Goedemorgen @Maurice van de Pol , @MdeBeer en @Mieke ,
Bedankt voor het aanmaken van het idee en de toelichting. Graag zou ik e.e.a. willen verduidelijken en jullie aanvullende feedback willen vragen.
Workflow 'wijzigen bankrekening' in Self Service
Het klopt dat je in Self Service een workflow kunt gebruiken waarbij je bijlagen verplicht of optioneel kunt maken. We weten dat diverse organisaties daar vragen om een kopie van de bankpas.
Wet Aanpak Schijnconstructies
Vanuit Visma|Raet zijn we natuurlijk géén juristen. Maar we kennen deze wetgeving. En inderdaad je bent als werkgever verplicht om giraal (in normale mensen taal per bank) het netto equivalent van het wettelijk minimumloon over te maken (dus niet het hele netto loon). De wet beschrijft voorzover wij kunnen nagaan niet hoe je als werkgever moet controleren of de bankrekening op naam van de medewerker staat. En vanaf daar wordt het complex.
Hoe werkt het in je bankieren app v.s. banktransactie als werkgever?
Als je zelf geld overmaakt via je internet bankieren app is naam/nummer controle vaak standaard. Bij een zakelijke bankrekening (die je als werkgever ook hebt) is het vaak óók een (betaalde) optie.
Veelal is die plek (je zakelijke betaalrekening waarmee je alle salaris per maand overmaakt) dé plek om de controle te laten doen. Zo heb je immers die controle iedere maand voor alle medewerkers. Niet alleen bij medewerkers waarbij het rekeningnummer wijzigt. Wellicht kan de financiele administratie binnen jouw werkgever toelichten wat daarin (on)mogelijk is.
Er zijn daarnaast ook diverse externe opties, zoals https://www.iban.com/pricing, beschikbaar. Maar zoals je ziet kosten dat soort oplossingen geld.
Als onderdeel van 'Youforce tegen fraude' hebben we dit met een groep organisaties besproken. Met het eerlijke verhaal dat als we dit zouden inbouwen in de software we de externe kosten zullen moeten doorbelasten. Uit die groep organisaties kwam niet naar voren dat de toegevoegde waarde groot genoeg was.
Wat zien we in de praktijk met kopie bankpas?
We zien (en begrijpen) dat organisaties vragen om in Self Service de kopie bankpas toe te voegen. Maar we hebben ook signalen vernomen/gelezen dat men twijfels heeft of dit mag in combinatie met de AVG. Immers de kopie van de bankpas wordt gezien als een privacy gegeven waarvan de mening is dat je deze als werkgever niet mag opslaan.
Degene die dat onderdeel van de AVG strikt toepassen kiezen vaak voor een van de volgende opties:
Optie a) De werknemer kan de bankpas laten zien (dus echt fysiek) ter eenmalige identificatie; Optie b) Als werkgever heb je een formulier (of wellicht mail bevestiging in een template) waarop de werknemer verklaart dat het bankrekeningnummer juist is. Optie c) Je vraagt toch een kopie bankpas op in Self Service. Maar hebt een nadrukkelijke instructie dat de werknemer bepaalde gegevens van de bankpas afplakt (denk aan pasnummer en uitgiftedatum). Doet de medewerker dat niet stuur je de workflow retour zodat je niet per ongeluk te veel gegevens opslaat.
Kortom, de vraag
Door de diversiteit aan intpretatie van de wet aanpak schijnconstructies zijn we op dit moment van mening:
Het wijzigen van bankrekening is niet iets wat een medewerker regelmatig doet. Het is fijn/leuk dat het kan in de App (en via nieuwe schermen in Mijn Youforce) maar het is niet noodzakelijk.
We zouden de nieuwe schermen van de App (en via Mijn Youforce) beheersbaar kunnen maken met opties zoals ''bijlage'', ''verplicht/optioneel'', ''gekoppeld aan Self Service workflow of niet''. Dat is technisch mogelijk, maar zou van het team ontwikkeltijd kosten die we niet kunnen besteden aan andere belangrijke initiatieven (zoals Youforce tegen fraude)
Het kan ook voldoende zijn om medewerkers het alleen te laten doen via desktop (=Self Service workflow). Daarmee kan je als werkgever kiezen voor je eigen organisatie specifieke inrichting.
--> Dus de vragen
1) In hoeverre is het voor jullie de beste oplossing om te blijven werken met je eigen Self Service workflow voor bankrekeningnummer wijzigen inclusief kopie bankpas?
2) Is de afdeling die mandelijks de salarisbetalingen overmaakt (vaak Financiele Administratie) in staat om in de bankieren applicatie de naam/nummer controle te doen over alle betalingen?
... View more