Endre e-postadresse (brukernavn) på en ansatt

[#1]

Ved ønske om å endre e-postadresse/Visma.net brukernavn, finnes følgende alternativer:

Om den ansatte har tatt Visma.net i bruk, endrer brukeren sitt brukernavn selv - i Visma.net. Deretter endrer man den ansattes e-post i lønnssystemet.

Om den ansatte ikke har tatt Visma.net kontoen i bruk, kan dere gå til punkt 2 nedenfor.

1. Ansatt må endre selv (om Visma.net er tatt i bruk) 

- Den ansatte logger seg på Visma.net, gå inn på "Mine opplysninger" ("Min profil", oppe i høyre hjørnet) 

- Klikk på "endre e-postadresse", angi nytt brukernavn

- Det sendes en e-post til det nye brukernavnet hvor bruker må bekrefte endring av brukernavn

Les mer her.

- Bruker gir så beskjed til lønningsansvarlig som endre e-postadressen i Visma Lønn. 

MERK! for at de ansatte skal kunne endre e-postadressen selv, må dette være gjort mulig. Dette gjøres under Admin, Konfigurasjon, og at feltet "Jeg vil at mine brukere skal kunne endre sine e-postadresser " er krysset av.

  2.  Ansatt har ikke tilgang / ikke tatt Visma.net i bruk 

Hvis bruker ikke har "aktivert" sin bruker (f.eks ved feil e-postadresse) kan du gjøre følgende:
- Logg deg inn i Visma.net som Customer Admin 
- Gå inn på "Admin / Brukere". Finn aktuell bruker
- Du vil i feltet "Kontostatus" se "Ikke aktivert", da er det bare å endre til korrekt adresse.
- Bruker må deretter bruke "glemt passord"-funksjonen for å få tilsendt en ny aktiverings e-post
- Gå deretter inn i Visma Lønn og endre til riktig e-postadresse      

  3.  Ansatt har aktivert kontoen og opprinnelig e-postadresse finnes ikke mer.

Administrator endrer e-postadressen i Admin, og må bekrefte dette med sitt passord.

Når administrator trykker på «Lagre og lukk» vil det bli sendt en e-post til den ansatte hvor han må bekrefte endringen.

4. Bruker er opprettet 2 ganger i .net fordi e-postadresse er endret i lønnssystem.

• Kontoen er aktivet og det er registreringer i .net på "gammel" e-postadresse.
• Så endres e-postadressen i lønnssystem. Dette gjør ikke at det endres i .net, men det blir opprettet en ny bruker. Og gammel bruker ligger fortsatt Expense og Calendar med feil e-postadresse.
• Den ansatte i Expense er knyttet til den «gamle» brukeren, og Expense og Calendar kan ikke fange opp at den nye brukeren i ODP er den samme ansatte. Brukeren får nå ikke lenger tilgang til Expense.
• For å rette dette må vi gjenbruke den gamle e-postadressen som har Expense og Calendar er knyttet til. Før vi kan opprette denne igjen må vi «frigjøre» den nye e-postadressen slik at denne kan brukes på nytt etterpå.
  Siden den nye e-postadressen er aktivert så må denne endres til en annen e-postadresse som den ansatte har tilgang til. (Hvordan lage mail alias i Gmail) (Alternativ til Gmail).Administrator endrer e-postadressen i Admin, og må bekrefte med passord.
  

  Når administrator trykker på «Lagre og lukk» vil det bli sendt en e-post til den ansatte hvor han må bekrefte endringen:

• Den nye e-postadressen er nå frigjort. Administrator endrer nå e-postadressen på på brukerkontoen med feil e-postadressen. I tillegg må rollene tilordnes på nytt.
  Bruker får nå e-post om å aktivere den nye kontoen.
• Siden ikke den gamle e-postadressen har blitt benyttet før, må brukeren i tillegg sette et passord. 

5. Bruker er opprettet med feil e-postadresse.  

• Siden e-postadressen ikke er gyldig, kan ikke den ansatte bekrefte og aktivere denne.
• Men den ansatte blir opprettet i Expense og Calendar med feil e-postadresse.
• Det kan også være at  bruker opprettet med "riktig" e-postadresse. Dette skjer enten ved at e-postadressen blir endret i lønnssystem og overført til .net,  eller manuelt opprettet i .net. Denne opprettelsen er det som gjør at endring av e-postadresse på første bruker utfordrende.
• Den ansatte i Expense er knyttet til den «gamle» brukeren, og Expense og Calendar kan ikke fange opp at den nye brukeren i ODP er den samme ansatte. Brukeren får nå lenger tilgang til Expense.
• For å rette dette:
  • Logg inn i "Settings", "Integrasjonsbrukere", finn aktuell bruker og trykk på "slett".
  • Så inne i Visma Lønn, gå på "Verktøy / Adm.funksjoner / Verktøy / Generelt" i feltet "Start skjermbilde" skriv inn "700339" trykk "Enter". Du får nå opp en ansattliste, her vil du finne kolonnene "ODPUserID" og "ODPExternalId". Finn aktuell ansatt, og trykk F2 når du står i feltet "ODPUserID" og "ODPExternalId" og slett verdien. 
  • Gå så inn på "Rutiner / Registrering / Visma.net / Oppsett og registrer brukere og synkroniser MDM ansatte. Les mer her.

6. Forsøker å endre e-postadresse, men får melding om at den eksisterer fra før.

Når administrator eller bruker forsøker å endre e-postadressen til noe annet så sjekkes det om adressen allerede er registrert i Visma.net. Sjekken på hele Visma.net og ikke bare denne kunden.

Eksempel morten@visma.no ønsker å bruke morten@gmail.com, men får melding om den finnes fra før.

Når det kommer melding om at adressen finnes fra før kan følgende gjøres:

• Opprett adressen i Admin (morten@gmail.com).
• Så endre denne adressen til noe annet ( for eksempel morten+1@gmail.com).  Dette gjør at adressen "morten@gmail.com"  er «frigjort», slik at denne kan brukes på nytt etterpå.
  Siden denne e-postadressen er aktivert så må denne endres til en annen e-postadresse som den ansatte har tilgang til. (Hvordan lage mail alias i Gmail) (Alternativ til Gmail)
• Administrator endrer e-postadressen i Admin, og må bekrefte med passord.
• Nå er det  mulig å endre morten@visma.no til morten@gmail.com.