Visma eEkonomi Integration

18-03-2020

Övergripande information

(Längre ner på sidan finns information om felmeddelanden och detaljerad fältmappning. Tips! använd CRTL + F för att söka i artikeln)

Integrera Visma eEkonomi och Visma Project Management (hädanefter omnämnt Visma PM) för att enkelt kunna överföra Kunder, Projekt, Fakturor och Leverantörskostnader mellan systemen.

Integrationen effektiviserar att arbeta med systemen parallellt genom att du och dina medarbetare hanterar projekt i Visma PM och skapar fakturautkast som sedan överförs till Visma eEkonomi för bokföring. Integrationen kan också överföra leverantörsfakturor som skapats/bokförts i Visma eEkonomi till Visma PM som kostnader i projekten.

Innan integrationen kan användas genomförs initiala inställningar i Visma PM där man måste välja ett överordnat system, ett så kallat Master system, för Kunder och Produkter. Det innebär att när man kommit igång med integrationen och befintliga kunder eller produkter uppdateras med ny information måste det göras i det överordnade systemet och sedan föras över via integrationen till det underordnade systemet.

Exempelvis brukar Visma PM vara överordnat för Kunder medan Visma eEkonomi är överordnat för Produkter. Nya kunder och/eller produkter kan läggas till i båda systemen och förs över mellan programmen.
(Integrationen stöds inte i Norges motsvarighet till eEkonomi (Visma eAccounting))

Vad överförs via integrationen

Kunder

Kunder i Visma PM är kopplat till Försäljning - Kunder i Visma eEkonomi.

Tillsammans med kundnummer och kundnamn förs även adress och kontakt över. Notera att kunder i Visma eEkonomi kan endast ha en (1) adress och en (1) kontakt men i Visma PM kan du ha flera olika adresser och kontakter för en och samma kund. Detta innebär att integrationen kommer endast föra över den första faktureringsadressen och kontakten på kunden i Visma PM. Adressfältet är obligatoriskt att fylla i när en ny kund skapas i Visma eEkonomi - därför kommer du få ett felmeddelande i integrationen om du försöker föra över kunder från Visma PM som inte har en adress.

Integrationen för över alla aktiva kunder mellan systemen både från Visma PM och Visma eEkonomi, om det finns kunddata både i Visma PM och Visma eEkonomi vid uppsättning av integrationen måste du kontrollera att kundlistan stämmer överens i båda systemen. Kunderna är kopplade via kundnummer och kundnamn, därför är det mycket viktigt att stämma av om en kund finns i båda systemen att den också har samma namn och nummer i båda systemen när integrationen tas i bruk.

Som nämnt tidigare har integrationen ett överordnat system där ny information läggs till på befintliga kunder och förs över till det underordnade - i och med detta kan inte integrationen hantera en situation där kundnummer/kundnamn ändras manuellt endast i det överordnade systemet. Det innebär att om kundnummer eller kundnamn ändras i det överordnade systemet måste samma ändring göras manuellt i det underordnade annars känner inte integrationen igen att det är samma kund.

Summering: Nya kunder kan läggas till i både Visma PM och Visma eEkonomi men om information gällande en befintlig kund måste uppdateras ska det göras från det överordnade systemet för att kunna föras över till det underordnade via integrationen. Om kundnamn eller kundnummer måste ändras ska det göras manuellt i båda systemen.

Tänk på: Om ni har kunder i eEkonomi som faktureras med annan valuta än SEK måste ni aktivera tillägget Valutor i Visma PM.

Produkter / Artiklar

Produkter, Resekostnadstyper och Arbetstyper i Visma PM är kopplade till Artiklar i Visma eEkonomi.

När nya produkter läggs till i Visma PM och överförs kommer integrationen sätta Tjänster x% moms (x% = beroende på vilken momssats ni väljer på objektet i Visma PM) som artikelkontering. När överföringen av nya produkter är klar är det viktigt att logga in Visma eEkonomi och kontrollera att artikelkontering stämmer för vardera artikel - t.ex. om någon artikel ska bytas från Tjänster till Varor - då detta sedan påverkar bokföringen.

Integrationen för över alla produkter mellan systemen från både Visma PM och Visma eEkonomi. Produkter, Arbetstyper och Resekostnader är kopplade i integrationen via namn och kod, därför är det mycket viktigt att stämma av om en produkt/artikel finns i båda systemen att den också har samma Namn och Kod i båda systemen när integrationen tas i bruk.

I integrationsinställningarna i Visma PM har du valt ett överordnat system för produkter. Uppdateringar av de befintliga produkterna kommer endast föras över från det överordnade systemet till det underordnade. Det innebär att när integrationen är i bruk kan den inte hantera en situation där produktnamn och kod manuellt ändras endast i det överordnade systemet av integrationen. Om produktnamn eller kod ändras i det överordnade systemet måste samma ändring göras manuellt i det underordnade annars känner inte integrationen igen att det är samma produkt.

Summering: Nya produkter kan läggas till i både Visma PM och Visma eEkonomi men om information gällande en befintliga produkter måste uppdateras ska det göras från det överordnade systemet för att kunna föras över till det underordnade via integrationen. Om produktnamn eller kod måste ändras ska det göras manuellt i båda systemen.

Projekt

Projekt i Visma PM kan föras över till Visma eEkonomi som kostnadsställen i Bokföring - Resultatenheter.

Projekt används i integrationen av två anledningar. Först används projekt när en faktura överförs, varje fakturarad innehåller information om vilket projekt den tillhör. Projekt används också för att få över Leverantörsfakturor från eEkonomi som Leverantörskostnader i Visma PM på respektive projekt. Alla projekt förs över, både öppna och stängda.

Likt Produkter och Kunder så kopplas Projekt ihop i integrationen med namn och nummer, detta bör inte ändras i något av systemen efter initial överföring.
Projektnamn i PM = Namn i eEkonomi, Projektnummer i PM = Förkortning i eEkonomi.

Fakturor

Fakturaunderlag skapas i Visma PM och överförs sedan till Visma eEkonomi som fakturautkast - utkasten går att redigera i eEkonomi fram tills att ni skickar och bokför fakturan från eEkonomi om ändringar måste göras på fakturan efter överföring. Fakturor bokförs och alternativt skickas vidare till slutkunden från eEkonomi.

Observera: När man för över en faktura från Visma PM till eEkonomi så kommer fakturadatumet för fakturan att bli de datumet man förde över fakturan till eEkonomi. Fakturadatumet blir alltså inte fakturadatumet man satt på utkastet i PM och kan behöva redigeras manuellt i eEkonomi efter överföring.

När en faktura har fått status Skickad eller Betald i Visma eEkonomi kan du även föra över tillbaka den informationen till Visma PM så att fakturan hamnar i rätt fakturastatus. Det är även i detta steget som fakturanummer hämtas tillbaka till Visma PM. Gå till Verktyg > Dataöverföring > Klicka på Kontrollera Skickade eller Betalda Fakturor så hämtas informationen tillbaka.

Krediterade fakturor överförs inte mellan programmen, krediteringar måste därför göras i Visma eEkonomi för att bokföringen ska stämma.

Leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor kan överföras till Visma PM som fakturerbara leverantörskostnader eller ej fakturerbara leverantörskostnader för projekt. Projekt dit kostnader ska överföras definieras i Visma eEkonomi på fakturaraderna när du lägger till en ny leverantörsfaktura. Leverantörsfakturor kommer bli en produkt i ett projekt, det innebär att när det är valt att föra över som fakturerbara lev.kostnader kommer den fakturerbara produkten få ett enhetspris och enhetskostnad på samma belopp som leverantörsfakturan.

Tänk på: Om ni har leverantörer som fakturerar er i annan valuta än SEK måste ni aktivera tillägget Valutor i Visma PM.

Användarinstruktioner - Krav för användning

För att kunna autentisera integrationen måste användaren ha API rättigheter vilket innebär att den som ska kunna synkronisera programmen måste ha rollen Administratör i Visma eEkonomi. De måste också ha exakt samma inloggningsuppgifter i Visma PM som till Visma eEkonomi.

I Visma eEkonomi måste tillägget Visma Integration aktiveras. Logga in i Visma eEkonomi och gå till Appar och tillval > Klicka in dig på Visma integration och sedan på aktivera.

I Visma.net Project Management måste tillägget Visma eEkonomi aktiveras. Logga in i Visma PM och gå till Verktyg > Uppgraderingar > Gränssnitt > i listan hittar du Visma eEkonomi och klickar på Välj, scrolla längst ner på sidan och välj Fortsätt, klicka sedan på Bekräfta avtal.

När tillägget är aktiverat finns ett nytt val under Verktyg i Visma PM som heter Dataöverföring, härifrån har du tillgång till integrationen. Innan något kan föras över måste ett par inställningar definieras i integrationsfliken Inställningar.

Vänligen läs igenom och följ instruktionen nedan.

Initiala inställningar

Registervård. Om det vid start av integration finns kunder och artiklar/produkter både i Visma PM och Visma eEkonomi måste du kontrollera att dessa har samma namn och nummer i båda programmen.
Kontrollera att alla produkter, arbetstyper och resekostnader har en kod i Visma PM i systeminställningarna. Integrationen kommer att fela om koder saknas eftersom det är ett obligatoriskt fält i eEkonomi.
Kontrollera att alla kunder har en adress. Integrationen kommer att ge fel om det saknas adress på kunder eftersom adress, postkod och postort är obligatoriskt i Visma eEkonomi.
Gå till Visma eEkonomi - Bokföring - Resultatenheter och lägg till en grupp där projekt från Visma PM ska sparas

I Visma PM går du till Kugghjul - Inställningar - Fakturastatus. Lägg till två nya statusar som du döper till Skicka till eEkonomi och Överförd eEkonomi. Det är eEkonomi som genererar fakturanummer, därför ska du inte markera rutan Fakturanummer.

Klicka på Verktyg > Dataöverföring för att komma till integrationsinställningarna.

Klicka på knappen Anslut vid Kostnadsbärare för projekt. Skriv in dina inloggningsuppgifter om det efterfrågas för att ge API:et tillgång.

En ytterligare ruta öppnas där du kan se vilka uppgifter API:et behöver få tillgång till. Alla rutor ska vara markerade, klicka på Yes, allow för att fortsätta. OBSERVERA: Kontrollera ALLTID vilket företag som det efterfrågas tillgång till om du har tillgång till flera, när du väl klickat yes, allow går det inte att reversera.

Välj ett överordnat program för kunder, antingen Visma PM eller Visma eEkonomi. Systemet du väljer som överordnat innebär att det är även det systemet som du uppdaterar och vårdar kontinuerligt för att det ska innehålla korrekt kunddata
Välj ett överordnat program för produkter. Systemet du väljer som överordnar är även det systemet som t.ex. Prisändringar ska göras från.
Välj kostnadsställe som projekt ska integreras mot. Det som skapades tidigare i de initiala inställningarna.
Lägg till ett nummer i fältet Standard artikelnummer. Det numret du väljer måste även finnas upplagt som artikel i Visma eEkonomi, artikelnumret används vid överföring av fakturor om det finns någon fakturarad som inte kopplad till en produkt, arbetstyp eller resekostnad. Fakturaraderna kopplas då till det numret du valt som standard. Om du inte fyller i något standard artikelnummer kan integrationen fela om du har rader utan kopplade artiklar.
Välj om leverantörsfakturor ska föras över till projekten i Visma PM som Fakturerbara leverantörskostnader eller Ej fakturerbara leverantörskostnader.
Fakturastatusar

Status för fakturor som ska överföras: Fakturor ska ha denna status när de är redo för överföring från Visma PM till eEkonomi. Ex. Skicka till eEkonomi
Status för överförda fakturor: När en faktura blivit överförd till eEkonomi. Ex. Överförd eEkonomi
Status på skickade fakturor: När du skickat fakturan till kund från eEkonomi kan du hämta tillbaka fakturastatusen till Visma PM. Ex. Skickad
Status på betalda fakturor: När du markerat en faktura som betald i eEKonomi kan du hämta tillbaka fakturastatusen till Visma PM. Ex. Betalad.

Spara inställningarna sedan är integrationen redo att användas!

Dataöverföring

När du vill överföra data mellan Visma PM och Visma eEkonomi klickar du på Verktyg > Dataöverföring. Varje gång en överföring av Kunder, Produkter eller Projekt genomförs skapas det en tidpunkt i historiken för senaste gången data blev överfört. Integrationen kontrollerar genom denna tidpunkt vilken ny/uppdaterad data som har lagts till sedan den senaste överföringen genomfördes. Vid första överföringen flyttas all befintlig data över. När det gäller fakturor så är det endast Fakturastatus som bestämmer vilka fakturor som förs över. Den status som du valde i integrationsinställningarna vid uppsättning.

Tänk på att när du ska föra över fakturor kan det vara bra att som en förebyggande åtgärd kontrollera när senaste överföringen av Kunder, Produkter och Projekt genomfördes. Om det var längesen så gör en överföring av vardera kategori innan du kör fakturorna. Det går att föra över och uppdatera data via Fakturor endast men det kan uppstå problem om mycket data ska föras över samtidigt som fakturorna ska skapas i eEkonomi.

För leverantörsfakturor kontrollerar integrationen vilket fakturadatum som är satt i Visma eEkonomi och beroende på vad som väljs vid Datum för leverantörsfakturor i Visma PM så kommer integrationen föra över de fakturorna i den perioden. Integrationen för inte över samma leverantörsfaktura två gånger. Du kan därför välja Datum för leverantörsfakturor: denna vecka och göra fler överföringar samma vecka utan att få dubbletter.

Autentisering av integrationen mellan Visma eEkonomi och Visma PM är bara giltig en kort stund - det innebär att troligtvis kommer du bli tillfrågad om att autentisera integrationen nästa gång du klickar på Överför/Kontrollera.

När en överföring är genomförd kommer det dyka upp en röd eller grön box i toppen av integrationsfönstret med ett meddelande som talar om hur många lyckade/misslyckade objekt som fördes över. Läs mer om eventuella felmeddelanden längre ner i artikeln.

Felmeddelanden

Om det var något som gick fel i överföringen kommer du se ett rött meddelande överst i integrationsfönstret - fönstret anger hur många objekt som inte kunde överföras. Kontrollera vilka objekt som orsakar felet och vad som behövs korrigeras genom att klicka på fliken Felmeddelanden i Verktyg > Dataöverföring > Visma eEkonomi fliken.

Vanliga fel vid överföring av data till Visma eEkonomi

Programdel	Fel	Lösning
Kunder	Det gick inte att föra över XXXX till Visma eEkonomi, eftersom kunden inte har någon adress.	Adress är obligatoriskt i eEkonomi. Det måste finnas minst en adress, postkod och land på vardera kund. Kontrollera kunden i PM och lägg till saknade uppgifter.
Kunder	Could not add customer XXXX to Visma eAccounting. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - The field Name must be a string with a maximum length of 50.	Kundnamn är för långt. Kontrollera kunden som felet pekar mot och redigera kundnamnet, det får max innehålla 50 tecken.
Kunder	Could not add customer XXXX to Visma eAccounting. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - The field InvoiceAddress1 must be a string with a maximum length of 50.	Adressen är för lång. Kontrollera kunden som felet pekar mot och redigera adressfältet på den första adressen. Det får max innehålla 50 tecken.
Faktura	Could not add invoice for customer XXXX and project XXXX to Visma eAccounting, because invoice address is missing.	Fakturan saknar adress. Kontrollera att det finns en korrekt angiven adress på fakturan du försöker föra över - öppna fakturan och kolla på fliken Faktureringsinformation - Kundens adress. (Adress, Postkod/Ort och Land) Om ovan inte löser felet/det finns en adress: Kontrollera om du kan föra över endast kunden via “Överför Kunder”. Om inte - läs felet och kontrollera att kundens namn + nummer och Adress inte överstiger 50 tecken.
Faktura	ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - The field Name must be a string with a maximum length of 50.	Fakturan innehåller tidposter, resekostnader eller produkter vars namn överstiger 50 tecken. Kontrollera fakturaradernas antal tecken och genomför nödvändiga ändringar både på raden och i Inställningar - Register för arbetstyper, resekostnader och produkter för att undvika dessa fel.
Faktura	ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - The field InvoiceAddress1 must be a string with a maximum length of 50. , ErrorId: 25e314fc-32c6-4dbc-88ec-472b66ac541f	Kontrollera att kundens adress (Adress 1) inte överstiger 50 tecken.
Faktura	ErrorCode: 4000, DeveloperErrorMessage: CostCenterItemAlreadyExistsException - A cost center item with the provided id or name already exists.	Kontrollera att Projektnamn och Projektnummer stämmer överens med den resultatenhet som finns i eEkonomi. (PM) Projektnamn = Namn (eEk) (PM) Projektnummer = Förkortning(eEk)
Faktura	The remote server returned an error: (409) Conflict	Innebär att arbetstyper på fakturaunderlaget som ska föras över har inaktiverats i eEkonomi. Kontrollera arbetstyperna på fakturan i PM och aktivera dem i eEkonomi igen. Synka programmen på nytt.
Produkt	Could not add product XXXX to Visma eAccounting. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - Error converting value {null} to type 'System.Guid'. Path 'CodingId', line 8, position 18. The field Name must be a string with a maximum length of 50.	Produktnamnet överstiger 50 tecken. Redigera produktnamnet i Inställningar > Produkter och säkerställ att det inte är fler än 50 tecken.
Produkt	Could not add travel expense XXXX to Visma eAccounting. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - The field Name must be a string with a maximum length of 50.	Resekostnadsnamnet överstiger 50 tecken. Redigera resekostnadens namn i Inställningar > Resekostnader och säkerställ att det inte är längre än 50 tecken.
Produkt	Could not add product XXXX to Visma eAccounting. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - Error converting value {null} to type 'System.Guid'. Path 'CodingId', line 8, position 18.	Produkten saknar moms angivelse. Redigera produkten i Inställningar > Produkter och välj korrekt moms.
Produkt	Could not add work type XXXX to Visma eAccounting. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - The field Name must be a string with a maximum length of 50.	Arbetstypens namn överstiger 50 tecken. Gå till Inställningar > Projektets arbetstyper och kontrollera att namnet inte är längre än 50 tecken.
Projekt	Could not add Case XXXX to Visma eAccounting. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - The field Name must be a string with a maximum length of 50.	Projektnamnet överstiger 50 tecken. Gå till Projekt > Välj projekt och klicka på projektnamnet för att redigera det till max 50 tecken.
Projekt	Could not add Case XXXX to Visma eAccounting. ErrorCode: 4000, DeveloperErrorMessage: CostCenterItemAlreadyExistsException - A cost center item with the provided id or name already exists.	Kontrollera om det redan finns en resultatenhet i eEkonomi med samma namn och/eller nummer. Dessa måste matcha helt mellan Project Management och eEkonomi och du kan inte ha fler med samma nummer/namn.

Detaljerad fältmappning

Kunder

Fält i eEKonomi	Fält i PM	Obligatorisk	Kommentarer
Kundnr	Kundnr	Ja
Kundnamn	Kundnamn	Ja
Kundtyp		Ja	Alltid Företag
Organisationsnummer	Momsregistreringsnummer
Adress	Adress	Ja	Från PM överförs den första faktureringsadressen. Om det inte finns en faktureringsadress angiven förs istället huvudkontorets adress över.
Postkod	Postkod	Ja
Stad	Stad	Ja
Land	Land	Ja
Momsregistreringsnummer	Momsregistreringsnummer
Telefonnr.	Telefonnr.		Från adressen
E-post	E-post
Hemsida	Hemsida
Anteckningar	Anteckningar
Kontaktens namn	Förnamn namn + Efternamn		När kunder förs över till Visma PM: I eEkonomi finns bara 1 fält men i PM finns 2. Namnet delas upp i för- och efternamn via mellanslaget mellan för- och efternamn i eEkonomi. Finns det inget mellanslag kommer Förnamnet i PM bli ett frågetecken. När du överför till eEkonomi kombineras för- och efternamn från PM och separeras med ett mellanslag i fältet.
Kontaktens e-post	E-postadress
Telefon	Telefonnr
Mobil	Mobil
Betalningsvillkor	Betalningsvillkor	Ja
Valuta	Valuta	Ja

Artiklar / Produkter, Resekostnader och Arbetstyper

Fält i eEkonomi	Fält i PM	Obligatorisk	Kommentarer
Aktiv	Aktiv	Ja
Artikelnummer	Kod	Ja
Artikelnamn	Namn	Ja
Artikelkontering		Ja	Alla produkter som överförs från PM till eEkonomi får som standard: Tjänster x% moms. Momssats hämtas från PM.
Enhet	Enhet	Ja	Integration anger Timmar för arbetstyper, Kilometer för körsträckor, Styck för produkter och andra avgifter om inte annan Enhet är angiven.
Pris ex. moms	Enhetskostnad
Pris ink. moms	Enhetspris		Integration beräknar beloppet baserat på enhetspris och momssats

Resultatenhet / Projekt

Fält i eEkonomi	Fält i PM	Obligatorisk	Kommentarer
Aktiv	Öppet / Stängt	Ja
Förkortning	Projektnummer	Ja
Namn	Projektnamn	Ja	Projektnamnet i PM och namnet på kostnadsbäraren i eEkonomi måste stämma exakt annars misslyckas dataöverföringen

Fakturautkast

Fält i eEkonomi	Fält i PM	Obligatorisk	Kommentarer
Kund	Kund	Ja
Adress	Adress	Ja
Postkod	Postkod	Ja
Stad	Stad	Ja
Land	Land	Ja
Betalningsvillkor	Betalningsvillkor	Ja
Er referens	Er referens
Vår referens	Vår referens
Textrad	Anteckningar
Textrad	Fritext innan och efter fakturarad
Fakturarad		Ja	Se ytterligare beskrivning av fakturarader nedan.
Textrad	Fritext innan och efter fakturarad
Detaljerad beskrivning, fakturarad
Artikel	Produktkod		Artikeln definierar momssatsen på fakturaraderna men överförs inte från PM till eEk.
Benämning	Beskrivning
Antal	Antal
Enhet	Enhet
Pris	Enhetspris
Resultatenhet/ Kostnadsbärare	Kostnadsställe		Kan hämtas både från projektnummer men också direkt på fakturaraden.

Leverantörsfakturor

Fält i eEkonomi	Fält i PM	Obligatorisk	Kommentarer
	Beskrivning	Ja	Fakturadatum + Verifikationsnummer + Leverantörsnamn
Fakturadatum	Datum för kostnaden	Ja
	Antal	Ja	Alltid “1”
Belopp	Enhetskostnad	Ja
Belopp	Enhetspris	Ja
	Moms	Ja	Standard momssats definierad i företagsinställningarna