Användartips för Visma.net ERP

Här följer några korta tips och tricks i hur man kan arbeta i det nya Orderfönstret i Visma.net. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt   Bläddra mellan ordrar En ny order anses vara den senast skapade ordern För att gå till den tidigare skapade ordern, tryck på vänsterpilen   Uppdatera kunder Det går att öppna kundkortet direkt från Orderfönstret om man behöver uppdatera något på en kund.     När du klickar på redigeringsikonen visas en popup Redigera i pop-upen. Spara och stäng Spara ändringar i ordern För att se uppdateringarna, ladda om webbläsaren Plats-nålen   Håll muspekaren över plats-nålen för att se leveransadressen Det är samma adress som på fliken "Leveransinställningar". Återställ inmatat värde   Manuellt inmatat värde kan återställas till ursprungligt värde Ikonen blir blå efter att värdet har redigerats Klicka på den blå ikonen för att återställa till originalvärde   Ta bort orderrader Ta bort en eller flera rader samtidigt. Det går också att markera alla rader genom att klicka i checkboxen precis nedan för "Radera".      

I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya Orderfönstret. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt   Fönstret består av två delar: Orderhuvudet Flikarna med detaljerad information   Orderhuvudet I det nya Orderfönstret finns det två vyer, en komprimerad vy som vi ser nedan. I den komprimerade vyn tillåts orderraderna få mer plats för att underlättade registrering av nya rader. Flera fält i orderhuvudet samt detaljer om marginal och summor döljs .       I den expanderade vyn syns fler fält i orderhuvudet samt summor och marginal.     Arbetsfältet högst upp har länkar för att bland annat navigera sig mellan ordrar, spara och skapa ny order.       Orderhuvudet har flera fält som visas: Kund Plats Datum Önskat leveransdatum Kundreferens Extern referens Beskrivning Anteckningar   Till höger om fälten visas summor och marginal för ordern.   Flikarna med detaljerad information Under orderhuvudet finns länkar till flera flikar: Rader Moms  Leveransinställningar Rabattdetaljer   Rader  I denna flik lägger man till och redigera de artiklar man vill lägga till i ordern. Idagsläget går det inte att ändra vilka kolumner som syns, eller flytta på kolumnerna, men detta kommer att läggas till framöver.   Moms Under denna flik ser man bland annat vilka momskoder som används  med tillhörande momssats, momsgrundande belopp och momsbelopp.       Leveransinställningar Här syns leveranskontakt och leveransadress till kunden. Dessa fält kommer att vara i skrivskyddat läge i den första versionen   Rabattdetaljer Under rabattdetaljer syns vilken eventuell rabatt utöver radrabatter är lagd på ordern. Radrabatter syns direkt på raderna, samt att alla rabatter summeras uppe i orderhuvudet till höger vid summorna.     Idagsläget går det inte att manuellt lägga till Rabatter på ordrar i nya Orderfönstret så som det fungerar i klassiska fönstret under fliken Rabattdetaljer.       

Det är möjligt att skicka ut e-post direkt fån Visma.net ERP. På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.   Att skicka e-post kan göras på tre olika sätt. Vi rekommenderar vanligtvis att man använder setup 1. Nedan beskriver vi de olika alternativen.   Gå till Meny - System - Egenskaper - Systemkonton, e-post (SM204002).   Setup 1: Standard uppsättning med egendefinierad svarsadress (rekommenderat) Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet Svarsadress E-post ska vara no-reply@finance.visma.net - den får inte ändras! Spara när du är klar   Setup 2: Standard uppsättning med egendefinierad e-postadress Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post Spara när du är klar När du har sparat visas  DNS-poster som måste anges av domänägaren för att Visma ska kunna skicka från adressen. Detta är vanligtvis något som din IT-administratör eller e-postleverantör behöver hjälpa dig med. Det går inte att skicka från egen adress förrän detta är på plats. När DNS-posterna har lagts till och validerats försvinner meddelandet från skärmen.     Setup 3: Utskick via egen server Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa av Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post Fyll i Serverinformation, Säkerhet och Serverportnummer. Det är information som du måste få av din IT-administratör eller e-postleverantör. Spara när du är klar   Om det finns flera e-postkonton i Visma.net ERP kan man välja vilket som används som standard i fönster E-postinställningar (SM204001)    

Det rekommenderas att man väljer Underlag för ROT- och RUT-arbeten  i Företag (CS101500) på fliken ROT och RUT.   I denna artikel beskriver vi ett sätt att reversera en kundfaktura med ROT/RUT när man valt  Frisläpp fakturor och betalningar istället   Frisläpper man en ROT faktura:   Resultat:   Samt:   För att reversera fakturan måste man börja med fakturan till Skatteverket. Gå till Kundfakturor (AR301000) och hitta fram fakturan till Skatteverket. Gå till Åtgärder och välj Reversera och använd på nota   Frisläpp kreditfakturan   Fakturan till Skatteverket är nu stängd.   Nu behöver du Reversera motpost på den tidigare kundinbetalningen. I vårt exempel betalningen 100112   Resultat:   Nästa steg är att reversera den ursprungliga fakturan. Gå till Kundfakturor (AR301000) och Åtgärder och välj Reversera och använd på nota   Frisläpp den    Återstår kreditfakturan 100112 som skapades när vi först frisläppte 100111:     Fakturan har ingen moms. Skapar därför en debetjustering utan moms:   Sista steg är att skapa och frisläppa en kundinbetalning:   Nu är alla dokument stängda. Både kundfakturor     Och kundinbetalningar  

När man  förbereder intrastatrapporten kan man få upp olika felmeddelanden. I denna artikel sammanfattar vi endast de felmeddelanden som dyker upp i Visma.net ERP.  Enligt kraven för CN8, måste nettomassan (kg) vara en del av varje rapporterad Intrastatrad. Uppdatera måttenheten för artikeln så att du kan använda kg. Felmeddelandet syftar på att det saknas vikt på artikeln i fråga. Lösningen är att lägga till vikten i kg på artikeln. Gå till Lagerförda artiklar (IN202500) Gå till fliken Paketering Ange vikten i kg och spara ändringen   Efter att du har uppdaterat artikeln måste du förbereda intrastatrapporten på nytt. Viktigt att kryssa ur Historiska värden. På så sätt hämtas värden från det uppdaterade artikelkortet.   OBS! Nettovikten avrundas uppåt om man väljer att INTE visa detaljerade transaktioner. Kryssar man i Visa detaljerade transaktioner så får man se vikten med två decimaler.   Enligt kraven för den kompletterande enhetskoden som du valt, måste den kompletterande enheten vara en del av den rapporterade Intrastatraden     Detta felmeddelande syftar på att den kompletterande enhet som är obligatorisk för vissa KN-koder saknas. Vilken enhet det är kan man hitta i SCB:s sökmotor:     Står det något i kolumnen Kvantitet på sidan så måste du lägga till det i intrastatrapporten. För att systemet ska kunna hämta data själv måste man lägga till kompletterande enhet på två ställen. Gå till Lagerförda artiklar (IN202500) Öppna fliken Generell information och gå ner till Intrastat Välj enhet under Kompletterande enhet krävs och spara ändringen   Gå till Måttenheter (CS203100) Välj enhet under Kompletterande enhet krävs och spara ändringen OBS! Det är även viktigt att man väljer kompletterande enheter endast på de enheter som man använder vid försäljning/inköp inte på alla.  Gå tillbaka till Förbered Intrastatrapport (TX50800S) Kryssa ur Historiska värden och generera rapporten på nytt   Fel: Fyll i 'KN-kod' Fel: Fyll i 'Ursprungsland' Dessa två felmeddelanden syftar på att det saknas obligatoriskt värde under KN-kod respektive Ursprungsland.    Båda värdena är hämtade från artikelkortet:  

Effektivare godkänning genom att markera aktuella rader och klicka på knappen Godkänn valda. Antal dokument visas och även total belopp för de dokument som skall godkännas.    Godkänn flera dokument    

För dig som jobbar i vårt nya lönesystem Visma.net Payroll SE har vi förberett två dokument som förenklar dina rutiner kring årsskiftet.    I "Payroll SE - Årshäfte" samannfattar vi nya regler, belopp och procentsatser för 2023. Där hittar du även en kort information om den senaste versionen av programmet samt en checklista över arbetsmoment i årsskifteshantering.   Vill du läsa mer om versionsnyheter så får du ta en titt på "Payroll SE - Versionsinfo" Båda dokument är tillgängliga för inloggade användare här.  

Nu kan du som godkännare bli guidad med stegvis instruktioner i AutoPays gränssnitt. Vi är glada att kunna börja med denna form av användarstöd, som kompletterar de beskrivningar och FAQ som sedan tidigare finns i vår hjälpfunktion.   Den digitala guidningen följer dig genom en funktion och visar t ex inställningar. Vår första guide gäller den detaljerade vyn för godkännande.   Guiden visar sig när du ska godkänna betalningar.     Du kan också aktivera guiden igen vid ett senare tillfälle, genom att klicka på symbolen:          

Ibland kan det vara svårt att veta varför en inkommande faktura går till leverantör A istället för leverantör B.

I fönstren Lagerförda artiklar och Ej lagerförda artiklar kan man snabbt navigera till fönstret specifikationer för strukturartikel, om artikeln är markerad som en strukturartikel.    Markera den lagerförda / ej lagerförda artikeln som en strukturartikel Klicka på Specifikationer för strukturartikel som nu blir synlig Notera att länken endast är synlig om man har markerat artikeln som en strukturartikel.     Fönstret Specifikationer för strukturartikel öppnas nu.  Här kan man lägga in vilka komponenter som ingår i strukturartikeln. Är strukturartikeln skapad sedan tidigare, visas vilka komponenter som ingår och detaljer för den.  

I fönstret Inleveranser (PO302000) kan man använda leverantörens artikelnummer när man gör inleveranser om man lagt in detta på en artikel i registret Lagerförda artiklar.    Alternativt ID är ett fält i artikelregistret där du kan registrera ett annat ID än ditt artikelnummer. Du kan till exempel använda detta ID till leverantörens artikelnummer för hitta rätt artikel.   Exempel: I registret Lagerförda artiklar (IN202500) på fliken Korsreferens lägg in i leverantörens artikelnummer (i vårt exempel 1234567) på artikeln LM1 med alternativtyp Leverantörens artikelnr.     Vid registrering av inleveransen från den valda leverantören i fönstret Inleveranser (PO302000) kan du nu i kolumnen Inleverans skriva in leverantörens artikelnummer (istället för ditt egna artikelnummer). Vi skriver in 1234567 som var leverantörens artikelnummer i vårt exempel.   När du klickar Enter söks korrekt artikelnummer fram med hjälp av korsreferensen som lades upp på artikeln. Ditt eget artikelnummer skrivs då in i fältet Artikelnummer och leverantörens artikelnummer presenteras i fältet Alternativt ID.  

    Under menyvalet Meny > Redovisning > (Egenskaper) Rapporter i fönstret Rapporter (CS206000) finns en parameter Kontotyp. Denna innehåller alternativen Alla, Tillgång/Skuld, Intäkt/Kostnad, Tillgång, Skuld, Intäkt, och Kostnad.   Denna parameter för resultat- och saldorapporter (ARM) ger beroende på rapport och data en förbättrad prestanda med cirka 20 % när den används. I nya företag är värdena förinställda. Vi rekommenderar att du ställer in värdet för de ARM-rapporter du för närvarande använder i befintliga företag.   För:  Balansrapporter, använd kontotyp Tillgång/Skuld Resultatrapporter, använd kontotyp Intäkt/Kostnad För kombinerade rapporter, använd kontotyp Alla.   Notera! Använder du enhetsuppsättningar baseras filtreringen på både parametern Kontotyp och enhetsuppsättningsinställningarna, så vi rekommenderar att du kontrollerar att dessa parametrar inte har någon motkonflikt, vilket kan innebära att en tom rapport visas.  

I detta användartips beskrivs var man hämtar XML-filen som ska skickas till Skatteverket.   För att ladda ner filen i korrekt format behöver du logga in i AutoReport och hämta filen därifrån.   Man kan öppna filen i anteckningar och kontrollera att taggen eSKDUpload finns med.   Det finns också en XML-rapport inne i Financials i fönstret Behandla Momsrapport (TX502000)   Den är dock avsedd för andra ändamål och godkänns inte av Skatteverket.  

Nu går vi mot julledigheten  och  lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.  Alternativt  kan du  ladda ner Visma Manager appen.    Registrerar vikarie:   Logga in i Visma.net  Approval Välj  Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden (registrera vilka datum som är aktuella )       Du kan även ladda ner Visma Manager appen som är en del av Visma.net Approval.  Ladda ner appen Google Play App Store            

I detta användartips beskrivs hur man aktiverar och kommer igång med det nya fönstret för betalningsförslag. För mer information om fönstret, se Betalningsförslag - översikt   För att komma igång måste de användare som ska arbeta i fönstret ha fått rollerna Payment processor eller Payment Viewer tilldelat i Visma.net Admin.   Om man aktiverar det nya fönstret innan det gamla har stängts ned (3/10 2022), måste man välja Ny betalningsprocess under Föredragen betalningstjänst i fönstret Leverantörsreskontra (AP101000). Den 3/10 kommer alla företag att bli migrerade till den nya tjänsten, varpå detta steget inte behöver göras. Dock krävs det att en användare får någon av de två rollerna ovan.   Så aktiverar du det nya fönstret För att aktivera det nya betalningsfönstret markerar du radioknappen Ny betalningsprocess i fönstret Meny > Leverantörsrekontra > (Egenskaper) Leverantörsreskontra (AP101000) - Efter den 3/10 behöver detta steget inte göras eftersom alla företag är migrerade till den nya tjänsten då.     Tilldelning av roller För att få access till det nya betalningsfönstret måste en användare därefter få någon av de två rollerna: Payment processor - Tillgång till alla delar av den nya betalningstjänsten Payment Viewer - Endast tillgång till att se betalningsinformation, inte skapa betalningar   Tilldelning av roller görs i Visma.net Admin av en användare med administratörsrättigheter.    1. Gå till Visma.net Admin     2. Välj Användare och Roller 3. Leta upp användaren som ska få rollen tilldelad sig     4. Leta upp företaget   5. Tilldela roll under kolumnen Financials   6. Klicka på Spara och stäng 7. Användare kommer att motta en epost med information om den nya rollen/rollerna   Ska rollen tilldelas flera personer kan detta göras genom att välja Roller överst i fönstret i Visma.net Admin och därefter välja företaget det gäller.   Efter att roller tilldelats, måste alla användare som ska ha tillgång till fönstret logga ut och in igen.   Gå till fönstret för betalningsförslag Efter att gett användarna någon av rollerna Payment processor eller Payment Viewer nås fönstret via menvalet: Meny > Leverantörsreskontra > (Rutiner) Betalningsförslag Detta är under samma menyval där det gamla fönstret tidigare fanns.    

I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya fönstret för betalningsförslag. För mer information om fönstret, se Betalningsförslag - översikt       Fönstret består av 4 delar: Tabellen Filter Sidofältet Sidfoten   Alla obetalda leverantörsfakturor fram till dagens datum visas och är förvalda när fönstret öppnas.   Det nya fönstret för Betalningsförslag är inte begränsat till en betalningsmetod och ett likvidkonto. Betalningar med flera betalningsmetoder och likvidkonton kan hanteras.   Filter     Som standard är dagens datum föreslaget i "Betala fram till datum" varje gång fönstret öppnas. Det går att anpassa filtren som du vill och filtrera på Betala fram till datum, Leverantör, Leverantörsklass, Betalningsmetod, Likvidkonto och/eller Rabattdatum fram till.  Det går också att markera “Visa endast avvikelser” vilket möjliggör en proaktiv avvikelsehantering. Tabellen   I tabellen är det enkelt att markera och avmarkera leverantörsbetalningar som du önskar.   Vissa fält går att ändra på raden, eller genom klicka på länken till leverantören eller leverantörsfakturan för ytterligare ändringar. Nedanstående fält är möjliga att ändra direkt: Betalningsdatum Belopp att betala Prioritet Betala separat Har förfallodatum passerat dagens datum, uppdateras automatiskt betalningsdatum på fakturan till innevarande datum.   Gruppera per leverantör Du kan presentera dina leverantörsbetalningar grupperat per leverantörer. Då finns möjligheten att med ett klick välja/avmarkera alla leverantörsposter från en viss leverantör. Den traditionella listvyn finns naturligtvis också att tillgå.   Kolumnuppsättning Genom att klicka på knappen Kolumnuppsättning går det att ändra vilka kolumner som visas samt ordningen på dem.    Välj kolumner och ändra ordning på dem i tabellen så att du får dem i den ordning du önskar. Kolumnbredden är också justerbar. Ändringarna sparas automatiskt.   Massändra betalningsdatum Du kan enkelt ändra betalningsdatum för alla valda leverantörsfakturor genom att klicka på knappen Ändra betalningsalternativ   Sidofältet I sidofältet visas en översikt av alla likvidkonton från de leverantörsfakturor som är möjliga att betala.  Du kan se summa att betala, antal betalningsposter samt beloppet i valuta för de likvidkonton som inte är i redovisningsvalutan.   Sidofältet gör flera kontroller och kommer att varna om det saknas ett AutoPay-bankavtal eller bankkonto på likvidkontot. Sidofältet visar också hur de valda betalningarna kommer att påverka likvidkontots nuvarande bokförda saldo i huvudboken. Du får en varning om det valda betalningsbeloppet är större än saldot på kontot.          

Den här artikeln går igenom rutinen för att skapa en utbetalning till en kund för en kreditnota.

Man får ett felmeddelande när man försöker upprätta en avskrivningskalender till en avskrivningsbok i fönstret Avskrivningskalender(FA2060PL).

När du registrerar en ingående faktura kan du själv bestämma om denna ska registreras som netto- eller bruttobelopp på fakturalinjerna.   På bilden nedan är en faktura registrerad med bruttobelopp:     Öppnar vi leverantören och väljer fliken Inköpsinställningar så ser vi att i fältet Momsberäkningsmetod är det valt Brutto.     Ändras denna till Netto är det nettobeloppet som registreras på fakturalinjen. Denna information ligger också på Leverantörsklassen. Vid skapande av en ny leverantör kopieras det som ligger på Leverantörsklassen in som förslag, men det går att ändra på leverantören i efterhand.   Du har också möjlighet att ändra på denna inställning per enskild faktura. Du gör detta under fliken Redovisningsdetaljer.