Hvordan aktivere Visma Autoinvoice for Mamut?

1 Liker · 03-09-2018

Flere og flere bedrifter ser nå fordelene i å ta i bruk elektronisk håndtering av fakturaer både inn og ut av bedriften. Mamut har nå en ny løsning for dette som heter Visma Autoinvoice, som lar deg sende og motta fakturaer i alle tilgjengelige leveringsformer som elektronisk faktura (f.eks EHF) , epost eller per post. Les mer under om hvordan du aktiverer denne løsningen i Mamut på få minutter.

Listen over sendte og mottatte fakturaer vil kun være tilgjengelig via Mamut programmet. Det er mulig å bokføre mottatte fakturaer og kreditnotaer i bilagsregistrering eller hovedbok, direkte fra Mamut programmet, men det er ikke støtte for bokføring mot innkjøpsmodulen.

Aktivering av den nye AutoInvoice-integrasjonen

Sjekk hvilken versjon av Mamut dere har, under Hjelp - Om i programmet. Hvis dere ikke har versjon 24.0.1034 (eller høyere), må dere først og fremst oppdatere til siste versjon. Installasjonsfiler og veiledning finnes på våre nettsider.
Klikk på valget AutoInvoice i menyen til venstre. Hvis du ikke har valget tilgjengelig, så kan det være at brukeren din ikke har tilstrekkelig tilgang til modulen i programmet. Brukeren må være satt opp med tilgang Superbruker for å bruke AutoInvoice-løsningen
Det nye fokusområdet for AutoInvoice skal nå vises. Klikk på Aktiver
AutoInvoice, og du vil få et nytt vindu som indikerer status på løsningen og en link til priser og vilkår for tjenesten. (Se også denne siden for mer info om priser)
Klikk så på Aktiver her og du vil få en veiviser som tar deg igjennom aktiveringen.
Aktiveringsveiviseren vil nå vises. Les gjennom informasjonen og klikk på Neste
Skriv inn en gyldig epostadresse for å motta epost vedrørende autentisering av firmaet. Autentiseringen går via Visma Sign, følg instruksjonene i eposten etter at denne veiviseren er fullført.
Klikk Neste.
Les gjennom lisensavtalen, klikk på Jeg aksepterer vilkårene for bruk av Visma.net
og klikk på Aktiver
Aktiveringen kan ta noen sekunder. Hvis du får melding om at integrasjonen er aktivert kan du klikke Fullfør for å lukke veiviseren
Fullfør
Du vil så få beskjed om at AutoInvoice er aktivert. Klikk Fullfør.
Etter at firmaet er autentisert via Visma Sign (se instruksjoner i tilsendt epost) kan du sende og motta elektroniske dokumenter via Mamut.
Velg hvilken fakturarapport som skal benyttes som standard ved aktivering av
AutoInvoice på nye kunder, i feltet Utskriftsformat
AutoInvoice-integrasjon aktivert
Klikk OK for å lukke vinduet AutoInvoice-integrasjon.
De øvrige knappene under AutoInvoice fokusområdet skal nå være tilgjengelig. Klikk
på Innstillinger for å åpne AutoInvoice innstillingene
Sjekk at Navn og E-post er korrekt. Gjør eventuelle endringer og klikk Lagre
Velg Postadresse i menyen til venstre og sjekk at denne er korrekt. Gjør eventuelle endringer og klikk Lagre.
Velg Fakturainnstillinger - Inngående i menyen til venstre. Her kan du aktivere og deaktivere mottak av elektronisk faktura i forskjellige nettverk
Visma-nettverket er Vismas nettverk for elektronisk fakturering, og må være aktivert for å kunne motta elektronisk faktura. Peppol-nettverket er det vanligste nettverket for sending/mottak av elektronisk faktura i Norge.
Ved aktivering i Peppol, blir dere automatisk registrert i ELMA registeret. Hvis dere ikke ønsker å motta elektronisk faktura, må du deaktivere Peppol-nettverket først, og så Visma-nettverket.
Skanning kan aktiveres hvis dere ønsker at PDF-faktura på epost skal kunne tolkes som elektronisk faktura. Dette åpner for at dine leverandører kan sende deg fakturaer på papir eller e-post som tolkes, og sendes inn i din Mamut som en elektronisk faktura til bokføring. Det anbefales at denne aktiveres
Etter at Skanning er aktivert vil systemet forsøke å åpne en skanningkonto hos AutoInvoice. Du vil da få en e-post adresse og en post adresse som du skal oppgi til dine leverandører som de kun skal benytte til fakturaer. Les mer i informasjonsvinduet som kommer opp ved aktivering.
Velg Fakturaforsendelse i menyen til venstre. Her kan du aktivere eller deaktivere muligheten for å sende faktura som e-post og utskrift (brev i posten) via AutoInvoice-integrasjonen.
Gjør eventuelle endringer og klikk Lagre.
Hvis e-post eller utskrift er aktivert, og det er valgt Automatisk som leveringsmetode på kunden, vil faktura automatisk bli levert som e-post eller utskrift/brevpost om det skulle feile som elektronisk faktura. Vær oppmerksom på at det er ekstra kostnad ved levering av faktura som utskrift.
Under Fakturavarsel i menyen til venstre, kan du aktivere varsel på epost ved mottak og sending av elektronisk faktura. Gjør eventuelle endringer og klikk Lagre
Under valget Fakturering av forbruker kan man sette opp en eFaktura-avtale som lar deg sende en faktura direkte til en forbrukerkundes nettbank eller Vipps. Dette er en stor fordel dersom man har forbrukerkunder da de vil få fakturaen ferdig utfylt direkte i nettbanken eller Vipps. Les mer om B2C her
Lukk vinduet med krysset i hjørnet, når du har gått igjennom innstillingene.
AutoInvoice-integrasjonen er nå klar til bruk. Hvis dere har flere brukere, må de andre brukerne starte Mamut på nytt for å kunne ta i bruk integrasjonen.