E-post integrasjon til Visma.net Project Management

[#1]

Lagre e-postkommunikasjon til Visma.net Project Management enkelt og effektivt ved hjelp av e-postintegrasjon.

E-postmeldinger lagres i Project Management som aktiviteter og de kobles automatisk til kunde- og prosjektkort. E-post blir videresendt til Visma.net Project Management ved hjelp av en bc/ bcc-e-postadresse. Visma.net Project Management vil plukke e-postene som sendes til adressen "yourprefix@severamail.com" som er opprettet av deg når e-integrasjon tas i bruk.

E-postintegrasjon er tilgjengelig for alle.

HVORDAN VIRKER DET?

E-postmeldinger opprettes som aktiviteter i Visma.net Project Management under en bestemt aktivitetstype. Denne typen er valgt i innstillingene når du aktiverer integrasjonen.

Hver e-post vil bli opprettet som egen aktivitet.

Integrasjon leser e-post mottakere fra TO, CC og BCC felt og fra e-post overskriftene.

E-post må sendes av Visma.net Project Management-bruker eller ha minst én mottaker som er en Project Management-bruker. Visma.net Project Management bruker er gjenkjent fra e-postadressen. Av sikkerhetsmessige årsaker er e-post uten Visma.net Project Management-bruker ikke tillatt.

Når e-post sendes av Project Management-bruker, blir denne brukeren aktivitetseier. Hvis e-post sendes av noen andre, og det er flere mottakere som også er Project Management-brukere, blir en av brukerne valgt som aktivitetseier, og andre blir lagt til som deltakere i aktiviteten.

Når en mottaker også er en kontaktperson i Visma Project Management kundekort, blir kontaktperson lagt til som deltaker og aktivitet det er knyttet til kunden. Hvis det er kontakter fra flere kunder, er aktivitet ikke knyttet til noen kunde, og alle kontakter blir lagt til som eksterne deltakere. Også, hvis e-post har mottakere som ikke er Project Management-brukere eller kundekontakter, blir de lagt til som eksterne deltakere i aktiviteten.

Aktiviteter kan også knyttes til salgsprosjekt eller prosjekter ved å legge til prosjektnummeret foran e-postadressen. For eksempel, hvis prosjektnummer er 1001 og e-postadressen som er opprettet for integrasjonen, er mycompany@severamail.com, sender e-post til 1001.mycompany@severamail.com Vedlegg fra e-posten blir lagt til salgsfanen og samarbeidsfanen som filer.

Hvordan aktivere

Integrasjon er tilgjengelig for alle, og det kan tas i bruk fra innstillinger.

Det er bare noen få innstillinger å definere under innstillinger/e-post integrasjon

Standard aktivitetstype

Status

Epostadresse

Etter at du har lagret innstillingene, er e-postintegrasjon klar til bruk.

VIKTIG Å VITE

Hvis du også bruker Google eller Exchange-kalendersynkronisering, anbefaler vi at standardaktivitetstypen som brukes til integrasjon av e-post, ikke blir synkronisert. Når du har konfigurert e-postintegrasjon, går du inn i kalendersynkroniseringsinnstillingene i Project Management og angir at e-integrasjonsaktiviteter ikke synkroniseres.

[Anonymous]

 Vi får ikke dette til å fungere hos oss.

Får bare melding

Delivery to the following recipient failed permanently:

00000.xxx@severamail.com

[Anonymous]

Hei, 

Under innstillinger | e-post integrasjon, har dere brukt navnet på firmaet deres før @severamail.com ? 

Når man sender mail og for at denne skal knyttes til bruker i severa, så må avsender være en bruker i severa, eller mottaker av mailen, i tillegg må companyname@severamail.com være en mottaker som TO, CC eller BCC. 

Skal det knyttes mot et prosjekt må dere legge inn prosjektnummer.companyname@severamail.com som CC eller BCC mottaker. 

Feilmeldingen som du mottok, fikk du den når du forsøkte å sende e-post fra mailen din? 

[Anonymous]

Hei.

Ja, har brukt vårt firmanavn og et prosjektnummer som er i bruk. Har sendt fra min e-post som er en bruker av systemet.

[Anonymous]

Kan du forsøke å legge inn ekhgrafisk@severamail.com? evt hele firmanavnet som er ekhgrafiskas@severamail.com. 

Fikk du feilmeldingen i mailen din, eller kom denne fra severa? 🙂 

[Arthur Kvalheim]

Forberdringsforslag:
Når man skal bruke dette, så blir det jo laget en ny aktivitetsype som skal brukes som standard aktivitetstype for e-poster som kommer inn i PM. Jeg ønsker å gjøre denne utilgjengelig som valg når man oppretter en ny To-do, slik at det kun er e-poster som kommer inn som blir satt til denne aktivitetstypen. Kan det ordnes? For eksempel ved å kunne velge en deaktivert aktivitetstype som standard aktivitetstype for e-postene? 

Kanskje mulig å løse ved at innkomne e-poster kan bli satt til en deaktivert aktivitetstype?:

Nå endrer standard aktivitetstype seg, når man deaktiverer den som ligger der fra før: