Sette opp en arbeidsflyt i Visma.net Approval

[#1]

Det kan være mange steg å gå gjennom for å sette opp en god arbeidsflyt i Visma.net Approval, men fortvil ikke! I denne guiden forklarer vi hva du må gjøre i detalj.😊

NB!

Denne funksjonen er kun tilgjengelig for systemadministratorer. Brukere som bruker Visma.net Approval i kombinasjon med Visma Document Center har ikke tilgang til dette vinduet, ettersom arbeidsflyten avgjøres i Visma Document Center.  Tilgjengeligheten for spesifikke funksjoner kan variere basert på tjenestene som brukes for firmaet. Det kan derfor hende at du ikke får tilgang til alle alternativene nevnt nedenfor.

Er du nysgjerrig på hva en arbeidsflyt er og hvordan de fungerer? Da bør du lese denne artikkelen!

Opprette en arbeidsflyt

1. Gå til Konfigurasjon >  Arbeidsflyter
   
   
2. Trykk på + symbolet under ønsket dokumenttypen
   De tilgjengelige alternativene avhenger av tjenesten(e) du sender dokumenter fra.
   
   
3. Angi navn på arbeidsflyten.
   Arbeidsflyt blir automatisk lagret.
   
   Se Endre en arbeidsflyt nedenfor for informasjon om videre steg.

Du sletter en eksisterende arbeidsflyt ved å klikke på Papirkurv symbolet til høyre. Valgene blir synlig når du plasserer musepekeren over en arbeidsflyt.

Endre en arbeidsflyt

Vis mer

1. Skru av eller på "Aktiv" knappen for å avgjøre om denne arbeidsflyten skal brukes for innkommende dokumenter eller ikke. Arbeidflyten er aktiv når "Aktiv" knappen lyses grønn. 
   
   
2. Hvis tilgjengelig: Velg Første godkjenning gjøres av den første godkjenneren hvis du vil at den første godkjenneren, som defineres når dokumentet sendes, skal godkjenne dokumentet før arbeidsflyten starter.
   Hvis du velger dette alternativet, men ikke angir noen initiativtaker, hoppes dette over.
   
   
3. Definer trinnene og reglene
   Se Redigere trinn og Redigere regler nedenfor for mer informasjon.
   
   
4. Test innstillingen ved å bruke Simulatoren
   Se Simulator nedenfor for mer informasjon.

Redigere trinn

Vis mer

1. Klikk trinnet du ønsker å redigere eller klikk "Legg til nytt trinn"
   
   
2. Angi / endre trinnnavnet
   
   

3. "Trinnkriterium" knappen kan skrus på hvis ønskelig og velg deretter kriteriene for trinnet (kan hoppes over basert på dokumentets verdi)
   For å velge en grense:

   • Velg et av alternativene for Under, Mellom eller Over visse grenser.
   • Velg grensen fra nedtrekkslisten hvis den allerede finnes.
   • Hvis grensen ikke finnes ennå, klikker du på "Endre grensene".
   • Trykk på + symbolet for å legge til ny grense.
     Legg til et navn for grensen i feltet og klikk på diskett symbolet for å Lagre. 
   • Legg til Beløpsgrense ved å trykke på + symbolet og angi Valutaen og verdien for Grense. Klikk diskett symbolet for å Lagre.
   • Klikk OK.
   • Velg grensen fra nedtrekkslisten.
4. Angi regel for trinnet
   Se Redigere regler nedenfor for mer informasjon.
   
   
5. Hvis tilgjengelig : Velg hvorvidt du vil Godkjenne linjer
   Hvis valgt, kan dokumenter med mange linjer godkjennes av forskjellige godkjennere basert på kostnadsbærerne som settes inn på linjene. Hvis ikke valgt, blir godkjennere tildelt på dokumentnivå.
   
   
6. Velg om Dokumentet vil bli blokkert hvis ingen godkjennere blir funnet.
   Hvis dette er valgt, blir dokumentet blokkert hvis det ikke blir funnet noen godkjennere. Hvis ikke valgt, blir steget hoppet over hvis ingen godkjennere blir funnet. Legg merke til at et dokument alltid blir blokkert hvis det ikke finnes noen godkjenner for noen av stegene.
   
   
7. Hvis tilgjengelig: Tillat editering og godkjenning på nytt.
   Hvis valgt, kan godkjenneren redigere grunnleggende informasjon i dokumentet, uten å måtte avvise det. Hvis du merker denne avkrysningsboksen, må du bestemme om endringer skal eller ikke skal godkjennes på nytt av godkjennere tidligere i arbeidsflyten. Du kan også la godkjenneren bestemme om endringer skal godkjennes på nytt eller ikke.
   
   For å slette et trinnet må du klikke på Papirkurv symbolet øverst til høyre. 

Redigere regler

Vis mer

Regelen i et trinn definerer hvem som blir bedt om å godkjenne innkomne dokumenter. Et enkelt steg kan inneholde flere godkjennere basert på én eller flere regler.

1. Når et trinn opprettes vil du få opp eget avsnitt for Regel. Du kan opprette flere regler under samme trinn ved å trykke på + symbolet til høyre.

Velg hvordan godkjennerne velges ut:

Vis mer

Alle godkjennere med denne kostnadsbærer rollen 

Vis mer

Bruker innstillingene til Kostnadsbærere for å bestemme hvem som er godkjenner(e).

Kontroller først at du har angitt Kostnadsbærere med gyldige kombinasjoner av kostnadsbærere i godkjenningshierarkiet, og med de spesifikke rollene som brukes til å bestemme riktig godkjenner for hvert steg i arbeidsflyten. Velg deretter godkjennerrollen fra rullegardinmenyen for å velge korrekt(e) godkjenner(e) for dette steget.

Listen over godkjennere

Vis mer

Manuell godkjenning

Angi navn på godkjenner(e) for å kunne bestemme korrekte(e) godkjenner(e) for dette trinnet. Hvis du angir flere enn ett navn, vil alle godkjennerne motta oppgaven.

Automatisk godkjenning

Du kan velge å godkjenne dokumentet automatisk. Automatisk godkjenning blir alltid utført på vegne av en bruker som har korrekt godkjenningsrolle. Denne brukeren vil imidlertid ikke motta varsel på e-post, og får ingen oppgave som må gjøres. Automatisk godkjenning er foreløpig bare tilgjengelig hvis arbeidsflyten ikke inneholder mer enn 1 steg, 1 regel og beløpsgrenser.

Unntak - Bortsett fra noen ansatte

Under Unntak kan du legge til en ansatt til venstre (Bestiller) som du vil skal ha en annen/andre godkjenner(e) enn de som er angitt som generell regel. På høyre side legger du til godkjenner(e) for den ansatte.

Vær oppmerksom på at Automatisk godkjenning og Unntak i øyeblikket bare er tilgjengelig hvis du også har tjenestene Visma.net Expense og/eller Visma.net Calendar.

Alle godkjennere med rollen: C3D3 Manager Approval Role

Vis mer

Denne regelen er tilgjengelig for kunder som har Visma.net Payroll standard pakken. Regelen er basert på at et dokument som sendes fra en bestemt ansatt skal godkjennes av sin leder. Leder må angis på hver enkelte ansatt inne i Visma.net Employees / Ansatt / Stilling / Leder.

Basert på rollen deres i organisasjonskartet

Vis mer

Bruker Organisasjonsdiagram som du oppretter i en integrert tjeneste, for eksempel i Enterprise HRM for å bestemme godkjenneren, basert på organisasjonsenheten og rollen.

Basert på avdelinger

Vis mer

Bruker godkjennerne som er tildelt avdelingen i Avdelinger-vinduet. Kontrollér først at du har lagt inn avdelingene i tjenesten du sender dokumenter fra. Tildel deretter godkjennere til avdelingene i Avdelinger-vinduet.

Bruke prosjektlederen

Vis mer

Bruker prosjektlederen som er tildelt et prosjekt i Visma.net Financials. Det er ikke nødvendig med flere oppsett innen Visma.net Approval for å velge godkjennere ved bruk av prosjektlederen.

Basert på deres roller i prosjektene

Vis mer

Bruker oppsettet av prosjektene til å bestemme hvem som er godkjenner(e).

Kontroller først at du har konfigurert prosjektene med gyldige kombinasjoner av prosjektenheter i Prosjekter-vinduet, og med de spesifikke rollene som brukes til å bestemme riktig godkjenner for hvert steg i arbeidsflyten. Velg deretter godkjennerrollen fra rullegardinlisten for å velge korrekt(e) godkjenner(e) for dette steget.

Bruke simulatoren

Vis mer

Simulatoren brukes til å teste forskjellige scenarioer før du aktiverer en ny/endret arbeidsflyt eller til å finne feil hvis dokumenter kommer inn med blokkert status. Alle stegene nedenfor er valgfrie.

Du kan velge hvilke felter du vil bruke for å teste scenarioene dine. Følgende felter er tilgjengelige:

• Bestiller: Legg til navnet på brukeren som sender inn dokumentet.
  
  
• Ekskluder bestiller fra alle trinn  (hvis tilgjengelig): Ved for eksempel godkjenning av kostnadskrav, kan ikke godkjenneren være samme person som den som sender inn kostnadskravet.
  
  
• Beløp: Sett inn dokumentbeløpet. Dette er viktig hvis du hopper over steg eller velger spesifikke godkjennere basert på dokumentbeløpet.
  
  
• Første godkjennere (hvis tilgjengelig): Legg til én eller flere førstegodkjennere som skal godkjenne dokumentet før den faktiske arbeidsflyten starter.
  
  
• Kostnadsbærere (hvis tilgjengelig): Sett inn forskjellige kostnadsbærerskombinasjoner for å verifisere at de riktige godkjennerne mottar dokumentet for godkjenning.
  
  
• Avdelinger (hvis tilgjengelig): Angi avdelingen for å bekrefte at riktig avdelingsleder er satt opp.
  
  
• Prosjekter (hvis tilgjengelig): Angi forskjellige prosjekter for å verifisere at de riktige godkjennerne mottar dokumentet for godkjenning.
  
  

Klikk på Simulér arbeidsflyt for å kjøre simulatoren og kontrollere utfallet. Klikk Tilbakestill simulator for å tømme alle felter og starte en ny simulering.