å fjerne denne kundekontakten der den står oppført i usendte fakturaer og tilbud, og i kundekontaktfelter i åpne prosjekter. I dag stopper synkroniseringen mot Visma.net ERP opp hvis en faktura inneholder en inaktiv kundekontakt.   7. Feilmeldingene i Visma.net ERP integrasjonen bør bli mer fremtredende og forståelige for administratorer/regnskapsfører. Synkroniseringen er kritisk. En liten feil gjør at alle utgående fakturaer stopper opp. Denne må derfor virke hele tiden. I dag får regnskapsfører/administrator ingen push-varsel, eller tydelig informasjon om at synkroniseringen har stoppet. Dermed må man bruke tid på å åpne loggen og se at ingenting er feil. Feilmeldingene som står i loggen er også ofte kryptiske og vanskelige å forstå (for eksempel for uoverenstemmelser i produktregisteret). Mange av feilene er også helt unødvendige (ref. mine punkter over). Vi har forståelse for at Financials og Project Management (Severa) er to programmer som har ulik opprinnelse, og som kom sammen i Visma.net-løsningen for få år siden. Men nå er det gått lang tid uten at helt vesentlige og nødvendige utbedringer er gjort i denne integrasjonen. ... View more

Vi bruker funksjonen Lag kreditnota og ny faktura ofte. Problem: I dagens løsning blir ikke alltid ny faktura en identisk kopi av opprinnelig faktura. Dette skjer i de tilfellene der timeantallet ble justert på fakturalinjene i den opprinnelige fakturaen. Denne justeringen kommer ikke med i ny kopi av fakturaen.    Dette blir dermed en "huske på å sjekke"-ting  hver gang vi skal kreditere og lage ny faktura. I tillegg til merarbeid de gangene opprinnelig faktura har vært justert. For eksempel: Første fakturautkast blir laget, og prosjektleder justerer en av fakturalinjene: Antall timer endres fra 5 timer til 3 timer. Fakturaen sendes til kunde. Kunde klager på noe annet i den samme fakturaen, som vi ønsker å i møtekomme. Vi bruker funksjonen Lag kreditnota og ny faktura.  Kreditnotaen blir helt lik opprinnelig faktura: 3 timer (ikke 5 timer) blir kreditert på den linjen som ble justert. Men: I ny faktura står denne linjen nå med 5 timer (ikke 3 timer). Altså blir ikke justeringene som ble gjort i opprinnelig faktura kopiert med. Forslag: Foreslår at nytt fakturautkast, når man bruker Lag kreditnota og ny faktura, blir identisk til opprinnelig faktura. Inkludert alle justeringer i antall timer (og beskrivelsesfelter med mer dersom det er aktuelt, jeg har ikke testet hva som skjer med det). ... View more