Ny snabb faktura tolkning till Autoinvoice
Vill ni få in PDF fakturor snabbt, då har vi en lösning som är enkel att börja använda direkt efter aktivering.
Logga in på Autoinvoice
Klicka på Inställningar
Gå till Fakturainställningar
Gå till Inkommande
Längst ner finns AutoScan, klicka för att aktivera AutoScan
E-post adressen blir SE-org.nr@autoscan.maventa.com Kan användas parallellt med vanliga skanningtjänsten
För många användare är Fakturainkorgen ett nytt sätt att jobba på. Därför är det viktigt att man förstår hur den fungerar och vilka inställningar som påverkar.
För att läsa mer om detta kan du läsa genom dokumenationen som går genom detta.
Om en inkommande/utgående betalning inte kan matchas mot en faktura i systemet, kommer IBAN informationen från kunden/leverantören att användas vid matchning.
Denna funktion är aktiverad/avaktiverad genom att markera Matcha mot bankkonton efter matchning av fakturor under fliken Matchningsinställningar under Bank/likvidhantering (CA101000).
Vi släppte en ny funktion för ett tag sen som gäller för er som har behov av ett enklare EFH flöde med få godkänanre.
Nu kan man välja att fakturan kan bli godkänd med en och samma användare, dvs den användaren som ni sätter upp som första godkännare.
Några saker att tänka på vid uppsättning av flödet i Approval:
Du måste fortfarande konfigurera en arbetsflödeskonfiguration
Om du alltid bara vill använda första godkännare kan du skapa en arbetsflödeskonfiguration med ett enda steg där inställningen "Blockera dokumentet när inga godkännare hittas" inte är aktiverad.
Du kan exempelvis lägga till en regel baserad på en lista över godkännare, lägga till en godkännare och lägga till en beloppsgräns som inte kommer att utlösas.
När du gör ändring av flödet gäller det för fakturor som tas emot från Visma.net ERP, där en första godkännare är inställd på dokument och eller radnivå.
Ingående fakturor har olika status beroende på hur långt de har behandlats i flödet. Dessa kolumner finns i leverantörsreskontran.
Status som är fakturans status från redovisningen och reskontran
Approvalstatus som visar status från godkännandeflödet i Approval.
Dessa kolumner kan ni enklet ta fram i er uppsättning.
Tabellen nedan visar statusar som förekommer i flödet.
Status Approval
Status leverantörsreskontran
Beskrivning
Skickad till Approval
Balanserad
Leverantörsfakturan ligger i Approval och väntar på godkännande
Godkänd
Öppen
Leverantörsfakturan är godkänd, bokförd och klar för betalning
Godkänd
Balanserad
Leverantörsfakturan är godkänd, väntar på kontering och frisläppning (bokföring)
Avvisad
Balanserad
Leverantörsfakturan har blivit avvisad av användare i Approval med notering från användaren som avvisad. Kan skickas ut på nytt i flödet eller konteras och frisläppa.
Väntar
Balanserad
Leverantörsfakturan finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna.
Väntar
Ankomstregistrerad
Leverantörsfakturan är preliminärbokförd och finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna.
Avbruten
Ankomstregistrerad
Godkännandeflödet har avbrutits i leverantörsreskontran.
Avbruten
Balanserad
Godkännande flödet har avbrutits i leverantörsreskontran.
Ny
Balanserad
Leverantörsfakturan har inte skickats till Approval och ligger kvar i leverantörsreskontran.
-
Öppen
Leverantörsfakturan har bokförts och frisläppts direkt utan att ha skickats till Approval
-
Balanserad
Leverantörsfakturan är registrerad i leverantörsreskontran, men uppgifter saknas
Nu går vi mot semestermånaderna och då är det lämpligt att registrera vem som är din vikarie, dvs vem skall godkänna dina dokument som du får i Approval.
Så här gör du:
Loggar in i Approval
Väljer Inställningar
Vikarie
Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument)
Du kan välja tre olika alternativ:
Inaktiv
Aktiv nu
Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som aktuella
Approval inställningar vikarie
Skulle du glömma bort detta kan alltid era Administratörer göra detta via funktionen Konfigurering - Vikarier - Tilldela vikarier för godkännare
Approval Konfiguration Vikarier
Inställningar i Approval som du som Godkännare själv kan styra.
Antalet arbetsdagar innan ett ärende snart förfaller XX arbetsdagar innan förfallodatum (max14) = Det datum som visas på dokumentet i ärendelistan
Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner ( vid aktivering visas alltid kommentarsfälten) Se bild nedan.
Efter att ett ärende har hanterats... vad skall då ske?
Öppna nästa ärende
Gå tillbaka till ärendelistan
Hej på er,
När en faktura kommer in i fakturainkorgen kan det uppstå att den hamnar under fel eller under blockerat. Ibland kan det vara svårt att förstå sig på de olika felmeddelandena. Därför har jag skapat en video där jag går igenom de vanligaste felen.
Snabblänkar till avsnittet i videon
Hur får jag fram statusorsak?
Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd
AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with
Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen.
Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen.
The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences
Blockerad
Hur får jag fram statusorsak?
Det första man kan göra är att dra fram fältet statusorsak. Detta gör du ute till vänster (Kolumnuppsättning)
Välj statusorsak och dra ut den till höger. Klicka sedan ok.
Det gör att du ser felmeddelandet.
Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd
Detta felet betyder att fakturan du försöker läsa in har ett fakturadatum som finns i en stängd period.
Det man kan göra är följande.
1. Ändra datum på fakturan i fakturainkorgen.
2. Tillåt bokföring på stängda perioder. Om du vill ha in fakturan i en redan stängd period kan du tillåta bokföring på stängda perioder. Detta gör du under (redovisning -> Egenskaper -> Redovisning)
AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with
Detta felmeddelande tyder på att det redan finns en faktura från denna leverantör med detta fakturanr i den levreskontra. Innan man behandlar detta felmeddelande kan det vara bra att kontrollera fakturan i levreskontran och jämföra den med den faktura man försöker läsa in.
Om det nu är en dubblett som vi vill ta bort så klickar vi på papperskorgen inne i fakturainkorgen.
Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen.
Detta felmeddelande tyder på att fakturan i fakturainkorgen inte hittar en leverantörsplats.
Det första du ska göra är att dra fram så du ser leverantörsplatsen i fakturainkorgen.
Klicka på kolumnuppsättning ute till vänster.
Välj sedan leverantörsplats och dra den ut till höger.
Detta gör att vi nu kan se leverantörsplatsen i fakturainkorgen. Vi ser att platsen är tom.
Klicka på föstoringsglaset och välj rätt plats. Klicka sedan på behandla.
Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen.
Detta fel tyder på att det inte finns en aktiv valutakurs för valutan som finns på fakturan.
Detta kan tyda på att vi inte har valutan upplagd i systemet. Då behöver vi lägga upp valutan och lägga en aktiv valutakurs i systemet.
Efter du har lagt upp valutan klickar du på behandla.
The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences
Detta felmeddelande tyder på att det finns ett för stort belopp i öres avrundningen på själva fakturan. Oftast är redan fakturan inläst till levreskontran (detta kan vi se via det blåa referensnr)
Detta fel brukar uppstå om det är att inläsningen av momsen inte är helt korrekt. Om fakturan redan finns i systemet (när du ser det blåa refnr). Så kan det först vara bra att kontrollera att det är samma faktura först. Jämför fakturan som finns på refnr med den som finns i fakturainkorgen. Om de är samma så kan du klicka på validera för att få bort den ur fakturainkorgen.
Blockerad
Ligger en faktura under blockerad kan det bero på att antingen så hittar inte fakturan leverantören att matcha med.
För att lösa detta klickar vi på förstoringsglaset och matchar den mot fakturan.
Klicka sedan på spara.
Om inte leverantören finns kan vi skapa upp den här "Skapa leverantör"
Det är inte ovanligt att om man har en egen faktura-mail likt faktura@dindomän.com och ställt in att all e-post som kommer in på det kontot ska vidarebefordra till din XXXXXX@autoinvoice-adress även får problem med att e-post som man vill ska skickas vidare hamnar i ens skräppost. Om du har det problemet så kan du testa ett av följande två alternativ. Alternativ 1. Det enklare alternativet, men kräver också "handpåläggning" på varje enskild mottagare som hamnar i skräppost. Gå till din inkorg och tryck på Skräppost Klicka på de/det epostmeddelande du vill ta bort från Skräppost Klicka sedan på Ej skräppost Alternativ 2. Om du vill göra arbetet mer bestående och även att det tillämpas på nya leverantörer utan att reaktivt använda alternativt 1. Då ska du testa att göra enligt nedan. Börja med att gå till dit gmail-konto. Tryck på pilned i högrekanten av sök i e-post-rutan Skriv filename:pdf i fältet Innehåller orden Välj sedan Skräppost i fältet Sök Avsluta med att trycka på Skapa filter Välj OK på popup:en som ber dig Bekräfta att du vill skapa filter Boka för Skicka aldrig till Skräppost Avsluta med att trycka på Skapa filter Nu ska filtret vara färdigt. Och vill du i framtiden vill se filter som är skapade så går till till "kugghjulet" och väljer "Filter och blockerade adresser".
Om man inte redan är igång med "Regler i fakturainkorgen" (ScreendID=AP2060PL) så är ett bra och smart start att kontrollera vilka leverantörer man ska börja med. I mitt exempel fick jag fram att 10 leverantörer står för 50% av alla leverantörsfakturor. Här ska jag förklara ett sätt att göra det. Du börjar med att gå in i fönster leverantörsfakturor (ScreenId=AP3010PL). Du väljer att exportera hela listan till Excel När du nu har en excel fil så ska nedan steg göras. Kopiera hela kolumn G Klistra in i ett nytt blad och markera sedan kolumnen och väj Ta bort dubbletter som hittas under Data menyn. I mitt exempel har jag nu 99 leverantörer som används. Nu ska du ställa dig i kolumn B och välja översta leverantören i samma blad och använd sedan formeln ANTAL.OM. Du markerar hela kolumn G från första bladet och på villkor väljer du leverantören från Kolumn A i det nya bladet. Nu fick du fram antal förekomster av den leverantören i ditt urval, kopiera nu formeln till alla leverantörer genom att dubbelklicka i nedre högra hörnet i cellen. Nu är det endast finalen kvar. Välj Sortera och filtrera. Du får upp en ruta där du väljer att sortera efter kolumn B med värdet Största till minsta. Nu har du en topplista med antal fakturor per leverantör. Enkelt? Arbete med att skapa regler för fakturainkorgen kan börja. Det finns andra användartips där detta förklaras galant.
Du har väl sett hur enkelt du kan sätta upp fakturaregler som ger dig automatisk konteringsförslag och adressering för godkännande. Titta på denna videon hur du snabbt kommer igång. Denna hantering kan frigöra mycket tid för dig.
I version 8.16 av Visma.net ERP kom ny funktionalitet för att förenkla bokföringen av leverantörsfakturor som importeras från Fakturainkorgen. Det är nu möjligt att skapa regler för varje enskild leverantör för att redan vid import få fakturan korrekt bokförd i systemet.
När fakturor kommer in till Visma.net Financials från Autoinvoice har man möjlighet att bokföra dem automatiskt.
Om ni får en faktura från en leverantör som inte är registrerad i systemet, kommer fakturan att få status Blockerad. Anledningen till detta är att fakturan har inte blivit matchad till någon leverantör.
Om du därefter skapar leverantören (t.ex. Via skapa leverantör) och sedan behandlar fakturan, kom ihåg att systemet inte tar hänsyn till valet på Matcha lagervara under fakturaimport på leverantören. Det är för att systemet läser inställningen då fakturan kommer in i fakturainkorgen.
Om leverantören inte skapas, postas fakturan in baserat på skattekod i stället. Om ni ofta har nya leverantörer i fakturainkorgen och får inget match i systemet, rekommenderar vi att ni väljer Skapa fakturor med en egen rad för varje momssats i stället. Inställningen läses endast när fakturan är hanterad och låter systemet att använda kostnadskontot på leverantören.
Skanningstjänst är ett nyttigt verktyg, men det finns några begränsningar som man bör vara medveten om.
En av begränsningarna är att tjänsten inte stöder rad skanning. Skanningen tolkar alltså inte fakturarader eller öresavrundning, endast totalbeloppet på fakturan blir tolkad. Totalbeloppet visas som en fakturarad nere på fakturan i Financials. Om totalpriset på fakturarader/-na skiljer sig från totala beloppet men kompenseras via öresavrundning, kommer kostnaden därför att visas med fel summa. OBS totalbeloppet laddas in med samma summa.
På exemplet under blev kostnaden läst in som (3312,30). Om du ändrar kostnaden till rätt belopp (3312,34), kommer det utestående beloppet (beräknat av Financials) att vara annorlunda än bruttobeloppet.
Gör man detta måste man också lägga in avrundningen som står på fakturan. OBS Avrundningen som reducerar beloppet, läggs in som ett positivt värde.
Vi rekommenderar att alla leverantörer skickar elektroniska fakturorna direkt. På så sätt läses raderna och öresavrundningen korrekt.
Från version 8.11 finns det också möjlighet att beräkna netto utifrån momsbeloppet. Ni kan läsa mer om detta här:
Skannade fakturor: Beräkna netto utifrån momsbeloppet (Ver 8.11)