Hvorfor skal du ta i bruk eFaktura?

[#1]

 Vi har fått flere henvendelser fra kunder som lurer en del på elektronisk fakturering. Mye av den tilgjengelige informasjonen i dag er ofte teknisk med mye terminologi og rettet mot fagfolk. Her skal vi forsøke å lage en artikkel som omfatter temaet uten å bli for teknisk, eller fokusere for mye på de forskjellige øknomisystemene men heller eFaktura generelt. Slik vi ser det er det ikke et spørsmål om du skal ta i bruk eFaktura, men heller når. Dette er rett og slett fornuftig på alle måter, og vil spare deg mye tid og penger.

Hva er en elektronisk faktura?

Vi begynner først med å klargjøre litt hva er faktisk en elektronisk faktura. En elektronisk faktura er en faktura som sendes fra et økonomisystem og leveres direkte inn i mottakers økonomisystem eller privatkundes nettbank. Det som skjer er at all den informasjonen som ligger i fakturaen du opprettet i ditt system og sender lagres i en fil, og denne filen sendes over internett via et eget nettverk satt opp til dette formålet. Innholdet i filen er for eksempel, pris, produkter, forfallsdato, adresse, mottakers navn, osv som du er kjent med fra en tradisjonell papirfaktura, men alt er strukturert på en spesiell måte i filen. Mottakers system åpner da filen, ser på innholdet og oppretter da en faktura på bakgrunn av innholdet i filen. I en nettbank vil da fakturaen åpnes med alt innhold, klar til å godkjenne til betaling.

Fordelene for Avsender

-          Dersom du sender en elektronisk faktura til en mottaker som har registrert seg i adresseregisteret for elektronisk faktura, vil fakturaen alltid nå frem (hvis ikke får man beskjed) og leveres umiddelbart. Du har altså større kontroll på når fakturaen kommer frem og at fakturaen har kommet frem.

-          Du slipper prosessen med å skrive ut, pakk og porto på fakturaene.

-          Kortere kredittid. Foreløpige undersøkelser viser at bedrifter som mottar elektroniske fakturaer betaler disse mye oftere på forfall enn for eksempel ved post eller faktura på e-post. Dette fordi fakturaen blir bokført i mottakers system med rett pris og rett forfallsdato. Dette vil over tid gi avsender bedre likviditeten i bedriften, som er svært viktig.

-          Sparer miljøet ved mindre bruk av papir og redusert CO2 utslipp da posten ikke må levere via fly- og biltransport.

-          Fremstår som en mer profesjonell bedrift ved å tilby en moderne løsning og sender du til forbrukerkunder kan du benytte nets sine eFaktura logo.

Fordelene for Mottaker

-          Ingen åpning av post

-          Ingen scanning av papirfaktura som vedlegg til regnskapet.

-          Mottaker vil få fakturaen håndtert av sitt system automatisk, og bokført i regnskapet. Dette sparer tid. Utsira kommune har undersøkt dette og beregner at de sparer i snitt 18 minutter per faktura.

-         Innholdet i eFakturaen leses alltid med 100% kvalitet i motsetning til en tradisjonell fakturatolk.

Nederst på denne siden har vi laget en kalkulator som viser deg hvor mye din bedrift kan spare ved bruk av e-faktura: http://www.visma.no/efaktura-kalkulator

Krav fra myndigheter?

Leverer du varer eller tjenester til staten, er det for avtaler som inngås fra og med 1. juli 2012 helt nye regler. De fakturaene som leveres staten etter denne dato må være en eFaktura. Det kommer også mer og mer krav fra kommuner også til å motta eFakturaer. I Sverige blant annet er det krav for alle bedrifter med mer enn 50 ansatte at de skal sende alle fakturaer elektronisk til andre bedrifter. Lignende krav vil komme til Norge fra myndighetenes side med mål om at alle bedrifter uansett størrelse skal sende elektroniske fakturaer dersom mottaker er en annen bedrift. Dette siste punktet er noe som diskuteres av myndighetene, men det er meget sannsynlig at det vil komme i løpet av få år. Derfor er det en fordel å begynne allerede nå, slik at du har rutiner og systemer på plass slik at du ligger i forkant av eventuelle krav.

Krav fra kunder?

Noen større selskaper innfører nå krav at alle som skal levere produkter til de, må kunne levere fakturaen som en eFaktura. Dette er fordi det er en så stor besparelse for de å motta fakturaen slik. Vi forventer at dette kommer til å bli vanligere og vanligere i tiden som kommer.

Faktura på PDF?

En kunde stilte spørsmålet; "Men er ikke dette det samme som å sende en faktura på e-post som et PDF vedlegg? Det er jo elektronisk?"

Svaret er nei, dette er faktisk ikke en eFaktura. Selv om mottaker har en såkalt fakturatolk, som vil forsøke å åpne PDF filen og tolke innholdet er dette helt forskjellig og har to store svakheter i forhold til eFaktura. Punkt en, e-poster når ikke alltid frem. De kan stoppes i søppelpost filter, eller det kan være problemer med mottakers e-post tjeneste. Punkt to OCR tolken, om man bruker den, tolker ofte innholdet feil, og man ender med å måtte bokføre denne fakturaen manuelt uansett. Denne metoden har heller ikke de store fordelene til eFaktura som er listet over.

Hva med fakturaer til forbrukerkunder, kan jeg sende efakturaer rett til deres nettbank?

Både eAccounting og Mamut One støtter å sende efakturaer rett til en forbrukerkundes nettbank. Dette kan lett igangsettes uten behov for support eller konsulent bistand.

Dette høres veldig bra ut, men må da være veldig kostbart?

Nei, her er det ingen faste kostnader eller implementeringskostnader. Det koster kun 3 kroner å sende og 3 kroner å motta, og du kan selv bestemme om du vil sende en eFaktura eller velge vanlig post eller e-post. Her der det ingen månedlige kostnader, eller omfattende implementasjonskostnader. Her er det kun 3 kroner per faktura. Alltid gjeldende prisliste ligger her

Kan jeg sette opp dette uten hjelp?

Ja, dette kan du sette opp og aktivere selv. Dette er litt forskjellig fra økonomisystem til økonomisystem.Det er også slik at det er eAccounting og Mamut One som støtter inngående- og utgående faktura, mens daTax støtter kun utgående. Se under for ditt system.

Har du eAccounting klikk her

Har du Mamut One klikk her

Har du daTax klikk her