Omplanering av resurser

[#1]

I perioder när många medarbetare kanske blir sjuka eller frånvarande av andra orsaker och många sitter utspridda på hemmakontor är det viktigt att få en bra överblick över projekt, resurser, projektuppgifter och tidrapportering.

Nedan ger vi några tips om hur du kan använda resursallokeringen och aktivitetshanteringen i Project Management för att få bättre överblick över dina tillgängliga resurser.

Resursallokering

I resursallokeringen får du en överblick över vilka medarbetare som är tillgängliga och vilka som är frånvarande den närmaste tiden. Detta förutsätter att de anställda markerar frånvaro i systemet med hjälp av frånvarotyper.

(Behöver du lägga till nya frånvarotyper, hittar du dessa inställningar under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Frånvarotyper)

Kalender och projektuppgifter

Alla anställda bör uppdatera sin kalender löpande. Om ni använder Office 365, Exchange eller Google calendar kan dessa kalendrar integreras med Project Management. På det sättet får man en god översikt i Project Management över både medarbetarnas resursallokeringar och mer detaljerade uppgifter i kalendern. I kalendervyn kan den anställde se både sin resursallokering, kalenderaktiviteter och aktiviteter.

Samarbete och projektuppgifter

När man behöver planera om uppgifter underlättar det att få en överblick över de uppgifter som till exempel ska utföras i ett projekt och snabbt kunna fördela om ansvar till andra projektmedlemmar.
På fliken Samarbete visas alla projektuppgifter. Här kan man planera och tilldela olika projektuppgifter till olika medarbetare. Det går också att flytta dem till en ny status genom att dra-och-släppa dem till relevant statuskolumn.