Användartips för Visma.net ERP

Nu går vi mot julledigheten  och  lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.  Alternativt  kan du  ladda ner Visma Manager appen.    Registrerar vikarie:   Logga in i Visma.net  Approval Välj  Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden (registrera vilka datum som är aktuella )       Du kan även ladda ner Visma Manager appen som är en del av Visma.net Approval.  Ladda ner appen Google Play App Store            

För dig som godkänner fakturor och utlägg i Approval  kan du använda appen Visma Manager.  Här får du tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst   Godkänn dokumenten  genom att öppna varje dokument eller använd funktionen godkänn flera samatidigt. Visma Manager godkänn flera dokument     Om du vill följa flödet vad som sker med dina dokument  för tex utlägg eller leverantörsfakturor. Klicka på Historik.   Visma Manager Historik     Med Visma Manager kan du:  Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil  Inspektera mottagna dokument  Lägga till kommentarer till dokument Söka på Historik Kontering på befintliga rader om du har rollen Financial User i Visma.net ERP  Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval.   Stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska App store Goggle Play      

Ett tips! Håll dig uppdaterad och få tillgång till den senaste informationen; godkänn fakturor, utlägg  direkt i mobilen!   Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval. Genom appen kan du hantera inkommande dokument och få en ökad kontroll med en fullständig överblick över ärenden som behöver godkännas.   Du får tillgång till Visma Approval  med Visma Manager. Tusentals användare använder redan denna app för att effektivisera sina affärsprocesser.   Med Visma Manager kan du: ● Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil ● Inspektera mottagna dokument ● Lägga till kommentarer till dokument ● Få tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst   Appen stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska App store Goggle Play

Vi släppte en ny funktion för ett tag sen som gäller för  er som  har behov av ett enklare  EFH flöde med få godkänanre.   Nu kan man välja att  fakturan kan bli godkänd med en och samma  användare,  dvs den användaren som ni sätter upp som första godkännare.   Några saker att tänka på vid uppsättning av flödet i Approval:   Du måste fortfarande konfigurera en arbetsflödeskonfiguration Om du alltid bara vill använda första godkännare kan du skapa en arbetsflödeskonfiguration med ett enda steg där inställningen "Blockera dokumentet när inga godkännare hittas" inte är aktiverad. Du kan exempelvis  lägga till en regel baserad på en lista över godkännare, lägga till en godkännare och lägga till en beloppsgräns som inte kommer att utlösas. När du gör ändring av flödet gäller det  för fakturor som tas emot från Visma.net ERP, där en första godkännare är inställd på dokument  och eller radnivå.

Ingående fakturor har olika status beroende på hur långt de har behandlats i flödet. Dessa kolumner finns i leverantörsreskontran. Status som är fakturans status från  redovisningen och reskontran  Approvalstatus som visar status från  godkännandeflödet i Approval. Dessa kolumner kan ni enklet ta fram i er uppsättning. Tabellen nedan visar statusar som förekommer i flödet.    Status Approval Status leverantörsreskontran  Beskrivning Skickad till Approval  Balanserad Leverantörsfakturan ligger i Approval och väntar på godkännande Godkänd Öppen Leverantörsfakturan är godkänd, bokförd och klar för betalning Godkänd Balanserad Leverantörsfakturan är godkänd, väntar på kontering och frisläppning (bokföring) Avvisad Balanserad Leverantörsfakturan har blivit avvisad av användare i Approval med notering från användaren som avvisad. Kan skickas ut på nytt i flödet eller konteras och frisläppa. Väntar Balanserad Leverantörsfakturan finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Väntar Ankomstregistrerad Leverantörsfakturan är preliminärbokförd och finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Avbruten Ankomstregistrerad Godkännandeflödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Avbruten Balanserad Godkännande flödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Ny Balanserad Leverantörsfakturan har inte skickats till Approval och ligger kvar i leverantörsreskontran. - Öppen Leverantörsfakturan har bokförts och frisläppts direkt utan att ha skickats till Approval - Balanserad Leverantörsfakturan är registrerad i leverantörsreskontran, men uppgifter saknas           

Funktionen fyra ögon principen används för att garantera att en faktura godkänns av minst två olika användare.    Om du aktiverar funktionen läggs ett reservsteg till i slutet av arbetsflödet, där du måste definiera minst två personer som får fakturan om det endast är godkänt av en person.  Har en person redan gjort sitt godkännande  i flödet  utesluts denna från flödet.  Fyra ögon principen

Skapa ett dashboard för att få snabbare och enklare översikt över din EFH process -  leverantörsfakturaprocess. Denna  dashboard visar olika status För inkommande fakturor Olika schemaläggningar  Vilka fakturor som ligger ute i flödet  Statistik - belopp på de mest frekventa leverantörerna   Betalningar som skickats till Autopay Nya återrapporteringar från Autopay   För att komma igång  och ta del av denna funktion kontaktar du din Vismapartner.    Observera att denna dashboard med tillhörande förfrågningar och filterer är en prototyp som visar hur ett dashboard kan byggas. Er partner har bra insikt på vad som kan fungera i er miljö.     

Inställningar i Approval som du som Godkännare själv kan styra.   Antalet arbetsdagar innan ett ärende snart förfaller XX arbetsdagar innan förfallodatum (max14) = Det datum som visas  på dokumentet i ärendelistan Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner ( vid aktivering visas alltid kommentarsfälten) Se bild nedan.  Efter att ett ärende har hanterats... vad skall då ske?   Öppna nästa ärende Gå tillbaka till ärendelistan    

Godkänn flera dokument samtidigt i Approval med appen Visma Manager.    Så här enkelt godkänner du dina utlägg och fakturor direkt i appen. Välj aktuell rad i dokumentlistan och klicka på ikonen vit cirkel (se nedan) för att godkänna raden och välj nästa rad.  När du är klar med att godkänna flera dokument väljer du knappen Godkänn. Vill du se mer detaljer för att kunna hantera dokumentet trycker du på en rad för att öppna dokumentet. Finns flera val, Godkänn, Avvisa, Skicka för granskning och Vidarebefordra  Se kontering finns under valet: Se rader. Finns möjlighet till att kontera om men krävs då att användaren har behörighet och beror på vilken tjänst som används. För att se fakturabild, utlägg klickar du en gång för att förstora bilderna. Visma Manager Ladda ner appen via  App store  eller Gooogle Play       

Fick en kommentar idag från en kollega som sa att han inte använder i appen Visma Manager för att godkänna fakturorna från Visma.net Approval  eftersom det inte fanns funktion för att godkänna dem direkt i ärendelistan.  Jag blev lite förvånad och kanske är det fler som inte känner till att denna funktion har vi haft sen tidig höst.    Så här enkelt godkänner du dina utlägg och fakturor direkt i dokumentlistan.  Tryck på en rad för att öppna detaljer för fakturan/utläggen Håll fingret på en rad för att markera en faktura Visma Manager Ladda ner Visma Manager      

En nyhet som kom under hösten är att  de användare som har rollen som systemadministratör kan tilldela vikarie för godkännare i Approval   Välj Konfigurering Klicka på Ny Vikarie Skriv in godkännarens namn eller välj i listan (För denna godkännaren)  Välj godkännare som skall var vikarie (använd denna vikarien) Välj datum Från och Till datum (om du markerar Inget slutdatum gäller denna vikarieperioden tills vidare)  Klicka på OK   Tilldela vikarie via rollen systemadministratör    

Om man inte redan är igång med "Regler i fakturainkorgen" (ScreendID=AP2060PL) så är ett bra och smart start att kontrollera vilka leverantörer man ska börja med. I mitt exempel fick jag fram att 10 leverantörer står för 50% av alla leverantörsfakturor.  Här ska jag förklara ett sätt att göra det.   Du börjar med att gå in i fönster leverantörsfakturor (ScreenId=AP3010PL). Du väljer att exportera hela listan till Excel   När du nu har en excel fil så ska nedan steg göras.  Kopiera hela kolumn G  Klistra in i ett nytt blad och markera sedan kolumnen och väj Ta bort dubbletter som hittas under Data menyn. I mitt exempel har jag nu 99 leverantörer som används. Nu ska du ställa dig i kolumn B  och välja översta leverantören i samma blad och använd sedan formeln ANTAL.OM. Du markerar hela kolumn G från första bladet och på villkor väljer du leverantören från Kolumn A i det nya bladet. Nu fick du fram antal förekomster av den leverantören i ditt urval, kopiera nu formeln till alla leverantörer genom att dubbelklicka i nedre högra hörnet i cellen. Nu är det endast finalen kvar. Välj Sortera och filtrera. Du får upp en ruta där du väljer att sortera efter kolumn B med värdet Största till minsta. Nu har du en topplista med antal fakturor per leverantör. Enkelt?   Arbete med att skapa regler för fakturainkorgen kan börja. Det finns andra användartips där detta förklaras galant.

Du har väl sett hur enkelt du kan sätta upp fakturaregler som ger dig automatisk  konteringsförslag och  adressering för godkännande. Titta på denna videon hur du snabbt kommer igång. Denna hantering kan frigöra mycket tid för dig.