Användartips för Visma Business

Nu när det drar ihop till årsslut så brukar frågor komma in hur man lägger upp en bokslutsperiod eller period för bokslutsdispositioner. En del löser detta genom att skapa en helt egen verifikationsserie där alla bokslutsverifikation styrs emot för att enkelt kunna särskilja. Men de flesta skapar en period 13.   Du gör det enkelt genom att gå till Administration - Redovisning - Perioder och helt sonika fyller i enligt nedan. Som ni också ser så har jag undantagit periodisering från period 13, vilket är vanligt så att det inte blir dubbla periodiseringar i december. Nu kan du göra alla bokningar som har med bokslutet att göra mot denna period. Tänk bara på att för att få ut en komplett resultatrapport så ska du använda perioderna 1-13.

Denna guide beskriver stegvis hur man flyttar eller ändrar spärrdatum för att kunna stänga eller öppna upp redovisningsperioder.

Är du nyfiken på Visma Business standardfönster?

Från version 14.01 kan man generera länkar i Business som öppnar ett specifikt företag och layout-fönster automatiskt, de stöder också val.   Du får fram en länk genom att välja behandlingen Få delbar länk. En webblänk fungerar bäst om du delar den i e-post, chatt eller via någon annan kanal.     För att först möjliggöra Business-länkar måste detta aktiveras, fråga din partner ifall det inte redan är gjort.

På nya startsidan i version 12 av DCE kan administratörer lägga till ett meddelande till användarna. Det kan röra sig om exempelvis viktiga datum, påminnelser eller önskan om en trevlig helg.   Meddelandet läggs till i DCE admin under System>Systeminställningar och GeneralMessage. Klicka på dokumentikonen i värdeskolumnen och skriv in meddelandet. Observera att det kan ta några minuter innan meddelandet blir synligt på startsidan.

I version 12 av DCE har varningen för förfallna och snart förfallna fakturor fått ett nytt utseende. Varningen dyker upp i fakturalistan 5 dagar innan fakturans förfallodatum för att ge tid att slutbehandla fakturan.   Tidigare utseende: Nytt utseende:

Manuell faktura Med funktionen Manuell faktura finns möjlighet att få in en faktura i DCE utan att använda sig av en import. Detta genom att fakturabilden bifogas i Pdf format och att fakturainformationen knappas in manuellt.    Skapa faktura: I DCE Administrator går du via Operationer>Manuell faktura Börja med att längst ner på sidan klicka på "+" och plocka upp den/de inskannade fakturabilden/fakturabilderna. Fakturabilden dyker nu upp på höger sida. Komplettera därefter med Enhet, leverantör, urspr. fakturanr och beloppet. Finns det annan information som ska finnas med på fakturan lägger du in det också. När informationen ser korrekt ut så importerar du fakturan i DCE genom att trycka på knappen ”Skapa fakturan”. 

 När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"     Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".     Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.

Har man gjort en sökning i Sök faktura och vill få ut en rapport över sökresultatet kan man välja att exportera detta sök-urval till Excel genom att klicka på Export.        

I Visma.net Approval kan man tilldela vikarier för godkännare; en vikarie får nya och existerande ärenden och kan godkänna dessa.   Via Konfigurering/Vikarier i menyn kan man administrera existerande vikarier och lägga till nya.   När man lägger till en ny vikarie, väljer man vilken godkännare vikarien ska vikariera för samt vilka datum det gäller.                                     Man kan radera eller ändra en vikarie genom att markera en vikarie och välja åtgärd:

Från och med DC version 13.10.0 kan man välja att endast en av flera godkännare på en nivå kan godkänna ett dokument så att det går vidare på flödet. Detta gäller både flödesmallar och när man skickar ett dokument på flöde manuellt.    Exempel: Ett dokument manuellt på flöde till två godkännare på samma nivå. 'Endast en behöver godkänna' är valt   Dokumentet är på flöde   Dokumentet har godkänns av en godkännare. I avancerad flödesvy kan man se att uppgiften för den andra godkännaren är avbruten. Eftersom det bara fanns ni nivå är nu dokumentet klart på flöde.

 I version 11 av DCE finns det möjlighet att gömma sökkriterierna i utökat sökläge så att du kan se fler fakturor.    

I Document Center Enterprise  finns  flera funktioner i systemet som styrs av rättigheter som är kopplade till egendefinierade roller. Rättighet är vad användaren kan  göra i systemet  te x kontera. Vilka konton och koddelar styrs av behörigheter är kopplade till era egendefinierade roller. Användaren kan kontera på  konton och koddelar som man har behörighet till. Hur man utför en kontering är en smaksak men det finns flera möjligheter att förenkla konteringen. Man kan göra följande vid kontering. Skriv in t ex bil så visas alla konton som har denna beskrivningen. Vet du kontot så kan du även skriva in detta direkt Samma sak gäller koddelar som du har i din ekonomimodell Kan även välja att söka fram tidigare konterad faktura och kopiera konteringen från den framsökta fakturan. Har du din kontering i excelark kan du välja att kopiera in konteringsraderna Sök fram fakturamallar som är generella eller användarens egna mallar Kontering i Document Center Enterprise  

 Har du inte sett vår Webb app där du enkelt kan sakgranska och attestera dina fakturor. Titta då på denna videon.   Visma DCE Mobile

I Visma Document Center kan du gruppera dina dokument utifrån ett antal fördefinerade attribut, som t.ex. Leverantörsnamn i Nya dokument och Statusnamn under Dokument fliken. På så vis blir det lättare och effektivare att överblicka dina dokument. Se nedan ett exempel på där jag grupperat mina dokument på statusnamn under fliken Dokument.    För att gruppera dokument använder ni knappen som är markerad i rött på bilden och väljer attribut. Man kan efter att man grupperat även ändra sorteringsordning genom att trycka på en av kolumnerna. 

 I Document Center kan du enkelt organisera om kolumner, dels nere på konteringsraden men även i ärendelistan för att lättare se just de kolumner du behöver. På så vis kan du arbeta effektivare och se rätt information direkt utan att behöva skrolla horisontellt. Genom att ställa markören i valt område och sedan trycka “CTRL+U” kan du enkelt markera för/av de kolumner du önskar visa/dölja. Du kan också genom enkel “drag and drop” arrangera om ordningen efter dina önskemål. Skulle du trots detta inte se alla fält du behöver i ärendelistan kan man genom att trycka på: ...dölja förhandsgranskningen av fakturabilden, alternativt kan man t.ex. lyfta ut fakturabilden till en andra bildskärm för att få en bättre överblick med hjälp av följande knapp:

  När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"     Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".     Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.

 I version 10 och uppåt av Visma DCE är en av nyheterna en förbättrad hjälp i webben som kallas supportpanelen. Via supportpanelen så kan du som användare enkelt söka i den skrivna hjälpen. Du kan även se filmer som beskriver olika funktioner i Visma DCE och direkt komma till vårt Visma community.  Du hittar supportpanelen genom att klicka på frågetecknet uppe till höger i DCE.  

Om kassörerna inte alltid står bakom disken eller har uppsikt över kassan  kan man via en inställning förhindra att obehörig får åtkomst till ERP POS användargränssnittet.