Om ert företag tillämpar passningstjänst kan ni skapa upp arbetsuppgifter i TransPA och använda dessa när ni tidrapporterar för att få med ersättningen inför lönekörning.  Börja med att gå till register - arbetsuppgifter. Här visas ert register. Från början kan det finnas arbetsuppgifter i programmet, men ni har också  möjlighet att skapa era egna och sätta upp dessa efter ert behov. Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma TransPA i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp då nya avtal träffas.  I detta fall med passningstjänst behöver vi skapa fyra arbetsuppgifter för att fånga upp de olika fallen som kan uppstå. Välj lägg till arbetsuppgift, ny ruta skapas.  Benämningen är ju helt valfri, á-pris likaså. Ersätt premiekompsbelopp kan användas om ni vill att arbetsuppgiften ska slå ut ordinarie premiekomp, vilket inte är fallet här. Som pristyp väljer ni antingen per arbetad timme eller som i detta fall - per tillfälle. Löneart kan ni behöva återkomma till. Här saknar ni troligen lämplig löneart som ska kopplas samman med ert löneprogram. Vi föreslår att ni tittar efter lämplig löneart i löneprogrammet och fångar upp dess löneartsnummer. Därefter skapar ni upp denna löneart i TransPAs  löneartsregister . När det är gjort slutför ni genom att välja lönearten inne i arbetsuppgiften och då kommer den vara färdigt uppsatt inför lön.   Anställd som beordras erhåller ersättning för passning per dygn/tillfälle med olika belopp beroende på vardag eller helg och även olika belopp huruvida hen varit utkallad eller ej. Samtliga skapas upp likt ovan, där det enda som skiljer är beskrivning och pris. Det ger oss då följande uppsättning arbetsuppgifter. För att ersättningen ska utgå måste ni tidrapportera, oavsett om ni blivit utkallad eller ej. Här nedan syns två exempel.   Tidrapport, ej utkallad Här är ett typiskt exempel hur passningstjänst ej utkallad kan registreras. Ni vill få med ersättningen men helt utan arbetstid och registrerar då en tidrapport med rast hela passet för att undvika att registrera arbetstid. Skulle arbetstid registreras men man glömmer rapportera rast med identisk tid är det lätt hänt att arbetstiden också räknas upp oönskat till 3h ersättning. I detta fall har jag rapporterat en tidrapport/rast på minst 15 minuter för att ej få varning för överträdelse mot vägarbetstidslagen.   Glöm inte att ange rätt arbetsuppgift för att få med ersättningen innan du sparar tidrapporten.  Tidrapport, utkallad Här registrerar vi tidrapport då anställd kallats ut på passningstjänst på helgen. Den anställde vill få med engångsersättningen samt arbetstid. Vi är noga här också att välja rätt arbetsuppgift för att få med den extra ersättningen.    Ersättningen för de båda tillfällena syns med lönerader i löneberäkningen   ... View more

Som en förberedelse för att även Löneberäkningen ska bli webbaserad har vi redan nu skapat en knapp på connect.mytranspa.com där export till löneprogrammet ska utföras. Den ligger på startsidan bland övriga blå och orangea rutor knappen ser ut så här:     Översikts bild på exporten  För dig som använder fortfarande använder den gamla löneberäkningen. Längst upp till vänster anger du ett filnamn Tips om du har flera företag är att sätta företagsnamn som filnamn, så blandar du inte ihop dem. Klicka därefter på Exportera.    För dig som kör nya löneberäkningen kommer exporten börja längst upp till höger i stället. Din fil kommer hamna under status rutan, och för tillfället kommer du behöva ladda om webbsidan manuellt genom att klicka på knappen F5 på ditt tangentbord eller klicka på knappen för att uppdatera webbsidan  tills det att filens status har ändrats från  Queued till Completed. När filen fått status completed kommer du att kunna ladda ner filen ifrån mitten rutan Färdiga filer för nedladdning. Filen  kommer ligga kvar i någon månad, ifall du vill se vad som exporterats tidigare.  Om du inte vill vänta på att exportfilen skall bli klar kan du så klart fortsätta med annat, du kommer att få ett meddelande i transPA när filen är klar, du kan  till och med logga ut emellan. Du kan alltid gå tillbaka hit för att se statusen på jobbet, eller så väntar du tills du får ett meddelande om att exporten är klar. Skulle något gå fel får du meddelande om anledningen, och som även framgår i fältet Info i jobbkön till höger. Om allt har fungerat kommer alla filer som kommer av exporten, lönefil, personalfil, eventuell schemafil, att dyka upp i listan i mitten av skärmen. Klickar du på Ladda ner laddas filen direkt ner till din Nedladdade filer-mapp för webbläsaren, så passa gärna på att öppna mappen efter nedladdning och dra och släpp den i ditt löneprograms importmapp. Om du öppnar och tittar på filen, i Anteckningar eller Wordpad, och är osäker om du råkat ändra något, kan du alltid ladda ner en ny version igen, och dra den till rätt mapp utan att öppna den, för säkerhets skull. Historiken av dina filer sparas i transPA i någon månad, så du behöver inte spara dem på din dator, och du behöver heller inte rensa listan, för det sker automatiskt.    Använder ni Google Chrome som webbläsare? då kan ni själva bestämma var ni vill lönefilen skall sparas. I denna artikel finns en guide på vilka inställningar ni behöver göra i webbläsaren.    ... View more

Som arbetsgivare i transportbranschen har du ett ansvar för att dina chaufförer har giltiga förarbevis när de utför arbete åt dig. Via TransPA kan du få hjälp med detta. TransPA kan varje dag skicka en förfrågan till Transportstyrelsen via vår samarbetspartner, bky.se, för att kontrollera att chaufförernas förarbevis fortfarande är giltiga. Om någon av dina chaufförer förlorat en behörighet får du automatiskt larm om detta via SMS eller e-post. Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.     Nu har det skett en utökning i tjänsten då även utgående behörigheter kan fångas upp. Vid behörigheterna YKB och ADR ställs en tilläggsfråga om de är utgående. Om en av dessa behörigheter löper ut   inom 3 månader presenterar vi det i det dagliga mejlet som en utgående behörighet.  Exempel på text från detta mail: "1 personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 1 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter och   1 av dessa personer har utgående behörigheter inom 3 månader från första varningen. KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB  ogiltig licens av typ: BE CE KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB   utgående licens   av typ: ADRUtgaende YKBGodsUtgaende"   OBS. Utgående behörigheter kommer inte att ingå larm till övrig personal utan enbart ingå i mejlet som mottages efter avslutad kontroll. Ni kan kontrollera vem som mottar dessa mejl idag i Säkerhet - Behörighetskontroll. Om den utgående behörigheten inte förnyas inom 3 månader kommer den att utgå och då ingå i de sedvanliga larmen.    Dessutom kan du, om du tecknat dig för den tjänsten hos BKY, även kontrollera trafiktillstånd för era underleverantörer, se följande artikel.   För att komma igång med behörighetskontroll i TransPA, följ instruktionerna nedan.   1. Anslut dig till BKY - transportbranschens tjänst för kontroll av förarbehörigheter   2. Se över era kompetenstyper   3. Registrering av förarbevis   4. Koppla ert BKY-konto till TransPA samt inställningar och larm   När du har ställt in detta och sparat kommer TransPA att starta kontroll av alla dina registrerade förarbevis. Kontrollen sker varje natt mot Transportstyrelsens register. Om ett förarbevis är ogiltigt kommer det, förutom att skicka larm, att anges som ogiltigt i TransPA. Det innebär att giltighetsdatum sätts till gårdagens datum och därmed slutar TransPAs kontrollerna i detta specifika fall. När du får information från chauffören om att det finns ett nytt förarbevis går du in på personkortet och lägger in det nya giltighetsdatumet. Då kommer TransPA att återuppta kontrollen.   Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får TransPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatisk funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i TransPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här nedan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     ... View more

För att starta upp kontrollen av behörigheter behöver du ha ett konto hos BKY. BKY är en tjänst som tagits fram av transportbranschens intresseorganisationer och är sammankopplat med Transportstyrelsens register över förarbehörigheter. Tjänsten är öppen för alla transportföretag men erbjuder ett rabatterat pris om du är medlem i någon av branschorganisationerna som står bakom tjänsten. Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.  Tjänsten ingår inte i transPA utan kommer att faktureras av BKY separat. Observera att om ni redan har tjänsten idag men saknar koppling till transPA behöver ni kontakta bky och begära att den kopplas om. Ni kommer då byta spår och gå från bky:s lösning via deras klient och istället köra lösningen genom TransPA. För att kunna genomföra en kontroll måste ditt företag ha tillstånd från Transportstyrelsen att fråga efter förares behörighet. Tillstånd erhålls om ni har ett yrkesmässigt behov av att kontrollera personers förarbehörigheter. Vid ansökan anger ni om ni bedriver Gods, Buss eller Taxiverksamhet. Gör så här för att ansöka om tillstånd samt skapa ett konto hos BKY: Gå till hemsidan för BKY, www.bky.se Läs om tjänsten samt priser och villkor för denna. Gå till Anslut till BKY och följ instruktionerna. Under rubriken Uppgifter om teknisk anslutning skall du välja Systemleverantör och transPA. Skicka in de dokument som krävs.   Normalt tar det ca två veckor att få tillståndet klart från Transportstyrelsen. När det är klart får du ett mail från BKY med dina kontouppgifter. Följ anvisningarna från BKY.   Kontroll av Trafiktillstånd mot BKY. För er som använder BKY har ni också möjlighet att kontrollera trafiktillstånd hos era underleverantörer.  På samma sätt som med förare har ni alltid koll på vilka som kontrolleras. Läs mer i denna artikel Tänk på att ni måste söka medgivande för trafiktillstånd hos BKY för att tjänsten ska komma igång. ... View more

För att kontrollen mot BKY skall kunna genomföras behöver ni lägga in alla förarbevis som era chaufförer innehar. Detta sker i personregistret under fliken  Kompetens . Kanske ser allt bra ut här, men saknas behörigheter, klicka på Lägg till ny. Nu får du upp en lista och kan välja bland de som finns skapade i kompetensregistret, ange sista giltighetsdag och klicka sedan på Spara. Säkerställ att samtliga berörda kompetenser har framtida datum, vad gäller giltighetstid. Har giltighetsdatumet passerats kommer TransPA ej ställa fråga om behörighet.  Fortsätt att lägga till alla de förarbevis som chauffören har. Kolla gärna att du har lagt in personnummer på personen - det är en förutsättning för att få svar från Transportstyrelsen. Format på personnumret som krävs är något av följande: ÅÅÅÅMMDDXXXX, ÅÅÅÅMMDD-XXXX.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om i denna artikel. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     YKB, värt att veta Observera att när det gäller YKB-behörighet är det endast den kompletta behörigheten YKBGods respektive YKBBuss som ni får svar på. För att underlätta och ha överblick över genomförda kompetenser i TransPA är det vanligt att skapa upp kompetenser som rör YKB och delstegen 1-5 enligt nedan, men mot dessa ställs inga frågor i kontrollen.     ... View more

Innan du aktiverar tjänsten mot BKY bör du gå igenom era kompetenstyper och se över hur de är skapade. Det är dessa som anger vilken sorts behörighet chauffören har.  Gå till  Kompetens  och välj  Kompetenstyper . Nu visas ett register över alla de kompetenstyper ni har registrerade. Registret innehåller normalt både typer som avser förarbehörigheter och övriga som avser andra typer av kompetenser/utbildningar som ni vill dokumentera. De som är aktuella för att registrera förarbevis och de vi kan utföra behörighetskontroll på är dessa: För dig som bedriver godsverksamhet: ADR B B96 BE C C1 C1E CE YKBGods För dig som bedriver bussverksamhet: D D1 D1E DE YKBBuss För dig som bedriver taxiverksamhet: Taxileg   För att kontrollen skall utföras korrekt skall namnet på kompetenstypen vara precis som det står ovan. Börja därför med att kolla igenom att ditt register med kompetenstyper stämmer med dessa. Om du har en kompetenstyp som heter 'CE' behöver du inte göra något, kontrollen kommer att utföras för de personer som du lagt in denna kompetens på. Om namnet på kompetenstypen är en variant på detta, t ex 'Körkort CE' så behöver du endast ändra namnet på denna till 'CE'. Du behöver alltså inte gå in och ändra på personkortet för varje person.   Observera att behörigheter som ska kontrolleras av BKY måste ha typen "Körkort" förutom YKBGods och YKBBuss, som måste ha typen "Annan", se bilden nedan.    Det är vanligt att en chaufför har flera behörigheter på ett körkort, t ex 'BE CE'. Denna kombination kan du skapa upp som en egen kompetenstyp med namnet 'BE CE'. Här krävs mellanslag. TransPA kommer då att kontrollera både BE och CE. Tänk på att om du har byggt upp era behörigheter sammansatta, typiskt som CE DE och en av dessa behörigheter ej längre är giltig finns en begränsning. Exempel, är CE ej längre giltig har vi ej möjlighet att fortsätta ställa frågor på DE behörigheten. Detta beror på att CE DE finns skapad som en kompetens med en och samma giltighetstid. Körkortsklasser, värt att tänka på Körkort ska registreras på den högsta behörigheten inom varje kategori (B, C respektive D) som står på framsidan på körkortet .  I bilden visas underordnade behörigheter med pilar. Har en person behörighet som exempelvis CE så har han också de underordnade behörigheterna C1, C, C1E. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som CE i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i transPA. Har en person behörighet som ex. vis D och eller D1E så har han också den underordnade behörigheten D1. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som D och eller D1E i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i TransPA. Exempel: Skulle person A ha behörighet BE men finns endast registrerad i TransPA med behörighet B så sker följande, frågan till Transportstyrelsen är om personen har behörighet B? Svaret blir att detta ej är korrekt, då rätt svar är BE. Detta resulterar i svaret:  Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen,  men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här ovan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     Kontrollerna kan endast utföras på det trafikslag som du har fått medgivande för. Om du bedriver godsverksamhet kan du alltså fråga efter YKBGods men inte efter YKBBuss.   ... View more

När du har fått dina inloggningsuppgifter till BKY och du har registrerat alla förarbevis är allt på plats för att starta upp den dagliga kontrollen. Gå till säkerhet - behörighetskontroll och fyll i de uppgifter som krävs, samt vilka grupper av behörigheter ni vill göra kontroll mot. För att få fram rätt uppgifter om användarnamn och lösenord, gör följande: Logga in hos BKY med de uppgifter du fått från dom via mail. Efter inloggning, gå till BKY Kontrollpanel under företagsuppgifter, autentiseringsuppgifter tjänsten BKY. Här finns det användarnamn och lösenord som ni nu ska ange i TransPA.  Därefter väljer du vem eller vilka som ska få larm vid ogiltiga förarbevis. Välj en eller flera administratörer i rullisten (se bild nedan). Larmsätt - ange hur larmet skall skickas. Skickas endast efter kontroll då ogiltig behörighet påträffats. SMS - ett SMS skickas till de valda personerna. E-post - ett mail skickas till de valda personerna. Internt meddelande - ett TransPA-meddelande skapas och visas på startsidan för varje vald person. Här är exempel på hur detta besked kan se ut: Ämne: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter. STAN, Stig Andersson, Håby Åkeri AB ogiltig licens av typ: CE   Felrapport - en felrapport skapas i säkerhetsfunktionen. Genom denna felrapport kan du enkelt följa upp processen kring detta ärende.   Skicka e-post till den här användaren efter avslutad kontroll - ett mail skickas till den valda personen när kontrollen har genomförts - oavsett om någon behörighet påträffats som ogiltig eller ej. Besked om någon saknar behörighet syns på samma sätt som med larm ovan. Dessutom står här också om någons YKB eller ADR går ut inom 3 månader.   OBS: se över berörda systemanvändares kontaktuppgifter: Kontrollera att mobilnummer och mailadresser finns angivet och är riktiga för de personer som larm ska skickas till. De finns i registret över systemanvändare.   Ä r fältet mobiltelefon blankt behöver den enskilde systemanvändare registrera in detta själv på   www.home.visma.com i   denna   artikel finns en guide hur man gör.   Nu är allt klart. Nästkommande natt kommer ett mail skickas om hur många personer som har kontrollerats, och eventuella YKB eller ADR som går inom 3 månader, om allt har fungerat som det ska.    ... View more

I samband med att det är European Cyber Security Month i oktober, hur många har passat på att aktivera tvåfaktorautenticering (eller tvåstegsautenticering som man också kan säga), räck upp en hand?   Om du inte har gjort det ännu: Detta görs t ex via home.visma.com med samma inloggning som du har till TransPA som systemanvändare, eller klickar på kugghjulet i TransPA och väljer Kontoinställningar. Här finns alternativ för biometriska eller fysiska enheter enligt FIDO2 såväl som Google Authenticator-appen på din telefon. Välj sätt och följ instruktionerna.  ... View more

I samband med att en anställd loggar in för att tidrapportera, eller när du sätter ett lösenord för en anställd i personalregistret, kan följande ruta dyka upp:       Här vill jag förtydliga att lösenordet inte har läckt från mytranspa.com, utan är Google Chrome som har flaggat upp lösenordet för att vara för lätt. Det är kanske för kort, för lätt att gissa tex QWERTY, samma som användarnamnet, etc, och rekommenderas inte av Google själva. Att man ska ha säkra lösenord är något som vi själva förespråkar också, men finns ingen sådan kontroll i denna inloggning. För dig som systemanvändare, och sedan när även anställda ska logga in med Visma Connect, kommer säkerhetskraven vara helt annorlunda, bl a 8 tecken minimum och svartlistade "för lätta lösenord". Än så länge kan du istället sätta lösenord du vill till era anställda, och be dem sedan ändra till något som bara de vet, så fort de kan. Vi hade önskat att Google kunde ha uttryckt sig på ett annat vis, men då vet du i alla fall att något dataintrång inte har skett. ... View more

  Skriv till support.transpa@visma.com om du vill börja använda verktyget.     En övertidsnyckel används för att beskriva när övertid uppstår och hur den skall prissättas. I TransPA finns idag en mängd fördefinierade sätt att beräkna övertid på, men ibland finns behov av att frångå dessa. Om ditt företag tillämpar en lokal överenskommelse avseende övertidsberäkning, eller att de fasta sätt att beräkna övertid på, inte kan appliceras på er verksamhet, finns det möjlighet att använda en övertidsnyckel.  Denna nyckel skapar du själv och i nyckeln anger du villkoren för hur övertid skall beräknas.  Tänk också på att om ni vill teckna en lokal överenskommelse som avser övertidsberäkningen så kan det vara bra att kolla så det finns stöd för den i TransPA. Då sparar ni mycket manuellt arbete.   Detta avsnitt beskriver hur du lägger upp en nyckel och vad de olika inställningarna påverkar. I artikeln   Börja att använda övertidsnyckel   kan du läsa mer om varför du kan behöva en nyckel och vilket effekt de får i löneberäkningen.      Grunderna för övertidsberäkning Grunden för all övertidsberäkning är att fånga upp när arbetstagaren har arbetat mer än det som betraktas som den ordinarie arbetstiden. Som arbetstid räknas den faktiska närvarotiden (som kommer från tidrapporterna), men även frånvarotiden (t ex sjuk och semester) kan ingå i arbetstiden. När den arbetade tiden överstiger den ordinarie arbetstid uppstår övertid.   Skapa en övertidsnyckel Gå till   Register   och klicka på knappen   Övertidsnycklar. Klicka sedan på   Lägg till övertidsnyckel. Vi skall nu gå igenom de olika alternativen som finns. Namn: Ange ett namn på nyckeln som gör det enkelt för alla i företaget att förstå syftet med denna nyckel. Namnet kommer att visas på personkortet i listan över valbara nycklar. Aktiv: Kryssa ur denna om du inte vill att man skall kunna välja denna nyckel på personkortet. Är användbart när nyckeln inte längre är aktuell eller om du behöver den i framtiden. Avstämningsperiod: Denna inställning anger för vilken period du vill göra avstämning. Det finns tre alternativ: per dag   - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för varje dag som ingår i löneperioden. per vecka   - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i varje vecka som avslutas i löneperioden. per månad   - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i månaden. Avstämningsperiod skall inte förväxlas med den period du betalar ut lön för. Du kan alltså betala ut lön per månad men göra en övertidsavstämning per vecka. Jämför arbetad tid med: Denna inställning anger vad som är den ordinarie arbetstiden under avstämningsperioden. schemalagd tid   - innebär att den schemalagda tiden är ordinarie arbetstid. För avstämningsperiod   per dag   innebär det att den arbetade tiden jämförs med den schemalagda tiden den aktuella dagen. När arbetad tid överstiger schemalagd tid eller när det saknas ett schema uppstår övertid. För avstämningsperiod   per vecka   eller   per månad   uppstår övertid när den sammanlagda arbetstiden överstiger den sammanlagda schemalagda tiden för avstämningsperioden. fast tid   - innebär att den ordinarie arbetstiden alltid är fast under den valda avstämningsperioden. Övertid uppstår när den arbetstiden överstiger den fasta tiden för avstämningsperioden. Ange alltid tiden som ett heltidsmått så kommer beräkningen att fungera för både hel- och deltidsanställda. När du väljer detta alternativ visas ytterligare ett val: Genom detta val kan du välja om den ordinarie arbetstiden skall påverkas när det inträffar helgdagar under avstämningsperioden. Om du anger  alla helgfria vardagar  kommer ordinarie arbetstid att reduceras. Reduktionen sker med 1/5 av veckoarbetstid eller 1/21,74 månadsarbetstid för varje helgdag som inträffar mån-fre. Om du anger  alla dagar  påverkas inte ordinarie arbetstid av helgdagar.   Inkludera rast i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att rast skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Inkludera frånvaro i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att frånvaro skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Pris: Anger a-priset för varje övertidstimma som uppstår. Priset kan anges som ett   fast belopp   vilket innebär att alla personer som går på denna övertidsnyckel får detta belopp. Priset kan också anges som   procent av timlönen   vilket innebär att a-priset kommer att anpassas efter varje persons specifika timlön. Timlönen hämtas från lönegruppen. Exempel: Om du önskar att övertid skall utgå med grundtimlön + 50% skall du välja   procent av timlönen   och ange 150 i fältet. Löneart: Välj den löneart som skall användas vid övertidsberäkning enligt denna nyckel. Du kan därmed särredovisa olika typer av övertid beroende på hur den har beräknats. Vi rekommenderar att använda den fasta lönearten för övertid. Då kan du i löneberäkningen använda de automatiska funktionerna för att flytta övertid till komp- eller flextidsbanken samt att uppdatera saldot för övertid. De möjligheterna finns inte om du använder en annan löneart.   Använd en övertidsnyckel När nyckel är skapad skall den kopplas till de personer den avser. Det kan du läsa mer om i artikeln   Övertidsberäkning med övertidsnyckel. För att testa vilken effekt en nyckel kan det vara en fördel att skapa en testperson. Lägga upp en ny person i personregistret och koppla övertidsnyckeln till denna person. Registrera sedan in schema, tid och frånvaro och kontrollera resultatet i löneberäkningen. Kom ihåg att om du gör en förändring i en övertidsnyckel så påverkar den alla som använder denna nyckel.   ... View more

Lönetillägg är en extra kontant ersättning som den anställde erhåller vid varje arbetad timme eller per löneperiod (typiskt per månad). Ersättningen kan vara ett fast belopp eller en procentdel av aktuell timlön. Lönetillägg skapas under Register - Lönetillägg - Lägg till lönetillägg. Vid registrering anges också vilken   löneart   som lönetillägget skall kopplas till   När du har registrerat Lönetillägget behöver du koppla de anställda till Lönetillägget. Vi rekommenderar att du skapar Lönetillägg i registret först, istället för att lägga personliga lönetillägg direkt på personen, även om det är tekniskt möjligt. Det gör det t ex mer överskådligt, t ex om beloppet ska höjas vid ett tillfälle, och en höjning som dessutom ska gälla flera anställa på en gång. Öppna upp en anställd, gå till fliken Lönetillägg, Lägg till lönetillägg och markera rätt lönetillägg. Här kan du även välja om lönetillägget gäller skall tidsbegränsas eller ej. Att tänka på om man sätter en tidsbegränsning är att lönetillägget kommer gå efter utbetalningsmånad, T ex om lönetillägget skall gälla September - Februari, då skall du ange datumperioden Oktober-Mars ( Utbetalning Oktober avser septembers dagar )   ... View more

Arbetet med den nya, mobilanpassade tidrapporteringen är i full gång, och den första versionen är snart klar att testas. Vi behöver därför pilotkunder som vill låta några av sina anställda tidrapportera via denna, och ge oss feedback på hur den uppfattas i fråga om användarvänlighet. För att kunna vara med i första testomgången krävs följande: Att man har e-postadress till alla anställda, för de kommer behöva logga in på samma sätt som systemanvändare, dvs med e-postadress och lösenord, via Visma Connect. Att man normalt tidrapporterar med följande parametrar: start- och sluttid, max 4 raster, noteringar, vid val av fordon enbart ett för hela arbetsdagen.  Skulle man behöva göra något utöver detta kan man alltid använda det nuvarande gränssnittet.  Är ni intresserade, hör av er till oss på support, support.transpa@visma.com eller ring 0524-48 00 00, så kan vi berätta mer.  ... View more

Vi följer naturligtvis utvecklingen kring COVID-19 och allt som har med den att göra, som påverkar dig som arbetsgivare, och sammanställer här officiellt material som du kan ha nytta av. Vi kommer att fylla på med mer information här, men håll er gärna uppdaterade vad som skrivs på sidorna vi länkar till också. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------   2020-04-16 Hur korttidsarbete och permittering ska handläggas, är beroende på typ av verksamhet och vilken typ av överenskommelse företaget gör med fackförbundet, men ta gärna del av vårt systerföretag Visma SPCS och deras webbinar som beskriver tillvägagångssättet på ett bra sätt. Webbinarium Lönefrågor om statens krispaket (Du behöver vara inloggad i Community för att ta del av informationen)   ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------   2020-04-15 Nya stödnivåer för korttidsarbete 14 april meddelade regeringen att arbetsgivare ska ha möjlighet att under maj, juni och juli ansöka om stöd för korttidsarbete för upp till 80 procent av arbetstiden. Detta gäller även för dig som redan har ansökt om stöd, men du behöver inte göra en ny ansökan nu. https://tillvaxtverket.se/om-tillvaxtverket/nyhetsrummet.html#/pressreleases/foerslag-till-aendringar-gaellande-korttidsarbete-2991023 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------   2020-04-01 Från 16 mars 2020 har du som arbetsgivare möjlighet att låta dina anställda gå ner i arbetstid, med upp till 60%, men med endast en marginell sänkning av lönen, om max 7,5%. Detta möjliggörs av ett statligt stöd för korttidsarbete (tidigare kallat korttidspermittering) för att minska kostnaderna för arbetsgivaren. Detta går att ansöka om tidigast från 7 april 2020. Läs mer om detta via länkarna nedan:   Länkar Tillväxtverkets Frågor och svar om korttidsarbete Transportföretagens samlingssida om COVID-19, och t ex korttidsarbete Försäkringskassans information om smittbärarpenning, karensavdrag, sjukintyg, etc     ... View more

Samtliga systemanvändare i TransPA använder numera Visma Connect som inloggning, dvs att din mailadress är ditt användarnamn, och ett lösenord du har fått välja själv. Det gör också att du inte längre behöver logga in via Mytranspa.com och välja Administrera, utan den nedre knappen med Visma Connect är det som gäller. Eller ännu hellre, skriv connect.mytranspa.com i adressfältet. Om du vill göra ett bokmärke i webbläsaren eller genväg på ditt skrivbord, går det alldeles utmärkt, men tänk på att redigera adressen efter som sparat den, för det kan stå lite vad som helst i den, beroende på var du står när du gör det. Så länge det står connect.mytranspa.com i den så kommer det fungera, och du har sparat en massa klick. ... View more

Från Sveriges Bussföretag har vi fått uppgifterna om nya traktamentesbelopp enligt Bussbranschavtalet, vilket bl a innebär att resetillägget för linjetrafik över 9 timmars frånvarotid höjs till 37 kr och att traktamentet för beställningsresa med övernattning höjs till 787 kr per dygn totalt (står 262 kr per halvdygn och 263 kr i logi i TransPA, 262+262+263=787).    Vi har redan uppdaterar TransPA för det sistnämnda, för alla som sedan innan följt Bussbranschavtalet, alltså hade inställt 783 kr per dygn. Ingen ändring har alltså gjorts för er som valt ett helt annat belopp. Men kontrollera gärna i systemet, under Register - Lönegrupper - Bussbranschavtalet, för avtalsperiod 2019-10-01, vad som gäller för just er.   För er som använder ovan nämnda resetillägg för linjetrafik och motsvarande för beställningstrafik,  måste ni uppdatera beloppen själva, och de hittar ni under Register - Arbetsuppgifter. Nya belopp att ändra till är följande: Linjetrafik p 1 över 9 timmar: 37 kr Beställningstrafik p 1 över 9 timmar: 254 kr Beställningstrafik p 2 över 12 timmar: 409 kr Har ni frågor om beloppen kontakta BA eller läs mer på Transportgruppen.se ... View more

Det har kommit nya belopp för traktamenten i Transportavtalet enligt BA, vilket bl a innebär att halvdygnstraktamentet inom Sverige höjs till 188 kr och motsvarande logitraktamente sänks till 255 kr.  Vill du veta mer om förändringarna, kontakta BA eller läs mer på transportgruppen.se.   Vi har redan uppdaterat alla standardlönegrupper, allså "2 år i yrket" etc, för traktementen i Sverige och Norden, om det inte tydligt framgår att ni valt att sätta ett annat värde, tex 0. Nytt för i år är att vi har uppdaterat alla andra lönegrupper oberoende av namn, om de följt Transportavtalets belopp sedan innan,  dvs att de för Sverige haft 182 kr respektive 265 kr, samt motsvarande belopp för nordiska traktamenten.   Kontrollera gärna era lönegrupper ni också, så att ni har de värden som ni önskar. Det görs via Register - Lönegrupper - Transportavtalet/Utlandsavtalet, läs mer om detta här.   ... View more

Det har väl inte undgått någon att det numera bara är ID06 LoA 2 (även kallat 2.0) som gäller. Det vill säga alla gamla ID06-kort, som inte uppfyller de högre säkerhetskraven som ställs nu, kommer inte fungera vid kortkontroll mot ID06-registret, och ej heller i Visma Construction. Har ni inte bytt era kort ännu är det hög tid, och närmare en halv miljon människor har redan det nya kortet.   Allt du behöver veta om den nya kortstandarden kan du läsa här.   Vår regbox, om den ser ungefär som på bilden nedan, har stöd för ID06 2.0, så om ni har bytt ut era kort redan behöver ni inte oroa er för något!   Har du istället vår gamla regbox, behöver du byta ut den, återkom till oss på Customer Success-teamet, så hjälper vi till. ... View more

Skatteverket har nu släppt sin lista över skattefria traktamenten för 2020. Visma TransPA har nu uppdaterats för dessa belopp, för Sverige och de vanligaste länderna, vilket till exempel har gjort att skattefritt traktamente i Sverige numera är 240 kr för en hel dag, exklusive logi.   Skulle ni ha resor till något annat än de 39 länder som finns i TransPA som standard, kan ni hitta det nya normalbeloppet på Skatteverkets hemsida. Detta ska sedan fyllas i under Verktyg - Inställningar - Länder.   ... View more

Sedan 2019-10-01 gäller nya månadslöner (och timlönerna därefter) för Bussbranschavtalet. Om du använder TransPAs standardlönegrupper (de som heter 2 år i yrket, 4 år i yrket osv) är det mycket troligt att du redan har 2019-10-01 i systemet. Om ni har skapat egna lönegrupper som heter något annat får ni själva sköta att lägga in ny avtalsperiod, men detta är lätt att göra.    Det görs numera via Mytranspa.com, om du använder Visma Connect som inloggning, nämligen under Register - Lönegrupper - Bussbranschavtalet. Klicka på lönegruppens namn (se bild) Klicka på plustecknet under 2018-10-01 för att skapa en ny avtalsperiod.   I fönstret som kommer upp behöver bara notera den nya avtalsperiodens start, alltså 2019-10-01, och för enkelhetens skull kan du importera alla värden från 2018-10-01 genom att välja "Hämta värden från" Sedan ändrar du till den nya lönen, i rutan som är gulmarkerad ovan, enligt vad du kan läsa dig till i Bussbranschavtalet och sparar längst ner i fönstret.   Återkom till oss på Support om du behöver hjälp.  ... View more

Visste du att oktober är European Cyber Security Month (ECSM)? ECSM är ett initiativ från Europeiska Unionen med syftet att öka medvetenheten kring digital säkerhet. Till exempel att mana till kritiskt tänkande vad gäller hemsidor, prylar, företag, som på elektronisk väg kan spara, dela, använda, information om dig, som du egentligen inte vill dela. Lösenord, kreditkortsnummer, privat information kan vara sådana saker man ska vara extra försiktig med. På https://cybersecuritymonth.eu/ kan man läsa mer om kampanjen och saker man kan behöva tänka på när det gäller säkerhet på Internet, mobiltelefoner och andra uppkopplade enheter. För TransPAs del är cybersäkerhet en viktig fråga, inte bara i oktober utan alltid, och det är bland annat därför som det är så mycket tal om Visma Connect nu för tiden. Men varför inte ta tillfället i akt att se över säkerheten för just ert TransPA nu i oktober. Frågor man kan behöva ställa sig: Vilka systemanvändare har vi? Jobbar de kvar? Vilka rättigheter har de i programmet? Har alla systemanvändare bara så mycket behörighet att han/hon kan utföra sitt jobb, varken mer eller mindre? Finns information i TransPA som egentligen inte behöver finnas där, för att den kan hittas på andra ställen, som färre personer har tillgång till? Kontonummer och liknande är sådan information som man säkert har sparad någon annanstans också. Dubbel information innebär också osäkerhet kring vilken av systemen som visar rätt information, och gör att uppdateringar av informationen tar dubbelt så lång tid att göra. Är du den enda som kan lösenordet eller använder du samma lösenord som till tjänster, som i sin tur känns till av andra? Om du väljer långa, till synes slumpmässiga lösenord försvårar du för utomstående att knäcka det, men om du väljer att spara lösenordet i din webbläsare, hur är säkerheten att komma åt eller komma in i din dator? Om du behöver hjälp att rensa information och uppgifter i TransPA för en stor mängd anställda samtidigt, hör av dig till oss på Support, så kan vi hjälpa till. ... View more

I samband med en uppdatering av Google Chrome verkar Google har ändrat funktionaliteten i utskriftshanteringen, vilket gör att du kan uppleva problem att skriva ut löneunderlag från TransPA. Det gäller även rapporter med samma utförande, alltså Arbetad tid/månad, Arbetad tid/fordon, Innestående saldo, och några till. Problemet yttrar sig att TransPA inte reagerar på när du klickar på knappen för utskrift (röda fyrkanten i bilden nedan). Om du istället väljer Export to the selected format  -> Acrobat (PDF) file och klickar Export  (gröna rutor i bilden) öppnas filen i din vanliga PDF-läsare, Acrobat Reader, Google Chrome eller något annat program. Därefter är det inga problem att skriva ut därifrån.       ... View more

Om ni inte ännu har börjat använda Visma Connect för TransPA och du idag loggar in som administratör för flera företag med olika kund-id, betyder det att du, om du vill, kan förenkla möjligheten att växla mellan dessa bolag, tack vare Visma Connect. Det enda som krävs är att du använder samma e-postadress som ditt användarnamn för dina systemanvändare i respektive företag. När du har loggat in med Connect, ser du lätt vilket företag och kund-id du arbetar med för stunden, högst upp till höger bredvid ditt namn. När du befinner dig på startsidan kan du dessutom växla företag och kund-id på samma gång.    Låter detta intressant? Kontakta oss på support så hjälper vi till med ihopkopplingen, alternativt att du låter en kollega bjuda in dig till Connect på det ena kund-id, på den e-postadress du använder som användarnamn för det andra kund-id.    Vill du separera användare för de olika företagen/kund-id, behöver du bara ange olika e-postadresser, så finns det sedan ingen koppling mellan de två kontona.    För Löneberäkningen gäller fortfarande att du blir tvungen att ändra i den textfil som styr kund-id, i väntan på att vår webbaserade löneberäkning blir klar. ... View more

Att använda e-postadress som användarnamn är det absolut vanligaste sättet att skapa personliga konton på Internet idag. Jag gissar att 90% av alla webbshoppar, forum  och liknande inloggningar använder e-postadressen som unik identifierare, och med Visma Connect kommer TransPA göra detsamma.   Förutom de fördelar vi tidigare berättat om, alltså säkerhet, möjlighet att återställa lösenord och få tillgång till senaste uppdateringarna av TransPA, finns det andra följder:    Din inloggning är personlig, så välj därför en e-postadress som är bara din, t ex inte info-adress eller liknande. Eftersom varje användare är unik kan ingen annan använda samma e-postadress, även om ni är fler som kan läsa den e-postadressen. Om ni inte har personliga adressen, utan istället en per stationsort som exempel, såsom munkedal@mailadress.se eller liknande, byt aldrig lösenord utan att informera andra som jobbar i TransPA med samma inloggning. Det skulle bara göra att nästa person kommer byta lösenord osv. Har du andra Visma-produkter med connectinloggning, t ex Community, och du vill samla din TransPA-inloggning dit? Ange bara samma e-postadress och du behöver bara logga in en gång för alla. Via Home.Visma.com ser du vilka produkter du har tillgång till. Återkom till oss på support om du har problem med att skapa eller ändra din inloggning till TransPA. ... View more

Har ni det lite lugnt nu när det är sommar? Har ni ännu inte övergått till att använda Visma Connect som inloggning till TransPA? Varför inte fylla dagen med att uppdatera era systemanvändare i TransPA, så att alla har aktuella namn och en e-postadress. Det görs i så fall i Löneberäkningen, under Arkiv -  Systeminställningar. På så vis är ni väl förberedda när Visma Connect blir obligatorisk för samtliga systemanvändare, för en fungerande e-postadress är ett grundkrav för att det ska fungera, för det blir i likhet med så många andra ställen på Internet ens användarnamn. Med till exempel fördelen att du kan återställa lösenordet på e-post, ifall du skulle glömma det, och möjligheten att kunna spara lösenordet i webbläsaren, för enklast möjliga inloggning.   Vill du veta mer om Visma Connect kan du läsa våra frågor och svar här.   Ha en skön sommar på jobbet! ... View more