Del 1.1: Introduksjon til budsjettering og tilhørende innstillinger

[#1]

Trykk her for å gå til oversiktsartikkel om budsjett.

Budsjettering er en oppstilling av forventet inntekter og kostnader for en gitt periode, for eksempel et regnskapsår. En budsjetterer for å få en oversikt over forventede inntekter og kostnader, gitt en snakker om resultatbudsjett. Inntekter oppstår når vi selger en vare og kostnad er forbruk av ressurser målt i penger. Mer info vedrørende hvorfor budsjettere og hvordan finner du her.

Vi vil nedenfor se på stegene for budsjettering i Financials i del 1 og i del 2 vil vi se på oppsett og konfigurasjon.

1. Budsjettering i Financials

Nedenfor ser dere stegene for budsjettering i Financials.

Bilde 1 - Stegene for budsjettering i Financials - seks steg.

1. Konfigurer budsjett: Det gjør en ved å gå til Meny - Hovedbok - [Vis hele menyen] - Innstillinger -> Budsjettkonfigurasjon. Her kan en opprette, se og endre budsjetthierarki for klient.
2. Opprette budsjetthovedbok: Gå til Meny - Hovedbok - [Vis hele menyen] - Innstillinger -> Hovedbok for å opprette hovedbok. Det ligger allerede en budsjetthovedbok som default i systemet.  Kan for eksempel være relevant å opprette flere budsjett hovedbøker gitt en ønsker å opprette både et driftsbudsjett og resultatbudsjett for samme regnskapsår.  
3. Legge inn budsjettall: For å gjøre dette så går til Meny - Hovedbok - [Vis hele menyen] - Transaksjoner-> Budsjett. Her kan en enten fylle inn tall manuelt eller laste de inn fra annen hovedbok eller fra Excel ark.
4. Godkjenne budsjett: For lagre budsjett til budsjetthovedbok må en godkjenne budsjettet. Budsjetttallene vil da bli tilgjengelig når en tar ut rapporter fra systemet. En godkjenner budsjett ved å gå til Meny - Hovedbok - [Vis hele menyen] - Behandling -> Godkjenn budsjetter.
5. Endre budsjett: Gå bare til Meny - Hovedbok - [Vis hele menyen] - Transaksjoner-> Budsjett og finn budsjett du vil endre, gjør endringene på budsjett, trykk på lagre og godkjenne budsjett på nytt. Det er ikke mulig å slette linjer eller budsjett som er godkjent.
6. Rapportering: Når en har godkjent budsjett så vil disse budsjetttallene være tilgjengelig ved rapportkjøring. En kan på en del rapporter velge hvilken hovedbok det skal hentes tall fra. Det er også mulig å redigere rapporter slik at en kan få se budsjettall vs virkelig tall .     

2. Oppsett og konfigurasjon

En kan velge å budsjettere med eller uten budsjett gruppering.

Bilde 2 - Her ser en forskjellen mellom gruppering og ikke gruppering av budsjettet i Financials. Default i systemet er ingen gruppering. 

2.1 Ingen gruppering - i budsjettkonfigurering

I sin enkleste form er et budsjett en liste over planlagte eller forventede inntekter og utgifter. Du kan opprette slike budsjetter uten gruppering. I slike budsjetter kan  en definere grupper ved hjelp av kostnadsbærere. Når en ikke bruker kostnadsbærere kan en definere grupper ved bruk bestemte kontoer i et system. En kan for eksempel ha kontonummer med fem siffer hvor det første sifferet definere gruppe.

2.2 Gruppering - i budsjettkonfiguering

Hvis klient har behov for hierarkisk budsjetter, kan en sette dette ved å gå til Meny - Hovedbok - [Vis hele menyen] - Innstillinger -> Budsjettkonfigurasjon. Før en setter opp budsjett hierarkiet må en skaffe seg en oversikt over hvordan hierarkiet skal se ut. Hierarkiet blir benyttet som et utgangspunkt for alle budsjett som opprettes for klient. Med andre ord vil det samme hierarkiet bli brukt for alle budsjett versjoner.