2020-09

[#1]

Gewijzigd en verbeterd

2020-09/1 Proefproductie laten werken als correctieproductie

Uit de evaluatie van het uitfaseren van de eindejaarsproductie is gebleken dat er behoefte is aan een proefproductie van een correctieproductie (naast een proefproductie van een normale salarisproductie). Ook in het Ideeën portaal is hiervoor een wens ingediend, waarop veel gestemd is.

Ongeacht de soort correctieproductie (vervangend of aanvullend) of periode is het vanaf periode 09 mogelijk om een proefproductie te laten vervaardigen die verwerkt wordt als een correctieproductie. Hiervoor is een extra keuze opgenomen bij werkgevercode 99236 Code selectie proefproductie: nieuwe waarde 4 = proefproductie laten werken als een correctieproductie. De verwerking vindt plaats voor het hele ceanummer.

Bij de afroep van de proefproductie (Afroep instellingsnummer 0001) als correctieproductie moet je naast werkgevercode 99236 waarde 4 ook werkgevercode 99231 Code correctieproductie vastleggen, zie Gemal Direct Inrichting bij Aanleveren productie > Afroep instelling 0001 of Afroep geselecteerde instelling.

Werkgevercode 99232 Aut herrekening aanvullende correctieproductie en 99239 Speciale verwerking eenmalige mutaties zijn alleen belangrijk bij een ACP (aanvullende correctie productie) over periode 12 (bij vierwekenverloning periode 13).

Een proefproductie als correctieproductie wordt altijd uitgevoerd op de laatst verwerkte salarisperiode. Ongeacht het ‘Productiejaar proefproductie’ en de ‘Periode proefproductie’.

Een uitzondering hierop is als de laatst verwerkte salarisperiode 01 is en je wilt nog een proefproductie voor een correctieproductie over periode 12 (bij vierwekenverloning periode 13) vorig jaar uitvoeren, dan geeft je bij Productiejaar het vorige jaar op.

Voorbeeld

Laatst verwerkte salarisperiode	Productiejaar proefproductie	Periode proefproductie	Correctieproductie wordt uitgevoerd voor periode
2020-12	nvt	nvt	2020-12
2021-01	2020	nvt	2020-12
2021-01	nvt	nvt	2021-01

HR Core Beaufort

De functionaliteit in HR Core Beaufort om bestanden voor een proefproductie met correctiemutaties te maken, komt in de oktober release beschikbaar.

2020-09/2 Invoercode 02994 Cea-nummer na verhuizing vervalt

De verhuizingen over cea-nummers heen zijn ondergebracht in een aparte functie (Standaard Service Request Verhuizing Gemal). Invoercode 02994 Cea-nummer na verhuizing is dus reeds enige tijd buiten werking. Het blijkt dat HR-pakketten deze code ook aanleveren als het een verhuizing binnen een cea-nummer betreft met als gevolg dat de volledige productie hier vervolgens op wordt afgekeurd.

Invoercode 02994 is met ingang van periode 09 in Payroll Gemal geschoond en zal, als deze toch wordt aangeleverd, op het mutatieverslag voortaan worden afgekeurd met foutcode 101: Invoercode bestaat niet.

2020-09/3 Loonheffingstabel bij in/uit-dienst

Als een medewerker geen volledig tijdvak werkt, dan moet je conform het Handboek loonheffingen in sommige situaties een afwijkende tabel voor de loonheffing gebruiken. Van een onvolledig tijdvak is meestal sprake indien een medewerker gedurende een maand in- of uit-dienst gaat.

Fulltimers: per week in-dienst, de weektabel en per aanvullende dag de dagtabel.
Parttimers: de tabel worden gebruikt, behorend bij het verloningstijdvak. Dit is in Payroll Gemal de maand- of vierwekentabel.

Een medewerker is in deze regeling fulltimer als deze doorgaans vijf dagen of meer per week werkt. Het aantal uren dat op een dag gewerkt wordt, is daarbij niet van belang.

Tot op heden leidde Payroll Gemal dit af uit het werkdagenpatroon (invoercode 02448) van de werknemer. Uurloners (invoercode 02332 Code soortloner = 3 of 4) worden altijd als fulltimer gezien.

In veel sectoren wordt flexibel gewerkt. Ook worden gewerkte uren en reiskosten vaak aangeleverd vanuit roostersystemen. Om die reden wordt het werkdagenpatroon vaak niet gevuld of bijgewerkt. Dit kan leiden tot onjuiste inhouding loonheffing. Bij uurloners die doorgaans minder dan vijf dagen per week worden opgeroepen, kende Payroll Gemal bovendien geheel niet de mogelijkheid om de regeling voor parttimers toe te passen.

Hoe werkt het vanaf deze release?

Wij hebben een nieuwe invoercode aangemaakt, waarmee je (stam of variabel) kunt aangeven of Payroll Gemal de medewerker bij een afwijkend tijdvak moet beschouwen als fulltimer of als parttimer. Deze invoercode werkt afwijkend op de bepaling vanuit het werkdagenpatroon. Je kunt dus nog steeds gebruik maken van de oude systematiek.

Gegeven: tabel bij afwijkend tijdvak.
Vastleggen: invoercode 03049.
0 (of niet vastgelegd) = afleiden uit werkdagenpatroon (invoercode 02448);
1 = als fulltimer (dagtabel);
2 = als parttimer (tijdvaktabel).

Deze invoercode komt in beeld op het moment dat er sprake is van een onvolledig tijdvak. Dit wordt getoetst aan de hand van uitvoercode 01609 LB dagen. Als deze lager is dan gebruikelijk voor een volledig tijdvak, dan treedt de functionaliteit in werking. Een volledig tijdvak is bij maandverloning 21,67 dagen en bij vierwekenverloning 20 dagen.

Als je afwijkende loontijdvakdagen opgeeft met invoercode 01609 Afwijkende LB dagen, dan werd in de oude situatie altijd de dagtabel toegepast. In de nieuwe situatie kun je met invoercode 03049 kiezen welke tabel je wilt toepassen.

Actie

Wij adviseren je invoercode 03049 Tabel bij afwijkend tijdvak vast te leggen op het moment dat een werknemer geen volledige periode in-dienst is, of als je afwijkende loonbelastingdagen hebt vastgelegd met invoercode 01609.

Als je gebruik maakt van het werkdagenpatroon (invoercode 02448), dan hoef je invoercode 03049 alleen vast te leggen bij uurloners (invoercode 02332 Code soortloner = 3 of 4), die doorgaans minder dan 5 dagen per week worden opgeroepen.

Let op: als je uurloners een maand later uitbetaalt dan de uren gewerkt worden, dan gebruik je een verschoven tijdvak. In dat geval wordt het tijdvak dat hoort bij de maand van in-dienst ook een maand later toegepast. Bij uit-dienst geldt hetzelfde. Houd hier rekening mee bij vastlegging van invoercode 03049.

Voorbeeld: een uurloner treedt in dienst op 15-01-2020. Je betaalt de uren over januari uit in periode 02-2020. Payroll Gemal hanteert dan in periode 02-2020 de loontijdvakdagen over de periode 15-01 t/m 31-01.

2020-09/4 UPA - intrekken geannuleerde registratienummers

Soms komt het voor dat je een registratienummer hebt opgevoerd in Payroll Gemal en dit wilt annuleren. De gebruikelijke handelswijze in deze situatie is om de datum in-dienst (invoercode 02922) gelijk te stellen aan de datum uit-dienst (invoercode 02924) en de vaste - en variabele salarisgegevens te blokkeren (invoercode 02361 met waarde 4).

Dit bleek problemen op te leveren in de UPA. De annulering werd niet correct verwerkt in het UPA-bericht, waardoor de medewerker toch een dag in-dienst bleef staan. Deze dag werd ook opgenomen in de factuur van uw pensioenfonds.

Dit probleem is vanaf de huidige release verholpen.

Automatische herrekening 09

Om annuleringen in 2020 alsnog correct te verwerken, zullen we in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 09 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Actie

Als je een dienstverband annuleert, dan moet je de hierboven beschreven werkwijze hanteren als je gebruik maakt van de UPA. Het registratienummer wordt dan correct verwijderd uit de administratie van de UPA fondsen.

Als je in 2019 annuleringen hebt doorgevoerd, dan kun je de geannuleerde dienstverbanden zelf herrekenen om de annulering in de UPA te corrigeren. Dit doe je door bij het betreffende registratienummer invoercode 02475 Beginperiode herrekening vast te leggen met de waarde 201901.

Als je in 2018 of eerder annuleringen hebt doorgevoerd, dan kun je deze annuleringen niet via Payroll Gemal meer doorvoeren. Deze dienstverbanden kun je verwijderen via de Handmatige correctie UPA van de module UPA .

2020-09/5 Afkeuren mutatie IKV-nummer of BSN later in het jaar

Het BSN (invoercode 02320) is een uniek kenmerk van een persoon. Het IKV-nummer (invoercode 02322) een uniek kenmerk van een inkomstenverhouding bij een werkgever. Deze gegevens samen zijn daarom in gebruik als sleutel voor belangrijke systemen als de loonaangifte en de UPA.

In Payroll Gemal zijn deze gegevens gedefinieerd als 'laatste stand gegeven'. Zodra het gegeven gewijzigd wordt, dan geldt die wijziging met terugwerkende kracht tot de begindatum in-dienst van het registratienummer.

Op die manier is gepoogd om een unieke combinatie van een persoon met een registratienummer bij een werkgever altijd bekend te laten zijn onder één kenmerk. Zo’n wijziging kan soms nodig zijn omdat er een administratieve fout is gemaakt of omdat een medewerker bij indiensttreding geen identiteitsbewijs kan overhandigen en het BSN niet gecontroleerd kan worden.

Het blijkt dat in de praktijk het BSN en het IKV-nummer ook worden gemuteerd op registratienummers die reeds langere tijd in-dienst zijn. Dit levert problemen op, omdat in die situatie niet langer gegarandeerd kan worden dat de gegevens met terugwerkende kracht naar de datum in-dienst van het registratienummer worden gewijzigd.

De situatie kan zich dan voordoen, dat hetzelfde registratienummer in de loonaangifte en in de UPA bekend is onder twee verschillende BSN’s of IKV-nummers. Het eerste nummer heeft geen einddatum, het tweede geen startdatum.

De betreffende instanties proberen je dit dan bekend te maken met foutmeldingen. Deze zijn vaak moeilijk te duiden, omdat die meldingen vaak wijzen op ontbrekende perioden of het ontbreken van een datum in- of uit-dienst. Het verband met een mutatie op het BSN of IKV-nummer in een later jaar is dan niet gemakkelijk gelegd.

Hoe werkt het vanaf deze release?

Om de beschreven foutsituatie te voorkomen, hebben wij besloten om mutaties op invoercode 02320 BSN of 02322 Nummer inkomstenverhouding af te keuren als invoercode 02922 Datum in-dienst in een vorig jaar ligt. De afkeuring wordt kenbaar gemaakt op het mutatieverslag met foutcode 181 - wijzigen niet mogelijk in later jaar datum in-dienst.

De enige uitzondering op deze regel is het in-dienst melden van een registratienummer met terugwerkende kracht in het voorgaande jaar. In die situatie wordt het voorgaande jaar automatisch herrekend. De UPA bevat daardoor direct de juiste gegevens. In de loonaangifte wordt het registratienummer verantwoord in de maand dat het dienstverband is opgevoerd, omdat daar het genietingsmoment valt. Ook de loonaangifte heeft dus direct de juiste gegevens.

Actie

Fouten op invoercode 02320 BSN of 02322 Nummer inkomstenverhouding komen zelden voor. Het BSN wordt gecontroleerd met een zogenaamde elfproef. Een tikfout leidt daarom direct tot een afkeuring. Het nummer inkomstenverhouding mag u zelf kiezen. Payroll Gemal controleert bovendien al op foutief hergebruik van IKV-nummers en keurt ook deze mutaties af.

Als je in de bijzondere situatie toch een mutatiefout maakt en in een later jaar het BSN of IKV-nummer moet aanpassen, dan moet je het lopende registratienummer beëindigen en in het nieuwe jaar een nieuw registratienummer aanmaken met het juiste nummer.

Als je het BSN of IKV-nummer moet corrigeren over een voorgaand jaar, dan kun je dat handmatig doen in het loonaangifteportaal of de handmatige correctie UPA in de module UPA. De handmatige correctie UPA is niet beschikbaar over huidig en voorgaand jaar. Het kan dus zijn dat je moet wachten met het doorvoeren van deze mutatie.

2020-09/6 Aantal posities voor Functie/beroep uitgebreid

Per periode 09 is het mogelijk maximaal 34 posities op te geven bij invoercode 02311 Functie/beroep. De opgegeven waarde (tekst) wordt op diverse overzichten volledig gepresenteerd met uitzondering van het overzicht vaste gegevens (stamkaartje) en de salarisspecificatie. Hier wordt de waarde afgekapt naar de mogelijke ruimte op deze overzichten.

2020-09/7 Specificatie Manager, code afdrukken bij uit-dienst

Dit onderwerp is niet van toepassing voor de Pensioen en uitkeringen markt.

Salarisspecificaties en jaaropgaven uit Specificatie Manager worden standaard niet afgedrukt. Met invoercode 02993 kunt u standaard per registratienummer aangeven of een salarisspecificatie of jaaropgaaf moet worden afgedrukt; daarbij is de inrichting van werkgevercodes 90001 en 90101 mede bepalend [1].

Werkgevers willen aan een werknemer die uit-dienst gaat een geprinte versie van de salarisspecificatie verstrekken. Om een salarisspecificaties uit Specificatie Manager af te drukken moet deze eerst opgezocht worden in Salarisdossier. De wens is geuit dit te vergemakkelijken. Om te zorgen dat het selecteren in Salarisdossier eenvoudiger wordt, wordt automatisch de indicatie ‘afdrukken’ aangemaakt in de maand dat een werknemer uit-dienst gaat. Dit werkt als volgt.

U kunt dit aansturen met de nieuwe werkgevercode 31145 Indicatie afdrukken in maand uit dienst. Deze werkgevercode heeft de waarden 0 (= niet van toepassing) of 1, zie Gemal Direct Inrichting Werkgevergegevens > Overzichten en bestanden > Inrichting specificatie man> Algemeen.

Bij waarde 1 vullen wij (stam) in de maand uit-dienst invoercode 02993 Afdrukken salarisspecificatiewerknemer en/of jaaropgaaf met de waarde 6 (= wel afdrukken salarisspecificatie werknemer en jaaropgaaf, afwijkend van werkgevercode 90001/90101).

Meer informatie

[1] Payroll Gemal handleiding onderwerp Digitaal Dossier bij 3.1 en Salarisdossier bij 3.1.

Wet- en regelgeving

Niet van toepassing.

Opgeloste meldingen

2020-09/8 Nogmaals: Aanpassingen APG-gegevensuitwisseling (change 2169913)

In de release van juni (zie release notes 2020-06/31) zijn er aanpassingen geweest voor de gegevensuitwisseling aan het APG. Dit heeft onterechte gevolgen gehad voor de tenaamstelling in de pensioenaangifte APG. Met ingang van periode 09 wordt weer de naam van het laagste instellingsnummer met eenzelfde aansluitnummer gepresenteerd.

2020-09/9 Afroep matrix werking uitvoercodes via lijstnummer 9499 (change 2096530)

In Gemal Direct Inrichting was het mogelijk om overzicht-/lijstnummer 9400 te kiezen om de matrix werking uitvoercodes per instelling te ontvangen. Dit leidde echter in het salarissysteem tot foutmelding 112 - 'waarde niet toegestaan' op het mutatieverslag . We hebben nu overzicht-/lijstnummer 9400 bij afroep vast / variabel uit de module Inrichting verwijderd. Voortaan gebruikt u overzicht-/lijstnummer 9499 om de matrix werking uitvoercodes per instelling te ontvangen. Lijstnummer 9499 heeft dezelfde layout als 9400.

2020-09/10 Uurlonen aankoop/verkoop verlof te hoog vastgesteld bij korting wegens verlofregeling (change 2164367)

Per 2020 is de berekening van het recht VT en het recht EJU 1 t/m 7 aangepast in Payroll Gemal voor wat betreft verlofsituaties [1]. 

Als je een verlofregeling aanstuurt, dan wordt de korting direct op het recht in mindering gebracht. Op een afzonderlijke uitvoercode wordt de korting ook nog apart gepresenteerd. Er is destijds een conversie uitgevoerd die tot doel had om de nieuwe werking van de uitvoercodes ook in de inrichting van grondslagen vorm te geven. Eén van de omzettingen die destijds heeft plaatsgevonden was de volgende:

Als de uitvoercode voor recht VT/EJU in de oude situatie (vóór 2020) was vastgelegd met waarde 1 (tellen) en de uitvoercode voor de korting niet, dan werd het ongekorte recht geteld in de grondslag.

In de nieuwe situatie (vanaf 2020) is het recht al inclusief korting. Daarom is destijds bovenstaande situatie geconverteerd. De uitvoercode voor de korting is ook gegenereerd met waarde 1. Hierdoor wordt het gekorte recht geteld en de korting wordt daar vervolgens bij opgeteld. Per saldo is er dus geen verschil.

Deze conversie blijkt tot een onjuist resultaat te hebben geleid voor grondslagen die werken op fulltime basis, zoals jaargrondslagen voor pensioenfondsen en uurlonen voor toelagen en aan- / verkoop verlofuren. Dergelijke grondslagen worden op fulltime basis berekend, omdat een uurloon of jaargrondslag zelf nooit afhankelijk is van het aantal uren dat de medewerker werkt of verlof heeft. Deze grondslagen worden daarom ook vastgesteld exclusief kortingen voor verlof.

Het uurloon of de jaargrondslag wordt pas in de verdere berekeningen verrekend met het aantal gewerkte uren of parttime percentage. Deze grondslagen zijn te herkennen doordat ze op werkgevercode 59001 (aansturing grondslagen) zijn vastgelegd met waarde 2 (grondslag op basis van vast fulltime).

Verlofregelingen hebben invloed op het effectieve parttime percentage waarmee gerekend wordt. Ze hebben daardoor geen effect op het recht VT/EJU in vaste fulltime grondslagen. In deze grondslagen wordt de uitvoercode voor het recht VT/EJU dus ook in de nieuwe situatie al geteld zonder korting wegens verlof.

Melding

De conversie heeft er toe geleid dat bij het ongekorte recht de korting wordt opgeteld. Hierdoor wordt het uurloon of de jaargrondslag te hoog vastgesteld. De fout heeft zich in praktijk alleen geuit in uurlonen bij regelingen voor aan- en verkoop verlof. Alleen in de grondslagen van deze uurlonen waren de uitvoercodes voor korting VT en EJU ten onrechte opgenomen.

Bij jaargrondslagen zat de fout wel in de grondslag, maar kwam deze vanwege de volgorde van de berekening in Payroll Gemal toevallig niet tot uiting. Bij uurlonen voor meerwerk, overwerk etc. zijn de uitvoercodes voor de korting VT/EJU nooit opgenomen in de grondslag, ook niet op werkgeverniveau.

Oplossing

Met ingang van periode 09 zullen we de uurlonen voor aan- verkoop verlof door middel van een nieuwe conversie herstellen. De jaargrondslagen herstellen wij pas in de jaarovergang. De huidige inrichting heeft geen gevolgen voor de berekening van pensioenbedragen. De conversie die de fout definitief moet herstellen, blijkt echter verschillen te veroorzaken in de loonverdeling van deze codes. Als wij dit herstel in de jaarovergang uitvoeren, dan heb je hier geen hinder van.

Automatische herrekening 04

Om voorkomende situaties te herstellen zullen wij een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 04 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Let op: deze herrekening heeft tot gevolg dat er vorderingen ontstaan als een medewerker verlofuren heeft verkocht en nabetalingen als een werknemer uren heeft aangekocht. Het uurloon waartegen de uren zijn verrekend wordt immers lager vastgesteld dan in de oude situatie.

Indien deze aanpassing leidt tot ongewenste vorderingen, dan kun je met invoercodes 02774 / 02775 / 02787 / 02788 / 03142 t/m 03145 Afwijkend uurloon 1 t/m 8 het oorspronkelijke uurloon weer vastleggen. Je legt het afwijkende uurloon vast met terugwerkende kracht vanaf de periode waarin de vordering plaatsvindt.

Meer informatie

[1] Release notes 2020-01/4.

2020-09/11 Loon SV bij niet-verzekerd dienstverband gekoppeld met verzekerd dienstverband

Als een dienstverband voor geen enkele sociale verzekering verzekerd of premieplichtig is (je hebt de invoercodes 02122 Code WW, 02123 Code WIA en 02124 Code ZW niet vastgelegd), dan berekent Payroll Gemal normaal gesproken geen SV-loon (uitvoercode 01598), maar correctie SV-loon (uitvoercode 01570). Als gevolg hiervan, worden er ook geen sociale premies berekend voor het dienstverband.

Melding en oplossing

Het bleek dat in een bijzondere situatie toch loon SV en SV premies werden berekend bij het niet-verzekerde en premieplichtige dienstverband, als deze gekoppeld was met een wel verzekerd of premieplichtig dienstverband. Die situatie is in periode 09 hersteld.

Automatische herrekening 06

Wij zullen in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren om de foutsituatie waar nodig te herstellen. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 06. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-09/12 Fout in presentatie uitvoercode 01609 bij parttimers

Het bleek dat voor uitvoercode 01609 LB-dagen de verkeerde waarde werd gepresenteerd als een medewerker met een werkdagenpatroon (invoercode 02488) van 1 t/m 4 werkdagen gedurende de maand in- of uit-dienst trad. In dat geval werd op uitvoercode 01609 het aantal LB-dagen naar rato gepresenteerd, terwijl dat LB-dagen voor een hele maand moesten zijn, omdat de maandtabel is toegepast. De fout betrof alleen de presentatie van uitvoercode 01609, de berekening van de loonheffingen is correct uitgevoerd.

Automatische herrekening 07

In periode 09 zullen we een automatische herrekening uitvoeren om de presentatie van uitvoercode 01609 te corrigeren, zie reden 07 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-09/13 Aanvullend geboorteverlof - te ontvangen bedrag UWV (change 2175074)

Als je namens het UWV een uitkering betaalt aan de medewerker, dan moet je over die uitkering sociale premies betalen. UWV vergoedt de uitkering én de sociale premies. Op het moment dat je via Payroll Gemal een uitkering betaalt, dan toont Payroll Gemal het uitkeringsbedrag, vermeerderd met de sociale lasten op uitvoercode 01554 te ontvangen UWV. Je kunt met deze uitvoercode het door UWV vergoede bedrag controleren.

Melding en oplossing

Bij aanvullend geboorteverlof wordt een uitkering betaald op uitvoercode 00984. Het bleek dat op uitvoercode 01554 het uitkeringsbedrag werd gepresenteerd, alleen vermeerderd met een ZVW-premie.

In periode 09 hebben we de berekening aangepast, waardoor nu alle relevante SV premies over het uitkeringsbedrag worden berekend.

Automatische herrekening 08

Wij zullen in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren om de fout te herstellen. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 08. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-09/14 Uitvoercode 00985 loondoorbet ziek ten onrechte in grondslag bruto loon (change 2168282)

Als een medewerker ziek wordt, dan wordt het ziekteverzuim zichtbaar gemaakt met een min- en pluspost met gelijke waarde. Daarom zijn deze posten nooit opgenomen in werkgevercode 55081 Uitvoercodes in grondslag bruto loon. 

De minpost is uitvoercode 01337 ziekteverzuim, de pluspost was tot 2020 uitvoercode 01339 aanvulling ZW. Deze uitvoercode wordt nu alleen nog gebruikt voor echte aanvullingen op ZW-uitkeringen.

Melding en oplossing

Vanaf 2020 is de pluspost uitvoercode 00985 loondoorbet ziek geworden [1]. Bij deze wijziging per 2020 is uitvoercode 00985 ten onrechte toegevoegd aan de grondslag van werkgevercode 55081. Omdat de minpost (uitvoercode 01337) niet is toegevoegd, werd de grondslag te hoog vastgesteld. Het resultaat van deze grondslag wordt gepresenteerd met uitvoercode 01886 bruto loon. 

Let op: dit betreft slechts een comprimeertotaal. Het loon dat u aan uw werknemer heeft betaald is geenszins door deze fout beïnvloed.

Met ingang van periode 09 is uitvoercode 00985 verwijderd uit de grondslag van werkgevercode 55081.

Automatische herrekening 10

Wij zullen in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren om voorkomende situaties te herstellen, zie reden 10 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Meer informatie

[1] Release notes 2019-12/9.

2020-09/15 Betalingen na AOW-leeftijd en loonaangifte meldingen L1314, L1315

Als een persoon de AOW-gerechtigde leeftijd is gepasseerd, dan is deze persoon niet langer verzekeringsplichtig of premieplichtig voor de WW en de WIA. In Payroll Gemal leg je in deze situatie invoercode 02122 Code WW en 02123 Code WIA vast met waarde 0. Doe je dat niet, dan wordt dit in de loonaangifte gesignaleerd met foutmelding L1314 voor de WW en L1315 voor de WIA. De Belastingdienst koppelt deze fout per post aan je terug.

In praktijk blijkt het fout te gaan in twee situaties:

• De meest voorkomende situatie is een nabetaling na uit-dienst aan iemand die op zijn AOW-datum uit-dienst is gegaan. In de maand dat de medewerker de AOW-leeftijd bereikt, geeft Payroll Gemal invoercodes 02122 en 02123 automatisch waarde 3. Als aan deze persoon in een latere periode een betaling na uit-dienst wordt verricht, moeten invoercodes 02122 en 02123 worden vastgelegd met waarde 0.
• Als een medewerker doorwerkt na de AOW-leeftijd, maak je een nieuw dienstverband aan dat start op de AOW-datum. Invoercodes 02122 en 02123 moeten dan vastgelegd worden met waarde 0. 

Oplossing

Met ingang van periode 09 hebben we een aantal zaken gewijzigd om deze situatie zo veel mogelijk te ondervangen. Als er een betaling na uit-dienst wordt verricht aan een medewerker die de AOW-leeftijd reeds in een voorgaande periode is gepasseerd, genereert Payroll Gemal automatische mutaties waardoor invoercodes 02122 en 02123 de waarde 0 krijgen. Je ziet deze mutaties op het mutatieverslag.

Als er toch een situatie ontstaat waarin invoercode 02122 of 02123 is vastgelegd bij een medewerker die de AOW-leeftijd is gepasseerd, wordt melding L1314 (voor invoercode 02122) en/of L1315 (voor invoercode 02123) op het mutatieverslag gepresenteerd. Tevens wordt de reeds bestaande melding L1907 getoond.

Automatische herrekening 14

Om bestaande foutsituaties in 2020 te herstellen zullen wij een automatische herrekening in periode 09 uitvoeren, zie reden 14 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Als de fout reeds in een voorgaand jaar is ontstaan, dan kunnen we deze niet met een automatische herrekening herstellen. Bovendien geeft Payroll Gemal geen automatische correcties door aan de loonaangifte over voorgaande jaren.

Indien de fout in 2019 of eerder is ontstaan, dan dien je deze ook te corrigeren voor het betreffende jaar, in het handmatig correctieportaal voor de loonaangifte. Hier leg je vanaf de eerste maand dat de AOW-gerechtigde medewerker geheel uit-dienst was de verzekeringsindicatie WW verzekerd en WIA verzekerd vast met waarde N.

2020-09/16 Fictief percentage verlof bij afwijkend bedrag 0,01 (change 2178296)

In periode 06 hebben we een aanpassing doorgevoerd, waardoor een korting verlofregeling, opgegeven als bedrag, ook op juiste wijze doorwerkt in achterliggende componenten. Hierbij valt te denken aan de vakantietoeslag, eindejaarsuitkering en pensioenpremie. Payroll Gemal berekent deze doorwerking door een fictief percentage verlof te bepalen aan de hand van het opgegeven bedrag. In release notes 2020-06/5 kun je voorbeeldberekeningen nakijken.

In de situatie dat je zowel een percentage als een bedrag verlof vastlegt, gaat het (afwijkende) bedrag voor. Daarom is er voor gekozen om in die situatie ook voor de doorwerking te rekenen met het fictieve percentage dat vanuit het bedrag wordt bepaald en niet met het vastgelegde percentage.

Melding

Deze functionaliteit bleek niet correct te werken als je het bedrag € 0,01 had vastgelegd. Dit bedrag heeft de afwijkende werking dat er géén korting wegens verlof wordt toegepast. Naar onderliggende grondslagen rekende Payroll Gemal echter met het opgegeven percentage verlof. 

Automatische herrekening 15

Met ingang van periode 09 is dit probleem verholpen. Als je het afwijkende bedrag € 0,01 vastlegt, rekent Payroll Gemal met een fictief percentage 0%. Hierdoor wordt ook in onderliggende grondslagen geen korting vanwege deze verlofregeling toegepast. Wij zullen in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren om voorkomende situaties te herstellen, zie reden 15 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-09/17 Dagtabel in de loonaangifte

In de loonaangifte wordt een code doorgegeven voor de toegepaste loonheffingstabel. Die code bestaat uit drie cijfers, waarvan het derde cijfer aangeeft wat het tijdvak is van de tabel. Payroll Gemal past de dagtabel toe indien een werknemer fulltimer is en er geen volledig tijdvak is van een maand.

In die situatie bleek in de loonaangifte echter code 2 (maandtabel) doorgegeven te worden. Met ingang van de huidige release is dat gewijzigd in code 5 (dagtabel).

Automatische herrekening 16

In periode 09 zullen we een automatische herrekening uitvoeren om de loonaangifte te corrigeren in de situaties dat de dagtabel is toegepast, zie reden 16 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-09/18 Inhouding WIA/WGA in juli onjuist (change 2182475)

In periode 07 kan bij medewerkers uitvoercode 01831 grsl inh WIA-WGA foutief berekend zijn als met invoercode 02457 Code SV-plicht uitkering WW/WAO-WIA samenloop wordt aangestuurd, maar er geen samenloop salaris is (uitvoercode 01998 loon samenloop is niet berekend). Hierdoor is ook de inhouding werknemer WIA-WGA foutief berekend.

Automatische herrekening 17

De programmatuur van Payroll Gemal is per periode 09 aangepast. In periode 09 zullen we voor de betreffende werknemers een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 17 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-09/19 Addendum boven 100% deelbetrekking en grondslag WW-laag (change 2198183)

Voor het oplossen van melding 2198183 hebben we in periode 09 twee aanpassingen in Payroll Gemal opgenomen, die we hieronder beschrijven.

Addendum boven 100% deelbetrekking

In release 2020-08/1 hebben wij bericht over nieuwe functionaliteit om een addendum op een vast contract te administreren. Het bleek dat deze functionaliteit niet helemaal correct werkte in het geval dat het contract inclusief addendum meer dan 100% deelbetrekking omvatte. Als het contract + addendum meer dan 100% deelbetrekking betrof en het vaste deel betrof minder dan 100%, dan werd de grondslag voor de WW verdeeld alsof het totale contract 100% deelbetrekking had.

Voorbeeld: het vaste contract is 60%, het addendum 50%, totaal 110%. Je legt in die situatie invoercode 02404 Percentage deelbetrekking vast met 110% en invoercode 02511 Percentage vaste contract met 60%. Payroll Gemal rekende in de foutsituatie alsof het totale contract 100% betrof en verdeelde de WW-grondslag in een verhouding 60 / 40 in plaats van 60 / 50.

Als het contract + addendum meer dan 100% betrof en het vaste deel 100% of meer, dan werd de addendum functionaliteit geheel niet geactiveerd.

Voorbeeld: het vaste contract is 100%, het addendum 10%, totaal 110%. Je legt in die situatie invoercode 02404 vast met 110% en invoercode 02511 met 10%. Payroll Gemal rekende in die situatie alsof er geen addendum was.

Dit is met ingang van periode 09 in Payroll Gemal aangepast. 

Grondslag WW laag bij addendum

In release 2020-08/1 hebben wij bericht over nieuwe functionaliteit om een addendum op een vast contract te administreren. Het bleek dat de grondslag WW-laag in deze situatie onjuist werd bepaald. Als je gebruik maakt van de addendum functionaliteit, zou op uitvoercodes 02341 Grsl WW laag en 02342 Afdr WW laag de totale grondslag respectievelijk premie gepresenteerd moeten worden voor het contract én het addendum gezamenlijk.

De waarden op deze codes worden namelijk rechtstreeks aangeleverd in de loonaangifte. De Belastingdienst schrijft voor dat de administratie van een contract + addendum op 1 IKV op deze wijze gevoerd wordt. Het bleek dat op uitvoercode 02341 ten onrechte alleen de grondslag voor het vaste contractdeel werd gepresenteerd.

Automatische herrekening 18

Voor beide beschreven situaties zullen we in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 18 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-09/20 Uitvoercode doorbetaling bij verlof opnemen in een grondslag met waarde 5 (change 2194334)

Als een medewerker gebruik maakt van een (gedeeltelijk) onbetaalde verlofvorm, wordt een korting op het salaris gepresenteerd met behulp van een uitvoercode. Het is gebruikelijk om die uitvoercode voor de korting op te nemen in grondslagen met de waarde 5. Dat betekent dat de korting alleen geteld wordt, voor zover die betrekking heeft op componenten in dezelfde grondslag.

Bij de verlofregelingen is er ook de optie om tijdens het verlof een doorbetaling te doen, waarmee je een deel van het verlof kunt uitbetalen of een minimuminkomen kunt garanderen. De doorbetaling wordt op een aparte uitvoercode gepresenteerd (uitvoercodes 00635 t/m 00649). Het is logisch, om als je de uitvoercode voor de korting opneemt in een grondslag met waarde 5, hetzelfde te doen voor de doorbetaling.

Stel je berekent verlof over salaris en een toelage. Je berekent vakantietoeslag over salaris en verlofkorting. In de vakantietoeslag wil je dan alleen de korting tellen die betrekking heeft op het salaris. Er wordt geen vakantietoeslag over de toelage berekend, dus is het onredelijk om de korting over die toelage wel te tellen.

Op het moment dat je een doorbetaling doet tijdens het verlof, wil je die op dezelfde wijze tellen. Je wilt dan niet de doorbetaling tellen die betrekking heeft op het salaris én de toelage, maar alleen de doorbetaling over het salaris.

Melding

Het bleek dat de uitvoercodes voor doorbetaling tijdens verlof niet met waarde 5 vastgelegd konden worden. Payroll Gemal keurde deze mutatie af omdat er geen programmatuur aanwezig was voor de afhandeling van deze situatie. De uitvoercodes voor korting tijdens verlof worden namelijk direct berekend door hun grondslag te vermenigvuldigen met het percentage korting. De uitvoercodes voor de doorbetaling komen via een veel ingewikkelder berekening tot stand.

Oplossing

Met ingang van periode 09 is een methode toegevoegd, waardoor je de uitvoercodes 00635 t/m 00649 wel in grondslagen kunt opnemen met waarde 5.

Zie onderstaand rekenvoorbeeld ter illustratie van de werking van waarde 5:

- uitvoercode 01001 salaris = € 1000.
- uitvoercode 00700 bruto div = € 100.
- uitvoercode 00701 bruto div = € 200.

In de grondslag van werkgevercode 55127 Uc in grondslag langdurig ziek is opgenomen: uitvoercode 01001 en 00700: resultaat grondslag = € 1100. Er is 10% korting langdurig ziek vastgelegd.
- werkgevercode 13023 = 2 (doorbetalen bij verlof obv dezelfde grondslag als de korting).
- werkgevercode 13024 = 50% (percentage doorbetalen bij verlof).
- uitvoercode 01110 korting uitkering = € 1100 x 10% =  € 110.
- uitvoercode 00635 ld zk doorbet = 50% x € -110 = € -55.

In de grondslag van werkgevercode 56001 Uc in grondslag VT is opgenomen:
- uitvoercode 01001 salaris = 1.
- uitvoercode 00701 bruto div = 1.
- uitvoercode 01110 korting uitkering = 5.
- uitvoercode 00635 ld zk doorbet = 5.

Uitvoercode 01110 was berekend over uitvoercode 01001 én 00700, maar alleen uitvoercode 01001 zit in de grondslag van werkgevercode 55127 én werkgevercode 56001. Daarom wordt uitvoercode 01110 fictief opnieuw berekend met behulp van de berekening: uitvoercode 01110 = 10% x € -1000 = € -100.

Uitvoercode 01110 wordt dus geteld voor 01001/01100 = 90,90%. Dit percentage wordt bewaard. Deze berekening wordt achter de schermen uitgevoerd voor de bepaling van de grondslag van werkgevercode 56001 en niet gepresenteerd.

Voor uitvoercode 00635 wordt een fictieve koppeling gemaakt, waardoor ook gekeken wordt naar de grondslag van werkgevercode 55127 en 56001 via het percentage uit de vorige stap.
- uitvoercode 01110 korting uitkering werd geteld voor 90,90%.
- uitvoercode 00635 moet dan tegen hetzelfde percentage geteld worden: € 55 x 90,90% = € 45,45.

Resultaat grondslag van werkgevercode 56001 = uitvoercode 01001 + 00701 + 01110 + 00635 = € 1000 + € 200 - € 100 + € 45 = € 1145.

Actie

Als je gebruik maakt van de functionaliteit om tijdens een verlofregeling een doorbetaling op het salaris te doen, dan adviseren wij je om de uitvoercode voor de doorbetaling vast te leggen met waarde 5 op de plekken waar je ook de korting met waarde 5 hebt vastgelegd.

Let op: als je de uitvoercode eerst had vastgelegd met waarde 1, dan is het mogelijk dat er een vordering ontstaat.

Aanpassing ondersteuning algemeen niveau

In de algemene ondersteuning waren de uitvoercodes 00635 t/m 00644 doorbetaling bij verlof 1 t/m 10 opgenomen in de grondslag vakantietoeslag (werkgevercode 56001) en eindejaarsuitkering 1 t/m 7 (werkgevercodes 55135 / 55136 / 55137 / 55138 / 55139 / 55196 / 55197) met waarde 1, terwijl de korting verlofregeling was opgenomen met waarde 5. Wij hebben met ingang van periode 09 ook de doorbetaling vastgelegd met waarde 5. 

Let op: deze wijziging kan tot gevolg hebben dat het opgebouwde recht VT/EJU wordt verlaagd. Om die reden is de grondslag VT gewijzigd vanaf 06-2020. De grondslag eindejaarsuitkering is een jaargrondslag, deze is gewijzigd vanaf 01-2020. Bij medewerkers uit-dienst kunnen er vorderingen ontstaan als de VT/EJU tussentijds is uitbetaald en het recht is verlaagd.

Aanpassing ondersteuning CAO zorgverzekeraars (CAO code 13)

Uitvoercode 00635 (doorbetaling bij langdurige ziekte) was opgenomen in de grondslag voor de vier SBZ pensioenregelingen met waarde 1, terwijl uitvoercode 01110 korting uitkering was opgenomen met waarde 5. Met ingang van periode 09 hebben we ook uitvoercode 00635 vastgelegd met waarde 5. Dit kan tot gevolg hebben dat de pensioengrondslag wordt verlaagd en dat er een terugbetaling van premie plaatsvindt.

Automatische herrekening 20

In periode 09 zullen we een automatische herrekening uitvoeren uit om de genoemde grondslagen te corrigeren, zie reden 20 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Eerder gepubliceerde nieuwsberichten

2020-09/21 Aanvullend geboorteverlof en Pensioen, Dagloon bij benadering [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

13 augustus 2020 - Update PFZW

PFZW heeft aangegeven dat na overleg met de CAO koepels het standpunt is herzien met betrekking tot de pensioengevendheid van aanvullend geboorteverlof.

Standaard - geen pensioenopbouw

Standaard vindt tijdens het aanvullend geboorteverlof geen pensioenopbouw plaats, tenzij er afwijkende afspraken zijn gemaakt in je CAO of arbeidsvoorwaardenregeling. Om geen pensioenopbouw te laten plaatsvinden, leg je bij de gekozen verlofregeling werkgevercode 13008 Inhouding pensioenpremie vast met waarde 4.

De verlaging van de pensioenopbouw moet verrekend worden in de verloonde uren voor PFZW. Dit stuur je aan door werkgevercode 13020 Verlagen uitvoercode pensioen tijdens verlof vast te leggen met waarde 2.

Let op: indien je op basis van de eerdere berichtgeving de keuze had gemaakt om wel pensioenopbouw over het aanvullend geboorteverlof te berekenen, dan krijgt de werknemer een terugbetaling van pensioenpremie.

Tijdens het aanvullend geboorteverlof kan de werknemer vrijwillige voortzetting van de pensioenopbouw aanvragen bij PFZW, op dezelfde wijze als bij ouderschapsverlof of onbetaald verlof. Zodra de werknemer van PFZW goedkeuring heeft ontvangen voor de vrijwillige voortzetting, kun je dit vastleggen in Payroll Gemal.

Elke verlofregeling kent een eigen invoercode waarmee je de vrijwillige voortzetting kunt vastleggen. Voor verlofregelingen 11 t/m 15 zijn dit invoercodes 01955 t/m 01959. Je legt deze invoercode vast met waarde 1. Tijdens de vrijwillige voortzetting, heeft de werkgever en de werknemer recht op een verlaagde premie voor PFZW.

De korting moet je aansturen met een aparte invoercode. Voor verlofregelingen 11 t/m 15 zijn dat invoercodes 01965 t/m 01969. Ook deze codes leg je vast met waarde 1.

Als de werknemer ervoor kiest om geen vrijwillige voortzetting aan te vragen, is het wel mogelijk om bescherming bij verlof en werkloosheid (BVD) aan te vragen. Hiermee garandeert de werknemer dat er ook tijdens de verlofperiode een recht op een nabestaanden- of invaliditeitspensioen kan ontstaan.

Als je werknemer een door PFZW goedgekeurd BVD formulier heeft, dan leg je dit vast door voor verlofregeling 11 t/m 15 invoercode 01965 t/m 01969 vast te leggen met waarde 1. Hierdoor bouwt de werknemer premievrij invaliditeitspensioen op.

Afwijkende afspraken

Het is mogelijk dat in een CAO of in een arbeidsvoorwaardenregeling (indien er geen CAO is of de CAO dit toestaat) afwijkende afspraken worden gemaakt. Deze afspraken kunnen resulteren in:

- Volledige pensioenopbouw tijdens het aanvullend geboorteverlof.
- Pensioenopbouw over het uitkeringsbedrag.
- Pensioenopbouw over een aanvulling op de uitkering.
- Pensioenopbouw over de uitkering én de aanvulling op de uitkering, waarbij niet aangevuld wordt tot 100% van het salaris exclusief aanvullend geboorteverlof.

De functionaliteit van Payroll Gemal sluit nog niet aan op de wensen die PFZW heeft geformuleerd voor de aangifte van dergelijke afwijkende afspraken. Wij streven ernaar deze functionaliteit zo spoedig mogelijk aan te bieden. Op dit moment zijn dergelijke afspraken niet aanwezig in de door Payroll Gemal ondersteunde CAO's die zijn aangesloten bij PFZW.

Indien je toch een dergelijke afwijkende afspraak hebt gemaakt, kun je er voor kiezen om werkgevercode 13008 Inhouding pensioenpremie vast te leggen met waarde 1. In dat geval berekent Payroll Gemal automatisch premie vrijwillige voortzetting over het gehele aanvullend geboorteverlof. De premie vrijwillige voortzetting is gelijk aan de reguliere pensioenpremie.

Hoewel de UPA hiermee nog niet correct is, zorgt deze berekening er wel voor dat de inhouding pensioenpremie tijdens het geboorteverlof onverminderd plaatsvindt. Hierdoor hoef je na vrijgave van de definitieve functionaliteit geen premie te vorderen bij de medewerker.

6 augustus 2020 - Update GGZ Nederland

GGZ Nederland heeft aangegeven dat tijdens aanvullend geboorteverlof geen pensioen wordt opgebouwd. Het zou wel mogelijk zijn voor de medewerker om vrijwillige voortzetting van de pensioenopbouw aan te vragen.

Bij de verlofregeling die je hebt aangewezen voor aanvullend geboorteverlof stuur je dit aan door werkgevercode 13008 niet vast te leggen (0 = geen pensioenopbouw over verlofdeel). Deze code zorgt er voor dat er geen pensioenpremie over het verlofdeel wordt berekend.

PFZW heeft nog geen uitsluitsel gegeven over hoe de aanlevering van het aanvullend geboorteverlof in de UPA geregistreerd moet worden. Wij kunnen het verlof daardoor nog niet bij PFZW aanleveren. Dit betekent dat je voor medewerkers met aanvullend geboorteverlof wel een factuur ontvangt van PFZW voor de reguliere pensioenpremie, zonder verlof.

Zodra PFZW uitsluitsel heeft gegeven over de aanlevering, kan deze met terugwerkende kracht worden gecorrigeerd en zal dit ook in de eerstvolgende factuur worden verrekend.

Update 23 juli 2020 - toegevoegd tekst Update GGZ Nederland aan het eind van het onderdeel Je berekent geen pensioenpremie over het aanvullend geboorteverlof.

Pensioen

Vanaf 07-2020 kunnen medewerkers aanvullend geboorteverlof opnemen, als hun partner is bevallen van een kind. In de release notes van release 06-2020 en in de Gemal handleiding, Hoofdstuk Ziekte, zwangerschap kunt je uitgebreide informatie over dit onderwerp vinden.

Bij het inrichten van de functionaliteit voor aanvullend geboorteverlof, koppel je een verlofregeling voor dit verlof door bij de betreffende regeling werkgevercode 13027 Code aanvullend geboorteverlof vast te leggen met waarde 1.

Omdat wij regelmatig vragen krijgen wat te doen met de werkgevercodes die de pensioenpremie en pensioenaangifte voor deze verlofregeling aansturen, hebben wij dit hieronder uitgelegd.

ABP

Bij pensioenfonds ABP heeft deze vorm van verlof geen invloed op de pensioenopbouw. Je hoeft dus zelf niets vast te leggen.

PFZW

Zoals vermeld in de release notes van release 06-2020, is PFZW momenteel nog beleid aan het vormen over het aanvullend geboorteverlof. PFZW heeft inmiddels besloten dat zowel de uitkering tijdens het verlof als een eventuele aanvulling daarop pensioengevend zijn.

Ze zijn nog bezig om uit te werken hoe de premieberekening precies moet plaatsvinden en in de UPA moet worden verantwoord. Zodra deze informatie beschikbaar is, gaan we in Payroll Gemal de nodige aanpassingen doorvoeren. In afwachting van de nieuwe situatie heb je de volgende opties:

Je berekent pensioenpremie over het aanvullend geboorteverlof

Als je niet 100% van het loon doorbetaalt, bereken je in eerste instantie teveel pensioenpremie. Na het implementeren van de nieuwe manier van berekenen, vindt een herrekening plaats. Als je tijdens het verlof niet 100% van het loon van jouw medewerker hebt doorbetaald, vindt bij die herrekening een gedeeltelijke terugbetaling plaats van teveel ingehouden pensioenpremie.

Als je voor deze optie kiest, leg je werkgevercode 13008 Inhouding pensioenpremie vast met waarde 1 en laat je de werkgevercodes 13019 UPA verlofsoort en 13020 Verlagen uitvoercode pensioen tijdens verlof staan op de waarde die geldt voor uw CAO of op de algemene waarde.

Je berekent geen pensioenpremie over het aanvullend geboorteverlof

Je kunt er ook voor kiezen om in afwachting van het beleid van PFZW geen pensioenpremie te berekenen tijdens het aanvullend geboorteverlof. Naar verwachting zullen de uitkering en een eventuele aanvulling daarop in het uiteindelijke PFZW-beleid wel pensioengevend zijn. Dat betekent dat na het implementeren van de definitieve manier van berekenen de pensioenpremie alsnog met terugwerkende kracht toegepast zal worden.

Let op
Dit leidt tot vorderingen bij uw medewerkers, ook als die medewerkers tegen die tijd uit dienst zijn.

Als je voor deze optie kiest, leg je werkgevercode 13008 Inhouding pensioenpremie vast met waarde 4 en laat je de werkgevercodes 13019 UPA verlofsoort en 13020 Verlagen uitvoercode pensioen tijdens verlof staan op de waarde die geldt voor jouw CAO of op de algemene waarde.

Update GGZ Nederland

GGZ Nederland heeft aangegeven dat tijdens aanvullend geboorteverlof geen pensioen wordt opgebouwd. Het zou wel mogelijk zijn voor de medewerker om vrijwillige voortzetting van de pensioenopbouw aan te vragen. Wij nemen als salarisverwerker in deze discussie geen standpunt in. Wij hebben PFZW en GGZ Nederland gevraagd of zij met elkaar in gesprek willen gaan om tot een gezamenlijk standpunt te komen.

Dagloon bij benadering

Bij het berekenen van het dagloon bij benadering (uitvoercode 01778) gaat Payroll Gemal uit van het SV-loon van de medewerker in de actuele maand. Het aanvullend geboorteverlof wordt vaak slechts voor 70% doorbetaald. Hoewel het dagloon bij benadering slechts een benadering is van het dagloon dat UWV vervolgens vaststelt, had dit zoveel invloed op de benadering dat we hebben besloten de benadering te corrigeren voor de korting op het salaris tijdens het aanvullend geboorteverlof.

De korting op het salaris kan doorwerken in tal van componenten, die per CAO of zelfs per bedrijf verschillend zijn. Denk hierbij aan opbouw vakantietoeslag, eindejaarsuitkering, IKB of pensioenpremie. De meeste van dergelijke componenten zijn ook SV-loon en hebben dus in meer of mindere mate invloed op het berekenen van het dagloon bij benadering.

Wij ervoor gekozen het dagloon bij benadering niet te corrigeren voor dergelijke doorwerkingen, omdat:

• Het een dagloon bij benadering betreft
  Payroll Gemal gaat bij het berekenen uit van het SV-loon in de actuele periode. UWV heeft een geheel andere berekeningsmethode die gebaseerd is op een referteperiode van een jaar. Perioden met incidentele inkomstenvermindering worden verwijderd en voor elke verwijderde periode wordt een nieuwe periode aan het begin van de referte toegevoegd.
  Deze methode is in Payroll Gemal niet na te maken vanwege de flexibele referteperiode. Er is dus altijd een verschil tussen de berekening bij benadering van Payroll Gemal en de berekening van UWV.
  
  Let op: nadat UWV het definitieve dagloon bekend heeft berekend en doorgegeven, moet je dit definitieve dagloon altijd met terugwerkende kracht voor de hele uitkeringsperiode vastleggen bij invoercode 02484 dagloon WAZO.
• Het corrigeren van de berekening van het dagloon bij benadering voor alle denkbare doorwerkingen van aanvullend geboorteverlof is zeer complex en foutgevoelig.
  Dit komt omdat de regelingen per CAO of zelfs per bedrijf kunnen verschillen. Hierdoor is het onmogelijk om alle denkbare situaties in de berekening mee te nemen. Bovendien is het narekenen van het dagloon bij benadering dan vrijwel onmogelijk, terwijl dat in de huidige situatie wel eenvoudig kan.
  Waar de korting op het salaris tijdens aanvullend geboorteverlof groot is op het uiteindelijke dagloon bij benadering, heeft het doorwerken van die korting in andere componenten vaak slechts een zeer beperkte invloed. Als je het verschil toch te groot vindt, kun je altijd zelf een ander dagloon vastleggen met invoercode 02484 dagloon WAZO.
• Het dagloon bij benadering niet de standaard is. Het is een hulpmiddel om toch een uitkering te kunnen berekenen als UWV het dagloon nog niet heeft doorgegeven.

Denk eraan dat je altijd het dagloon van UWV moet gebruiken, zodra dat bekend is; er vindt dan onvermijdelijk een herrekening plaats.

Samengevat: vanwege de hiervoor genoemde redenen, zijn er altijd verschillen in de berekening van UWV en die van Payroll Gemal en gaan we de berekening van het dagloon bij benadering niet aanpassen naar aanleiding van het aanvullend geboorteverlof.
Wil je met een ander dagloon rekenen, dan kun je dat vastleggen met invoercode 02484 dagloon WAZO.

Doorwerking in grondslagen

We kregen veel vragen over de manier waarop je de uitkering en de salariskorting moet opnemen in grondslagen. In de handleiding van Payroll Gemal vind je een stappenplan voor het inrichten van de grondslagen. Zie hiervoor het hoofdstuk Verlof-/generatieregelingen 2.18 Code aanvullend geboorteverlof.

• Je koppelt allereerst een verlofregeling door het vastleggen van werkgevercode 13027 Code aanvullend geboorteverlof met waarde 1. Je moet echter ook de grondslag van deze verlofregeling inrichten, zodat in Payroll Gemal bekend is over welke componenten de korting moet worden berekend. Je kunt de grondslag van deze verlofregeling inrichten gelijk aan die voor onbetaald verlof: werkgevercode 55125.

In hoofdlijnen kun je de volgende regels hanteren:

De uitkering is gebaseerd op het volledige SV-loon van de medewerker zoals bekend bij UWV
In de uitkering zijn dus alle extra arbeidsvoorwaarden in geld reeds verwerkt. Denk hierbij aan vakantietoeslag, eindejaarsuitkering, individueel keuzebudget en toeslagen. Dit is géén uitputtende opsomming. Als jouw CAO of bedrijf andere arbeidsvoorwaarden in geld kent die over het salaris worden berekend, dan geldt dezelfde regel. Omdat de is berekend uitkering over het gehele SV-loon, hoef je de uitvoercode voor de uitkering (uitvoercode 00984) niet op te nemen in de grondslagen voor dergelijke regelingen.

CAO-partijen en werkgevers hebben de vrijheid om zelf vorm te geven aan eventuele aanvullingen op de uitkering
Wij kunnen daarom geen eenduidige handleiding maken voor het inrichten van dergelijke aanvullingen in grondslagen. Voor afspraken in een CAO die wij ondersteunen, plaatsen we een specifiek bericht.

De korting op het salaris tijdens het aanvullend geboorteverlof moet wél doorwerken in alle arbeidsvoorwaarden in geld
De medewerker krijgt immers al een uitkering gebaseerd op het volledige SV-loon. Daarom neem je de uitvoercode van de gekozen verlofregeling op in alle grondslagen van arbeidsvoorwaarden in geld. De meest voorkomende arbeidsvoorwaarden zijn genoemd in de handleiding van Payroll Gemal, maar deze opsomming is zoals eerder gesteld, niet uitputtend.
Je moet dus nagaan welke specifieke voorwaarden er binnen jouw CAO en/of bedrijf gelden. Ook hier kun je onbetaald verlof als leidraad gebruiken.

• Ga in Payroll Gemal naar werkgevergegevens > in- en uitvoercodes > overzicht uitvoercodes.
• Geef hier uitvoercode 01301 onbetaald verlof op en klik op Akkoord.

Je ziet nu een overzicht van alle grondslagen waarin uitvoercode 01301 is opgenomen en met welke waarde. In dezelfde grondslagen neem je de uitvoercode op van verlofregeling die je hebt gekozen voor aanvullend geboorteverlof.

UFO-premie tijdens de uitkering

Als je UFO-premie betaalt over het loon van de medewerkers, dan geldt er bij het betalen van uitkeringen een speciale regeling. UWV betaalt de uitkering aan jou met opslag van alle sociale lasten behalve de UFO-premie. Bij het betalen van de uitkering aan de medewerker, draagt je op jouw beurt over de uitkering weer alle sociale lasten af behalve de UFO-premie.
Je stuurt deze regeling aan door tijdens aanvullend geboorteverlof invoercode 02492 instantiebetaling vast te leggen met waarde 2. Deze instructie vind je in de handleiding van Payroll Gemal, hoofdstuk Ziekte, zwangerschap, 3.5 Aanvullend geboorteverlof, uren.

CAO's met ongelijke verhouding week- en maanduren

Het aanvullend geboorteverlof kan je vastleggen in een werkelijk aantal uur opgenomen verlof. Dit is ook de manier waarop een medewerker het verlof opneemt. UWV berekent de uitkering echter op basis van een dagloon. De salarisbetaling in Payroll Gemal wordt weer berekend op maandbasis. In Payroll Gemal vinden omrekeningen plaats om uiteindelijk in alle situaties tot een maandbedrag te komen.

• Voor de uitkering is dit uurbedrag = dagloon x 5 / te werken uren per week = (uitvoercode 01543 aanv geb vl dagln of uitvoercode 01778 dagl benadering x 5) / (werkgevercode 03319 normuren per week x invoercode 02404 percentage deelbetrekking).
  Uitkering = uurbedrag x werkgevercode 07103 AGBV % dagloon uitkering x invoercode 02146 AGBV uren verlof.
• Voor de korting op het salaris is dit percentage korting verlof = invoercode 02146 AGBV / werkgevercode 3300 normuren per maand.

In de berekening van de uitkering speelt dus werkgevercode 03319 normuren per week een rol, bij de korting op het salaris werkgevercode 3300 normuren per maand. In de meeste CAO's zijn de waarden van deze codes in balans. Een jaar bestaat uit 52 weken en 12 maanden, daarom is in veel gevallen het aantal weekuren x 52 / 12 = maanduren.
In enkele CAO's zijn de weekuren en maanduren zodanig verschillend gedefinieerd dat de verhouding tussen deze uren zoek is. In dat geval worden de uitkering en de korting op het salaris dus niet volgens dezelfde maatstaaf berekend. De CAO partijen bepalen deze normen waardoor het voor ons niet mogelijk is deze te herzien.

In dat geval moet je zelf kiezen of de weeknorm of de maandnorm het meest representatief is voor de werkelijkheid in jouw bedrijf.

Let op! Deze werkwijze is alleen bedoeld voor de uitzonderlijke situatie dat de maand- en weekurennorm niet gelijk is.

Als de weeknorm representatief is, werkt het berekenen van de uitkering naar behoren, maar het berekenen van de korting op het salaris niet. In deze situatie kun je kiezen tussen twee mogelijkheden:

1. Je koppelt wel een verlofregeling door werkgevercode 13027 vast te leggen met waarde 1. Hierdoor houdt Payroll Gemal bij het vaststellen van een eventueel dagloon bij benadering, rekening met de betreffende verlofregeling en kun je gebruik maken van de mogelijkheden om de uitkering aan te vullen via de verlofregeling.
   Het bedrag dat in de verlofregeling wordt berekend is onjuist. Je geeft zelf het juiste bedrag op met de invoercode voor correctie uitbetaling verlofregeling. Deze codes kun je per verlofregeling vinden in de handleiding Payroll Gemal, hoofdstuk Verlof-/generatieregelingen, 5. Afwijkingen en correcties.
2. Je koppelt geen verlofregeling, je legt werkgevercode 13027 niet vast. Desondanks kies je u wel een verlofregeling die je gebruikt voor het aanvullend geboorteverlof. Die regeling wordt niet automatisch aangestuurd als je invoercode 02146 AGBV uren verlof vastlegt.

Je kunt deze regeling apart aansturen op de gebruikelijke wijze door een percentage of uren vast te leggen. De invoercodes kun je vinden in de handleiding Payroll Gemal, hoofdstuk Verlof-/generatieregelingen, 3. Werknemergegevens.

In deze situatie wordt bij het vaststellen van het dagloon bij benadering geen rekening gehouden met de betreffende verlofregeling. Als je dat wilt, kun je zelf een afwijkend dagloon berekenen en vastleggen met invoercode 02484.

Je kunt geen gebruik maken van de mogelijkheden die de verlofregelingen bieden om een aanvulling op de uitkering automatisch te berekenen, omdat de koppeling met het aanvullend geboorteverlof ontbreekt. Wel kun je een aanvulling tot een hoger percentage van het dagloon of tot boven het maximum dagloon laten berekenen door werkgevercode 07105 of 07106 vast te leggen.

Als de maandnorm representatief is, werkt het berekenen van de korting op het salaris naar behoren, maar het berekenen van de uitkering niet. In die situatie kun je zelf het juiste uitkeringsbedrag vastleggen met invoercode 02148.

2020-09/22 Tekst kostensoort ontbreekt in journaalposten (change 2212254) [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

18 augustus 2020 - Het blijkt dat sinds de release van periode 08 in Salarisdossier de tekst van de kostensoort in de journaalposten ontbreekt. Dit zullen we in release van periode 09 herstellen.

2020-09/23 Aanvullend geboorteverlof en loonaangifte melding L1614 en L2041 (change 2214278) [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

20 augustus 2020 - Uit diverse meldingen blijkt dat er in release 08-2020 een fout in de programmatuur voor aanvullend geboorteverlof is ontstaan. Deze fout heeft tot gevolg dat als je aanvullend geboorteverlof vastlegt bij een medewerker met invoercode 02146 AGBV uren verlof, uitvoercode 02139 uren contractloon op nul wordt gesteld. Het nulstellen van uitvoercode 02139 resulteert in de loonaangifte meldingen L1614 en L2041.

Wij hebben deze fout met ingang van periode 09 verholpen.

Automatische herrekening 21

In periode 09 zullen we een automatische herrekening uitvoeren om de bestaande fouten te corrigeren, zie reden 21 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2020-09/24 Onderhoud 29 en 30 augustus [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

20 augustus 2020 - Op zaterdag 29 en zondag 30 augustus is er extra onderhoud voor Payroll Gemal gepland en op maandag 31 augustus wordt release 2020-09 geïmplementeerd.

Wat betekent dit voor u?

Payroll Gemal is tijdens dit onderhoud gewoon beschikbaar, maar producties die afgeroepen worden na 24.00 uur op vrijdagavond 28 augustus, zullen niet verwerkt worden. Deze worden in de wachtrij geplaatst en pas verwerkt wanneer release 2020-09 geïmplementeerd is.

CAO informatie

CAO sector Ambulancezorg

2020-09/29 Vooraankondiging wijziging ORT per 10-2020

In de CAO Ambulancezorg art 4.9 is bepaald dat vanaf 1 oktober 2020 de ORT-systematiek wijzigt. Met dit bericht willen we je alvast voorbereiden op de inrichting van de nieuwe situatie in Payroll Gemal.

Omdat ORT doorgaans pas een maand achteraf wordt betaald, zul je de nieuwe codes naar alle waarschijnlijkheid vanaf salarisproductie 11-2020 gaan gebruiken. Je betaalt in die productie immers de ORT uit over de diensten die in oktober zijn gewerkt.

Inrichting en uitbetaling ORT nieuwe stijl

De nieuwe ORT-percentages worden op CAO-niveau door ons vastgelegd met de werkgevercodes 08116 t/m 08120 Percentage ORT 1 t/m 5. Je stuurt de ORT aan door met de bijbehorende invoercodes 01031 t/m 01034 en 01081 het aantal uren vast te leggen waarover de toeslag betaald moet worden. Het bedrag wordt gepresenteerd op de uitvoercode met hetzelfde nummer.

werkgevercode	invoercode / uitvoercode	percentage ORT
08116	01031	22%
08117	01032	38%
08118	01033	47%
08119	01034	52%
08120	01081	60%

De ORT wordt maximaal berekend over inpasnummer 28. Hiertoe wordt werkgevercode 08214 Inpasnummer maximum uurloon ORT vastgelegd met waarde 9028. Wij hebben in de CAO-ondersteuning de uitvoercodes van de nieuwe ORT opgenomen in dezelfde grondslagen als de uitvoercodes van de oude ORT.

Actie

• Als je zelf op werkgeverniveau de uitvoercodes van de oude ORT (uitvoercodes 01471 t/m 01476) hebt toegevoegd of verwijderd uit grondslagen, dan dien je de uitvoercodes voor de nieuwe ORT (uitvoercodes 01031 t/m 01034 en 01081) op dezelfde wijze vast te leggen om geen verschillen te ervaren.
• Als je gebruik maakt van de optie om ORT in verlofuren om te zetten via de regeling (ver)koop verlofuren 8, dan neem je ook uitvoercode 01434 op in deze grondslagen, zodat de grondslagen evenredig verlaagd worden als de medewerker de ORT in verlof omzet.
• Als je de invoercodes voor ORT aanlevert via tijdregistratie, dan dien je de inrichting in die module te wijzigen, zodat je de nieuwe codes aan Payroll Gemal levert.

Schonen oude inrichting

De oude inrichting voor vaste bedragen per dienst laten wij vooralsnog staan, voor het geval dat je extra tijd nodig hebt om je systemen in te richten op de nieuwe werkwijze. Wij zijn voornemens deze inrichting per 02-2021 te schonen.

ORT omzetten in vrije tijd

De CAO biedt aan de werknemer de mogelijkheid om de ORT om te zetten in vrije tijd. Je kunt deze regeling op twee manieren vormgeven:

1. Indien je roosterpakket de mogelijkheid biedt om de ORT direct in verlof om te zetten en je vindt het geen vereiste om het ORT-bedrag op de salarisstrook te tonen, dan vindt de gehele administratie in het roosterpakket plaats. Je levert in dat geval de ORT niet aan Payroll Gemal.
2. Indien je roosterpakket niet de mogelijkheid biedt om de ORT direct in verlof om te zetten, of je wilt de ORT zichtbaar op de salarisstrook hebben, dan kun je de ORT in Payroll Gemal op de gebruikelijke manier uitbetalen. Je legt daarnaast een aankoop verlofuren vast. Hiervoor gebruik je de standaardregeling in Payroll Gemal voor aankoop verlofuren 8. Wij hebben deze regeling in de CAO-ondersteuning ingericht voor de aankoop van verlof uit ORT. Daarnaast boek je de verlofrechten op in je verlofadministratie.

De inrichting

• Werkgevercode 03076 Verlofuren 8 code uurloon is vastgelegd met waarde 4 - uurloon ORT. De aangekochte uren boek je op invoercode 01434. Het bedrag verschijnt op uitvoercode 01434. Wij hebben de naamgeving van beide codes gewijzigd in Verlofrecht ORT.

Let op: voor een aankoop boek je het aantal uren negatief.

• Als je pensioen opbouwt bij PFZW, dan wordt de aankoop verlof in mindering gebracht op de maandgrondslag PFZW (ORT).
• Als je pensioen opbouwt bij het ABP, dan heeft een aankoop verlof nooit invloed op je pensioenopbouw.
• Wij hebben nog de vraag uitstaan bij Ambulancezorg Nederland of de omzetting van ORT in vrije tijd van invloed is op de rechten op ORT bij verlof, ziekte en afbouwregeling ORT.

Voorbeeld

Een medewerker heeft er voor gekozen om ORT als verlof te sparen. In een maand verdient deze medewerker 10 uur 22% ORT en 10 uur 60% ORT.

Je boekt deze ORT zoals gewoonlijk door zowel invoercode 01031 Uren ORT 22,00% als 01081 Uren ORT 60% vast te leggen met waarde 10. Hierdoor wordt de ORT als bedrag uitbetaald op uitvoercodes 01031 en 01081.

Je vermenigvuldigt het aantal uren met het percentage: 10 uur x 22% + 10 uur x 60% = 8,2 uur.

Je boekt 8,2 uur negatief op invoercode 01434 Verlofrecht ORT. Het inhoudingsbedrag wordt gepresenteerd op uitvoercode 01434.

Overgangsregeling

Er is een overgangsregeling van kracht voor werknemers die onverhoopt nadeel ondervinden van de nieuwe ORT-regeling. Deze regeling is vermeld in artikel 4.9 lid 6 van de CAO. De regeling is zodanig vormgegeven dat deze niet door ons geautomatiseerd kan worden. Indien een medewerker aangeeft dat hij of zij meent recht te hebben op deze regeling, dan zal op basis van de roostergegevens bepaald moeten worden welk bedrag aan ORT de medewerker verdiend zou hebben volgens de oude regeling. Dit bedrag kan worden vergeleken met het totaalbedrag aan ORT op de nieuwe regeling. Deze regeling wordt overigens voor het eerst van kracht in februari 2022. Wij zullen te zijner tijd een nadere instructie publiceren.

Pensioenfondsen

Pensioenfonds PFZW

2020-09/34 Vrijwillige voortzetting bij langdurig ziek/verlof en maximum (change 2140387)

Naar aanleiding van een klantmelding is gebleken dat voor werknemers met een pensioengrondslag die hoger is dan het maximum, waarbij sprake is van langdurig ziek of verlof en vrijwillige voortzetting van pensioenopbouw, teveel premie is berekend. In deze situatie werd naast de maximumpremie ook nog eens apart de premie over de vrijwillige voortzetting berekend. Per 2020-09 is de programmatuur van Gemal aangepast.

Automatische herrekening 03

In periode 09 zullen we een automatische herrekening uitvoeren voor de betreffende werknemers, zie reden 03 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Voor de werknemers waarbij dit probleem zich in 2019 heeft voorgedaan, is helaas geen geautomatiseerd herstel mogelijk. Als je in voorkomende situatie voor die werknemer zelf een herrekeningsmutatie vastlegt over het vorig jaar (invoercode 02475 Beginperiode herrekening waarde 201901), dan wordt ook die werknemer over 2019 gecorrigeerd.

Automatische herrekeningen

2020-09/35 Vermelding automatische herrekening op mutatieverslag

reden	omschrijving
02	CAO ziekenhuizen - Grondslag Ouderschapsverlof en Frequentietoeslag/Intensiteitstoeslag (change 2163255)
03	Pensioenfonds PFZW - Vrijwillige voortzetting bij langdurig ziek/verlof en maximum
04	Uurlonen aankoop/verkoop verlof te hoog vastgesteld bij korting wegens verlofregeling (change 2164367)
05	CAO HBO - Wijziging bepalen percentage korting verlofregeling 9 (werktijdvermindering senioren)
06	Loon SV bij niet-verzekerd dienstverband gekoppeld met verzekerd dienstverband
07	Fout in presentatie uitvoercode 01609 bij parttimers
08	Aanvullend geboorteverlof - te ontvangen bedrag UWV (change 2175074)
09	UPA - intrekken geannuleerde registratienrs
10	Uitvoercode 00985 loondoorbet ziek ten onrechte in grondslag bruto loon (change 2168282)
11	CAO VVT - Minimumbedrag vakantietoeslag
12	CAO jeugdzorg -Maximum aantal uren ORT tijdens vakantieverlof (change 2184443)
13	CAO sociaal werk - Korting VT/EJU in grondslag loopbaanbudget
14	Betalingen na de AOW-leeftijd en loonaangifte meldingen L1314 en L1315
15	Fictief percentage verlof bij afwijkend bedrag 0,01 (change 2178296)
16	Dagtabel in de loonaangifte
17	Inhouding WIA/WGA in juli onjuist (change 2182475)
18	Addendum boven 100% deelbetrekking en grondslag WW-laag (change 2198183)
19	CAO kinderopvang - Werknemers Peuterspeelzalen overgang van CAO sociaal werk naar CAO kinderopvang (change 2205145)
20	Uitvoercode doorbetaling bij verlof opnemen in een grondslag met waarde 5 (change 2194334)
21	Aanvullend geboorteverlof en loonaangifte melding L1614 en L2041 (change 2214278)

Werknemer- en werkgevergegevens

2020-09/36 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes

Nieuwe invoercodes

invoercode	omschrijving
03049	tabel bij afwijkend tijdvak

Vervallen invoercodes

invoercode	omschrijving
02994	cea-nummer na verhuizing

2020-09/37 Nieuwe/gewijzigde werkgevercodes

Nieuwe werkgevercodes

werkgevercode	omschrijving
31145	Indicatie afdrukken in maand uit dienst