Hvordan motta elektroniske fakturaer i Visma Document Center

[#1]

For å motta en elektroniske fakturaer fra Visma.net AutoInvoice på enklest mulig måte, så trenger du Visma Document Center versjon 8.01 eller nyere.

Utsira kommune hevder de sparer 18 minutter per faktura ved å motta fakturaene på denne måten.

Slik kommer du i gang

For å kunne motta en faktura, må dere være registrert i AutoInvoice og ha satt opp AutoInvoice til å motta fakturaer elektronisk. I tillegg bør dere være registrert i ELMA-registeret. ELMA er et nasjonalt register over alle i Norge som kan motta fakturaer elektronisk. Er du registrert der, vil alle som kan sende fakturer elektronisk kunne nå deg, uavhengig av hvilken meldingsformidler de bruker. Slik registrerer du deg i AutoInvoice, aktiverer mottak og registrerer deg i ELMA:

1. Gå til http://autoinvoice.visma.com, og velg registrering, fyll ut feltene.
2. Når firmaet er registrert, blir du bedt om å gå gjennom 5 steg. Legg spesielt merke til steg 5, der avgjør du om du ønsker å motta fakturaer gjennom AutoInvoice eller ikke.
3. Når du har vært gjennom stegene, bør du passe på å registrere deg i ELMA, hvis du ønsker å motta fakturaer gjennom AutoInvoice.
   1. Logg deg på http://autoinvoice.visma.com med den brukeren som du opprettet i punkt 1.
   2. Velg «Innstillinger» oppe til høyre i skjermbilde
   3. Velg «Firmainnstilinger» i menyen til venstre.
   4. Nederst på siden står det «Difi registrering». Klikk på [Oppdater].
   5. Hvis det står Ikke registrert i ELMA [Registrer], så klikk på registrer.

For å få elektroniske fakturaer fra Visma.net AutoInvoice automatisk inn i Visma Dokument Center må du koble AutoInvoice til Visma DocumentCenter:

For deg med Visma Document Center versjon 8.01 eller 9.x:

1. Logg deg inn i Visma DocumentCenter
2. Klikk på menyen System | AutoInvoice
3. Kontroller at Visma XML er valgt som VXML-format øverst i venstre hjørne.
4. Klikk på øverste "Legg til"-knappen.
5. Velg tjeneste "Production", og angi ditt brukernavn og passord som du bruker til AutoInvoice-portalen (AutoInvoice.visma.com)

Du har nå opprettet kontakt mellom AutoInvoice og DocumentCenter. Videre må du koble bedriftene som er opprettet i AutoInvoice (kanskje har du flere enn en?) mot klientene i ditt økonomisystem. Dette gjør du slik:

1. Klikk på den nederste "Legg til"-knappen.
2. Velg "Firma" (Bedrift fra AutoInvoice) og koble denne med ERP-klient (klienter fra økonomisystemet).
3. Velg deretter dato for når du ønsker å starte å hente faktuaer fra (Datoen kan settes tilbake i tid og fakturaene vil da importeres fra denne datoen inn i DocumentCenter.).
4. Velg så "dokumentprofil" for inngående faktura
5. Sett også kryss for "Automatisk tolkning", slik at alle fakturaer blir automatisk "punchet".

Alle fakturaer som blir sent til AutoInvoice, kommer nå automatisk inn i Visma Document Center og er ferdig "punchet".

Hvordan virker det?

Visma Document Centervil ved faste intervaller sjekke om det er nye fakturaer til deg i Visma.net AutoInvoice. Nye fakturaer lastes ned fortløpende og presenteres i dokumentlisten. 

[Anonymous]

Det står jo ikke noe om hvordan man mottar elektroniske fakturarer i Visma Dok.senter, dvs. hvoran man får lest dem inn når det foreligger en faktura i AutoInvoice

[Svein Holanger]

Svar på spørsmål. Beskrivelsen lå i linken i artikkelen, men for å forenkle beskrivelsen, har vi nå oppdatert denne artikkelen.

[Anonymous]

Vi har nå mottatt to fakturaer via AutoInvoice fra to forskjellige leverandører. Den første kom fra Visma og gikk rett inn i Dokumentsenteret. Den andre "stoppet" i autoinvoice og vi forsøkte å "sende" den over derfra, men det gikk ikke. Hvorfor stopper noen fakturaer der og hvordan får vi den videre til dokumentsenteret?