Användartips för Visma Net

Nu kan ni aktivera Svarsmeddelanden (Peppol Invoice response 3.0)   Gå till Inställningar för Autoinvoice (CS10250S) Vi har lagt till en knapp för att aktivera Svarsmeddelanden för faktura     Då registrerar ni ert företag för att ta emot INVOICE_RESPONSE i Peppol och ni kommer då få information om händelser hos kunden på en skickad kundfaktura.   Vi uppdaterar kundfakturan med följande statusar:   AB – basic message acknowledgement = Mottaget AP – accepted = Godkänd RE – rejected = Avvisad IP – in progress = Under behandling UQ – under query = Under förfrågan CA – conditionally accepted = Godkänd med villkor PD – paid = Betald Under fliken Faktureringsadress på kundfakturan ser ni dessa, längst till höger under rubriken Autoinvoice    

I denna artikeln går vi igenom stegen för att aktivera 2-stegsverifiering för din användare i Visma Connect med hjälp av en Authenticator app.

När en kund har råkat betala en faktura två gånger kan du antingen betala tillbaka till kunden, eller dra av beloppet på en senare faktura.

Hej på er,    I den här guiden går vi igenom hur du bokar bort kundförluster i Visma.net.  Denna guide finns även i videoformat. Den kan ni finna här nedan.      1 Kundförluster Det finns flera tillvägagångsätt för att boka bort kundförluster i Visma.net. Detta är bara ett av dem. Processen ser lite annorlunda ut beroende på vilket tillvägagångsätt man väljer. Läs gärna igenom hela lathunden innan ni sätter igång så att ni får alla inställningar på plats innan ni börjar.   Enligt Skatteverket ska en konstaterad kundförlust minska underlaget för den momspliktiga försäljningen och den utgående momsen motsvarande det värdet som förlusten avser. Denna nerskrivning ska också göras i den period som kundförlusten har konstaterats i.  I momsrapporten motsvarar detta ruta 05 för den momspliktiga försäljningen och ruta 10-12 för den utgående momsen (beroende på vilken momssats som gäller i det enskilda fallet).    2. Inställningar  2.1 Kontoplan    Först måste de konton som ska användas för konstaterade kundförluster vara aktiva. I den här guiden 1519, 6351 och 6352. Se även till att konton 1519 har valuta SEK satt på sig.     2.2. Orsakskod  Nästa steg är att skapa upp en orsakskod för denna hantering. Detta görs under Kundreskontran - Egenskaper - Orsakskoder   Här måste en orsakskod skapas, där användingen är "skriv av faktura" och motkontot är det konto ni vill använda för nedskrivning av kundfordran. I det här fallet är det 1519.      2.3 Betalningstyper   Gå till Bank/likvidhantering  - Egenskaper - Betalningstyper Det kan vara bra att skapa en betalningstyp per zon. Dvs en för svenska kunder, en för europeiska kunder och en för icke eu.   Döp betaltypen – I detta exempel är den döpt till 40 Utbetalning/inbetalning - Ska vara inbetalning Arbetsyta: Bank/likvidhantering Beskrivning - Välj en lämplig beskrivning Välj en standard konto/koddel - har valt 6351 som motkonto. Klicka sedan på spara.   2.4 Likvidkonto   Nästa steg är att skapa ett likvidkonto. Gå till Bank/likvidhantering – Register – Likvidkonton Koppla på betalningsmetod – Manuell betalning under fliken Betalningsmetod. Jag har valt att koppla min till betalningsmetod 03.    Koppla betalningstypen som vi skapade tidigare under fliken betalningstyp, se till att betalningstypen har rätt zon på dig.     3. Befarad kundförlust    För att vi ska kunna ha en befarad kundförlust så måste den finnas en kundfaktura i systemet som vi kan skriva av.  Denna faktura bokades i huvudboken vid frisläppningen av fakturan som följer;   Konto Beskrivning  Debet Kredit 1510 Kundfordringar 3750   3031 Försäljning varor, Sverige 25% moms   3000 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25%   750     När vi har insett att vi inte kommer att få betalt för denna faktura ska man boka upp kundfordringen som en befarad kundförlust. Det gör vi i huvudboken under Redovisning - Verifikationsregistrering Här vill vi boka nettobeloppet. Glöm inte att frisläppa verifikatet.   Konto Beskrivning Debet Kredit  1519 Nedskrivning av kundfordran   3000 1510 Befarade förluster på kundfordringar 3000     4. Konstaterad kundförlust - när vi bokat befarad Nu har vi fått veta att denna befarade kundförlust blir en konstaterad kundförlust.   4.1 Kundkort  Det första vi gör nu är att gå till kundkortet (Kundreskontra – Register – Kunder) söker fram kunden och under fliken ”generell information” bockar för Aktivera avskrivningar samt fyller i maxbelopp för avskrivning (det bör täcka fakturabeloppet)   4.2 Skriva av fakturan  Gå till avskrivning kundfordran (Kundreskontra - Rutiner - Avskrivning kundfordran) Välj orsakskoden vi skapade tidigare.    Innan ni klickar på behandling se till att datumet är rätt. Välj sedan att behandla. Detta kommer att stänga fakturan. Verifikatet ser sen ut som följer Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar 3750   1510 Kundfordringar   3750   4.3 Ombokning kundförluster Nu går vi till Bank/likvidhanteringen väljer ”Ny likvidtransaktion”   Välj likvidkonto: 1519 och Betalningstyp: Konstaterade kundförluster På raderna: konstaterad kundförlust i minus, kategori 01 och befarad i förlust i minus med kategori 12.   Eftersom vi satte zonen på likvidkontot så behöver vi inte göra detta under redovisnignsdetaljer.    OBS detta är nettobeloppet.   Frisläpp sedan transaktionen   Verifikatet som blidas blir som nedan. Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar   750 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% 750   2610 Ingen moms     6351 Konstaterade förluster på kundfordringar 3000   6352 Befarade förluster på kundfordringar   3000   Detta gör att i momsdeklarationen minskas den momspliktiga försäljningen i ruta 05 och minskningen av den utgående momsen i någon av rutorna 10-12, beroende på vilken momssats som gäller.   5. Konstaterad kundförlust – utan befarad Det finns också situationer där vi vill boka en konstaterad kundförlust utan att först ha bokat en befarad kundförlust.   5.1 Kundkort  Det första vi gör nu är att gå till kundkortet (Kundreskontra – Register – Kunder) söker fram kunden och under fliken ”generell information” bockar för Aktivera avskrivningar samt fyller i maxbelopp för avskrivning (det bör täcka fakturabeloppet)   5.2 Skriva av fakturan  Gå till avskrivning kundfordran (Kundreskontra - Rutiner - Avskrivning kundfordran) Välj orsakskoden vi skapade tidigare.    Innan ni klickar på behandling se till att datumet är rätt. Välj sedan att behandla. Detta kommer att stänga fakturan. Verifikatet ser sen ut som följer Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar 3750   1510 Kundfordringar   3750   5.3 Ombokning kundförlust  Nu går vi till Bank/likvidhanteringen väljer ”Ny likvidtransaktion”   Välj likvidkonto: 1519 och Betalningstyp: Konstaterade kundförluster På raderna väljer vi konstaterad kundförlust i minus, kategori 01   OBS detta är nettobeloppet.   Frisläpp sedan transaktionen Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar   3750 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% 750   6351 Konstaterade förluster på kundfordringar 3000     6. Avskrivning kundfordran utanför Sverige Har du en kundfordran du vill skriva av och kunden inte är svenskt är det exakt samma tillvägagångsätt. Det enda du behöver ändra på är några inställningar.   Skapa ett nytt konto/likvidkonto för den valda valutan. Exempelvis EUR. Detta krävs om du vill skriva av fakturan i rätt valuta. Skapa en ny betalningstyp för den valda zonen. 3. Skapa en ny orsakskod som går emot det nya likvidkontot      

Det är inte möjligt att radera en frisläppt budget så hur ska man då radera den?

I vår nya avancerade fakturahantering kan du sätta upp automatiska regler för hur era fakturor ska konteras direkt när de kommer in i systemet, innan någon ens sett fakturorna.   Och när de har konterats sätts attestflödet igång.     Kontakta din partner för mer information!

I den här artikeln samlar vi vanliga frågor och problem som uppstår i samband med att använda tvåstegsverifiering i Visma.net.

Handelsföretag som har exportförsäljning kräver ofta förskottsbetalningar av sina kunder innan de skeppar varorna. Det kan variera hur mycket kunderna skall betala i förskott, men det finns stöd för detta i Visma.net ERP.   Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta SEK Det är möjligt att skapa en förskottsbetalning från en försäljningsorder. Och om det redan har gjorts en förskottsbetalning kan denna läggas till på säljorder.   Skapa en försäljningsorder i Order (SO301000) som vanligt. När all information är registrerad på försäljningsordern, gå till fliken Betalningar och tryck på knappen Skapa förskottsbetalning.     Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     När kundens betalning har registrerats på banken går du in på själva förskottsbetalningen, korrigera eventuellt datumet så att det stämmer överens med det datum som pengarna kommit in på kontot och klickar på Frisläpp. Förskottet går då över till status Öppen, så länge det inte är använt på en faktura.     Det är även möjligt att på Försäljningsordern under fliken Betalningar se att en betalning är registrerad.     Beroende på hur flödet ser ut i företaget så gör man nu antingen en utleverans, eller om det är ett inköp kopplat till försäljningsordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   När detta är gjort registrerar man utleveransen på försäljningsordern och bekräftar denna. När utleveransen är bekräftad skapar man kundfakturan och gör eventuella ändringar för att sedan frisläppa denna.   Om hela beloppet har blivit förskottsbetalat så kommer fakturan att direkt få status Stängd. Om inte kommer resterande saldo som kunden måste betala att visas under Restbelopp. Förskottsbetalningen status kommer också att ändras till Stängd.     Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta Om en kund ska göra en förskottsbetalning i valuta, exempelvis USD så kan man även från försäljningsordern skapa det om det är ett likvidkonto med samma valuta (USD).   Skapa en försäljningsorder som vanligt och gå sedan till fliken Betalningar. Ändra betalningsmetod till 03 - Manuell och lägg in ett likvidkonto som är i samma valuta som försäljningsordern.     Gå till fliken Betalningar och klicka på Skapa förskottsbetalning. Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     Som med förskottsbetalningar i basvalutan i företaget (oftast SEK) låter man betalningen vara i status Balanserad tills man tar emot betalningen på kontot. När man har tagit emot betalningen korrigerar man eventuellt datum och frisläpper förskottsbetalningen.   Förskottet går då över till status Öppen så länge den inte är utnyttjad på en faktura. Detta kan man se på försäljningsordern.     Nu kan man hantera försäljningsordern och antingen skapa en inköpsorder eller göra en utleverans. När detta är gjort skapar man en faktura.   När man har förberett fakturan kan man under fliken Betalningsinformation se det belopp som finns på förskottsbetalningen under Summa betalning och kvarstående belopp under Belopp att registrera.     Gör eventuella ändringar på fakturan och frisläpp sedan denna. Om hela beloppet är förskottsbetalat så får fakturan direkt status Stängd. Är där något kvar att betala får den status Öppen.   Förskottsbetalning från Kundreskontra För att skapa en förskottsbetalning från kundreskontran, gå till Kundinbetalningar (AR302000). Välj Typ: Förskottsbetalning. Fyll i rätt uppgifter och hämta sedan upp ordern som ska förskottbetalas under fliken Order att matcha. Tänk på att ha rätt Betalningsmetod, Likvidkonto och Valuta.     När betalningen har registrerats på bankkontot, öppna förskottsbetalningen och korrigera eventuellt datumet innan du frisläpper betalningen. Förskottet går över till status Öppen så länge den inte har utnyttjats på en faktura.   Beroende på hur flödet är i företaget så gör man nu antingen en utleverans eller om det är ett inköp kopplat till säljordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   Därefter går man in på försäljningsordern och gör en utleverans som sedan bekräftas. Skapa sedan en kundfaktura och kontrollera så att denna stämmer och frisläpp sedan denna.   Hantering av förskottsbetalningar som importeras från AutoPay I dagsläget finns ingen funktionalitet för att hantera förskottsbetalningar automatiskt i Visma.net ERP som kommer från AutoPay och hamnar i Behandla kundinbetalningar (AR305000). Om Datum och Belopp stämmer överens med förskottsbetalningen i Visma.net ERP finns det möjlighet att matcha manuellt, men annars gäller ovanstående hantering.  

Hej på er,    När en faktura kommer in i fakturainkorgen kan det uppstå att den hamnar under fel eller under blockerat. Ibland kan det vara svårt att förstå sig på de olika felmeddelandena. Därför har jag skapat en video där jag går igenom de vanligaste felen.      Snabblänkar till avsnittet i videon Hur får jag fram statusorsak? Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen. Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen. The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences Blockerad     Hur får jag fram statusorsak? Det första man kan göra är att dra fram fältet statusorsak. Detta gör du ute till vänster (Kolumnuppsättning)  Välj statusorsak och dra ut den till höger. Klicka sedan ok.      Det gör att du ser felmeddelandet.  Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd Detta felet betyder att fakturan du försöker läsa in har ett fakturadatum som finns i en stängd period.    Det man kan göra är följande.  1. Ändra datum på fakturan i fakturainkorgen.    2. Tillåt bokföring på stängda perioder. Om du vill ha in fakturan i en redan stängd period kan du tillåta bokföring på stängda perioder. Detta gör du under (redovisning -> Egenskaper -> Redovisning)   AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with Detta felmeddelande tyder på att det redan finns en faktura från denna leverantör med detta fakturanr i den levreskontra. Innan man behandlar detta felmeddelande kan det vara bra att kontrollera fakturan i levreskontran och jämföra den med den faktura man försöker läsa in.    Om det nu är en dubblett som vi vill ta bort så klickar vi på papperskorgen inne i fakturainkorgen.      Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen. Detta felmeddelande tyder på att fakturan i fakturainkorgen inte hittar en leverantörsplats.  Det första du ska göra är att dra fram så du ser leverantörsplatsen i fakturainkorgen.  Klicka på kolumnuppsättning ute till vänster.   Välj sedan leverantörsplats och dra den ut till höger.    Detta gör att vi nu kan se leverantörsplatsen i fakturainkorgen. Vi ser att platsen är tom.  Klicka på föstoringsglaset och välj rätt plats. Klicka sedan på behandla.      Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen. Detta fel tyder på att det inte finns en aktiv valutakurs för valutan som finns på fakturan.  Detta kan tyda på att vi inte har valutan upplagd i systemet. Då behöver vi lägga upp valutan och lägga en aktiv valutakurs i systemet.    Efter du har lagt upp valutan klickar du på behandla.    The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences Detta felmeddelande tyder på att det finns ett för stort belopp i öres avrundningen på själva fakturan. Oftast är redan fakturan inläst till levreskontran (detta kan vi se via det blåa referensnr) Detta fel brukar uppstå om det är att inläsningen av momsen inte är helt korrekt. Om fakturan redan finns i systemet (när du ser det blåa refnr). Så kan det först vara bra att kontrollera att det är samma faktura först. Jämför fakturan som finns på refnr med den som finns i fakturainkorgen. Om de är samma så kan du klicka på validera för att få bort den ur fakturainkorgen.        Blockerad Ligger en faktura under blockerad kan det bero på att antingen så hittar inte fakturan leverantören att matcha med.    För att lösa detta klickar vi på förstoringsglaset och matchar den mot fakturan.    Klicka sedan på spara.   Om inte leverantören finns kan vi skapa upp den här "Skapa leverantör"     

Här hittar du en översikt över alla artiklar som berör Budget i Visma.net ERP.

Nu kan du som godkännare bli guidad med stegvis instruktioner i AutoPays gränssnitt. Vi är glada att kunna börja med denna form av användarstöd, som kompletterar de beskrivningar och FAQ som sedan tidigare finns i vår hjälpfunktion.   Den digitala guidningen följer dig genom en funktion och visar t ex inställningar. Vår första guide gäller den detaljerade vyn för godkännande.   Guiden visar sig när du ska godkänna betalningar.     Du kan också aktivera guiden igen vid ett senare tillfälle, genom att klicka på symbolen:          

I mallen för rapporteringsinställningar gällande momsrapporten har ett fel noterats. Bokning av inköp tredjepartshandel med KAT 11 ger negativt värde i ruta E37 på VAT-rapporten trots att endast debetfaktura är registrerad. Detta innebär att en skapad rapport som skickas till SKV innebär fel i rapporteringen och kan ge onödig korrespondens med myndigheten.   Genom att ändra uppdateringsregeln för E37 Inköp tredjepartshandel EU från +utgående-ingående till +ingående-utgående, (se övriga EU inköpsrader på momsrapporten t ex C20, C21) får man rätt värde på VAT-rapporten. Se bifogade bilder

Ny snabb faktura tolkning till Autoinvoice    Vill ni få in PDF fakturor snabbt, då har vi en lösning som är enkel att börja använda direkt efter aktivering.   Logga in på Autoinvoice Klicka på Inställningar Gå till Fakturainställningar Gå till Inkommande Längst ner finns AutoScan, klicka för att aktivera AutoScan E-post adressen blir SE-org.nr@autoscan.maventa.com Kan användas parallellt med vanliga skanningtjänsten  

FIDO står för Fast Identity Online och är en öppen standard. Du kan läsa mer om FIDO här: https://fidoalliance.org/     Det finns två olika typer av FIDO2 som du kan använda: FIDO2 Biometrisk Enhet - En mobil, stationär eller bärbar dator med ansiktsigenkänning eller en fingeravtryckssensor. Exempel på dessa är Android fingeravtryckssensor, Mac Touch ID och Windows Hello. FIDO2 Säkerhetsnyckel - En USB nyckel som du kopplar till din dator.   Observera att när du använder FIDO2 för att autentisera dig själv måste detta ske på samma maskin du försöker logga in på. För att aktivera FIDO2 gör följande: Logga in in https://home.visma.com/home Gå till Mina uppgifter uppe till höger     Under Säkerhet välj antingen FIDO2 Biometrisk Enhet eller FIDO2 Säkerhetsnyckel     Ange ditt lösenord Följ vägvisaren för att lägga till din FIDO2 enhet Efter detta kan du nu välja din FIDO2 enhet som tvåstegsverifiering när du loggar in till Visma.net  

I systemet önskar vi att de flesta betalningar ska köras genom Autopay. Vid användning av Autopay för valutabetalningar hämtas valutakursen från Autopay automatiskt i systemet. Detta förenklar registreringen av betalningar. Om du behöver registrera betalningar manuellt beskriver denna artikeln hur detta görs.

I denna artikeln går vi igenom generella inställningar som tillhör Anläggningsregistret.