Användartips för Visma.net Project Management

I Visma.net Project Management finns det möjlighet att skapa egendefinierade fält för Kunder och Projekt. Nedan visar vi Inställningar för dessa fält och användningsområden. Notera att företaget måste ha version Premium eller Enterprise för åtkomst till detta.    Anpassade fält på Kundnivå Anpassade fält visas på alla befintliga kundkort i fliken Kundinställningar. För att se innehållet i dessa fält behöver användarna åtminstone ha läsrättigheter till kundinformation. Anpassade fält kan också visas i rapporter.   För att skapa egendefinierade fält att använda för Kunder öppnar man Inställningar -  Kunder & Kontakter - Anpassade fält, klicka på Lägg till anpassat fält och välj vilken typ fältet ska vara. Det finns ingen gräns för hur många anpassade fält som kan skapas.  Datum: Här anges endast ett Anpassat fältnamn då fältet endast kan användas för att ange ett datum.  Numeriskt värde: Ange ett Anpassat fältnamn och om man vill också en Enhet.  Text: Här anges endast ett Anpassat fältnamn då fältet endast kan användas för att ange text.  Värde per enhet: Ange ett Anpassat fältnamn och om man vill också Enhet om det önskas. Bredvid Enhet står det KR (hämtas från företagets basvaluta) eftersom fältet avser Värde. Nedan finns bifogat ett bildexempel från demokund som visar hur fälten ser ut när de är tomma i Kundinställningar. När du fyller i något i respektive fält så kommer fältnamnet att visas som en överskrift för fältet.      Anpassade fält på Projektnivå Anpassade fält visas på alla befintliga projekt i fliken Projektinställningar. För att se eller redigera innehållet i dessa fält måste användaren minst ha projektledarbehörighet till projekt. Anpassade fält kan också visas i rapporter eller användas i KPI-beräkningar. Det finns ingen gräns för hur många anpassade fält som kan skapas.    För att skapa egendefinierade fält att använda för Projekt öppnar man Inställningar - Projektledning - Anpassade fält, klicka på Lägg till anpassat fält och välj vilken typ fältet ska vara. Här gäller samma sak som för anpassade fält för kunder, de skiljer sig inte åt.  Se nedan exempel från ett demoprojekt för hur fälten ser ut i fliken Projektinställningar.  När du fyller i något i respektive fält så kommer fältnamnet att visas som en överskrift för fältet.    Användningsområden för Anpassade fält  När egendefinierade fält är skapade går det att använda dessa för andra ändamål än att endast kunna lagra ytterligare information på i Kund- eller Projektinställningar.    Anpassade fält för Kunder kan användas som Filter och/eller Värde i Rapporter - Rapportgenerator - Kunder - Kunder. Öppna rapporten och klicka på Filter eller Värde och bläddra i listan över tillgängliga filter/värden till Custom fields.    Anpassade fält för Projekt kan användas i rapporten Projekt - Projekt  som Filter och/eller Värde. Öppna rapporten och klicka på Filter eller Värde och bläddra i listan över tillgängliga filter/värden till Custom fields.  Anpassade fält av typen Numeriskt värde och Värde per enhet  kan inkluderas i formeln för nyckeltal (KPI:er) för projekt. Nyckeltal skapas i Inställningar - Nyckeltal (KPI:er), klicka på Lägg till nyckeltal  och välj Projekt-KPI för att få möjlighet att använda de anpassade fälten du skapat för projekt i formeln för nyckeltalet.      Det går även att visa Anpassade fält som Projekt-KPI:er i fliken Finanser vid sektionen KPI:er som är tillgänglig för varje projekt. Öppna Inställningar - Nyckeltal (KPI:er) - Användning av KPI - Projekt-KPI:er för att välja vilka KPI:er som ska synas i sektionen för varje projekt.  När man då fyller i information på fliken Projektinställningar - Anpassade fält så kommer detta också att synas i sektionen KPI:er i fliken Finanser.   

Utöka möjligheterna med Prislistor i Visma.net Project Management genom tillägget Avancerad prissättning (om verksamheten använder version Enterprise finns Avancerad prissättning tillgängligt som standard). När detta tillägg är aktiverat går det att öka (eller sänka) de befintliga prislistornas priser med en procentuell ökning eller med ett fast belopp och även skapa volympriser.   Vi rekommenderar detta tillägg för alla företag som har behov av att öka sina priser regelbundet och/eller vars prislistor består av många enskilda rader där manuell uppdatering av priser är ett omfattande arbete. Är ni intresserade av Avancerad prissättning men inte har version Enterprise så ta kontakt med er återförsäljare!    Prisökning    När tillägget är aktiverat, istället för att redigera varje rad manuellt i prislistan kan användare med behörighet enkelt öka priserna för en prislista med bara några få klick. I Visma.net Project Management finns 2 typer av prislistor, verksamhetens standard prislistor som skapas av Administratörer i Inställningar - Prissättning - Prislista och Projektspecifika prislistor som skapas i projekt genom att gå till Projekt - Öppna ett projekt - gå till fliken Finanser, klicka på Ändra till projektspecifik prissättning för att få möjlighet att redigera priserna för endast det projektet. (Finns inte knappen tillgänglig använder projektet redan en projektspecifik prislista)  Båda typerna av prislistor kan uppdateras med antingen Procentuell ökning eller Fast belopp. Det går också att göra prissänkning på samma sätt som beskrivs nedan, sätt  minustecken “-”  framför procenten/beloppet för genomföra en sänkning istället för ökning. Prisökning av prislista Prislistor som finns i Inställningar - Prissättning - Prislista kan uppdateras genom att öppna den prislista som ska ökas genom att klicka på namnet och välj sedan Öka priser, välj sedan Typ av ökning och vad som ska påverkas.Läs längre ner i artikeln för att se hur man skapar en ny version av prislista och ökar priserna samtidigt Notera: Det går inte att öka priset på originalversionen av prislistan. Det går inte att använda funktionen Öka priser eller Ta bort prislistversioner på nya versioner av original prislistan där Startdatum för prislistan har passerat.          Projektspecifik prislista Projektspecifika prislistor uppdateras via Rapporter - Rapportgenerator - Projekt - Projekt. Användarens behörigheter styr vilka projekt som visas här och kan uppdateras av användaren. Detta är inte obligatoriskt att göra men vill man så kan man filtrera rapporten att visa endast de projekt som använder Projektspecifik prislista genom klicka på Välj filter - välja Prislista - och välja Anpassa i rullgardinslistan. Det finns givetvis andra filter för att begränsa de projekt som visas i vyn ytterligare. Markera sedan alla projekt ute till vänster i översta kryssrutan för att åtgärda alla projekt eller välj endast berörda projekt genom att markera rutan för enskilda rader.  Överst i vyn öppnas då Åtgärdsfältet, välj här vilken typ av ökning som ska genomföras och vilken valuta om företaget använder det. Denna vy är lik och fungerar på samma sätt som vid ökning från  Inställningar - Prissättning - Prislista förutom att det inte går att välja från vilken dag som priserna ska vara giltiga, det gäller alltid från innevarande dagens datum. Finns det projekt med specifika prislistor i annan valuta måste du genomföra denna åtgärd för varje valuta. Här finns också en begränsning att endast Arbetstimmar och Produkter kan uppdateras, det går inte att redigera priserna för Resekostnader i en Projektspecifik prislista.  Produktregister För att enkelt öka priserna i produktregistret för flera produkter samtidigt med bara några klick, gå till Inställningar - Register över arbetstyper, resekostnader och produkter - Produkter. Till vänster går det att markera enskilda rader men också alla produkter i listan genom att markera den översta raden som speglar produktkategori. Likt uppdatering av projektspecifik prislista, i exemplet ovan, öppnas då ett åtgärdsfält i det övre delen av vyn. Välj här Redigera kostnad som åtgärd, välj sedan typ av ökning och fyll i belopp/procent.    Regler för prisökning/sänkning Rader i prislistan som är tomma eller 0 som värde påverkas inte av prisuppdatering. Produkter i prislistan som får sitt pris från produktregistret påverkas inte. Kontrollera kolumnen Priset kommer från om ett pris inte uppdateras vid prisuppdatering.  När Typ av ökning: Fast belopp används, skriv ett positivt värde som t.ex. 100 SEK för att öka och ett negativt värde t.ex. -100SEK för att sänka ursprungligt värde.  Vid Procentuell ökning är intervallet -100 till 1000%. Vid Procentuell ökning, finns möjlighet att välja om priserna avrundas till nästa heltal, 1 decimal eller två decimaler. Formeln för Procentuell ökning är X + (X*Y/100) där X är priset och Y är procenten.  Från Inställningar - Prislista kan användaren välja vilka objekt som uppdateras (Arbetstimmar, Resor och/eller Produkter). Från Projektrapporten kan endast Arbetstimmar och Produkter uppdateras. Volympriserade produkter kan ökas. Fast pris kan inte ökas   Skapa ny version av prislista  Skapa nya versioner av befintliga prislistor. Till exempel om företaget bestämt att höja sina kundpriser i början av nästa år, kan en ny version skapas i förväg och den kommer att vara giltig från och med den första januari nästa år. Priserna i den gamla prislistan används fram tills att startdatumet för den nya versionen av prislistan inträffar. Den nya versionen tas automatiskt i bruk vid valt startdatum. Vid denna tidpunkt kommer fakturerade arbetstimmar och resor som angetts före startdatumet för den nya versionen fortfarande att ha priset från den gamla prislistan och faktureras med de gamla priserna. Notera: Om startdatumet för den nya versionen är innevarande dag och timmar och resor har angetts tidigare samma dag, uppdateras priserna för dessa poster enligt den nya versionen. Priser på ej fakturerade produkter uppdateras inte.    För att skapa en ny version, gå till Verktyg - Inställningar -  Prislistor - Prissättning. Öppna befintlig prislista och klicka på Skapa ny version överst i vyn. Ange Prislistans startdatum, detta datum är då från när priserna tas i bruk. Välj sedan om du vill använda någon av de befintliga prislistorna som Prislistmall för den nya versionen. Vill du skapa en ny tom prislista och definiera rader manuellt välj då istället “välj” för att lämna fältet Arbetstimmar tomt.    Om en befintlig prislista används som mall för den nya är det möjligt att öka priserna på raderna samtidigt. I kolumnen Typ av ökning välj Ingen om det inte finns något behov av att öka priserna. Processen är därefter densamma som ovan i den här artikeln där prisökning av prislistan beskrivs i detalj.   När den nya versionen har skapats kan du se varje version högst upp i vyn, fram tills att datumet har passerat för prislistversionen är det möjligt att använda funktionen Öka priser och att ändra startdatumet. Efter datumet har passerat inaktiveras dessa funktioner och du måste skapa en ny version.     Volympriser När Avancerad prissättning är aktiverat går det att använda Volympriser. Vilket  innebär att utöver de normala produkt priserna kan skapa en prissättning som baseras på antalet registrerade produkter. När en faktura skapas hämtar systemet rätt pris från prislistan beroende på hur många produkter som angetts. Alla produkter i en volymprislista behöver inte baseras på volympris. Notera: Det går inte att skapa en ny version av befintlig prislista som ska inkludera volympriser om originalversionen inte gör det.     För att skapa en prislista med volympriser, gå till Inställningar - Prissättning - Prislista, klicka på Lägg till prislista, fyll i uppgifterna och markera rutan Använd volymprissättning och välj sedan Spara. Nu är det möjligt att börja ställa in Volympriserna, gå till avsnittet Produkter.      Håll muspekaren över den rad som volympris ska gälla för, klicka på plusset ute till höger. Det kommer då automatiskt fyllas i att från 1 (en) artikel gäller följande pris, priset kan redigeras. Klicka på plusset igen för att ange ett ytterligare volympris. Se bild nedan.   (För att återgå till ursprungligt pris och ta bort volympriset, klicka på ikonen till höger om plusset) I nedan bild har vi angett 10 som ett ytterligare volympris, det fylls då automatiskt i 9 som högsta antal i volympriset ovan. Alltså 1-9 i antal så gäller 850kr, 10 och uppåt gäller 800kr. För att ta bort en enskild rad, klicka på den röda ikonen (soptunnan).      För att skapa projektspecifik volymprissättning, öppna det befintliga projektet och gå till fliken Finanser. Notera: Det är endast möjligt att lägga till projektspecifika volympriser på produkter om projektet redan använder en systemprislista som inkluderar volympriser.  Kontrollera vilken prislista som används i avsnittet Ange priser, om den inkluderar volympriser kan du klicka på Ändra till projektspecifik prissättning och gå till fliken PRODUKTPRISER för att ställa in de nya projektspecifika volympriserna.  Om den angivna system prislistan i avsnittet Ange priser inte inkluderar volympriser måste prislistan först ändras till en befintlig prislista som inkluderar det, sedan klickar du på Ändra till projektspecifik prissättning. Noter dock att när du byter prislista så påverkas också Arbetstimspriser och Resekostnader!

Via huvudmenyn Försäljning visas försäljningsöversikten som är en central del i Visma.net Project Management för uppföljning och hantering av pågående försäljningsprojekt. Här visas alla öppna försäljningsprojekt och vilken försäljningsstatus de befinner sig i visualiserat i en kanban- eller listvy beroende på vad användaren föredrar. Det går att enkelt byta status på ett försäljningsprojekt genom att dra- och släppa det till en annan försäljningsstatus när man arbetar med kanban vyn. I övre högra hörnet finns möjlighet att begränsa försäljningsöversikten genom att filtrera den utifrån avdelning, säljare eller nyckelord. Tänk på att innehållet i försäljningsöversikten beror på vilka behörigheter användaren innehar. När försäljningsöversikten filtreras kommer även nyckeltalen i övre delen av fönstret att anpassas efter det urval som görs.  Försäljningsprojekt kan ha tre typer av ikoner för att uppmärksamma användaren om att något är försenat eller saknas: ● Grön cirkel - den inplanerade aktiviteten påbörjas idag ● Orange triangel - det förväntade beställningsdatumet har passerats /det finns ingen kommande aktivitet inplanerad ● Röd cirkel - försäljningsprojektet har en försenad aktivitet Klicka på den lilla pilen på respektive projekt i Försäljningsöversikten (i kanbanvyn) för att få snabb översikt och tillgång till aktiviteter och annat försäljningsrelaterat. I Försäljningsöversikten när man klickar på blocken Beställning eller Avböjt förslag så visas en lista över aktuella försäljningsprojekt som blivit beställda eller avböjda innevarande månad. De nyckeltal som visas som standard i försäljningsöversikten är: ● Försäljning denna månad –värdet på de affärer som vunnits denna månad ● Prognos denna månad – det vägda värdet av alla öppna affärer som förväntas stängas denna månad (använder försäljningsvärdet * sannolikheten) plus stängda affärer denna månad ● Projekt som behöver följas upp – antal projekt där det t.ex. saknas en nästa aktivitet, har försenade aktiviteter eller där det förväntade beställningsdatumet är passerat ● Månadens försäljningskvot – andelen vunna försäljningsprojekt denna månad, dvs antalet vunna försäljningsprojekt / (antal vunna + antal förlorade försäljningsprojekt) (dessa går inte att anpassa)   När du har skapat ett försäljningsprojekt kan du enkelt komma åt det genom att klicka på försäljningsprojekts namn var som helst i systemet. Till exempel via olika Rapporter eller från Kalender - Kalendervy/Att göra-lista. Kom ihåg att försäljningsprojekt också betraktas som projekt.    När du öppnar eller skapar ett nytt  försäljningsprojekt hamnar du direkt på fliken Försäljning. Här kan du bläddra igenom försäljningsrelaterade data som förväntat värde, sannolikhet, förväntat orderdatum och dess nuvarande status samt försäljare, kundkontakt, aktiviteter och anteckningar, filer och länkar, även offerter om verksamheten använder det. Försäljningsprojekt är tilldelade en försäljningsstatus som visualiserar vilket stadie som försäljningsprojektet befinner sig i. Försäljningsstatusarna är förinställda när verlsamheten först börjar arbeta med Visma.net Project Management men dessa kan hanteras under Inställningar > Försäljning & offerter >  Försäljningsstatus för att anpassas till efter behov. Varje försäljningsstatus är kopplad till en viss sannolikhets %, denna kan redigeras direkt i försäljningsprojektet.      Status kan uppdateras via försäljningsöversiktens kanbanvy eller i fliken Försäljning på ett öppnat försäljningsprojekt. När affären är avklarad med kunden och försäljningsprojektet stängs med status Beställning/Vunnet uppdateras sannolikheten automatiskt till 100% och innevarande dagens datum blir det förväntade orderdatumet vilket kan justeras manuellt vid behov. När försäljningsprojektet är vunnet kommer statusfliken att bli grön och projektet hittas numera i fliken Projekt och under Pågående projekt på kundkortet. All försäljningsinformation finns kvar i fliken Försäljning och kan justeras eller användas på annat sätt.  Det går att spåra alla tidigare och kommande aktiviteter direkt från försäljningsprojektet. Alla aktiviteter som är kopplade till projektet visas i fliken Försäljning under Aktiviteter. Här är det möjligt att lägga till nya Att göra och Kalenderposter samt att redigera befintliga, det går även att skriva anteckningar och dessa finns sedan tillgängliga även på kundkortet i fliken Kontaktuppgifter.  Alla projekt som har försäljningsstatus som motsvarar Pågående kommer att visas i försäljningsöversikten. Om det visas ett antal gamla projekt i försäljningsöversikten som inte är relevanta längre går det att rensa dessa genom att placera de i status Stängd - Lost eller så kan man ta bort försäljningsprojekt genom att öppna det och klicka på de tre punkterna uppe till höger och sedan Stäng projekt eller Ta bort projekt. Det går inte att ta bort projekt som innehåller Offerter, Filer / länkar eller Aktiviteter! Läs mer om Offerter här  

Information om hur integrationen fungerar, inställningar, vanliga felmeddelanden och åtgärder samt detaljerad fältmappning 

I följande artikel kan du läsa och lära dig mer om hur användare av Visma.net Project Management smidigt rapporterar in arbetat tid i projekt, eller faser om verksamheten använder det, genom att använda de tillgängliga funktionerna för att underlätta det arbetet. Använd gärna appen Visma.net Project Management till iPhone eller Android för ännu enklare hantering av arbetad tid! Du hittar den i AppStore och Google Play.    Via modulen Tid & Utlägg  Klicka på Tid & Utlägg i vänster i menyn för att öppna dag eller veckovyn för tidsregistrering.  Programmet kommer ihåg vilken vy du valde att arbeta i senast. I nedan exempel visar vi först dagvyn sedan veckovyn.      Nyckeltal (KPI:er) Högst upp till höger i fönstret visas den användare som är inloggad, beroende på dina behörigheter kan du även välja att rapportera tid åt någon annan, till exempel någon som du är arbetsledare för. Det finns även ett par nyckeltal och vilka som visas kan administratörer styra från systeminställningarna (Verktyg - Inställningar - Nyckeltal - Användning av KPI - Tid & Utlägg) och det går att skapa anpassade KPI:s vid behov, läs mer här! Standardnyckeltalen är som följer:  ● Flextid - Visar hur mycket mer/mindre tid den anställde har rapporterat utöver vad som förväntas enligt arbetskontraktet. Det går också att utesluta flextidsberäkning i de anställdes arbetskontrakt. Värdet påverkas av arbetstimmar och frånvaro som inte bibehåller flextid. ● Arbetstimmar - antal rapporterade timmar den aktuella perioden ● Frånvaro - antal rapporterade frånvarotimmar den aktuella perioden ● Timmar och frånvaro - totalt antal rapporterade arbetstimmar och frånvaro den aktuella perioden ● Förväntade timmar - förväntat antal arbetstimmar enligt personens arbetskontrakt ● Fakturerbar % - alla registrerade arbetstimmar som avser externa kunder och där arbetstypen har ett utpris > 0kr även om de avser fastprisprojekt som inte faktureras per timme ● Produktivt % - alla registrerade arbetstimmar som är av produktiv karaktär/totalt registrerade arbetstimmar. Om en arbetstyp som har markerats med Ej produktiv i Inställningar/Arbetstyper också har ett utpris så räknas den ändå som produktiv.    Färgkodning av dagarna De dagar som är grönmarkerade innebär att dagen är stängd från vyn Tid & Utlägg, dessa dagar kan inte redigeras ytterligare, de går att öppna dagen igen för att kunna genomföra ändringar. Notera att det finns andra funktioner som kan låsa tidposter för redigering, såsom godkänning av timmarna eller om timmarna är fakturerade. Dagar som är orangemarkerade innebär att frånvaro finns registrerat och blåmarkerad innebär innevarande/vald dag.    Registrera arbetade timmar  Följande exempel gäller dagvyn. Klicka på den gröna knappen Lägg till arbetstid för att påbörja tidsregistrering. Notera att systemadministratörer kan bestämma om verksamheten ska använda Antal timmar eller Start- och Sluttid, i exemplet används Antal timmar.    Här visas tillgängliga projekt att rapportera tid för och du kan enkelt söka efter projekt. Har du projekt/faser du ofta tidsregistrerar för kan du markera dessa som favoriter så syns de alltid högst upp i listan. Beroende på dina behörigheter så visas eventuellt möjligheten att Ansluta dig till ett projekt annars har du bara möjlighet att rapportera i projekt du är tillagd som medlem i. (Kontakta din arbetsledare eller systemadministratör om du behöver ytterligare projekt eller behörighet.)   Välj projekt och/eller fas och sedan kan du ange antal timmar och arbetstyp, de timmar som föreslås hämtas från arbetskontraktet och antalet som föreslås justeras också automatiskt om du gör fler tidposter på 1 dag. Det finns ingen begränsning för hur många tidposter du kan skapa per dag. Klicka på Spara när du är klar. Notera att när tid rapporteras som 1.5 blir det 1h30min- och när tid rapporteras som 1:5 blir det 1h05min när man klickar på spara. Båda två går att använda men notera hur resultatet blir för att undvika fel i rapporteringen.  Klicka på split-pilen för att lägga till andra typer av poster som Frånvaro, Resekostnader & Utlägg eller Avgifter. Läs mer om att rapportera frånvaro här.   För smidigare tidsregistrering kan du använda funktionen Kopiera föregående dag för att importera tidposter från föregående dag eller till/från annat datum. Notera att även avgifter och resekostnader/utlägg importeras! Det går att redigera de importerade posterna i efterhand.  När du har sparat posten kan du hålla muspekaren över raden för att se tillgängliga åtgärder. Klicka en gång för att få möjlighet att redigera posten.   Lägg till post från aktiviteter Om du har en eller flera aktiviteter (att-göra, projektuppgifter eller kalenderposter) som är kopplad till ett visst datum kan du använda dessa för att snabbt registrera arbetstid. De aktiviteterna kommer att visas till höger i fliken Lägg till post från aktivitet  av tidrapporteringsvyn. Klicka på ikonen med en pil så kommer aktiviteten att läggas till som en post i tidrapporten med förifyllda uppgifter från aktiviteten, t.ex. projekt, fas och antal timmar. Uppgifterna kan ändras eller kompletteras om nödvändigt.    Följande exempel gäller veckovyn  Veckovyn är inte tillgänglig när systemadministratör har valt att verksamheten ska ange dagliga timmar med Start- och sluttid.    Byt till Veckovyn via en knapptryckning till höger. Här ser du en lista över de projekten du tidigare rapporterat tid på via dagvyn om det finns några poster i dagvyn. Välj annars den gröna knappen Lägg till arbetstid för att lägga till flera rader. Om du använder flera olika arbetstyper i samma projekt kan du ha 1 rad för varje. Fyll i antalet timmar per dag och stäng veckan när du är klar. Notera att i veckovyn kan du endast lägga till arbetstid och frånvaro, det är inte ett programfel utan tänkt att fungera som så för att vara så förenklad som möjligt.      Notera: Om företaget använder filexport från PM till Visma Lön så kontrollera att alla arbetstyper, frånvarotyper och aktivitetstyper i Visma PMs register har en kod angiven och att denna kod också finns upplagd i Visma Löns tidskodsregister för import. Vanligtvis är det endast avvikelser och resekostnader/utlägg som importeras, för timanställda kan även arbetstimmar importeras om tidkoderna sätts upp korrekt. Kontakta er återförsäljare för vidare hjälp och information om tidimport eller läs mer här! Inställningar Här finns ytterligare valmöjligheter gällande förslag i vecko- eller dagvyn för att underlätta tidrapporteringen. Öppna inställningarna (kugghjulet) och redigera vilka projekt och förslag på timmar som ska visas automatiskt. Förslag Med olika inställningar kan du välja att visa vilka rader som ska synas i veckovyn. Då behöver du inte välja projekt och fas från knappen Lägg till arbetstid. Så snart projektet eller fasen klarmarkeras i projektet försvinner de automatiskt ur veckovyn/dagvyn.  Förslag baseras på mina senaste registreringar Om du markerar detta alternativ visas poster för föregående dagar/veckor. Du kan definiera hur långt bakåt i tiden som förslagen ska hämtas från. Anger du t.ex. 2 veckor bakåt i tiden kommer vyn visa projekten som en förslagsrad och texten är grå. Projekt jag är allokerad på Om ni använder funktionen för resursallokering för att allokera tid på projektmedlemmar i respektive projekt visas de projekt som innehåller resursallokeringar för den aktuella personen i vyn.  - Föreslå arbetstimmar utifrån min resursallokering Markerar ni detta underalternativ visas även förslag på antal timmar i respektive projekt som ett utgångsläge för tidrapporten. Timmarna visas i kursiv stil mot ljusblå bakgrund för att kunna skilja dem från timmar som är manuellt registrerade. Mina favoritprojekt Om du markerar detta alternativ visas rader med de projekt/faser du har markerat som favoriter. Visa helger Genom att markera eller avmarkera detta alternativ visas helger i veckovyn. Observera att även om du har valt att inte visa helger i översikten, men har rapporterat tid på en lördag eller söndag kommer dessa timmar att summeras i veckototalen. Kopiera beskrivning från tidigare post I tidrapporten kan du lägga till en kommentar till den rapporterade tiden. Om du markerar detta alternativ kommer beskrivningen från föregående post att kopieras automatiskt till nästa post. 

Här visar vi hur du kan återanvända informationen i offerten för att skapa en faktura.

Behöver du återöppna ett stängt projekt förklarar vi nedan hur du kan hitta projektet och hur du öppnar det igen.    För att hitta ett stängt projekt kan du göra på olika sätt i Project Management.   När du vet vilka projektuppgifter som Namn eller Projektnummer för projektet du ska öppna igen kan du påbörja en sökning uppe till höger i Sök. Det krävs minimum 3 tecken för att söka. Klicka på knappen för att inkludera stängda projekt. Scrolla sedan i listan för att hitta rätt projekt om du har flera träffar. Observera att du i Verktyg > Inställningar > Sökinställningar kan du ställa in om om både öppna och stängda objekt ska visas i söket eller endast öppna objekt.      Stängda / Inaktiva objekt är markerade med en punkt till vänster i listan.      Klicka på projektet så öppnas Projektkortet, klicka sedan på de 3 punkterna uppe till höger och välj Öppna projekt.      Du kan även hitta en lista över Stängda projekt inne på kundkortets flik Försäljningsprojekt & Projekt förutsatt att du vet vilken kund det gäller. Se nedan. Markera projektet till vänster i listan och välj åtgärd Ändra status för öppen/stängd i verktygsfältet som visas överst i vyn för att öppna projektet.        Till sist kan du också hitta stängda projekt via Rapporter - Rapportgenerator - Projekt - Projekt.  Välj till höger om listan Stängd i filtret Öppen/Stängd. När du ser projektet/en kan du ändra statusen genom att markera rutan till vänster på respektive rad och klicka på Välj åtgärd i verktygsfältet som visas överst i vyn. (Likt ovan)    

I denna artikel kan du läsa om hur man skapar en rapport som visar projekt där poster finns redo att faktureras och andra översikter för att snabbt få en överblick på fakturerbara projekt.    Rapport för projektledare Gå till Rapporter > Rapportgenerator och välj att utgå ifrån Projekt > Projekt.  Anpassa rapporten genom att välja vilka värden som ska inkluderas. I exemplet nedan har vi valt värden Kund, Projektnummer, Fakturerad och Ej fakturerad. Vid behov går det även att skapa egna värden och beräkningar Skapa egna Nyckeltal   För att begränsa rapporten så används Filter, till höger finns ett antal standard filter angivna för att ställa in tidsperiod, projektledare och öppna/stängda projekt. Eftersom vi vill skapa en rapport för Projektledare så är det av intresse här att endast se de projekten man själv står som projektledare för. Förslagsvis sätt följande filter:  Finansernas tidslinje: Utefter behov, förslagsvis Denna månad eller Förra månaden beroende på när faktureringen sker i er verksamhet.  Slutdatum: Detta filter baseras på projektens slutdatum. Kan lämnas tomt om det är irrelevant.  Projektledare: Välj Egen för att se dina egna projekt.  Försäljningsförlopp: Kan lämnas tomt om det är irrelevant.  Öppen/Stängd: Båda kan inkluderas om ni stänger projekt innan de faktureras, annars endast Öppen.  Det går att lägga till fler filter via knappen Välj filter om det behövs.    Klicka på Spara som för att spara den egentillverkade rapporten och för att få möjligheten att dela den med andra behörighetsprofiler, t.ex. andra projektledare. När de tittar på rapporten kommer de då se sina egna projekt, de kan även spara om rapporten som en egen om de skulle behöva/vilja ändra något.    Faktureringsöversikten Ett annat smidigt sätt att se fakturerbara poster baserat på projektledare är att gå till Fakturering > Skapa Fakturor.    Uppe till höger finns det ett par förinställda filter för att styra vad som ska vara synligt i vyn.  För att anpassa vyn till dina projekt, välj i filter Projektledare: Egen och Klart för fakturering: Förslagsvis den sista i månaden, sätt det som passar verksamhetens process bäst.  Här finns en översikt av alla projekt som har fakturerbara poster tillgängliga och posterna är grupperade i 3 kategorier: Ofakturerade timmar, Ofakturerade resekostnader och Ofakturerade produkter. Om det finns några tillgängliga poster redo för fakturering i någon av kolumnerna kan du även klicka på det beloppet som visas för att se vilken post det avser.   Observera: Använder företaget tilläggstjänsten Miljö med flera valutor så kan inte systemet generera en summering av totalen per respektive kolumn längst ner i listan för de 3 kategorierna. Du ser endast en total i kolumnen Fakturerbar då. 

Nu finns värdet "fas" i aktivitetsrapporten.

Tips för att lägga till fler projektmedlemmar.

Det finns flera rapporter att använda för att följa upp nedlagd och fakturerad tid, nedan visas ett exempel.    Rapporten nedan utgår från Rapporter > Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Arbetstimmar > Arbetstimsanalys.    I exemplet är rapporten grupperad på Projektnamn och Person via knappen Gruppering, det är valt innevarande månad och föregående månad som Tidsram och sedan är det valt Timmar och Fakturerade timmar som Värde. Det går givetvis att anpassa rapporten efter sina egna önskemål, till exempel om du endast vill se en specifik avdelning eller arbetstyp så går det att filtrera ytterligare via knappen Filter. Bekanta dig med de värden, filter och grupperingar som finns tillgängliga för att skapa en eller flera rapporter som täcker verksamhetens uppföljningsbehov.    Det går sedan att spara de egen skapade rapporterna och dela dessa med andra användare. Läs mer om skapade och delade rapporter här!

För information om hur man skapar ett projekt i Visma.net Project Management, läs mer här!   Projektets namn och nummer   Ändra namn och nummer för ett projekt genom att klicka på respektive fält och börja skriva. OBS! Om företaget använder integration mot annat Visma program eller annan tredje part som använder projektuppgifter - var då väldigt uppmärksam eftersom flera integrationer inte tillåter sådana ändringar när projekt har synkats.   Fäll ut Visa beskrivningen för lägga till en beskrivning, det kan vara till exempel överenskommelser eller notering om ändringar i projektet eller annan skriftlig information man vill ha snabbt tillgång till.  Man kan sedan dölja beskrivningen genom att klicka på Dölj beskrivningen.    Projektets status      Projektstatus anges under Välj uppe till höger i projektöversikten. För varje statusändring går det dessutom att ange en kommentar. Detta är ett smidigt sätt att kommunicera till eventuella projektmedlemmar vilket skede som projektet befinner sig i.   För att se historik över ändringar tryck på Visa statushistorik.  Här anges när, till vilken status, beskrivning samt vem som gjort ändringen. Detta kan användas för att t.ex. flagga olika händelser.   Klicka på knappen med 3 punkter för att se ytterligare åtgärder för projektet: Stäng projektet, Byt kund och Ta bort projekt Observera att du inte kan stänga eller ta bort projekt som innehåller ej godkända timmar, ofakturerade arbetstimmar och/eller fakturor. Det går inte att byta kund på ett projekt som innehåller offerter eller fakturor.      Fliken Försäljning   I fliken Försäljning anges:   Status - vilka olika säljstatusar som ska finnas tillgängliga att välja anges under Verktyg > Inställningar > Försäljning & Offerter > Försäljningsstatus OBS! Har du flera statusar med samma sannolikhet sorteras dem automatiskt i alfabetisk ordning. Under status visas även information om förväntat värde, sannolikhet, förväntat orderdatum och kontaktkälla. Kontaktkälla visar hur ni kom i kontakt med kunden. Hantera tillgängliga kontaktkällorna under Verktyg > Inställningar > Försäljning & Offerter > Kontaktkälla   Försäljningsinformation - Här visas vem som är försäljare. För att ändra denna information tryck på pilen vid sidan om försäljarens namn.  Kundkontakt - hur ni kommer i kontakt med kunden. Huvudkontakten kan ändras genom att klicka på Ändra. Huvudkontaktens uppgifter kan redigeras genom att trycka på namn. För att kontakta kunden direkt tryck på telefonnummer eller e-postadress. Offerter - Här visas offerter för projektet. För att skapa nya offerter tryck på Ny offert.   Filer och länkar - Här kan filer och länkar laddas upp. Nere på fliken på finns även information om tillgängligt utrymme. Aktiviteter - I Visma.net Project Management kan du arbeta med flera typer av aktiviteter. Genom att samla alla aktiviteter, kalenderposter och projektuppgifter på samma ställe får du ett bra stöd i vad du behöver göra och när du behöver göra det, både under införsäljningsprocessen och genomförandet av projekt. Aktiviteterna är även tätt sammankopplade med projekt och Tid & utlägg för att underlätta arbetet. Under Försäljning kan du skapa Att göra-aktiviteter (– korta uppgifter och påminnelser som du vill komma ihåg ) samt Kalenderposter (poster i kalendern med datum samt start- och sluttid). Det finns även tillgång till Anteckningar och en lista med avslutade aktiviteter.     Fliken Projektplan Här definierar du projektets struktur: Detaljerad tidslinje - här kan du ange projektets start- och slutdatum. Välj datum via kalendern eller skriv manuellt. Om ett slutdatum inte är definierat kan du ta bort det genom att sudda ut det förvalda datumet som står i fältet slutdatum.  Lägg till projektmall - här kan du importera ett projektmall. Du kan antingen lägga till en projektmall från offert eller från ett tidigare projekt.  OBS! Om du har skapat en projektplan direkt från offerten kommer en fördefinierad projektplan att visas. Om du vill kunna följa upp projektet utifrån faser och underfaser kan du lägga till det i sektionen Faser, men det går också bra att arbeta utan faser. Klicka på Lägg till fas för att skapa en ny fas. Klicka på split-pilen för att öppna ett fasträd, detta är särskilt smidigt om du vill lägga till underfaser till en befintlig fas. Du kan också hålla muspekaren till vänster om fasraden för att dra och släppa faserna till korrekt ordning. Klicka på medlems-ikonen på fasraden för att antingen lägga till projektmedlemmar i det övergripande projektet, så kommer de att föreslås i alla underliggande faser, eller definiera vilka personer som ska delta i respektive fas.  Ett rött hänglås på fasen betyder att den är låst för tidrapportering, t.ex. om den endast är en summering av andra faser eller om den är stängd, klicka på den igen för att låsa upp fasen, den gröna cirkeln används för att klarmarkera fasen.   Klicka på prickarna till höger av fasraden för att öppna fler åtgärder. När du har definierat en grov plan kan du enkelt dra-och-släppa staplarna i Gantt-schemat för att flytta dem i tiden eller justera start- och sluttidpunkterna genom att ta tag i kanten på stapeln och dra-och-släppa till aktuellt datum. För att flytta hela stapeln håller du muspekaren nertryckt ca 1 sek så att stapeln får en mörkare färg och är redo att flyttas.   Allokera arbetstimmar - du kan enkelt fördela all estimerad tid i projektet genom att klicka på denna knapp. Ett nytt fönster visas där du kan se alla faser som har ännu ej allokerad tid. Här kan du även justera projektmedlemmarna per fas. När du klickar på Lägg till allokering kommer alla estimerade arbetstimmar att fördelas jämnt över alla valda projektmedlemmar per fas. Om en projektmedlem redan är överbelagd den aktuella fasen kommer detta visas med en orange triangel. För mer information läs gärna användarhandboken.  Projektets slutförandegrad - Du kan redigera projektets slutförandegrad manuellt i fältet Projektets slutförandegrad i övre högra hörnet av projektvyn. Om du ändrar procentsatsen manuellt kommer den manuellt angivna procentsatsen visas i detta fält samt i rapporter, men den automatiska beräkningen finns kvar i bakgrunden och visas fortfarande på huvudfasen. Om du vill återgå till den automatiska beräkningen tar du bort den manuellt registrerade siffran och stänger fönstret igen.    Nedbrytning av timmar och produktivitet - För varje projekt kan man se en nedbrytning av medarbetarnas produktivitet, t.ex. hur mycket tid de har rapporterat, hur mycket dessa timmar är värda, hur många procent av dessa timmar som har fakturerats samt vilken andel medarbetaren har bidragit med till faktureringen både i pengar och procent. Dessa nyckeltal beräknas automatiskt, men du kan även justera dem manuellt. Här kan man även se hur många timmar som är godkända eller ej godkända.    Fliken Samarbete I ett projekt kan du använda fliken Samarbete som en gemensam projektyta för att dela information och uppgifter med de andra projektmedlemmarna. Det finns två vyer att välja på:  Kommentarer Projektuppgifter Om du väljer vyn Anteckningar kan du ange en kommentar och klicka på Skicka internt. Denna information syns bara för dem som är projektmedlemmar inom företaget.     Om du väljer vyn Projektuppgifter kan du lägga till en projektuppgift och sätta rätt ansvarig person och status på den. Du kan sedan dra-och-släppa uppgiften mellan olika statuskolumner för att byta status på projektaktiviteten. Klicka på Lägg till projektuppgift för att skapa en ny uppgift, här måste man välja en aktivitetstyp. Dessa definieras i Verktyg > Inställningar > Kalender & Aktiviteter > Projektuppgiftstyper. Det går inte att välja en aktivitet som inte finns upplagd i systeminställningarna.    Du kan öppna projektuppgiften genom att klicka på uppgiftens rubrik och sedan ändra t.ex. ansvarig person, status eller när den förväntas vara klar. Projektuppgifter som är försenade markeras med ett rött utropstecken.    Fliken Finanser Under projektfliken Finanser definieras allt som har med projektets prissättning att göra samt visas all typ av finansiell information för det aktuella projektet.    Innan medarbetarna kan börja rapportera tid på projektet bör ni titta igenom de arbetstyper och produkter som ska vara möjliga att använda i det aktuella projektet. Öppna projektfliken Finanser och den översta sektionen Ange priser. Prissättning av ett projekt kan ske på flera nivåer: Standardprislistor – skapas av systemadministratören i systeminställningarna Kundspecifika prislistor - på kundkortet kan du ange om du vill att en av de fördefinierade standardprislistorna ska gälla för den specifika kunden  Projektspecifika prislistor – i varje projekt kan du välja att använda en standardprislista eller att utgå från en standardprislista och anpassa den till det specifika projektet.    I standardprislistorna definieras de priser som ska gälla för de olika arbetstyperna per timme, påslag för övertidsarbete och resekostnader. I projektets prislista kan du först välja en standardprislista och sedan klicka på knappen Projektspecifik prislista, så kan du justera de olika priserna för det aktuella projektet. De ändrade priserna kommer inte att påverka standardprislistan, bara den aktuella projektprislistan. Timpriserna kan specificeras både per person, arbetstyp och fas. Om du justerar projektets priser kommer namnet på prislistan att ändras automatiskt till Projektspecifik prislista. Läs mer om prissättning i användarhandboken eller vid länkarna nedan: Projekt med Fastpris Prissättning per timme     Under fliken Resekostnader ser du vilka typer av resekostnader som finns och du kan bestämma om de ska vara fakturerbara eller ej i det aktuella projektet genom att kryssmarkera respektive kostnadstyp. De resekostnader som visas har definierats i era systeminställningar under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Resekostnadstyper.   Under fliken Produktpriser kan du även ändra standardpriset på produkter i det aktuella projektet genom att klicka på Ändra till projektspecifik prislista. På fliken Projektinställningar kan du begränsa projektets valbara produkter när användare registrerar avgifter och övriga kostnader.       Längre ner på fliken Finanser finns sektionen Avgifter och övriga kostnader. Denna sektion består av fyra områden där du kan lägga till olika avgifter: Arvoden - Arvode räknas som en försäljning av tjänst (gäller oftast vid fastprisprojekt) och ger därmed även en andel av fakturering till de användare som arbetat i det aktuella projektet och påverkar deras debiteringsgrad.  Produkter - Produkter läggs upp i produktregistret (Inställningar > Produkter) är ofta fysiska saker som förmedlas och säljs i uppdraget, men kan också vara t.ex. licenser. Dessa produkter betraktas av systemet som försäljning och påverkar projektets försäljningsmarginal. Det ger däremot ingen andel av fakturering till den som arbetat i projektet utifrån ett intjänandeperspektiv. Leverantörskostnader - Under rubriken Leverantörskostnader visas t.ex. sådana leverantörskostnader som har inhämtats från ert ekonomisystem och som ni vill ska belasta projektet och eventuellt vidarefaktureras. Resekostnader - Under rubriken Resekostnader visas de reseutlägg som rapporterats på projektet. Dessa reskostnader registreras via tidrapporteringsvyn. Om ni har versionen Premium eller Enterprise av Visma.net Project Management kan dessa resekostnader också rapporteras via tjänsten Reseräkning.   En viktig del i uppföljningen av projekt är att kunna följa projektets prognos. På projektets flik Finanser i sektionen Prognos kan du redigera fakturerings-, intäkts- och övriga utgiftsprognoser. Fakturerings- och övriga utgiftsprognoser som baseras på fasta avgifter kan även hämtas automatiskt via knappen Uppdatera prognos. Oavsett när du använder den funktionen kommer prognosen att uppdateras med innevarande månad och framåt och tidigare månader ligger. Välj vilket perspektiv som ska visas i den grafiska prognosen genom att klicka på en av flikarna. För mer information om projektets prognos hänvisas till användarhandboken.   Fliken Projektinställningar Här hittar du allmänna information om projektet och dess faktureringsinformation. På fliken Projektinställningar finns möjlighet att ändra eller lägga till information som har betydelse för projektstatistik, fakturering och urval.      Under sektionen Allmänna inställningar finns möjlighet att ändra vilken avdelning eller kostnadsställe ett projekt tillhör. Detta påverkar t.ex. integrationer till vissa ekonomisystem och vilken avdelning som ska få intäkterna för projektet. Här kan du även definiera om det ska vara tillåtet för andra än definierade projektmedlemmar att ansluta till projektet och rapportera tid. Nyckelord för ett projekt används för att associera eller sätta etiketter på projekten. De definieras under systeminställningar.     Under sektionen Faktureringsinformation kan du anpassa faktureringsinformationen för ett projekt utöver de inställningar som ärvs från kundkortet. I sektionen Kund för fakturering har du möjlighet att lägga till en annan mottagare av fakturan för det aktuella projektet och även säkerställa att uppgifter om e-fakturering stämmer.   I sektionen Anpassade fält hittar du de projektanpassade fälten som fördefinierats i systeminställningarna vid Verktyg > Inställningar > Projektledning > Anpassade fält.  Detta är särskilt användbart för att skapa fält som inte finns i PM redan men som företaget är i behov av. Läs mer här!     Under sektion Arbetstyper, produkter och kostnadsundantag kan du begränsa vilka arbetstyper och produkter som ska vara valbara i det aktuella projektet. Du kan även definiera vilken arbetstyp som ska visas som standard när medarbetaren tidrapporterar på det aktuella projektet. Om medarbetaren även har en standardarbetstyp på arbetskontraktet kommer en projektspecifik arbetstyp att ha företräde över medarbetarens standardarbetstyp.    Ifall ni behöver ändra en projektmedlems internkostnad i ett specifikt projekt väljer ni medarbetaren samt definierar vilken kostnad som ska användas för att beräkna medarbetarens arbetskostnad i det aktuella projektet under sektion Kostnadsundantag för projektmedlem.

Följande möjligheter finns för att skapa ett nytt projekt i Visma.net Project management.   I det övre åtgärdsfältet via plustecknet (lägg till ny), klicka på ikonen och välj Projekt.  Från menyvalet Projekt. Välj Projekt och sedan Lägg till projekt.  Från kundkortet. Välj kund som det ska skapas ett projekt för och sedan fliken Försäljning & Projekt, klicka på Lägg till projekt.    Klicka på Lägg till projekt och fyll i grunduppgifterna.     Om projektet ska vara ett kundprojekt eller internt projekt Projekt som debiteras ska alltid vara av typen kundprojekt, endast projekt som ej ska debiteras är av typen Internt. (Interna projekt kan ej faktureras. Det går inte att göra om ett Internt projekt till ett Externt projekt!) Kund - detta är förinställt om du väljer att gå via kundkortet för att skapa projekt.  Projektnamn Avdelningen som projektet ska tillhöra Fakturans valuta OBS! Detta kan inte ändras när projektet väl är skapat. Ska valuta ändras på ett projekt behöver ett nytt projekt skapas.  Ingen försäljning, vunnet Markera denna om du vill markera projektet som vunnet redan vid skapandet. Det visas då möjlighet att fylla i beställningsstatus (alla vunna projekt har status: beställning), förväntat värde och förväntat orderdatum. Dessa fält går att ändra i efterhand men de är inte obligatoriska, det beror enbart på vad ni vill ska vara möjligt att följa upp på.  När du öppnar ett projekt visas information om det aktuella projektet på fem projektflikar: Försäljning - Information om försäljningsprocessen, projektets aktiviteter, anteckningar och offerter (används under försäljningsarbetet)  Projektplan - Projektet och dess indelning i faser, estimerad och allokerad arbetstid, projektmedlemmar och tidslinjer  Samarbete - Projektanteckningar och projektuppgifter i en kanban-vy där uppgifterna passerar olika statusar. Vid behov går det att anpassa dessa till företagets struktur, gå till Verktyg > Inställningar > Kalender & Aktiviteter > Status för projektuppgifter. Möjlighet att lägg till filer och länkar, koppla befintliga eller lägga till nya kundkontakter och se en snabb översikt av projektmedlemmar.  Finanser - Projektets prissättning, avgifter, prognos, fakturor och finansiell översikt  Projektinställningar - Inställningar på projektnivå, till exempel faktureringsinformation, nyckelord, anpassade fält och projektspecifika arbetstyper eller produkter.  Läs mer om projektfunktioner här!

I följande artikel beskriver vi hur du gör för att skapa en ny kund i Visma.net Project Management och ger information om de respektive flikarna och sektionerna som finns på kundkortet.  1. Välj menyvalet Kunder och klicka sedan på den gröna knappen Lägg till ny kund.  Den enda uppgiften som är obligatorisk är Namn, resten kan du fylla i vid ett senare tillfälle eller lämna tomt. När du klickar på spara öppnas kundkortsöversikten. Mer information om respektive flik och sektion finns längre ner i artikeln. 2. När ett försäljningsprojekt eller projekt skapas kan du i fältet Kund börja skriva namnet på kunden även om de inte finns tillagda i systemet sen innan. Klicka sedan på lägg till ny kund.   Det går också att göra detta när du väljer att skapa faktura från grunden i menyvalet Fakturering - Skapa fakturor.    För att smidigt navigera i kundregistret oavsett storlek så kan du via menyvalet Kunder öppna en lista över alla kunder. Det finns dock flera sätt att öppna kundkort från i Project Management.    Klicka på menyvalet Kunder till vänster och välja kund från kundlistan. Det finns också möjlighet att söka i listan och att sortera den utefter specifik kolumn. Läs mer om sortering här.   Använd sökfältet i det övre åtgärdsfältet För att snabbt hitta en kund i Project Management kan man skriva in kundens namn eller nummer i sökfältet, kunder med matchande uppgifter visas sedan automatiskt under sektionen Kunder i listan. Välj önskad kund genom att klicka på den i listan så öppnas kundkortets översikt.   Du kan själv ställa in vad som ska inkluderas i sökningen via Verktyg > Inställningar > Systeminställningar > Sökinställningar.      Via kundnamnet på diverse Rapporter, Projekt- och Fakturaöversikter När du arbetar med rapporter/projekt/fakturor eller annan vy som innehåller kundnamn/nummer kan du smidigt öppna kundkortet genom att klicka på det - namnet/numret är vanligtvis blåmarkerade vilket indikerar att du kan öppna en ny översikt från denna uppgift. Antingen så öppnas en ny flik i webbläsaren med kundkortet eller så öppnas den i samma vy, du kan alltid högerklicka och välja Öppna länk i ny flik om du inte vill störa de du arbetar med just nu.    Kundkortets flikar och uppdatering av uppgifter   Kundkortet är uppdelad i fem sektioner där varje sektion innehåller olika typer av kunduppgifter. Kontaktuppgifter: Här kan du ange mer information om kundens företag. Lägg till uppgifter om kontakter och adresser som är knutna till kunden så förenklar det arbetet med att ex. skapa offerter och fakturor. Adress: En kund kan ha en eller flera adresser. Den första adressen som läggs till blir automatiskt Huvudkontor men detta går att byta efter att en ytterligare adress lagts till. För varje adress går det att ange om det är en postadress, kontorets adress eller faktureringsadress. Faktureringsadressen används som standard för fakturering.  Kontakter: Eftersom många försäljningsaktiviteter involverar kundkontakterna är det viktigt att hålla dem uppdaterade. Det går att skapa så många kontakter som krävs för att täcka organisationens behov och du kan även koppla en angiven adress till kontakten. I dagsläget kan du inte lägga till två kontakter med samma namn på samma kund, något unikt måste skilja namnen åt t.ex. ett extra tecken eller liknande.  Kan jag flytta en kontaktperson från en kund till en annan? Det finns även en ytterligare flik, Kunduppgifter, där kan du kan ange info om till exempel organisations- eller momsregistreringsnummer, webbplats, e-post (ex. till ekonomiavdelningen eller e-fakturaadress) och vilken bransch/industri de tillhör (branscherna har definierats i systeminställningarna), årliga intäkter och antal anställda. Fliken Kundgruppering, här ser du vilka kundgrupperingar som är valda för kunden. Du ställer in dessa på fliken Kundinställningar. Mer information finns nedan.  I fliken Aktiviteter kan du skapa nya Att-göra och Kalenderposter för kunden, lägga till anteckningar och det finns även en lista över genomförda kalenderposter och att-göra aktiviteter.  Försäljning & projekt: På fliken Försäljning & Projekt visas alla pågående och avslutade försäljnings- och genomförandeprojekt för den aktuella kunden. Aktiva försäljningsprojekt: Här visas alla försäljningsprojekt som pågår, de som inte fått status Beställning än.  Pågående projekt: Här visas de projekt som är beställda och aktiva.  Stängda projekt: Här visas både Stängda projekt och Förlorade försäljningsprojekt, de försäljningsprojekt som tidigare blivit markerade som Lost istället för Beställning.  Pågående projekt kan visas i som Gantt-schema eller Lista men detta gäller inte för flikarna Aktiva fsg.projekt eller Stängda projekt som endast visas som lista.  Samarbete: Fliken Samarbete visar en sammanställning över alla projektuppgifter från alla projekt som tillhör den aktuella kunden. Observera att Aktiviteter och Projektuppgifter inte är samma sak och visas inte i samma vy.  Finanser: På kundkortets flik Finanser ser du en sammanfattning av finansiell information, fakturor som skickats till kunden och prognoser om lönsamheten för den aktuella kunden baserat på kundens alla projekt och deras genomförda fakturering, rapporterade kostnader och prognosvärden. Noter att du inte kan redigera uppgifterna från denna flik utan de hämtas direkt från projekten kopplade till kunden.  Kundinställningar: På kundkortets flik Kundinställningar finns ytterligare information om kundens faktureringsinformation, exempelvis standardinställningar på kundnivå gällande Fakturamall, Språk, Betalningsvillkor, Faktureringsmoms och uppgifter om elektronisk fakturering samt Prislista.   Anpassade fält, detta är särskilt smidigt att använda om du behöver lägga till någon information på kunden som det inte redan finns ett definierat fält för. Det går att lägga till anpassade fält som hanterar Datum, Numeriska värden, Text eller Värde per enhet. Läs mer här!   Kundgruppering, här anger du en eller flera typer av grupperingar för att kunna gruppera dina kunder efter olika egenskaper eller vilka typer av kundsegment de tillhör. Detta är smidigt för att t.ex. begränsa resultat i rapporter där kundgruppering finns som värde/filter (kundgrupperingar definieras i systeminställningarna).    Om du endast vill uppdatera basinformation om kunden, som kundnamn, beskrivning eller kundnummer gör du det genom att trycka på de uppgifterna uppe på kundkortet.      Vill du inaktivera, återaktivera eller ta bort en kund trycker du på tre prickar uppe till höger på kundkortet. Tänk på att du inte kan ta bort kunder som är kopplade till projekt.   

Är ert företaget i behov av att kunna skapa och skicka ut stiliga offerter?   Om företaget använder version Premium eller Enterprise av Project Managment har ni tillgång till detta direkt i systemet! Läs vidare för att lära dig mer om offertmöjligheterna i PM.  (Det går även att aktivera tillägget via Kugghjul > Uppgraderingar > Egenskaper)   Om du har återkommande offerter med liknande upplägg kan du skapa Offertmallar i Verktyg > Inställningar > Offertmallar. Det sparar tid och underlättar skapandet av offerter när du har en färdig mall att utgå från.   På offertmallen kan du:    Ställa in Offerttitel och Offertnamn Välja vilken prislista som ska gälla för offerten. Notera att valuta för offerten styrs utifrån prislistans valda valuta.  Sätta ett färgschema Välja vilken logotyp och fottext som ska användas för mallen. Har du olika avdelningar med egen logotyp och fottext kan du välja det här. Mer information finns längre ner på sidan.  Välja vilken ytterligare information som skrivas ut på PDF:en, ex. Summor och Moms. Detta är särskilt smidigt om du vill skapa offerter utan totalen utskriven, välj då Skriv inte ut på offerten.  Fylla i fritext fälten med önskade standardtexter Lägga till standard offertrader med Delsummor, Arbetstyper eller andra Avgifter  Välja vilka faktureringsuppgifter samt kolumner som ska inkluderas på utskriften.  Alla dessa inställningar kan redigeras på offertutkast på fliken Inställningar. Läs mer nedan.  När du redigerar din offertmall så ser du alltid en förhandsgranskning på högersida av skärmen som visar hur dessa påverkar layouten. Du kan också förhandsgranska PDF:en och notera då att det är vissa exempeluppgifter som skrivs ut på PDF:en.  Dessa kommer inte synas sen på den skarpa offerten.    Redigering och inställningar sparas automatiskt såvida det inte finns en grön knapp Spara att använda - som t.ex. vid Fritext och Offertrader.    För att lägga till en ny offert klickar du antigen på plustecknet i det övre åtgärdsfältet och väljer ny offert eller så navigerar du in till ett försäljningsprojekt/projekt och fliken Försäljning  och väljer Ny offert.   När mallen är skapad och redo att användas finns den tillgänglig i avsnittet Grundläggande information på offertutkastet.        När du väljer mallen hämtas alla förinställda inställningar från mallen till offerten och du får förfrågan om du vill lägga till offertrader från mallen. Välj OK för att importera eller Avbryt. Det är möjligt att redigera offertraderna importerade från mallen direkt på utkastet vid behov.    Fliken Inställningar Navigera till fliken Inställningar på offertutkastet vid behov att byta språk eller formatering. Standard dokumentspråk styrs ifrån den valda kundens inställningar på kundkortet. Du väljer alltså inte språk på inställningarna för offertmallen utan det styrs alltid på offertutkastet. Här kan du också byta färgschema och redigera den ytterligare informationen som ska inkluderas på utskriften.       Fliken Prissättning  Om du vill anpassa priserna i den aktuella offerten öppnar du fliken Prissättning och byter prislista eller justerar de föreslagna timpriserna och produktpriserna manuellt genom att klicka på Ändra till projektspecifik prislista.    De föreslagna priserna hämtas initialt från kundens standardprislista som angivits på kundkortets kundinställningar alternativ projektets prislista om det finns en sådan definierad. När du väljer att använda en offertmall så hämtas prislistan från vald mall istället för kundinställningarna.    Fliken Lönsamhet (Inte tillgängligt för kunder med annan valuta än företagets basvaluta.) När du har skapat en offert med arbetstyper och produkter kan du beräkna och granska det offererade uppdragets lönsamhet. I övre delen av offertfönstret finns fliken Lönsamhet. Lönsamheten redovisas både på totalnivå och radnivå samt i diagramform.   Intäkterna beräknas utifrån offertens prislista, antingen utifrån det specifika timpriset för den valda arbetstypen eller om den valda arbetstypen inte har ett generellt pris i prislistan så används Projektets standardprissättning. Kostnaderna hämtas från arbetstypernas och produkternas prissättning i systeminställningarna.      Avdelningens fottext Sidfoten som visas på offerten ställer du in i Inställningar > Organisation > Företagsinställningar > Sidfot    Organisations hierarki aktiverat:   När du har detta tillägget aktiverat definieras fottexten istället i Verktyg > Inställningar > Avdelningar, välj avdelning att redigera. Om ingen fottext definieras här kommer fältet att visas tomt. När du skapar fottexten så finns möjligheten att formatera texten (fetstilt, kursivt etc.) men det är inte nödvändigt att göra då formateringen inte skrivs ut på offert PDF:en. Vi rekommenderar även att använda taggarna som finns tillgängliga.     Taggarna är dynamiska, vilket innebär att när du behöver uppdatera någon företagsinformation räcker det med att du redigerar företagets/avdelningens uppgifter så kommer fottexten automatiskt att uppdateras också. Taggarna hämtar information som Adress och Kontaktuppgifter ifrån den Interna kunden som finns i Kundlistan i menyvalet Kunder. Läs mer här: Ändra kontaktuppgifterna   Har du flera avdelningar som har egna uppgifter som t.ex. egen adress lägger du upp alla adresser som ska finnas tillgängliga att välja på den interna kunden. Navigera sedan till Avdelningar och fyll i avdelningens egna uppgifter. Alla angivna adresser på den interna kunden finns tillgängliga i rullistan "Adress".    Är du intresserad av Offerter eller har frågor så kontakta din återförsäljare!

Fakturera flera kunder i samma projekt. 

Var skapar jag en sidfot? Jag har skapat en sidfot och anpassat fakturamallar - varför kan jag inte se fottexten? Jag behöver skapa nya avdelningar i min organisation -  hur gör jag med sidfoten?

Vad är skillnaden mellan Produkter och Arvoden?

För att utöka era möjligheter att följa upp verksamheten utifrån de begrepp och nyckeltal som är viktiga i er verksamhet kan ni skapa egna nyckeltal i Visma.net Project Management. Dessa kan sedan användas i rapporter och översikter.    Om du har versionen Premium eller Enterprise kan du skapa egna nyckeltal från menyn Verktyg > Inställningar > Nyckeltal (KPI:er) > Skapa KPIer    Nyckeltalen delas in i tre områden: Projekt-KPI: Nyckeltal som visas i projektrapporter och projektöversikten Faktura-KPI: Nyckeltal som visas i faktura och fakturarapporter Användar-KPI - Nyckeltal som visas i tid- och användarrapporter Klicka på knappen Lägg till nyckeltal överst i vyn och välj vilken typ du vill skapa.  Ange ett namn för nyckeltalet och klicka i fältet Formel för att börja bygga upp nyckeltalet, om du har skapat några Anpassade fält för projekt har du möjlighet att inkludera dessa i formeln om du väljer Projekt-KPI. Läs mer om Anpassade fält.   Fältet Enhet kan lämnas tomt eller ange den enhet som ska visas i rapporter.     Efter att du har valt innehåll klickar du på pennan för att göra ytterligare urval för vad som ska inkluderas i formeln, t.ex. vilka källor som ska räknas med i begreppet Fakturering.     I avsnittet Användning av KPI kan du även välja vilka KPIer om ska vara synliga i de olika översikterna för att snabbt kunna få en överblick.    Har du skapat egna KPIer av typen Projekt-KPI kan du även välja att visa dessa i fliken Finanser på projektet. Klicka på Välj värden och lägg till önskade värden, dessa är sedan direkt tillgängliga.        När du skapar en rapport kan du välja att lägga till dina egendefinierade KPIer från Värden under sektionen Anpassade KPIs i listan över möjliga rapportvärden.  

Så här kan du uppdatera flera projektspecifika prislistor på samma gång.