2021-01

[#1]

Algemeen

2021-01/1 Berichtgeving voor 2021

Deze release notes voor het nieuwe jaar worden relatief vroeg in december gemaakt. Op deze wijze bent u, mede gezien de feestdagen, tijdig op de hoogte van veranderingen in Payroll Gemal. Het komt echter voor dat wijzigingen in wet- en regelgeving laat in december of zelfs pas in januari definitief vastgesteld worden. Wij adviseren je dan ook regelmatig de Payroll Gemal community te raadplegen voor nagekomen nieuwsberichten.

Wijzigingen in januari

Per januari 2021 zijn zoals elk jaar in januari veel bedragen en percentages gewijzigd. Als deze wijzigingen tijdig bekend zijn dan worden deze voor de januari-productie door ons aangepast.

U moet hierbij denken aan:

• Algemene bedragen en percentages zoals voor de loonheffing en sociale premies die op uw overzicht specificatie werkgevergegevens met een A (Algemeen niveau) worden gepresenteerd.
• Percentages en franchisebedragen voor de pensioenregelingen.
• Minimumloon aanpassingen (zie verder in deze release notes).
• Fiscale bijtelling auto van de zaak (zie verder in deze release notes). 
• De CAO-bedragen en percentages die op uw overzicht specificatie werkgevergegevens met een C (CAO-niveau) worden gepresenteerd.
  • Let op: als je zelf een mutatie hebt vastgelegd (bij een werkgevercode staat dan een 'W'), dan blijft deze werkgeverwaarde staan en wordt door ons niet aangepast.
• De bedragen voor de diverse ziektekostenverzekeraars.
• NS Reiskostentabel maandtrajectkaart tweede klas.

Het kan zijn dat in de loop van januari nog wijzigingen voor percentages en bedragen door de regelgevers zoals de pensioenfondsen, de werkgeversverenigingen en de Belastingdienst gepubliceerd worden.

Wijzigingen die uiterlijk 8 januari bij ons bekend zijn, kunnen we nog in de januari-versie van Payroll Gemal opnemen. Wijzigingen die ons na deze datum bereiken, zullen we op zijn vroegst in de februari-versie met terugwerkende kracht opnemen, waarover wij je dan in de release notes informeren.

2021-01/2 Gemal Prognose wordt Visma Prognose

In de release notes van afgelopen oktober hebben we aangekondigd dat de Gemal Prognose oplossing alsnog tot het einde van 2020 wordt ondersteund om extra tijd te bieden om over te stappen op Visma Prognose. Op basis van feedback van meerdere klanten is er besloten tot doorontwikkeling van Visma Prognose. Het betreft functionaliteit om meerdere ceanummers te ondersteunen en het toevoegen van een centraal overzicht (periode gegevens en jaartotalen per medewerker).

Daarom zijn we tot het besluit gekomen de de-activatie van Gemal Prognose nog éénmaal uit te stellen tot 1 juni 2021, zodat aanvullende functionaliteit in Visma Prognose gerealiseerd kan worden.

Door middel van kennissessies en tips & tricks zullen we je verder informeren over de mogelijkheden en het gebruik van Visma Prognose. Details van de gegevensaanlevering aan Visma Prognose en uitleg van de functionaliteiten vind je beschreven in de handleiding in de community. Wil je meer weten over de overstap of behoefte aan een kennissessie; neem dan contact op met je customer success manager, die helpt je graag met een zorgeloze ingebruikname van deze nieuwe oplossing.

2021-01/3 Nieuwe wijze van synchronisatie Betaalmanager - nadere uitleg

In de release notes 2020-12/14 hebben we de nieuwe wijze van synchronisatie Betaalmanager geïntroduceerd. Naar aanleiding van vragen van klanten willen we hier verdere uitleg geven.

Je vindt het synchroniseren in Gemal Direct Inrichting in de Speciale Productie met productiejaar 2020 onder Afroep overzichten > Bestanden > Synchronisatie Betaalmanager.

Je kunt kiezen salarisbetalingen/-afdrachten te synchroniseren per periode: in dat geval moet je bij alle gewenste instellingen de 1e en/of 3e vinkbox aanvinken: de betaling wordt dan gesynchroniseerd voor de hele periode.

Dit blijft ook mogelijk via Afroep overzichten/bestanden > Afroep variabel met de lijstnummers 6202 (salaris) en lijstnummer 6204 (afdrachten). Ook dan per instelling opgeven of in Gemal Direct Inrichting deze lijstnummers kopiëren naar alle instellingen.

Je kunt ook kiezen om vanaf een gekozen productie (= afroepnummer) te synchroniseren. Dit doe je altijd in instelling 0001; het synchroniseren vindt dan plaats op basis van hetgeen in de afroepnummers beschikbaar is, dus ook eventueel hogere instellingsnummers lopen mee in de synchronisatie.

Let op

• De salarisbetalingen en/of de aanvullende correctie-productie betalingen kun je nog steeds synchroniseren met één betaaldatum.
• Afdrachten houden dezelfde betaaldatum: de betaaldatum uit het Afdrachtensysteem blijft van toepassing. In de Betaalmanager kun je de betaaldatum desgewenst alsnog aanpassen.
• Vorderingen worden niet gesynchroniseerd: wanneer er sprake is van een vordering en een betaling in een latere/eerdere aanvullende productie, moet je daar zelf op ingrijpen en deze handmatig salderen.

Jaarovergang

2021-01/4 UPA en datum uit-dienst 31-12

Als je in januari wijzigingen wilt doorvoeren over 2020, dan adviseren wij je dat te doen in een aanvullende correctie-productie over 2020-12. Dit is ook nog mogelijk als de salarisrun van januari al heeft gedraaid. Met deze correctierun over december van het vorige jaar worden de benodigde berekeningen en aanleveringen naar de pensioenfondsen en de Belastingdienst in het vorige jaar afgehandeld. De aanpassing kun je laten doorwerken naar januari in een correctierun over 2021-01 via invoercode 03030 Opnieuw berekenen correctieperiode.

Je kunt in periode 01 voor een medewerker een datum uit-dienst vastleggen van 31-12 van het vorig jaar. Dit moet in de UPA-aanlevering leiden tot een datum einde inkomstenverhouding 31-12. Deze datum heeft betrekking op het vorig jaar en mag van UPA dus ook alleen in een bestand over vorig jaar worden aangeleverd.

Het UPA-bestand over vorig jaar wordt echter in Gemal alleen aangemaakt wanneer je een herrekening over vorig jaar vastlegt. Omdat je in januari niet kunt herrekenen, moet je in periode 02 voor de medewerker invoercode 02475 Beginperiode herrekening vastleggen met waarde 202012 om het bestand UPA over vorig jaar af te roepen.

Het blijkt dat deze herrekening in voorgaande jaren soms is vergeten. Als dat het geval is, dan is de einddatum niet aan het pensioenfonds doorgegeven met terugwerkende kracht naar de periode uit-dienst. Dit kan bij sommige pensioenfondsen er toe leiden dat het dienstverband niet wordt afgemeld bij het pensioenfonds. Het pensioenfonds blijft dan facturen sturen voor het betreffende dienstverband of geeft een foutmelding dat er ontbrekende perioden zijn voor het dienstverband.

• Als je de melding hebt gekregen dat er perioden ontbreken en de datum uit-dienst is 31-12-2019, dan kun je dit nog herstellen door in een aanvullende correctie-productie over 2020-12 het dienstverband te herrekenen. Je legt dan invoercode 02475 Beginperiode herrekening vastleggen met waarde 201912.
• Ook kun je de datum uit-dienst zelf invoeren via het portaal voor Handmatige Correctie UPA. Over 2019 kan dat vanaf 2021-02. Over eerdere jaren kan dat op elk gewenst moment.

Gewijzigd en verbeterd

2021-01/5 Vooraankondiging: reiskosten woon-werk op declaratiebasis

Per 2021 verandert het fiscale regime voor de vergoeding van reiskosten voor woon-werkverkeer bij thuiswerk. Om extra ondersteuning te bieden in deze situatie ontwikkelen wij nieuwe functionaliteit waarmee reiskosten en/of fiscale kilometers woon-werk op declaratiebasis vergoed kunnen worden.

Wij verwachten deze functionaliteit te leveren in release 2021-02. De uitleg bij deze functionaliteit plaatsen wij alvast onder voorbehoud in deze release notes als vooraankondiging.

Je kunt je dan alvast voorbereiden indien je de functionaliteit per 2021-02 (eventueel met terugwerkende kracht naar 01-2021) wilt gebruiken.

Nieuwe regeling 'Reiskosten woon-werk op declaratiebasis' per periode 02

Gemal kent aparte functionaliteit voor woon-werkverkeer en voor zakelijke reizen. De vergoeding wordt op een andere wijze berekend en ook de fiscale vrijstelling van de reiskosten wordt via een apart traject bepaald. De berekeningen van woon-werkverkeer zijn gebaseerd op een vaste reisafstand tussen de woonplaats en het werkadres, die een bepaald aantal keren per maand wordt afgelegd. Hoewel Gemal vele keuze-opties kent, is het uitgangspunt altijd de vaste reisafstand.

Dit uitgangspunt blijkt in steeds meer situaties niet aan te sluiten bij de praktijk. Veel bedrijven kennen meer dan één werklocatie en werknemers zijn soms wisselend op deze locaties aanwezig. Daardoor verschilt de reisafstand voor woon-werkverkeer per dag. Om deze reden is de wens geuit om een vergoeding van woon-werkverkeer op declaratiebasis mogelijk te maken, zoals dat voor zakelijke reiskosten al mogelijk is.

Per 2021 is deze wens groter geworden vanwege een veranderend fiscaal regime voor de vergoeding van reiskosten aan werknemers die veel thuiswerken. In 2020 mocht een vaste vergoeding die was afgesproken vóór 13 maart 2020 onbelast worden doorbetaald.

Vanaf 2021 mogen alleen de werkelijke reiskilometers nog onbelast worden vergoed tegen maximaal 19 ct/km. Veel CAO-koepels en werkgevers hebben al aangegeven hun vergoeding te gaan baseren op dit nieuwe regime. Ook in deze situatie is het wenselijk om woon-werkkilometers te kunnen declareren.

Let op: deze wijziging is in verband met de lockdown uitgesteld tot 02-2021. In 01-2021 mag je een vaste reiskostenvergoeding die is overeengekomen vóór 13 maart 2020 nog onbelast blijven betalen. Over verder uitstel wordt in januari 2021 besloten.

In de situatie dat je wel de vaste reiskostenvergoeding blijft doorbetalen die vóór de coronacrisis is afgesproken, dien je ook de werkelijke reiskilometers vast te leggen ten behoeve van de fiscale afhandeling. Ook voor deze situatie is functionaliteit toegevoegd.

Kilometerregelingen voor woon-werkverkeer

Vanaf periode 2021-02 kun je de bestaande kilometerregelingen voor zakelijke reiskosten aanmerken als een regeling voor woon-werkverkeer. Je kunt op deze regelingen reiskosten vergoeden tegen een vast bedrag per kilometer of via een staffel. Om het type reis te kunnen duiden hebben wij een nieuwe werkgevercode geïntroduceerd:

Gegeven: type reis kilometerregeling.
Vastleggen: werkgevercode 26270 (volgnr 1 t/m 15).
0 (of niet vastgelegd) = zakelijke reis;
1 = woon-werkverkeer.

Als je deze werkgevercode vastlegt, worden de kilometers die je opgeeft op deze kilometerregeling geteld als kilometers woon-werkverkeer (uitvoercode 01885) in plaats van kilometers zakelijke reizen (uitvoercode 01889) ten behoeve van de berekening van het fiscaal vrijgestelde bedrag aan vergoeding.

De uitbetaling van de gekozen kilometerregeling wordt getoetst aan de berekende fiscale vrijstelling voor woon-werkkilometers (uitvoercode 01667) in plaats van die voor zakelijke reizen (uitvoercode 01668).

Uitbreiding aansturing kilometerregelingen

In de oude situatie kon je op werkgeverniveau 15 kilometerregelingen definiëren. Per werknemer kon je maximaal 5 van deze regelingen toepassen. Met ingang van deze release hebben we dit verruimd naar 10 regelingen per werknemer. Je hebt daardoor ruimte om een inrichting voor woon-werkverkeer te maken zonder dat je een zakelijke regeling hoeft te schonen.

De volgende invoercodes zijn toegevoegd:

Gegeven: kilometerregeling 6 t/m 10.
Vastleggen: invoercode 01905/01907/1909/19011/01913.

Deze invoercodes zijn functioneel gelijk aan invoercodes 02571/02573/02575/02577/02579 Kilometerregeling 1 t/m 5. Ze worden gebruikt om een invoercode uit de volgende sectie te koppelen aan een inrichting op werkgeverniveau. Zie verder de Gemal handleiding: Reiskosten, zakelijke reizen bij 3.4.

Gegeven: aantal kilometers kilometerregeling 6 t/m 10.
Vastleggen: invoercodes 01906/01908/1910/01912/01914.

Deze invoercodes zijn functioneel gelijk aan invoercodes 02572/02574/02576/02578/02580 Aantal kilometers kilometerregeling 1 t/m 5. Op deze invoercodes worden de te vergoeden kilometers vastgelegd. De kilometers worden vergoed conform de staffel die is ingericht op de gekoppelde kilometerregeling. Zie verder de Gemal handleiding: Reiskosten, zakelijke reizen bij 3.4.

Met de werkgevercodes 26255 t/m 26269 kun je een uitvoercode kiezen voor kilometerregeling 1 t/m 15. Er was keuze uit 7 uitvoercodes. Dat aantal wordt uitgebreid naar 10 stuks, zodat elke regeling die bij een werknemer wordt aangestuurd een eigen uitvoercode kan hebben.

Het waardebereik van genoemde werkgevercodes is uitgebreid met de volgende waardes:

7 = uitvoercode 00981 vergoeding dienstreis 8.
8 = uitvoercode 00670 vergoeding dienstreis 9.
9 = uitvoercode 00671 vergoeding dienstreis 10.

Als je de regeling gebruikt voor woon-werkverkeer, dan kun je indien gewenst de omschrijving van de uitvoercode zelf wijzigen. Dat doe je in Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > in- en uitvoercodes > tekst bij uitvoercode.

Declareren fiscale kilometers bij doorbetalen vaste vergoeding tijdens thuiswerk

Het is mogelijk dat je je werknemer een vaste overeengekomen reiskostenvergoeding blijft betalen op basis van het contractueel overeengekomen werkdagen.

Als de werknemer in praktijk (wegens thuiswerk of andere redenen) minder dan 128 dagen op fulltime basis naar kantoor reist, is de vergoeding slechts fiscaal vrijgesteld tegen 19 ct per werkelijke reiskilometer. In die situatie kun je er voor kiezen om de automatische berekening van de fiscale reiskilometers uit te schakelen. Je kunt dan maandelijks de werkelijk gereisde kilometers opgeven met een nieuwe invoercode:

Gegeven: fiscale kilometers woon-werk declaratie.
Vastleggen: invoercode 01970.

Wat moet je doen?

Als je gebruik wilt maken van deze nieuwe functionaliteit, dan dien je zelf een kilometerregeling in te richten. Hoe je dat doet lees je in de Gemal handleiding onder Reiskosten, zakelijke reizen (wordt gewijzigd in Reiskosten op declaratiebasis).

Als je de automatische bepaling van de fiscale reiskilometers voor een individuele werknemer wilt uitschakelen, kun je invoercode 02372 Fiscale reisafstand woon-werk en invoercode 02508 Reisbewegingen verwijderen.

Als je de automatische bepaling van fiscale reiskilometers op werkgeverniveau wilt uitschakelen, dan leg je de volgende codes vast:

• Werkgevercode 26300 Code reisdagen met waarde 0;
• Werkgevercode 26400 Werkwijze vaststellen fiscaal vrijgesteld bedrag met waarde 0 (= cumuleren woon-werk en zakelijk) of 1 (= niet cumuleren woon-werk en zakelijk).

Ook in deze situatie verwijder je bij al je werknemers invoercodes 02372 Fiscale reisafstand woon-werk en 02508 Reisbewegingen.

2021-01/6 Functionaliteit Speciale werknemer opgesplitst

Onder invoercode 02345 Speciale werknemer zijn vanuit oudsher verschillende functionaliteiten ondergebracht [1].

Bij het invoeren van nieuwe regelgeving of wijzigingen is er soms een 'conflict' dat voor een werknemer meer dan 1 van de betreffende functionaliteiten (waardes) van invoercode 02345 van toepassing zijn. In het recente verleden zijn al enkele waardes van invoercode 02345 omgezet naar aparte (nieuwe) invoercodes.

Per 2021-01 wordt invoercode 02345 in haar geheel opgesplitst in aparte nieuwe invoercodes. Voor 2020 blijft invoercode 02345 onveranderd van kracht. Als je invoercode 02345 voor 2021 vastlegt, zal Payroll Gemal deze mutatie afkeuren met foutcode 099 - invoercode is komen te vervallen.

Huidige waardes invoercode 02345

2 = 30%-regeling 1;
3 = 30%-regeling 2;
4 = voor de werknemer is zowel een 30%-regeling (waarde 2) als een solistische functie (waarde 9) van toepassing. Alle rekenregels voor waarde 2 en 9 uitvoeren;
5 = voor de werknemer is zowel een 30%-regeling (waarde 3) als een solistische functie (waarde 9) van toepassing;
6 = de werknemer vallend onder wachtgeldregeling zorgsector;
7 = de werknemer is student/scholier met kwartaaltabel voor loonbelasting/ premieheffing;
9 = solistische functie, werknemers met een arbeidsovereenkomst van meer dan 36 uur.

Nieuwe invoercodes

Gegeven: 30%-regeling.
Vastleggen: invoercode 02836.
0 (of niet vastgelegd) = niet van toepassing;
1 = 30%-regeling 1;
2 = 30%-regeling 2.

Gegeven: wachtgelder (zorg).
Vastleggen: invoercode 02845.
0 (of niet vastgelegd) = niet van toepassing;
1 = de werknemer vallend onder wachtgeldregeling zorgsector;

Gegeven: kwartaaltabel LH
Vastleggen: invoercode 02889
0 (of niet vastgelegd) = niet van toepassing;
1 = de werknemer is student/scholier met kwartaaltabel voor loonbelasting/ premieheffing.

Voor solistische functies is in periode 2020-05 al de nieuwe invoercode 03155 opgenomen.

In periode 2021-01 wordt hiervoor nog een conversie uitgevoerd (zie ook release notes 2020-05) van de huidige waarde naar de nieuwe invoercodes:

• waarde 2 en 3 van invoercode 02345 wordt invoercode 02836 waarde 1 en 2.
• waarde 4 en 5 van invoercode 02345 komen te vervallen.
• waarde 6 van invoercode 02345 wordt invoercode 02845.
• waarde 7 van invoercode 02345 wordt invoercode 02889.
• voor waarde 9 is per periode 05 invoercode 03155 Solistische functie opgenomen.

Hoe werkt het nu?

De bestaande berekeningen en presentaties blijft onveranderd van toepassing in 2020. De aanpassing die in 2021-01 wordt doorgevoerd, betreft enkel en alleen de aansturing ervan.

Actie

Vanaf 2021-01 leg je de betreffende functionaliteit vast met de nieuwe invoercodes.

De conversie wordt gedaan in de salarisproductie van 2021-01. Daar wordt gekeken of invoercode 02345 aanwezig is op de database in de laatste salaris/correctie productie van 2020. In deze januari-productie kun je geen mutaties meer vastleggen met invoercode 02345.

Als je in de januari-productie een mutatie vastlegt met een van de nieuwe invoercodes dan overschrijft die mutatie de eventuele conversie van de betreffende functionaliteit.

Voorbeeld:
Werknemer heeft invoercode 02345 waarde 6. Deze wordt geconverteerd naar invoercode 02845 waarde 1. Als je in de januari-productie invoercode 02845 vastlegt, dan overschrijft dat de conversie. Als je bij dezelfde werknemer echter invoercode 02889 vastlegt met waarde 1 en invoercode 02845 niet zelf muteert, dan wordt de conversie van invoercode 02345 waarde 6 naar invoercode 02845 wel uitgevoerd.

Meer informatie

[1] Handleiding onderwerp Werknemergegevens bij 3.6.

2021-01/7 Uitfaseren invoercodes 02356 en 02850

Invoercode 02356 Code SV

Deze code is per 1-9-2019 vervangen door de invoercodes 02122 Code WW, 02123 Code WIA en 02124 Code ZW en kan per 2021 niet meer opgegeven worden. Als overgangsfase was het in 2020 nog mogelijk om invoercode 02356 op te geven, waarna deze geconverteerd werd in Payroll Gemal.

Invoercode 02850 Reden einde arbeidsovereenkomst

Deze code kan per januari 2021 niet meer opgegeven worden. De functionaliteit van de reden uit dienst is per januari 2020 overgenomen door invoercode 02846 Reden Einde Arb.O. Als overgangsfase was het in 2020 nog mogelijk om invoercode 02850 op te geven, waarna deze in Payroll Gemal geconverteerd werd naar invoercode 02846.

Gegevensuitwisseling APG

De werkwijze blijft in 2020 nog ongewijzigd. Dat wil zeggen: je legt met invoercode 02861 de reden uittreden pensioenfonds vast ten behoeve van de verantwoording aan APG en met invoercode 02846/02850 de reden einde arbeidsovereenkomst ten behoeve van de loonaangifte [1]. De verwachting is dat met ingang van 2021 APG zal aansluiten bij de codering van de loonaangifte. Zie ook verder in deze release notes bij 'Pensioenfonds ABP - Wijziging aanlevering per 2021' en 'Pensioenfonds PWRI - Wijziging aanlevering per 2021'. 

Actie

• Indien je nog aanlevert met invoercode 02850, dan moet je deze aansturing wijzigen naar invoercode 02846.
• Overlijden (invoercode 02850 waarde 1) geef je op met invoercode 02100 Code overleden waarde 1.
• Indien je nog aanlevert met invoercode 02356, dan moet je deze aansturing wijzigen naar invoercodes 02122, 02123 en 02124.

Meer informatie

[1] Handleiding onderwerp APG, gegevensuitwisseling bij 3.5.

2021-01/8 Loondoorbetaling bij ziekte op basis van uren

Bij verzuim van een medewerker wegens ziekte, zwangerschap of ziekte ten gevolge van zwangerschap, was het altijd gebruikelijk om ziektedagen vast te leggen in combinatie met een percentage ziek. Voor uurloners was er de optie om ziekte-uren vast te leggen. Deze optie was opengesteld voor maandloners, maar bij hen werden de uren eerst automatisch omgezet in dagen voor de verdere berekening. In de berekening van het ziekengeld werd vervolgens gerekend met de factor ziektedagen / SV dagen.

Het vastleggen van ziektedagen en de berekening met SV-dagen past in steeds meer situaties niet bij de werkelijkheid. Medewerkers werken steeds vaker niet standaard 8 uur per dag en van maandag t/m vrijdag. De berekening van ziekengeld bij medewerkers met onregelmatige roosters sluit daardoor vaak niet goed aan bij de werkelijke situatie. Om deze reden hebben diverse klanten reeds op het Ideeën forum en via de gebruikersgroepen en klantendagen de wens aangegeven dat de ziekengeldberekening op basis van uren wordt vernieuwd.

Hoe werkt het vanaf deze release?

De berekening van ziekengeld op basis van uren bij maandloners is in Payroll Gemal vernieuwd. Als je ziekte, zwangerschap of ziekte ten gevolge van zwangerschap nu vastlegt in uren, wordt er net als bij uurloners een uurloon ziekengeld bepaald.

Dit uurloon wordt vermenigvuldigd met het aantal ziekte-uren en eventueel met een opgegeven ziektepercentage. Het resulterende bedrag bepaalt het ziekteverzuim (uitvoercode 01337) en de loondoorbetaling (uitvoercodes 00985 en 01339).

Om het uurloon ziekengeld te bepalen, deelt Payroll Gemal de grondslag ziekengeld (werkgevercode 55170) uit de vorige periode door de verloonde uren ziekengeld. De verloonde uren ziekengeld worden bepaald aan de hand van een nieuwe grondslag (werkgevercode 55169 Uitvoercodes in grondslag ziekengeld uren) en gepresenteerd met de nieuwe uitvoercode 02046 gr urn ziekengeld.

In deze grondslag worden alleen de uren geteld die corresponderen met de vaste werkuren van de medewerker. Hiermee kan een zuiver uurloon tijdens ziekte worden berekend.

Ziekengeld wordt doorgaans berekend over een referteperiode. Daarom hebben wij grondslag van werkgevercode 55169 technisch gegenereerd over 2020. Dat betekent dat Payroll Gemal over heel 2020 rekent alsof de uitvoercodes 02281 uren maandloner en 01844 uren uurloner (en voor CAO 35 - ziekenhuizen uitvoercode 01619 uren generatiebeleid toelage) al in deze grondslag waren opgenomen. Dat zijn dezelfde uitvoercodes die ook in de algemene ondersteuning zijn opgenomen in deze grondslag. Je kunt dus direct vanaf 2021-01 deze nieuwe functionaliteit gebruiken.

Naast de berekening van het ziekengeld, zijn er ook een tweetal verwante aanpassingen doorgevoerd:

Factoren ziek, zwanger en ziek tgv zwangerschap

Bij het vastleggen van ziekengeld op basis van uren bij maandloners, worden de factoren ziek (uitvoercode 01990), zwanger (uitvoercode 01872) en ziek ten gevolge van zwangerschap (uitvoercode 01883) ook berekend op basis van uren. Hierbij wordt rekening gehouden met het percentage WAO-WIA (invoercode 02618) en ziekengeld meerwerk (uitvoercode 01190) zoals dat ook gebeurt bij het vastleggen in dagen.

Dagloon bij benadering

Als je een uitkering van UWV doorbetaalt aan de medewerker en je hebt nog geen dagloon vastgelegd, dan berekent Payroll Gemal een dagloon bij benadering. Bij vastlegging in dagen x percentage, werd het dagloon al omgerekend met het percentage ziek.

De vastlegging in uren was gericht op uurloners en kende daardoor geen omrekening met een percentage ziek. Nu uren ziek ook bij maandloners vastgelegd kunnen worden, kan het wenselijk zijn om het dagloon toch met een percentage om te rekenen. Daarom kun je nu de invoercodes 02434 Percentage ziek en 02488 Percentage ziek tgv zwangerschap ook vastleggen in combinatie met uren ziek of ziek tgv zwangerschap. Het bijbehorende dagloon bij benadering zal dan worden omgerekend met het opgegeven percentage.

Let op: zoals je reeds gewend was, wordt uitvoercode 01778 dagloon bij benadering zelf niet omgerekend, maar wordt het omgerekende bedrag wel getoond op de uitvoercode die bij de uitkering zelf hoort. Dat zijn:

- uitvoercode 01761 dagloon ZW.
- uitvoercode 01687 dagloon ziek tgv zwanger.
- uitvoercode 01746 dagloon WAZO (zwangerschapsuitkering).

Doorbetaalde componenten tijdens ziekte

De berekening van doorbetaalde componenten tijdens ziekte is tevens vernieuwd. Dit betreft de doorbetaling van ORT, overwerk, bereikbaarheidsdiensten en meerwerk tijdens ziekte.

1. Vereenvoudigde berekening referteperiode

In de oude situatie werden ziektedagen (maandloners) of ziekte-uren (uurloners) (uitvoercode 02015) niet meegeteld in de referteperiode, omdat tijdens deze dagen of uren ook geen component verdiend kon worden. Dit maakte de berekening van de referteperiode echter ingewikkeld.

Bij de berekening van ORT tijdens verlof was dit reeds op een eenvoudiger manier opgelost: door ORT tijdens verlof in zijn eigen grondslag op te nemen. Doordat de doorbetaalde ORT reeds een gemiddelde is van de voorgaande periode, krijgt de medewerker bij meerdere perioden van verlof achter elkaar nog steeds zijn gebruikelijke ORT betaald, zonder dat de referteperiode omgerekend hoeft te worden.

Analoog aan deze functionaliteit zijn nu ook de uitvoercodes voor componenten en kortingen daarop tijdens ziekte opgenomen in hun eigen grondslag.

• uitvoercodes 01035 ziekengeld ORT en 01319 korting vaste ORT zijn opgenomen in de grondslag van werkgevercode 55171 Uc grslg ziekengeld ORT.
• uitvoercode 01085 ziekengeld OVW is opgenomen in de grondslag van werkgevercode 55172 Uc in grslg ziekengeld OVW.
• uitvoercodes 01397 ziekengeld BRD en 01400 korting vaste BRD zijn opgenomen in de grondslag van werkgevercode 55173 Uc in grslg ziekengeld BRD.
• uitvoercode 01190 is opgenomen in de grondslag van werkgevercode 55174 Uc grslg ziekengeld meerwerk.

Als je in 2021 ziektedagen of -uren opgeeft, dan rekent Gemal met de vernieuwde formule. De referteperiode voor de doorbetaling van componenten kan echter (deels) in 2020 liggen. Wij hebben een aanpassing in de programmatuur gedaan, waardoor Gemal in deze situatie automatisch de hierboven genoemde componenten in de grondslag ziekengeld telt voor zo ver de referteperiode betrekking heeft op 2020. Hiermee sluiten de grondslag en de formule op elkaar aan.

2. Doorbetaling componenten bij ziekte op basis van uren of dagen

In de oude situatie werd de berekening van componenten gekoppeld aan invoercode 02322 Code soortloner. Bij maandloners werd altijd gerekend op basis van ziektedagen (x percentage) en bij uurloners op basis van ziekte-uren.

Je kunt bij maandloners nog steeds ziektedagen vastleggen, in dat geval wordt de oude berekening uitgevoerd met uitzondering van de aanpassing aan de referteperiode zoals hierboven beschreven.

Je kunt zowel bij maandloners als bij uurloners ziekte-uren vastleggen. De berekening wordt dan uitgevoerd op basis van de grondslag die bij de doorbetaalde component hoort (grondslag 55171 t/m 55174) en grondslag 55169 Uc gr ziekengeld uren.

De naamgeving van uitvoercode 02015 gew ziektedagen is gewijzigd in ziekte eenheden.

Bij het vastleggen van ziekte in dagen, worden op deze uitvoercode nog steeds de gewogen ziektedagen getoond. Bij vastlegging in uren worden hier de gewogen ziekte-uren getoond.

Op het overzicht ZW meldingen is eveneens een wijziging in de naamgeving doorgevoerd. Onder het kopje Algemene gegevens wordt nu niet meer gesproken over DGN ZK en DGN ZW maar ENH ZK en ENH ZW. Het getal dat in deze kolom getoond wordt betreft dagen bij opgave in dagen en uren bij opgave in uren.

3. Werkgevercode 08022 vervalt

Werkgevercode 08022 Afwijkende jaaruren tbv omrekening ziekte-uren is vanaf 2021 niet meer te gebruiken. Deze code werd gebruikt om bij maandloners de opgave in uren om te zetten naar dagen middels een afwijkend aantal jaaruren. Nu uren bij maandloners niet langer omgezet worden, is werkgevercode 08022 overbodig. Correctie over 2020 is nog wel mogelijk.

Actie

Als je ziekengeld wilt vastleggen op basis van uren bij maandloners, dan dien je de grondslag van werkgevercode 55169 Uitvoercodes in grondslag ziekengeld uren te controleren. Wij hebben deze nieuwe grondslag ingericht met de urencomponenten van de vaste maandelijkse werkuren (dus niet incidentele meeruren).

Als je structureel maandelijks betalingen verricht en de bijbehorende urencomponent die bij die betalingen hoort is niet opgenomen in de grondslag van werkgevercode 55169, dan kun je die component zelf toevoegen.

Aandachtspunt: als een werknemer de hele maand ziek is geweest, dan leg je het aantal uren vast dat je werknemer gemiddeld per maand werkt. Je vindt de fulltime norm per maand op werkgevercode 03300. Werkt je werknemer parttime, dan reken je het aantal op te geven uren om naar rato. Hiermee voorkom je verschillen in het ziekengeld wanneer een maand korter of langer duurt.

Het is belangrijk dat je één consistente wijze van vastleggen gebruikt voor al je medewerkers.

• Als je in dezelfde periode zowel ziektedagen als ziekte-uren opgeeft, dan verloopt de berekening onjuist.
• Uitvoercode 02015 ziekte eenheden en het overzicht ZW meldingen tonen uren of dagen ziekte, afhankelijk van je wijze van vastleggen. Wanneer je beide systemen door elkaar gebruikt, dan worden zowel de berekening als het overzicht ZW meldingen onduidelijk.

2021-01/9 Doorbetaling componenten ziekte bij re-integratie

Als een werknemer ziek wordt, dan heeft die werknemer recht op loondoorbetaling. Onder dit loon vallen ook (variabele) looncomponenten zoals ORT, bereikbaarheidstoeslag, overwerk en meerwerk. Meestal wordt bij aanvang van de ziekte bepaald wat de medewerker aan toeslagen en extra uren gemiddeld verdiende over een periode voorafgaand aan de ziekte. Dat gemiddelde bedrag krijgt de werknemer dan doorbetaald.

Na een periode van ziekte gaat een werknemer vaak niet direct volledig aan het werk. Er is dan een periode waarin de werknemer re-integreert. Tijdens de re-integratie kan de werknemer over de gewerkte uren weer zelf toeslagen verdienen. Daarom is de functionaliteit in Payroll Gemal altijd zo geweest dat de doorbetaling van variabele componenten alleen wordt voortgezet voor het deel dat de werknemer nog ziek is.

Onlangs heeft CAO koepel VGN (Gehandicaptenzorg) aangegeven dat zij deze situatie anders zien. Een medewerker zou arbeidsrechtelijk alleen volledig ziek of beter kunnen zijn. Om die reden moeten ook tijdens de re-integratie de variabele componenten doorbetaald worden alsof de werknemer volledig ziek is. De werknemer mag dan niet de daadwerkelijk verdiende variabele componenten betaald krijgen tijdens de re-integratie. Dit om dubbele betaling te voorkomen.

Werkgevergegevens

Wij hebben besloten deze situatie op te nemen in onze algemene ondersteuning. Hiertoe hebben we een nieuwe werkgevercode geïntroduceerd:

Gegeven: doorbetaling componenten gedeeltelijk ziek.
Vastleggen: werkgevercode 08020.
0 (of niet vastgelegd) = naar rato percentage ziek;
1 = op basis van volledige ziekte.

Bij waarde 1 wordt bij de berekening van het ziekteverzuim en de factoren ziek en zwangerschap wel rekening gehouden met het opgegeven percentage ziekte. De doorbetaling van de componenten (ORT, OVW, BRD en meerwerk) wordt echter berekend tegen 100% ziekte, ongeacht het vastgelegde percentage.

Let op: je dient tijdens de re-integratie invoercode 02445 Code doorlopend ziektegeval wel vast te leggen, de ziekte duurt immers voort. Payroll Gemal blijft hierdoor rekenen met de refertegegevens voorafgaand aan de ziekteperiode.

CAO gehandicaptenzorg

Wij hebben in de ondersteuning van de CAO gehandicaptenzorg (CAO code 38) deze werkgevercode vastgelegd met waarde 1, zodat de werkwijze wordt gehanteerd die VGN voorschrijft. Vanaf periode 01 geldt daarom de nieuwe werking. Je hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen.

Actie

Tijdens re-integratie is het niet de bedoeling dat je eventuele gewerkte uren ORT, OVW, BRD of meerwerk uitbetaalt, omdat de doorbetaling tijdens ziekte volledig doorloopt. VGN geeft aan dat op deze regel een uitzondering kan worden gemaakt indien dit tot onrechtvaardige situaties zou leiden, dit is naar eigen inzicht van de werkgever. Indien je dergelijke uren automatisch aanlevert vanuit je roostersysteem, dan is daar wellicht een aanpassing nodig voor deze situatie.

2021-01/10 Sectorcode UWV periodegegeven

De sectorcode UWV (werkgevercode 07007) werd in het verleden gebruikt voor het vaststellen van de WW-premie. Sinds 2020 de WAB is ingevoerd, is de sectorcode niet langer bepalend voor deze premie.

In verband met de oude WW-berekening is de sectorcode in het verleden gedefinieerd als jaargegeven. Je kon deze waarde dus alleen per jaargang wijzigen. In uitzonderlijke gevallen kan de Belastingdienst de sector wijzigen gedurende het jaar.

Tot op heden moest je in die situatie een nieuwe instelling aanmaken met de nieuwe sectorcode en al je werknemers verhuizen. Nu de sector niet langer bepalend is voor de berekening, is de noodzaak vervallen om deze code als jaarwaarde vast te leggen.

Vanaf periode 2021-01 is werkgevercode 07007 UWV sectorcode per periode te wijzigen. Indien de Belastingdienst gedurende het jaar een andere code voorschrijft, hoef je dus geen nieuwe instelling meer aan te maken.

De sectorcode wordt per beschikking van de Belastingdienst aan je kenbaar gemaakt. Het is belangrijk dat je per periode de juiste sectorcode vastlegt. Doe je dit niet, dan wordt dat aan je teruggekoppeld door de Belastingdienst via foutcode L2085.

De sectorcode wordt gebruikt om via de loonaangifte te monitoren wat de instroom is van WIA- en ZW-uitkeringen per sector. Deze gegevens gebruikt UWV om jaarlijks de Whk-diff premie vast te stellen.

2021-01/11 Meerdere dienstverbanden volgens pro-rata berekening

Het komt regelmatig voor dat één persoon meerdere dienstverbanden heeft bij dezelfde werkgever. Payroll Gemal kent al jarenlang functionaliteit om een loonberekening over meerdere dienstverbanden uit te voeren. Tot op heden gebeurde dat met een zogenaamde stapelberekening. In die berekening worden binnen de persoon de dienstverbanden op volgorde van registratienummer doorlopen. Bij de verwerking van het hogere registratienummer houdt Payroll Gemal rekening met de bedragen die reeds berekend zijn bij lagere registratienummers. Dit is met name van belang voor berekeningen die op persoonsniveau plaatsvinden. Bekende voorbeelden hiervan zijn de berekening van de loonheffing en de sociale premies. Tegelijkertijd kent de stapelberekening belangrijke tekortkomingen.

De Nederlandse loonheffing kent een progressief karakter. Hoe meer je verdient, hoe hoger het percentage belasting dat je over het totaalbedrag betaalt. Het is daarom van belang om te weten hoeveel geld reeds is belast bij voorgaande registratienummers, om het huidige registratienummer correct te belasten, over de hele persoon gezien.

• In de stapelmethode wordt door het progressieve belastingstelsel elk volgend registratienummer zwaarder belast dan het vorige. Ook als op elk dienstverband hetzelfde wordt verdiend. Dit leidt regelmatig tot vragen van medewerkers.
• De arbeidskorting wordt bij een toenemend inkomen eerst opgebouwd, maar bouwt bij hogere inkomens ook weer af. Bij meerdere dienstverbanden is het in de stapelmethode mogelijk dat de opbouw bij het ene dienstverband wordt berekend en de afbouw bij het andere dienstverband. Dit kan leiden tot negatieve arbeidskorting. Die negatieve arbeidskorting kan de Belastingdienst niet correct verwerken in de aangifte inkomstenbelasting. Hierdoor worden dienstverbanden met negatieve arbeidskorting niet opgenomen in de vooringevulde aangifte inkomstenbelasting.

SV-premies worden berekend conform het zogenaamde VCR (voortschrijdend cumulatief rekenen). Deze methode kent een maximum premieloon op persoonsniveau. Ook in die berekening is het daarom van belang om te weten welk loon er reeds bij voorgaande registratienummers in de berekening is meegenomen.

• In de stapelmethode wordt steeds het loon van het huidige en de voorgaande registratienummers samengevoegd en getoetst aan het maximum. Voor het eerste registratienummer worden daardoor altijd vanaf de eerste euro premies berekend. Het is mogelijk dat halverwege het tweede dienstverband het maximum wordt bereikt, waardoor bij dat dienstverband slechts voor de helft van het SV-loon premies worden berekend. Bij een derde dienstverband ontbreken de premies dan geheel.
• Het hierboven beschreven probleem is groter geworden sinds per 2020 de WAB in werking is getreden. Het tarief voor de WW-premie kan sindsdien per dienstverband verschillen.

Voorbeeld:

Op dienstverband 1 en dienstverband 2 wordt beiden € 3000 verdiend, dit is geheel SV-loon. Op dienstverband 1 is de hoge WW-premie van toepassing, terwijl op dienstverband 2 de lage WW-premie van toepassing is. Op beide dienstverbanden is het SV-loon per maand € 3000. Het maximum SV-loon per maand is € 4796,33.

Het loon van dienstverband 1 wordt eerst afzonderlijk tegen het maximum getoetst. Dit valt volledig binnen het maximum. Je betaalt dus hoge WW-premie over € 3000. Vervolgens wordt het loon van dienstverband 2 bij dienstverband 1 opgeteld. Het totale loon van € 6000 valt boven het maximum, dus wordt er gemaximeerd. Voor dienstverband 2 betaal je over € 1796,33 lage WW-premie. Als je echter de dienstverbanden andersom had genummerd, had je lage WW-premie betaald over € 3000 en hoge WW-premie over € 1796,33. De volgorde van de registratienummers in Payroll Gemal is dus bepalend voor het eindresultaat en dat zou niet mogen.

Wij hebben met ingang van periode 2021-01 de berekening in Payroll Gemal aangepast voor meerdere dienstverbanden om bovenstaande problematiek te verhelpen.

Hoe werkt het vanaf deze release?

Er is een nieuwe berekeningsmethodiek aan Payroll Gemal toegevoegd, die Payroll Gemal in staat stelt om na de loonberekening de totaalresultaten op persoonsniveau na te gaan. De ongelijk verdeelde resultaten worden vervolgens evenredig verdeeld volgens een verdeelsleutel. Die verdeelsleutel is de grondslag vóórdat de loonheffing- of VCR-berekening werd uitgevoerd.

Deze verdeling vindt alleen plaats over gekoppelde dienstverbanden, dat zijn dienstverbanden waarbij invoercode 02950 Code gekoppeld dienstverband is vastgelegd met waarde 1.

In Payroll Gemal is de nieuwe werkgevercode 58003 Verdeling meerdere dienstverbanden toegevoegd. Deze code kent volgnummers met een waarde. Het volgnummer is de uitvoercode die verdeeld wordt. De waarde is de uitvoercode die de verdeelsleutel vormt.

Ook kunnen het volgnummer en de waarde gevuld zijn met hetzelfde getal. In dat geval wordt de uitvoercode verdeeld naar rato van de bijbehorende invoercode. Deze functionaliteit wordt gebruikt voor netto/bruto uitkeringen.

Wij hebben deze werkgevercode in de ondersteuning op Algemeen niveau gevuld. Vooralsnog kun je deze werkgevercode niet zelf muteren.

Ook is de nieuwe werkgevercode 03004 Pro-rata berekening toegevoegd. Wij hebben deze code op Algemeen niveau vastgelegd met waarde 1, waardoor de nieuwe berekeningssystematiek is geactiveerd. In het geval dat er onverhoopte foutsituaties ontstaan, dan kun je terug naar de oude berekening door deze werkgevercode vast te leggen met waarde 0. 

Let op: deze keuze maak je voor het hele jaar en voor het gehele ceanummer. De reden hiervan is dat een werknemer dienstverbanden kan hebben in meerdere instellingen. De berekeningssystematiek voor meerdere dienstverbanden moet daarom gelijk zijn.

Rekenvoorbeeld

Een werknemer heeft twee dienstverbanden. Deze zijn vastgelegd op regnr. 1 en regnr. 2. Op beide dienstverbanden wordt € 2000 bruto verdiend. Werkgevercode 58003 volgnr 01158 loonheffing heeft waarde 01770 loon LH tabel. Dit betekent dat uitvoercode 01158 verdeeld moet worden naar rato van het aandeel dat het registratienummer heeft in de totaalwaarde van uitvoercode 01770.

In de stapelberekening is bepaald dat: 
- uitvoercode 01770 loon LH tabel op persoonsniveau = € 4000.
- uitvoercode 01158 loonheffing op persoonsniveau volgens de witte maandtabel = € 1141,92.

Bij regnr 1:

Payroll Gemal bepaalt de factor uitvoercode 01770 bij regnr. 1 / totale waarde uitvoercode 01770 bij deze persoon = € 2000 / € 4000 = 0,5.
Vervolgens wordt uitvoercode 01158 verdeeld conform de factor uit de vorige stap:

uitvoercode 01158 loonheffing op persoonsniveau x factor = € 1141,92 x 0,5 = € 570,96

Bij regnr. 2 vindt dezelfde berekening plaats. De loonheffing is daardoor bij gelijk loon gelijk verdeeld over de regnrs.

Nieuwe uitvoercodes

Voor de nieuwe berekeningsmethode hebben we nieuwe uitvoercodes benoemd:

Code	Omschrijving	Toelichting
01680	grsl UFO ongemax	Grondslag UFO-premie vóór toepassing van de VCR-berekening
01694	grsl WHK ongemax	Grondslag WHK-diff vóór toepassing van de VCR-berekening
01696	grsl inh WIA ong	Grondslag werknemerinhouding WIA-premie vóór toepassing van de VCR-berekening
01697	grsl WIA ongemax	Grondslag voor de WIA-basispremie vóór toepassing van de VCR-berekening
01776	loon LH tabel wit	Loon loonheffing dat volgens de witte maandtabel is belast
02348	grsl WW tot z max	Grondslag voor alle WW-tarieven vóór toepassing van de VCR-berekening
02349	grsl WW tot max	Grondslag voor alle WW-tarieven na toepassing van de VCR-berekening

Werkgevercode 58003 is vooralsnog alleen ingericht om de loonheffingen, netto/bruto uitkeringen en SV-premies evenredig te verdelen bij meerdere dienstverbanden.

Let op: in uitzonderlijke situaties kan dit ertoe leiden dat de loonheffing nog niet helemaal gelijk is verdeeld. Dat gebeurt bijvoorbeeld op het moment dat een verzekeringspremie wordt berekend over het loon loonheffing, maar ook weer een aftrekpost is voor dit loon. In die situatie wordt de premie nog niet meegenomen in de pro-rata berekening. Het uitgangspunt is om stapsgewijs dergelijke situaties toe te voegen aan de berekening.

Te verdelen uitvoercode	Verdeelsleutel uitvoercode
01158 loon LH	01770 loon LH tabel
01159 loonheffing BT	01771 loon LH BT
01193 ing WIA-WGA	01696 grsl inh WIA-WGA ong
01335 ink afh bijdr ZVW	01786 ln ZVW bijz tar
01391 ink afh bijdr ZVW	01786 ln ZVW bijz tar
01502 werkg afdr ZVW	01785 ln ZVW tarief
01512 arbeidskorting	01776 loon LH wit tabel
01672 afdr premie UFO	01680 grsl UFO ongemax
01675 afdr.grs.UFO	01680 grsl UFO ongemax
01684 afdr.grsl.WHK diff	01694 grsl WHK ongemax
01736 afdr WGA privaat	01697 grsl WIA ongemax
01774 afdr WHK-diff	01694 grsl WHK ongemax
01788 ln ZVW max tar	01785 ln ZVW tarief
01789 ln ZVW max byz	01786 ln ZVW bijz tar
01790 ln ZVW max afw	01787 ln ZVW afw tar
01791 afdr ZVW tarief	01785 ln ZVW tarief
01792 afdr ZVW bijz tar	01786 ln ZVW bijz tar
01793 afdr ZVW afw tar	01787 ln ZVW afw tar
01831 grsl inh WIA-WGA	01696 grsl inh WIA ong
01874 afdr WAO-WIA bas	01697 grsl WIA ongemax
01901 grsl WAO-WIA bas	01697 grsl WIA ongemax
02121 WG heffing ZVW	01785 ln ZVW tarief
02349 grsl WW tot max	02348 grsl WW tot z max
00951-00985, 01082, 01083, 01143, 01201-01203, 01207, 01371-01380 netto/ bruto uitkeringen	00951-00985, 01082, 01083, 01143, 01201-01203, 01207, 01371-01380 netto/ bruto uitkeringen

Actie

Je hoeft niets te doen. Deze berekening wordt automatisch toegepast op basis van de aansturing op Algemeen niveau.

2021-01/12 Opslag sociale lasten bij meerdere dienstverbanden

Als je een reservering opbouwt voor een betaling van bijvoorbeeld vakantietoeslag, eindejaarsuitkering of IKB, dan berekent Payroll Gemal daarover een aparte post 'opslag sociale lasten'. Die post kun je gebruiken om de loonkosten van de uitbetaling over het jaar uit te smeren. Op het moment dat een medewerker reeds exclusief reservering VT/EJU/IKB boven het maximum SV-loon verdient, dan is een opslag sociale lasten overbodig, omdat de uitbetaling van de reservering niet tot premieheffing zal leiden.

Payroll Gemal voerde deze toets wel uit, maar binnen elk dienstverband afzonderlijk. Het was dus mogelijk dat de opslag sociale lasten wel werd berekend omdat elk dienstverband afzonderlijk onder het maximum SV-loon bleef, terwijl over alle dienstverbanden gezamenlijk het maximum wel werd gehaald.

Met ingang van periode 01 is de berekening aangepast. Payroll Gemal stapelt nu het SV-loon per dienstverband. Zodra Payroll Gemal registreert dat het loon t/m het huidige dienstverband boven het maximum SV-loon komt, wordt geen opslag sociale lasten berekend.

Door deze werkwijze is het wel mogelijk dat bij de dienstverbanden met een lager registratienummer alsnog ten onrechte opslag sociale lasten wordt berekend. Als je bovendien gebruik maakt van de pro-rata berekening (zie het vorige onderwerp in deze release notes), dan toetst Payroll Gemal eerst het loon voor alle dienstverbanden gezamenlijk, voordat de opslag sociale lasten wordt berekend. Bij deze berekeningswijze is de volgorde van de registratienummers niet langer van invloed.

Let op: Payroll Gemal berekent of wel of geen opslag sociale lasten. Als het loon onder het maximum ligt, vult Payroll Gemal niet precies aan tot het maximum. De opslag sociale lasten is onder alle omstandigheden een benadering, de werkelijke sociale lasten blijken op moment van uitbetalen en kunnen verschillen op het moment dat er betalingen worden toegevoegd of dat de verzekeringssituatie wijzigt.

2021-01/13 Bedragcomponenten naar urencomponenten

De grondslag verloonde uren PFZW (werkgevercode 55053) zal in de toekomst worden heringericht, zodat de uitvoercode verloonde uren PFZW op basis van de inrichting kan worden nagerekend.

Hiervoor hebben we per periode 01 al extra urencomponenten aangemaakt op basis van bedragcomponenten. Het gaat hierbij om componenten die in de grondslag van de verloonde uren PFZW een rol spelen. Deze urencomponenten worden vanaf release 2021-01 berekend en zijn beschikbaar om naar behoefte op te nemen in grondslagen. 

Voor een aantal uitvoercodes met bedragen zijn uitvoercodes gedefinieerd met corresponderende aantal uren:

uitvoercode	omschrijving	nieuwe uitvoercode uren component
00974	opsl PB uurloner	02395 uren opslag PB
00975	opsl PB parttimer	02395 uren opslag PB
01021	toelage 7	02414 uren opslag ADV
01024	vak/ADV meerwerk	02414 uren opslag ADV
01028	intensiteitstoeslag	02412 uren intens.toesl.
01506	factor afw.volt.	02413 uren afw.volt.

Daarnaast worden voor de vrijwillige voortzetting pensioen urencomponenten toegevoegd voor de langdurig ziekte en verlof varianten:

A		B	C	D
invoercode	omschrijving	verlofregelingnr	nieuwe uitvoercode urencomponent	verlof in uren (bestaand)
02526	Langdurig ziek, pensioenpremie	1	02396 vrijwvrtz Ld zk	02271 langd ziek uren
02527	Seniorenverlof, pensioenpremie	2	02397 vrijwvrtz senvl	02272 sen reg uren
02529	Ouderschapsverlof, pensioenpremie	3	02398 vrijwvrtz OSV	02273 oud verl uren
02533	Onbetaald verlof, pensioenpremie	4	02399 vrijwvrtz ONB	02274 onb verl uren
02536	Levensloopverlof, pensioenpremie	5	02400 vrijwvrtz LL	02275 levensl verl uren
02256	Zorgverlof-kort, pensioenpremie	6	02401 vrijwvrtz Kzg	02276 zorgverl krt uren
02257	Zorgverlof-lang, pensioenpremie	7	02402 vrijwvrtz Lzg	02277 zorgverl lng uren
02258	Calamiteitenverlof, pensioenpremie	8	02403 vrijwvrtz Cal	02278 cal verl uren
02259	Verlofregeling 9, pensioenpremie	9	02404 vrijwvrtz verl9	02279 verl reg 9 uren
02260	Verlofregeling 10, pensioenpremie	10	02405 vrijwvrtz verl10	02280 verl reg 10 uren
01955	Verlofregeling 11, pensioenpremie	11	02406 vrijwvrtz verl11	02236 verlofreg 11 uren
01956	Verlofregeling 12, pensioenpremie	12	02407 vrijwvrtz verl12	02237 verlofreg 12 uren
01958	Verlofregeling 13, pensioenpremie	13	02408 vrijwvrtz verl13	02238 verlofreg 13 uren
01959	Verlofregeling 14, pensioenpremie	14	02409 vrijwvrtz verl14	02239 verlofreg 14 uren
01960	Verlofregeling 15, pensioenpremie	15	02410 vrijwvrtz verl15	02240 verlofreg 15 uren

Bij medewerkers met verlof (kolom B) wordt het bestaand aantal verlofuren (kolom D) gekopieerd naar het nieuwe urencomponent (kolom C) als:

• het verlof op werkgeverniveau aangestuurd wordt met werkgevercode 13008 Inhouding pensioenpremie waarde 1, 2 of 3.
  OF
• het verlof op werknemerniveau (kolom A) aangestuurd wordt met waarde 1, 2 of 3 (afwijkend van werkgevercode 13008).

Al deze nieuwe urencomponenten zijn beschikbaar om op te nemen in ‘uren’ grondslagen.

Solistische functie en generatiebeleid

Naast bovenstaande uitvoercodes worden ook per periode 01 de nieuwe uitvoercodes 02415 en 02416 berekend.

• Als een werknemer een solistische functie heeft (invoercode 03155 Solistische functie = 1), dan worden de uren die niet mee mogen tellen in de uren pensioen apart in een uitvoercode opgenomen: uitvoercode 02415 extra urn sol. fun. Deze medewerker heeft een afwijkende fulltime norm van 38 uur waarvan maar 36 uur mee mag tellen voor het pensioenfonds.
• De regeling generatiebeleid is eigenlijk een verlofregeling. Hiervoor wordt bij vrijwillige voortzetting (vergelijkbaar met uitvoercodes 02396-02410) ook een uitvoercode berekend: uitvoercode 02416 vrijw. vrtz genbel.

Deze codes zijn bedoeld om in de toekomst ze mee te laten tellen in een grondslag verloonde uren. Deze nieuwe grondslag zullen we in een volgende release introduceren.

2021-01/14 Presentatie adres op jaaropgave niet meer verplicht

Het vermelden van de adresgegevens op de jaaropgave is volgens het Handboek Loonheffingen niet meer verplicht. We introduceren hiervoor een nieuwe werkgevercode voor de keuze wel of niet presenteren van het adres op de jaaropgave:

Gegeven: presentatie adres op jaaropgave.
Vastleggen: werkgevercode 10102.
0 (of niet vastgelegd) = wel presentatie adres op jaaropgave;
1 = geen presentatie adres op jaaropgave.

Dit geldt zowel voor de klassieke jaaropgave als voor de RSM-jaaropgave.

Tip: Door in een speciale productie over vorig jaar tegelijkertijd met de afroep van de jaaropgave ook werkgevercode 10102 met de waarde 1 op te geven, worden ook de jaaropgaven over 2020 zonder adresgegevens aangemaakt.

Let op: als je deze optie gebruikt, dan kan de aangemaakte jaaropgave niet meer rechtstreeks door PostNL worden verstuurd.

2021-01/15 PB bij uit-dienst - automatisch gegenereerde mutaties

In release 2020-10/2 hebben we de functionaliteit voor de afhandeling van persoonlijke budgetten bij uit-dienst uitgebreid. Een onderdeel van deze aanpassing was dat er invoercodes zijn toegevoegd en dat het waardebereik van bestaande invoercodes is aangepast. De wijzigingen op bestaande situaties hebben we in release 2020-10 doorgevoerd met een conversie.

Om technische redenen wordt de waarde in 2021-01 nogmaals gegenereerd. Deze mutaties worden op het mutatieverslag getoond onder 'automatisch gegenereerde werknemermutaties'. De automatisch gegenereerde mutatie wordt alleen aangemaakt indien je sinds 2020-10 de waarde van de invoercodes niet hebt gewijzigd (ook niet in 2021-01) en heeft altijd dezelfde waarde als in de voorgaande periode. De automatische mutatie overschrijft dus nooit een mutatie die je zelf hebt ingevoerd. Je hoeft daarom geen actie te ondernemen en de automatische mutatie heeft geen enkel effect op de salarisverwerking.

2021-01/16 Nieuwe controle op maximum leeftijd

Om te voorkomen dat een niet reële geboortedatum wordt opgegeven, waardoor problemen kunnen optreden in bijvoorbeeld de APG-module, hebben we per periode 01 in Gemal een controle opgenomen: als invoercode 02921 Geboortedatum of 02927 Geboortedatum partner wordt opgegeven met een geboortejaar dat meer dan 120 jaar in het verleden ligt, dan wordt deze afgekeurd met de melding 191 - Leeftijd mag maximaal 120 jaar zijn.

2021-01/17 Vooraankondiging: Selectief resultatenoverzicht vervalt in februari 2021

Eerder hebben we aangekondigd dat enkele overzichten zullen vervallen [1]. Met ingang van februari 2021 vervalt het selectief resultatenoverzicht 01 t/m 40 - lijstnummer 2601 t/m 2640 (papier) en kun je derhalve dan niet meer afroepen.

Meer informatie

[1] Release notes 2020-05/1.

2021-01/18 Foutcode 175 bij koppelen meerdere dienstverbanden

Op de community hebben we je op 16 december bericht over het feit dat foutcode 175 ten onrechte wordt gegenereerd als je een dienstverband met terugwerkende kracht in-dienst meldt en deze wilt koppelen met een ander dienstverband.

We hebben aangegeven dat de structurele oplossing voor dit probleem per periode 01 geïmplementeerd zou worden. De fout blijkt echter complexer dan wij aanvankelijk hadden ingeschat en we willen graag een goede oplossing bieden.

De fout kan in 2021-01 niet voorkomen, omdat in januari geen herrekening over voorgaand jaar mogelijk is. Om die reden hebben we besloten om de structurele oplossing in 2021-02 te implementeren.

Let op: als je in een aanvullende correctie-productie over 2020-12 nog een dienstverband met terugwerkende kracht over 2020-11 of eerder in-dienst meldt en je wilt deze koppelen met een ander dienstverband, dan dien je invoercode 02354 Loonheffingskorting tweemaal vast te leggen. Eenmaal per datum in-dienst en eenmaal per 01-12-2020. Hiermee voorkom je dat het koppelen wordt afgekeurd met foutcode 175.

Wet en regelgeving

2021-01/19 Wijziging minimumloon

De bedragen van het wettelijk minimumloon zijn aangepast. Het wettelijk minimumloon (werkgevercode 03451) per 1 januari 2021 is € 1684,80 per maand. Bedragen in salarisregelingen zijn soms gekoppeld aan het wettelijk minimumloon. Als het minimumloon verandert, veranderen deze bedragen dus ook. De salarisbedragen worden echter pas aangepast op het moment dat de betrokken werkgeversvereniging deze nieuwe bedragen heeft gepubliceerd. Als dit niet is gebeurd, vindt automatisch aanvulling tot het minimumloon plaats, tenzij je dit hebt geblokkeerd [1].

Informatie over het gewijzigde minimumloon voor jouw CAO vind je bij het betreffende onderwerp in deze release notes.

Meer informatie

[1] Handleiding onderwerp Salarisregeling, algemeen bij 3.4.

2021-01/20 Wijziging percentages fiscale bijtelling auto van de zaak

Per 2021 zijn de percentages fiscale bijtelling 14,00% en 20,00% vervallen. Nieuw zijn de percentages 11,00% en 12,00%.

De percentages voor de fiscale bijtelling zijn opgenomen bij werkgevercode 03517 Percentage fiscale bijtelling privé-gebruik auto/fiets, deze corresponderen met invoercode 02257 Keuze percentage auto 1 met het betreffende volgnummer. De nieuwe percentages zijn per 2021-01 opgenomen met volgnummer 2 en 3, dit zijn de volgnummers die zijn vrijgekomen door het vervallen van de oude percentages. Zie Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > Reiskosten/auto > Percentage bijtelling.

Vervallen per 2021

• 14% voor auto's met 50-82 gr CO2 uitstoot en eerste tenaamstelling 2015, werkgevercode 03517 / invoercode 002257 volgnr. 2.
• 20% voor auto's met 82-110 gr CO2 uitstoot en eerste tenaamstelling 2015, werkgevercode 03517 / invoercode 002257 volgnr. 3.

Nieuw in 2021

• 11% - bestond al voor auto's zonder CO2 uitstoot tenaamgesteld in 2015 of eerder voor zover grondslag lager dan € 45.000, maar was tot nu toe niet ingericht. Nu opgenomen bij werkgevercode 03517 / invoercode 02257 volgnr. 2.
• 12% voor elektrische auto's (geen CO2 uitstoot) en eerste tenaamstelling 2021, tot een maximum van € 40.000. Nu opgenomen bij werkgevercode 03517 / invoercode 02257 volgnr. 3.

Actie

Als je invoercode 02257 Keuze percentage auto 1 hebt vastgelegd met waarde 2 of 3, dan betekent dat dat je een per 2021-01 vervallen percentage bijtelling toepaste. Ga na wat het actuele percentage zou moeten zijn. In de meeste gevallen zal dat zijn waarde 11 - 22% bijtelling.

2021-01/21 Premie PAWW 2021

Het bestuur van de Stichting PAWW heeft de bijdrage voor aflopende WW-/WGA-uitkering ("3e WW-jaar") voor 2021 vastgesteld op 0,5%. Naar aanleiding van deze mededeling hebben we de betreffende gegevens aangepast, zie Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > Pensioen en overige > Premie diverse verzekeringen > Premie div verz volgnummer 15.

Opgeloste meldingen

2021-01/22 Onjuiste opslag sociale lasten bij werkgeversbetaling en UFO-premie (change 2309680)

Als je een uitkering van UWV doorbetaalt aan je werknemer, dan berekent Payroll Gemal een te ontvangen bedrag van UWV. Dit bestaat uit het uitkeringsbedrag en de sociale lasten die over de uitkering worden berekend. Het bedrag wordt gepresenteerd op uitvoercode 01554 te ontvangen UWV.

Melding

Het bleek dat deze berekening onjuist werd uitgevoerd als je invoercode 02492 Werkgeversbetaling hebt vastgelegd met waarde 2. Je legt deze code vast als je UFO-premie verschuldigd bent en een uitkering doorbetaalt aan je werknemer. Payroll Gemal zou in die situatie alle sociale premies over het uitkeringsbedrag moeten berekenen, met uitzondering van de UFO-premie. Dat is namelijk de enige premie die UWV al zelf afdraagt. In de foutsituatie berekende Payroll Gemal echter juist alleen de UFO-premie over de uitkering.

Oplossing

Met ingang van periode 01 is bovenstaand probleem verholpen. Je kunt desgewenst zelf een herrekening over vorig jaar afroepen om de waarde van uitvoercode 01554 te ontvangen UWV te corrigeren. Dit heeft geen gevolgen voor de betaling aan de werknemer. Het bedrag is slechts een indicatie van wat je van UWV ontvangen zou moeten hebben.

2021-01/23 WW-premie addendum bij wijziging met afwijkende ingangsdag (change 2384140)

Als het dienstverband van een werknemer een tijdelijke uitbreiding kent, dan kun je dat in Gemal vastleggen door met invoercode 02404 Percentage deelbetrekking het volledige contract aan te geven en met invoercode 02511 Percentage vaste contracturen het deeltijdpercentage van het vaste contract. De rest van het contract wordt automatisch gezien als addendum.

Melding

Het bleek dat als je de waarde van invoercode  02511 wijzigde met afwijkende ingangsdag, dat Gemal de waarde die van toepassing pas aan het einde van de maand toepaste op de gehele maand.

Oplossing

Met ingang van periode 01 is dat verholpen. Gemal rekent het addendum nu om naar rato van de opgegeven ingangsdatum.

Let op: als de foutsituatie zich heeft voorgedaan in 2020, dan kun je in een aanvullende correctie-productie 2020-12 de dienstverbanden herrekenen. Dat doe je door invoercode 02475 vast te leggen met waarde 1. Hiermee wordt de foutsituatie hersteld, ook in de loonaangifte. In 2021 kun je ook herrekenen over 2020. De berekening wordt dan wel gecorrigeerd, maar de wijziging in WW-premie wordt dan niet doorgegeven in de loonaangifte. De juiste bedragen dien je dan handmatig door te geven.

Rekenvoorbeeld oude situatie

Hele maand addendum

Een werknemer met € 1800 loon SV heeft een dienstverband van 50% met een tijdelijke uitbreiding naar 75%. Invoercode 02404 = 75%, invoercode 02511 = 50%.

factor addendum = (75 % - 50 %) / 75 % = 33,33 %

uitvoercode 02346 grondslag WW addendum = factor addendum x loon SV = 33,33 % x € 1800 = € 600

Halverwege maand stopt addendum

Aan het eind van de maand is invoercode 02511 = 0%. Gemal rekent met waarde eind van de maand. Uitvoercode 02346 = 0.

Rekenvoorbeeld nieuwe situatie

De situatie met een hele maand addendum is onveranderd.
Halverwege maand stopt addendum.
De situatie is net als in het rekenvoorbeeld met een hele maand. Echter nu wordt op 14-01 invoercode 02511 = 0% opgegeven.

factor addendum = (75 % - 50 %) / 75 % x 13 / 31 = 13,98 %

uitvoercode 02346 grondslag WW addendum = factor addendum x loon SV = 13,98 % x € 1800 = € 251,62

2021-01/24 Melding L1314 op mutatieverslag (change 2382612)

Melding

De transitievergoeding hoeft wettelijk gezien niet betaald te worden aan AOW-ers. Maar in het geval dat er toch een transitievergoeding is uitgekeerd, terwijl de medewerker na de AOW-leeftijd nog in-dienst is, wordt loonaangiftemelding L1314 - Indicatie verzekerd WAO is J bij een persoon die de AOW-leeftijd heeft bereikt afgegeven. Dit wordt veroorzaakt door de standaardafleiding van de codes WIA/WW/ZW bij een transitievergoeding.

Oplossing

Deze afleiding is per periode 01 aangepast. Bij een transitievergoeding voor een AOW-er in-dienst, zullen deze codes afgeleid gaan worden op 0.

2021-01/25 Instelling niet in resultaatgegevens (change 2389450)

Door een wijziging in de november release werden lege instellingen (zonder werknemers) niet meer in het resultatenoverzicht opgenomen. Naar nu blijkt hebben een aantal klanten speciaal een lege instelling ingericht om daar de totalen op gepresenteerd te krijgen. Dit is met ingang van release 2021-01 hersteld.

Eerder gepubliceerde nieuwsberichten

2021-01/26 Aanvulling op release notes '2020-12/11 Nieuwe toelage mogelijk' [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

1 december 2020 - Als je aanlevert via HR Core Beaufort, dan kun je deze functionaliteit [1] voor Payroll Gemal pas gebruiken per 2021-01. Je kunt deze toelage al wel voor 2020-12 gebruiken als je een ander aanleverend HR-systeem hebt. Je kunt ook vast de werking van deze toelage beoordelen in een proefproductie die je in Gemal Direct Inrichting afroept.

Meer informatie

[1] Release notes 2020-12/11 Nieuwe toelage mogelijk

2021-01/27 Wijzigen grondslag 55199 niet mogelijk (change 2370546) [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

3 december 2020 - Enkele klanten hebben ons er op gewezen dat het niet mogelijk is om een mutatie vast te leggen voor de grondslag van werkgevercode 55199 Uitvoercodes uitzonderen van loonbeslag. De mutatie wordt afgekeurd met foutmelding 112 - opgegeven waarde niet toegestaan.

Dit werd veroorzaakt doordat voor deze grondslag een extra controle in Payroll Gemal was opgenomen. Per periode 12 is Payroll Gemal aangepast. Als deze situatie zich in een voorliggende productie heeft voorgedaan, dan kun je de betreffende mutatie voor deze grondslag opnieuw vastleggen.

2021-01/28 Wegvallen teksten resultatenoverzicht [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

10 december 2020 - De aanpassingen om het probleem op te lossen zijn per 10 december in productie genomen. 

4 december 2020 - We krijgen meldingen van klanten dat de ingerichte teksten bij kostensoorten/kostenplaatsen vanaf de release van november niet meer gepresenteerd worden op het resultatenoverzicht. We streven ernaar om dit probleem zo snel mogelijk op te lossen via een tussentijdse release in de loop van december. Zodra de aanpassingen in productie zijn genomen, zullen wij je hierover informeren.

2021-01/29 Flexibele bestandsuitvoer nabetaling vorig jaar en herrekening [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

7 december 2020 - Maak je gebruik van 'flexibele bestandsuitvoer nabetaling vorig jaar', dan is het volgende van belang.

Wanneer je dit jaar voor een medewerker een herrekening hebt uitgevoerd alleen voor periode 2019-12, dan is dit herrekeningsverschil niet terechtgekomen in het bestand wanneer je 'flexibele bestandsuitvoer nabetaling vorig jaar' had gedefinieerd en afgeroepen (overzicht/lijstnr. 31XX). Stel dat de herrekening vanaf periode 2019-11 of eerder was uitgevoerd, dan was het herrekeningsverschil wel opgenomen in het bestand.

Met ingang van periode 2021-01 zullen we de programmatuur aanpassen. Herstel van eerdere flexibele bestandsuitvoer voor nabetaling vorig jaar is helaas niet mogelijk omdat alleen in de actuele maand van afroep de herrekeningsverschillen worden gecreëerd voor die maand.

Maak je gebruik van 'flexibele bestandsuitvoer nabetaling vorig jaar' en moet je de salarisproductie van december nog afroepen, dan adviseren wij eventuele herrekeningen over vorig jaar uit te voeren vanaf een eerdere maand dan 2019-12.

2021-01/30 Nadere uitleg waarde 53 en 56 bij Code soort inkomstenverhouding [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

8 december 2020 - In de release notes van december (2020-12/17) hebben we geschreven dat het bereik van invoercode 02893 Code soort inkomstenverhouding met ingang van 2021 uitgebreid wordt met waarde 53 - Uitkering in het kader van vervroegde uittreding.

Onder waarde 53 vallen alle uitkeringen:
- vanwege vervroegde uittreding en
- vanwege prepensioen voor zover zij niet vallen onder code 56,
die dienen ter overbrugging van de periode tot aan de pensioeningangsdatum of de AOW-gerechtigde leeftijd van de werknemer.

Hieronder beschrijven wij het onderscheid tussen waarde 53 en 56.

De grondslag van de Regeling Vervroegde Uittreding is artikel 32ba lid 6 Wet op de Loonbelasting 1964. In lid 6 is de volgende tekst neergelegd:

Onder een regeling voor vervroegde uittreding wordt verstaan een regeling die of een gedeelte van een regeling dat uitsluitend of nagenoeg uitsluitend ten doel heeft voorafgaand aan het ingaan van uitkeringen ingevolge een pensioenregeling of de Algemene Ouderdomswet te voorzien in een of meer uitkeringen of verstrekkingen ter overbrugging van de periode tot het ingaan van het pensioen of de uitkering ingevolge de Algemene Ouderdomswet dan wel tot het aanvullen van uitkeringen ingevolge een pensioenregeling. In afwijking in zoverre van de eerste volzin wordt een regeling niet als regeling voor vervroegde uittreding aangemerkt, voor zover die regeling een pensioenovereenkomst inhoudt als bedoeld in de Pensioenwet of een pensioenregeling is als bedoeld in hoofdstuk IIB of in de artikelen 38d, 38e of 38f.

Houdt de regeling (prepensioen) dus een pensioenovereenkomst in als bedoeld in de Pensioenwet of een pensioenregeling als bedoeld in hoofdstuk IIB of in de artikelen 38d, 38e of 38f, dan dient waarde 56 te worden aangehouden: Ouderdomspensioen dat via de werkgever is opgebouwd of ouderdomspensioen opgebouwd via een verplichte beroepspensioenregeling / bedrijfstakpensioenregeling.

De regeling wordt dan niet aangemerkt als regeling voor vervroegde uittreding.

Wordt de regeling wel aangemerkt als een Regeling Vervroegde Uittreding (RVU), dan dient waarde 53 te worden opgegeven: Uitkering in het kader van vervroegde uittreding. De bepaling van een RVU speelt met name een rol bij werknemers van 55 jaar en ouder die de werkgever verlaten bijvoorbeeld door het overeenkomen van een beëindigingsovereenkomst.

Om zekerheid te verkrijgen over de beëindigingsregeling en antwoord te krijgen op de vraag of er sprake is van een RVU, kan je als werkgever (inhoudingsplichtige) op grond van de artikel 32ba lid 7 Wet op de Loonbelasting 1964 vooraf, dus voordat de regeling dan wel een wijziging van de regeling wordt ingevoerd, voorleggen aan de belastinginspecteur. Daarmee worden onnodige verrassingen voorkomen.

2021-01/31 Loonverdeling via directe doorbelasting en uurloners [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

10 december 2020 - Naar aanleiding van een klantmelding is gebleken dat vanaf release 2020-11 bij uurloners (soortloner 3 of 4) de loonverdeling (vastgelegd via directe doorbelasting) onjuist is. Dit wordt met name zichtbaar in flexbestanden (1917-bestanden). De verdeling gaat hier in de fout bij uitvoercode 01001 salaris en dit werkt dan ook door naar andere uitvoercodes waaronder die voor de bezetting, uitvoercode 01991.

Vanaf 10 december is Payroll Gemal met een tussentijdse release hierop aangepast.

Automatische herrekening 13 in periode 12

In producties voor periode 12 vervaardigd vanaf 10 december wordt voor de betreffende werknemers een automatische herrekening uitgevoerd, herkenbaar aan reden 13 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2021-01/32 Foutcode 160 in december-productie [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

14 december 2020 - Gebleken is dat mutaties, al dan niet opgegeven met terugwerkende kracht voor het percentage loonverdeling met invoercode 02805 in de december-productie, ten onrechte worden afgekeurd met foutcode 160 - totale procentuele loonverdeling groter dan 100%, mutatie niet verwerkt. De loonverdeling wordt daardoor niet toegepast conform de opgegeven mutaties.

Payroll Gemal is vanaf 12 december 2020 hierop aangepast. Als je je productie hebt laten verwerken vóór 12 december en deze fout heeft zich daar voorgedaan, dan kun je in een correctieproductie over december de betreffende mutaties opnieuw aanleveren. Omdat ze zijn afgekeurd in de december-productie is het niet mogelijk om dit te herstellen door alleen een herrekeningsmutatie.

Als je je reguliere december-productie hebt laten verwerken op of na 12 december, dan is geen aanvullende actie nodig.

2021-01/33 Foutcode 175 bij koppelen meerdere dienstverbanden [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

16 december 2020 - De foutcode blijkt te ontstaan wanneer je een dienstverband met terugwerkende kracht in-dienst meldt in 2020-12 en deze probeert te koppelen aan een bestaand dienstverband. Gemal signaleert dan niet dat je invoercode 02354 Code loonheffingskorting hebt vastgelegd bij de afhandeling van foutcode 175.

Workaround

Als je in 2020-12 een dienstverband wilt invoeren met terugwerkende kracht, leg je invoercode 02354 tweemaal vast.

Eenmaal met terugwerkende kracht tot de datum in-dienst voor de berekening en eenmaal per 01-12-2020 om foutcode 175 te passeren.

Als je je productie al hebt afgeroepen, dan kun je de dienstverbanden waarbij de koppeling is afgekeurd herstellen door ze nogmaals op te voeren in een vervangende correctieproductie (je legt werkgevercode 99232 Code correctieproductie vast met waarde 1) of in een vervangende productie. Gemal berekent dan direct in december de juiste loonheffing.

15 december 2020 - Wij hebben diverse meldingen ontvangen dat in de december-productie het koppelen van meerdere dienstverbanden met invoercode 02950 = 1 wordt afgekeurd met foutcode 175 - koppeling niet toegestaan: MDV-gegevens niet gelijk.

Normaal gesproken vindt een dergelijke afkeuring plaats als een selectie van gegevens niet gelijk is bij alle te koppelen dienstverbanden, zie de Gemal handleiding onderwerp Meerdere dienstverbanden bij 3.2.2.

Het blijkt dat nu ook in situaties waar deze gegevens wél gelijk zijn de koppeling wordt afgekeurd.

Wij onderzoeken momenteel het probleem en houden je op de hoogte van de voortgang. Zodra meer bekend is over de aard van het probleem, zullen we een indicatie geven wanneer we een oplossing kunnen bieden.

CAO informatie

CAO onderwijs

2021-01/54 Risicofonds wordt Centraal Beheer

Eind november zijn de Schoolbesturen ingelicht dat het Risicofonds overgaat naar Centraal Beheer. Vanaf januari 2021 gelden daardoor de voorwaarden van deze verzekeraar wat betekent dat in Payroll Gemal de afdracht van de premie Risicofonds vanaf de januari-productie van 2021 stopgezet moet worden.

Actie

In de januari-productie dien je in Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > Afdrachtensysteem volgnummer 26, werkgevercode 09100 Code toepassing afdracht met waarde 0 (= niet toepassen) vast te leggen bij iedere instelling waar de waarde 1 staat. Op een later tijdstip zullen we de Algemene inrichting en programmatuur verwijderen.

Wanneer je toch nog een afdracht bij volgnummer 26 ziet staan in Betaalmanager na de januari-productie, dan kun je daar nog ingrijpen op de betaling. Je betaalt vanaf januari 2021 de premie Risicofonds op basis van een factuur of via incasso.

Een andere wijziging is dat de gegevenslevering die HR Core Education verzorgt naar een ander adres moet worden verzonden. Daar gaat HR Core Education nog een aanpassing voor doen. Je wordt hierover nog nader geïnformeerd.

2021-01/55 Constanten aangepast

Per periode 2021-01 hebben voor de onderwijs CAO's de volgende constanten (bedragen, percentages etc.) en inrichting in Payroll Gemal aangepast.

CAO Bestuurders PO

• De inrichting van de eenmalige uitkering 7 is geschoond.
• Het premiepercentage voor het Participatiefonds is gewijzigd naar 4%.
• Het premiepercentage voor het Vervangingsfonds is niet gewijzigd.

CAO Bestuurders VO

De inrichting van de eenmalige uitkering 7 is geschoond.

CAO HBO

• De teksten en de grondslagen van de eenmalige uitkeringen 4 en 6 zijn geschoond.
• Wijzigingen n.a.v. het minimumloon per 2021-01-01 (1.684,80 😞 De inpasnummers 0101 t/m 0106 (instroombanen) zijn aangepast.

CAO MBO

• De teksten en de grondslagen van de eenmalige uitkeringen 6 en 7 zijn geschoond.
• De EHBO-toelage en de werkgeversbijdrage voor de ziektekostenverzekering zijn geïndexeerd.
• Wijzigingen n.a.v. het minimumloon per 2021-01-01 (1.684,80 😞 De inpasnummers 8999 en  8401 t/m 8407 (participatiebanen) zijn aangepast.

CAO PO

• De teksten en de grondslagen van de eenmalige uitkeringen 2 , 6 en 7 zijn geschoond.
• Verlenging CAO tot 01-01-2021 percentage weer gewijzigd naar 6,3 %.
• Het premiepercentage voor het Participatiefonds is gewijzigd naar 4%.
• Het premiepercentage voor het Vervangingsfonds is niet gewijzigd.
• Wijzigingen n.a.v. het minimumloon per 2021-01-01 (1.684,80 😞 De inpasnummers 9001 t/m 9003 in salaristabel 66 en het inpasnummer 9999 in salaristabel 67 en 68 zijn aangepast.

CAO VO

De teksten en de grondslagen van de eenmalige uitkeringen 6 en 7 zijn geschoond.

2021-01/56 Bij toepassing wet Wieg geen correcte doorgifte uren loonaangifte [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

14 december 2020 - Als er sprake is van Aanvullend Geboorteverlof (AGBV) wordt door Payroll Gemal het aantal uren uren loonaangifte (uitvoercode 01832) onterecht gekort. Door de bijzondere situatie in het onderwijs met betrekking tot het niet altijd in verhouding zijn van de normuren per maand, past het onderwijs niet in de algemene berekeningssystematiek. We zullen deze systematiek dan ook aanpassen.

Voor de CAO HBO en PO is een aanpassing per 2021-01 gepland. Voor de overige onderwijs CAO’s zijn de aanpassingen in voorbereiding.

Voor het jaar 2020 kun je dit zelf corrigeren door invoercode 01832 Uren aangifte loonheffing (HR Core Education component 2075) op te geven met het juiste aantal uren (dus zonder de uren van het AGBV). Deze invoercode kan zowel variabel als vast worden opgegeven. Gezien de variabele opgave van het aantal uren AGBV, ligt het voor de hand dat je de aansturing op invoercode 01832 ook variabel opgeeft.

2021-01/57 CAO HBO - Berekening korting AGBV aangepast

Bij de invoering van het Aanvullend Geboorteverlof (AGBV) hebben we onvoldoende rekening gehouden met de bijzondere situatie bij het HBO. De normuren staan bij het HBO namelijk niet in verhouding tot elkaar. Tot nu toe werden de kortingen meestal niet opgegeven in uren en had dit geen gevolgen. Het aantal uren AGBV wordt wel opgegeven in uren op basis van de normuren per week. De Vereniging van Hogescholen heeft aangeven dat de normuren per maand niet aangepast mogen worden. Wel kan er uitgegaan worden van de normuren per maand voor de loonaangifte.

Door deze vastlegging hebben we de berekening van de korting AGBV als volgt aangepast.

Berekening korting AGBV

De korting wordt voortaan berekend op basis van de weeknorm (werkgevercode 03319) x 13 / 3. Deze is gelijk aan de normuren voor de loonaangifte.

Het bepalen van de verloonde uren LA

De verlofuren (uitvoercodes 02272 t/m 02280 en 02236 t/m 02240) die gekort moeten worden, worden op de verloonde uren LA ook berekend op basis van de weeknorm. Tevens worden ze aangestuurd door het wel of niet opnemen van de betreffende uitvoercode in de grondslag verloonde uren LA (werkgevercode 55189). De uitvoercodes 02287 uren verlof LA en 02285 uren Bapo LA zijn hierdoor overbodig en worden daarom niet meer vastgesteld.

Voorbeeld

Uitgangssituatie:

- Het AGBV is ingericht in verlofregeling 11.
- Het betreft een volledige dienstbetrekking.
- Het door de werknemer opgenomen AGBV is 4 weken.

Vastgelegde werkgevercodes

03300	De normuren per maand	138
03319	De normuren per week	38
03318	Afwijkend aantal normuren LA	156
13027	Code aanvullend geboorteverlof	1
07103	AGBV percentage dagloon uitkering	70 %
55189-02236	Verloonde uren LA	8

Vastgelegde Invoercodes

02146	AGBV uren verlof	144
02484	Dagloon WAZO	180
02492	Werkgeversbetaling	2
01001	Salaris	4000

Berekening korting AGBV

De korting wordt als volgt berekend:

salaris x uren AGBV / (weeknorm (werkgevercode 03319) x 13 / 3)

4000 x 144 / (36 x 13 / 3) = 3692,31

Berekening uitkering AGBV

De uitkering wordt als volgt berekend:

Eerst wordt het uurloon bepaald:

dagloon x 5 / uren per week

180,00 x 5 / 36 = 25,00

Daarna wordt het uitkeringsbedrag berekend:

aantal uren AGBV x uurbedrag x kortingspercentage

144 x 25,00 x 70 % = 2520,00

Bepaling aantal uur verlofkorting en uren LA

Het aantal uren LA (uitvoercode 01832) mag niet worden gekort met het aantal uren AGBV. Wordt 156 uur. Dit wordt bereikt door in de grondslag verloonde uren LA (werkgevercode 55189) uitvoercode 02236 verl reg 11 uren op 8 te zetten (= niet meetellen).

Uitvoercodes

00675	AGBV uitkering	2520,00
00984	AGBV korting	3692,31
01001	Salaris	4000
01543	AGBV dagloon	180
01554	Te ontvangen van UWV	3692,31
01832	Aantal uren LA	156
02236	Verlofregeling 11 uren	144

We hebben er voor gekozen deze wijzigingen vanaf periode 2021-01 in te laten gaan, om een ongewenste herrekening over 2020 te voorkomen.

Actie

Afhankelijk met welke verlofregeling het AGBV is ingericht, moet je de betreffende uitvoercode (verl reg xx uren) in de grondslag verloonde uren LA (werkgevercode 55189) op 8 (= niet meetellen) zetten.

2021-01/58 CAO PO - Berekening korting AGBV aangepast

Bij de invoering van het Aanvullend Geboorteverlof (AGBV) hebben we onvoldoende rekening gehouden met de bijzondere situatie bij het Primair Onderwijs. De normuren staan bij het PO namelijk niet in verhouding tot elkaar. Tot nu toe werden de kortingen meestal niet opgegeven in uren en had dit geen gevolgen. Het aantal uren AGBV wordt wel opgegeven in uren op basis van de normuren per week. Door deze vastlegging hebben we de berekening van de korting AGBV als volgt aangepast.

Berekening korting AGBV

De korting wordt voortaan berekend op basis van de weeknorm (werkgevercode 03319) x 13 / 3.

Het bepalen van de verloonde uren LA

De verlofuren (uitvoercodes 02272 t/m 02280 en 02236 t/m 02240) die gekort moeten worden, worden op de verloonde uren LA ook berekend op basis van de weeknorm. Tevens worden ze aangestuurd door het wel of niet opnemen van de betreffende uitvoercode in de grondslag verloonde uren LA (werkgevercode 55189). De uitvoercodes 02287 uren verlof LA en 02285 uren Bapo LA zijn hierdoor overbodig en worden daarom niet meer vastgesteld.

Voorbeeld

Uitgangssituatie:

- Het AGBV is ingericht in verlofregeling 11.
- Het betreft een volledige dienstbetrekking.
- Het door de werknemer opgenomen AGBV is 4 weken.

Vastgelegde werkgevercodes

03300	De normuren per maand	159,72
03319	De normuren per week	40
13027	Code aanvullend geboorteverlof	1
07103	AGBV percentage dagloon uitkering	70 %
55189-02236	Verloonde uren LA	8

Vastgelegde Invoercodes

02146	AGBV uren verlof	160
02484	Dagloon WAZO	200
02492	Werkgeversbetaling	2
01001	Salaris	4000

Berekening korting AGBV

De korting wordt als volgt berekend:

salaris x uren AGBV / (weeknorm (werkgevercode 03319) x 13 / 3)

4000 x 160 / (40 x 13 / 3) = 3692,31

Berekening uitkering AGBV

De uitkering wordt als volgt berekend:

Eerst wordt het uurloon bepaald:

dagloon x 5 / uren per week

200,00 x 5 / 40 = 25,00

Daarna wordt het uitkeringsbedrag berekend:

aantal uren AGBV x uurbedrag x kortingspercentage

160 x 25,00 x 70 % = 2800,00

Bepaling aantal uur verlofkorting en uren LA

Het aantal uren LA (uitvoercode 01832) mag niet worden gekort met het aantal uren AGBV. Wordt 160 uur. Dit wordt bereikt door in de grondslag verloonde uren LA (werkgevercode 55189) uitvoercode 02236 verl reg 11 uren op 8 te zetten (= niet meetellen).

Uitvoercodes

00675	AGBV uitkering	2800,00
00984	AGBV korting	3692,31
01001	Salaris	4000
01543	AGBV dagloon	200
01554	Te ontvangen van UWV	3692,31
01832	Aantal uren LA	160
02236	Verlofregeling 11 uren	160

We hebben er voor gekozen deze wijzigingen vanaf periode 2021-01 in te laten gaan, om een ongewenste herrekening over 2020 te voorkomen.

Actie

Afhankelijk met welke verlofregeling het AGBV is ingericht, moet je de betreffende uitvoercode (verl reg xx uren) in de grondslag verloonde uren LA (werkgevercode 55189) op 8 (= niet meetellen) zetten.

2021-01/59 CAO PO - Wijziging minimumloon per 1 januari

Met ingang van periode 01 hebben we het volgende aangepast naar aanleiding van de wijziging van het minimumloon per 1 januari:

- voor de salarisregeling 66 de bedragen bij schaal 0001 en 0002 (inpasnummers 9001 t/m 9002);
- voor de salarisregeling 67 de bedragen bij schaal 0001 en 0003 (inpasnummers 9001 t/m 9003), participatiebanen (inpasnummers 9101 t/m 9102) en inpasnummer 9999;
- voor de salarisregeling 68 de bedragen bij inpasnummer 9999.

2021-01/60 CAO VO - Wijziging minimumloon per 1 januari

Met ingang van 1 juli hebben we voor de salarisregeling 63 de bedragen bij inpasnummer 8999 en 9610 aangepast naar aanleiding van de wijziging van het minimumloon per 1 januari.

Pensioenfondsen

Pensioenfonds ABP

2021-01/82 Statische deeltijdfactor bepaling jaarinkomen

Narekenen van het jaarinkomen ABP wordt nog al eens als lastig ervaren door onze werkgevers. Daarom zijn we een tijdje terug begonnen om die berekening meer inzichtelijk te maken door de afzonderlijke componenten in uitvoercodes te presenteren.

Voor pensioenfonds ABP (en APPA, PWRI) wordt eenmalig op het peilmoment (januari of in-dienst) het jaarinkomen vastgesteld op basis van de aanwezig vaste pensioengevende componenten. Dit gebeurt altijd op basis van 100% onafhankelijk van de deeltijdfactor van de medewerker.

Dit bedrag van die peilmaand leggen we ook vast in uitvoercode 02230 (ABP statische periodegrondslag). Wanneer later in het jaar met terugwerkende kracht tot het peilmoment de vaste pensioengevende componenten wijzigen, vergelijken we dat nieuwe bedrag met het oorspronkelijke bedrag van de peilmaand dat we bewaard hebben met uitvoercode 02230. Het verschil presenteren we met uitvoercode 02231 (ABP statisch verschil). Bij de vaststelling van het jaarinkomen volgend jaar wordt vervolgens dit verschil op jaarbasis bijgeteld. Op die manier zal ook over die pensioengevende bedragen van vorig jaar alsnog premiebetaling en pensioenopbouw plaatsvinden.

Voor het juist berekenen van het jaarinkomen in de peilmaand, is het ook van belang te weten wat de oorspronkelijke deeltijdfactor van die maand was waarmee gerekend is. De uitvoercode 02230 blijft statisch en wordt niet meer aangepast na vaststelling. De deeltijdfactor zoals deze op de loonstaat gepresenteerd wordt, hoeft echter niet de oorspronkelijke deeltijdfactor te zijn van de peilmaand maar kan intussen met terugwerkende kracht zijn aangepast.

Nieuwe uitvoercode 02229

Met ingang van 2021-01 zullen we deze (vaste) deeltijdfactor van de peilmaand van vaststelling jaarinkomen ABP als onwijzigbaar gegeven presenteren met de nieuwe uitvoercode 02229 met als standaard tekst ABP statische deeltijdfactor peilmoment (ABP stat.dtf.peil). Net als uitvoercode 02231 (ABP statische periodegrondslag) wijzigt deze factor niet meer in de loop van het jaar dus ook niet bij wijzigingen deeltijdfactor met terugwerkende kracht.

2021-01/83 Wijziging aanlevering per 2021

Met ingang van 2021 gelden op de volgende onderwerpen wijzigingen voor de gegevenslevering aan APG:

• Wet invoering extra geboorteverlof
• Soort IKV
• Reden einde IKV

Wet invoering extra geboorteverlof

Per 2020-07 is de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) ingevoerd. Partners hebben vanaf genoemde datum ook recht op maximaal vijf weken extra verlof tegen 70% van het (maximum) dagloon. Wat dit betekent voor de pensioenaanlevering:

• De gegevensaanlevering wordt behandeld conform onbetaald verlof, dat geldt voor alle fondsen. De uitkering van UWV is namelijk geen loon.
• Het productloon is overeenkomstig het onbetaald verlof (dus ongewijzigd t.o.v. voorgaand loon). Dus niet een verlaagd loon (70%) t.g.v. de UWV-uitkering.

Functioneel leidt dit dus niet tot een wijziging en werkt WIEG eigenlijk zoals onbetaald verlof: de pensioenopbouw en afdracht loopt ongewijzigd door tegen ongewijzigde uren / deeltijdfactor.

Voor de te verantwoorden verbijzondering van de inkomstenverhouding (in Payroll Gemal eventueel handmatig vast te leggen met invoercode 02859) wijzigt wel wat:

• voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis geldt dat bij WIEG de verbijzondering WGP moet worden doorgegeven.
• voor pensioenfonds PWRI geldt geen wijziging (blijft WNE).

We sluiten aan bij de afvraging die we al voor LA / UPA doen, zie onze release notes 2020-06/8 'WIEG - Aanvullend geboorteverlof en uitkering' bij 'Verantwoording in de loonaangifte en UPA.

We gaan uit van het resultaat van grondslag van werkgevercode 55198 waarin je enerzijds de verlofkorting hebt vastgelegd en anderzijds de uitkering van UWV / bijdrage werkgever. Wanneer het resultaat ongelijk aan nul is (en meestal zal er geen sprake zijn van 100% doorbetaling), dan wordt in de verantwoording aan APG vanaf 2021 de verbijzondering WGP meegegeven.

Soort Inkomstenverhouding

Met ingang van 2021 wenst APG dat het gegeven ‘Soort InkomstenVerhouding’ wordt aangeleverd conform de Loonaangifte. Deze wijziging geldt:

• voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis.
• voor pensioenfonds PWRI.

Dit gegeven heb je al vastgelegd ten behoeve van de Loonaangifte. Per 2021 gaan we de waarde van dit gegevens (invoercode 02893) ook opnemen in de gegevenslevering APG. In APG-bestanden die betrekking hebben op 2020 mag dit gegeven niet geleverd worden.

Reden einde IKV

Wanneer een medewerker uit-dienst gaat, dan leg je de datum uit-dienst vast met invoercode 02924 en de reden uit-dienst met enerzijds invoercode 02861 (om via APG het pensioenfonds te informeren) en anderzijds met invoercode 02850 (om via de Loonaangifte de Belastingdienst en haar afnemers te informeren).

Zoals al eerder aangekondigd zal APG met ingang van 2021 aansluiten bij de codering van de Loonaangifte. Dit betekent dat je niet langer gebruik moet maken van de invoercodes 02861 / 02850 maar dat je in plaats daarvan met invoercode 02846 beide instanties van de gewenste informatie voorziet. Deze wijziging geldt:

• voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis.
• voor pensioenfonds PWRI.

Zie ook het onderwerp 'Uitfaseren invoercodes 02356 en 02850' in deze release notes.

Uitzondering

De ‘reden einde arbeidsovereenkomst’ (invoercode 02846) mag alleen voor de Loonaangifte verantwoord worden onder bepaalde condities. Zo mag dit gegeven voor sommige medewerkers (bijvoorbeeld medewerkers bij de Politie) niet aangeleverd worden al naar gelang hun aansturing:

• Als invoercode 02893 (code soort inkomstenverhouding) gelijk is aan 11, 13 of 15,
  EN invoercode 02268 (code aard arbeidsverhouding) gelijk is aan 1, 10, 11, 82 of 83,
  EN de datum uit-dienst (invoercode 02924) of de datum uit-dienst Loonaangifte (invoercode 02941) is gevuld,
  dan moet invoercode 02846 aangeleverd worden.

Een medewerker met publiekrechterlijke aanstelling, zul je bijvoorbeeld hebben aangestuurd met code aard arbeidsverhouding 18. Bij deze medewerker moet je de ‘reden einde arbeidsovereenkomst’ (invoercode 02846) dus niet vastleggen.

De volgende waardes van invoercode 02846 zijn mogelijk:

Code: Betekenis:
01 - Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd.
03 - Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever.
04 - Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever.
20 - Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer.
21 - Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet).
30 - Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
31 - Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.).
40 - Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht.
41 - Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden.
80 - Arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV.
81 - Bedrijfseconomische reden met toestemming van UWV.
90 - De arbeidsovereenkomst loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd.
99 - Een andere, hiervoor niet genoemde reden.

In APG-bestanden die betrekking hebben op 2020 mag dit gegeven niet geleverd worden.

Voor medewerkers waarbij je de datum uit-dienst met een reden al eerder heeft vastgelegd met invoercode 02850 of 02861, zal invoercode 02846 worden gegenereerd. De omzetting van invoercode 02850 is bekend en wordt voor 2020 ook al uitgevoerd [1].

Voor de omzetting van invoercode 02861 geldt:

invoercode 02861	invoercode 02846
O (voorheen I) - overlijden	31
A (voorheen B) - ontslag wegens arbeidsongeschiktheid	80
W - ontslag	99
V - vervroegde uittreding	99
R - overig	99

Meer informatie

[1] Handleiding onderwerp Aangifte loonheffing bij 3.6 Reden einde arbeidsovereenkomst.

2021-01/84 Aanleveringen APG Pensioenaangifte tijdens jaarovergang 2020-2021 [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

2 december 2020 - Om je gegevens van 2020 voor de pensioenfondsen ABP, PWRI en verzekeraar Loyalis tijdens de komende jaarovergang tijdig te kunnen verzenden willen we je over het volgende informeren.

Je dient zoals gebruikelijk uiterlijk de vijfde werkdag van de maand volgend op de productiemaand je gegevens te verzenden naar het APG. Je gegevens van een eventuele correctieproductie (ACP) over december dien je uiterlijk vrijdag 29 januari 2021 te verzenden naar APG. Latere inzendingen kunnen niet meer verwerkt worden.

Schematisch gelden dus de volgende datums: 

periode	uiterste inzenddatum APG aangifte
12-2020	07-01-2021
ACP 12-2020	29-01-2021
01-2021	05-02-2021
02-2021	05-03-2021

ACP 12 is aanvullende correctieproductie periode 12.

Pensioenfonds PFZW

2021-01/85 UPA foutmelding P0046 - reden einde arbeidsovereenkomst ontbreekt

In de UPA wordt al enige jaren de reden einde arbeidsovereenkomst doorgegeven. T/m 2019 was hiervoor invoercode 02850 in gebruik in Gemal. Per 2020 is de rubriek ook opgenomen in de loonaangifte. Het waardebereik werd toen geheel herzien. Om die reden is per 2020 de nieuwe invoercode 02846 geïntroduceerd voor reden einde arbeidsovereenkomst.

Als je een dienstverband hebt beëindigd in 2020, met terugwerkende kracht naar 2019 dan geef je de reden einde arbeidsovereenkomst nog op met de oude invoercode 02850.

Over 2019 moet immers een waarde uit het oude waardebereik worden opgenomen. Uit terugkoppeling van PFZW blijkt dat in sommige gevallen in deze situatie ten onrechte invoercode 02846 is gebruikt. Dit leidt er toe dat de reden einde arbeidsovereenkomst in de UPA over 2019 niet wordt gevuld. In de UPA wordt dit aan je kenbaar gemaakt met foutcode P0046 - Reden einde arbeidsovereenkomst verplicht vullen indien datum einde inkomstenverhouding is gevuld.

Als je deze melding ontvangen hebt, dan kun je in een aanvullende correctieproductie 2020-12 alsnog invoercode 02850 vastleggen met de juiste waarde en met als ingangsdatum de maand in 2019 waarin het dienstverband is beëindigd. Ook kun je vanaf 2021-02 de reden einde arbeidsovereenkomst invoeren via de Handmatige Correctie UPA.

Pensioenfonds PWRI

2021-01/86 Wijziging aanlevering per 2021

Met ingang van 2021 gelden op de volgende onderwerpen wijzigingen voor de gegevenslevering aan APG:

• Wet invoering extra geboorteverlof
• Soort IKV
• Reden einde IKV

Wet invoering extra geboorteverlof

Per 2020-07 is de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) ingevoerd. Partners hebben vanaf genoemde datum ook recht op maximaal vijf weken extra verlof tegen 70% van het (maximum) dagloon. Wat dit betekent voor de pensioenaanlevering:

• De gegevensaanlevering wordt behandeld conform onbetaald verlof, dat geldt voor alle fondsen. De uitkering van UWV is namelijk geen loon.
• Het productloon is overeenkomstig het onbetaald verlof (dus ongewijzigd t.o.v. voorgaand loon). Dus niet een verlaagd loon (70%) t.g.v. de UWV-uitkering.

Functioneel leidt dit dus niet tot een wijziging en werkt WIEG eigenlijk zoals onbetaald verlof: de pensioenopbouw en afdracht loopt ongewijzigd door tegen ongewijzigde uren / deeltijdfactor.

Voor de te verantwoorden verbijzondering van de inkomstenverhouding (in Payroll Gemal eventueel handmatig vast te leggen met invoercode 02859) wijzigt wel wat:

• voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis geldt dat bij WIEG de verbijzondering WGP moet worden doorgegeven.
• voor pensioenfonds PWRI geldt geen wijziging (blijft WNE).

We sluiten aan bij de afvraging die we al voor LA / UPA doen, zie onze release notes 2020-06/8 'WIEG - Aanvullend geboorteverlof en uitkering' bij 'Verantwoording in de loonaangifte en UPA.

We gaan uit van het resultaat van grondslag van werkgevercode 55198 waarin je enerzijds de verlofkorting hebt vastgelegd en anderzijds de uitkering van UWV / bijdrage werkgever. Wanneer het resultaat ongelijk aan nul is (en meestal zal er geen sprake zijn van 100% doorbetaling), dan wordt in de verantwoording aan APG vanaf 2021 de verbijzondering WGP meegegeven.

Soort Inkomstenverhouding

Met ingang van 2021 wenst APG dat het gegeven ‘Soort InkomstenVerhouding’ wordt aangeleverd conform de Loonaangifte. Deze wijziging geldt:

• voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis.
• voor pensioenfonds PWRI.

Dit gegeven heb je al vastgelegd ten behoeve van de Loonaangifte. Per 2021 gaan we de waarde van dit gegevens (invoercode 02893) ook opnemen in de gegevenslevering APG. In APG-bestanden die betrekking hebben op 2020 mag dit gegeven niet geleverd worden.

Reden einde IKV

Wanneer een medewerker uit-dienst gaat, dan leg je de datum uit-dienst vast met invoercode 02924 en de reden uit-dienst met enerzijds invoercode 02861 (om via APG het pensioenfonds te informeren) en anderzijds met invoercode 02850 (om via de Loonaangifte de Belastingdienst en haar afnemers te informeren).

Zoals al eerder aangekondigd zal APG met ingang van 2021 aansluiten bij de codering van de Loonaangifte. Dit betekent dat je niet langer gebruik moet maken van de invoercodes 02861 / 02850 maar dat je in plaats daarvan met invoercode 02846 beide instanties van de gewenste informatie voorziet. Deze wijziging geldt:

• voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis.
• voor pensioenfonds PWRI.

Zie ook het onderwerp 'Uitfaseren invoercodes 02356 en 02850' in deze release notes.

Uitzondering

De ‘reden einde arbeidsovereenkomst’ (invoercode 02846) mag alleen voor de Loonaangifte verantwoord worden onder bepaalde condities. Zo mag dit gegeven voor sommige medewerkers (bijvoorbeeld medewerkers bij de Politie) niet aangeleverd worden al naar gelang hun aansturing:

• Als invoercode 02893 (code soort inkomstenverhouding) gelijk is aan 11, 13 of 15,
  EN invoercode 02268 (code aard arbeidsverhouding) gelijk is aan 1, 10, 11, 82 of 83,
  EN de datum uit-dienst (invoercode 02924) of de datum uit-dienst Loonaangifte (invoercode 02941) is gevuld,
  dan moet invoercode 02846 aangeleverd worden.

Een medewerker met publiekrechterlijke aanstelling, zul je bijvoorbeeld hebben aangestuurd met code aard arbeidsverhouding 18. Bij deze medewerker moet je de ‘reden einde arbeidsovereenkomst’ (invoercode 02846) dus niet vastleggen.

De volgende waardes van invoercode 02846 zijn mogelijk:

Code: Betekenis:
01 - Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd.
03 - Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever.
04 - Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever.
20 - Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer.
21 - Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet).
30 - Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
31 - Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.).
40 - Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht.
41 - Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden.
80 - Arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV.
81 - Bedrijfseconomische reden met toestemming van UWV.
90 - De arbeidsovereenkomst loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd.
99 - Een andere, hiervoor niet genoemde reden.

In APG-bestanden die betrekking hebben op 2020 mag dit gegeven niet geleverd worden.

Voor medewerkers waarbij je de datum uit-dienst met een reden al eerder heeft vastgelegd met invoercode 02850 of 02861, zal invoercode 02846 worden gegenereerd. De omzetting van invoercode 02850 is bekend en wordt voor 2020 ook al uitgevoerd [1].

Voor de omzetting van invoercode 02861 geldt:

invoercode 02861	invoercode 02846
O (voorheen I) - overlijden	31
A (voorheen B) - ontslag wegens arbeidsongeschiktheid	80
W - ontslag	99
V - vervroegde uittreding	99
R - overig	99

Meer informatie

[1] Handleiding onderwerp Aangifte loonheffing bij 3.6 Reden einde arbeidsovereenkomst.

2021-01/87 Beëindiging regeling WIW

Zoals aangekondigd in vorige release notes, zal de WIW-regeling per 2021 eindigen [1]. Voor Payroll Gemal betekent dit wanneer je nog deelnemers aan de WIW-regeling hebt, je deze moet overzetten naar de SW-regeling.

Je doet dit door per 2021-01 de Code pensioenfonds (invoercode 02315) bij de betreffende deelnemers te wijzigen van waarde X naar waarde W.

Maak je gebruik van de automatische afdrachtbetaling, dan kun je dit zonder verdere wijzigingen blijven doen. De automatische afdracht 18 is voor WIW en WSW hetzelfde, beide afdrachtuitvoercodes hebben we hierin opgenomen.

Houd voor je journaalposten, eigen overzichten etc. rekening met de wijziging van uitvoercodes. De uitvoercode voor de inhouding is hetzelfde, de uitvoercode voor de afdracht is anders:

- uitvoercode 01549 PWrI afdracht WIW wordt uitvoercode 01545 PWrI afdr. WSW-WS.

Meer informatie

[1] Release notes 2020-12/39.

2021-01/88 Aanleveringen APG Pensioenaangifte tijdens jaarovergang 2020-2021 [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

2 december 2020 - Om je gegevens van 2020 voor de pensioenfondsen ABP, PWRI en verzekeraar Loyalis tijdens de komende jaarovergang tijdig te kunnen verzenden willen we je over het volgende informeren.

Je dient zoals gebruikelijk uiterlijk de vijfde werkdag van de maand volgend op de productiemaand je gegevens te verzenden naar het APG. Je gegevens van een eventuele correctieproductie (ACP) over december dien je uiterlijk vrijdag 29 januari 2021 te verzenden naar APG. Latere inzendingen kunnen niet meer verwerkt worden.

Schematisch gelden dus de volgende datums: 

periode	uiterste inzenddatum APG aangifte
12-2020	07-01-2021
ACP 12-2020	29-01-2021
01-2021	05-02-2021
02-2021	05-03-2021

ACP 12 is aanvullende correctieproductie periode 12.

Ziektekostenverzekeraars

Ziektekostenverzekering IZZ

2021-01/89 Uitbreiding opties per 2021

IZZ VGZ heeft per 2021 een nieuwe optie toegevoegd voor de basisverzekering de 'Basisverzekering Basis'. Net als voor de andere opties voor de basisverzekering heeft ook deze variant 6 keuzes ten aanzien van de hoogte van het eigen risico. Bovendien is er een nieuwe optie toegevoegd voor aanvullende verzekering 'Instap'.

Meerdere klanten maken gebruik van de aanlevering van ziektekostenmutaties die zij rechtstreeks van IZZ VGZ ontvangen, inlezen in het HR-systeem en die zo mee aanleveren met alle overige maandelijkse mutaties aan Gemal. Hiervoor verandert er qua werkwijze niets. De nieuwe bedragen worden op dezelfde bestaande invoercodes aangeleverd naar Gemal en gepresenteerd in dezelfde uitvoercodes. Voor de basisverzekering is dat in-/uitvoercode 01181 en voor de aanvullende verzekering wordt het bedrag toegevoegd aan in-/uitvoercode 01183.

Vastlegging nieuwe opties

Gemal kent ook de 'oude' verwerkingsmethode door het vastleggen van het aantal verzekerden per verzekeringsoptie waarbij Gemal dit omrekent met het bedrag dat voor de betreffende verzekeringsoptie in de werkgevergegevens is opgenomen, zie Gemal Direct Inrichting Werkgevergegevens > Zorgverzekering > IZZ-VGZ.

Voor deze werkwijze zijn naar aanleiding van de uitbreiding van de keuzes nieuwe werkgevercodes en invoercodes opgenomen per 2021-01.

Voor de basisverzekering basis zijn de bedragen opgenomen bij de nieuwe werkgevercodes 07230 t/m 07235. Voor de nieuwe aanvullende verzekering Instap in de nieuwe werkgevercode 07422 opgenomen.

Voor deze nieuwe keuzes zijn voor het vastleggen van het aantal verzekerden per optie de nieuwe invoercodes 02006 t/m 02011 opgenomen voor de basisverzekering basis regeling 1 t/m 6 en voor de aanvullende verzekering Instap invoercode 02012.

Gegeven: IZZ-VGZ Basisverzekering Basisregeling 1 t/ 6.
Vastleggen: werkgevercode 07230 t/m 07235.

Gegeven: IZZ-VGZ Instap.
Vastleggen: werkgevercode 07422.

Gegeven: Aant VGZ Basis r1 t/m r6.
Vastleggen: invoercode 02006 t/m 02011.

Gegeven: Aant VGZ Instap.
Vastleggen: invoercode 02012.

Presentatie

De presentatie voor alle basisverzekeringen vindt plaats met uitvoercode 01181 IZZ VGZ basis. Dat is ook het geval bij de nieuwe Basisverzekering Basis. De presentatie voor alle aanvullende verzekeringen worden samengeteld in uitvoercode 01183 IZZ VGZ aanv. Dit geldt ook voor de nieuwe aanvullende optie Instap. Voor wat betreft de uitvoercodes verandert er dus niets.

Aanvullende verzekering buitenland

De aanvullende verzekering buitenland had tot nu toe twee verschillende opties, te weten de optie Europa en de optie Wereld. De premie voor beide keuze was (de laatste jaren) hetzelfde namelijk 2,00 euro. Voor 2021 heeft IZZ nog één keuze voor buitenland, nog steeds met een premie van 2,00 euro. Feitelijk zou in Gemal dus één van beide opties kunnen vervallen. We hebben er voor gekozen om dit in elk geval voor 2021 nog gelijk te houden. Men kiest immers toch slechts voor één van beide opties en het bedrag is gelijk.

Actie

Voor zover je van deze werkwijze gebruik maakt, leg je voor de werknemer het aantal verzekerden vast (vaste mutatie) bij de nieuwe invoercodes 02006 t/m 02012.

Automatische herrekeningen

2021-01/90 Vermelding automatische herrekening in mutatieverslag

Periode 2020-12

reden	omschrijving
12	CAO politie - Eenmalige uitkering Waarderingsgebaar 2020-12
13	Loonverdeling via directe doorbelasting en uurloners

Periode 2021-01

reden	omschrijving
02 (via ACP 2020-12)	CAO kraamzorg - Nieuw CAO-akkoord
03 (via ACP 2020-12)	CAO zorgverzekeraars - CAO-akkoord

Werknemer- en werkgevergegevens

2021-01/91 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes

Nieuwe invoercodes

invoercode	omschrijving	HR Core Beaufort rubriek	HR Core Education component
02006 t/m 02011	Aant VGZ Basis r1 t/m r6	P12006 t/m P12011	8006 t/m 8009, 8013, 8011
02012	Aant VGZ Instap	P12012	8012
02836	30%-regeling	P02836	2836
02845	Wachtgelder (zorg)	P02845	2845
02889	Kwartaaltabel LH	P12889	2889

Vervallen invoercodes

invoercode	omschrijving
02861	reden van uittreden

Nieuwe uitvoercodes

uitvoercode	omschrijving
01680	grsl UFO ongemax
01694	grsl WHK ongemax
01696	grsl inh WIA ong
01697	grsl WIA ongemax
01776	loon LH tabel wit
02046	gr urn ziekengeld
02229	ABP stat.dtf.peil
02348	grsl WW tot z max
02349	grsl WW max
02395	uren opslag PB
02397	vrijwvrtz senvl
02398	vrijwvrtz OSV
02399	vrijwvrtz ONB
02400	vrijwvrtz LL
02401	vrijwvrtz Kzg
02402	vrijwvrtz Lzg
02403	vrijwvrtz Cal
02404 t/m 02410	vrijwvrtz verl9 t/m vrijwvrtz verl15
02412	uren intens.toesl.
02413	uren afw.volt.
02414	uren opslag ADV
02415	extra urn sol. fun
02416	vrijw. vrtz genbel

Vervallen uitvoercodes

uitvoercode	omschrijving
01548	PWrI grondslag WIW
01549	PWrI afdracht WIW
01568 (vervalt per 2022)	PWrI vrgjr WIW

2021-01/92 Nieuwe/gewijzigde werkgevercodes

Nieuwe werkgevercodes

werkgevercode	omschrijving
03004	pro-rata berekening
05777	tekst bij regeling
07230 t/m 07235	IZZ-VGZ Basisverzekering Basisregeling 1 t/m 6
07422	IZZ-VGZ Instap
08020	doorbetaling componenten gedeeltelijk ziek
10102	presentatie adres op jaaropgave
55169	uitvoercodes in grondslag ziekengeld uren
58003	verdeling meerdere dienstverbanden

Gewijzigde werkgevercodes

werkgevercode	oude omschrijving	nieuwe omschrijving
07427	IZZ-VGZ buitenland Europa	IZZ-VGZ buitenland
07428	IZZ VGZ buitenland Wereld	IZZ VGZ buitenland