Användartips för Visma Business

I denna artikel guidar vi dig genom processen för att se status och andra detaljer för en anställds alla reseräkningar. Att hålla koll på reseräkningarnas status är avgörande för både ekonomiavdelningen och den anställda, för att säkerställa smidig hantering av kostnader och ersättningar.   Såhär gör du:   Navigera till Reseräkningar: I menyn till vänster gå till Resa - Reseräkning. Klicka på förstoringsglaset i fältet Anställd och leta fram den anställda vars reseräkningar du vill kontrollera    Se samtliga reseräkningar: Genom att klicka på förstoringsglaset i rutan för Reseräkning öppnar du upp en detaljerad lista över alla reseräkningar för den anställda, inklusive både pågående och redan avräknade.    Översikt över status: I översikten kan du enkelt se vilken status varje reseräkning har. Om det finns många reseräkningar kan du bläddra bland sidorna längst ner, Listan kan sorteras efter Reseräkningsnummer, Ärende och Verifikation.   Ytterligare Information: Den här funktionen är utformad för att ge en tydlig översikt och snabb tillgång till viktig information, vilket gör det lättare för er att hantera och följa upp reseräkningar effektivt. Att kunna se och granska alla reseräkningar på ett och samma ställe bidrar till en bättre och mer organiserad hantering av företagets resekostnader.  Behöver du hjälp? Om du har några frågor kring hur du navigerar i systemet eller behöver ytterligare assistans med att hantera reseräkningar, t.ex. generera en rapport eller exportfil är vår supportavdelning alltid redo att hjälpa till. Tveka inte att kontakta oss via din partner.

Om du har svårigheter med att komma åt ditt konto i Time&Absence, oavsett om du har glömt ditt lösenord eller önskar uppdatera det befintliga, följer här steg-for-steg instruktioner för att återställa eller ändra ditt lösenord på ett säkert och enkelt sätt. För användare som har glömt sitt lösenord Vid inloggningsskärmen, välj Glömt inloggning.     Ange din E-postadress eller Användarnamn i fältet som visas och klicka sedan på Skicka. OBS! Det är viktigt att ange endast e-postadressen eller användarnamnet Ett e-postmeddelande med ett tillfälligt lösenord kommer skickas till dig. Kontrollera din inkorg samt skräppost om e-postmeddelandet inte kommer in omedelbart i din inkorg. För Användare som önskar ändra sitt befintliga lösenord Gå till din Profil genom att klicka på symbolen belägen uppe till höger i programinterfacet (ofta visas med dina initialer).  Under Lösenord och säkerhetsinställningar, ange ditt nya önskade lösenord i fälten Nytt lösenord och Bekräfta nytt lösenord. Klicka på Spara för att bekräfta ändringen. Du kommer då att ombeds ange det nya lösenordet igen för bekräftelse. Efter detta, är det nya lösenordet aktivt och kommer att användas vid framtida inloggningar.   Viktiga punkter att notera Om du inte mottar e-postmeddelandet för återställning av lösenord, var god och kontrollera din skräppostmapp innan du försöker igen. Se till att inte ange både användarnamnet och e-postadressen för att återställa lösenordet. För din säkerhet, välj ett lösenord som är svårt för andra att gissa och som inkluderar en blandning av bokstäver, siffror och specialtecken. Med dessa enkla steg kan du smidigt återställa eller ändra ditt lösenord för Time&Absence och säkerställa att din tillgång till systemet förblir skyddad och säker.

Är du anställd och stöter på problemet att du inte kan registrera bilresa då ikonen för detta saknas? Det kan lösas på ett enkelt och smidigt sätt. För att kunna registrera bilresor, oavsett om det gäller en privatbil eller tjänstebil, krävs det att rätt fordon finns registrerat i personalkortet under Resa och Bilar. Första steget är alltså att säkerställa att det finns åtminstone en bil registrerad på din profil i programmet. Gå till Personal - Anställda - Resa - Bilar Lägg till Fordon: Om det saknas uppgifter, är nästa steg att lägga till en bil. Tryck på Lägg till rad för att göra det. Det är viktigt att rätt information om bilen fylls i för en korrekt registrering! Välj om det är en privatbil eller en av de tillgängliga tjänstebilsalternativen Registrera Bilresa: När fordonet finns registrerat i systemet, ska ikonen för att registrera bilresa bli synlig när du skapar eller redigerar din reseräkning. Nu kan du enkelt lägga till bilresor som en del av din reseräkning.   Om du har ytterligare frågor eller om det uppstår andra problem, tveka inte att höra av dig till din partner för snabb och effektiv hjälp. 

När du hanterar reseräkningar och registrerar utlägg i Travel erbjuds möjligheten att kvitton automatiskt tolkas. Detta innebär att du inte behöver manuellt mata in alla detaljer från dina kvitton. För att aktivera denna funktion,  följ stegen nedan: Gå till Inställningar i menyn. Välj Resa från de tillgängliga alternativen. Navigera till Utlägg & representation, följt av Generellt. Inom avsnittet Elektroniska bilagor, markera rutan för Använd kvittotolkning. Genom att aktivera kvittotolkning, kommer Travel automatiskt att identifiera och utfylla information från kvitton som du fotograferar i appen                                        eller drar och släpper på webben  Följande uppgifter kan hämtas från ditt kvitto:   Datum: När tjänsten eller produkten betalades. Belopp: Den totala summan för produkten eller tjänsten. Moms: Den totala momsen som betalades. OBS!  Om det finns olika momssatser på kvittot, delas de inte på separata rader. Hantera Valuta Ett område där Travel dock inte tolkar data är valutan. Detta innebär att du själv behöver ange vilken valuta som utlägget gjordes i.   För att kunna ändra valutan gå till Inställningar - Resa - Utlägg & Representation - Koder Leta upp utläggskoden du vill kunna redigera valutan på På fliken Registreringsregler välj kan anges i rullmenyn för valuta samt vad som ska gälla för valutakursen     Leta upp fältet Valuta när du registrerar ditt utlägg. Klick på förstoringsglaset bredvid Valuta-fältet för att öppna registret med tillgängliga valutor. Sök igenom listan och välj den korrekta valutan för ditt utlägg.   Viktigt att Komma Ihåg Se till att all information på ditt kvitto är korrekt och läsbar innan du bifogar det till Travel. Om kvittot innehåller information i en annan valuta än SEK, kom ihåg att manuellt ändra detta för att spegla utläggets riktiga valuta. Kontrollera att datumen och beloppen matchar dina fysiska kvitton för att undvika diskrepanser i din reseräkning.     Med dessa instruktioner hoppas vi förenkla processen för att rapportera dina reseräkningar och utlägg. En korrekt och noggrant ifylld reseräkning säkerställer snabb bearbetning och ersättning för dina företagsrelaterade utgifter.