I dagarna släpps en ny funktion i TransPA: möjligheten att beräkna hur mycket arbetstidsförkortning som en anställd tjänar in per månad. Detta görs med hjälp av tidnycklar, för att du ska kunna ställa in när och hur mycket tid den anställda tjänar in vid olika klockslag på dagen. Det gör t ex att ni kan "bygga" en lokal överenskommelse ni har för arbetstidsförkortning, så att den beräknas automatiskt, istället för att behöva läggas in manuellt.   Om man vill kan man även ställa in så all arbetad tid en månad ger rätt till arbetstidsförkortning, vilket kan vara lämpligt i samband med Bussbranschavtalet.   Dessutom finns möjligheten att stänga av intjänandet av arbetstidsförkortning helt, något som görs per anställd, om man har behov för detta. ... View more

Att byta från löneberäkningsklienten till den nya webbaserade löneberäkningen betyder en förändring på ett annat plan, som man kan åtgärda så fort som man har övergått till att använda den sistnämnda.   Löneberäkningsklienten har i vissa fall inneburit särskilda säkerhetsinställningar, t ex i ens brandväggar och antivirus, för att möjliggöra den speciella trafik som sker mellan klient och server. Dessa "undantag" kan i och med att man börjar använda den nya löneberäkningen tas bort, vilket bör resultera i ett säkrare IT-skydd över lag. Läs gärna i vår Systemdokumentation om vad som krävs för webben respektive klienten.   När klienten inte används av någon och den kan stängas ner helt kommer självklart en ny och enklare systemdokumentation att skrivas. ... View more

För alla som använder Bussbranschavtalet i TransPA, som använder sig av standardnamnen på lönegrupperna, dvs "2 år ...", "4 år ..." etc, och följt avtalsenlig lön hittils, finns nu en ny avtalsperiod i programmet. Det är alltså 2021-05-01 och påverkar månadslönen denna månaden och timlön och OB-tillägg nästa månad.    Kontrollera för säkerhets skull att ni fått de nya beloppen i lönegrupperna innan ni sparar lönen för maj.    OBS. Vi vill göra er uppmärksamma på att andra belopp utanför lönegrupperna, t ex göteborgstillägg och stockholmstillägg, ej uppdateras härifrån och därför måste uppdateras av er manuellt. ... View more

Det kommer små förbättringar i Löneberäkningen hela tiden, och nu senast kom möjligheten att utföra de vanligaste uppgifterna i menyraden, utan att behöva scrolla ända upp till toppen.    Ibland vill man titta en månad framåt eller en månad bakåt, men ändå fortsätta med samma person, så för att slippa scrolla upp till månadsväljaren högst upp, finns samma pilknappar även i rutan för lönen för den anställde du jobbar med. Och om du har godkänt och/eller exporterat lön för en anställd, som du vill ändra status på, tillbaka till antingen godkänd eller öppen, finns samma knappar även här i rutan för lönen du just nu arbetar med. Du får alltid en fråga om du verkligen vill ändra status på den aktuella lönen, som du måste bekräfta för att något ska ske.   Om du behöver ändra status på flera löner samtidigt gör du fortfarande bäst i att bocka för i rutan längst till vänster om varje namn, och använda knapparna för statusförändring högst upp, under filterrutan. ... View more

I början av året tecknades ett nytt Bussbranschavtal mellan Kommunal och Sveriges bussföretag, som bland annat innebär löneökningar med start från 1 maj 2021. För er som använt standardlönegrupperna i TransPA, alltså de vars namn börjar med följande text Begynnelselön 2 år 4 år 6 år 8 år och följt lönenivåerna tidigare, nu senast sedan avtalsperioden 2019-10-01, kommer få dem uppdaterade under början av maj. Lönegrupperna kan alltså heta lite olika, bara de börjar enligt ovan och har rätt belopp sedan tidigare för att vi ska uppdatera dem. Vi ska inte påverka de lönegrupper som ni lagt upp vid sidan om, utan bara de avtalsenliga. Vill ni förändra era "hemgjorda" lönegrupper gör ni det via Register > Lönegrupper > Bussbranschavtalet.   Självklart kommer vi även uppdatera till de nya OB-beloppen, men det kommer naturligtvis inte ge någon effekt förrän lönerna i juni. ... View more

Nytt belopp för traktemente gällande beställningstrafik (p 3) är nu uppdaterat i alla databaser som kör TransPA enligt Bussbranschavtalet, under förutsättning att man har följt avtalsenliga belopp sedan tidigare. Gå gärna in under Register > Lönegrupper > Bussbranschavtalet och titta i era lönegrupper och säkerställ att ni har de dag- och logitraktamentena ni önskar.   Resetilläggen, som även de har förändrats 2021-01-01, ändrar ni själva genom att gå in i Register > Arbetsuppgifter. ... View more

Den 11 februari 2021 bestämdes det att nya traktamentesbelopp gäller för Bussbranschavtalet från och med 2021-01-01. Det innebär förändrade resetillägg för linjetrafik och beställningstrafik samt för abonnemangskörning med övernattning inom Sverige.   För att inte störa pågående lönearbete för de kunder som använder TransPA med Bussbranschavtalet, har vi valt att inte uppdatera belopp för abonnemangskörning i lönegrupperna precis just nu. Vi kommer istället göra det efter 25 februari, när alla löner förväntas vara klara. För er som vill göra det själva, går det alldeles utmärkt att göra det nu, via Register > Lönegrupper > Bussbranschavtalet, för alla lönegrupper som ni använder.   I den mån man använder sig av resetilläggen är de fömodligen uppskapade som arbetsuppgifter i systemet. Dessa brukar vi inte uppdatera, så detta kan ni ändra när det passar er bäst, under Register > Arbetsuppgifter.   Beloppen hittar ni lättast hos Transportföretagen/Sveriges Bussföretag ... View more

Den 19 januari tecknades ett nytt Utlandsavtal avseende perioden 2020-11-01 och framåt. Retroaktiv lön ska betalas vid ordinarie lönetillfälle i februari. Vi har idag uppdaterat alla kunders databaser med nya belopp, så all lön gällande Utlandsavtalet blir korrekt hädanefter. Har ni redan hunnit sparat lönen räcker det att öppna lönen och spara den igen för att få de nya beloppen för den anställde. Dock måste den retroaktiva delen för månaderna  sedan november 2020 att räknas ut och läggas till fortfarande.   Vissa kunder använder idag fältet för milersättning enligt Utlandsavtalet för att ange milersättning i Sverige för resa med egen bil, dvs 18.50 kr. Det kan eventuellt behöva skrivas igen efter uppdatering, och det görs enklast under Register > Lönegrupper > Transport/Utlandsavtalet > Utlandsavtalet, för de lönegrupper som används. ... View more

Sedan 1 januari 2021 gäller nya utlandstraktamenten enligt Skatteverket. Dessa är nu uppdaterade i alla databaser, så att den skattefria delen av traktamentet på februaris lön (avseende resor i januari) kommer ha ett nytt belopp. Om ni redan hunnit spara någon lön där utlandstraktamente finns, finns det alltid möjlighet att öppna lönen och spara den igen, för att få rätt beräkning av de skattefria traktamentena.   För Sverige har ingen förändring skett vad gäller traktamente enligt Skatteverket, och varken Transportavtalet eller Bussbranschavtalet innehåller några förändringar av traktamenten heller. ... View more

För alla som använder TransPA:s standardlönegrupper för Maskinföraravtalet är dessa nu uppdaterade med de nya lönerna för 2021-01-01 och 2022-06-01. Så till februaris löner kommer de anställda ha de korrekta beloppen, men glöm inte att lägga till den retroaktiva delen, om du inte ordnade detta i januari redan.   Vi har inte ändrat i arbetsuppgifterna avseende bergrumstillägg och beredskapsersättning, som också har höjts enligt avtal, men det ändrar ni lätt genom att gå till Register > Arbetsuppgifter.  ... View more

Från och med idag 2021-01-15 kommer TransPAs kompetensregister uppdateras vad gäller kompetenser som handlar om ADR. Detta för att ge stöd för vår utökade kontroll av ADR:s klasser mot BKY. Detta gäller för alla kunder, oberoende av om man använder sig av BKY eller inte, för att förenkla en framtida aktivering av tjänsten och integration.    Det som sker är att kompetensen ADR kommer byta namn till ADRGrund, vilket motsvarar ADR-intyg för grundutbildningen för styckegods. I den mån vi kan hitta likartat benämnda kompetenstyper, där det framgår med 100% säkerhet att de avser samma, kommer även dessa byta namn till ADRGrund.   Övriga klasser vi kommer att kontrollera mot BKY är följande: ADR klass 1, för explosiva varor, benämns i TransPA som ADRKlass1 ADR klass 7, för radioaktiva varor, benämns ADRKlass7 ADR tankkurs, för bl a transport av tankcontainer över 3000 liter, benämns ADRTank I likhet med ADRGrund kommer vi försöka hitta ovanstående kompetenser i samtliga databaser, och om möjligt byta namn enligt ovan, för att kunna fortsätta kontrollen mot BKY även här.   Eventuella kompetenser vi inte lyckats korrigera automatiskt kan ni själva ordna, om ni följer de benämningar som anges här, för en kontinuerlig kontroll av ADR hos BKY.   Alla andra namn, inklusive de som innehåller ordet ADR kommer inte påverka eller påverkas av tjänsten behörighetskontroll mot BKY. Det gäller t ex ADR 1.3, som kan vara intressant att kunna hålla koll på inuti TransPA. Här kan du läsa mer om vilka behörighetstyper som kan kontrolleras mot BKY, och hur de skall defineras i TransPA ... View more

Innan du aktiverar tjänsten mot BKY bör du gå igenom era kompetenstyper och se över hur de är skapade. Det är dessa som anger vilken sorts behörighet chauffören har.  Gå till  Kompetens  och välj  Kompetenstyper . Nu visas ett register över alla de kompetenstyper ni har registrerade. Registret innehåller normalt både typer som avser förarbehörigheter och övriga som avser andra typer av kompetenser/utbildningar som ni vill dokumentera. De som är aktuella för att registrera förarbevis och de vi kan utföra behörighetskontroll på är dessa: För dig som bedriver godsverksamhet: ADRGrund ADRKlass1 ADRKlass7 ADRTank B B96 BE C C1 C1E CE YKBGods För dig som bedriver bussverksamhet: D D1 D1E DE YKBBuss För dig som bedriver taxiverksamhet: TaxiLeg   För att kontrollen skall utföras korrekt skall namnet på kompetenstypen vara precis som det står ovan. Namnet är också skiftlägeskänsligt vilket gör att stora och små bokstäver måste anges precis som ovan. Börja därför med att kolla igenom att ditt register med kompetenstyper stämmer med dessa. Om du har en kompetenstyp som heter 'CE' behöver du inte göra något, kontrollen kommer att utföras för de personer som du lagt in denna kompetens på. Om namnet på kompetenstypen är en variant på detta, t ex 'Körkort CE' så behöver du endast ändra namnet på denna till 'CE'. Du behöver alltså inte gå in och ändra på personkortet för varje person.   Observera att behörigheter som ska kontrolleras av BKY måste ha typen "Körkort" förutom YKBGods och YKBBuss, som måste ha typen "Annan", se bilden nedan.    Det är vanligt att en chaufför har flera behörigheter på ett körkort, t ex 'BE CE'. Denna kombination kan du skapa upp som en egen kompetenstyp med namnet 'BE CE'. Här krävs mellanslag. TransPA kommer då att kontrollera både BE och CE. Tänk på att om du har byggt upp era behörigheter sammansatta, typiskt som CE DE och en av dessa behörigheter ej längre är giltig finns en begränsning. Exempel, är CE ej längre giltig har vi ej möjlighet att fortsätta ställa frågor på DE behörigheten. Detta beror på att CE DE finns skapad som en kompetens med en och samma giltighetstid. Körkortsklasser, värt att tänka på Körkort ska registreras på den högsta behörigheten inom varje kategori (B, C respektive D) som står på framsidan på körkortet .  I bilden visas underordnade behörigheter med pilar. Har en person behörighet som exempelvis CE så har han också de underordnade behörigheterna C1, C, C1E. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som CE i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i transPA. Har en person behörighet som ex. vis D och eller D1E så har han också den underordnade behörigheten D1. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som D och eller D1E i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i TransPA. Exempel: Skulle person A ha behörighet BE men finns endast registrerad i TransPA med behörighet B så sker följande, frågan till Transportstyrelsen är om personen har behörighet B? Svaret blir att detta ej är korrekt, då rätt svar är BE. Detta resulterar i svaret:  Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen,  men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här ovan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     Kontrollerna kan endast utföras på det trafikslag som du har fått medgivande för. Om du bedriver godsverksamhet kan du alltså fråga efter YKBGods men inte efter YKBBuss.   ... View more

Nytt avtal har tecknats mellan Maskinentreprenörerna och Seko giltigt från 2021-01-01, vilket kan vara intressant för de som använder Maskinföraravtalet (MFA) i TransPA. Det innebär bl a en högre månadslön för de yrkeskategorier vi har samt ett höjt bergrumstillägg och en ökad beredskapsersättning.   För att inte störa ordinarie lönearbete har vi valt att inte "skjuta ut" dessa löner - risken är annars att det kan vara svårt att se vilka som fått den nya lönen och vilka som har den gamla. Det bästa är istället att ni gör det själva, ni har kanske redan fått de nya beloppen från ME, när det passar er bäst. Vi kan säkerligen hjälpa till vid ett senare tillfälle så man automatiskt får rätt lön i februari, samt den nya månadslönen för 2022-06-01.   Bergrumstillägg och beredskapsersättning i den mån man använder sig av det, behöver ändras manuellt, under Register > Arbetsuppgifter.   Här kan du läsa mer om inställningarna för MFA i TransPA, bl a hur du ändrar månadslönen i en lönegrupp: Maskinföraravtalet  ... View more

Under eftermiddagen den 21 december kan de kunder som har integration mellan Klartext och TransPA ha upplevt störningar, närmare bestämt att de nya pass som lades i Klartext, uppdateringar av pass och radering av pass  som utfördes har blivit fördröjda till TransPA. Det kan ha gjort att vissa skillnader mellan hur pass ligger i Klartext och i TransPA kan finnas.   Transiro ser om något behöver skickas om som har fastnat, och de skillnader som kvarstår kan eventuellt lösas enkelt: pass som ligger fel i TransPA kan dras ner i "källaren" i Klartext och sedan tillbaka till rätt person så att de ligger rätt även i TransPA. Pass som har raderats i Klartext men ligger kvar i TransPA kan ni meddela oss, tex anställds signatur och datum och eventuellt en benämning på tjänsten, så tar vi bort passet bakvägen, maila till support.transpa@visma.com   Hittar ni några andra konstigheter, återkom till oss på TransPA så ska vi lösa det.   Vi ber om ursäkt för det inträffade. ... View more

Det är för närvarande problem att visa och spara löner och exportera i löneberäkningen, den klientbaserade,  felsökning pågår. ... View more

Ett naturligt och enkelt sätt att färdigställa lönefilerna är att efter sparad lön klicka sig vidare från löneberäkningen till exportsidan där du laddar ner de lönefiler du behöver före inläsning i ditt löneprogram.   Om du väljer att spara och exportera lönen som en separat process men avvaktar med nedladdning av filer så går du istället in till export via huvudmenyn.     Oavsett vilken väg du väljer att gå så kommer du till exportsidan och dess översikt.   Den vänstra kolumnen "exportera lön" är inte tänkt att användas längre och kommer att tas bort, så bortse helt från denna.    Arbetssätt vid nedladdning och export av lönefil 1. Titta i kolumnen "status" längst till höger där du känner igen det filnamn som du valde i löneberäkningen vid sparandet. 2. Notera vilken status din fil har. Står det "queued" eller "started" så är filen inte färdig för nedladdning. Uppdatera sidan med F5 3. I så fall behöver du hjälpa till i processen för att få lönefilen att bli färdig. Ladda om webbsidan manuellt genom att klicka på F5-tangenten eller klicka på webbsidans pil för uppdatera...   ...tills det att filens status har ändrats från Started/ Queued till Completed. När filen fått status completed syns samtidigt dina filer i mittkolumnen "färdiga filer för nedladdning". (I detta exempel syns även föregående månads lönefil i båda kolumner)   4. Ladda ner de filerna du behöver. Dina filer kommer ligga kvar i någon månad, ifall du vill se vad som exporterats tidigare och vid behov ladda ned dom på nytt.  Här visas ett exempel där flera filer skapats. Hur många filer som skapas upp i en export avgörs av vilket löneprogram/löneformat du valt.  Om du inte vill vänta på att exportfilen skall bli klar kan du så klart fortsätta med annat, du kommer att få ett meddelande i transPA när filen är klar, du kan  till och med logga ut emellan. Du kan alltid gå tillbaka hit för att se statusen på jobbet, eller så väntar du tills du får ett meddelande om att exporten är klar. Skulle något gå fel får du meddelande om anledningen, och som även framgår i fältet Info i jobbkön till höger. Om allt har fungerat kommer alla filer som kommer av exporten, lönefil, personalfil, eventuell schemafil, att dyka upp i listan i mitten av skärmen " Färdiga filer för nedladdning". Antalet filer som skapas beror på vilket löneprogram du har. Klickar du på Ladda ner laddas filen direkt ner till din mapp för hämtade filer i din webbläsaren, använder du Chrome så kommer filen även dyka upp längst ner till vänster på din skärm. så passa gärna på att öppna den i "Visa i mapp"  se bild nedan efter nedladdning och dra och släpp den i ditt löneprograms importmapp. Om du öppnar och tittar på filen, i Anteckningar eller Wordpad, och är osäker om du råkat ändra något, kan du alltid ladda ner en ny version igen genom att  uppdatera webbsidan och klicka på ladda ner igen, och dra den till rätt mapp utan att öppna den, för säkerhets skull. Historiken av dina filer sparas i transPA i någon månad, så du behöver inte spara dem på din dator, och du behöver heller inte rensa listan, för det sker automatiskt.    Använder ni Google Chrome som webbläsare? då kan ni själva bestämma var ni vill lönefilen skall sparas. I denna artikel finns en guide på vilka inställningar ni behöver göra i webbläsaren.    ... View more

Funktionen har fått dras tillbaka till följd av "barnsjukdomar", mer info om när funktionen släpps igen kommer.   Nytt i TransPA för kunder som har Klartext-integration är numera att sjuklönen beräknas utifrån det pass de skulle ha kört om de inte blivit sjuka. Det gör t ex att förlorad OB är inkluderad i beräkningen, och föraren får den sjuklön hon/han har rätt till.    En följd av det är passet ligger kvar på den anställde även efter att sjukfrånvaron är registrerad, till skillnad från tidigare. Det är en förutsättning för att sjuklönen ska kunna beräknas korrekt. På Klartexts sida har passet dock flyttats "till källaren" för att kunna planeras på en annan förare, så du kommer även se detta passet en gång till i TransPA, på den personen som får det istället, och det är helt i sin ordning.   All annan typ av frånvaro, t ex tjänstledig eller semester fungerar precis som tidigare, dvs att efter någon minut tas originalpasset bort i TransPA, under tiden för frånvaron. ... View more

Om ert företag tillämpar passningstjänst kan ni skapa upp arbetsuppgifter i TransPA och använda dessa när ni tidrapporterar för att få med ersättningen inför lönekörning.  Börja med att gå till register - arbetsuppgifter. Här visas ert register. Från början kan det finnas arbetsuppgifter i programmet, men ni har också  möjlighet att skapa era egna och sätta upp dessa efter ert behov. Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma TransPA i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp då nya avtal träffas.  I detta fall med passningstjänst behöver vi skapa fyra arbetsuppgifter för att fånga upp de olika fallen som kan uppstå. Välj lägg till arbetsuppgift, ny ruta skapas.  Benämningen är ju helt valfri, á-pris likaså. Ersätt premiekompsbelopp kan användas om ni vill att arbetsuppgiften ska slå ut ordinarie premiekomp, vilket inte är fallet här. Som pristyp väljer ni antingen per arbetad timme eller som i detta fall - per tillfälle. Löneart kan ni behöva återkomma till. Här saknar ni troligen lämplig löneart som ska kopplas samman med ert löneprogram. Vi föreslår att ni tittar efter lämplig löneart i löneprogrammet och fångar upp dess löneartsnummer. Därefter skapar ni upp denna löneart i TransPAs  löneartsregister . När det är gjort slutför ni genom att välja lönearten inne i arbetsuppgiften och då kommer den vara färdigt uppsatt inför lön.   Anställd som beordras erhåller ersättning för passning per dygn/tillfälle med olika belopp beroende på vardag eller helg och även olika belopp huruvida hen varit utkallad eller ej. Samtliga skapas upp likt ovan, där det enda som skiljer är beskrivning och pris. Det ger oss då följande uppsättning arbetsuppgifter. För att ersättningen ska utgå måste ni tidrapportera, oavsett om ni blivit utkallad eller ej. Här nedan syns två exempel.   Tidrapport, ej utkallad Här är ett typiskt exempel hur passningstjänst ej utkallad kan registreras. Ni vill få med ersättningen men helt utan arbetstid och registrerar då en tidrapport med rast hela passet för att undvika att registrera arbetstid. Skulle arbetstid registreras men man glömmer rapportera rast med identisk tid är det lätt hänt att arbetstiden också räknas upp oönskat till 3h ersättning. I detta fall har jag rapporterat en tidrapport/rast på minst 15 minuter för att ej få varning för överträdelse mot vägarbetstidslagen.   Glöm inte att ange rätt arbetsuppgift för att få med ersättningen innan du sparar tidrapporten.  Tidrapport, utkallad Här registrerar vi tidrapport då anställd kallats ut på passningstjänst på helgen. Den anställde vill få med engångsersättningen samt arbetstid. Vi är noga här också att välja rätt arbetsuppgift för att få med den extra ersättningen.    Ersättningen för de båda tillfällena syns med lönerader i löneberäkningen   ... View more

Som arbetsgivare i transportbranschen har du ett ansvar för att dina chaufförer har giltiga förarbevis när de utför arbete åt dig. Via TransPA kan du få hjälp med detta. TransPA kan varje dag skicka en förfrågan till Transportstyrelsen via vår samarbetspartner, bky.se, för att kontrollera att chaufförernas förarbevis fortfarande är giltiga. Om någon av dina chaufförer förlorat en behörighet får du automatiskt larm om detta via SMS eller e-post. Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.     Nu har det skett en utökning i tjänsten då även utgående behörigheter kan fångas upp. Vid behörigheterna YKB och ADR ställs en tilläggsfråga om de är utgående. Om en av dessa behörigheter löper ut   inom 3 månader presenterar vi det i det dagliga mejlet som en utgående behörighet. Detta svarsbesked upprepas alltså och kommer fortsätta komma tills dess att behörighetens slutdatum har flyttats fram eller om behörigheten blir ogiltig.    Exempel på text från detta mail: "1 personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 1 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter och   1 av dessa personer har utgående behörigheter inom 3 månader från första varningen. KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB  ogiltig licens av typ: BE CE KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB   utgående licens   av typ: ADRUtgaende YKBGodsUtgaende"   OBS. Utgående behörigheter kommer inte att ingå larm till övrig personal utan enbart ingå i mejlet som mottages efter avslutad kontroll. Ni kan kontrollera vem som mottar dessa mejl idag i Säkerhet - Behörighetskontroll. Om den utgående behörigheten inte förnyas inom 3 månader kommer den att utgå och då ingå i de sedvanliga larmen.    Dessutom kan du, om du tecknat dig för den tjänsten hos BKY, även kontrollera trafiktillstånd för era underleverantörer, se följande artikel.   För att komma igång med behörighetskontroll i TransPA, följ instruktionerna nedan.   1. Anslut dig till BKY - transportbranschens tjänst för kontroll av förarbehörigheter   2. Se över era kompetenstyper   3. Registrering av förarbevis   4. Koppla ert BKY-konto till TransPA samt inställningar och larm   När du har ställt in detta och sparat kommer TransPA att starta kontroll av alla dina registrerade förarbevis. Kontrollen sker varje natt mot Transportstyrelsens register. Om ett förarbevis är ogiltigt kommer det, förutom att skicka larm, att anges som ogiltigt i TransPA. Det innebär att giltighetsdatum sätts till gårdagens datum och därmed slutar TransPAs kontrollerna i detta specifika fall. När du får information från chauffören om att det finns ett nytt förarbevis går du in på personkortet och lägger in det nya giltighetsdatumet. Då kommer TransPA att återuppta kontrollen.   Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får TransPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatisk funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i TransPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här nedan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     ... View more

För att starta upp kontrollen av behörigheter behöver du ha ett konto hos BKY. BKY är en tjänst som tagits fram av transportbranschens intresseorganisationer och är sammankopplat med Transportstyrelsens register över förarbehörigheter. Tjänsten är öppen för alla transportföretag men erbjuder ett rabatterat pris om du är medlem i någon av branschorganisationerna som står bakom tjänsten. Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.  Tjänsten ingår inte i transPA utan kommer att faktureras av BKY separat. Observera att om ni redan har tjänsten idag men saknar koppling till transPA behöver ni kontakta bky och begära att den kopplas om. Ni kommer då byta spår och gå från bky:s lösning via deras klient och istället köra lösningen genom TransPA. För att kunna genomföra en kontroll måste ditt företag ha tillstånd från Transportstyrelsen att fråga efter förares behörighet. Tillstånd erhålls om ni har ett yrkesmässigt behov av att kontrollera personers förarbehörigheter. Vid ansökan anger ni om ni bedriver Gods, Buss eller Taxiverksamhet. Gör så här för att ansöka om tillstånd samt skapa ett konto hos BKY: Gå till hemsidan för BKY, www.bky.se Läs om tjänsten samt priser och villkor för denna. Gå till Anslut till BKY och följ instruktionerna. Under rubriken Uppgifter om teknisk anslutning skall du välja Systemleverantör och transPA. Skicka in de dokument som krävs.   Normalt tar det ca två veckor att få tillståndet klart från Transportstyrelsen. När det är klart får du ett mail från BKY med dina kontouppgifter. Följ anvisningarna från BKY.   Kontroll av Trafiktillstånd mot BKY. För er som använder BKY har ni också möjlighet att kontrollera trafiktillstånd hos era underleverantörer.  På samma sätt som med förare har ni alltid koll på vilka som kontrolleras. Läs mer i denna artikel Tänk på att ni måste söka medgivande för trafiktillstånd hos BKY för att tjänsten ska komma igång. ... View more

För att kontrollen mot BKY skall kunna genomföras behöver ni lägga in alla förarbevis som era chaufförer innehar. Detta sker i personregistret under fliken  Kompetens . Kanske ser allt bra ut här, men saknas behörigheter, klicka på Lägg till ny. Nu får du upp en lista och kan välja bland de som finns skapade i kompetensregistret, ange sista giltighetsdag och klicka sedan på Spara. Säkerställ att samtliga berörda kompetenser har framtida datum, vad gäller giltighetstid. Har giltighetsdatumet passerats kommer TransPA ej ställa fråga om behörighet.  Fortsätt att lägga till alla de förarbevis som chauffören har. Kolla gärna att du har lagt in personnummer på personen - det är en förutsättning för att få svar från Transportstyrelsen. Format på personnumret som krävs är något av följande: ÅÅÅÅMMDDXXXX, ÅÅÅÅMMDD-XXXX.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om i denna artikel. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     YKB, värt att veta Observera att när det gäller YKB-behörighet är det endast den kompletta behörigheten YKBGods respektive YKBBuss som ni får svar på. För att underlätta och ha överblick över genomförda kompetenser i TransPA är det vanligt att skapa upp kompetenser som rör YKB och delstegen 1-5 enligt nedan, men mot dessa ställs inga frågor i kontrollen.     ... View more

När du har fått dina inloggningsuppgifter till BKY och du har registrerat alla förarbevis är allt på plats för att starta upp den dagliga kontrollen. Gå till säkerhet - behörighetskontroll och fyll i de uppgifter som krävs, samt vilka grupper av behörigheter ni vill göra kontroll mot. För att få fram rätt uppgifter om användarnamn och lösenord, gör följande: Logga in hos BKY med de uppgifter du fått från dom via mail. Efter inloggning, gå till BKY Kontrollpanel under företagsuppgifter, autentiseringsuppgifter tjänsten BKY. Här finns det användarnamn och lösenord som ni nu ska ange i TransPA.  Därefter väljer du vem eller vilka som ska få larm vid ogiltiga förarbevis. Välj en eller flera administratörer i rullisten (se bild nedan). Larmsätt - ange hur larmet skall skickas. Skickas endast efter kontroll då ogiltig behörighet påträffats. SMS - ett SMS skickas till de valda personerna. E-post - ett mail skickas till de valda personerna. Internt meddelande - ett TransPA-meddelande skapas och visas på startsidan för varje vald person. Här är exempel på hur detta besked kan se ut: Ämne: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter. STAN, Stig Andersson, Håby Åkeri AB ogiltig licens av typ: CE   Felrapport - en felrapport skapas i säkerhetsfunktionen. Genom denna felrapport kan du enkelt följa upp processen kring detta ärende.   Skicka e-post till den här användaren efter avslutad kontroll - ett mail skickas till den valda personen när kontrollen har genomförts - oavsett om någon behörighet påträffats som ogiltig eller ej. Besked om någon saknar behörighet syns på samma sätt som med larm ovan. Dessutom står här också om någons YKB eller ADR går ut inom 3 månader.   OBS: se över berörda systemanvändares kontaktuppgifter: Kontrollera att mobilnummer och mailadresser finns angivet och är riktiga för de personer som larm ska skickas till. De finns i registret över systemanvändare.   Ä r fältet mobiltelefon blankt behöver den enskilde systemanvändare registrera in detta själv på   www.home.visma.com i   denna   artikel finns en guide hur man gör.   Nu är allt klart. Nästkommande natt kommer ett mail skickas om hur många personer som har kontrollerats, och eventuella YKB eller ADR som går inom 3 månader, om allt har fungerat som det ska.    ... View more

I samband med att det är European Cyber Security Month i oktober, hur många har passat på att aktivera tvåfaktorautenticering (eller tvåstegsautenticering som man också kan säga), räck upp en hand?   Om du inte har gjort det ännu: Detta görs t ex via home.visma.com med samma inloggning som du har till TransPA som systemanvändare, eller klickar på kugghjulet i TransPA och väljer Kontoinställningar. Här finns alternativ för biometriska eller fysiska enheter enligt FIDO2 såväl som Google Authenticator-appen på din telefon. Välj sätt och följ instruktionerna.  ... View more

I samband med att en anställd loggar in för att tidrapportera, eller när du sätter ett lösenord för en anställd i personalregistret, kan följande ruta dyka upp:       Här vill jag förtydliga att lösenordet inte har läckt från mytranspa.com, utan är Google Chrome som har flaggat upp lösenordet för att vara för lätt. Det är kanske för kort, för lätt att gissa tex QWERTY, samma som användarnamnet, etc, och rekommenderas inte av Google själva. Att man ska ha säkra lösenord är något som vi själva förespråkar också, men finns ingen sådan kontroll i denna inloggning. För dig som systemanvändare, och sedan när även anställda ska logga in med Visma Connect, kommer säkerhetskraven vara helt annorlunda, bl a 8 tecken minimum och svartlistade "för lätta lösenord". Än så länge kan du istället sätta lösenord du vill till era anställda, och be dem sedan ändra till något som bara de vet, så fort de kan. Vi hade önskat att Google kunde ha uttryckt sig på ett annat vis, men då vet du i alla fall att något dataintrång inte har skett. ... View more

  Skriv till support.transpa@visma.com om du vill börja använda verktyget.     En övertidsnyckel används för att beskriva när övertid uppstår och hur den skall prissättas. I TransPA finns idag en mängd fördefinierade sätt att beräkna övertid på, men ibland finns behov av att frångå dessa. Om ditt företag tillämpar en lokal överenskommelse avseende övertidsberäkning, eller att de fasta sätt att beräkna övertid på, inte kan appliceras på er verksamhet, finns det möjlighet att använda en övertidsnyckel.  Denna nyckel skapar du själv och i nyckeln anger du villkoren för hur övertid skall beräknas.  Tänk också på att om ni vill teckna en lokal överenskommelse som avser övertidsberäkningen så kan det vara bra att kolla så det finns stöd för den i TransPA. Då sparar ni mycket manuellt arbete.   Detta avsnitt beskriver hur du lägger upp en nyckel och vad de olika inställningarna påverkar. I artikeln   Börja att använda övertidsnyckel   kan du läsa mer om varför du kan behöva en nyckel och vilket effekt de får i löneberäkningen.      Grunderna för övertidsberäkning Grunden för all övertidsberäkning är att fånga upp när arbetstagaren har arbetat mer än det som betraktas som den ordinarie arbetstiden. Som arbetstid räknas den faktiska närvarotiden (som kommer från tidrapporterna), men även frånvarotiden (t ex sjuk och semester) kan ingå i arbetstiden. När den arbetade tiden överstiger den ordinarie arbetstid uppstår övertid.   Skapa en övertidsnyckel Gå till   Register   och klicka på knappen   Övertidsnycklar. Klicka sedan på   Lägg till övertidsnyckel. Vi skall nu gå igenom de olika alternativen som finns. Namn: Ange ett namn på nyckeln som gör det enkelt för alla i företaget att förstå syftet med denna nyckel. Namnet kommer att visas på personkortet i listan över valbara nycklar. Aktiv: Kryssa ur denna om du inte vill att man skall kunna välja denna nyckel på personkortet. Är användbart när nyckeln inte längre är aktuell eller om du behöver den i framtiden. Avstämningsperiod: Denna inställning anger för vilken period du vill göra avstämning. Det finns tre alternativ: per dag   - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för varje dag som ingår i löneperioden. per vecka   - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i varje vecka som avslutas i löneperioden. per månad   - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i månaden. Avstämningsperiod skall inte förväxlas med den period du betalar ut lön för. Du kan alltså betala ut lön per månad men göra en övertidsavstämning per vecka. Jämför arbetad tid med: Denna inställning anger vad som är den ordinarie arbetstiden under avstämningsperioden. schemalagd tid   - innebär att den schemalagda tiden är ordinarie arbetstid. För avstämningsperiod   per dag   innebär det att den arbetade tiden jämförs med den schemalagda tiden den aktuella dagen. När arbetad tid överstiger schemalagd tid eller när det saknas ett schema uppstår övertid. För avstämningsperiod   per vecka   eller   per månad   uppstår övertid när den sammanlagda arbetstiden överstiger den sammanlagda schemalagda tiden för avstämningsperioden. fast tid   - innebär att den ordinarie arbetstiden alltid är fast under den valda avstämningsperioden. Övertid uppstår när den arbetstiden överstiger den fasta tiden för avstämningsperioden. Ange alltid tiden som ett heltidsmått så kommer beräkningen att fungera för både hel- och deltidsanställda. När du väljer detta alternativ visas ytterligare ett val: Genom detta val kan du välja om den ordinarie arbetstiden skall påverkas när det inträffar helgdagar under avstämningsperioden. Om du anger  alla helgfria vardagar  kommer ordinarie arbetstid att reduceras. Reduktionen sker med 1/5 av veckoarbetstid eller 1/21,74 månadsarbetstid för varje helgdag som inträffar mån-fre. Om du anger  alla dagar  påverkas inte ordinarie arbetstid av helgdagar.   Inkludera rast i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att rast skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Inkludera frånvaro i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att frånvaro skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Pris: Anger a-priset för varje övertidstimma som uppstår. Priset kan anges som ett   fast belopp   vilket innebär att alla personer som går på denna övertidsnyckel får detta belopp. Priset kan också anges som   procent av timlönen   vilket innebär att a-priset kommer att anpassas efter varje persons specifika timlön. Timlönen hämtas från lönegruppen. Exempel: Om du önskar att övertid skall utgå med grundtimlön + 50% skall du välja   procent av timlönen   och ange 150 i fältet. Löneart: Välj den löneart som skall användas vid övertidsberäkning enligt denna nyckel. Du kan därmed särredovisa olika typer av övertid beroende på hur den har beräknats. Vi rekommenderar att använda den fasta lönearten för övertid. Då kan du i löneberäkningen använda de automatiska funktionerna för att flytta övertid till komp- eller flextidsbanken samt att uppdatera saldot för övertid. De möjligheterna finns inte om du använder en annan löneart.   Använd en övertidsnyckel När nyckel är skapad skall den kopplas till de personer den avser. Det kan du läsa mer om i artikeln   Övertidsberäkning med övertidsnyckel. För att testa vilken effekt en nyckel kan det vara en fördel att skapa en testperson. Lägga upp en ny person i personregistret och koppla övertidsnyckeln till denna person. Registrera sedan in schema, tid och frånvaro och kontrollera resultatet i löneberäkningen. Kom ihåg att om du gör en förändring i en övertidsnyckel så påverkar den alla som använder denna nyckel.   ... View more

Lönetillägg är en extra kontant ersättning som den anställde erhåller vid varje arbetad timme eller per löneperiod (typiskt per månad). Ersättningen kan vara ett fast belopp eller en procentdel av aktuell timlön. Lönetillägg skapas under Register - Lönetillägg - Lägg till lönetillägg. Vid registrering anges också vilken   löneart   som lönetillägget skall kopplas till   När du har registrerat Lönetillägget behöver du koppla de anställda till Lönetillägget. Vi rekommenderar att du skapar Lönetillägg i registret först, istället för att lägga personliga lönetillägg direkt på personen, även om det är tekniskt möjligt. Det gör det t ex mer överskådligt, t ex om beloppet ska höjas vid ett tillfälle, och en höjning som dessutom ska gälla flera anställa på en gång. Öppna upp en anställd, gå till fliken Lönetillägg, Lägg till lönetillägg och markera rätt lönetillägg. Här kan du även välja om lönetillägget gäller skall tidsbegränsas eller ej. Att tänka på om man sätter en tidsbegränsning är att lönetillägget kommer gå efter utbetalningsmånad, T ex om lönetillägget skall gälla September - Februari, då skall du ange datumperioden Oktober-Mars ( Utbetalning Oktober avser septembers dagar )   ... View more

Arbetet med den nya, mobilanpassade tidrapporteringen är i full gång, och den första versionen är snart klar att testas. Vi behöver därför pilotkunder som vill låta några av sina anställda tidrapportera via denna, och ge oss feedback på hur den uppfattas i fråga om användarvänlighet. För att kunna vara med i första testomgången krävs följande: Att man har e-postadress till alla anställda, för de kommer behöva logga in på samma sätt som systemanvändare, dvs med e-postadress och lösenord, via Visma Connect. Att man normalt tidrapporterar med följande parametrar: start- och sluttid, max 4 raster, noteringar, vid val av fordon enbart ett för hela arbetsdagen.  Skulle man behöva göra något utöver detta kan man alltid använda det nuvarande gränssnittet.  Är ni intresserade, hör av er till oss på support, support.transpa@visma.com eller ring 0524-48 00 00, så kan vi berätta mer.  ... View more