Användartips för Visma Business

 Visste du att det finns en systemparameter som heter AllowSendWhenFirstComplete? Denna inställning tillåt enstaka användare att skicka fakturan vidare i flödet, även om flera användare är knutna till samma ärende. Detta innebär att om du skickar en faktura till flera sakgranskare eller attestanter men en av dessa har möjlighet att sakgranska alternativt attestera samtliga konteringsrader så skickas fakturan vidare i flödet istället för att ligga och vänta hos de övriga användarna tills dessa också skickar fakturan. Detta gör att ditt fakturaflöde blir snabbt och effektivt.

Vi  uppdaterar våra gränssnitt och funktioner löpande. Oftast kommer dessa förslag om förbättringar från er kunder.  Det är ni som är proffs på att använda systemen.  Små enkla ändringar som ger er kunder stor nytta. En av dem är Söken där ni kan stänga ner sökfältet så att fler fakturor visas i samma bild. Mindre scrollning och bläddring. Så här går det till:      

 Nedan följer en kort genomgång av Visma DCE Mobile

En av de många fördelarna med Visma Business är dess flexibilitet, här kommer ett kort exempel på hur du som systemadministratör kan fräscha upp startsidan. Du kan t.ex. lägga in den nya uppgiftsöversikten (Version 12.10) eller visma community som startsida för valfria användare och företag. Följ stegen nedan för att lära dig hur:   Tryck längst upp till vänster på “Arkiv" “Ny vy” Tryck på knappen “Webb-sida Välj sedan adress med hjälp av “CTRL+N” eller tryck på ikonen. För att använda Visma Business produktlinje sida på community, använd denna länk (https://community.visma.com/t5/Visma-Business-Product-Line/ct-p/SE_SW_Visma-Business-Product-Line) Flytta bilden med hjälp av piltangenterna Förstora/förminska genom att trycka “SHIFT+Piltangent” När du är nöjd med din design trycker du på “spara fönster” I nästa fönster behöver du markera “Används som startfönster”, välja “namn” och även för vilka användare och företag detta skall gälla. Nu är du klar! Skulle du behöva administrera din startsida hittar du den i filhanteraren och under den mapp där du valt att spara den. Öppna vyn och tryck “CTRL+D” för att gå till designläge.  

Arbetar ni fortfarande med att  manuellt kontera och skicka fakturor på attestflöde i DCE?  Detta behöver ni inte göra manuellt om ni startar upp modulen Återkommande faktura. Denna modulen hjälper er att minska manuell  kontering/sakgranskning och attest  på fakturor genom flödet.  Sätt upp beloppsgränser och då behöver ni bara hantera avvikleser genom flödet.  Denna modul ingår i er DCE licens. Vi har förbättrat administrationen av denna rutin då det ligger i tiden att enkelt  kunna administrera  och bevaka  automatiserade flöden.    Funktionen Sök och Ersätt släppte vi i somras 2017.  Denna funktion används som fördel när du vill uppdatera flera mallar samtidigt. Tidigare var man tvungen att klicka på varje mall för att göra ändringar. De mest frekventa värdena som måste underhållas löpande kan vara  referens, sakgranskare/attestsignatur, konto, koddelar, belopp etc.   Ändra och uppdatera flera mallar samtidigt gör du såhär: För att  ändra t ex ett konto  5090 i befintliga  mall/mallar . Välj Konto och gå till nästa fält och välj Är lika med 5090 Klicka på Sök. Mallar som innehåller 5090 visas.  Skriv in nya kontot 6090. Markera de mallar som du vill skall uppdateras. Klicka på  Ersätt alla. Mallarna uppdateras med nya kontot 6090.    

Nu behöver ni inte välja enhet = företag varje gång ni skall flytta era fakturor från Gruppkön Överskriden tid.   Funktionen Flytta överskriden faktura innebär att faktura/fakturor som finns i steget och Gruppkön Överskriden tid kan adresseras tillbaka till användarna i föregående steg (Sakgranskning alternativt Attest). Alla fakturor kan flyttas samtidigt vilket kan liknas som en buntfunktion. Visma Administrator Flytta överskriden faktura

Ni har väl inte missat förbättringen i senaste versionen DCE 10.10 att ni kan söka fram aktiva fakturor i flödet  för samtliga enheter/företag per användare utan att först välja enhet.  Välj Sök faktura och gå till valet Fakturor i flödet, välj en eller flera användare. Bra eller hur?

Visste du att du kan skapa egna genvägar eller ”knappar” i Visma Business och lägga dessa i snabbmenyn? Genvägar som du lägger där gäller bara för din egen användare och påverkar inte dina kollegor.  

Visma DCE Mobile  Har du en telefon som kan surfa på internet så har du möjlighet att hantera dina fakturor med den. Visma DCE Mobile är ingen app som du laddar ner eller måste uppdatera, det räcker att din telefon kan komma åt internet. 

Har du rätt flöde i ditt leverantörsfakturasystem? Kanske dags att se över rutinerna eller saknar du någon funktion? Vi har många bra rutiner och funktioner i Visma Document Center Enterprise. Kanske behöver du därför uppgradera till senaste  versionen, för att få tillgång till t ex Visma DCE Mobile där du sakgranskar och attesterar direkt i din telefon. Nedan kan ni se några av funktioner och rutiner  som DCE erbjuder.  Kontakta din Visma konsult så kan de berätta mer. Visma Document Center Enterprise        

Här kan du se en kort introduktionsfilm om hur du enkelt tar emot e-fakturor.

Fråga Vilka webbläsare stödjer Document Center Enterprise? Svar Vi stödjer de vanligaste webbläsarna, se nedan. Stödet har vi haft sen drygt fyra år tillbaka. Läs mer i våra release notes, se bifogat dokument. Edge Internet Explorer 11 Chrome Firefox Safari

I Visma Business finns möjlighet att ha flera fönster synliga samtidigt på en skärm. Det mest naturliga är kanske att ha två fönster synliga men det finns möjlighet att ha flera! Detta gör du på följande sätt. Öppna de fönster som du vill visa. Klicka på fönsterfliken, som visas i nederkant, och håll musknappen intryckt. Dra fliken in på skärmen och släpp knappen.    Nu visas följande dialogruta: Välj t ex New Vertical Tab Group för att visa flikarna bredvid varandra. Då kommer det att se ut som nedan. Man kan se två fönster på en gång. Det är användbart om man t ex vill se värden i ett fönster och registrera i ett annat.    För att få tillbaka den ursprungliga visningen så klickar du på fliken igen och släpper den någonstans i bilden. Du får då upp följande dialog och du väljer Move to Previous Tab Group: Därefter är inte fönstren delade. Du kan också ”dra fliken” direkt till den ursprungliga gruppen utan att behöva välja i en dialogruta.    

Här får du tips på några bra "kortkommandon" som gör att du kommer att spara tid! Ladda ner beskrivningen som pdf.  

Hur man hanterar och betalar öppna kundfakturor. Visar också i den här filmen hur sökfunktionen fungerar. Ändringen vi gjort i denna rutin för att få bättre prestanda är att man måste sök eller trycka "Enter" för att få fram raderna. I tidigare versioner laddade vi hela tiden hela listan med alla öppna kundposter vilket är onödigt och prestandakrävande.       I forumet kan du prata med andra användare om Visma ERP POS. Till forumet. 

Det här dokumentet beskriver hur man konfigurerar Visma ERP POS 10.x så man kan sända elektroniska kvitton via olika e-post system. Klicka här för att ladda ner pdf dokumentet: ERPPOS_Kvittohantering.pdf I forumet kan du prata med andra användare om Visma ERP POS. Till forumet. 

Den här funktionen har fått utökad funktionalitet i version 10 så vi läser och laddar listan dynamiskt från tabellen produktkategorier som finns i Visma Business.   I forumet kan du prata med andra användare om Visma ERP POS. Till forumet.