Du må legge inn rettigheter på brukerne i Visma.net for å angi hva de skal kunne se og gjøre (føre reiseregning, godkjenne, administrere oppsettet).

Ved å overføre ansatte fra  andre Visma lønnssystemer, blir de opprettet som brukere. Brukerne får automatisk rettigheten "Expense Regular User", dvs.en bruker som kan registrere reiser eller utlegg i Visma.net Expense. 

For å kunne endre brukeres rettigheter i Visma.net, må du være Visma.net Customer Administrator. Da får du tilgang til fanen "Admin". 

Gå på "Admin|Brukere og roller". Søk opp og trykk deretter på den brukeren du ønsker å gi flere rettigheter.

Du vil her kunne gi navn til "firma" og "kunde". "Kunde" er kundeforholdet, og disse rollene gir administrative rettigheter i Visma.net Admin. For å gi tilgang til Expense velger du "firma". Beskrivelse av roller finner du lengre ned i denne artikkelen.

Roller på kundenivå:

Primary Contact

Som primærkontakt kan du:

• Gjøre innkjøp på vegne av firmaet ditt
• Godta vilkårene for bruk 
• Tildele rettigheter til brukere
• Administrere brukergrupper og firmae

Business Contact

Som forretningskontakt mottar du meldinger med kundeinformasjon, for eksempel om lisens- og abonnementsoppdateringer. Du kan administrere brukere, brukergrupper og firmaer, og aktivere de Visma.net-tjenestene som er inkludert i Visma.net-abonnementet. 

Customer Administrator

Tilgang til å administrere brukere, brukergrupper og firmaer for organisasjonen. Når du logger på Visma.net kan du administrere tilgang til ulike funksjoner på fanen Instillinger. Her kan du:

• Opprette og administrere brukere og gi tilgang til forskjellige Visma.net-tjenester
• Opprette og administrere brukergrupper, så det blir lettere å vedlikeholde mange brukere i systemet
• Opprette og administrere firmaer og aktivere de forskjellige Visma.net-tjenestene som er inkludert i ditt Visma.net-abonemment.

Roller på firmanivå:

Expense Approver

Rettigheter til å kunne godkjenne reiser og utlegg (hvilke reiser - f.eks avdeling 5 - angis i Approval).

Approval - System administrator

Rettigheter til å gjøre endringer i Approval oppsettet som f.eks. å sette opp en arbeidssflyt, angi hvem som skal godkjenne ulike avdelinger og prosjekter osv.

Approval - System viewer

Gir lesetilgang til alle dokumenter.

Expense Company Administrator

Rettigheter til å administrere oppsettet i Expense. F.eks. knytte typer til lønnsarter.

Expense regular user

Vanlig bruker som kun kan registrere reiser og utlegg.

Når du har huket av for de rettighetene du har lagt inn trykker du på oppdater. De nye rettighetene vil gjelde for brukeren når de logger inn neste gang.