Hvilken utgiftskonto blir benyttet ved bokføring av faktura fra AutoInvoice?

[#1]

Visma.net Financials kan settes opp til å benytte Visma AutoInvoice. Benytter du AutoInvoice vil du motta dine fakturaer i fakturainnboksen. Hvilke(n) hovedbokskonto som blir benyttet til bokføring av kostnaden(e) avhenger av hvilke innstillinger som er valgt. 

Det er tre forskjellige alternativer: Vare, leverandør og avgiftskode

• Bokføring per vare/tjeneste
• Bokføring per leverandør
• Bokføring per avgiftskode

Bokføring per vare/tjeneste

Denne metoden gir deg mulighet til å bokføre basert på varen. Har du en faktura som inneholder både husleie og kantinetjenester kan du få automatisk bokført husleie på en utgiftskonto og kantine på en annen. Metoden krever mer oppsett, men automatiseringen det gir vil trolig lønne seg på sikt. 

For å kunne gjøre dette må Match vare ved fakturaimport være huket av på leverandøren (AP303000). Merk: dette er standard på nye leverandører. 

Ellers må du opprette de aktuelle varene/tjenestene i vareregisteret under Ikke lagerførte varer (IN202000), f.eks  Husleie og Kantinetjenester. For at Autoinvoice skal kunne tolke dette må du under fanen Leverandøropplysninger legge til leverandøren og leverandørens varenummer (som vist på leverandørfakturaen) 

Under fanen Hovedbokskonto legger du deretter inn utgiftskonto. Når du får en faktura fra leverandøren via fakturainnboksen sjekker Visma.net om den finner samme varenr som i filen. Gjør den det benyttes denne utgiftskontoen. 

Tips: vi anbefaler at du importerer varene via et importscenario. Kontakt partner eller Visma for bistand fra konsulent til dette. De kan hjelpe deg med å importere informasjonen du får fra dine leverandører og koble disse mot riktig hovedbokskonto. 

Bokføring per leverandør

For å kunne bokføre basert på leverandør må Match vare ved fakturaimport (som nevnt over) være huket av på leverandøren (AP303000). Merk: dette er standard på nye leverandører. 

Gå deretter til fanen Hovedbokskontoer. Her velger du konto i feltet Utgiftskonto. Fakturaer fra leverandøren vil deretter bli bokført på denne kontoen, så lenge det ikke er satt opp en vare med tilsvarende varenummer (som nevnt over). 

Bokføring per avgiftskode

Hvis du ønsker å styre bokføringen på avgiftskode kan du også gjøre dette. 

Det er opprettet standard ikke lagerførte varer i systemet med de forskjellige avgiftssatsene. De ligger under Ikke lagerførte varer (IN202000).

Mottar du f.eks en faktura med 25% inngående mva, benyttes hovedbokskonto definert på vare 1  (Standard vare for fakturaimport høy sats). Hovedbokskontoen ligger under fanen Hovedbokskontoer på artikkelen. Her kan du eventuelt endre Utgiftskonto (som standard er 4500). Det er denne som blir benyttet som kostnadskonto på den inngående fakturaen.