ERP Sync - Steg för steg om hur man skapar ett företag från SuperOffice till ERP
1) Du kan enkelt se om företaget redan är kopplad till ERP genom att se om det finns en «prick» på ERP-fliken. Punkten indikerar att företaget i SuperOffice är kopplad till en ERP-klient.
Ett nytt företag kommer inte att ha en «prick». Navigera till ERP-fliken och klicka på «Ändra» för att koppla eller skapa kunden i ERP.
1. Nu måste du välja aktörstyp för detta företag (kund eller leverantör).
2. Integrationen kommer att söka för att se om kunden redan finns i ERP systemet. Om kunden redan finns, kommer du att kunna koppla ihop den mot den befintliga kunden genom att välja den, och sedan klicka på knappen «Koppla».
OBS: Integrationen kommer inte att lista upp aktörer från ERP som redan är kopplade till ett företag i SuperOffice.
4) Välj "Ingen träff i ERP". Klicka på knappen "Skapa":
5) Om integrationen är konfigurerad med standardvärden som ska fyllas i på företaget i ERP, kommer de att visas. Om det inte är det kommer det att vara blankt. Klicka på "Skapa". Detta kommer att skapa företaget i ERP.
6) Efter att företaget har skapats återgår du till fliken «ERP». Som du kan se finns det nu en «prick» framför «ERP»-fliken som indikerar att företaget är kopplat till ERP systemet. Dessutom kommer all information från «ERP» att visas på fliken om detta är konfigurerat i SuperOffice admin klient.
Om du har svårigheter med att komma åt ditt konto i Time&Absence, oavsett om du har glömt ditt lösenord eller önskar uppdatera det befintliga, följer här steg-for-steg instruktioner för att återställa eller ändra ditt lösenord på ett säkert och enkelt sätt.
För användare som har glömt sitt lösenord
Vid inloggningsskärmen, välj Glömt inloggning
Ange din E-postadress eller Användarnamn i fältet som visas och klicka sedan på Skicka. OBS! Det är viktigt att ange endast e-postadressen eller användarnamnet
Ett e-postmeddelande med ett tillfälligt lösenord kommer skickas till dig. Kontrollera din inkorg samt skräppost om e-postmeddelandet inte kommer in omedelbart i din inkorg.
För Användare som önskar ändra sitt befintliga lösenord
Gå till din Profil genom att klicka på symbolen belägen uppe till höger i programinterfacet (ofta visas med dina initialer).
Under Lösenord och säkerhetsinställningar, ange ditt nya önskade lösenord i fälten Nytt lösenord och Bekräfta nytt lösenord.
Klicka på Spara för att bekräfta ändringen.
Du kommer då att ombeds ange det nya lösenordet igen för bekräftelse. Efter detta, är det nya lösenordet aktivt och kommer att användas vid framtida inloggningar.
Viktiga punkter att notera
Om du inte mottar e-postmeddelandet för återställning av lösenord, var god och kontrollera din skräppostmapp innan du försöker igen.
Se till att inte ange både användarnamnet och e-postadressen för att återställa lösenordet.
För din säkerhet, välj ett lösenord som är svårt för andra att gissa och som inkluderar en blandning av bokstäver, siffror och specialtecken.
Med dessa enkla steg kan du smidigt återställa eller ändra ditt lösenord för Time&Absence och säkerställa att din tillgång till systemet förblir skyddad och säker.
I OneStop Reporting, tillsammans med Visma Net har du möjlighet att ta fram topplistor över dina kunder, leverantörer och produkter. Detta finns tillgängligt i tre olika rapporter.
För att ta fram dessa rapporter, gör följande:
1. Gå till menyvalet Rapportering
2. I sökrutan uppe till höger söker du på "Topp 10"
Topp 10 kunder
Rapporten utgår från belopp som finns registrerat i alla försäljningsordrar. Du har möjlighet att styra vilka ordrar du vill få med i rapporten genom att ändra i parametern Status.
Topp 10 leverantörer
Rapporten utgår från vad som finns registrerat på leverantörsfakturor i systemet. Som standard tas endast dokument med typen Fakturor med, men detta går att justera med hjälp av parametern Typ av dokument.
Topp 10 produkter
Rapporten utgår från belopp som finns registrerat i alla försäljningsordrar. Du har möjlighet att styra vilka ordrar du vill få med i rapporten genom att ändra i parametern Status.
Du har möjlighet att justera rapporterna (till exempel ändra urval för att visa en större topplista) genom att duplicera rapporten och justera kopian. Observera att detta kräver att du har korrekt tillgång till att redigera rapporter.
Om du önskar hjälp med att justera rapporterna kan du alltid vända dig till din partner.
I denna artikel guidar vi dig genom processen för att se status och andra detaljer för en anställds alla reseräkningar. Att hålla koll på reseräkningarnas status är avgörande för både ekonomiavdelningen och den anställda, för att säkerställa smidig hantering av kostnader och ersättningar.
Såhär gör du:
Navigera till Reseräkningar: I menyn till vänster gå till Resa - Reseräkning. Klicka på förstoringsglaset i fältet Anställd och leta fram den anställda vars reseräkningar du vill kontrollera
Se samtliga reseräkningar: Genom att klicka på förstoringsglaset i rutan för Reseräkning öppnar du upp en detaljerad lista över alla reseräkningar för den anställda, inklusive både pågående och redan avräknade.
Översikt över status: I översikten kan du enkelt se vilken status varje reseräkning har. Om det finns många reseräkningar kan du bläddra bland sidorna längst ner. Listan kan sorteras efter Reseräkningsnummer, Ärende och Verifikation.
Ytterligare Information:
Den här funktionen är utformad för att ge en tydlig översikt och snabb tillgång till viktig information, vilket gör det lättare för er att hantera och följa upp reseräkningar effektivt. Att kunna se och granska alla reseräkningar på ett och samma ställe bidrar till en bättre och mer organiserad hantering av företagets resekostnader.
Behöver du hjälp?
Om du har några frågor kring hur du navigerar i systemet eller behöver ytterligare assistans med att hantera reseräkningar, t.ex. generera en rapport eller exportfil är vår supportavdelning alltid redo att hjälpa till. Tveka inte att kontakta oss via din partner.
I denna supportartikel visar vi hur du smidigt kan hantera anställda som följer samma schema men har olika startveckor.
I Time & Absence finns en funktion som möjliggör att förskjuta startveckan för ett publikt schema som sträcker sig över flera veckor. Detta säkerställer att dina anställdas arbetstider är synkroniserade enligt dina behov, även när de börjar sina skiftcykler vid olika tidpunkter.
Hur man använder schemaförskjutningen
Navigera till anställdas profil: Gå till Personal - Anställda och välj fliken Anställning.
Hiitta Scheman: Inom denna vy, scrolla ner till avsnittet Scheman. I tabellen hittar du en kolumn benämnd 'Förskjut'. Här kan du justera startveckan för den anställdes schema genom att ange antalet veckor som schemat ska förskjutas, antingen framåt eller bakåt. Om inget värde anges, förblir schemat oförändrat med värdet 0.
Framåt i Tid: Ange ett positivt värde för att förskjuta schemat framåt.
Bakåt i Tid: För att förskjuta schemat bakåt, ange ett negativt värde.
Observera!
Endast publika scheman tillåter denna typ av förskjutning.
Support
Om du stöter på några frågor eller behöver ytterligare vägledning kring hur schemaförskjutningar hanteras, tveka inte att kontakta din partner.
Är du anställd och stöter på problemet att du inte kan registrera bilresa då ikonen för detta saknas? Det kan lösas på ett enkelt och smidigt sätt.
För att kunna registrera bilresor, oavsett om det gäller en privatbil eller tjänstebil, krävs det att rätt fordon finns registrerat i personalkortet under Resa och Bilar. Första steget är alltså att säkerställa att det finns åtminstone en bil registrerad på din profil i programmet. Gå till Personal - Anställda - Resa - Bilar
Lägg till Fordon: Om det saknas uppgifter, är nästa steg att lägga till en bil. Tryck på Lägg till rad för att göra det. Det är viktigt att rätt information om bilen fylls i för en korrekt registrering! Välj om det är en privatbil eller en av de tillgängliga tjänstebilsalternativen
Registrera Bilresa: När fordonet finns registrerat i systemet, ska ikonen för att registrera bilresa bli synlig när du skapar eller redigerar din reseräkning. Nu kan du enkelt lägga till bilresor som en del av din reseräkning.
Om du har ytterligare frågor eller om det uppstår andra problem, tveka inte att höra av dig till din partner för snabb och effektiv hjälp.
I Tid/Kalender-vyn erbjuds användarna en omfattande översyn över ansökt samt beviljad frånvaro.
I huvudmenyn gå till Tid och sedan välj Kalender
Det är enkelt och intuitivt att navigera och använda kalendervyn för frånvarohantering:
Välj Tidsperiod: I Kalendervyn börjar du med att välja den tidsperiod du önskar överskåda. Detta ger dig möjligheten att fokusera på specifika datum och perioder för ett enklare hanteringssätt.
Översyn av Frånvaro: När du valt önskad period presenteras en detaljerad sikt över ansökt och redan beviljad/registrerad frånvaro. Här framgår tydligt vilka frånvaroansökningar som väntar på behandling samt vilka som redan är godkända eller avslagna.
Hantering av Frånvaroansökningar: Genom att dubbelklicka på en specifik frånvaroansökan öppnas information om den anställdes frånvaro och ansökning, där du direkt kan välja att godkänna eller avslå ansökan. Denna funktion förenklar processen och gör det möjligt att hantera ansökningar på ett mer direkt sätt.
Filtrering
För ytterligare förenkling och specialisering erbjuder Tid/Kalender möjligheten att filtrera vilken information som visas. Genom att använda filtret kan du välja att enbart visa frånvaro baserat på olika statuskategorier eller andra specifika kriterier.
För att använda denna funktion, klicka på Filter i menyn överst i Kalender-vyn. Följande fönster öppnas då:
Ny snabb faktura tolkning till Autoinvoice
Vill ni få in PDF fakturor snabbt, då har vi en lösning som är enkel att börja använda direkt efter aktivering.
Logga in på Autoinvoice
Klicka på Inställningar
Gå till Fakturainställningar
Gå till Inkommande
Längst ner finns AutoScan, klicka för att aktivera AutoScan
E-post adressen blir SE-org.nr@autoscan.maventa.com Kan användas parallellt med vanliga skanningtjänsten
När du hanterar reseräkningar och registrerar utlägg i Travel erbjuds möjligheten att kvitton automatiskt tolkas. Detta innebär att du inte behöver manuellt mata in alla detaljer från dina kvitton. För att aktivera denna funktion, följ stegen nedan:
Gå till Inställningar i menyn.
Välj Resa från de tillgängliga alternativen.
Navigera till Utlägg & representation, följt av Generellt.
Inom avsnittet Elektroniska bilagor, markera rutan för Använd kvittotolkning.
Genom att aktivera kvittotolkning, kommer Travel automatiskt att identifiera och utfylla information från kvitton som du fotograferar i appen
eller drar och släpper på webben
Följande uppgifter kan hämtas från ditt kvitto:
Datum: När tjänsten eller produkten betalades.
Belopp: Den totala summan för produkten eller tjänsten.
Moms: Den totala momsen som betalades. OBS! Om det finns olika momssatser på kvittot, delas de inte på separata rader.
Hantera Valuta
Ett område där Travel dock inte tolkar data är valutan. Detta innebär att du själv behöver ange vilken valuta som utlägget gjordes i.
För att kunna ändra valutan gå till
Inställningar - Resa - Utlägg & Representation - Koder
Leta upp utläggskoden du vill kunna redigera valutan på
På fliken Registreringsregler välj kan anges i rullmenyn för valuta samt vad som ska gälla för valutakursen
Leta upp fältet Valuta när du registrerar ditt utlägg.
Klick på förstoringsglaset bredvid Valuta-fältet för att öppna registret med tillgängliga valutor.
Sök igenom listan och välj den korrekta valutan för ditt utlägg.
Viktigt att Komma Ihåg
Se till att all information på ditt kvitto är korrekt och läsbar innan du bifogar det till Travel.
Om kvittot innehåller information i en annan valuta än SEK, kom ihåg att manuellt ändra detta för att spegla utläggets riktiga valuta.
Kontrollera att datumen och beloppen matchar dina fysiska kvitton för att undvika diskrepanser i din reseräkning.
Med dessa instruktioner hoppas vi förenkla processen för att rapportera dina reseräkningar och utlägg. En korrekt och noggrant ifylld reseräkning säkerställer snabb bearbetning och ersättning för dina företagsrelaterade utgifter.
Att löneväxla handlar om att byta en del av sin kontanta bruttolön mot andra förmåner. I praktiken innebär det att arbetsgivaren drar av exempelvis 5 000 kronor på arbetstagarens bruttolön och istället sätter in det beloppet i vald förmån.
Det finns ingen standard löneart för detta ändamål i Payroll SE utan man får skapa en egen under Lönearter - Löneartsregister. Ställ in att lönearten ska påverka bruttolönen.
För att visa ackumulerat saldo på lönespecifikation för löneväxlingen behöver du skapa egen statistik. Det gör du på fliken Allmänt under Egen statistik
Du får skapa en separat löneart för att visa ackumulerat värde på utskriften
Ett enkelt exempel kan du se nedan.
Men det kan skilja sig beroende på vilket semesteravtal, anställningsform mm man har.
Månadslön är på 25 000 kr och det görs ett bruttolöneavdrag på 5 000 kr, då kommer skatt och arbetsgivaravgifter beräknas på bruttolönen 20 000 kr.
Ibland kan det uppstå förvirring kring semesterdagars förflyttning till förskjutet saldo efter semesteruppdateringen. Till exempel, efter senaste uppdateringen har en anställd noterat att de har fem dagar i förskjutet saldo. Varför detta?
För att förstå detta, är det viktigt att reflektera över semesterlagens regler. Enligt lagstiftningen kan anställda endast spara de betalda semesterdagar som överstiger 20 vid starten av semesteråret.
I det scenario som vi gått igenom här, kan det vara så att den anställde inte hade full betald semester under det nuvarande året. Antagligen mottog denne bara 20 betalda semesterdagar. Om den anställde bara hade tagit ut 15 av dessa dagar, blir de återstående fem dagarna förskjutna enligt de lagstadgade principerna.
När semestern uppdateras nästa gång, kommer dessa fem dagar i 'förskjutet saldo' verka till den anställde som om de 'räknas dubbelt'. Men i själva verket representerar de bara de oanvända dagarna från föregående års semester som har sparats enligt Semesterlagen.
När det gäller bevarade semesterdagar i År-6 kan det uppstå frågor kring om dagarna kommer att försvinna eller om de fortsätter att vara bevarade. Det är viktigt att förstå att de sparade semesterdagarna i År-6 inte kommer att försvinna.
Vid nästa semesterberäkning kommer eventuella dagar som finns i Sparat År -5 att 'ramla ner' och ackumuleras med dagarna som ligger i Sparat År-6. Systemet kommer att visa en genomsnittlig sysselsättningsgrad baserad på de data som finns i År -5 och År-6 och dessa ackumulerade dagar blir värda genomsnittet.
Enligt Semesterlagen har anställda rätt att spara sina semesterdagar under en period av fem år. Om sparade semesterdagar inte tas ut inom denna period, upphör rätten till semesterledighet. I sådana fall kan arbetsgivaren välja att reglera ut den sparade semestern i pengar. Beroende på valt alternativ kommer systemet att hantera dessa dagar på följande vis:
Om du väljer att behålla dagarna i Sparat År-6, kommer systemet automatiskt att använda dessa dagar när personen tar ut sparad semester.
Om du väljer att betala ut dagarna i År-6 i pengar, måste detta göras med löneart 752. Vid registrering behöver du ange löneutbetalningsdatumet i fälten för 'från och med' och 'till och med' datum. I fältet för 'Antal' anger du hur många sparade dagar som ska utbetalas, som är antalet dagar som finns i År-6.
Förståelse för dessa funktioner i vårt system är nödvändigt för att säkerställa korrekt hantering av sparade semesterdagar och för att uppfylla de lagkrav som ställs av Semesterlagen.
I denna guide går vi igenom hur du stegvis registrerar och bevakar föräldraledighet i Visma.net Payroll SE. Detta system ger dig möjligheten att hantera föräldraledighetsdagar effektivt för att säkerställa korrekt semestergrundande tid. Följ instruktionerna nedan för att navigera i systemet och utföra nödvändiga registreringar.
Steg 1: Registrering av Barn
När du har loggat in i Visma.net Payroll SE:
Gå till Personal och öppna dropdownmeny med olika alternativ relaterade till personaladministration.
Välj Personalregister: Inom dropdownmenyn väljer du alternativet "Personalregister". Detta leder dig till sidan där du kan hantera individuella anställda.
Använd sökfältet eller bläddra i listan för att hitta den anställda du behöver registrera föräldraledighet för.
Klicka på fliken Allmänt för att se generell information och inställningsmöjligheter för den valda anställda.
Gå till Bevakning av föräldraledighet längst ner på sidan
Tryck på knappen med tre punkter för att öppna ett nytt popup-fönster
Tryck på plus-knappen för att lägga till första och nästa barn
Ange relevant information om ditt barn. Det är obligatoriskt att ange barnets fullständiga namn, och det är valfritt att lägga till barnets personnummer. Om du har ensam vårdnad är det viktigt att notera detta, då det påverkar antalet semestergrundande dagar.
Om du redan har använt föräldraledighetsdagar som är semestergrundande, ange detta i fältet Antal frånvarodagar. Det hjälper till att hålla reda på återstående tillgängliga dagar.
Steg 2: Registrera Frånvaro för Föräldraledighet
För att registrera en specifik frånvaro:
Använd Frånvaroknappen i Löneberäkningen: För att specificera frånvaro för ett specifikt barn bör du registrera föräldraledigheten genom Frånvaroknappen.
Importering av frånvaro: Om frånvaro importeras från ett annat system, kan du inte specificera vilket barn frånvaron gäller. För fler barn registrerade i systemet, och vid import av frånvaro, kommer den inte att kopplas till något specifikt barn.
Via PAxml (2.0): Genom att använda filformatet PAxml (2.0) för import till lönesystemet, kan du inkludera barnets personnummer. Detta möjliggör registrering av föräldraledighet för rätt barn, förutsatt att personnumret anges korrekt.
Steg 3: Uppföljning och Rapportering
Efter att ha registrerat föräldraledighet:
Frånvarokalendern: Genom denna funktion kan du få en överblick över registrerad frånvaro. Det ger en klar bild över utnyttjade och kvarstående semestergrundande dagar.
På utskriften kan du också se information specificerad per barn.
Tryck på skriv ut
I utskriftsalternativ välj om du vill skriva ut all frånvaro eller begränsa urvalet enligt dina behov
Välj hur du vill hantera rapporten: antingen förhandgranska rapporten direkt på skärmen eller spara den i PDF eller CSV-formatet.
Längst ner i rapporten hittar du en sammanställning. Där kan du tydligt se vilket barn frånvaron gäller
Denna guide är tänkt att underlätta arbetet med att dokumentera och följa upp föräldraledighet. Vi hoppas att de stegvisa instruktionerna ger dig den hjälp du behöver för att navigera systemet effektivt. Har du ytterligare frågor eller behöver assistans, tveka inte att kontakta din parnter
IBAN-nummer är obligatoriskt när du skapar en utbetalningsfil med filtyp ISO 20022. I denna artikel kommer vi att gå igenom hur du använder funktionen Beräkna IBAN för anställda, som finns tillgänglig i Payroll SE.
Funktionen genererar IBAN-nummer baserat på de anställdas befintliga clearingnummer och kontonummer. Observera att funktionen endast kan skapa IBAN-nummer för svenska bankkonton.
Vänligen notera att för vissa Nordea-kontotyper, dvs. Personkonto och PlusGiro, kan denna beräkningsfunktion inte tillhandahålla något IBAN-nummer. Vid dessa fall behöver du manuellt tilldela dina anställdas IBAN-nummer i deras anställningsprofiler.
När du använder funktionen Beräkna IBAN för anställda, kan du välja om IBAN-nummer ska genereras för Alla anställda eller begränsas Enligt urval. Du kan också granska resultatet innan du gör den slutliga begäran genom att trycka på knappen Förhandsgranska.
Vi rekommenderar att du först granskar resultatet innan du genererar IBAN-nummer. Klicka på knappen Förhandgranska. Välj om du vill se resultatet i samma fönster eller öppna det i PDF resp. CSV formatet.
När du klickar på knappen Beräkna, kommer de genererade IBAN-numren att lagras i Personalregistret under fliken Allmänt och sektionen Bank. Dessutom genereras information för fälten BIC och Landskod, vilka finns på samma ställe
Rapporten som skapas av denna funktion ger dig information om vilka anställda som har blivit godkända eller ej. Dessutom genereras en rapport med namnet "IBAN - beräknade kontonummer", som automatiskt sparas i Filhantering under mappen Exportera, i undermappen Utbetalning.
Denna rapport ger en detaljerad redovisning av de beräknade IBAN-numren.
Det finns tillfällen då det kan vara nödvändigt att justera semesterrätten för anställda under ett redan pågående intjänandeår. I denna artikel hittar du en enkel steg för steg guide för att gå igenom processen så smidigt som möjligt.
Gå till Personal - Personalregistret
Öppna fliken Semester
Justera Semesterrätt Brutto: Inom fliken Semester ska du se en översikt över semesterrättigheter. Leta upp knappen med tre punkter som finns till höger om fältet Semesterrätt Brutto. Klicka på denna knapp för att påbörja ändringar av semesterrätten. OBS! Det måste finnas ett semesteravtal för att knappen ska vara aktiv!
Lägg in datum och ny semesterrätt: Efter att du har klickat på knappen för att ändra semesterrätt, kommer ett nytt popup-fönster upp. Här trycker du på plusknappen för att lägga till en ny rad. Ange det datum då den nya semesterrätten börjar gälla och det nya värdet.
Bekräfta ändringarna genom att klicka sedan på knappen spara. Payroll SE kommer nu att ta hand om de matematiska beräkningarna och uppdatera den anställdas semesterrätt baserat på de informationer du angav.
Vi hoppas denna artikel har hjälpt dig att uppdatera semesterrätten för dina anställda. Om du skule stöta på några oklarheter tryck på F1-knappen för att nå dokumentationen till just denna modul du jobbar i!
När du stöter på situationer där en anställd varken har ett personnummer eller ett samordningsnummer är det viktigt att veta hur du ska gå tillväga. I dessa fall bör den anställda registreras i Personalregistret med ett temporärt personnummer.
I programmet gå till meny för Personal och välj Personalregister
På fliken Allmänt ange Personnummer i format ÅÅ0000-0000
På fliken AG-deklaration aktiveras nu fältet för Födelsetid, vilket är ett krav för att kunna fortsätta registreringsprocessen.
Angivande av Födelsetid
Enligt Skatteverkets riktlinjer ska Födelsetid anges med år, månad och dag, följt av tre siffror som representerar ett löpnummer, i formatet ÅÅÅÅMMDD-000. Dessa tre sista siffror är valfria och kan bestämmas fritt. När relevanta filer skapas för rapportering, kommer denna Födelsetid användas för att identifiera den anställda istället för ett personnummer eller samordningsnummer. Detta säkerställer att även anställda utan formella svenska identitetsnummer korrekt kan rapporteras. Vidare ska adressuppgifter för den anställde inkluderas i rapporteringsfilen.
Obligatoriska uppgifter
När Födelsetid anges, är det även nödvändigt att fylla i information i fälten för Landskod medborgare, Födelseort, samt Landskod födelseort. Detta är viktigt för att ge en fullständig bild av den anställdes ursprung och säkerställa korrekt behandling.
Landskod medborgare: Denna uppgift är särskilt relevant för personer som är begränsat skattskyldiga i Sverige. Landskoden består av två bokstäver, i enlighet med Skatteverkets standard för landskoder.
Födelseort: Här anger du orten där den anställda är född.
Landskod födelseort: Ange landskoden för den anställdas födelseort. Precis som för Landskod medborgare, används två bokstäver enligt Skatteverkets landskoder.
Vikten av att kontrollera arbetsgivaravgiften
Det är även av stor vikt att du som arbetsgivare kontrollerar arbetsgivaravgiften. Korrekt hantering av detta säkerställer att alla arbetsgivaravgifter och rapporteringar till skattemyndigheterna sköts på ett korrekt sätt.
I hanteringen av löner är det viktigt att förstå skillnaden mellan en ordinarie lönekörning och en extra lönekörning. Dessa två typer av lönekörningar spelar olika roller i löneadministrationen, och deras funktioner anpassar sig efter olika behov inom företaget.
Ordinarie lönekörning
Ordinarie lönekörningar sker regelbundet varje månad för att generera arbetsscheman för anställda. För den aktuella löneperioden, vare sig det är månadslön eller timlön, skapas ett arbetsschema baserat på fördefinierade mallar som finns tillgängliga i Payroll SE. Förutom att använda dem, erbjuds också alternativet att importera arbetsscheman direkt från ditt tidredovisningssystem. Detta ger en smidig och effektiv process för att ställa samman de nödvändiga uppgifterna för lönekörningen.
Extra lönekörning
Ibland uppstår situationer där det blir nödvändigt att utföra utbetalningar utöver den vanliga lönen. Det är där extra lönekörningar kommer in i bilden. Detta alternativ bör användas när du behöver göra utbetalningar som inte ingick i den ordinarie lönekörningen, såsom retroaktiv lön eller separat utbetalning av exempelvis reseräkningar. Viktigt att notera är att extra lönekörningar inte har möjlighet att generera eller importera arbetsscheman, vilket skiljer dem tydligt från de ordinarie lönekörningarna.
Man bör se till att noggrant planera för både ordinarie och extra lönekörningar för att säkerställa att alla utbetalningar görs korrekt samt i enlighet med interna riktlinjer och externa lagkrav. Korrekt användning av dessa två typer av lönekörningar underlättar en effektiv och problemfri löneprocess.
För ytterligare information och vägledning om när och hur man bör använda ordinarie respektive extra lönekörningar, vänligen konsultera vår användarmanual eller kontakta din partner.
När du lagts till som ny användare i Visma.net ERP får du en e-post med med information om hur du aktiverar ditt konto. Ditt användarnamn för inloggning i Visma.net ERP är alltid din e-postadress. (Avsändare för denna e-post är “do.not.reply@platform.visma.com”)
För att aktivera ditt konto använder du knappen Klicka här i e-postmeddelandet. När kontot har aktiverats får du en ny e-post där du kan skapa ett lösenord för din aktiverade användare. (Avsändare för denna e-post är do.not.reply@email.connect.visma.com).
Klicka på Ange nytt lösenord för att skapa ditt lösenord. För Visma så är säkerhet för våra användare viktigt och av denna anledning har vi höga krav för hur lösenord skall upprättas. Var noga med att uppfylla dessa krav som ställs för att skapa ett säkert lösenord.
Du kan sedan logga in i Visma.net via connect.visma.com genom att ange din e-postadress och ditt skapade lösenord. Efter inloggning så öppnas programmets huvudfönster - Home - där man har översikt över alla de program och tjänster din användare har tilldelats behörighet.
<< Föregående
Kom igång med Visma.net
Nästa >>
Visma.net består av många olika moduler och då systemet är modulbaserat är det viktigt att respektive uppgifter genomförs i korrekt modul. Dvs. att allt som har med kund att göra genomförs i kundreskontra, allt som har med leverantör att göra i leverantörsreskontra osv.
Nedan i denna artikel kommenterar vi de mest använda modulerna i det dagliga arbetet.
Redovisning
Modulen Redovisning är själva kärnan i Visma.net Financials och den är integrerad med övriga modulerna i systemet. Här hittar du alla verifikat som genereras via andra moduler och du har därmed tillgång till all redovisningsdata i modulen. Varje gång en transaktion uppdateras i en annan modul blir verifikationen tillgänglig i din redovisning
Anläggningsregister
Under Anläggningsregister kan du upprätta dina anläggningar och tillgångar med full översikt under dess levnadstid. I tillägg kan du både avskriva och utrangera dina tillgångar i denna modulen.
Bank/likvidhantering
Den här modulen ger en översikt över alla betalningskonton, betalningsmetoder och verifikationstyper som är registrerade i systemet. Vidare kan man här behandla filer från Autopay samt behandla olika banktransaktioner och manuella betalningar i modul, inklusive transaktioner med moms.
Valutahantering
Här har man möjlighet att justera valutakurser. I tillägg kan man köra valutajustering för kunder, leverantörer och huvudbok.
Leverantörsreskontra
I leverantörsreskontra registreras alla dina leveratörer och du kan även få in alla inkommande fakturor i denna modul via fakturainkorgen och AutoInvoice. Det är från denna modul du kan skicka leverantörsutbetalningar till banken via Autopay. Här har du också översikt på vilka leverantörsfakturor som är öppna och stängda.
Skattehantering
I denna modul genererar du och behandlar momsrapportering. Här finner du alla momskoder som används i övriga moduler. Du kan både ändra befintliga, skapa nya samt styra hur de skall hanteras i systemet.
Kundreskontra
I kundreskontra har du full översikt över alla dina kunder, utgående fakturor och ingående betalningar på skickade fakturor. Här har du också en översikt över alla öppna poster samt kan skicka påminnelser till de kunder som har obetalda fakturor.
Periodisering
Det är möjligt att periodisera både intäkter och kostnader i systemet och detta administreras via modulen periodisering. Här kan du skapa egna periodiseringsnycklar som används för att utföra periodiseringen i andra moduler. I tillägg är det i denna modul alla periodiseringsverifikat bokförs.
Detta är den sista artikeln i vår introduktionsguide för dig som ny användare om hur man kommer igång med Visma.net.
Här kommer inom kort att publiceras en direktlänk till nästa steg där vi introducerar övriga moduler i Visma.net med guider hur man genomför olika processer i systemet. Vi går då igenom följande: Redovisning Kontoplan Verifikatsregistrering Kundreskontra Fakturaprocess från kundkort till faktura och betalning Leverantörsreskontra från kundkort till faktura och betalning Fakturainkorg Betalningar: Autopay/Manuell Approval Bank/Likvidhantering, in & ut-betalningar Avstämning mot bankkonto Momshantering - hur fungerar det i Visma.net Momsrapportering
<< Föregående
Kom igång med Visma.net
När en anställd avslutar sin anställning i april är det viktigt att de rätta åtgärderna vidtas för att säkerställa att semesterberäkningen och slutlönen hanteras korrekt. För att undvika eventuella komplikationer rekommenderar vi att följande steg genomförs i tur och ordning.
1. Fastställ löneutbetalningen för april
Innan slutlöneberäkningen kan genomföras är det viktigt att löneutbetalningen för april är fastställd. Detta beror på att eventuella avvikelserapporteringar, som normalt kan uppstå retroaktivt, behöver beaktas i slutlöneberäkningen.
I programmet, gå till menyn för Löneperiod och välj Fastställa.
I listan över löneperioder syns endast ej fastställda löneperioder.
Välj April och tryck på fastställ.
2. Säkerställ att all frånvaro för mars är registrerad
Det är av yttersta vikt att all frånvaro som avser mars månad är korrekt registrerad och fastställd. Denna information är kritisk eftersom den kan påverka resultatet av semesterberäkningen. Kontrollera att all nödvändig information avseende arbetstidsförkortning, sjukdagar och annan relevant frånvaro är korrekt rapporterad innan du fortsätter.
I programmet finns det rapporter som du kan använda som hjälpmedel
Gå till Rapporter och t.ex. frånvarostatistik
Du kan välja Total frånvaro eller skapa en egen listvariant
Du kan också skapa egna rapporter i rapportgeneratorn
3. Genomför semesterberäkningen
Nästa steg är att genomföra semesterberäkningen för det gångna semesteråret. För att detta ska kunna göras måste de tidigare stegen vara avklarade. Semesterberäkningen kommer att ligga till grund för hur mycket semesterersättning den anställda har rätt till vid slutet av anställningen.
I programmet, gå till menyn för Semester och välj Semesterberäkning.
Kontrollera startdatumet för avtalet med intjänandeåret.
Slutdatumet sätts automatiskt till 12 månader framåt i tiden.
Välj ett avtal i taget och tryck på OK.
Upprepa dessa steg för alla avtal som är listade.
4. Skapa extralön för slutlönen
Efter att semesterberäkningen är genomförd, är det dags att skapa en extralön där slutlönen för den anställda beräknas och betalas ut. Denna slutlön ska inkludera semesterersättning och eventuell annan kompensation som den anställda har rätt till.
I programmet, gå till menyn för Löneperiod och välj Löneperioder.
Tryck på plusknappen för att skapa en ny löneperiod.
Välj extra lönekörning.
OBS! Det är viktigt att alla dessa steg genomförs i nära samarbete med löneadministration och HR för att säkerställa att alla regler och riktlinjer följs. Att hantera slutlön och semesterberäkning på detta sätt säkerställer en smidig övergång för både arbetsgivare och anställd.
För ytterligare vägledning och detaljerad information, hänvisar vi till hjälpfiler inne i programmet.
Vid behov tveka inte att ta kontakt med din partner