2020-10

[#1]

Mededelingen

2020-10/1 Gemal Prognose wordt Visma Prognose

In de release notes van afgelopen juni hebben we aangekondigd dat de Gemal Prognose oplossing vervangen wordt door Visma Prognose, zie Release notes 2020-06/2.

Vanwege de impact van het coronavirus op organisaties en naar aanleiding van klantverzoeken hebben we besloten om de transitieperiode te verlengen tot het einde van het huidige kalenderjaar en Gemal Prognose per aanvang van kalenderjaar 2021 te deactiveren.

E-learning

Voor de overgang en om meer kennis van de nieuwe oplossing te krijgen, is er een e-learning ontwikkeld. Hierin besteden we ruim aandacht aan de ingebruikname, de belangrijkste functionaliteiten, de werkwijze en de nieuwe dashboards. Verder komen onderwerpen als autorisaties en data-aanlevering aan bod.

Neem contact op met je account manager voor meer informatie

Wil je meer weten over Visma Prognose, de overstap of de e-learning; neem dan contact op met je account manager, die helpt je graag met een zorgeloze ingebruikname van deze nieuwe oplossing waarmee we je blijven faciliteren met een snel en accuraat begrotingsproces.

Nieuw

2020-10/2 Afhandeling persoonlijk budget bij uit-dienst

Waarom

Door diverse klanten die gebruik maken van het persoonlijk budget (PB) is de wens geuit om de functionaliteit voor het afhandelen van PB’s bij uit-dienst uit te breiden, zodat dezelfde mogelijkheden bestaan als voor de vakantietoeslag en eindejaarsuitkeringen. Ook is er de wens om op werknemerniveau af te kunnen wijken van de werkgeveraansturing.

Hoe

Met ingang van periode 09 zijn de werkgevercodes en invoercodes voor de afhandeling van PB’s bij uit-dienst uitgebreid. De bestaande functionaliteit is over nieuwe werkgevercodes en invoercodes verspreid, omdat het aantal keuzes op één code anders erg groot en ingewikkeld zou worden.

Wijze van afrekenen

De bestaande werkgevercode Afrekenen PB 1 t/m 5 bij uit-dienst is aangepast. De naamgeving en werking is veranderd in Betaling PB 1 t/m 5 bij uit-dienst. Met deze werkgevercodes kun je alleen nog de wijze van betalen/belasten aansturen:

Gegeven: betaling PB 1 t/m 5 bij uit-dienst.
Vastleggen: werkgevercode 03602/03621/03622/03629/03630.
0 of 1 = PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is bruto bedrag;
2 = PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is netto bedrag;
3 = PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is netto/bruto bedrag.

De oude werking van deze werkgevercodes is overgezet naar de nieuwe werkgevercode 03686 t/m 03690 (zie hierna bij Nieuwe functionaliteit bij uit-dienst).

Er wordt een conversie uitgevoerd om van de vervallen waarde naar de nieuwe waarde over te stappen.

oude waarde werkgevercode 03602/03621/03622/03629/03630	nieuwe waarde werkgevercode 03602/03621/03622/03629/03630
4 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is bruto bedrag)	1 - PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is bruto bedrag
5 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is netto bedrag)	2 - PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is netto bedrag
6 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo verwerken als netto/bruto bedrag)	3 - PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is netto/bruto bedrag

Ook de bijbehorende invoercodes zijn aangepast. De naamgeving is veranderd in Betaling PB 1 t/m 5 bij uit-dienst. Met deze invoercodes kun je afwijken op werkgevercode 03602/03621/03622/03629/03630:

Gegeven: betaling PB 1 t/m 5 bij uit-dienst.
Vastleggen: invoercode 02614/02657/02658/03170/03171.
0 (of niet vastgelegd) = conform waarde van werkgevercode 03602/03621/03622/03629/03630;
1 = PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is bruto bedrag;
2 = PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is netto bedrag;
3 = PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is netto/bruto bedrag;

Er wordt een conversie uitgevoerd om van de oude naar de nieuwe waarde over te stappen. Deze conversie vindt plaats in uw HR systeem.

oude waarde invoercode 02614/02657/02658/03170/03171	nieuwe waarde invoercode 02614/02657/02658/03170/03171
4 - niet afrekenen saldo PB1/2/3/4/5/ bij uit-dienst	0 - conform waarde van werkgevercode 03602/03621/03622/03629/03630
5 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5/ bij uit-dienst (saldo is bruto bedrag)	1 - PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is bruto bedrag
6 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5/ bij uit-dienst (saldo is netto bedrag)	2 - PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is netto bedrag
7 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo verwerken als netto/bruto bedrag)	3 - PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst is netto/bruto bedrag

Afrekenen positieve / negatieve bedragen

Op de bestaande werkgevercodes en invoercodes kon je er voor kiezen om een saldo PB alleen af te rekenen als het saldo negatief was. Deze functie is overgezet naar nieuwe werkgevercodes:

Gegeven: PB 1 t/m 5 pos/neg bij uit-dienst.
Vastleggen: werkgevercode 03681/03682/03683/03684/03685.
0 of 1 = verrekenen positieve en negatieve bedragen;
2 = alleen verrekenen negatieve bedragen.

Wij voeren een conversie uit, waardoor de nieuwe werkgevercodes zo worden ingesteld dat er voor jou niets verandert, tenzij je zelf een mutatie vastlegt.

oude waarde werkgevercode 03602/03621/03622/03629/03630	nieuwe waarde werkgevercode 03681 t/m 03685
0 - niet afrekenen saldo PB1/2/3 bij uit-dienst	0 - Verrekenen positieve en negatieve bedragen
1 - afrekenen saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is bruto bedrag)	1 - Verrekenen positieve en negatieve bedragen
2 - afrekenen saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is netto bedrag)	1 - Verrekenen positieve en negatieve bedragen
3 - afrekenen saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo verwerken als netto/bruto bedrag)	1 - Verrekenen positieve en negatieve bedragen
4 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is bruto bedrag)	2 - Alleen verrekenen negatieve bedragen
5 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is netto bedrag)	2 - Alleen verrekenen negatieve bedragen
6 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo verwerken als netto/bruto bedrag)	2 - Alleen verrekenen negatieve bedragen

Er zijn nieuwe invoercodes aangemaakt waarmee je kunt afwijken van de bovenstaande werkgevercodes:

Gegeven: PB 1 t/m 5 pos/neg bij uit-dienst.
Vastleggen: invoercodes 01971 t/m 01975.
0 (of niet vastgelegd) = conform werkgevercode 03681 t/m 03685;
1 = verrekenen positieve en negatieve bedragen;
2 = alleen verrekenen negatieve bedragen.

Ook hier wordt een conversie uitgevoerd in het HR systeem vanaf de oude invoercodes naar de nieuwe:

oude waarde invoercode 02614/02657/02658/03170/03171	nieuwe waarde invoercode 01971 t/m 01975
0 - conform waarde van werkgevercode 03602/03621/03622/03629/03630	0 - conform werkgevercode 03681 t/m 03685
1 - afrekenen saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is bruto bedrag)	1 - verrekenen positieve en negatieve bedragen
2 - afrekenen saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is netto bedrag)	1 - verrekenen positieve en negatieve bedragen
3 - afrekenen saldo PB1/2/3/4//5 bij uit-dienst (saldo verwerken als netto/bruto bedrag)	1 - verrekenen positieve en negatieve bedragen
4  - niet afrekenen saldo PB1/2/3/4/5/ bij uit-dienst	0 - conform werkgevercode 03681 t/m 03685
5 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5/ bij uit-dienst (saldo is bruto bedrag)	2 - alleen verrekenen negatieve bedragen
6 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5/ bij uit-dienst (saldo is netto bedrag)	2 - alleen verrekenen negatieve bedragen
7 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo verwerken als netto/bruto bedrag)	2 - alleen verrekenen negatieve bedragen

Nieuwe functionaliteit bij uit-dienst

De keuze tussen wel of niet afrekenen bij uit-dienst en op welke manier, is ondergebracht op een reeks nieuwe werkgevercodes. Alle keuzemogelijkheden die je hebt voor vakantiegeld of eindejaarsuitkering zijn ook voor de PB’s toegevoegd.

Gegeven: afhandeling PB 1 t/m 5 bij uit-dienst.
Vastleggen: werkgevercode 03686 t/m 03690.
0 of 1 = niet afrekenen saldo PB bij uit-dienst;
2 = afrekenen saldo PB bij uit-dienst;
3 = reserveren saldo PB bij uit-dienst, afrekenen maand na uit-dienst;
4 = reserveren saldo PB bij uit-dienst, afrekenen in maand van uitbetaling;
5 = nulstellen saldo PB bij uit-dienst

Daarnaast is een reeks nieuwe invoercodes opgenomen, waarmee je kunt afwijken van de aansturing op werkgeverniveau. Op werknemerniveau heb je bovendien nog een extra optie voor het geval dat een medewerker na uit-dienst opnieuw in-dienst komt.

Gegeven: PB 1 t/m 5 afhandeling bij uit-dienst.
Vastleggen: invoercode 02837/02895/02899/02932/02957.
0 (of niet vastgelegd) = conform werkgevercode 03686 t/m 03690;
1 = niet afrekenen saldo PB bij uit-dienst;
2 = afrekenen saldo PB bij uit-dienst;
3 = reserveren saldo PB bij uit-dienst, afrekenen maand na uit-dienst;
4 = reserveren saldo PB bij uit-dienst, afrekenen in maand van uitbetaling;
5 = nulstellen saldo PB bij uit-dienst;
6 = opnieuw in-dienst, zonder tegenboeking van saldo PB dat is uitbetaald bij uitdiensttreding.

Toelichting

• Waarde 3: Wanneer de uit-dienst maand samenvalt met de vaste uitbetalingsmaand, wordt direct in de uit-dienst maand uitbetaald.
• Waarde 4: Er wordt uitbetaald in de maand van uitbetalen conform werkgevercode 03604/03605/03606/03642/03643 Uitbetalen PB 1 t/m 5 in laatste periode of werkgevercode 03624/03625/03626/03627/03628 Uitbetalen PB 1 t/m 5 in een vaste periode. De eerste situatie die zich voordoet is leidend.
• Waarde 5: Het saldo wordt op nul gesteld, ook wanneer je vanuit andere bronnen geld in het PB stort. Na uit-dienst kan het saldo niet meer opnieuw worden opgebouwd. Een uitbetaling tijdens de uit-dienst maand is nog wel mogelijk. Indien de vaste maand van uitbetalen samenvalt met de maand van uit-dienst, dan wordt het saldo uitbetaald. Als je dat niet wilt, kun je het saldo met een cumulatieve correctie op nul stellen.
• Waarde 6: Je legt deze waarde vast in de productie dat je het dienstverband opnieuw in-dienst meldt. Vanaf de eerstvolgende productie kun je de waarde weer wijzigen voor het geval dat het dienstverband in de toekomst opnieuw uit-dienst wordt gemeld.

Ook voor deze nieuwe codes wordt een conversie uitgevoerd, zodat de situatie ongewijzigd blijft totdat je zelf een mutatie vastlegt.

oude situatie werkgevercode 03602/03621/03622/03629/03630	nieuwe situatie werkgevercode 03686 t/m 03690
0 - niet afrekenen saldo PB1/2/3 bij uit-dienst	0 - niet afrekenen saldo PB bij uit-dienst
1 - afrekenen saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is bruto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst
2 - afrekenen saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is netto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst
3 - afrekenen saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo verwerken als netto/bruto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst
4 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is bruto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst
5 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is netto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst
6 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo verwerken als netto/bruto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst

oude situatie invoercode 02614/02657/02658/03170/03171	nieuwe situatie invoercode 02837/02895/02899/02932/02957
0 - conform waarde van werkgevercode 03602/03621/03622/03629/03630	0 - conform werkgevercode 03686 t/m 03690
1 - afrekenen saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is bruto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst
2 - afrekenen saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo is netto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst
3 - afrekenen saldo PB1/2/3/4//5 bij uit-dienst (saldo verwerken als netto/bruto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst
4 - niet afrekenen saldo PB1/2/3/4/5/ bij uit-dienst	1 - niet afrekenen saldo PB bij uit-dienst
5 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5/ bij uit-dienst (saldo is bruto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst
6 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5/ bij uit-dienst (saldo is netto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst
7 - afrekenen negatief saldo PB1/2/3/4/5 bij uit-dienst (saldo verwerken als netto/bruto bedrag)	2 - afrekenen saldo PB bij uit-dienst

Nulstellen cumulaties

Werkgevercode 99242 Code nulstellen cumulaties wordt gebruikt om in een productie collectief de opgebouwde rechten op een bepaalde post nul te stellen. Vanaf de huidige release worden de cumulatieve saldi PB 1 t/m 5 ook nulgesteld op dezelfde wijze als hierboven beschreven.

Met werkgevercode 99241 Code nulstellen cumulaties afwijkend kan worden afgeweken van werkgevercode 99242. Je kunt werkgevercode 99241 met een volgnummer opgeven dat aanduidt welk recht je wilt uitzonderen. Deze code is uitgebreid met 5 volgnummers voor de 5 persoonlijke budgetten:

• werkgevercode 99241 volgnr 011 = 1 saldo PB 1 niet nulstellen.
• werkgevercode 99241 volgnr 012 = 1 saldo PB 2 niet nulstellen.
• werkgevercode 99241 volgnr 013 = 1 saldo PB 3 niet nulstellen.
• werkgevercode 99241 volgnr 014 = 1 saldo PB 4 niet nulstellen.
• werkgevercode 99241 volgnr 015 = 1 saldo PB 5 niet nulstellen.

Actie

Indien je van de nieuwe functionaliteiten gebruik wilt maken, dan kun je de codes naar eigen voorkeur opgeven.

Jaarlijks worden medewerkers uit-dienst geschoond van de Payroll Gemal database om zo ruimte te maken voor data voor nieuwe medewerkers. Tot op heden werden medewerkers bewaard die na uitdiensttreding een saldo persoonlijk budget hadden staan dat niet was afgerekend. Dit is met ingang van de huidige release aangepast. Dat houdt in dat de medewerkers geschoond worden volgens de reguliere regels. Het moment van schonen kun je vastleggen op werkgevercode 03050 Code herrekenen vorig jaar.

Let op

• Als je het saldo PB van de werknemers wilt laten staan na uit-dienst, is het verstandig om werkgevercode 03051 vast te leggen met waarde 1 (= werknemers met datum uit-dienst vorig jaar worden 1 jaar bewaard). De  medewerkers blijven dan in het jaar van uitdiensttreden en het jaar daarna bewaard, zodat je het saldo alsnog kunt uitbetalen. Indien je dit niet doet, worden de medewerkers na afloop van het jaar van uitdiensttreden direct geschoond. Dit houdt in dat als de medewerker in december uit-dienst treedt en je bewaart het saldo PB, dan wordt deze medewerker direct in januari geschoond. Hierdoor ben je de medewerker en het saldo PB alsnog kwijt.

• Zoals hiervoor staat aangegeven worden er conversies uitgevoerd.
  Voorbeeld PB1: een aantal waardes van werkgevercode 03602 worden omgezet. Tevens worden de werkgevercodes 03681 en 03686 toegevoegd. De waarde daarbij is afhankelijk van de waarde bij werkgevercode 03602. Voor deze drie werkgevercodes kun je op werknemerniveau afwijken met de invoercodes 02614, 01971 en 02837. Als je voor 1 van de codes zelf een afwijkende waarde vastlegt, dan wordt de conversie niet Voorbeeld: je legt zelf een afwijkende waarde vast bij werkgevercode 03681, dan wordt de conversie voor werkgevercode 03602 en 03686 niet uitgevoerd. In een voorkomende situatie moet je dan zelf naast de mutatie voor werkgevercode 03681 ook een mutatie voor werkgevercode 03602 en 03686 vastleggen. Vergelijkbaar geldt hetzelfde als u een afwijkende waarde op werknemersniveau doet.
• De conversie wordt uitgevoerd in 2020-10, maar ook nog eens in 2020-11, 2020-12 en 2021-01. Als je in een van deze periodes een afwijkende waarde vastlegt, dan moet je dat in deze periodes doen voor alle drie betreffende werkgevercodes.

Oplevering in Beaufort in periode 11

Deze functionaliteit wordt door Beaufort in periode 11 opgeleverd. Dat betekent dat je:

• op werkgeverniveau volledig gebruik kunt maken van de nieuwe functionaliteit.
• in Beaufort in periode 10 de invoercodes 02614/02657/02658/03170/03171 Betaling PB 1 t/m 5 bij uit-dienst kunt vastleggen met waarde 0 t/m 3. Deze waarden zijn in de oude en nieuwe situatie gelijk en worden correct verwerkt.
• in Beaufort in periode 10 deze invoercodes niet kunt vastleggen met waarde 4 of hoger, anders keurt Payroll Gemal deze mutatie af met foutcode 111.

In periode 11 zal Beaufort de invoercodes converteren naar de nieuwe situatie. Je kunt de codes dan vastleggen met de gewenste waarde. Deze invoercodes zijn laatste stand gegevens; dat wil zeggen dat de huidige waarde altijd geldt. Je kunt de codes daarom niet met TWK vastleggen. In plaats daarvan leg je naast de code voor PB bij uit-dienst óók invoercode 02475 Beginperiode herrekening vast met waarde 1.

Gewijzigd en verbeterd

2020-10/3 Vooraankondiging: overzicht Staat salarissen en sociale lasten vervalt in november 2020

Eerder dit jaar hebben we aangekondigd dat enkele overzichten zullen vervallen [1]. Met ingang van november 2020 vervalt het overzicht Staat salarissen en sociale lasten tbv werkelijkheid en kun je dit niet meer afroepen.

Meer informatie

[1] Release notes 2020-05/1.

2020-10/4 Vooraankondiging: uitfaseren invoercodes 02356 en 02850

Invoercode 02356 Code SV

Deze code is per 1-9-2019 vervangen door de invoercodes 02122 Code WW, 02123 Code WIA en 02124 Code ZW en kan per 2021 niet meer opgegeven worden. Als overgangsfase is het in 2020 nog mogelijk om invoercode 02356 op te geven, waarna deze geconverteerd wordt in Payroll Gemal.

Invoercode 02850 Reden einde arbeidsovereenkomst

Deze code kan per januari 2021 niet meer opgegeven worden. De functionaliteit van de reden uit dienst is per januari 2020 overgenomen door invoercode 02846 Reden Einde Arb.O. Als overgangsfase is het in 2020 nog mogelijk om invoercode 02850 op te geven, waarna deze in Payroll Gemal geconverteerd wordt naar invoercode 02846.

Gegevensuitwisseling APG

De werkwijze blijft dit jaar (2020) nog ongewijzigd. Dat wil zeggen: je legt met invoercode 02861 de reden uittreden pensioenfonds vast ten behoeve van de verantwoording aan APG en met invoercode 02849/02850 de reden einde arbeidsovereenkomst ten behoeve van de loonaangifte [1]. De verwachting is dat met ingang van 2021 APG zal aansluiten bij de codering van de loonaangifte. We zullen je te zijner tijd hierover nader informeren.

Actie

• Indien je nog aanlevert met invoercode 02850, dan moet je deze aansturing wijzigen naar invoercode 02846.
• Overlijden (invoercode 02850 waarde 1) geef je op met invoercode 02100 Code overleden waarde 1.
• Indien je nog aanlevert met invoercode 02356, dan moet je deze aansturing wijzigen naar invoercodes 02122, 02123 en 02124.

Meer informatie

[1] Handleiding onderwerp APG, gegevensuitwisseling bij 3.5.

2020-10/5 Nogmaals: Afkeuren mutatie IKV-nummer of BSN later in het jaar

In de release voor september is een aanpassing gedaan waardoor het niet meer wordt toegestaan om het BSN te muteren voor een werknemer met een datum in-dienst voor 1 januari van het actuele jaar.

Melding en oplossing

Gebleken is dat een eventuele mutatie wel wordt afgekeurd met foutcode 181 zoals ook is geschreven, maar dat deze mutatie ten onrechte wel wordt opgenomen in de database en dus ook wordt gepresenteerd op onder andere het overzicht vaste persoonsgegevens (stamkaartje). Vanaf 2020-10 is de programmatuur van Payroll Gemal hierop aangepast.

Wet en regelgeving

Niet van toepassing

Opgeloste meldingen

2020-10/6 Namen werknemers ontbreken op resultatenoverzicht (change 2227054)

Vanaf release 2020-08 zijn de namen van werknemers weggevallen op het selectieve resultatenoverzicht. Dit is hersteld met ingang van deze release.

2020-10/7 Toelage over inpasnummer na uit-dienst (change 16488425)

In 2019 hebben we het mogelijk gemaakt om een percentage te berekenen over een inpasnummer dat dan als toelage maandelijks wordt uitbetaald [1]. Tevens kunt u hierbij ook aangeven dat het bedrag slechts naar rato wordt uitbetaald (bijvoorbeeld voor de medewerker die een taak van - hogere - andere functie erbij doet).

Melding en oplossing

We constateren dat bij een medewerker na uit-dienst de toelage ten onrechte door blijft lopen. We hebben dit in periode 10 met terugwerkende kracht tot periode 01 aangepast door rekening te houden met de factor salarisdagen.

Automatische herrekening 02

Waarschijnlijk heeft u bij wijze van oplossing de invoercode(s) inmiddels zelf op nul gesteld. Voor de volledigheid zullen we in periode 10 nog een automatische herrekening uitvoeren. U vindt deze herrekening terug op uw mutatieverslag met als reden 02. 

Meer informatie

[1] Handleiding onderwerp Bruto Diversen bij 3.26 Toelage over inpasnummer.

2020-10/8 Afwijkend vastgelegd uurloon verlofuur (change 2070535)

In de regel bepalen we in Payroll Gemal automatisch een uurloon voor salaris, ORT, overwerk, verlofuren etc. door het totaal van de uitvoercodes van de betreffende werkgevercode grondslag te delen door het aantal uren. Het resultaat wordt vervolgens als (toegepast) uurloon gepresenteerd met een uitvoercode. Daarnaast heb je vaak nog de mogelijkheid om op invoercodeniveau een afwijkend uurloon voor te schrijven. Het resultaat hiervan overschrijft dan de uitvoercode van het automatisch bepaalde uurloon. 

Bij de functionaliteit ‘verlofuren (ver)kopen’ kennen we ook het automatisch bepaalde uurloon dat wordt gepresenteerd met uitvoercode 02931 verlofuren-1 [1]. Daarnaast kennen we ook de mogelijkheid om op invoercodeniveau een afwijkend uurloon voor te schrijven met invoercode 02774 Afwijkend uurloon verlofuren-1 [1].

Melding en oplossing

De afwijkende waarde van het uurloon overschrijft hier echter niet de uitvoercode van de automatisch bepaalde uitvoercode 02931. Dit kon leiden tot onjuiste presentatie in Flex Benefits wanneer daar uitvoercode 02931 werd gebruikt voor de medewerker om uren te (ver)kopen. 

Met ingang van periode 10 hebben we dit aangepast in Payroll Gemal waardoor met de betreffende uitvoercode uurloon verlofuren ook het afwijkend vastgelegde uurloon (eventueel met opslag) wordt gepresenteerd. Om verschillen met al gedane keuzes te voorkomen, passen we dit niet met terugwerkende kracht aan.

Meer informatie

[1] De functionaliteit kent in totaal 8 verlofuren waarvoor hetzelfde geldt als hier beschreven voor verlof-uren-1:

invoercode/uitvoercode:
- 02774/02931 uurln verlofurn 1, toe te passen uurloon 1.
- 02775/02932 uurln verlofurn 2, toe te passen uurloon 2.
- 02787/02933 uurln verlofurn 3, toe te passen uurloon 3.
- 02788/02934 uurln verlofurn 4, toe te passen uurloon 4.
- 03142/02877 uurln verlofurn 5, toe te passen uurloon 5.
- 03143/02878 uurln verlofurn 6, toe te passen uurloon 6.
- 03144/02879 uurln verlofurn 7, toe te passen uurloon 7.
- 03145/02880 uurln verlofurn 8, toe te passen uurloon 8.

Eerder gepubliceerde nieuwsberichten

2020-10/9 Geen loonaangiftemeldingen in proefproductie bij nieuwe werknemer (change 2220567) [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

27 augustus 2020 - Bij een nieuwe werknemer werden in een proefproductie geen loonaangiftemeldingen gepresenteerd. De programmatuur van Payroll Gemal is per periode 09 hierop aangepast.

2020-10/10 UPA-intrekken geannuleerde registratienummers (vervolg) [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

16 september 2020 - In de release notes onderwerp 2020-09/4 UPA - intrekken geannuleerde registratienummers is het volgende geschreven:

“Als je in 2018 of eerder annuleringen hebt doorgevoerd, dan kun je deze annuleringen niet via Payroll Gemal meer doorvoeren. Deze dienstverbanden kun je verwijderen via de Handmatige correctie UPA van de module UPA .”

Echter, de mogelijkheid om het dienstverband te verwijderen via de Handmatige correctie UPA (HCU) is helaas nog niet beschikbaar. Voor het jaar 2018 of eerder adviseren wij je daarom om een nulaangifte in te dienen. Dit betekent dat in de HCU de volgende gegevens op nul moeten worden gesteld:

• aantal verloonde uren (AantVerlU)
• de verloonde uren voor regeling (AantVerlUPens)
• de contracturen (AantUCntrWk) OF het parttimepercentage (PtPerc)

Let op: je vult de contracturen of het parttimepercentage in. Als je beide gegevens invult, zelfs met waarde 0, valt de inkomstenverhouding uit en krijg je een foutmelding retour.

Het regelingloon blijft het gewone voltijdjaarsalaris. De medewerker blijft dan weliswaar een dag in-dienst staan, maar op deze wijze wordt er voor deze dag geen premie in rekening gebracht. De medewerker bouwt over deze dag geen pensioen op.

2020-10/11 Inpasnummer en salarisperiode 03 en 04 [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

18 september 2020 - Eerder dit jaar hebben we in Payroll Gemal een conversie uitgevoerd waarbij we voor medewerkers met een inpasnummer vastgelegd met invoercode 02351 (schaal/tabelnummer), dit inpasnummer overgezet hebben naar invoercode 02316 (inpasnummer). We constateren nu dat in periode 09 voor sommige medewerkers bij wie deze conversie speelde, salaris van de periodes 03 en 04 is teruggeboekt wanneer ze in periode 09 herrekend zijn.

We gaan dit aanpassen in periode 10 en een automatische herrekening uitvoeren. U kunt er ook voor kiezen om via een correctieproductie voor periode 09 dit nu te herstellen bij betrokken medewerkers. U doet dit door met terugwerkende kracht tot periode 03 in de vaste gegevens het voor de medewerker betreffende inpasnummer vast te leggen met invoercode 02316. U legt daarbij ook met terugwerkende kracht in de vaste gegevens invoercode 02351 (schaalnummer) en 02326 (anciënniteit) vast met waarde nul.

Lees meer...

CAO informatie

CAO sector Ambulancezorg

2020-10/17 Nieuwe ORT structuur

In de CAO sector Ambulancezorg art 4.9 is bepaald dat vanaf 1 oktober 2020 de ORT-systematiek wijzigt. In deze release hebben wij de CAO-ondersteuning aangepast, zodat de nieuwe systematiek wordt ondersteund.

Omdat ORT doorgaans pas een maand achteraf wordt betaald, zul je de nieuwe codes naar alle waarschijnlijkheid vanaf salarisproductie 2020-11 gaan gebruiken. Je betaalt in die productie immers de ORT uit over de diensten die in oktober zijn gewerkt.

Inrichting en uitbetaling ORT nieuwe stijl

De nieuwe ORT-percentages zijn door ons vastgelegd op de werkgevercodes 08116 t/m 08120 Percentage ORT 1 t/m 5. Je stuurt de ORT aan door met de bijbehorende invoercodes 01031 t/m 01034 en 01081 het aantal uren vast te leggen waarover de toeslag betaald moet worden. Het bedrag wordt gepresenteerd op de uitvoercode met hetzelfde nummer. De naamgeving van de in- en uitvoercodes hebben wij gewijzigd, zodat het percentage duidelijk tot uiting komt in de naamgeving. In- en uitvoercode 01031 krijgt bijvoorbeeld de omschrijving Uren ORT 22,00%.

werkgevercode	invoercode / uitvoercode	percentage ORT
08116	01031	22,00%
08117	01032	38,00%
08118	01033	47,00%
08119	01034	52,00%
08120	01081	60,00%

De ORT wordt maximaal berekend over inpasnummer 28. Hiertoe wordt werkgevercode 08214 Inpasnummer maximum uurloon ORT vastgelegd met waarde 9028 en werkgevercode 08012 Toepassen ORT maximum met waarde 1 (= maximering wordt toegepast).

Wij hebben in de CAO-ondersteuning de uitvoercodes van de nieuwe ORT opgenomen in dezelfde grondslagen als de uitvoercodes van de oude ORT.

Let op: als je ORT normaal gesproken een maand later uitbetaalt dan dat deze gewerkt is (je hebt werkgevercode 08011 Uurloon ORT vastgelegd met waarde 1), dan gelden de nieuwe percentages ook pas een maand later. Payroll Gemal werkt dan in productie 2020-10 dus nog met 0% voor elke hierboven genoemde code en pas in 2020-11 met de nieuwe percentages.

Actie

• Als je op werkgeverniveau de uitvoercodes voor de oude ORT (uitvoercodes 01471 t/m 01478) hebt toegevoegd of verwijderd uit grondslagen, dan dien je de uitvoercodes voor de nieuwe ORT (uitvoercodes 01031 t/m 01034 en 01081) op dezelfde wijze vast te leggen om geen verschillen te ervaren.
• Als je gebruik maakt van de optie om ORT in verlofuren om te zetten via de regeling '(ver)koop verlofuren 8', neem dan ook uitvoercode 01434 op in deze grondslagen, zodat de grondslagen evenredig verlaagd worden als de medewerker de ORT in verlof omzet.
• Als je de invoercodes voor ORT aanlevert via tijdregistratie, dan dien je de inrichting in die module te wijzigen, zodat je de nieuwe codes aan Payroll Gemal levert. HR Core Beaufort zal nadere instructies plaatsen voor deze wijziging.

ORT omzetten in vrije tijd

De CAO biedt aan de werknemer de mogelijkheid om de ORT om te zetten in vrije tijd. Je kunt deze regeling als volgt vormgeven:

Je kunt de ORT in Payroll Gemal op de gebruikelijke manier uitbetalen. Je legt daarnaast een aankoop verlofuren vast. Hiervoor gebruik je de standaardregeling in Payroll Gemal voor aankoop verlofuren 8. Wij hebben deze regeling in de CAO-ondersteuning ingericht voor de aankoop van verlof uit ORT. Daarnaast boek je de verlofrechten op in je verlofadministratie.

De inrichting

• Werkgevercode 03076 Verlofuren 8 code uurloon is vastgelegd met waarde 4 (= uurloon ORT).
• De aangekochte uren boek je op invoercode 01434. Het bedrag verschijnt op uitvoercode 01434. Wij hebben de naamgeving van beide codes gewijzigd in Aank verl ORT.
• ORT telt in de maandgrondslag PFZW. Wij hebben uitvoercode 01434 eveneens in deze grondslag opgenomen. Als de ORT wordt opgebouwd in vrije tijd is deze immers niet uitbetaald en daarmee niet pensioengevend. Voor het ABP heeft een aankoop van verlof geen effect op de grondslag.
• Wij hebben de vraag aan AZN voorgelegd of de omzetting van ORT in vrije tijd invloed heeft op de doorbetaling van ORT bij verlof, ziekte of tijdens een afbouwregeling. In afwachting van het antwoord, hebben wij nog geen grondslagen ingericht voor eventuele verlaging van deze regelingen. Dit brengt het risico met zich mee dat in een later stadium alsnog ORT tijdens verlof, ziekte of een afbouwregeling verlaagd moet worden. Als je toch de grondslag van deze regelingen al wilt verlagen, dan neem je uitvoercode 01434 op in de grondslagen van werkgevercode 55110 Afbouwregeling 1, werkgevercode 55111 ORT vakantieverlof en werkgevercode 55171 Ziekengeld ORT met waarde 1 (= tellen).
  Let op: voor een aankoop boek je het aantal uren negatief.

Voorbeeld

Een medewerker heeft er voor gekozen om ORT als verlof te sparen. In een maand verdient deze medewerker 10 uur 22% ORT en 10 uur 60% ORT. Je boekt deze ORT zoals gewoonlijk door zowel invoercode 01031 Urn ORT 22,00% als 01081 urn ORT 60,00% vast te leggen met waarde 10. Hierdoor wordt de ORT als bedrag uitbetaald op uitvoercodes 01031 en 01081.

Je vermenigvuldigt het aantal uren met het percentage: 10 uur x 22% + 10 uur x 60% = 8,2 uur

Je boekt 8,2 uur negatief op invoercode 01434 Aank verl ORT. Het inhoudingsbedrag wordt gepresenteerd op uitvoercode 01434.

Let op: als het salaris van de medewerker wordt gemaximeerd op inpasnummer 28, kan het verlof niet rechtstreeks berekend worden door het aantal uren ORT te vermenigvuldigen met het percentage ORT. Je dient het werkelijk uitbetaalde bedrag aan ORT te delen door het uurloon om tot het aantal uren verlof te komen.

Overgangsregeling

Er is een overgangsregeling van kracht voor werknemers die onverhoopt nadeel ondervinden van de nieuwe ORT regeling. Deze regeling is vermeld in artikel 4.9 lid 6 van de CAO. De regeling is zodanig vormgegeven dat deze niet door ons geautomatiseerd kan worden. Indien een medewerker aangeeft dat hij of zij meent recht te hebben op deze regeling, dan zal op basis van de roostergegevens bepaald moeten worden welk bedrag aan ORT de medewerker verdiend zou hebben onder de oude regeling. Dit bedrag kan worden vergeleken met het totaalbedrag aan ORT op de nieuwe regeling. Als de medewerker onder de nieuwe regeling meer dan 2% ORT heeft ingeleverd ten opzichte van de oude regeling, dan dien je het verschil uit te betalen als eenmalige uitkering. Je kunt deze betaling uitvoeren op een bruto diversen code naar keuze. Deze vergelijking wordt in februari 2022, 2023 en 2024 uitgevoerd over het voorliggende jaar.

Automatische herrekeningen

2020-10/20 Vermelding automatische herrekening in mutatieverslag

reden	omschrijving
02	Toelage over inpasnummer na uit-dienst (change 16488425)
03	CAO VVT - Bedrag oriëntatiebaan (change 2223196)

Werknemer- en werkgevergegevens

2020-10/21 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes

Nieuwe invoercodes

invoercode	omschrijving
01971 t/m 01975	PB 1 t/m 5 pos/neg bij uit-dienst
02837/02895/02899/02932/02957	PB 1 t/m 5 afhandeling bij uit-dienst

Gewijzigde invoercodes

invoercode	gewijzigde omschrijving
02614/02657/02658/03170/03171	betaling PB 1 t/m 5 bij uit-dienst

2020-10/22 Nieuwe/gewijzigde werkgevercodes

Nieuwe werkgevercodes

werkgevercode	omschrijving
03681/03682/03683/03684/03685	PB 1 t/m 5 pos/neg bij uit-dienst
03686 t/m 03690	afhandeling PB 1 t/m 5 bij uit-dienst

Gewijzigde werkgevercodes

werkgevercode	omschrijving
03602/03621/03622/03629/03630	betaling PB 1 t/m 5 bij uit-dienst