avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Mine områder

Logg inn eller registrer en ny bruker

for å automatisk få tildelt relevante områder i Mine områder.

Sette opp en arbeidsflyt i Visma.net Approval

04-07-2019 11:04 (Sist oppdatert 05-09-2019)
  • 1 Svar
  • 0 Liker
  • 1853 Visninger

Det kan være mange steg å gå gjennom for å sette opp en god arbeidsflyt i Visma.net Approval, men fortvil ikke! I denne guiden forklarer vi hva du må gjøre i detalj.😊

 

NB!

Denne funksjonen er kun tilgjengelig for systemadministratorer. Brukere som bruker Visma.net Approval i kombinasjon med Visma Document Center har ikke tilgang til dette vinduet, ettersom arbeidsflyten avgjøres i Visma Document Center.  Tilgjengeligheten for spesifikke funksjoner kan variere basert på tjenestene som brukes for firmaet. Det kan derfor hende at du ikke får tilgang til alle alternativene nevnt nedenfor.

 

Er du nysgjerrig på hva en arbeidsflyt er og hvordan de fungerer? Da bør du lese denne artikkelen!

Opprette en arbeidsflyt

  1. Gå til Konfigurasjon > Arbeidsflytinnstillinger > Kostnadsbærere > Arbeidsflyter

  2. Registrer et navn for den nye arbeidsflyten i den nye raden.

  3. Velg den korrekte Dokumenttypen.
    De tilgjengelige alternativene avhenger av tjenesten(e) du sender dokumenter fra.

  4. Klikk på Opprett arbeidsflyt.

  5. Redigere arbeidsflyt vinduet åpnes.
    Se Endre en arbeidsflyt nedenfor for informasjon om videre steg.

Du sletter en eksisterende arbeidsflyt ved å klikke på Slett-knappen ved siden av arbeidsflytnavnet.

Endre en arbeidsflyt

Vis mer
  1. Kryss av eller fjern krysset fra Aktiv for å avgjøre om denne arbeidsflyten skal brukes for innkommende dokumenter eller ikke.

  2. Hvis tilgjengelig: Velg Første godkjenning gjøres av den første godkjenneren hvis du vil at den første godkjenneren, som defineres når dokumentet sendes, skal godkjenne dokumentet før arbeidsflyten starter.
    Hvis du velger dette alternativet, men ikke angir noen initiativtaker, hoppes dette over.

  3. Definer stegene og reglene
    Se Redigere steg og Redigere regler nedenfor for mer informasjon.

  4. Klikk Lagre.

  5. Test innstillingen ved å bruke Simulatoren
    Se Simulator nedenfor for mer informasjon.

Redigere steg

Vis mer
  1. Klikk Rediger ved siden av det steget du ønsker å redigere eller klikk Legg til steg.

  2. Alternativt kan du endre Stegnavnet.

  3. Velg om Alle godkjennerne må godkjenne for å fullføre dette trinnet.
    Hvis valgt, må alle identifiserte godkjennere i dette steget, godkjenne. Hvis ikke valgt, må bare én av de identifiserte godkjennerne godkjenne.

  4. Velg om Arbeidsflyten vil mislykkes hvis ingen godkjennere blir funnet.
    Hvis dette er valgt, blir dokumentet blokkert hvis det ikke blir funnet noen godkjennere. Hvis ikke valgt, blir steget hoppet over hvis ingen godkjennere blir funnet. Legg merke til at et dokument alltid blir blokkert hvis det ikke finnes noen godkjenner for noen av stegene.

  5. Hvis tilgjengelig : Velg hvorvidt du vil Godkjenne linjer.
    Hvis valgt, kan dokumenter med mange linjer godkjennes av forskjellige godkjennere basert på kostnadsbærerne som settes inn på linjene. Hvis ikke valgt, blir godkjennere tildelt på dokumentnivå.

  6. Hvis tilgjengelig: Velg Godkjennerne kan redigere dokumentet.
    Hvis valgt, kan godkjenneren redigere grunnleggende informasjon i dokumentet, uten å måtte avvise det. Hvis du merker denne avkrysningsboksen, må du bestemme om endringer skal eller ikke skal godkjennes på nytt av godkjennere tidligere i arbeidsflyten. Du kan også la godkjenneren bestemme om endringer skal godkjennes på nytt eller ikke.

  7. Velg kriteriene for steget (hvis steget kan hoppes over basert på dokumentets verdi).
    For å velge en grense:
    1. Velg et av alternativene for Under, Mellom eller Over visse grenser.
    2. Velg grensen fra nedtrekkslisten hvis den allerede finnes.
    3. Hvis grensen ikke finnes ennå, klikker du på Redigere.
    4. Legg til et navn for grensen i feltet Klikk for å legge til grense og klikk Lagre.
    5. Velg grensenavnet øverst, og legg til Valutaen og verdien Grense. Klikk Lagre.
    6. Klikk OK.
    7. Velg grensen fra nedtrekkslisten.

  8. Fortsett å redigere reglene (se guide nedenfor) eller klikk Lagre.

For å slette et steg må du klikke på Slett steg-knappen

Redigere regler

Vis mer

Regelen i et steg definerer hvem som blir bedt om å godkjenne innkomne dokumenter. Et enkelt steg kan inneholde flere godkjennere basert på én eller flere regler.


  1. Klikk Redigere knappen ved siden av regelen for å redigere en regel, eller klikk +         knappen ved siden av steget for å legge til en ny regel.

  1. Velg hvordan godkjennerne velges ut:
Vis mer

Basert på rollene deres i kostnadsbærerne

Vis mer

Bruker innstillingene til Kostnadsbærere for å bestemme hvem som er godkjenner(e).

Kontroller først at du har angitt Kostnadsbærere med gyldige kombinasjoner av kostnadsbærere i godkjenningshierarkiet, og med de spesifikke rollene som brukes til å bestemme riktig godkjenner for hvert steg i arbeidsflyten. Velg deretter godkjennerrollen fra rullegardinmenyen for å velge korrekt(e) godkjenner(e) for dette steget.

Bruk listen jeg har oppgitt

Vis mer

Manuell godkjenning

Angi navn på godkjenner(e) for å kunne bestemme korrekte(e) godkjenner(e) for dette steget. Hvis du angir flere enn ett navn, vil alle godkjennerne motta oppgaven.


Automatisk godkjenning

Du kan velge å godkjenne dokumentet automatisk. Automatisk godkjenning blir alltid utført på vegne av en bruker som har korrekt godkjenningsrolle. Denne brukeren vil imidlertid ikke motta varsel på e-post, og får ingen oppgave som må gjøres. Automatisk godkjenning er foreløpig bare tilgjengelig hvis arbeidsflyten ikke inneholder mer enn 1 steg, 1 regel og beløpsgrenser.


Unntak

Under Unntak kan du legge til en ansatt til venstre som du vil skal ha en annen/andre godkjenner(e) enn de som er angitt som generell regel. På høyre side legger du til godkjenner(e) for den ansatte.

Vær oppmerksom på at Automatisk godkjenning og Unntak i øyeblikket bare er tilgjengelig hvis du også har tjenestene Visma.net Expense og/eller Visma.net Calendar.

Basert på rollen deres i organisasjonskartet

Vis mer
Bruker Organisasjonsdiagram som du oppretter i en integrert tjeneste, for eksempel i Enterprise HRM for å bestemme godkjenneren, basert på organisasjonsenheten og rollen.

Basert på avdelinger

Vis mer
Bruker godkjennerne som er tildelt avdelingen i Avdelinger-vinduet. Kontrollér først at du har lagt inn avdelingene i tjenesten du sender dokumenter fra. Tildel deretter godkjennere til avdelingene i Avdelinger-vinduet.

Bruke prosjektlederen

Vis mer

Bruker prosjektlederen som er tildelt et prosjekt i Visma.net Financials. Det er ikke nødvendig med flere oppsett innen Visma.net Approval for å velge godkjennere ved bruk av prosjektlederen.

Basert på deres roller i prosjektene

Vis mer

Bruker oppsettet av prosjektene til å bestemme hvem som er godkjenner(e).

Kontroller først at du har konfigurert prosjektene med gyldige kombinasjoner av prosjektenheter i Prosjekter-vinduet, og med de spesifikke rollene som brukes til å bestemme riktig godkjenner for hvert steg i arbeidsflyten. Velg deretter godkjennerrollen fra rullegardinlisten for å velge korrekt(e) godkjenner(e) for dette steget.

  1. Velg kriteriene for regelen (hvis steget kan hoppes over basert på dokumentets verdi).

  1. For å velge en grense:
  1. Velg et av alternativene for Under, Mellom eller Over visse grenser.
  2. Velg grensen fra nedtrekkslisten hvis den allerede finnes.
  3. Hvis grensen ikke finnes ennå, skal du klikke på Rediger.
  4. Legg til et navn for grensen i Klikk for å legge til en grense feltet og klikk Lagre.
  5. Velg grensenavnet øverst og legg til Valuta- og Grense-verdien. Klikk Lagre.
  6. Klikk OK.
  7. Velg grensen fra nedtrekkslisten.
  1. Klikk Lagre.

For å fjerne en regel klikker du X ved siden av regelnavnet.

Bruke simulatoren

Vis mer

Simulatoren brukes til å teste forskjellige scenarioer før du aktiverer en ny/endret arbeidsflyt eller til å finne feil hvis dokumenter kommer inn med blokkert status. Alle stegene nedenfor er valgfrie.


Du kan velge hvilke felter du vil bruke for å teste scenarioene dine. Følgende felter er tilgjengelige:

  • Innsender/Bestiller: Legg til navnet på brukeren som sender inn dokumentet.

  • Utelukk bestilleren fra mulige godkjennere (hvis tilgjengelig): Ved for eksempel godkjenning av utleggskrav, kan ikke godkjenneren være samme person som den som sender inn utleggskravet.

  • Beløp: Sett inn dokumentbeløpet. Dette er viktig hvis du hopper over steg eller velger spesifikke godkjennere basert på dokumentbeløpet.

  • Første godkjennere (hvis tilgjengelig): Legg til én eller flere førstegodkjennere som skal godkjenne dokumentet før den faktiske arbeidsflyten starter.

  • Kostnadsbærere (hvis tilgjengelig): Sett inn forskjellige kostnadsbærerskombinasjoner for å verifisere at de riktige godkjennerne mottar dokumentet for godkjenning.

  • Avdelinger (hvis tilgjengelig): Angi avdelingen for å bekrefte at riktig avdelingsleder er satt opp.

  • Prosjekter (hvis tilgjengelig): Angi forskjellige prosjekter for å verifisere at de riktige godkjennerne mottar dokumentet for godkjenning.

Klikk på Simulér arbeidsflyt for å kjøre simulatoren og kontrollere utfallet. Klikk Tilbakestill simulator for å tømme alle felter og starte en ny simulering.

 

Kommentarer
av Ingvild Fiskerstrand

På første steget så er det ikke inn i kostnadsbærer så arbeidsflyter. Kun direkte inn i arbeidsflyt fra menyen til venstre om man følger denne guiden.

Jeg etterspør bilder i denne artikkelen, det hadde gjort det mye enklere å forstå prosessen. 🙂