Vanaf heden is het mogelijk om de te selecteren vervanger te beperken. Je kunt dit beperken op de 2e laag van de organisatie structuur. Er kunnen diverse redenen zijn waarom je dit wil toepassen, denk aan: Je wil voorkomen dat een manager van de ondersteunende diensten (b.v. ICT, HR of Finance) een vervanger kiest uit het primaire proces (b.v. zorg-afdeling, burgerzaken of groenvoorziening). Je hebt met meerdere organisaties/gemeenten een nauw samenwerkingsverband waarbij je veel zaken hebt geharmoniseerd (b.v. ICT, HR en dus óók het gebruik van één Youforce). Maar je wil niet dat een manager van één organisatie/gemeente een manager van een andere organisatie/gemeente kan selecteren als vervanger. Hoe richt je dit in? De handleiding is geüpdatet met deze nieuwe mogelijkheid. Maar ook hieronder beschrijven we de werking.   1) Toepassen autorisatie In autorisatiebeheer is een onder ‘Vervanging en delegatie’ een nieuw recht ‘Configuratie vervanging’ beschikbaar. Deze wijs je toe aan de juiste gebruikersgroep, bijvoorbeeld de beheerders   2) Optie aan of uit-zetten (standaard = uit) Ga vervolgens naar Mijn Youforce / Beheer en zoek naar ‘Configuratie vervanging’. Je komt op onderstaande pagina terecht waar je de optie aan of uit kunt zetten.     Hoe werkt het exact? Via Autorisatiebeheer heb je gebruikers (zoals managers maar ook andere rollen) toegang gegeven tot  ‘Vervanging en delegatie’ / ‘Vervanging instellen’. Met dat recht kunnen managers (en andere rollen) zowel via Mijn Youforce en de Youforce App een vervanger instellen.   Als je de nieuwe functionaliteit activeert wordt de lijst met beschikbare vervangers kleiner. Ter illustratie een fictief organogram waarin wordt toegelicht hoe de beperking werkt. Goed om te weten! De volgende zaken zijn goed om te weten De beperking werkt niet door als je het recht ‘Vervanging en delegatie’ / ‘Vervanging beheren’ hebt. Met dat recht kan je nog iedere mogelijke combinatie van ‘gebruiker <-> vervanger’ instellen. In eerdere ideeën werd ook wel de suggestie gedaan om de vervanger te beperken op opdrachtgever of instelling. Dit is bewust niet zo toegepast vanwege het feit dat: Youforce en HR Core Beaufort kennen één organisatiestructuur Youforce en HR Core Beaufort kennen één tabel met personen Een roltoewijziging (wie is manager van welke afdeling/organisatorische eenheid) ligt vast op de combinatie OE & Persoonsnummer van de rol (b.v. manager) ... View more

Het is vanaf nu mogelijk om medewerkers via de Youforce App (en ook via Mijn Youforce) zijn/haar BIG-(her)registratie te laten uploaden. Dit proces gaat, net Verklaring Omtrent Gedrag, diploma/certificataat en werkgeversverklaring hypotheek door naar Self Service. Dit biedt wederom de volgende voordelen: De medewerker kan het proces starten vanuit de App Gegevens van de BIG-regisatie, zoals nummer, einddatum en kosten van de her-registratie, worden automatisch herkend. De medewerkers hoeft het dus niet zelf over te typen Zodra de Self Service workflow is afgerond krijgt de medewerker een push-melding en weet zeker dat de kopie in zijn/haar dossier zit. Jij als beheerder hebt alle flexibiliteit in: De stappen/activiteiten van de workflow Het gebruik van aanvullende e-mails of notificaties Eigen inrichting met koppeling naar Personeelsdossier Alle mogelijkheden met eigen rubrieken, java-scripts of conditie In dit artikel beschrijven we hoe we dit proces hebben ontwikkeld, hoe je het inricht en welke flexibiliteit je hebt bij de inrichting.   Waarom is dit proces ontwikkeld? Simpel, omdat we het idee 'Uploaden BIG met bijbehorende bijlagen' binnen kregen. Maar daarnaast zien wij als Visma|Raet ook dat fraude met diploma's, VOG of BIG helaas voorkomt (bron Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport).   Daarom stimuleren wij vanuit Visma|Raet gebruikers om diploma's uit Mijn BIG-register te uploaden. Net zoals we stimuleren om de digitale VOG van Justis te uploaden. Want de digitale versie zorgt ervoor dat je als werkgever de echtheid van de documenten beter kan controleren.   Hoe activeer je ‘Uploaden BIG-(her)registratie’? Bij dit en toekomstige processen bepaald Visma|Raet bepaalde inrichtingen in Self Service. Dit zal altijd worden beschreven en onderhouden in de ‘handleiding Youforce app & desktop - uploaden en aanvragen’.   Stap 1) Inrichting in Self Service Voor ‘Uploaden BIG-(her)registratie’ gelden de volgende eisen: Noodzakelijke inrichting workflow Naam workflow Uploaden en declareren BIG Uitsluiten startmenu Aan (hiermee voorkom je dat de Self Service workflow kan worden opgestart vanuit Mijn Youforce. Dit is ongewenst. Want je gaat in Mijn Youforce de desktop variant van het diploma/certificaat uit de App toevoegen.) Naam activiteit Indienen MW Naam knop verzenden     In activiteit ‘Indienen MW’ instellingen in ‘Bijlagen’ Voeg bijlage toe Aan/actief Beschrijving van bijlagen BIG-(her)registratie Betaalbewijs   Noodzakelijke inrichting formulier In Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Definities importeren kan je vanuit de Raet Template 9999999 kan je de volgende dialoog en formulier importeren: GEN_D_Uploaden en declareren BIG V01 GEN_F_Uploaden en declareren BIG V01   Dit formulier heeft de benodigde rubrieken. Maar het is ook een optie om je bestaande formulier en dialoog te gebruiken. De enige voorwaarde in dat geval is dat minimaal de volgende rubrieken aanwezig moet zijn op het formulier:    Rubriekcode Prompt Weergave P09165 BIG nummer getal PI0381 Beroepstitel BIG Text (met vaste tabel onderhouden door Visma|Raet) PI0106 BIG-registratiedatum datum PI0108 BIG-einddatum datum PI0110 Datum ingang herregistratie datum P06933 Kosten BIG in € getal 💡 Misschien gebruik je nu nog andere eigen (E)-rubrieken. Het is verstandig om over te stappen op de standaard. Hoe je dit doet hebben we eerder beschreven in ‘Hulp bij overstap standaard velden voor 'BIG-(her)registratie'‘   Stap 2) Koppel desktop-proces aan categorie in Mijn Youforce De innovaties uit de Youforce App zijn ook altijd beschikbaar in de desktop op Mijn Youforce. Ga daarom naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie links Mijn Youforce. Ga naar het onderdeel ‘Persoonlijk’ en koppel daar de optie ‘Uploaden en declareren BIG’ aan de meest relevante categorie.   Stap 3) Autoriseer het nieuwe proces Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit dient de gebruiker (veelal de groep alle medewerkers) in ‘Autorisatiebeheer’ rechten hebben op de applicatie ‘Profiel’ met rechten: Uploaden BIG-(her)registratie Hoe werkt het proces?   1) Medewerker kan BIG-registratie uploaden via app of Mijn Youforce     💡 Medewerker wordt gestimuleerd orgineel te downloaden uit BIG-register 💡 Gegevens, zoals nummer, beroep en data worden automatisch overgenomen uit document       2) Er wordt een Self Service workflow gestart Via de Mijn Youforce Inbox en via Te doen in Self Service kan de workflow worden afgehandeld. In dit voorbeeld door degene met rechten ‘Behandelen PA’.   In de workflow worden is vanzelfsprekende de bijlage en datum getoond die medewerker heeft aangeleverd.   3) Workflow afgerond? De medewerker wordt geïnformeerd De medewerker krijgt een notificatie dat de workflow is afgerond. Via die notificatie kan de medewerker eenvoudig doorklikken naar zijn/haar eigen personeelsdossier. Ook is de is op de overzichtspagina van 'aanvragen & uploaden' de status zichtbaar.   Tips! Voor dit proces zijn meerdere kennisbank artikelen beschikbaar, bijvoorbeeld: Vastlegging van gegevens op persoons- of dienstverband-niveau Mogelijkheden om eigen/andere rubrieken te gebruiken voor 'BIG-registratie' en 'kosten' Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow   ... View more

De rubrieken die in de handleiding staan beschreven voor de BIG zijn allen op dienstverband niveau. Dit is gedaan omdat: Er bij meerdere dienstverbanden sprake kan van verschillende BIG-registraties. Een medewerker kan bijvoorbeeld zowel geregistreerd zijn als 'Verpleegkundige' als ook als ' 'Physician assistant'. In dergelijke gevallen zal er vaak sprake zijn van een medewerker die 2 functies uitvoert en daarmee ook 2 dienstverbanden heeft. Als er bij herindiensttreding na x maanden/jaren op een nieuw dienstverband reden kan zijn om opnieuw bewijs van een actuele BIG-registratie aan te leveren. ... View more

Gebruik je andere velden gebruiken voor ‘BIG’ of ‘Kosten BIG in €’? Kijk dan of je kunt overstappen op de standaard rubrieken.   Hoe overstappen? In het volgende artikel helpen we je hoe je deze overstap eenvoudig kan doen: Hulp bij overstap standaard velden voor 'BIG-(her)registratie'   Waarom overstappen? Aansluiten bij de standaard is altijd verstandig. Daarnaast is Visma|Raet gestart met een initiatief om fraude te voorkomen. Bijvoorbeeld met diploma's, VOG en BIG-registraties. Lees hierover meer in Oproep: Youforce tegen fraude samen ontwikkelen. Om soepel te kunnen aansluiten op dit soort ontwikkelingen is het altijd verstandig om je te conformeren aan de standaard.   Wil/kan dat niet? Voeg dat toch de genoemde velden in de handleiding toe, zet exporteren uit en gebruik een javascript om de waarden over te zetten naar je eigen rubrieken. ... View more

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart? Dan zijn er zaken belangrijk om te controleren. Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubrieken verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de BIG hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerder ingediende BIG alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test BIG is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de BIG heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test. ... View more

In de Youforce App en Mijn Youforce is het mogelijk om de functionaliteit ‘aanvragen en uploaden’ te activeren. Met deze functionaliteit kunnen medewerkers het volgende proces uitvoeren: ● Uploaden en declareren Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) ● Aanvragen werkgeversverklaring woning ● Uploaden diploma of certificaat   Als beheerder moet je rechten hebben tot: ► Autorisatiebeheer & Self Service ... View more

De afgelopen periode zijn er meerdere processen beschikbaar gekomen in de App (& Mijn Youforce) als onderdeel van 'Aanvragen & uploaden'. Dit gaat over: Uploaden diploma of certificaat  Aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek) Uploaden en declareren Verklaring Omtrent Gedrag Uploaden BIG-(her)registratie Al deze functionaliteiten werken op dezelfde manier. Hoe je dit activeert is uitgelegd in onderstaande video.   De video's zijn ook hieronder te zien. Maar via YouTube kun je jezelf abonneren op het YouTube-kanaal van Visma|Raet.   ... View more

Waarschijnlijk heb je het al gelezen in het nieuwbericht 'Maintenance Youforce'. Maar beter mee verlegen dan om verlegen.   Op dinsdagavond 16 juli zullen wij onderhoud uitvoeren in Youforce. Dit houdt in dat Youforce tijdelijk niet beschikbaar is vanaf 22:00 uur. Wij verwachten dat dit onderhoud maximaal een uur in beslag zal nemen.    Dit betekent concreet dat als je op de late avond de Youforce App opent dat onderstaande scherm zal verschijnen. Zodra het onderhoud klaar is verschijnt het scherm niet meer en kan je weer gewoon inloggen met je pincode, gezichtsherkenning of vingerafdruk.     ... View more