Mijn Communities
Help

Kennisbank Youforce Payroll Gemal

Sorteren op:
De payroll jaarkalender voor 2023 is nu beschikbaar!   Dit jaar zijn de productieloze dagen aangegeven op de kalender. Dit zijn de dagen waarop Gemal wordt bijgewerkt naar een nieuwe versie. Als je op zo'n dag je productie afroept, dan wordt deze pas de volgende dag verwerkt.   Op de kalender zijn tijdvakken aangegeven. Deze tijdvakken geven aan wanneer Gemal is bijgewerkt naar de versie van een bepaalde maand. Na elk tijdvak volgt een productieloze dag. Wij adviseren je bij de afroep van producties deze tijdvakken aan te houden, maar dat is niet noodzakelijk. Je kunt je januariproductie bijvoorbeeld ook in februari afroepen.    Als je dezelfde productie afroept in twee verschillende tijdvakken, dan kan dat leiden tot onverwachte verschillen. Dat is bijvoorbeeld het geval als je je salarisrun 01-2023 op 15 januari afroept en de correctierun 01-2023 op 3 februari. Je gebruikt dan voor je salarisrun de Gemal versie van januari en voor de correctierun de Gemal versie van februari.  
Volledig artikel weergeven
02-01-2023 15:26 (Bijgewerkt op 26-01-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 440 Weergaven
  1. Algemeen  1.1 Inleiding  Dit onderwerp bevat informatie over de gegevensverwerking in het salarissysteem bij de jaarovergang. Hieronder een beschrijving van de afkortingen die gebruikt worden.   ACP - Aanvullende correctie productie (alleen aanvullende mutatie opgeven, er volgt een extra salarisstrook die je ook moet publiceren). Bij een jaarwerksessie in HR Core Beaufort heeft de ACP de functie als een aanvullende correctieproductie op het afsluitende jaar; in de loop van een jaar kun je ook altijd een ACP gebruiken maar dit wordt bij reguliere dienstverbanden niet vaak gedaan vanwege de meerdere stroken die gepubliceerd moeten worden. GDI - Gemal Direct Inrichting RBM - Raet Betaal Manager VCP - Vervangende correctie productie (altijd de mutaties van de salarisproductie kopiëren ten behoeve van deze correctieproductie; er volgt een vervangende salarisstrook die je publiceert in plaats van de eerdere salarisstrook)   2. Jaarovergang  2.1 Algemeen  Vanaf dinsdag 29 november 2022 t/m 29 januari 2023 kun je een aanvullende correctie productie (verder aangeduid met ACP) over december 2022 afroepen. Dit doe je nadat je de december salarisproductie hebt laten vervaardigen.    2.2 Proefproductie van de aanvullende correctie productie Voor iedere productie kun je een proefproductie afroepen waarmee de verwachting duidelijk wordt en dit is ook mogelijk voor een aanvullende correctieproductie tijdens de jaarovergang. Je selecteert werkgever / productie en vult het afgelopen jaar (nu 2022) in. Daarna selecteer je een volgnummer dat in de proefproductie (en begrotingsproductie en speciale productie) geen binding heeft met de periode. Het volgnummer is alleen bedoeld om je proefproducties te kenmerken, zodat je ze later per nummer kunt terugvinden. Verder heeft dit nummer geen betekenis. Hieronder is productievolgnummer 99 gekozen.     Vanuit HR Core kun je de werknemermutaties aanleveren. Voor mutaties vanuit Bo4 geldt dat deze in een jaarwerksessie worden aangemaakt en door Gemal Direct Inrichting (GDI) herkend wordt.  In Bo4 geldt wel de begrenzing van periode 13 t/m 15; wanneer je de mutaties in GDI vastlegt, geldt geen begrenzing en kun je onbeperkt proefproducties afroepen.   Onderstaande werkgevercodes waarmee de soort afroep wordt gedaan doe je uitsluitend in instelling 0001 (ook al zit daar geen personeel in voor verloning).   Leg het volgende vast bij ‘afroep instellingsnummer 0001’.   werkgevercode 99236 waarde 4 (proefproductie laten werken als een correctieproductie) werkgevercode 99231 waarde 2 (aanvullende correctieproductie) werkgevercode 99232 waarde 1 (automatische herrekeningen toepassen) ( zie onderaan ) werkgevercode 99239 waarde 1 (speciale verwerking eenmalige mutaties)     Zoals gebruikelijk zie je het resultaat aan stroken/loonstaten in Salarisdossier bij het blok proefproducties. Ook gebruikelijk: de resultaten van proefproducties blijven 2 maanden zichtbaar in salarisdossier en worden daarna verwijderd.   Let op..b ij invoer van werkgevercode 99232 met waarde 1: Wanneer je in een proefproductie 99232 met waarde 1 vastlegt gaat Gemal bij alle medewerkers in je Ceanummer controleren, of er medewerkers zijn die onder de herrekening vallen zoals dit in de Releasenotes bij ‘automatische herrekeningen’ staan beschreven. Wanneer voor de medewerkers in je ACP-proefproductie geen herrekening is te verwachten, omdat bijvoorbeeld de beschreven automatische herrekening niet voor jou medewerkers van toepassing zijn, dan kun je de werkgevercode 99232 achterwege laten. Gemal hoeft dan niet het hele Ceanummer te doorlopen of er medewerkers zijn die aan de herrekening, door Gemal aangestuurd, voldoen waardoor de proefproductie iets sneller zal verlopen. 2.3 Afroep Aanvullende Correctie Productie (ACP) In januari (nu 2023) altijd minimaal één ACP afroepen Na de salarisproductie en eventuele VCP van periode 12, is het mogelijk om een ACP af te roepen. Draai altijd in januari (nu 2023) een ACP omdat Payroll Gemal op 2 januari de maandrelease uitvoert. Daarin is het mogelijk dat er nog CAO-aanpassingen worden doorgevoerd of er sprake kan zijn van foutherstel met een herrekening. Deze aanpassingen werken alleen maar door als je na 2 januari 2023 nog een ACP afroept, desnoods zonder werknemermutaties. ACP en de automatische vulling werkgevercodes ten behoeve van de afroep Wanneer je wel mutaties vanuit HR Core naar GDI zendt, dan herkent GDI dit HR Core mutatiebestand. Bij het verzenden ervan naar GDI worden enkele werkgevercodes bij de afroep voor-ingevuld, waardoor het bestand werkt als een aanvullende correctieproductie.    Let op: als de salarisproductie periode 01 al is afgeroepen, dan moet je bij de ACP in Gemal Direct Inrichting de Productieperiode handmatig  op 202212 zetten (202213 bij vierwekenverloning).  Volg de volgende stappen om een ACP af te roepen in Gemal Direct Inrichting. Wij gaan ervan uit dat het eindejaarsbestand vanuit je HR systeem aan GDI is aangeleverd, op de gebruikelijke wijze. Kies in Gemal Direct Inrichting bij Selecteren werkgever / productie voor Correctieproductie. Vul bij Productieperiode 2022-12 in. Klik onderaan op Akkoord.  Je kunt nu eventueel nog desgewenst werkgevergegevens aanpassen. Als dit niet nodig is, ga je naar de volgende stap.    Ga naar het scherm Aanleveren productie > Afroep instellingsnummer 0001.    Automatisch voor-ingevuld bij HR Core bestand: De Code correctieproductie (werkgevercode 99231) is voor ingevuld met waarde 2 (aanvullende correctieproductie).   De code Automatisch herrekening aanvullende correctieproductie (werkgevercode 99232) is voor ingevuld met de waarde 1 (automatische herrekening). De code Speciale verwerking eenmalige mutaties (werkgevercode 99239) is gevuld met de waarde 1 (speciale verwerking eenmalige  mutaties).  De Betaaldatum (werkgevercode 99211) vul je in bij iedere instelling waarvoor mutaties zijn aangeleverd.      Klik onderaan op Opslaan.    Ga naar het scherm Aanleveren productie > Zenden en vul een Volgnummer zending in.   Klik onderaan op Akkoord.    Vervolgens krijg je de melding dat het zenden goed is gegaan.    Als je nog niet tevreden bent met de berekeningsresultaten uit een ACP, of je bent een mutatie vergeten, dan kun je nogmaals deze afroepen met daarin de gewenste mutatie(s). Dit doe je met aanlevering van de mutatie, waarbij je het volgnummer in de afroep ophoogt. Daardoor worden alleen de nieuwe mutaties verwerkt. Ook moet je een nieuwe betaaldatum vastleggen bij alle mee afgeroepen instellingen, omdat de ACP altijd een aanvullende strook en betaling aanmaakt. Het is verstandig bij iedere ACP een unieke betaaldatum te hanteren.   Je kunt een ACP meerdere keren afroepen totdat je van mening bent dat het jaar 2022 voltooid is, rekening houdend met het feit dat je rond 27 januari 2023 klaar moet zijn. Je hoeft niet met een code aan te geven dat het 'jaarwerk' nu definitief is; je stopt met de aanvullende correctieproducties waardoor de laatste eindstand leidend is voor bijvoorbeeld de jaaropgaven. Hieronder een afbeelding van GDI     In de afbeelding hierboven worden de onderste 3 werkgevercodes voor-ingevuld wanneer er een JWP mutatiebestand beschikbaar is van HR Core.   Tenslotte: Wanneer je aanvullende correctie producties over december (in Bo4 de 13e run) hebt afgeroepen, dan is het niet meer mogelijk om daarna nog een vervangende correctieproductie over december af te roepen. 2.3 Herrekening voorgaande periodes    Ook in een ACP is een individuele en collectieve herrekening over de voorgaande periodes 01 t/m 12 (01 t/m 13 bij vierwekenverloning) mogelijk.    Om bijvoorbeeld nagekomen informatie van wet- en regelgeving toe te passen of om een ongewenste situatie te corrigeren, is het mogelijk dat wij een automatische herrekening uitvoeren. Deze wordt aangestuurd met werkgevercode 99232 Automatische herrekening aanvullende  correctieproductie; zie bij Aanleveren productie > Afroep instellingsnummer 0001. Deze code is gevuld met de waarde 1 (automatische  herrekening) als je uit een ACP een EJP-bestand vanuit de HR Core systemen gebruikt. Je kunt eventueel de automatische herrekening blokkeren door de waarde 0 vast te leggen.    Let op: in de productie voor periode 01 kun je geen herrekening over het jaar heen afroepen. Deze herrekening moet je in een ACP over periode 12 afroepen.  2.4 Geen mutatie meer mogelijk over 2022 in de salarisproductie januari 2023 (ook niet ontslagdatum 31/12/22)   Omdat mutaties soms te laat in je administratie beschikbaar komen, kan het voorkomen dat je een ontslagdatum moet vastleggen, nadat je productie 01-2023 al hebt gedraaid.    Deze (te late) mutatie moet je in een ACP vastleggen in 2022 en verwerken. Daarna worden de leveringen (loonaangifte/pensioen) bijgewerkt en bijvoorbeeld deze ontslagdatum toegevoegd. De medewerker is echter al afgeroepen in de januari productie 2023 en daar beschikbaar inclusief de output (strook ed) in SDOL.   In verband met in-dienst of uit-dienst in het vorig jaar kun je, nadat de januari-productie al is vervaardigd, in een VCP de werknemer opnieuw laten berekenen. Je legt dan invoercode 03030 variabel 'Opnieuw berekening correctieproductie' vast met de waarde 1.      3. Gegevens doorkoppelen  3.1 Naar nieuw kalenderjaar    Bij het vervaardigen van periode 01-2023, gaat Gemal uit van de werkgever- en werknemergegevens van de daarvoor vervaardigde laatste productie van 2022. Hierbij worden de volgende gegevens door gekoppeld naar het nieuwe kalenderjaar:  vaste invoergegevens  gegevens van de vorige periode (VP): bijvoorbeeld VP-schaalsalaris en VP-uurloon voor ORT  recht vakantietoeslag, saldi en dergelijke  eigen cumulaties  het nieuw bepaalde jaarloon bijzondere beloningen voor 2023  vaste en variabele bedragen afgelopen jaar die moeten meetellen in jaarinkomen ABP volgend jaar werkkosten  De hoofdregel is dat je het oude jaar hebt afgesloten voordat je de januariproductie laat verwerken. Er kunnen zich situaties voordoen waardoor je toch nog een ACP over 2022 moet laten verwerken nadat de januariproductie is verwerkt. Hiervoor gelden enkele aandachtspunten die hierboven beschreven zijn. 3.2 Werkkostenregeling   Ten behoeve van de voorcalculatie maakt Gemal gebruik van het cumulatieve loon voor de loonheffing van het vorige jaar 2022. Dit loon voor de  loonheffing wordt in de salarisproductie van periode 12 vastgesteld en in periode 01 2023 overgeheveld. In verband met voorziene wijzigingen in het nieuwe jaar (bijvoorbeeld groei of krimp van de organisatie), kan het gewenst zijn om dit cumulatieve loon te wijzigen. Met werkgevercode 03332 Correctie van cumulatief loon loonheffing vorig jaar deze instelling kun je een afwijkend loon loonheffingen opgeven. Dit doe je per instelling in de laatste productie van het jaar.    Het is ook mogelijk om in het volgende jaar het loon voor de loonheffingen nog aan te passen. In dat geval gebruik je werkgevercode 03333 Correctie van cumulatief loon loonheffing vorig jaar dit fiscaalnummer. Hiermee kun je gedurende het hele jaar nog inspelen op actuele wijzigingen in je organisatie. Werkgevercode 03333 moet je bij voorkeur in de januariproductie opgeven en geldt dan alleen voor de betreffende instelling. Het bedrag wat je opgeeft overschrijft het loon loonheffing vorig jaar van de instelling. 3.3 Eindheffing    Het berekenen van de eindheffing en het doorsluizen naar de loonaangifte gebeurt nu met een apart lijstnummer in een speciale productie: lijstnummer 0204 Synchronisatie Loonaangifte inclusief eindheffing werkkosten. Het bedrag eindheffing wordt bepaald en doorgeven aan de  loonaangifte.    Ook wordt het controleoverzicht werkkosten aangemaakt. De volgende melding verschijnt dan op dit controleoverzicht: DE EINDHEFFING  DEFINITIEF WORDT IN DE LOONAANGIFTE VAN LOONHEFFINGENNUMMER XXXXXXXXX LXX OPGENOMEN.    Als ook lijstnummer 6204: Alleen afdrachtbetalingen synchroniseren Raet Betaalmanager (SEPA betalingen) in een speciale productie is afgeroepen, wordt er ook een afdrachtbetaling aangemaakt voor de Belastingdienst.   LET OP : De betaling van de loonaangifte hoeft pas aan het eind van de volgende maand (na de productiemaand) worden gedaan. Bij het synchroniseren van de afdrachten met lijstnummer 6204 geldt dat dit voor de hele periode 12 wordt gedaan, dus ook voor de afdrachten van de december salaris productie. => Er zijn klanten die de afdracht van de salarisproductie van december 2022 meteen al eind december 2022 betalen. Met lijstnummer 6204 wordt de hele periode gesynchroniseerd wat voor deze groep klanten niet wenselijk is.     3.4 Betalingen   Rond de jaarovergang is het ook mogelijk betalingen te synchroniseren en opnieuw te laten klaarzetten. In RBM kan de betaling alsnog worden voorzien van een andere betaaldatum. Met een speciale Productie kun je naar Afroep overzichten/bestanden / Synchronisatie Betaalmanager waar onderstaand scherm zichtbaar wordt:     Wanneer je bij 'Synchronisatie betalingen en afdrachten Betaalmanager' een vink zet, wordt de betaling aan het personeel en de afdrachten aan instanties (belasting/pensioen) opnieuw klaargezet op periodeniveau. De betalingen en afdrachten van de hele periode worden samengevoegd en met de betaaldatum onderaan het scherm kun je een datum vastleggen voor alleen de synchronisatie van het salaris voor het personeel. De betaaldatum van de afdrachten haalt Gemal uit het afdrachtensysteem. In RBM kun je deze betaaldatum ook nog aanpassen voordat je de betaling uitvoert. Bij iedere gewenste instelling deze vink (lijstnummer 6202) vastleggen.  'Synchronisatie betalingen en afdrachten per productie (opgave bij instelling 1)' vink je aan, als er een betaling/afdracht wenselijk is van bijvoorbeeld enkele ACP's die je wilt samenvoegen . De betalingen en afdrachten vanaf het geselecteerde afroepnummer (in de dropdown) worden samengevoegd en met de betaaldatum onderaan het scherm kun je een datum vastleggen voor alleen de synchronisatie van het salaris voor het personeel. De betaaldatum van de afdrachten haalt Gemal uit het afdrachtensysteem. In RBM kun je deze betaaldatum ook nog aanpassen voordat je de betaling uitvoert. Deze aanvinken alleen in instelling 0001; zorg ervoor dat je bij iedere gewenste instelling de eerste vink (lijstnummer 6202) ook hebt aangevinkt. 'Synchronisatie afdrachten Betaalmanager' vink je aan als je alleen de afdrachten wilt synchroniseren voor de hele periode. Dit doe je als de afdrachten van december 2022 nog niet zijn gedaan en je eind januari de complete afdracht van december in RBM wilt synchroniseren en opnieuw wil klaarzetten. Bij iedere gewenste instelling deze vink (lijstnummer 6202) vastleggen.  'Synchronisatie afdrachten per productie (opgave bij instelling 1)' vink je aan, als er een afdracht wenselijk is van bijvoorbeeld enkele ACP's die je wilt samenvoegen . De afdrachten vanaf het geselecteerde afroepnummer (in de dropdown) worden samengevoegd. De betaaldatum van de afdrachten haalt Gemal uit het afdrachtensysteem. In RBM kun je deze betaaldatum ook nog aanpassen voordat je de betaling uitvoert. Deze aanvinken alleen in instelling 0001; zorg ervoor dat je bij iedere gewenste instelling de derde vink (lijstnummer 6204) ook hebt aangevinkt.   Het moet zo zijn dat bij ieder gewenste instelling het lijstnummer beschikbaar is (06202 of 06204) en optioneel het afroepnummer van-waaraf de synchronisatie moet worden gedaan alleen in instelling 0001.   Je kunt ook met lijstnummers 6202 en 6204 werken in een speciale productie 2022:    6202 - Synchroniseren RBM, betalingen en afdrachten, alleen af te roepen in een speciale productie voor het hele tijdvak (let op: gebruik scherm Synchronisatie Betaalmanager voor synchronisatie per productie)    6204 - Synchroniseren RBM, alleen afdrachtbetalingen, alleen af te roepen in een speciale productie voor het hele tijdvak (let op: gebruik scherm Synchronisatie Betaalmanager voor synchronisatie per productie) 3.5 Jaarloon bijzondere beloningen bij meerdere dienstverbanden    In de laatste producties van het jaar, te beginnen in periode 12, berekent Gemal voor de werknemer automatisch het jaarloon bijzondere beloningen voor het volgende jaar. Dit gebeurt op basis van het loon loonheffing, waarbij Gemal rekening houdt met de datums in- en uit-dienst  en bij maandloners met geblokkeerde perioden.    Het jaarloon bijzondere beloningen wordt gepresenteerd met uitvoercode 02842 jaarloon bijz.bel.    Je kunt zelf bepalen of je hiervan wilt afwijken en een ander jaarloon wilt vastleggen. Dit doe je met invoercode 02450 Jaarloon bijzondere beloningen.    Het jaarloon bijzondere beloningen bij meerdere dienstverbanden stelt Gemal automatisch vast door het cumulatieve loon loonheffing van alle gekoppelde actieve dienstverbanden uit het voorgaande jaar bij elkaar te tellen. Dit jaarloon wordt automatisch doorgekoppeld vanuit de laatst vervaardigde productie van het jaar.    In deze productie wordt het cumulatieve loon loonheffing van alle gekoppelde dienstverbanden die nog in dienst zijn aan het einde van het jaar samengeteld en gepresenteerd met uitvoercode  02843 cum.opb.jrln.bb.n.    Let op: als je invoercode 02450 afwijkend vastlegt, moet je het afwijkende bedrag ook vastleggen bij alle te koppelen dienstverbanden. Doe  je dit niet, dan keurt Gemal het koppelen af en meldt dit met foutcode 175: KOPPELING NIET TOEGESTAAN: MDV-GEGEVENS NIET  GELIJK.   Advies: het is altijd verstandig na de januari (nu 2023) productie van iedereen het bijzonder tarief te beoordelen. Geen bijzonder tarief zorgt voor een netto betaling van een bruto variabele betaling. Je kunt zo'n controle eenvoudig doen met een speciale productie met lijstnummer 4802, de loonstaat in CSV (excel). Doe zo'n actie in ieder geval voordat we bij de mei-maand zijn, wanneer voor het merendeel van de medewerkers het vakantiegeld tot uitbetaling komt. 3.6 Koppelen meerdere dienstverbanden na vervaardigen periode 01 niet toegestaan    Als periode 01 van het nieuwe jaar al vervaardigd is, mag je in een ACP geen nieuw dienstverband koppelen (vastleggen van invoercode  02950 Code gekoppeld dienstverband). Als deze situatie zich toch voordoet, meldt Gemal dit op het mutatieverslag met foutcode 093:  DIENSTVERBAND NIET OPGENOMEN IN BESTAND. Een vervallen dienstverband mag je niet meer koppelen aan een bestaand of een nieuw dienstverband. Dit leidt tot problemen in de  berekeningen, omdat vervallen dienstverbanden uit de database worden verwijderd. Opgave van deze koppeling, resulteert ook in foutcode 093.   4. Jaarovergang en gegevensuitwisseling aan pensioenfondsen / loonaangifte    Pensioenfonds APG: In de regel hoor je uren van uurloners vast te leggen op de periode waarop ze betrekking hebben. Voor sommige werkgevers is dit, bijvoorbeeld door hun bedrijfsprocessen (roosterpakket), niet mogelijk: zij leggen de uren een maand achteraf vast. Wanneer een dergelijke medewerker uit-dienst gaat, worden zijn uren vastgelegd na de periode uit-dienst niet meer verantwoord aan APG. Je kunt dan voor deze medewerker de  periode van de mutatie voor APG verruimen door het vastleggen van de afwijkende uittrededatum pensioenfonds (invoercode 02926).    Voorbeeld: een uurloner gaat 31-05-2022 uit-dienst, zijn uren van periode 05 worden vastgelegd in periode 06. Om ervoor te zorgen dat ook deze uren verantwoord worden aan APG, leg je invoercode 02926 vast met datum 30-06-2022.   In verband met de jaarovergang gelden speciale aandachtspunten bij uurloners die per 31-12-2022 uit-dienst gaan en in periode 01 (nieuwe jaar) nog hun uren van periode 12 krijgen. Je moet in dit geval invoercode 02926 met waarde 31-01-2023 pas vastleggen in periode 02. Voor een juiste verantwoording aan APG moet je ook in periode 02 een herrekening over het jaar uitvoeren. Hierdoor wordt in de verantwoording de oorspronkelijke datum  van 31-12-2022 verwijderd uit het bestand van 2022 en de nieuwe datum van 31-01-2023 opgenomen in het bestand van 2023.  4.1 Bewaren gegevens ten behoeve van pensioenfonds  Voor deelnemers aan pensioenfonds ABP, PWRI en PFZW worden ook gegevens over het vorig jaar aangeleverd via Gemal en ofwel  de APG Pensioenaangifte module ofwel de UPA module. Daarom is het noodzakelijk dat je er ook voor kiest om werknemers die het vorig jaar uit-dienst zijn gegaan, te laten bewaren in Gemal. Doe je dit niet, dan kunnen de gegevens van deze werknemers uiteraard ook niet door ons aan APG en PFZW geleverd worden. Als de gegevens over vorig jaar verwijderd zijn, dan wordt bij een afroep van pensioengegevens over het voorgaande jaar (door herrekening of synchronisatie) een intrekking gegenereerd. Alle pensioengegevens van deze persoon worden dan ook bij het pensioenfonds verwijderd.   Om te kunnen herrekenen over de jaargrens (van 2023 met vtwk over 2022) moet uiterlijk in decemberperiode de waarde enkele werkgevercodes correct zijn vastgelegd. Werkgevercode 03050 - code herrekenen vorig jaar 0 = Herberekening vorig jaar niet mogelijk 1 = Herberekening vorig jaar mogelijk Werkgevercode 03051 - bewaren dienstverbanden uit dienst   0 = Dienstverbanden waarvan alle IKV¿s beëindigd zijn in vorig jaar worden verwijderd 1 = Dienstverbanden waarvan alle IKV¿s beëindigd zijn in vorig jaar worden 1 jaar bewaard 2 = Dienstverbanden waarvan alle IKV¿s beëindigd zijn in vorig jaar worden 2 jaar bewaard   <Advies> bij vtwk’s over het voorgaande jaar moet waarde 2 in december zijn vastgelegd.    Verdere uitleg waarde 2: Bij waarde 2 worden er 2 jaren bewaard. Dit is nodig bij bijvoorbeeld de APG levering. Deze kun je vervaardigen met een synchronisatie vanaf januari voorgaand jaar; wanneer er echter extra uren zijn opgevoerd in januari vorig jaar, worden deze berekend op basis van het uurloon van de december maand daarvoor. Wanneer echter deze maand niet meer beschikbaar is als je 1 jaar hebt bewaard, dan vallen de extra uren van januari vorig jaar ook weg en daarmee wordt de pensioenopbouw over de extra gewerkte uren in de januari-vorig-jaar levering ook verwijderd. Werkgevercode 03052 - Categorie werknemers herrekenen 0 = Standaard: alle werknemers in-dienst in het huidige jaar of vorige jaar herrekenen. 1 = Alle werknemers nog in-dienst in het huidige jaar herrekenen. 2 = Werknemers herrekenen voor wie in het betreffende jaar een berekening heeft plaatsgevonden. Werkgevercode 03053 - Blokkade bij TWK in-dienstmelding 0 = Standaard: geen blokkade bij TWK in-dienstmelding 1 = Blokkade vaste gegevens bij TWK in-dienstmelding 2 = Blokkade vaste en variabele gegevens bij TWK in-dienstmelding Tenslotte: Lees de informatie in de handleiding en toelichting in de rechter kantlijn in GDI door bij deze werkgever codes. Wanneer je bijvoorbeeld in werkgevercode 03051 de waarde 0 hebt vastgelegd in december, (beëindigde dienstverbanden niet bewaren), dan kunnen deze beëindigde dienstverbanden vanaf februari in het nieuwe jaar ook niet herrekend worden. Ook niet wanneer je werkgevercode 03050 met waarde 1 ( Herberekening vorig jaar mogelijk) hebt vastgelegd omdat deze dienstverbanden dan van de Gemal database zijn verwijderd. 4.2 APG gegevensuitwisseling tijdens jaarovergang    Je dient zoals gebruikelijk uiterlijk de vijfde werkdag van de maand volgend op de productiemaand je gegevens te verzenden naar APG. Je gegevens van de 'reguliere' decemberproductie dien je dus uiterlijk vrijdag 6 januari 2023 te verzenden naar APG.  Voor je ACP die je daarna over december doet, geldt dat deze uiterlijk vrijdag 27 januari 2023 verzonden moeten zijn.    Let op: na iedere ACP volgt een APG-levering. Deze moet je niet meteen inzenden. Je moet pas inzenden als alle correcties van december zijn  afgerond.  Met ingang van 28 januari 2023 zal, als je een productie laat vervaardigen, tijdelijk (vanwege onderhoud) de APG-bestanden niet zichtbaar zijn in  de module Pensioenaangifte APG. De bestanden van periode 01 die nog niet verzonden zijn naar APG, kun je dan nog wel verzenden en moeten uiterlijk op 7 februari 2023 bij APG binnen zijn (binnen 5 werkdagen na einde tijdvak). 4.3 UPA gegevensuitwisseling tijdens jaarovergang    Voor de aansluiting in de loonadministratie is het nodig om eerst de aangifte van de lopende maand in te sturen voordat de salarisproductie van  de nieuwe maand wordt vervaardigd. Dit geldt voor de maanden januari t/m november 2022. Voor de maand december 2022 geldt dit niet, omdat de  salarisproductie van januari 2023 van het volgende jaar geen invloed heeft op de aangifte van december 2022.  Mutaties over het voorgaande jaar zijn in januari immers niet toegestaan. De UPA wordt na iedere ACP bijgewerkt.    Je kunt de UPA versturen op het moment dat je verwacht geen correctieproducties over december meer te draaien, maar uiterlijk op 31 januari 2023 in verband met de aanlevertermijn die PFZW hanteert. Als je na het verzenden van het aangiftebericht nog producties afroept over het oude jaar 2022, dan wordt er een correctie aangiftebericht aangemaakt  over het oude jaar 2022. In dit bericht worden de aanvullende mutaties opgenomen die na je laatste zending zijn toegevoegd. Het exacte moment waarop je de UPA over december afroept is minder kritiek dan bij de loonaangifte. In de UPA kunnen correcties over voorgaand jaar automatisch worden doorgegeven, waar dat bij de loonaangifte niet het geval is. Zie ook de sectie hieronder. 4.4 Loonaangifte    Voor de aansluiting in de loonadministratie is het nodig om eerst de aangifte van de lopende maand in te sturen voordat de salarisproductie van  de nieuwe maand wordt vervaardigd. Dit geldt voor de maanden januari t/m november 2022. Voor de maand december 2022 geldt dit niet, omdat de  salarisproductie van januari 2023 van het volgende jaar geen invloed heeft op de aangifte van december 2022.  De loonaangifte wordt na iedere ACP bijgewerkt. Wanneer de correcties op december zijn afgerond, kun je deze inzenden. Wij adviseren je daarom om de loonaangifte over december te laten staan tot eind januari 2023. Wat gebeurt er als je de loonaangifte van december 2022 toch hebt ingezonden maar in januari met een ACP over 2022 toch aanpassingen doorvoert De wijzigingen worden niet aan de belastingdienst geleverd maar de wijzigingen worden wel aan onze loonaangifte module geleverd. Daarin zie je wijzigingen staan die je niet kunt inzenden. Deze wijzigingen gaan automatisch mee met de februari 2023 levering. Daardoor heb je met de februari levering van 2023 niet zomaar aansluiting met de februari 2023 loonaangifte output en moet je de ACP wijziging daarin betrekken. Laat daarom de loonaangifte staan tot rond 27 januari 2023 en stuur deze dan pas in.   5. Salarisspecificatie    De salarisspecificatie uit een ACP van december is altijd een herrekende strook die aanvullend is en daarmee ook gepubliceerd dient te worden.   6. Correcties na januariproductie    Als je een ACP over periode 12 van het oude jaar afroept nadat periode 01 al verwerkt is en je geeft in deze ACP nog stammutaties op, houd dan rekening met het volgende: Een stammutatie in de ACP over periode 12 werkt door in periode 01 van het nieuwe jaar. Je moet periode 01 voor de betreffende werknemer dus opnieuw verwerken.   Dit is onafhankelijk van of je in periode 01 dezelfde waarde hanteert als in periode 12. Stel je had in je eerste verwerking van periode 01 stamwaarde 1 vastgelegd. In je ACP periode 12 wijzig je dit in waarde 2. Dit is eigenlijk een mutatie met terugwerkende kracht en zo wordt deze in Gemal ook weggeschreven. Je dient nu opnieuw periode 01 te verwerken en stamwaarde 1 vast te leggen. Doe je dat niet, dan zal Gemal in periode 02 de waarde 2 uit periode 12 overnemen. Stel je had in je eerste verwerking van periode 01 geen stamwaarde vastgelegd. In je ACP periode 12 leg je waarde 2 vast. Die waarde blijft normaal gesproken staan in periode 01 tenzij je een mutatie vastlegt. Eigenlijk is periode 01 achteraf gezien onjuist verwerkt zonder stamwaarde, waar dat waarde 2 had moeten zijn. Om deze reden moet je periode 01 opnieuw verwerken. Met andere woorden, heb je periode 01 reeds gedraaid en draai je daarna nog een ACP periode 12 met stammutaties, dan dien je altijd periode 01 opnieuw te verwerken voor deze werknemer. Je kunt dat doen middels een VCP over periode 01 (zie ook sectie 2.4).  Het jaarloon bijzondere beloningen stelt Gemal niet opnieuw vast. Zo nodig moet je dit zelf vastleggen (invoercode 02450). Ook de  jaargrondslag ABP (invoercode 02407) wordt niet opnieuw vastgesteld.   7. Loonaangifte/jaaropgaves en afwijkende tenaamstelling    Als je meerdere instellingen in je cea-nummer hebt waarbij het loonheffingsnummer gelijk is, worden op de jaaropgaaf altijd de naam- en adresgegevens van de laatste instelling gepresenteerd. Ook bij de loonaangifte worden deze NAW-gegevens gebruikt. Als je hiervan wilt  afwijken, dan leg je de onderstaande gegevens vast, zie bij Werkgevergegevens > Naam, adres, woonplaats.    Naam instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02101)  Adres instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02102)  Woonplaats instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02103)  Postcode instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02104)    Let op: om verwarring te voorkomen, adviseren wij je om bij alle instellingen binnen hetzelfde loonheffingennummer deze afwijkende gegevens vast te leggen.   8. Vervallen registratienummers niet opnieuw gebruiken    Wij gaan er in principe ervan uit dat de combinatie van opdrachtgever-, instellings- en registratienummer (OIR-nummer) uniek is voor één specifieke werknemer. Stel dat een werknemer uit-dienst gaat en zijn registratienummer opnieuw in gebruik wordt genomen, dan zal de pensioenopbouw plaatsvinden bij het eerste OIR-nummer. Daarom mag je een vervallen registratienummer niet opnieuw in gebruik nemen.   9. Lichten instelling    Als je een bepaald instellingsnummer van je cea-nummer niet meer wilt gebruiken in de loop van het jaar, dan kun je dat instellingsnummer laten vervallen, bijvoorbeeld  in de productie van periode 01. Zie de handleiding onderwerp Afroep producties bij 2.10 Lichten instelling. Wanneer je een instelling hebt gelicht gebeuren er 2 dingen: bij de maandelijkse mutatieverwerking wordt deze instelling niet verwerkt maar is geblokkeerd. In de schoningsactie van Gemal wordt in februari, het jaar nadat de instelling is gelicht, geschoond in Gemal.   10. Nulstellen cumulaties alleen na overleg    Je hebt de mogelijkheid in de afroep de cumulatieve gegevens van de personeelsleden te verwijderen. Dit doe je met de Code nulstellen cumulaties (werkgevercode 99242).  Om fouten te voorkomen, verzoeken wij je deze mogelijkheid uitsluitend te gebruiken als je dit hebt besproken met je contactpersoon bij ons. Deze mogelijkheid wordt meestal gebruikt, als in 2022 met een instelling enkele schaduwproducties zijn vervaardigd om met ingang van 1 januari  2023 officieel te starten.    Let op: als je de Code nulstellen cumulaties (werkgevercode 99242) hebt vastgelegd in de afroep van periode 01 en je laat een correctieproductie in periode 01 vervaardigen, dan zal Gemal deze code bij de afroep automatisch overnemen. Dit om te voorkomen dat het nulstellen niet plaatsvindt bij de werknemers voor wie je de correctieproductie afroept. Bovendien zou anders bij een later uitgevoerde (algemene) herrekening met  terugwerkende kracht tot 1 januari het op nul stellen van de cumulaties ongedaan worden gemaakt.   11. Verhuizen van een cea-nummer    Bij fusies en reorganisaties kun je gebruik maken van onze dienstverlening. Voor sommige aspecten die daarbij aan de orde kunnen komen, is onze ondersteuning zelfs een vereiste. Dit doet zich bijvoorbeeld voor wanneer daarbij gegevens van meer dan één cea-nummer zijn betrokken,  bijvoorbeeld een verhuizing van het ene cea-nummer naar een ander. Voor ondersteuning bij een verhuizing naar een ander cea-nummer kunt je  contact opnemen met het Service Center. 11.1 Verhuizen van een registratienummer    Niet in correctieproductie  In een correctieproductie mag je geen registratienummers verhuizen (in HR Core: verhuizen van een dienstverband). Bovendien is een correctieproductie niet mogelijk om mutaties op te geven voor een registratienummer dat in de normale salarisproductie is verhuisd. Correcties verwerk je  in dat geval dus in een volgende productieperiode. In de correctieproductie mag je ook geen verhuizingen vastleggen.    Niet meer doorverhuizen in de jaarwerk-periode  In de jaarwerkperiode d.w.z. de termijn waarin je de december- januari- en februari-producties laat vervaardigen, mag een registratienummer slechts eenmaal worden verhuisd. Bij een tweede verhuizing binnen deze periode keurt Gemal deze mutatie af met vermelding van foutcode 077:  VERHUIZING: DOORVERHUIZING TIJDENS JAARWERKPERIODE. Pas met ingang van de maart-productie (periode 03) mag je het  registratienummer weer verhuizen.   12. Speciale producties afroepen    Voor het afroepen van speciale producties over het vorige kalenderjaar gelden de volgende regels:    Tot en met de laatste productiedag van 2022 (1 januari 2023) is het mogelijk om speciale producties over 2021 af te roepen. Dit is vanaf de eerste productiedag van 2023 niet meer mogelijk.    Het gehele jaar 2023 kun je zowel speciale producties over 2022 als 2023 afroepen. Dit mag zelfs tegelijk op één productiedag. Natuurlijk kun je in januari pas een speciale productie over 2023 afroepen nadat je je eerste salarisproductie over 2023 heeft laten vervaardigen.   13. Jaarwerkproducten via speciale productie    Het vervaardigen van de jaarwerkoverzichten en bestanden dien je (per instelling) af te roepen in een speciale productie. Dit heeft als voordeel dat deze het hele jaar af te roepen zijn.    Let op: het betreft een speciale productie over vorig jaar: 2022. Je dient zelf het juiste productiejaar te kiezen bij je keuze voor een speciale productie!    In Gemal Direct Inrichting is een apart scherm Jaarwerk gemaakt met alle jaarwerkoverzichten en/of bestanden. Door deze aan te vinken worden er afroepmutaties aangemaakt. Uiteraard blijft het mogelijk om overzichten en/of bestanden ook op de standaard manier af te roepen via  Afroep overzichten/bestanden.  Scherm Jaarwerk met (per instelling) af te roepen overzichten en bestanden Het scherm Jaarwerk is een hulpmiddel om eenvoudig de meest bij jaarafsluitingen gebruikte overzichten en bestanden te selecteren. Dit scherm is alleen van toepassing bij een speciale productie over het voorgaande productiejaar (kalenderjaar - 1). Na uw keuze van overzicht/lijstnummers en een klik op Opslaan, worden mutaties in de categorie Afroep variabel aangemaakt. Overeenkomstige via Afroep variabel aangemaakte mutaties worden daarom ook op dit scherm zichtbaar. Afroep voor alle instellingsnummers (kopiëren naar andere instellingen)   9906 - Jaaropgave werknemers exclusief tussentijdse [niet tegelijk met 9907 afroepen] 9907 - Jaaropgave werknemers inclusief tussentijdse [niet tegelijk met 9906 afroepen] 4801 - Individuele loonstaat 4802 - Loonstaat in csv-formaat 9904 - Verzamelloonstaat 1501 - Overzicht vaste personeelsgegevens 3902 - Personeel niet in loondienst, UBD-bestand; alleen op te geven bij instelling 0001 3301 - Controle-overzicht loonaangifte 3302 - Controle-overzicht loonaangifte (historisch) 0204 - Synchronisatie Loonaangifte inclusief eindheffing werkkosten 0601 - Resultatenoverzicht 1 0602 - Resultatenoverzicht 1 cumulatief 0603 - Resultatenoverzicht 2 0604 - Resultatenoverzicht 2 cumulatief 0605 - Resultatenoverzicht CSV-bestand 3701 - Journaalpost 1 - Overzicht 4703 - Journaalpost 1 - Via Youforce 4713 - Journaalpost 1 - CSV 3801 - Journaalpost 2 - Overzicht 4704 - Journaalpost 2 - Via Youforce 4714 - Journaalpost 2 - CSV 4705 - Journaalpost FAP 9499 - Matrix werking uitvoercodes   14. HR Core Beaufort upgrades en jaarwerk    Op de Community vind je zo nodig de laatste informatie over het jaarwerk. Hierna lees je een aantal aandachtspunten voor HR Core Beaufort en het jaarwerk. 14.1 Ingangsdatum wijziging  In HR Core Beaufort worden wijzigingen in de werknemergegevens voorzien van een (geldige) ingangsdatum. In specifieke gevallen voer je zelf de ingangsdatum in. In alle overige gevallen stelt HR Core Beaufort de ingangsdatum automatisch vast en maakt daarbij onder andere gebruik van de periodekalender. Deze methodiek heeft gevolgen voor de werkwijze tijdens de jaarwerksessies. In de periodekalender zijn immers geen begin- en einddatums aanwezig voor de salarisproducties van de jaarwerksessies. Dit zijn data die HR Core Beaufort normaliter gebruikt bij  het vastleggen van de mutaties.    Een jaarwerksessie is in HR Core Beaufort herkenbaar aan de productiesoort JWP en is in Gemal gekoppeld aan een ACP (ACP13 bij  vierwekenverloning).    Als je tijdens een jaarwerksessie mutaties invoert zonder een ingangsdatum, zal HR Core Beaufort hieraan automatisch de ingangsdatum 01-12- 2022 toekennen en de mutaties onder het juiste nummer van de salarisproductie naar het salarissysteem sturen. De combinatie van de ingangsdatum 01-12-2022 en het juiste nummer van de salarisproductie, leidt in Gemal niet tot een herrekening.  14.2 Periodekalender invullen  Omdat HR Core Beaufort automatisch de ingangsdatum vaststelt, als je die niet expliciet heeft vastgelegd, is het daarnaast van groot belang dat je in de periodekalender de juiste begin- en einddatums vastlegt voor de salarisperiodes van het komende productiejaar.    Als je de periodekalender niet vastlegt, schakelt HR Core Beaufort over op de datum die je hebt vastgelegd voor gebruik bij het toekennen van een ingangsdatum aan niet salarisgerelateerde mutaties. Dit leidt tot onbedoelde herrekeningen.    Bij het ophalen van het nieuwe kalenderjaar volgt een melding: Periodekalender is initieel gevuld. Wijzig de data indien nodig. Bevestig de  periodekalender met OK en Opslaan (de kalender wordt weggeschreven).    In Gemal hoef je geen rekening houden met een productiekalender. Standaard gaat een mutatie per de eerste dag van de productieperiode in.  Alleen als je gebruik maakt van vierwekenverloning moet je bij herrekening mutaties een afwijkende ingangsdatum vastleggen die overeenkomt  met de eerste dag van de periode van vier weken.   15. HR Core Education en jaarwerk    Op de community van HR Core Education vind je bij Kennisbank een speciale handleiding voor het jaarwerk.      
Volledig artikel weergeven
30-11-2022 13:52 (Bijgewerkt op 12-01-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 1500 Weergaven
30-11-2022 Artikel verplaatst van Nieuws naar Kennisbank   26-10-2022 Er is een nieuwe versie 1.1 beschikbaar. De wijzigingen per versie zijn in het document beschreven.   20-09-2022 De verscherping van het begrip IKV heeft grote impact op alle administratieve processen en systemen. Hoewel de daadwerkelijke regelgeving is uitgesteld tot 2025, zullen wij in de komende jaren onze systemen al stap voor stap aanpassen aan de nieuwe situatie. Per 2023 zullen in Gemal voor het eerst grootschaliger wijzigingen live gaan in verband met IKV. Wij hebben een handleiding samengesteld waarin al deze wijzigingen zijn opgenomen.    Alle wijzigingen uit de handleiding gaan in per release 01-2023. In de release notes van die release zullen we hier nogmaals aandacht aan besteden. Door deze handleiding echter nu al aan te bieden, willen we je de mogelijkheid bieden om op tijd werkprocessen, rapportages en systemen aan te passen indien dat nodig mocht zijn. 
Volledig artikel weergeven
30-11-2022 13:30
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 500 Weergaven
Met Specificatie Manager (ook wel RSM genoemd)  kun je zelf de salarisspecificatie (het werknemersexemplaar) en de jaaropgaaf vorm geven. Gebruik hiervoor onze Quick guide:  
Volledig artikel weergeven
01-01-2021 01:00 (Bijgewerkt op 01-07-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 553 Weergaven
Allereerst willen we benadrukken dat de RVU niet de uitkering zelf is, maar de regeling omtrent het vervroegd uittreden van een medewerker. De RVU is een regeling waarbij er bij uitkeringen die dienen ter overbrugging van de tijd tot de pensioeningangsdatum of de AOW, eventueel eindheffing verschuldigd is door de werkgever. Dit is geïntroduceerd om verkapt vroegpensioen te voorkomen.  Daarnaast willen we benadrukken dat er, voor de uitkering die onder een RVU valt, een nieuw dienstverband moet worden aangemaakt, waarbij de Code soort inkomstenverhouding (invoercode 02893) op waarde 53 (Uitkeringen in het kader van vervroegde uittreding) moet worden gezet. Verder dien je, als je gebruik wilt maken van de drempelvrijstelling, de startdatum RVU (invoercode 02935) vast te leggen, via invoercode 01186 L oon eindheffing  het bedrag aan uitkering op te geven en via werkgevercode 03301 aan te geven of er rekening moet worden gehouden met de in 2021 geïntroduceerde drempelvrijstelling (waarde 14) of niet (waarde 15). Hoe de rest van de gegevens moeten worden opgegeven lees je hieronder.  Werknemersverzekeringen toepassen Zoals gebruikelijk, wordt het wel of niet toepassen van de werknemersverzekeringen bepaald door of de uitkering loon uit tegenwoordige dienstbetrekking is (de medewerker blijft in-dienst terwijl er een uitkering wordt uitbetaald die kwalificeert als RVU) of loon uit vroegere dienstbetrekking (de medewerker gaat uit-dienst, maar krijgt nog een uitkering die kwalificeert als RVU). Is de uitkering loon uit tegenwoordige dienstbetrekking? Dan moeten de werknemersverzekeringen worden afgedragen. Bij loon uit vroegere dienstbetrekking, dienen de werknemersverzekeringen niet te worden toegepast. Je kan het wel of niet toepassen van de werknemersverzekeringen in Gemal vastleggen met invoercodes 02122 Code WW, 02123 Code WIA en 02124 Code ZW.  Witte of groene tabel? Of de uitkering die kwalificeert als RVU tegen witte of groene tabel belast moet worden, is afhankelijk van of de medewerker nog in-dienst blijft of niet; Gaat de medewerker uit-dienst en krijgt deze een bedrag mee dat als een RVU kwalificeert? Dan dient het belast te worden tegen de groene tabel. De medewerker is immers niet meer in-dienst en krijgt eigenlijk een transitie-of ontslagvergoeding mee (in één keer of in meerdere termijnen). DIt is loon uit vroegere dienstbetrekking. Blijft de medewerker in-dienst, maar wordt deze op non-actief gesteld met behoud van loon dat als een RVU kwalificeert? Dan dient dit de eerste 24 maanden belast te worden tegen de witte tabel. Vanaf de 25e maand kwalificeert de uitbetaling niet meer als loon uit tegenwoordige dienstbetrekking en dient te over te worden gegaan op de groene tabel. Of Gemal de witte of groene tabel toepast, is vast te leggen met invoercode 02333  Code loonheffingstabel .  Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw In het geval dat de uitkering tegen de witte tabel wordt belast, moet er werkgeversheffing ZvW worden afgedragen. In dat geval moet invoercode 02101 Code verzekeringsplicht Zvw op waarde 2/K staan. Wordt de uitkering belast tegen de groene tabel, dan moet de bijdrage ZvW worden ingehouden bij de medewerker. Invoercode 02101 moet dan op waarde 4/M staan. Opgeven uit te betalen bedrag De daadwerkelijke (maandelijkse of eenmalige) uitkering van het bedrag van de RVU aan de medewerker dien je op te geven met een door jezelf bepaalde bruto invoercode (bijvoorbeeld 01122, bruto diversen). Je kunt de naam van deze invoercode aanpassen naar eigen inzicht (bijvoorbeeld “RVU”) in Gemal Direct Inrichting onder   Werkgevergegevens > In-en uitvoercodes > Tekst bij invoercodes. Hetzelfde geldt voor de corresponderende uitvoercode. Op die manier komt ook de juiste omschrijving op de salarisspecificatie en de loonstaat.   Melding Belastingdienst In 2021 wordt, in het geval van belasten van de uitkering tegen witte tabel in combinatie met de Code soort inkomstenverhouding waarde 53, de foutmelding L2114 gegeven in de loonaangifte.  Echter, de werkwijze zoals hierboven is beschreven, is wel zoals voorgeschreven door de Belastingdienst. Per 2022 is de melding door de Belastingdienst aangepast en is de Code soort inkomstenverhouding waarde 53 niet meer in het rijtje inkomstenverhoudingen opgenomen, waarbij deze foutmelding wordt gegenereerd. De foutmelding zal dus per 2022 niet meer voorkomen als de RVU op bovenstaande wijze is vastgelegd. De melding heeft daarnaast een ander nummer gekregen (L2208). Je mag de melding L2114 in 2021 negeren als deze wordt gegenereerd door het invoeren van een RVU. Voorbeelden  Voorbeeld 1 Jackie bereikt op 18 juni 2024 de AOW-leeftijd, maar gaat per 18 juni 2021 uit-dienst bij haar werkgever. Zij ontvangt in juni 2021 een eenmalige RVU-uitkering van haar werkgever, stel € 70.000. Haar werkgever wil de drempelvrijstelling toepassen. De startdatum van de uitkering wordt op 18 juni 2021 gezet. Dit is precies 3 jaar voor haar AOW-datum.  Allereerst moet er een nieuw dienstverband worden aangemaakt, waarop het bedrag dat onder de RVU valt, moet worden uitbetaald. Gezien Jackie uit-dienst gaat, moeten de volgende waarden worden opgegeven: - invoercode 02333  Code loonheffingstabel  = 2 (groene tabel). - invoercode 02893  Code soort inkomstenverhouding  = 53 (Uitkeringen in het kader van vervroegde uittreding). - invoercode 01186  Loon eindheffing  = € 70.000. - werkgevercode 03301 (in het geval van het gebruik van invoercode 01186) = 14 (wel rekening houden met drempelvrijstelling). - invoercodes 02122, 02123 en 02124 (werknemersverzekeringen) = waarde 0. - invoercode 02101  Code verzekeringsplicht Zvw  = 4 (verlaagd tarief, inhouden bij de werknemer). De tijdspanne tussen het ontvangen van de RVU-uitkering en het bereiken van de AOW-leeftijd bedraagt 35 maanden en 17 dagen. Deze tijdspanne mag op hele maanden naar boven worden afgerond, zodat 36 maanden in aanmerking worden genomen voor de drempelvrijstelling. De maximale vrijstelling bedraagt € 66.492 (36 maanden * € 1.847). Als het genietingsmoment op 23-6-2021 ligt, mag de drempelvrijstelling in dit geval worden toegepast. Er wordt met invoercode 01186 € 70.000 opgegeven en tot de drempel van € 66.492 zal geen eindheffing worden berekend. De eindheffing in dit geval bedraagt € 1824,16 (52% over € 70.000 - € 66.492 = € 3.508 x 52% = € 1.824,16). Als het genietingsmoment op 1-6-2021 had gelegen, had de drempelvrijstelling niet mogen worden aangestuurd, omdat deze datum meer dan 36 maanden voor de AOW-datum ligt. Er moet op dat moment een invoercode eindheffing (bijvoorbeeld 01186) met werking  15  op werkgevercode 03301 worden aangestuurd en het volledige bedrag wordt gebruikt voor de eindheffing: € 70.000 x 52% = € 36.400. Voorbeeld 2 Jackie bereikt op 18 juni 2024 de AOW-leeftijd, maar wordt op 18 juni 2021 op non-actief gesteld door haar werkgever. Ze blijft wel in-dienst met doorbetaling van loon: zij ontvangt vanaf juni 2021 een maandelijkse RVU-uitkering van haar werkgever, stel € 2.050. Haar werkgever wil de drempelvrijstelling toepassen. De startdatum van de uitkering wordt op 18 juni 2021 gezet. Dit is precies 3 jaar voor haar AOW-datum.  Allereerst moet er een nieuw dienstverband worden aangemaakt waarop het bedrag dat onder de RVU valt, moet worden uitbetaald. Gezien Jackie in-dienst blijft moeten de volgende waarden worden opgegeven: - invoercode 02333  Code loonheffingstabel  = 1 (witte tabel). - invoercode 02893  Code soort inkomstenverhouding  = 53 (Uitkeringen in het kader van vervroegde uittreding). - invoercode 01186  Loon eindheffing  = € 2.050. - werkgevercode 03301 (in het geval van het gebruik van invoercode 01186) = 14 (wel rekening houden met drempelvrijstelling). - invoercodes 02122, 02123 en 02124 (werknemersverzekeringen) = waarde 1. - invoercode 02101  Code verzekeringsplicht Zvw  = 2 (normaal tarief, werkgever betaalt). De tijdspanne tussen het ontvangen van de RVU-uitkering en het bereiken van de AOW-leeftijd bedraagt 35 maanden en 17 dagen. Deze tijdspanne mag op hele maanden naar boven worden afgerond, zodat 36 maanden in aanmerking worden genomen voor de drempelvrijstelling. De maximale vrijstelling bedraagt € 66.492 (36 maanden * € 1.847). Als het eerste genietingsmoment op 23-6-2021 ligt, mag de drempelvrijstelling in dit geval worden toegepast. Tot de drempel van € 66.492 is bereikt, zal geen eindheffing worden berekend. Als het genietingsmoment op 1-6-2021 had gelegen, had de drempelvrijstelling niet mogen worden aangestuurd, omdat deze datum meer dan 36 maanden voor de AOW-datum ligt. Er moet op dat moment een invoercode eindheffing (bijvoorbeeld 01186) met werking  15  op werkgevercode 03301 worden aangestuurd en over het volledige bedrag is 52% eindheffing verschuldigd.
Volledig artikel weergeven
23-12-2021 10:00 (Bijgewerkt op 02-02-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 1169 Weergaven
  1 - Algemeen 1.1 Inleiding Dit onderwerp bevat informatie over de gegevensverwerking in het salarissysteem Payroll Gemal bij de jaarovergang. 2 - Jaarovergang 2.1 Algemeen Van 1 december 2021 t/m 30 januari 2022 (met uitzondering van 3 januari 2022) kun je  een ACP 12  (aanvullende correctieproductie periode 12) afroepen, waarmee je het jaarwerk kunt laten vervaardigen. Dit doe je natuurlijk nadat je de decemberproductie hebt laten vervaardigen. De resultaten uit een ACP 12 (jaarwerkoverzichten en bestanden) kun je hierna het hele jaar afroepen met een speciale productie. 2.2 Afroep ACP 12 Na de salarisproductie van periode 12 is het mogelijk om een ACP 12 af te roepen. Ook als de salarisproductie van periode 01 van het nieuwe jaar al is afgeroepen is het mogelijk om een ACP 12 af te roepen (tot en met 30 januari of de laatste dag van de productiemaand 01 als deze eerder valt). De hoofdregel is echter dat je het oude jaar hebt afgesloten voordat je de januariproductie laat verwerken. Let op: als de salarisproductie periode 01 al is afgeroepen, dan moet je bij de ACP 12 in Gemal Direct Inrichting de Productieperiode handmatig op   202112  zetten (202113   bij vierwekenverloning). Volg de volgende stappen om een ACP 12 af te roepen in Gemal Direct Inrichting. Wij gaan ervan uit dat het eindejaarsbestand vanuit je HR-systeem aan de module Inrichting is aangeleverd.  Kies in Gemal Direct Inrichting bij   Selecteren werkgever / productie   voor   Correctieproductie. Vul bij   Productieperiode   2021-12 in. Klik onderaan op Akkoord. Je kunt nu eventueel nog werkgevergegevens aanpassen. Als dit niet nodig is, ga je naar de volgende stap. Ga naar het scherm Aanleveren productie > Afroep instellingsnummer 0001. De   Code correctieproductie (werkgevercode 99231) is gevuld met waarde   2   (aanvullende correctieproductie). De code   Autom. herrekening aanv. correctieproductie   (werkgevercode 99232) is gevuld met de waarde   1   (automatische herrekening). De code   Speciale verwerking eenmalige mutaties   (werkgevercode 99239) is gevuld met de waarde   1   (speciale verwerking eenmalige mutaties). Bij   Betaaldatum   (werkgevercode 99211) vul je per instelling waarvoor mutaties zijn aangeleverd, de gewenste betaaldatum in.  Klik onderaan op Opslaan. Ga naar het scherm   Aanleveren productie > Zenden en vul een Volgnummer zending in. Klik onderaan op Akkoord. Vervolgens krijg je de melding dat het zenden goed is gegaan. Als je nog niet tevreden bent met de berekeningsresultaten uit een ACP 12 of je bent een mutatie vergeten, dan kun je nogmaals deze afroepen met daarin de gewenste mutatie(s). Je kunt een ACP 12 meerdere keren afroepen totdat je van mening bent dat het 'jaarwerk' voltooid is. Je hoeft niet met een code aan te geven dat het 'jaarwerk' nu definitief is. 2.3 Herrekening   voorgaande   periodes Ook in een ACP 12 is individuele en collectieve   herrekening over de voorgaande   periodes 01 t/m 12 (01 t/m 13 bij   vierwekenverloning) mogelijk. Om bijvoorbeeld   nagekomen   informatie van wet- en regelgeving toe te passen of om een   ongewenste   situatie te corrigeren, is het mogelijk dat wij een automatische herrekening uitvoeren.  Dit wordt aangestuurd  met werkgevercode 99232 Automatische herrekening aanvullende correctieproductie, zie  bij   Aanleveren productie > Afroep instellingsnummer 0001 .  Deze code   is gevuld met de waarde   1   (automatische herrekening) als je uit een ACP 12 een EJP-bestand vanuit de HR Core systemen gebruikt. Je kunt eventueel de automatische herrekening blokkeren door de waarde   0   vast te leggen. Let op: in de productie voor periode 01 kun je geen herrekening over het jaar heen afroepen. Deze herrekening moet je in een ACP 12 afroepen. 2.4 Opnieuw   periode 01 berekenen   bij in- of uit-dienst in het vorig   jaar In verband met in-dienst of uit-dienst in het vorig   jaar   kun je, nadat de januari-productie al is vervaardigd, in een   correctieproductie de werknemer   opnieuw   laten   berekenen. Je legt dan invoercode 03030 Opnieuw   berekening   correctieproductie vast met de waarde   1. Voorbeeld 1: Na de januari-productie   moet   er   nog   een   nieuwe   werknemer   opgevoerd   worden in het vorig   fiscaal   jaar. In een correctieproductie periode 12 leg je de nieuwe   werknemer vast en er   volgt   een   berekening en een   betaling. Door invoercode 03030 met de waarde   1 op te geven in een   correctieproductie   wordt   alsnog   periode 01 berekend en volgt   er   een   betaling. Voorbeeld 2: Na de januari-productie   moet   er   toch   nog   een datum uit-dienst opgevoerd   worden in het vorig   fiscaal   jaar. In een correctieproductie periode 12 leg je de datum uit-dienst vast en er   volgt   een   berekening en een   vordering. Door invoercode 03030 met de waarde   1 op te geven in een   correctieproductie   wordt   alsnog   periode 01 berekend. 3. Gegevens   doorkoppelen 3.1  Naar   nieuw   kalenderjaar Bij het vervaardigen van periode 01-2022`, gaat Gemal uit van de werkgever- en werknemergegevens van de daarvoor   vervaardigde   laatste   productie van 2021 .  Hierbij   worden de volgende   gegevens   doorgekoppeld   naar het nieuwe   kalenderjaar: vaste   invoergegevens gegevens van de vorige   periode (VP): bijvoorbeeld VP-schaalsalaris en VP-uurloon   voor ORT recht   vakantietoeslag, saldi en dergelijke eigen cumulaties het nieuw   bepaalde   jaarloon   bijzondere   beloningen   voor 2021 cumulaties   variabelen ABP werkkosten De hoofdregel is dat je het oude   jaar   hebt   afgesloten   voordat je de  januariproductie   laat   verwerken.  Er   kunnen   zich   situaties   voordoen   waardoor je toch   nog   een ACP 12 moet   laten   verwerken   nadat  de  januariproductie is verwerkt.  Hiervoor   gelden   enkele   aandachtspunten die verderop beschreven   zijn   bij: 3.5 Koppelen meerdere dienstverbanden na vervaardigen periode 01 niet toegestaan. 3.2  Werkkostenregeling Cum loon loonheffing en werkkosten Ten behoeve van de voorcalculatie   maakt Gemal gebruik van het cumulatieve loon voor de loonheffing van het vorige   jaar. Dit loon voor de loonheffing   wordt in de salarisproductie van periode 12  vastg esteld en in periode 01 overgeheveld. In verband met voorziene wijzigingen in het nieuwe   jaar (bijvoorbeeld   groei of krimp van de organisatie), kan het gewenst   zijn om dit   cumulatieve loon te wijzigen. Met werkgevercode 03332 Correctie van cumulatief loon loonheffing   vorig   jaar   deze   instelling   kun je een   afwijkend loon loonheffingen   opgeven. Dit   doe je per instelling in de laatste productie van het jaar . Het is ook   mogelijk om in het volgende   jaar het loon voor de loonheffingen   nog   aan te passen. In dat   geval   gebruik je werkgevercode 03333 Correctie van cumulatief loon loonheffing   vorig   jaar   dit   sofinummer. Hiermee   kun je gedurende het hele jaar   nog   inspelen op actuele   wijzigingen in je  organisatie. Werkgevercode 03333 moet je bij   voorkeur in de januariproductie   opgeven en geldt dan alleen   voor de betreffende   instelling. Het bedrag wat je opgeeft   overschrijft het loon loonheffing   vorig   jaar van de instelling. 3.3 Eindheffing Het berekenen van de eindheffing en het doorsluizen naar de loonaangifte gebeurt nu met een apart lijstnummer in een speciale productie: lijstnummer 0204 Synchronisatie Loonaangifte inclusief eindheffing werkkosten. Het bedrag eindheffing wordt bepaald en doorgeven aan de loonaangifte. Ook wordt het   controleoverzicht werkkosten   aangemaakt. De volgende melding verschijnt dan op dit controleoverzicht: DE EINDHEFFING DEFINITIEF WORDT IN DE LOONAANGIFTE VAN LOONHEFFINGENNUMMER XXXXXXXXX LXX OPGENOMEN. Als ook lijstnummer 6204   Alleen afdrachtbetalingen synchroniseren Raet Betaalmanager (SEPA betalingen) in een speciale productie is afgeroepen, wordt er ook een afdrachtbetaling aangemaakt voor de Belastingdienst. 3.4 Jaarloon   bijzondere   beloningen   bij   meerdere   dienstverbanden In de laatste   producties van het jaar, te beginnen in periode 12, berekent Gemal voor de werknemer   automatisch het jaarloon bijzondere beloningen   voor het volgende   jaar. Dit   gebeurt op basis van het loon loonheffing, waarbij Gemal rekening   houdt met de datums in- en uit-dienst en bij maandloners met geblokkeerde   perioden. Het jaarloon   bijzondere   beloningen   wordt   gepresenteerd met uitvoercode 02842 jaarloon   bijz.bel. Je kunt   zelf   bepalen of je hiervan wilt afwijken en een   ander   jaarloon wilt vastleggen. Dit   doe je met invoercode 02450 Jaarloon   bijzondere   beloningen . Het jaarloon   bijzondere   beloningen   bij   meerdere   dienstverbanden   stelt Gemal automatisch vast door het cumulatieve loon loonheffing van alle   gekoppelde   actieve   dienstverbanden   uit het voorgaande   jaar   bij   elkaar te tellen. Dit   jaarloon   wordt   automatisch   doorgekoppeld   vanuit de laatst   vervaardigde   productie van het jaar. In deze   productie   wordt het cumulatieve loon loonheffing van alle   gekoppelde   dienstverbanden   samengeteld en gepresenteerd met uitvoercode 02843   cum.opb.jrln.bb.n. Let op: als je invoercode 02450 afwijkend   vastlegt, moet je het afwijkende bedrag ook vastleggen bij   alle   te koppelen dienstverbanden. Doe je dit niet, dan keurt Gemal het koppelen af en meldt dit met foutcode 175: KOPPELING NIET TOEGESTAAN: MDV-GEGEVENS NIET GELIJK. 3.5 Koppelen   meerdere   dienstverbanden   na   vervaardigen   periode 01 niet   toegestaan Als   periode 01 van het nieuwe   jaar al vervaardigd is, mag je in een ACP 12  geen   nieuw   dienstverband   koppelen (vastleggen van invoercode 02950 Code gekoppeld dienstverband ). Als   deze   situatie   zich   toch   voordoet, meldt Gemal dit op het mutatieverslag met foutcode 093: DIENSTVERBAND NIET OPGENOMEN IN BESTAND. Een   vervallen   dienstverband mag je niet   meer   koppelen   aan   een   bestaand of een   nieuw   dienstverband. Dit   leidt   tot   problemen in de berekeningen, omdat   vervallen   dienstverbanden   uit de database worden   verwijderd. Opgave van deze   koppeling, resulteert   ook in foutcode 093. 4. Jaarovergang en gegevensuitwisseling aan pensioenfondsen / loonaangifte Pensioenfonds ABP: In de regel hoor je uren van uurloners vast te leggen op de periode   waarop ze betrekking   hebben. Voor   sommige   werkgevers is dit, bijvoorbeeld door hun   bedrijfsprocessen, niet   mogelijk: zij   leggen de uren een   maand   achteraf vast. Wanneer   een   dergelijke   medewerker   uit-dienst   gaat, worden   zijn uren vastgelegd   na de periode   uit-dienst   niet   meer   verantwoord   aan ABP. Je kunt dan voor   deze   medewerker de periode van de mutatie voor ABP verruimen door het vastleggen van de afwijkende   uittrededatum   pensioenfonds (invoercode 02926). Voorbeeld: een   uurloner   gaat 31-05-2022 uit-dienst, zijn uren van periode 05 worden   vastgelegd in periode 06. Om ervoor te zorgen   dat   ook   deze uren verantwoord   worden   aan APG, leg je invoercode 02926 vast met datum 30-06-2022. In verband met de jaarovergang   gelden   speciale   aandachtspunten   bij   uurloners die per 31-12-2021 uit-dienst   gaan en in periode 01 nog   hun uren van periode 12 krijgen. Je moet in dit   geval invoercode 02926 met waarde 31-01-2022 pas vastleggen in periode 02. Voor   een   juiste   verantwoording   aan APG moet je ook in periode 02 een   herrekening over het jaar   uitvoeren. Hierdoor   wordt in de verantwoording de oorspronkelijke datum van 31-12-2021 verwijderd   uit het bestand van 2021 en de nieuwe datum van 31-01-2022 opgenomen in het bestand van 2022. 4.1 APG en UPA gegevensuitwisseling en datum uit-dienst 31-12 Je kunt in periode 01 voor   een   medewerker   een datum uit-dienst   vastleggen van 31-12 van het vorig   jaar. Dit   moet in de gegevensverantwoording APG/UPA leiden tot een datum einde   inkomstenverhouding 31-12. Deze datum heeft   betrekking op het vorig   jaar en mag van APG of je UPA pensioenfonds dus   ook   alleen in een   bestand over vorig   jaar   worden   aangeleverd. Het APG/UPA-bestand over vorig   jaar   wordt   echter in Gemal alleen   aangemaakt   wanneer je een   herrekening over vorig   jaar   vastlegt. Omdat je in januari niet   kunt   herrekenen, moet je in periode 02 voor de medewerker invoercode 02475 Beginperiode   herrekening   vastleggen met waarde   202112 om het bestand APG/UPA VTWK te triggeren. 4.2 Bewaren   gegevens ten behoeve van pensioenfonds Voor   deelnemers   aan   pensioenfonds ABP, PWRI en PFZW worden   ook   gegevens over het vorig   jaar   aangeleverd via Gemal en onze APG Pensioenaangifte module en voor PFZW via de Aangifte Monitor (UPA module). Daarom is het noodzakelijk   dat je er   ook   voor   kiest om werknemers die het vorig   jaar   uit-dienst   zijn   gegaan, te laten   bewaren in Gemal.  Doe je dit   niet, dan kunnen de gegevens van deze   werknemers   uiteraard   ook   niet door ons   aan APG en PFZW geleverd   worden en leidt   dit tot ongewenste   intrekkingen van deze   medewerkers   omdat   hun   gegevens   immers   niet   meer   bewaard   zijn. Wij adviseren je  werkgevercode 03051 Bewaren werknemers uit-dienst  vastleggen met de waarde 2. 4.3 APG gegevensuitwisseling   tijdens   jaarovergang Je dient   zoals   gebruikelijk   uiterlijk de vijfde   werkdag van de maand   volgend op de productiemaand  je  gegevens te verzenden   naar APG. Je  gegevens van de decemberproductie   dien je uiterlijk   vrijdag 7 januari 2022 te verzenden   naar APG. Voor  je  ACP 12 geldt   dat   deze   uiterlijk   vrijdag 28 januari 2022   verzonden   moeten   zijn. Let op: na iedere ACP 12 volgt een ABP-levering. Deze moet je niet inzenden. Je moet pas inzenden als alle correcties van december zijn afgerond. Met ingang van 31 januari 2022 zal, als je een   productie   laat   vervaardigen, tijdelijk (vanwege onderhoud) de APG-bestanden   niet   zichtbaar   zijn in de module Pensioenaangifte APG. De bestanden van periode 01 die nog   niet   verzonden   zijn   naar APG, kun je dan nog   wel   verzenden. 4.4 UPA gegevensuitwisseling   tijdens   jaarovergang Per 2022 stelt PFZW de UPA deadline gelijk aan die van de loonaangifte. Je UPA-aangiftebericht  over 2021-12  moet je nog zoals   gebruikelijk   insturen   vóór 10 januari 2022. Waarschijnlijk   heb je op deze datum in januari nog   niet alle  producties   afgeroepen over het oude   jaar. Het is echter   voor de facturatie   vanuit PFZW belangrijk   dat je toch  je  aangiftebericht   voor   deze deadline instuurt. De UPA aangiften die n.a.v. de ACP 12 ontstaan, worden automatisch met de februari levering in 2022 verzonden. Als je na het verzenden van het aangiftebericht   nog   producties   afroept over het oude   jaar, dan wordt   er   een   correctie   aangiftebericht   aangemaakt over het oude   jaar. In dit   bericht   worden de aanvullende   mutaties   opgenomen die na  je  laatste   zending   zijn   toegevoegd.  Wij   adviseren je dit   correctie   aangiftebericht   vervolgens zo spoedig   mogelijk te versturen. Let op: deze   werkwijze is alleen deze jaarovergang nog aanzienlijk   anders dan die van de loonaangifte. Omdat   bij de loonaangifte de deadline pas aan het eind van de maand januari ligt, kun je eerst   alle   producties over het oude   jaar   afroepen   voordat je het aangiftebericht   verstuurt. De UPA-werkwijze met correctieberichten is daarom in de loonaangifte niet van toepassing. Per 2022 wordt de aangiftedeadline gelijk geschakeld met de loonaangifte. Dat betekent dat je het aangiftebericht over 2022-01 moet insturen vóór 28 februari 2022. Vanaf 2023 is de werkwijze voor de loonaangifte en UPA gelijk. 4.5 Loonaangifte Voor de aansluiting in de loonadministratie is het nodig om eerst de aangifte van de lopende   maand in te sturen   voordat de salarisproductie van de nieuwe   maand   wordt   vervaardigd. Dit   geldt   voor de maanden januari t/m november. Voor de maand   december   geldt   dit   niet, omdat de salarisproductie van januari van het volgende   jaar   geen   invloed   heeft op de aangifte van december. De loonaangifte wordt na iedere ACP 12 bijgewerkt. Wanneer de correcties op december zijn afgerond, kun je deze inzenden. Wij adviseren je daarom om d e loonaangifte over december te laten staan tot eind januari. 5. Salarisspecificatie De salarisspecificatie   uit   een ACP is altijd   een   herrekende   strook. 6.  Correcties   na   januariproductie Als je een ACP 12 afroept   nadat   periode 01 al verwerkt is en je geeft in deze   productie   nog   stammutaties op, houd dan rekening met het volgende: Als   er per januari een   andere   waarde   geldt, moet je per januari de juiste   waarde   vastleggen. Met andere   woorden, heb je  in de januari-productie   een   stammutatie   aangebracht, dan moet je deze   opnieuw   vastleggen in een correctieproductie periode 01 of een salarisproductie periode 02, want hij is overschreven door de stammutatie in de ACP 12. Het jaarloon   bijzondere   beloningen   stelt Gemal niet   opnieuw vast. Zo nodig   moet je dit   zelf   vastleggen (invoercode 02450) . Ook de jaargrondslag ABP (invoercode 02407)  wordt   niet   opnieuw   vastgesteld. 7. Loonaangifte/jaaropgaves en afwijkende   tenaamstelling Als je meerdere   instellingen in je  cea-nummer   hebt   waarbij het loonheffingsnummer   gelijk is, worden op de jaaropgaaf   altijd de naam en adresgegevens van de laatste   instelling   gepresenteerd. Ook bij de loonaangifte worden deze NAW-gegevens gebruikt.  Als je hiervan wilt afwijken, dan leg je de onderstaande   gegevens vast, zie   bij   Werkgevergegevens > Naam, adres, woonplaats. Naam instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02101) Adres   instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02102) Woonplaats   instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02103) Postcode instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02104) Let op: om verwarring te voorkomen, adviseren   wij je om bij   alle   instellingen   binnen   hetzelfde   loonheffingennummer   deze   afwijkende   gegevens vast te leggen. 8. Vervallen   registratienummers   niet   opnieuw   gebruiken Wij   gaan   er in principe   ervan   uit   dat de combinatie van opdrachtgever-, instellings- en registratienummer (OIR-nummer) uniek is voor   één   specifieke   werknemer. Stel   dat   een   werknemer   uit-dienst   gaat en zijn   registratienummer   opnieuw in gebruik   wordt   genomen, dan zal de pensioenopbouw   plaatsvinden   bij het eerste OIR-nummer. Daarom mag je een   vervallen   registratienummer   niet   opnieuw in gebruik   nemen. 9. Lichten   instelling Als je een bepaald instellingsnummer van je cea-nummer niet meer wilt gebruiken, dan kun je dat instellingsnummer laten vervallen, bijvoorbeeld in de productie van periode 01. Zie de handleiding onderwerp Afroep producties bij 2.9 Lichten instelling. Als de instelling in het voorgaande jaar nog in gebruik was, dan wordt de data nog bewaard ten behoeve van eventuele synchronisaties over vorig jaar. Het daadwerkelijk lichten wordt dan pas in de volgende jaarovergang uitgevoerd. 10. Nulstellen   cumulaties   alleen   na   overleg Je hebt de mogelijkheid in de afroep de cumulatieve   gegevens van de personeelsleden te verwijderen. Dit   doe je met de Code nulstellen   cumulaties (werkgevercode 99242). Om fouten te voorkomen, verzoeken   wij je deze   mogelijkheid   uitsluitend te gebruiken   als je dit   hebt   besproken met je  contactpersoon   bij   ons. Deze   mogelijkheid   wordt   meestal   gebruikt, als in 2021 met een   instelling   enkele   schaduwproducties   zijn   vervaardigd om met ingang van 1 januari 2022 officieel te starten. Let op: als je de Code nulstellen   cumulaties (werkgevercode 99242) hebt   vastgelegd in de afroep van periode 01 en je laat   een   correctieproductie in periode 01 vervaardigen, dan zal Gemal deze code bij de afroep   automatisch   overnemen. Dit om te voorkomen   dat het nulstellen   niet   plaatsvindt   bij de werknemers   voor   wie je de correctieproductie   afroept. Bovendien   zou   anders   bij   een later uitgevoerde (algemene) herrekening met terugwerkende   kracht tot 1 januari het op nul   stellen van de cumulaties   ongedaan   worden   gemaakt. 11. Verhuizen van een   cea-nummer Bij   fusies en reorganisaties   kun je gebruik   maken van onze   dienstverlening. Voor   sommige   aspecten die daarbij   aan de orde   kunnen   komen, is onze   ondersteuning   zelfs   een   vereiste. Dit   doet   zich   bijvoorbeeld   voor   wanneer   daarbij   gegevens van meer dan één   cea-nummer   zijn   betrokken, bijvoorbeeld   een   verhuizing van het ene   cea-nummer   naar   een   ander. Voor   ondersteuning   bij   een   verhuizing   naar   een   ander   cea-nummer   kunt je contact opnemen met het Service Center. 11.1 Verhuizen van een   registratienummer Niet in correctieproductie In een   correctieproductie mag je geen   registratienummers   verhuizen (in HR Core: verhuizen van een   dienstverband). Bovendien is een   correctieproductie   niet   mogelijk  om mutaties op te geven  voor   een   registratienummer   dat in de normale   salarisproductie is verhuisd.  Correcties   verwerk je in dat   geval   dus in een   volgende   productieperiode.  In de correctieproductie mag je ook   geen   verhuizingen   vastleggen. Niet   meer   doorverhuizen in de jaarwerk-periode In de jaarwerkperiode  d.w.z. de termijn   waarin je de december-  januari- en februari-producties   laat   vervaardigen, mag een   registratienummer   slechts   eenmaal   worden   verhuisd. Bij   een   tweede   verhuizing   binnen   deze   periode   keurt Gemal deze   mutatie   af met vermelding van foutcode 077: VERHUIZING: DOORVERHUIZING TIJDENS JAARWERKPERIODE. Pas met ingang van de maart-productie (periode 03) mag je het registratienummer   weer   verhuizen. 12. Speciale   producties   afroepen Voor het afroepen van speciale   producties over het vorige   kalenderjaar   gelden de volgende regels: Tot en met de laatste productiedag van 2021 (2 januari 2022) is het mogelijk om speciale   producties over 2020 af te roepen. Dit is vanaf de eerste productiedag van 2022 niet   meer   mogelijk. Het gehele   jaar 2022 kun je zowel   speciale   producties over 2021 als 2022 afroepen. Dit mag zelfs   tegelijk op één productiedag. Natuurlijk   kun je in januari pas een   speciale   productie over 2022 afroepen   nadat je je  eerste   salarisproductie over 2022 heeft   laten   vervaardigen. 13. Jaarwerkproducten via speciale productie Het vervaardigen van de jaarwerkoverzichten en bestanden dien je (per instelling) af te roepen in een speciale productie. Dit heeft als voordeel dat deze het hele jaar af te roepen zijn. Let op: het betreft een speciale productie over vorig jaar. In Gemal Direct Inrichting is een apart scherm   Jaarwerk   gemaakt met alle jaarwerkoverzichten en/of bestanden. Door deze aan te vinken worden er afroepmutaties aangemaakt. Uiteraard blijft het mogelijk om overzichten en/of bestanden ook op de standaard manier af te roepen via   Afroep overzichten/bestanden. Scherm Jaarwerk met (per instelling) af te roepen overzichten en bestanden   9906 - Jaaropgave werknemers exclusief tussentijdse 9907 - Jaaropgave werknemers inclusief tussentijdse 4801 - Individuele loonstaat 4802 - Loonstaat in csv-formaat 9904 - Verzamelloonstaat 1501 - Overzicht vaste personeelsgegevens 3902 - Personeel niet in loondienst, IB47 aangiftebestand 3301 - Controle-overzicht loonaangifte 3302 - Controle-overzicht loonaangifte (historisch) 0204 - Synchronisatie Loonaangifte inclusief eindheffing werkkosten 6204 - Synchroniseren RBM afdrachtbetalingen t.b.v. de eindheffing werkkosten 0601 - Resultatenoverzicht 1 0602 - Resultatenoverzicht 1 cumulatief 0603 - Resultatenoverzicht 2 0604 - Resultatenoverzicht 2 cumulatief 0605 - Resultatenoverzicht CSV-bestand 3701 - Journaalpost 1 - Overzicht 4703 - Journaalpost 1 - Via Youforce 4713 - Journaalpost 1 - CSV 3801 - Journaalpost 2 - Overzicht 4704 - Journaalpost 2 - Via Youforce 4714 - Journaalpost 2 - CSV 4705 - Journaalpost FAP 9400 - Matrix werking uitvoercodes 14. HR Core Beaufort upgrades en jaarwerk Op de   community   vind je zo nodig de laatste informatie over het jaarwerk. Hierna lees je een aantal aandachtspunten voor HR Core Beaufort en het jaarwerk. 14.1 Ingangsdatum wijziging In HR Core Beaufort worden wijzigingen in de werknemergegevens voorzien van een (geldige) ingangsdatum. In specifieke gevallen voer je zelf de ingangsdatum in. In alle overige gevallen stelt HR Core Beaufort de ingangsdatum automatisch vast en maakt daarbij onder andere gebruik van de periodekalender. Deze methodiek heeft gevolgen voor de werkwijze tijdens de jaarwerksessies. In de periodekalender zijn immers geen begin- en einddatums aanwezig voor de salarisproducties van de jaarwerksessies. Dit zijn datums die HR Core Beaufort normaliter gebruikt bij het vastleggen van de mutaties. Een jaarwerksessie is in HR Core Beaufort herkenbaar aan de productiesoort JWP en is in Gemal gekoppeld aan een ACP 12 (ACP 13 bij vierwekenverloning). Als je tijdens een jaarwerksessie mutaties invoert zonder een ingangsdatum, zal HR Core Beaufort hieraan automatisch de ingangsdatum 01-12-2021 toekennen en de mutaties onder het juiste nummer van de salarisproductie naar het salarissysteem sturen. De combinatie van de ingangsdatum 01-12-2021 en het juiste nummer van de salarisproductie, leidt in Gemal niet tot een herrekening. 14.2 Periodekalender invullen Omdat HR Core Beaufort automatisch de ingangsdatum vaststelt, als je die niet expliciet heeft vastgelegd, is het daarnaast van groot belang dat je in de periodekalender de juiste begin- en einddatums vastlegt voor de salarisperiodes van het komende productiejaar. Als je de periodekalender niet vastlegt, schakelt HR Core Beaufort over op de datum die je hebt vastgelegd voor gebruik bij het toekennen van een ingangsdatum aan niet salarisgerelateerde mutaties. Dit leidt tot onbedoelde herrekeningen. Bij het ophalen van het nieuwe kalenderjaar volgt een melding:   Periodekalender is initieel gevuld. Wijzig de data indien nodig. Bevestig de periodekalender met OK en Opslaan (de kalender wordt weggeschreven). In Gemal hoef je geen rekening houden met een productiekalender. Standaard gaat een mutatie per de eerste dag van de productieperiode in. Alleen als je gebruik maakt van vierwekenverloning moet je bij herrekeningsmutaties een afwijkende ingangsdatum vastleggen die overeenkomt met de eerste dag van de periode van vier weken. 15. HR Core Education en jaarwerk Op de community van HR Core Education vind je bij Kennisbank een speciale handleiding voor het jaarwerk.
Volledig artikel weergeven
21-12-2021 15:05 (Bijgewerkt op 21-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 500 Weergaven
Inleiding In de applicatie Mutaties en Signalen Gemal kun je je mutaties en/of foutmeldingen van Payroll Gemal of signalen (bijv. van de loonaangifte) inzien, selecteren en downloaden. Je vindt deze applicatie in Dossier Online bij Mutatieverslag: selecteer een jaar/periode en daarna vind je onder de tab Resultaten de blauwe knop Mutatie en Signalen Gemal.   Na het activeren van de applicatie zie je bovenstaand scherm met zoekvelden. De mutaties, foutcodes en signalen van alle productiesoorten zijn aan de database toegevoegd. Er moet wel een productie verwerkt zijn in Payroll Gemal zodat de mutaties aan de applicatie kunnen worden toegevoegd (er moeten mutaties zijn wil je iets kunnen zien). Het is niet nodig het filter van Dossier Online met zoekgegevens te vullen; deze geef je op in de applicatie. Het verschil met het oude mutatieverslag (pdf) zit in het feit dat je gerichter kunt zoeken naar medewerkers, invoercodes, afkeuringen en/of signalen. Autorisatie Autorisatie is mogelijk op medewerkerniveau, zie het blok Autorisatie in Gemal Direct Inrichting. De autorisatie is gelijk aan de autorisatie aansturing van het huidige 'oude' mutatieverslag. Kolommen verbergen/zichtbaar maken Instellen van de kolommen Rechtsboven achter je naam zie je een pictogram:   . Wanneer je deze aanklikt, zie je alle mogelijke kolommen die je kunt aan/uitvinken.   Wanneer je alles aanvinkt, zal dit niet op het scherm passen en komt er een horizontale scrollbar onderaan het scherm. Advies is kritisch na te gaan welke informatie voor jou niet meteen wenselijk is: het veld VolgNr geeft aan met welk volgnummer bijvoorbeeld een cafetariaregeling is vastgelegd en Eenheid geeft aan wat een waarde inhoud: een bedrag of percentage etc. Op deze manier kun je aangeven welke kolommen zichtbaar moeten zijn en deze kan iedere gebruiker opslaan. Deze selectie blijft op gebruikersniveau bewaard. Wanneer 1 kop/kolom gevuld is met dezelfde waarde is die informatie niet zinvol: daarom is er ook een mogelijkheid in zo’n geval niet te tonen maar te verbergen. Dat doe je met de vink die standaard staat aangevinkt.   Ook kun je een sortering doen op iedere kopregel/kolom door erop te klikken; de sortering wordt dan omgedraaid. Dit is bij 1 kolom gelijktijdig mogelijk; wil je meer kunnen sorteren is het advies een csv te downloaden die op korte termijn beschikbaar komt. Hieronder zie je in de laatste kolom een pijl naar beneden wijzend wat wil zeggen dat daar een sortering op is gedaan.   Uitleg zoekvelden Werkgever Ceanummer Je kunt  of meerdere ceanummers selecteren om de mutaties/signalen in te zien of te downloaden.   Instellingen Je kunt één of meerdere instellingen selecteren. Dit is echter niet mogelijk wanneer er meerdere ceanummers zijn geselecteerd.   Productie Productiejaar Hier geef je het productiejaar op. Productieperiode Salaris- en Correctieproductie: hier geef je de periode op. Proefproductie: Hier kun je ook een periode opgeven, waarbij je rekening moet houden dat een proefproductie voor de huidige of volgende productieperiode kan worden gedaan en niet afhankelijk is van het volgnummer bij afroep van de productie. Begrotingsproductie: Omdat de begrotingsproductie een terugwerkende kracht berekening is vanuit periode 12, wordt deze met periode 12 getoond. Speciale productie: De periode waarin deze productie is gedraaid, is de periode waar de mutaties zijn opgeslagen. Afroepnummer Bij meerdere producties in een maand, kun je met het afroepnummer deze uniek maken. Dit geldt ook voor bijv. meerdere proefproducties op dezelfde dag. Altijd eerst het ceanummer kiezen en daarna desgewenst het afroepnummer. De afroepnummers zijn met een dropdown te selecteren waardoor de juiste productie eenvoudig kan worden gedaan.   Productiesoort Hier kun je de selectie op de vijf productiesoorten in Payroll Gemal selecteren.   Mutaties/Signalen Mutaties Hier kun je de soorten mutaties in één keer selecteren.   Goedgekeurd De verwerkte mutaties die goedgekeurd zijn. Afgekeurd De door Payroll Gemal afgekeurde mutaties met de foutmelding waardoor de fout is ontstaan. Gegenereerd Payroll Gemal kan ook automatische mutaties genereren die hier worden verantwoord. Signalen Hier kun je de signalen met betrekking tot diverse bronnen in één keer selecteren, of een deel van de bronnen. Deze meldingen kun je in Gemal Direct Inrichting ook nagaan; nieuwe signalen worden op termijn toegevoegd aan de werkgevercodes 50000 en 50010.   Codes Werkgevercodes of Invoercodes Eén van deze twee velden dien je te selecteren om een resultaat te zien. Als het om alleen een werkgevercode of invoercode gaat, alleen deze selecteren.   Zoeken Foutcode Wanneer je een foutcode wilt selecteren, voer je hier de Gemal foutcode op (bijv. 091). Signaalcode Hier kun je zoeken op Signalen die zijn ontstaan naar aanleiding van je productie. Er is niet direct een actie vereist, maar wel wordt aangegeven dat bijvoorbeeld een vordering is ontstaan. Werkgevercode/Invoercode Hier kun je een werkgevercode of invoercode opgegeven waarop wordt gezocht. Registratienummer /persoonsnummer Hier kun je inzoomen op een specifieke medewerker. Filter aanpassen Linksboven zit de knop 'Filters wijzigen' waarmee je het filter kan vullen. Deze knop is altijd in beeld zodat je terug kunt naar het filter. Na de gewenste query te hebben gevuld kun je 'Filters toepassen' aanklikken waarna het resultaat zichtbaar wordt. De uitgevoerde query blijft zichtbaar op het scherm en ieder afzonderlijk veld kan, door op de prullenbak te selecteren, worden weggeklikt uit de query.     Filters/zoekopdrachten kun je ook opslaan door eerst zoekgegevens in te vullen (welke mutaties wil je zien) en daarna een 'Naam Filter' op te voeren en deze op te slaan. Bij de knop 'Selecteer opgeslagen filter' kun je opgeslagen filters hergebruiken.   De opgeslagen filters vind je terug door rechtsboven op de pictogram    (wieltje) te klikken. Onderstaand scherm wordt zichtbaar (o.a. de kolom Weergave), maar ook de door jou opgeslagen filters. Hier kun je ze hernoemen, verwijderen of bijwerken. De bijwerkknop wordt zichtbaar als je een opgeslagen filter hebt geselecteerd; je kunt dan extra zoekgegevens toevoegen aan de query en deze onder dezelfde naam bijwerken. Je kunt maximaal 25 filters opslaan en de naam van een filter kan ook maximaal 25 posities bevatten. Let op: de opgeslagen zoekfilters worden met cookies vastgehouden. Wanneer je die schoont, ben je ook je opgeslagen filters kwijt. Dit betreft een lokale opslag op je pc/laptop.   Je ziet hierboven de zelf benoemde namen van de opgeslagen filters zoals 'extra uren' en 'Nabet vorig jaar 2021'. Het is van belang dat bekend is op welke invoercode je zoekopdracht wordt gedaan; extra uren wordt met invoercode 02403 gedaan en Nabetaling vorig jaar 2021 is met invoercode 01065 uitgevoerd. Beschikbaar mutaties Proefproductie Mutaties van een proefproductie worden niet na enkele maanden geschoond zoals in Dossier Online, zie hierna bij Opschonen. CSV download Je kunt de uitgevoerde zoekopdracht downloaden naar je eigen domein en daar opslaan. Dit doe je met de knop 'Exporteer naar CSV'. Linksonder zie je de download staan die standaard wordt opgeslagen in de map ‘Downloads’ op je pc. In de download wordt alleen het resultaat van de zoekopdracht en van de verdere pagina’s opgenomen; wanneer je alleen wilt focussen op bepaalde signalen, dan zitten alleen deze in de download. Wanneer in het resultaat van de zoekopdracht kolommen zijn verborgen om het resultaat op scherm overzichtelijker te maken, geldt voor een download, dat altijd alle beschikbare kolommen in de download meekomen. Er is wel een begrenzing: wanneer een zeer grote zoekopdracht wordt gedaan (bijv. zonder een selectie), dan worden in de download alleen de eerste miljoen regels opgenomen. We verwachten dat het niet zinvol is alle mutaties te downloaden, maar dat er meer gericht wordt gezocht waardoor het maximum nooit wordt bereikt. Opschonen De mutaties in Mutaties & Signalen Gemal lopen mee met de schoning van Payroll Gemal. De geschoonde mutaties worden dan bewaard in Dossier Online om te blijven voldoen aan de bewaarplicht. Proefproducties worden net als in Dossier Online geschoond na ongeveer 2 maanden. Bij een overdraai worden de mutaties van de eerdere productie onzichtbaar gemaakt. Mutaties en Signalen Gemal op meerdere plaatsen mogelijk Mutaties en Signalen Gemal kun je aanklikken in de Payroll Manager door op de blauwe pictogram te klikken waardoor de applicatie meteen opent met de gekozen mutaties. Payroll Manager wordt ieder jaar geschoond (rond april). Na de schoning kun je geen blauw pictogram van het voorgaande jaar meer selecteren, omdat deze regels in Payroll Manager verwijderd zijn (zie hieronder).   Andere ontsluiting is in Dossier Online bij het kiezen van het mutatieverslag. Selecteer een mutatieverslag in Dossier Online waarna bij de Resultaten de blauwe knop Mutaties & Signalen verschijnt en waarmee MSG ook kan worden opgestart (zie hieronder).   Je kunt MSG openen via een bepaalde productie maar wanneer je MSG eenmaal geopend is, kun je in de applicatie alle producties benaderen die daarin zijn opgeslagen. Het is niet nodig terug te keren naar Payroll Manager of Dossier Online om een andere productie te selecteren; dit kun je rechtstreeks in de applicatie zelf doen. Scherm vergroten of verkleinen De functionaliteit van Windows werkt in deze applicatie ook door; je kunt het scherm aanpassen in grootte. Wanneer je de Ctrl-toets ingedrukt houdt en door met je muiswiel heen en weer te rollen kun je de schermgrootte aanpassen.  
Volledig artikel weergeven
23-12-2021 11:11 (Bijgewerkt op 23-12-2021)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 459 Weergaven
  Attentiepunten laatste salarisproductie december Laatste salarisproductie december Tegenwoordig kan zowel tijdens een salarisproductie als aanvullende correctieproductie alle werkgevergegevens worden gewijzigd.  Controleer vóór de afroep   van   de december   salarisproductie   of in   ieder geval   onderstaande   gegevens correct   staan: Controleer het   loonheffingennummer Het loonheffingennummer vind je  in Gemal   Direct   Inrichting   bij   Werkgevergegevens   >   Algemene regelingen   >   Loonheffingen   >   Div.   loonheffingen. Als  je  meerdere   instellingen   in  jouw  cea-nummer   heeft   waarbij   het   loonheffingsnummer   gelijk   is,   wordt   op   de jaaropgaaf altijd   de   naam   en   adresgegevens   van   de   laatste   instelling   gepresenteerd (de   instelling met het hoogste   instellingsnummer).   Als  je  hiervan   wilt afwijken, leg je  onderstaande   gegevens   vast per   instelling bij   Werkgevergegevens   > Naam,   adres,   woonplaats. Naam   instelling   loonaangifte/jaarwerk   (werkgevercode   02101) Adres   instelling   loonaangifte/jaarwerk   (werkgevercode   02102) Woonplaats   instelling   loonaangifte/jaarwerk   (werkgevercode   02103) Postcode   instelling loonaangifte/jaarwerk   (werkgevercode 02104) Let op:   om   verwarring   te voorkomen, adviseren wij je  om   bij   alle   instellingen   binnen hetzelfde loonheffingennummer   deze afwijkende   gegevens   vast te   leggen. Je kunt   het   beste   de loonaangifte over december   insturen als  je  het actuele kalenderjaar definitief   heeft afgesloten.   Dat   wil zeggen   dat je  laatste   correctieproductie op   periode   12   is   goedgekeurd. Controleer daarnaast   of   de   volgende   overzichten   worden   aangemaakt   (standaard   = ja): Individuele   loonstaat Controle   overzicht loonaangifte Resultatenoverzicht-1 Cum.   resultatenoverzicht-1 Mutatie- en   standenregister Ad 1. Individuele   loonstaat Dit overzicht wordt aangestuurd door werkgevercode 31006 in Gemal Direct Inrichting: Selecteren werkgever > Werkgevergegevens > Overzicht en bestanden > Inrichting Ind. Loonstaat > Algemeen en is te raadplegen via Salarisdossier. Ad 2. Controle overzicht loonaangifte Dit overzicht wordt aangestuurd in Gemal Direct Inrichting: Selecteren werkgever > Werkgevergegevens > Algemene regelingen > Loonheffingen > Div. loonheffingen   en is te raadplegen via Salarisdossier. Ad 3. Resultatenoverzicht-1 Dit overzicht wordt aangestuurd in Gemal Direct Inrichting: Selecteren werkgever > Werkgevergegevens > Overzicht en bestanden > Resultatenoverzicht > Resultatenoverzicht 1   en is te raadplegen via Salarisdossier. Ad 4.   Cumulatief   resultatenoverzicht-1 Dit overzicht wordt aangestuurd door de werkgevercode 32102 in Gemal Direct Inrichting: Selecteren werkgever > Werkgevergegevens > Overzicht en bestanden > Resultatenoverzicht > Resultatenoverzicht 1   en is te raadplegen via Salarisdossier. Ad 5.   Mutatie-   en   standenregister Het   Mutatie- en   standenregister geeft een overzicht per   uitvoercode   van   de   uitkeringscomponenten   en   de kolommen   van   de   modelloonstaat   met   vermelding   van   de   cumulatieven van de   vorige   periode,   resultaat huidige   periode,   TWK   resultaten huidige   verwerking   en   de   cumulatieven   van   de huidige   periode. Dit   overzicht   bevindt zich op   de   laatste   pagina's   van   het   standaardoverzicht   Mutatie-en standenregister   en is te   raadplegen   via   Salarisdossier.   Om   dit   overzicht   te laten vervaardigen,   leg je  werkgevercode   30017   Uitvoercode   overzicht   met   de   waarde   1   vast,   zie Werkgevergegevens   >   Overzichten en   bestanden   >   Algemeen. Het overzicht ziet er als volgt uit: Code herrekenen vorig jaar Als werkgevercode   03050 Code herrekenen   vorig jaar de waarde 0   heeft (=   geen machtiging tot bewaren), dan is   het wel toegestaan   om   een datum   in-   of uit-dienst op voorliggend   kalenderjaar vast te leggen   tijdens producties   die betrekking   hebben op   het   nieuwe kalenderjaar. Je kunt   in   de   januari-productie   dan   nieuwe deelnemers   opvoeren   met een datum   in-dienst   vóór 1   januari   of deelnemers   uit-dienst   melden   met   een   datum   vóór 1   januari.   Deze mutaties   worden dan goedgekeurd. Payroll   Gemal   rekent   vanaf   1   januari van het   actuele   kalenderjaar.   Verrekeningen   die   betrekking   hebben   op het   voorliggend   kalenderjaar dienen   nabetaald   te   worden   via   'vertraagd   loon" of   als   nabetaling   via   de   tabel bijzondere   beloningen. Als   de   Code   herrekenen   vorig   jaar op   waarde   1   staat   (=   machtiging   tot bewaren),   dan   is   het   niet toegestaan   om   een   datum   in-   of uit-dienst   op   voorliggend   kalenderjaar vast   te   leggen   tijdens   januari producties van het nieuwe kalenderjaar.   Deze   mutaties   worden afgekeurd   met   foutcode   112   OPGEGEVEN   WAARDE NIET TOEGESTAAN.   Datums in- of uit-dienst die vallen in een voorliggend kalenderjaar zijn toegestaan vanaf de februari-productie of via correctieproducties die betrekking hebben op periode 12 (tot en met 30 januari) van het voorliggende kalenderjaar. Let op:   voor   Pensioen   en uitkeringsklanten staat   de   Code herrekenen   vorig jaar standaard   op   0   (=   geen machtiging   tot   bewaren). De   Code   herrekenen   vorig   jaar vind je  bij   Selecteren   werkgever > Werkgevergegevens   >   Algemene regelingen   >   Diversen. voordeel:   salarisproductie   januari van het nieuwe kalenderjaar   mogen in- en   uit-dienstdatums   bevatten van het voorliggende kalenderjaar nadeel:   geen   terugwerkende kracht   vorig   kalenderjaar (VTWK) mogelijk Bewaren medewerkers met einde inkomstenverhouding (datum uit-dienst) Tijdens de eerste salarisproductie van het nieuwe kalenderjaar worden deelnemers met een datum einde inkomstenverhouding in het vorige kalenderjaar automatisch op status inactief gezet en gedurende het kalenderjaar uit Payroll Gemal verwijderd. Beëindigde inkomstenverhoudingen kun je bewaren na de jaarwisseling. In Gemal Direct Inrichting bij Selecteer werkgever > Werkgevergegevens > Algemene regelingen > Diversen kun je bij Bewaren werknemers uit-dienst (werkgevercode 03051) aangeven dat deze deelnemers bewaard moeten blijven.   Dat kan 1 of 2 jaar zijn: 1 = werknemers met datum uit-dienst vorig jaar worden 1 jaar bewaard; 2 = werknemers met een datum uit-dienst vorig jaar worden 2 jaar bewaard. Let op: deze code moet in de december-productie van enig jaar vastgelegd zijn bij instelling 0001. Deze code werkt op cea-nummerniveau. Dat wil zeggen: vastlegging van deze code bij instelling 0001 geldt voor alle instellingen van het gehele cea-nummer. Omdat alleen bij de eerste productie van het volgende jaar gekeken wordt of deze code aanwezig is, heeft vastlegging later dan in de decemberproductie geen zin. Je kunt dit gegeven dan ook niet met terugwerkende kracht vastleggen. Als de waarde van werkgevercode 03051 blanco of nul is, dan zet Payroll Gemal alle beëindigde inkomstenverhoudingen tijdens de januariproductie op status 'inactief'.  Payroll Gemal biedt wel de mogelijkheid om tijdens de januariproductie de status 'inactief' teniet te doen door tijdens deze productie (altijd eerste verwerking in het nieuwe kalenderjaar) een 'loze' mutatie mee te geven. Bijvoorbeeld het leegmaken/op nul zetten van de uit-dienstdatum of een mutatie op een personeelsinformatie invoercode. Als dit niet gebeurt, wordt het beëindigde dienstverband op status 'inactief' gezet en bij de eerstvolgende schoning verwijderd van de database tenzij een overdraai van de januariproductie plaatsvindt. De schoning is een proces dat vanaf de maand februari door Raet kan worden uitgevoerd, maar is geen vast proces, dus afhankelijk van eventuele andere zaken kan het soms een maand later gebeuren. Meestal worden dan ook andere zaken (vervallen codes etc.) geschoond. Pas na de schoning zijn alle inkomstenverhoudingen met status vervallen definitief verwijderd uit de database van Payroll Gemal. Als je kiest om ontslagen deelnemers een jaar te bewaren (waarde 1) zal op basis van de gekozen ontslagdatum de schoning bij een tweede jaarwisseling plaatsvinden en zullen deze deelnemers met een uit-dienstdatum in een voorliggend kalenderjaar 1 jaar worden bewaard. Payroll Gemal biedt dan gedurende het opvolgende jaar de mogelijkheid om de beëindiging teniet te doen. Als je kiest om ontslagen deelnemers twee jaar te bewaren (waarde 2) zal op basis van de gekozen ontslagdatum de schoning bij de derde jaarwisseling plaatsvinden en zullen deze deelnemers met een uit-dienstdatum in het voorgaande kalenderjaar plus het jaar voorafgaand op het voorliggende kalenderjaar worden bewaard. Payroll Gemal biedt dan gedurende de opvolgende 2 jaren de mogelijkheid om de beëindiging teniet te doen. Na het schonen is het registratienummer voor Payroll Gemal in principe weer vrij voor gebruik, maar wordt hergebruik afgeraden en heeft het onze voorkeur dat nieuwe inkomstenverhoudingen plaatsvinden op een nieuw uniek registratienummer. Het registratienummer is immers op allerlei plekken gebruikt (o.a. Loonaangifte, de Betaalmanager en Salarisdossier) en dat kan bij hergebruik (denk aan terugwerkende kracht berekeningen) tot onverwachte en ongewenste effecten zorgen. Mocht het zo zijn dat aanleverende (Polis)systemen niet anders kunnen dan het oorspronkelijk toegekende registratienummer opnieuw te gebruiken bij herlevingen van bestaande inkomstenverhoudingen, dan zal het risico te verwaarlozen zijn mits het oorspronkelijke registratienummer gekoppeld wordt aan de oorspronkelijke fiscaal begunstigde (zelfde BSN-nr). Correctieproductie periode 12 Van 1 december 2021 t/m 30 januari 2022   (met   uitzondering   van  3  januari   2022)  kun je correctieproducties over periode 12 van 2021 afroepen. De jaarafsluiting   doe je  met   een salarisproductie   op   periode   12 of   bij   correctieherstel   via   aanvullende correctie producties op   periode   12   van   het   voorgaande   kalenderjaar.   Correctieproducties en salarisproducties   worden   in   volgorde van   binnenkomst   verwerkt.   Hierdoor   bepaal je  zelf   welke productie   als eerste   wordt   verwerkt. Let op:   een   correctieproductie voor periode   12   kun je  laten   vervaardigen   zodra   de   salarisproductie   voor periode   12   verwerkt is.  Je  kunt   dit   doen   tot   en   met uiterlijk   30   januari   2022 . Let op:  jouw  input   moet   uiterlijk   bij   Raet binnen   zijn   op   31   januari   2022   voor   18.00 uur.   Veel   instanties waarmee automatische gegevensuitwisseling plaatsvindt,   zoals   de   Belastingdienst,   eisen   dat op   1   februari het   jaarwerk   afgesloten   moet   zijn.   Het   is   daarom   niet   mogelijk   om   na   31   januari   2022   correctieproducties te laten   vervaardigen   op   het   voorgaande   kalenderjaar.   Na   die datum   kun je  dus   geen   gegevens   over 2021   meer   corrigeren in   Payroll   Gemal. Enkele aandachtspunten   voor   correctieproducties   over periode 12: Afroep   jaaropgave.   Wij   adviseren  je  dit   af   te   roepen   in de   kalendermaand januari,   in verband   met eventuele   correcties,   automatische herrekeningen   of   aanpassingen   in de   Wet-   en   regelgeving. Correctieproducties   op   periode 12   kunnen   zowel   voor als   na   de eerste   salarisproductie   van   het   nieuwe jaar   worden afgeroepen. Correctieproducties   voor   periode 12   en   producties   op   het   nieuw   kalenderjaar   worden in volgorde van binnenkomst   verwerkt. Herrekening voorgaande   perioden   via   een   correctieproductie.   Ook   in correctieproducties   op periode   12   is   een individuele   en collectieve   herrekening   over   de   voorgaande periodes   01   t/m   12 mogelijk,   zie   hierna bij   4. Gebruik correctieproductie. Een bruto naar netto specificatie afkomstig   van   een   correctieproductie   is   altijd een aanvullende specificatie. Wij   adviseren  je  om   de   loonaangifte december   2021   pas   te   verzenden   nadat je  laatste correctieproductie   van   periode   12   is   goedgekeurd. Gebruik correctieproducties Correctieproducties   voor periode 12,   uitgevoerd   na   de reguliere salarisproductie voor periode 12,   werken door in de   loonaangifte. Je k unt   correctieproducties   dus   gebruiken voor nabetalingen   en verrekeningen op eerder   gedane   uitkeringen.   Het is   ook   mogelijk   om   correctieproducties   op   het   oude kalenderjaar te gebruiken voor: nieuwe deelnemers   met datum   in-dienst   in   het voorliggende kalenderjaar of   daarvoor herrekeningsmutaties   over   het voorliggende kalenderjaar correctie voor deelnemers   die   in   het voorliggende kalenderjaar of   daarvoor uit-dienst   zijn gegaan In de   betreffende correctieproductie op het   oude kalenderjaar kun je via   Primus   de benodigde mutaties   opgeven.  Je  kunt   alle mutaties   ook vastleggen   als   een   terugwerkende kracht mutatie,   maar   dat   hoeft niet. Terugwerkende kracht mutaties   leiden voor   de loonaangifte   tot een correctiebericht. Automatische   herrekening   aanvullende correctieproducties Payroll   Gemal   kent   automatische herrekeningen   die   door Raet   worden aangestuurd door bijvoorbeeld wijzigingen   in   de programmatuur door   te   laten   werken   voor eerdere   berekende   deelnemers.   Omdat correctieproducties   alleen   die   deelnemers   verwerkt   waarvoor een   mutatie   is   opgegeven   terwijl een automatische   herrekening over de gehele populatie   wel noodzakelijk   kan   zijn,   is   werkgevercode   99232   Autom.   herrekening.  a anv.   correctieproductie   beschikbaar in de   afroep   van   correctieproducties. Deze code vind je  in Gemal   Direct   Inrichting   bij   Aanleveren   productie   >   Afroepgegevens   ceanr,   zie onderstaande   afbeelding.   Werkgevercode 99232   mag je  uitsluitend   in de kalendermaand januari   gebruiken   in aanvullende correctieproducties   over het   voorliggend jaar. Bij meerdere instellingen   in   een   cea-nummer moet  je  alle instellingen afroepen en werkgevercode   99232 altijd voor   alle   instellingen opgeven. Let op:   variabele   herrekeningsmutaties   in   een   correctieproductie op   periode   12,   werken salderend   voor zover die in   de   te   herrekenen   periode(s)   aanwezig   zijn   of   waren.   Dit   geldt   zowel   voor de   al   aanwezige   vaste als   variabele   uitkeringsmutaties.   Vaste   herrekeningsmutaties   overschrijven   de   gewone invoercodes,   voor zover die in   de   te   herrekenen   periode(s)   als   stamwaarde   aanwezig   zijn of   waren. Bij   mutaties   in   de correctieproductie   op periode   12   zonder   ingangsdatum, gaat   Payroll Gemal   ervan uit dat   deze betrekking hebben op   periode   12. Let op:   correctieproducties   op   december van   het   vorige   kalenderjaar worden   verzameld   in   het correctiebericht   van   de   loonaangifte en   kan   pas   in   de   loop   van de   eerste   week   februari   worden   ingezonden als   correctiebericht   op december van het voorliggende kalenderjaar   naar de   Belastingdienst. Dit geldt alleen indien de loonaangifte van december al eerder is ingezonden. Loonaangifte Voor de aansluiting in de loonadministratie is het nodig om eerst de aangifte van de lopende maand in te sturen voordat de salarisproductie van de nieuwe maand wordt vervaardigd. Dit geldt voor de maanden januari t/m november. Voor de maand december geldt dit niet, omdat de salarisproductie van januari van het volgend jaar geen invloed heeft op de aangifte van december. De loonaangifte wordt na iedere aanvullende correctieproductie bijgewerkt. Wanneer de correcties op december zijn afgerond, kun je deze inzenden. Wij adviseren je daarom om de loonaangifte over december te laten staan tot eind januari. Correctieproductie   periode   12   via   Primus Als   een salarisproductie oud kalenderjaar is   afgeroepen: Sluit   periode 12   af   en blijf   staan op   periode   12. Maak   een   back-up   van   de   database.   Vervolgens   kun je  correcties   opgeven. Bij opvolgende   correctieproducties   oud   kalenderjaar: Na aanmaken   mutatiebestand,   sluit   periode 12 af   en   blijf staan   op periode 12. Maak   een   back-up   van   de   database.   Vervolgens   kun je  eventuele   correcties   opgeven. Als  de  salarisproductie voor het nieuwe   kalenderjaar   is   afgeroepen: Maak   eerst   back-up   van   de   actuele   database. Zet   vervolgens   de   meest   recente back-up   van   het   oude   kalenderjaar terug. Voer de   wijzigingen in en lever de correctieproductie   aan   op   periode 12. Na controle,   sluit   periode 12 af   en   blijf   staan   op   periode 12. Maak   back-up   van   de   database. Restore   back-up   van   de   actuele database. Gegevens doorzetten naar het nieuwe kalenderjaar Nieuw kalenderjaar Tijdens   de verwerking van periode 01 van het nieuwe kalenderjaar,   gaat Payroll   Gemal uit   van de werkgever- en werknemergegevens   van   de laatst vervaardigde productie   die   betrekking   heeft op   het voorliggende   kalenderjaar. Hierbij worden   de volgende gegevens   doorgezet naar het nieuwe kalenderjaar: vaste   invoergegevens gegevens   van   de   vorige periode   (VP):   bijvoorbeeld   VP-uitkeringsgegevens recht   vakantietoeslag,   saldi   en   dergelijke eigen   cumulaties het   nieuw   bepaalde   jaarloon bijzondere   beloningen   ten behoeve van het actuele kalenderjaar Jaarloon bijzondere beloningen bij meerdere dienstverbanden In de   laatste   producties van het jaar,   te   beginnen in   periode   12, berekent   Payroll   Gemal   voor de   werknemer automatisch het   jaarloon   bijzondere   beloningen   voor het   volgende   kalenderjaar.   Dit   gebeurt   op basis   van   het   cumulatief opgebouwd loon voor de loonheffing,   waarbij   Payroll   Gemal   rekening houdt   met   de   datum   in- en   uitdiensttreding   en   bij maanduitkeringen   met   geblokkeerde   periodes. Het jaarloon bijzondere beloningen   voor   het   volgend jaar wordt   voor alle   registratienummers   gepresenteerd met   uitvoercode   02843   cum.opb.jrln.bb.n. In januari   wordt uitvoercode   02843   overgezet   naar uitvoercode 02842   jaarloon   bijz.bel.  Je  kunt   zelf   bepalen   of  je  hiervan   wilt afwijken   en   in het   nieuwe kalenderjaar een   ander   jaarloon   wilt   vastleggen.   Dit doe je  met   Jaarloon bijzondere   beloningen   (invoercode   02450 ). Het jaarloon bijzondere beloningen   bij   meerdere   dienstverbanden   stelt   Payroll   Gemal automatisch   vast   door het   cumulatieve loon   loonheffing   van   alle   gekoppelde   dienstverbanden uit   het   voorgaande   jaar bij   elkaar te tellen.   Dit   jaarloon   wordt automatisch doorgezet   vanuit   de   laatst   vervaardigde productie   van het   jaar.   In   deze productie   wordt het   cumulatieve loon   loonheffing   van   alle   gekoppelde   dienstverbanden   samengeteld en gepresenteerd   met   uitvoercode   02843.   Bij   het   doorzetten   neemt   Payroll Gemal het jaarloon   bijzondere beloning van het dienstverband met   het   laagste   instellingsnummer/registratienummer   over bij   de overige   dienstverbanden. Let op:   als  je  het   Jaarloon   bijzondere   beloningen   (invoercode 02450 ) afwijkend   vastlegt,   moet  je  het afwijkende bedrag   ook vastleggen   bij   alle   nog te   koppelen   dienstverbanden.   Doe je  dit   niet,   dan keurt   Payroll Gemal   het   koppelen af   en   meldt dit   met   foutcode   175:   KOPPELING   NIET   TOEGESTAAN:   MDV- GEGEVENS NIET   GELIJK. Koppelen meerdere dienstverbanden na productie periode 01 niet toegestaan Als   periode 01 van het nieuwe jaar   al   vervaardigd   is,   mag  je  in een   correctieproductie   op   het   voorgaand kalenderjaar   geen nieuw   dienstverband   koppelen   (vastleggen   van   Code   gekoppeld   dienstverband,   invoercode   02950).   Als   deze   situatie   zich   toch   voordoet,   meldt   Payroll Gemal dit op   het   mutatieverslag   met foutcode   093:   DIENSTVERBAND NIET   OPGENOMEN IN BESTAND. Een vervallen dienstverband   mag  je  niet meer   koppelen aan   een bestaand of   een   nieuw   dienstverband. Dit leidt   tot   problemen in de   berekeningen,   omdat vervallen dienstverbanden   uit   de database   worden verwijderd. Opgave van deze   koppeling, resulteert eveneens   in foutcode   093 DIENSTVERBAND NIET OPGENOMEN IN BESTAND. Correcties na januari productie Als  je  een   correctieproductie voor periode 12   afroept nadat periode   01   al verwerkt is   en je geeft in deze correctieproductie nog   stammutaties op, houd   dan rekening   met het volgende: Als   wijzigingen   in   periode   12   alsnog doorgezet   moeten   worden naar periode 01,   moet  je  voor periode   01 een correctieproductie   afroepen en per deelnemer  invoercode 03030   Opnieuw berekening correctieproductie   waarde   01 variabel vastleggen. Als  je  geen correctieproductie   laat   vervaardigen   voor periode   01, dan   zal  je  in   periode   02   per deelnemer een herrekening   moeten   vastleggen   via   Beginperiode   herrekening   invoercode   02475   met   de  variabele  waarde   01. Als   er   per   januari   een   andere   waarde geldt,   moet  je  per   januari de   juiste   waarde   vastleggen.   Met andere   woorden   heb je  in   de   januari-productie   een   stammutatie   aangebracht,   dan   moet  je  deze opnieuw   vastleggen   want deze is   overschreven   door   de   stammutatie in   de   correctieproductie   op periode   12. Het jaarloon bijzondere beloningen   stelt   Payroll   Gemal   niet   opnieuw   vast.   Zo   nodig   moet  je  dit   zelf vastleggen   met   invoercode 02450. Voorbeeld:   nieuw   registratienummer in correctieproductie   periode 12 Als  je  periode   01-2022   nog   niet   heeft   afgeroepen en je wilt een nieuw   registratienummer (nieuwe deelnemer) in een correctieproductie op   periode   12   in-dienst   melden   met ingang van   bijvoorbeeld 15 december   2021, dan zet Payroll Gemal automatisch alle   gegevens   van   deze werknemer   over naar het   nieuwe jaar   op   het   moment   dat  je  periode   01   laat   vervaardigen. Als  je  periode   01-2022   al   heeft   afgeroepen   en  je  wilt een   nieuw   registratienummer (nieuwe deelnemer) in   een   correctieproductie   op periode   12 in-dienst   melden   met   ingang van bijvoorbeeld   15   december   2021 en  je  wilt periode 01   door   Payroll   Gemal   laten   herrekenen,   dan   moet  je  het   volgende   doen: In verwerkingsperiode 01:   geef   via een   correctieproductie   op periode 01   via invoercode   03030  variabel  de   waarde   01   op   voor het nieuwe   registratienummer,   samen   met eventuele  overige  mutaties.   De   nieuwe deelnemer krijgt   dan   een   herrekening   voor   periode 01. Of in verwerkingsperiode 02: leg in   periode   02   voor het   nieuwe   registratienummer invoercode   02475 variabel vast   met   waarde   01,   samen   met   eventuele   overige mutaties.   De   nieuwe deelnemer krijgt   dan   een   herrekening   voor   periode 01. Aansturing correctieproductie Een correctieproductie voor periode   12 van   het voorliggende   kalenderjaar kun je afroepen   als er   nog een   correctie   moet plaatsvinden en verantwoord moet worden over het voorliggend   kalenderjaar. Primus/Gemal: Aanmaken Gemal mutaties ter verwerking als correctieproductie Ga naar Primus/Gemal   >   GEMAL mutaties   >   Aanmaken   mutatiebestand.   Kies   vervolgens   voor   Correctie productie   en   klik   op   Start. Ga   vervolgens   naar:   Primus/Gemal   >   GEMAL mutaties   >   Klaarzetten   voor verzending via   Youforce. Controleer of   het   juiste   mutatiebestand   is   geselecteerd en   klik   vervolgens   op de   knop   Start   klaarzetten in   upload directory. Vervolgens   kun je  via   de   Startknop   Youforce   starten   voor   het inzenden   van   het   mutatiebestand. Gemal Direct Inrichting: Selecteren correctieproductie Ga naar Gemal Direct Inrichting en   kies   voor Selecteer werkgever / productie . Controleer bij   Werkgever   of   het juiste   cea-nummer   is   gevuld   gevolgd   door   0001   (0001   is   het hoofdinstellings-nummer) en   dat de   Productieperiode   op   de   juiste periode staat. Selecteer vervolgens   bij   Soort   productie   Correctieproductie   en bij   Productieperiode   voor 202112. Aanleveren productie Ga naar   Gemal   Direct   Inrichting en   kies   voor Afroep instelling 0001 . Selecteer bij Code Correctieproductie de waarde 2. Bij waarde 2 (= aanvullende correctieproductie, opgave werkgevergegevens mogelijk) worden alleen de verschillen uit de correctieproductie op de aanvullende strook verantwoord en aanvullend uitbetaald. Deze gaan dus aansluiten op het resultatenoverzicht, waarop alleen de verschillen worden gepresenteerd. Indien gebruik gemaakt wordt van meerdere instellingen binnen een cea-nummer dat zal de code correctieproductie tijdens het inzenden van de productie automatisch worden gekopieerd naar de overige instellingen. Klik hierna   op   Opslaan. Bij een aanvullende correctieverwerking worden alleen de nieuwe/gewijzigde mutaties vastgelegd. Hierbij kunnen onbeperkt mutaties op werkgeverniveau worden meegegeven. Als bij de Betaalgegevens de betaaldatum niet automatisch wordt gegenereerd (werkgevercode 09010 Genereren betaaldatum salarissen), dan moet je hier de betaaldatum opgeven. De betaaldatum is geen verplicht gegeven. Zonder betaaldatum houdt Payroll Gemal de eerstvolgende werkdag aan. Let op:   geef   de   betaaldatum   in het   juiste   formaat   op   (bijvoorbeeld:   22-01-2022)   en   altijd   een datum   in de toekomst. Let op:   het afroepen van een correctieproductie doe je per instelling. Voor cea-nummers met meerdere instellingen moet je een afroep doen per instelling. Verzenden correctieproductie Ga naar Gemal   Direct   Inrichting   Aanleveren   productie   >   Zenden. Klik   op   de button   Akkoord   om   alle   mutaties   en afroepgegevens   in   te zenden.   Bij opvolgende correctieverwerkingen   is   het advies   om   volgnummer   1   te   blijven gebruiken. Kies   bij   Alle   mutaties   opnemen in   deze   zending   voor Ja   of   Nee. Kies standaard voor Ja. Hiermee blijven de stuurgegevens voor de correctie aanvullende verwerking (code 2) beschikbaar. Hoe moeten mijn mutaties eruit zien? Variabele   herrekeningsmutaties in   een   correctieproductie   op   periode 12, werken   salderend voor zover die in de   te herrekenen periode(s)   aanwezig zijn of   waren. Dit geldt zowel voor de   al aanwezige vaste als variabele uitkeringsmutaties.   Stam   herrekeningsmutaties   overschrijven   de gewone invoercodes, voor   zover die in de   te herrekenen periode(s) als   stamwaarde aanwezig zijn of waren. Bij   mutaties   in   de   correctieproductie   op periode 12   zonder   ingangsdatum,   gaat   Payroll Gemal   ervan uit dat deze betrekking   hebben   op   periode   12. Als   de   correctie   betrekking   heeft   op   een   voorliggende periode,   dan kan   met   terugwerkende   kracht   gecorrigeerd   worden. Voorbeeld 1 Mutaties   salderen   met   oude   gegevens. Je moet dan ook   in de desbetreffende   maand controleren   wat er toen   is   vastgelegd. In   periode   12 is   uitbetaald: component ingangsdatum waarde payroll   invoercode omschrijving 540 01-12-2021 15 bruto diversen 00800 Ouderdomspensioen Nu blijkt   dat   de waarde niet   15,00 euro moest zijn   maar 20,00 euro.   Om   het bedrag   correct   te verwerken voer je in   de   correctieproductie op periode 12 de volgende   mutatie   in; component ingangsdatum waarde payroll   invoercode omschrijving 540 01-12-2021 5 bruto diversen 00800 Ouderdomspensioen Voorbeeld 2 In periode   10   is   uitbetaald: component ingangsdatum waarde payroll   invoercode omschrijving 540 01-10-2021 20 bruto diversen 00800 Ouderdomspensioen Nu blijkt   dat   de waarde niet   20,00 euro   moest   zijn   maar   15,00 euro. Om   het   bedrag   correct   te verwerken voer je in   de   correctieproductie op periode 12 de volgende   mutatie   in; component ingangsdatum waarde payroll   invoercode omschrijving 540 01-10-2021 -5 bruto diversen 00800 Ouderdomspensioen Waar moet ik extra aandacht aan besteden? Correctieproducties   voor   periode 12   kun je  afroepen   tot en   met uiterlijk   30   januari   2022   (met uitzondering van 3 januari 2022). Afroepen   van   correctieproducties   geldt   voor het gehele ceanummer. Kies bij Afroepgegevens cea-nummer bij Code correctieproductie voor waarde 2 (= aanvullende correctieverwerking, opgave werkgevergegevens mogelijk). Wij   adviseren  je  correctieproducties   voor   periode   12 in   de   kalendermaand   januari af   te   roepen, in verband   met   mogelijke   automatische   herrekeningen over   het oude   kalenderjaar. Jaaropgaven   in   pdf-formaat   (Raet   Specificatie   Manager)   kun je  alleen   laten   vervaardigen met een speciale productie   op   het   oude   kalenderjaar   (zie hieronder). Speciale productie Het afroepen van jaaropgaven vindt niet plaats via   een   salaris- of   correctieproductie   maar   via een speciale productie   op   het   oude   kalenderjaar. Na   deze productie zijn   de (eigen huisstijl)   jaaropgaven   beschikbaar in Dossier Online. Als  je  een   jaaropgaaf   afroept,   wordt automatisch   een Gemal   Extract bestand   beschikbaar gesteld.   Hiermee kun je  met   behulp   van   de   Postservice   applicatie de   jaaropgaven laten afdrukken   en   versturen naar de deelnemers.   Het   Gemal extract   vind je  in   Youforce   en   kun je  via   Zenden   en   Ontvangen   downloaden. Let op:   in   de   Postservice   applicatie   moet  je  hiervoor een   vinkje aanzetten   bij   Jaaropgaven. Voor correcties   op   het   oude kalenderjaar   adviseren   wij  je  om   naast de   jaaropgaven ook   het   Controle overzicht loonaangifte   op   te   vragen.  Je  krijgt   dan   een   samengevoegd overzicht   voor   de   controle   van   de totale   resultaten   over periode   12. Let op:   het   afroepen   van   een   speciale productie   doe je  per instelling.   Voor cea-nummers met meerdere instellingen   moet  je  dus   een afroep   per instelling   doen. Voor het afroepen van speciale   producties over het vorige   kalenderjaar   gelden de volgende regels: Tot en met de laatste productiedag van 2021 (2 januari 2022) is het mogelijk om speciale   producties over 2020 af te roepen. Dit is vanaf de eerste productiedag van 2022 niet   meer   mogelijk. Het gehele   jaar 2022 kun je zowel   speciale   producties over 2021 als 2022 afroepen. Dit mag zelfs   tegelijk op één productiedag. Natuurlijk   kun je in januari pas een   speciale   productie over 2022 afroepen   nadat je de  eerste   salarisproductie over 2022 hebt   laten   vervaardigen. Jaaropgaven   2021   roep je  af   met   een   speciale productie over 2021.   Wij   adviseren  je  om   de   speciale   productie   pas af   te   roepen   nadat  je  laatste   correctieproductie   van   periode   12 van het voorliggende kalenderjaar   is   goedgekeurd. Let op: mogelijke adreswijzigingen die tijdens een januari productie 2022 zijn vastgelegd worden niet getoond op de jaaropgaaf over 2021. Hiervoor zal de wijziging ook via een aanvullende correctieproductie op periode 12 vastgelegd moeten worden.  Afroepen van jaaropgaven in speciale productie Het vastleggen van een   speciale productie doe je  in Gemal   Direct Inrichting bij Selecteren   werkgever: Bij   Soort   Productie   selecteer je  Speciale   productie; Bij   Productiejaar vul je  het   jaar   2021   in. Bij speciale producties   wordt gebruik   gemaakt van   productievolgnummers.   Gedurende   het jaar kan al een productievolgnummer zijn   ingericht,   bijvoorbeeld   01 voor   het   opvragen van   het   Controle overzicht loonaangifte. Kies   een   ongebruikt productievolgnummer,   bij   voorkeur   volgnummer 13 of hoger.   Het gebruik van een volgnummer hoger dan 12 geeft de garantie dat voor een eigen huisstijl jaaropgaven, die gedurende het jaar mogelijk is aangepast, de meest recente achtergrondversie wordt toegepast.   Geef   als   omschrijving op   'Afroep jaaropgaven'   en   klik   onder   in   het   scherm   op   Akkoord.   Het   vastleggen van de   gewenste   overzichten   doe je  als   volgt: Onder Selecteren werkgever / productie > Afroep overzichten / bestanden, selecteer Afroep   variabel. Bij   Volgnummer,   kies   voor 1.   Geef achter   1   bij   Overzicht-/lijstnummer overzicht   9906   op.   Overzicht 9906 staat   voor Jaaropgave   werknemers. Bij   Volgnummer,   kies   voor 2.   Geef achter   2   bij   Overzicht-/lijstnummer overzicht   9999   op.   Overzicht 9999 staat   voor het   vervaardigen   van bovengenoemd   overzicht   conform   de   werkgeverinrichting.   Er wordt dan standaard   geen papieren   jaaropgaven   vervaardigd. Door het   opgeven van lijstnummer 9906 (Jaaropgave werknemers)   in   combinatie met de   waarde van werkgevercode   31150 Aanmaken P   en U XML t.b.v.   RSM   met de waarde   1, worden   de jaaropgaves aangemaakt.   Werkgevercode   31150 vind je  bij Werkgevergegevens > Overzichten en bestanden > Inrichting specificatie man. > Algemeen bij Aanmaken PenU   XML tbv   RSM. Als   er   in   het   jaar waarover de   jaaropgaven   worden   afgeroepen al   een   tussentijdse   jaaropgave is aangemaakt,   wordt   deze niet   nog   een   keer   aangemaakt. Het tussentijds kunnen afroepen van een jaaropgaaf kan alleen indien invoercode   02924   Datum   uit- dienst   ligt   in   het afroepjaar   en   invoercode   02867   Afroep   tussentijdse jaaropgaaf de   vaste   waarde   1 heeft. Automatisch   wordt   ook   een   bijbehorend   Extract-bestand   met   de   stamgegevens   aangemaakt.   Deze   wordt in de   Postservice   gebruikt   voor het maken van   selecties.   Ook   wordt   voor deze speciale   productie   een opvolgend   runnummer bepaald. Vervolgens   zend je  de   speciale productie   in bij   Aanleveren   productie   >   Zenden.   Volgnummer   zending   altijd op   1   zetten. Overige uitvoer Onderstaande standaard   overzichten zijn relevant   ter   controle van het   oude kalenderjaar: Cumulatief   resultatenoverzicht Selectieve   resultatenoverzicht Mutatie- en   standenregister Individuele   loonstaat Gedurende 2022   kun je  met   een speciale   productie overzichten laten vervaardigen over   het kalenderjaar 2021.
Volledig artikel weergeven
21-12-2021 15:15 (Bijgewerkt op 22-12-2021)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 287 Weergaven