Hvordan håndterer jeg en mottatt eFaktura i Mamut Online?

[#1]

Fra versjon 22.0 av Mamut vil alle våre kunder kunne aktivere og benytte den nye modulen for å håndtere fakturaer, både innkommende og utgående gjennom Mamut Autoinvoice. Løsningen lar deg sende og motta fakturaer i alle formater, for så å kunne importere de direkte til din Mamut og bokføre i regnskapet. Dette har også vært mulig tidligere, men da via den eldre løsningen Mamut Online Desktop.

Om du skal sende eFaktura til dine kunder (både bedrifts- og privatkunder), anbefaler vi at dere tar den nye løsningen i bruk allerede i dag.

Se denne artikkelen og videoen for hvordan aktivere Mamut AutoInvoice.

Du er i gang på under ti minutter!

Hvis dere har allerede har en kobling mot Mamut Online, og ikke har benyttet det til annet enn eDokumenter, ønsker vi at dere nå aktiverer den nye løsningen, og deretter deaktiverer Mamut Online, under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Mamut Online.

Se også denne artikkelen for hvordan bokføre en mottatt eFaktura via Mamut AutoInvoice

Som en følge av ovenstående er det besluttet at Mamut Online legges ned i mai 2019. Det betyr at fra mai 2019 vil man ikke lenger kunne benytte tjenester i Mamut Online eller logge deg på www.mamutonline.com fra PC eller mobil. Benytter du kun Mamut Online til elektronisk fakturering i dag bør du bytte til den nye løsningen så snart som mulig. For brukere som benytter annen funksjonalitet i Mamut Online anbefales en samtale med våre rådgivere om alternative løsninger for å dekke de behovene. De kan kontaktes her

---
Om du mottar en eFaktura i Mamut Online, kan du velge å importere og bokføre den i Mamut på tre forskjellige måter.

Når du mottatt en eFaktura ligger den i Innboksen i Mamut Online med statusen Ubehandlet. Denne fakturaen har du da mulighet for å godkjenne eller avvise. Om du avviser fakturaen vil dokumentet få statusen Avvist, men fortsatt ligge i Innboksen. Du må selv gi beskjed til avsender at du har avvist fakturaen, dette gjøres ikke fra Mamut Online. Dersom du har aktivert Skanning og tolkning vil disse også leveres som en eFaktura i din innboks i Mamut Online.

Om du godkjenner fakturaen har du mulighet for å importere den til Mamut. Du har fire valg for import av fakturaen:

• Importere eDokument til bilagsregistrering: Da importeres eFakturaen til bilagsregistrering i Mamut for videre behandling. Dette anbefales da du kan eventuelt kan redigere bokføringsforslaget før det overføres til hovedbok.

• Bokfør eDokument: Bokfører et bilag direkte i Hovedbok i Mamut.
• Bokfør eDokument og opprett ny innkjøpsordre: Bokfører et bilag direkte i Hovedbok og skaper en ny innkjøpsordre i Mamut.
• Bokfør eDokument og oppdater en eksisterende innkjøpsordre: Bokfører et bilag direkte i Hovedbok og oppdaterer en eksisterende innkjøpsordre i Mamut.

For at fakturaen skal kunne bokføres i Mamut må den først kobles mot en kontakt som er oppsatt som leverandør i programmet. Dette gjøres på følgene måte:

1. Gå til eDokumenter - eDokumenter  i Mamut Online. 
2. Gå til Innboks og klikk symbolet av et kjede på kontkatlinjen for fakturaen det gjelder. 
3. Klikk på knappen Knytt til kontakt for å velge hvilken leverandør fakturaen kommer fra.

Slik går du frem for å bokføre fakturaen i Mamut:

1. Gå til eDokumenter - eDokument i Mamut Online. 
2. Gå til Innboks og marker fakturaen det gjelder.
3. Klikk på Bokfør eDokument. (må godkjennes først)
4. Velg hvordan du ønsker at fakturaen skal bokføres og klikk på Neste.
5. Kontroller opplysningene i ordrehodet og produktlinjene, og gjør eventuelle endringer.
6. Alle produktlinjer med produkttype = Produkt, må være koblede til et produkt i Mamut før ordren kan importeres. Du kan koble produktlinjer til produkter ved å markere produktlinjen og klikke på knappen Knytt til produkt. Du får da opp en liste over produkter som er knyttet til aktuell leverandør. Velg riktig produkt.
7. Klikk på Importer for å importere fakturaen til Mamut.

Hvis du har valgt å opprette en ny innkjøpsordre ved importen kommer denne ligge i innkjøpsmodulen med statusen Bestilt. Det er viktig at du har huket av innstillingen Tillat å bokføre innkjøp som ikke er fullt ut mottatt i firmainnstillingene for innkjøp i Mamut for at import som inkluderer opprettelse av innkjøpsordre eller oppdatering av eksisterende innkjøpsordre skal fungere.

Når fakturaen er importert til Mamut kommer den få statusen Importert i Mamut Online. Hvilket bilagsnummer den har fått kan sees ved å klikke på Gå til eDokument i innboksen og kommentarer under Logginformasjon.