Hvordan ta i bruk skanning av fakturaer via Autoinvoice i Mamut One

[#1]

Fra versjon 22.0 av Mamut vil alle våre kunder kunne aktivere og benytte den nye modulen for å håndtere fakturaer, både innkommende og utgående gjennom Mamut Autoinvoice. Løsningen lar deg sende og motta fakturaer i alle formater, for så å kunne importere de direkte til din Mamut og bokføre i regnskapet. Dette har også vært mulig tidligere, men da via den eldre løsningen Mamut Online Desktop.

Om du skal sende eFaktura til dine kunder (både bedrifts- og privatkunder), anbefaler vi at dere tar den nye løsningen i bruk allerede i dag.

Se denne artikkelen og videoen for hvordan aktivere Mamut AutoInvoice.

Du er i gang på under ti minutter!

Hvis dere har allerede har en kobling mot Mamut Online, og ikke har benyttet det til annet enn eDokumenter, ønsker vi at dere nå aktiverer den nye løsningen, og deretter deaktiverer Mamut Online, under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Mamut Online.

Som en følge av ovenstående er det besluttet at Mamut Online legges ned i mai 2019. Det betyr at fra mai 2019 vil man ikke lenger kunne benytte tjenester i Mamut Online eller logge deg på www.mamutonline.com fra PC eller mobil. Benytter du kun Mamut Online til elektronisk fakturering i dag bør du bytte til den nye løsningen så snart som mulig. For brukere som benytter annen funksjonalitet i Mamut Online anbefales en samtale med våre rådgivere om alternative løsninger for å dekke de behovene. 

Fra versjon 19 av Mamut, så støttes det å skanne og tolke fakturaer sendt per e-post og papir. Dette gjøres via løsningen Visma Autoinvoice som nå er integrert mot Mamut Online.

Det første du må gjøre er å ha aktivert Mamut Online og har databasen din synkronisert til Mamut Online. Dersom du ikke har tatt i bruk Mamut Online kan du se her hvordan det gjøres: Hvordan ta i bruk Mamut Online

Logg deg inn på Mamut Online (www.mamutonline.com) og gå til innstillinger oppe til høyre (tannhjulet) så til Salg og eDokumenter. Her må du aktivere eDokumenter da de skannede fakturaene vil leveres som en efaktura inn i Mamut Online.

Gå til Aktiver skanning og klikk på Aktiver knappen.

Du vil nå få opp et vindu med informasjon som skal fylles ut, og aksept av avtalen.

Når avtalen er aktivert vil det gå 24 timer før du vil kunne bruke tjenesten, så her er det viktig å avvente 24 timer før du begynner å distribuere e-post adressen og post adressen som brukes til skann videre til dine leverandører. Det er avgjørende at dine leverandører setter din scann ID som er org nummeret rett under firmanavnet slik i eksempelet her på fakturaene, ellers vil ikke systemet kunne koble fakturaen opp mot ditt firma.

Det er også svært viktig at dersom du mottar fakturaer per post at ikke forsendelsen inneholder annen info som reklame, eller ikke relatert informasjon. Kun fakturaen skal sendes til denne adressen.

Når du nå har aktivert skann vil tolkede fakturaer leveres inn i din innboks for fakturaer, samme sted som du kan motta elektroniske fakturaer dersom det er aktivert. Du finner innboksen under eDokumenter og Innboks.

 

Dersom en faktura ikke blir koblet til en leverandør, kan dette gjøres med lenke knappen. Da vil du få opp leverandørregisteret.

Du kan nå godkjenne den rett fra dette skjermbilde, før du velger å bokføre eller du kan klikke på pilen med et bilde på til høyre for å se på detaljer før godkjenning. Etter den er godkjent klikk så på pilen som peker til høyre under tiltak.

Du vil da få opp følgende alternativer.

Det koster ingenting å aktivere modulen, men bruken er priset per transaksjon. Du kan se mer på denne siden som har priser for bruk av Visma Autoinvoice

VIKTIG! På skannede/tolkede fakturaer anbefales alltid å velge bilagsregistrering. Du kan da verifisere bokføringsforslaget i bilagsregistreringen i Mamut før du bokfører, eventuelt korrigere den. Faktura tolken vil ikke alltid kunne tolke alle fakturaer korrekt. Dette har med kvaliteten på fakturaen du har mottatt å gjøre, og hvordan andre systemer bygger opp fakturautseende. 

For de leverandørene det er mulig bør du alltid be om å få en efaktura istedet for epost eller papir da de alltid inneholder høyere datakvalitet enn en tolket faktura.

Hva støttes i scanning?

Faktura og Kreditnota

Hva med purringer?

De støttes ikke og må håndteres manuelt.

Hva kan årsaken være at en faktura ikke blir tolket?

Det er stor variasjon i kvaliteten på fakturaer, og i enkelte tilfeller klarer ikke tolken å finne ut hva som er sendt. Det kan være manglende innhold, kvalitet eller design som gjør at den avviker fra tradisjonelle fakturaer. Da avvises den og må håndteres manuelt.