2021-09

[#1]

Mededeling

2021-09/1 Loonaangiftemelding C6223 en postuum loon

In de release notes 2021-08/11 hebben we een instructie gegeven over het vastleggen van gegevens bij overlijden. Bij het vastleggen van invoercode 02101 kan het zijn dat loonaangiftemelding C6223 gegeneneerd wordt in Mutaties en Signalen Gemal (MSG) en op het mutatieverslag.

In de instructie is daarvoor de volgende Let op opgenomen:

''Let op: het blijkt dat deze vastlegging er voor zorgt dat de nieuwe loonaangifte melding C6223 wordt getoond. Dit is een nieuwe melding die nog niet door de Belastingdienst wordt teruggekoppeld, maar wel op verzoek is geïmplementeerd in onze software. Je kunt deze melding vooralsnog negeren. Wij hebben de Belastingdienst gevraagd hoe te handelen in deze situatie.''

Recent heeft de Belastingdienst de condities van deze melding aangepast. De melding wordt niet langer getoond bij werknemers uit-dienst. Daarmee vervalt de foutmelding C6223 voor postuum loon. Wij passen onze programmatuur aan op de nieuwe situatie en houden je op de hoogte van de voortgang.

Werkinstructie

2021-09/2 Werkinstructie invoercode 02887 voor vrijwilligers en personeel niet in loondienst

Vrijwilligers en personeel niet in loondienst hoef je niet op te nemen in de loonadministratie. Soms is het vanwege administratieve redenen echter wel prettig om dat toch te doen. In dat geval leg je bij dergelijke dienstverbanden invoercode 02887 Code dienstverband vast met waarde 1 (vrijwilliger) of 3 (overig personeel niet in loondienst).

Wij constateren dat deze code niet altijd correct wordt gebruikt en dat leidt tot fouten in de loonaangifte. Daarom willen wij je attenderen op een aantal punten:

• Je legt deze invoercode altijd direct vast in de periode dat je het dienstverband aanmaakt. Als je dat toch vergeet, dan corrigeer je dat op een later moment. Terugwerkende kracht is niet noodzakelijk. Als je deze invoercode vastlegt, dan heeft de meest recente waarde altijd effect op het gehele jaar. Wel dien je altijd een synchronisatie loonaangifte uit te voeren. Het dienstverband wordt anders niet correct uit de loonaangifte verwijderd. Je roept een synchronisatie af door in een speciale productie lijstnummer 203 vast te leggen. In Gemal Direct Inrichting leg je het afroepen van overzichten/lijstnummers variabel vast bij Werkgevergegevens > Afroep overzichten/bestanden > Afroep variabel.

Let op: recent is bij diverse werkgevers loonaangiftemelding L1614/1615 teruggekoppeld nadat invoercode 02887 is vastgelegd, maar niet is gesynchroniseerd. In deze situatie wordt de melding niet op het mutatieverslag getoond, maar wel door de Belastingdienst teruggekoppeld. Als deze situatie op je van toepassing is, dan dien je alsnog een synchronisatie af te roepen.

• Je gebruikt deze invoercode alleen voor dienstverbanden die in het geheel niet in de loonaangifte thuishoren. Voorbeelden daarvan zijn vrijwilligers en zzp'ers.
• Je gebruikt deze code nooit als dienstverbanden uit-dienst gaan.
• Als een dienstverband wijzigt van aard (een vrijwilliger komt in dienst), dan maak je een nieuw dienstverband aan. Op het vrijwilligersdienstverband leg je invoercode 02887 vast, op het reguliere dienstverband niet.

Gewijzigd en verbeterd

2021-09/3 SV-dagen en doorbetaling bij ziekte op IKV-niveau

Ter voorbereiding op de nieuwe IKV-functionaliteit, zie de release notes 2021-08/03 Nieuwe functionaliteit voor inkomstenverhouding, introduceren we met ingang van periode 09 de nieuwe uitvoercode 01769 SV dgn drbt ziek. Deze uitvoercode wordt vooralsnog gelijkgesteld aan uitvoercode 01606 SV dagen.

De nieuwe uitvoercode 01769 wordt gebruikt bij de berekening van de doorbetaling van de componenten ORT, meerwerk, OVW en BRD tijdens ziekte, wanneer deze geboekt worden in dagen. Hoe de berekening precies werkt, kun je nalezen in de Gemal handleiding, onderwerp Ziekte, doorbetaling componenten, hoofdstuk 4 - Berekening en verwerking.

Op alle punten waar voorheen uitvoercode 01606 SV dagen werd gebruikt voor de berekening van componenten tijdens ziekte, is dat nu uitvoercode 01769. Er is geen verschil in het uiteindelijk berekende bedrag, omdat de waarde van de uitvoercodes vooralsnog gelijk is.

Uitvoercode 01769 wordt vanaf deze release bepaald, dus niet met terugwerkende kracht over voorgaande perioden. Hiermee voorkomen we dat vrijwel alle werkgevers collectief herrekend moeten worden. De referteperiode voor doorbetaling bij ziekte kan tot 12 maanden bestrijken. Over elke periode dat uitvoercode 01769 nog niet beschikbaar is, betrekt Gemal als vanouds uitvoercode 01606 in de berekening.

2021-09/4 Werking minimum aantal kilometers bij reiskosten woon-werk, per eenheid

Een van de mogelijkheden voor vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer is het vastleggen in de werkgevergegevens van een omrekeningsfactor, een franchisebedrag, een maximum maandbedrag en een bedrag per eenheid. Als eenheid kun je bijvoorbeeld de kilometer hanteren [1].

Er was onduidelijkheid in de werking van het opgegeven minimum aantal kilometers bij werkgevercode 26303/26323/26333 Minimum aantal km 1/2/3. Het blijkt dat de werking zowel een drempel kan zijn als een franchise.

Vanaf periode 09 is (met terugwerkende kracht tot 2021-01) de werking van werkgevercode 26303/26323/26333 geplaatst onder de regie van een nieuwe werkgevercode:

Gegeven: werking minimum aantal km reiskosten.
Vastleggen: werkgevercode 26350.
0 (of niet vastgelegd) = het minimum is een drempelwaarde;
1 = het minimum is een franchise.

Met deze werkgevercode is aan te sturen of het minimum aantal km een drempel of een franchise is.

Voorbeelden

Voorbeeld 1

Uitgangssituatie:
- met invoercode 02372 Fiscale reisafstand woon-werk is 8 km vastgelegd.
- met werkgevercode 26303 Minimum aantal km 1 is 5 kilometer vastgelegd.

Berekening:
- werkgevercode 26350 = 0: er vindt een uitbetaling reiskosten plaats op basis van 8 km, omdat het aantal km boven de drempelwaarde van 5 km ligt.
- werkgevercode 26350 = 1: er vindt een uitbetaling reiskosten plaats op basis van 8 - 5 km = 3 km, omdat het aantal km 3 km boven de franchisewaarde van 5 km ligt.

Voorbeeld 2

Uitgangssituatie:
- met invoercode 02372 Fiscale reisafstand woon-werk is 5 km vastgelegd.
- met werkgevercode 26303 Minimum aantal km 1 is 8 kilometer vastgelegd.

Berekening:
- werkgevercode 26350 = 0 of 1: er vindt geen uitbetaling reiskosten plaats, omdat het aantal km onder het minimum ligt.

Voorbeeld 3

Onderstaande tabel toont een variëteit aan keuze-opties met het bijbehorende resultaat.

Maand	werkgevercode 26350 - werking minimum km reiskosten	opgegeven km medewerker	werkgevercode 26303 - minimum aantal km 1	aantal km voor berekening	reiskosten op basis van 10ct/km/dag
1	0	4	5	0	0,00
2	1	4	5	0	0,00
3	0	5	5	5	1,00
4	1	5	5	0	0,00
5	0	6	5	6	1,20
6	1	6	5	1	0,20
7	0	10	5	10	2,00
8	1	10	5	5	1,00

Conversie

De bestaande werking van de berekening wordt intact gelaten door een conversie te doen wanneer voor jou op dit moment een franchise-berekening geldt. Hierdoor kan werkgevercode 26350 op het overzicht specificatie productiegegevens worden gepresenteerd.

Actie

Er is geen actie nodig. De huidige berekening van de reiskosten mag niet veranderen. Als je een nieuwe reiskostenregeling inricht, kan je nu kiezen hoe het minimum aantal km afgehandeld moet worden met de nieuwe werkgevercode 26350.

Meer informatie

[1] Gemal handleiding onderwerp Reiskosten woon-werk, per eenheid.

Wet- en regelgeving

Niet van toepassing

Opgeloste meldingen

2021-09/5 Negatief loon voor de loonheffing

Op 22 juli 2021 hebben we op de community de volgende storingsmelding gepubliceerd:

"Van een aantal klanten hebben we meldingen ontvangen dat de berekening van de loonheffing incorrect is als een werknemer meerdere dienstverbanden heeft, in combinatie met een negatief loon BT (uitvoercode 01771) op één van die dienstverbanden. Helaas kan dit ook leiden tot mogelijke vorderingen. Wij zijn bezig met een structurele oplossing die gepland staat voor release 2021-09. Wij adviseren in de tussentijd om werknemers bij wie dit voorkomt, handmatig te corrigeren. Dit kun je doen door bijvoorbeeld een eenmalig voorschot in te voeren dat je na de herrekening weer kunt tegenboeken. Dit om de medewerker tegemoet te komen als het om een fors bedrag gaat."

Per periode 09 hebben we dit probleem als volgt opgelost.

Als er een negatief loon voor de loonheffingen ontstaat, dan zou dat gepaard gaan met een uitbetaling van loonheffing. Dit is fiscaal niet toegestaan. Wel mag een uitbetaling loonheffing in hetzelfde tijdvak verrekend worden met een inhouding loonheffing bij dezelfde persoon.

Dat kan binnen hetzelfde dienstverband, door 'loonheffing tabel' en 'loonheffing bijzonder tarief' met elkaar te verrekenen. Dat kan ook door te verrekenen met een inhouding loonheffing op een ander dienstverband van dezelfde persoon.

Deze systematiek bleek in Gemal in een incidenteel geval niet goed toegepast te worden. In release 2021-07/6 is gepoogd om dit probleem op te lossen. Deze oplossing bleek achteraf nieuwe berekeningsfouten te veroorzaken. Wij hebben daarom de systematiek met ingang van deze release grondig vernieuwd.

De nieuwe systematiek is als volgt:

• Als er sprake is van een uitbetaling loonheffing op uitvoercode 01158 loonheffing tabel of 01159 loonheffing BT, dan controleert Gemal eerst of binnen hetzelfde dienstverband op de andere uitvoercode (01158 of 01159) een inhouding is.
• Als er een inhouding is EN die is groter dan de uitbetaling, dan blijven beide posten onveranderd staan. De loonheffing van uitvoercodes 01158 en 01159 wordt in de loonaangifte samengevoegd, dus in de aangifte komt dan per saldo een inhouding loonheffing te staan. Stel de inhouding is -€200 op uitvoercode 01158 en de uitbetaling €100 op uitvoercode 01159, dan blijft deze waarde onveranderd staan. In de loonaangifte is er één post loonheffing waarop wordt doorgegeven dat er in totaal €100 is ingehouden.
• Als er een inhouding is en die is kleiner dan de uitbetaling, dan verrekent Gemal de inhouding en uitbetaling met elkaar. De inhouding blijft staan en de uitbetaling wordt gemaximeerd op het inhoudingsbedrag. Het restant aan uitbetaling dat niet verrekend kan worden, neemt Gemal mee naar een volgend dienstverband indien aanwezig. Als de toegepaste arbeidskorting (uitvoercode 01512) negatief is, word deze ook op nul gesteld en meegenomen naar een eventueel volgend dienstverband. Stel de inhouding is -€ 100 op uitvoercode 01158 en de uitbetaling € 200 op uitvoercode 01159, dan wordt de uitbetaling gemaximeerd. De waarde van uitvoercode 01159 wordt dan op € 100 gesteld. In de loonaangifte wordt op de post loonheffing dan het totaalsaldo van € 0 ingehouden loonheffing doorgegeven. De resterende uitbetaling loonheffing wordt meegenomen naar een volgend dienstverband indien aanwezig.
• Als er geen inhouding is, dan stelt Gemal de uitbetaling op 0 en neemt het volledige bedrag mee naar een volgend dienstverband indien aanwezig. De toegepaste arbeidskorting (uitvoercode 01512) wordt in dit geval ook nulgesteld en meegenomen naar een eventueel volgend dienstverband.
• Op het volgende dienstverband wordt het meegenomen bedrag verrekend. Gemal voert een berekening uit over het loon loonheffing van dienstverbanden 1 + 2 gezamenlijk en trekt de inhoudingen en heffingen af die reeds bij dienstverband 1 zijn toegepast. Doordat niet de gehele uitbetaling bij dienstverband 1 toegepast kon worden, zal bij dienstverband 2 nu automatisch een poging gedaan worden om de rest te verrekenen. Vervolgens doorloopt Gemal opnieuw de bovenstaande stappen en neemt een eventuele uitbetaling loonheffing en bijbehorende arbeidskorting mee naar een derde en volgende dienstverbanden, indien aanwezig. Nadat het dienstverband met het hoogste registratienummer is verwerkt, neemt Gemal de post mee terug en toetst ook dienstverbanden met lagere registratienummers, totdat bij elk dienstverband een poging tot verrekenen is gedaan.
• Als de uitbetaling loonheffing nergens (volledig) verrekend kan worden, dan wordt de loonheffing op alle dienstverbanden nulgesteld. De werknemer kan de teveel betaalde loonheffing mogelijk verrekenen in de aangifte inkomstenbelasting, conform de fiscale voorschriften.

Let op: als Gemal een uitbetaling loonheffing van het ene dienstverband naar het andere heeft getransporteerd, dan wordt de pro-rata berekening in deze periode niet uitgevoerd voor uitvoercodes 01158, 01159 en 01512. Hiermee wordt voorkomen dat de getransporteerde loonheffing weer (deels) wordt teruggeplaatst op het verkeerde dienstverband.

Naast de bovenstaande aanpassingen, is ook de berekening van uitbetaling loonheffing tegen tabeltarief aangepast. Bij een negatief loon loonheffing voor de tabel (uitvoercode 01770), werd de uitbetaling loonheffing ten onrechte tegen bijzonder tarief berekend op uitvoercode 01159. Dit gebeurde ook bij medewerkers met enkele dienstverbanden. De uitbetaling werd daardoor te hoog vastgesteld. In de nieuwe situatie wordt deze tegen tabel berekend op uitvoercode 01158.

Let op: dit kan vorderingen tot gevolg hebben in de situatie dat op een dienstverband per saldo negatief tabelloon is berekend in enige periode. 

Automatische herrekening 09-03

Wij zullen een automatische herrekening uitvoeren voor alle werknemers met een negatief loon voor de loonheffing (uitvoercode 01770) en bij medewerkers met meerdere dienstverbanden en een negatief loon voor de loonheffing (uitvoercode 01770 of 01771) in enige periode in 2021. Deze herrekening herken je op het mutatieverslag aan reden 09-03. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Let op: herrekening reden 09-03 wordt gebruikt voor zowel de foutsituatie met melding L2048 als voor de negatieve loonheffing. Dat komt doordat beide fouten, technisch gezien, dezelfde oorzaak hebben.

2021-09/6 Loonaangiftemelding L2048 bij meerdere dienstverbanden (change 2843779)

Melding

Gemal bleek ten onrechte SV-premies te berekenen bij dienstverbanden zonder SV-loon. Dit gebeurde in de volgende situatie:

• de werknemer heeft meerdere dienstverbanden;
• één van die dienstverbanden heeft negatief loon SV (uitvoercode 01598);
• een ander dienstverband is niet SV-verzekerd (uitvoercode 01598 is niet aanwezig).

In deze situatie bleek Gemal op het niet verzekerde dienstverband toch SV-premies te berekenen. Dit leidde tot loonaangiftemelding L2048.

Automatische herrekening 09-03

Met ingang van periode 09 is dit probleem verholpen. In periode 09 zullen we een automatische herrekening uitvoeren om de foutsituaties te herstellen. Je herkent deze herrekening op het  mutatieverslag aan reden 09-03. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Let op: herrekening reden 09-03 wordt gebruikt voor zowel de foutsituatie met melding L2048 als voor de negatieve loonheffing (zie vorige onderwerp in deze release notes). Dat komt doordat beide fouten technisch gezien dezelfde oorzaak hebben.

Eerder gepubliceerde nieuwsberichten

2021-09/7 Nagekomen bericht periode 08 [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

4 augustus 2021 - In de release notes 2021-08 hebben wij verzuimd herrekening 08-07 te schrijven. Hierna volgt alsnog de herstelactie die we voor deze herrekening hebben uitgevoerd.

Er is gebleken dat bij meerdere dienstverbanden - in combinatie met invoercode 02315 Code pensioenfonds waarde 1, 2 of 9 - een periode later de uitvoercodes 01635 ABP variabelen VT en/of 01636 ABP variabelen worden verwijderd.

Automatische herrekening 08-07

In periode 08 zullen we voor de betreffende werknemers een automatisch herrekening uitvoeren. Deze herrekening vind je op het mutatieverslag vermeld onder reden 08-07. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

2021-09/8 Loonaangiftemelding L2021 [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

Update 20 augustus 2021 - We hebben loonaangiftemelding L2021 in release 2021-08 in Gemal opgenomen in de veronderstelling dat de betreffende situatie (geen datum uit-dienst maar wel een reden uit-dienst) nog niet zou voorkomen. Helaas zijn er omstandigheden waardoor dit wel kan voorkomen:

Begin vorig jaar (zie release notes 2020-01/14) is invoercode 02846 Reden einde arbeidsovereenkomst door Gemal eenmalig opgevoerd bij medewerkers waarvoor een datum uit-dienst bestond. Dit moest gebeuren omdat de loonaangifte per 2020-01 de reden verplicht stelde. Invoercode 02846 was echter niet teruggekoppeld naar HR Core Beaufort. Hierdoor kon het voorkomen dat, wanneer je de datum uit-dienst weghaalde, de reden uit-dienst niet verwijderd werd.

In de Gemal release van 2021-08 hebben we melding L2021 ingebouwd op de aanwezigheid van een reden uit-dienst zonder datum uit-dienst. Deze melding ging nu dus ‘af’. De onjuiste situatie is overigens nooit doorgegeven in de loonaangifte aan de Belastingdienst: we geven geen reden uit-dienst door als er geen datum-uit-dienst is.

Voor de loonaangifte is er dus geen probleem, maar het is wel gewenst de situatie voor de toekomst aan te passen. Omdat in HR Core Beaufort er geen reden uit-dienst aanwezig is, is het verwijderen daarvan ook niet mogelijk. Daarom gaan we in release 2021-10 in Gemal deze situatie oplossen.

Hierbij zullen we eenmalig de opgegeven invoercode 02846 met waarde 99 verwijderen, als er geen datum uit-dienst (invoercode 02924) meer geldig is. In dit geval is er geen extra actie nodig, maar tot dan blijft melding L2021 wel bestaan voor deze gevallen.

Wil je toch tot die tijd melding L2021 niet gepresenteerd hebben, dan kun je er voor kiezen om invoercode 02846 via Gemal Direct Inrichting vast te leggen als stammutatie met de waarde 0 (geen ingangsdatum nodig).

18 augustus 2021 - Wij ontvangen meldingen dat in periode 2021-08 onverwacht bij medewerkers op het mutatieverslag de melding verschijnt: L2021 - Inkomenscode én aard arbeidsverh én reden einde arbeidsovk inconsistent aan datum einde IKV. We hebben dit in onderzoek en zullen je hierover later verder informeren.

CAO informatie

CAO Aan de Slag

2021-09/9 Code CAO Loonaangifte [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

3 augustus 2021 - Zoals aangegeven in de Handleiding Gemal onderdeel CAO Inrichting - CAO Aan de Slag bij 11.1, was op het moment van invoering de code CAO, zoals van toepassing voor de loonaangifte, helaas nog niet bekend. Inmiddels is deze code 4205 bekend gemaakt. Ons streven is om deze in periode 09 in Gemal beschikbaar te hebben. Je kunt tot die tijd gebruik blijven maken van 9999. Je legt de code vast bij werkgevercode 07005 CAO code CBS/LA, zie Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > Algemene regelingen > Loonheffingen > Div loonheffingen. Na de release van 2021-09 kun je deze met terugwerkende kracht tot 2021-07 corrigeren.

2021-09/10 Code CAO Loonaangifte vastgelegd in Gemal

Zoals u heeft kunnen lezen in het bericht op de community (zie het vorige onderwerp in deze release notes), is de code 4205 inmiddels bekend gemaakt. In periode 09 hebben we deze code vastgelegd voor CAO 84 ‘Aan de Slag’. Je kunt deze code met terugwerkende kracht vanaf 2021-07 corrigeren door voor de CAO-waarde te kiezen bij werkgevercode 07005 CAO code CBS/LA.

Pensioenfondsen

Pensioenfonds ABP

2021-09/20 APG Signaal 163/164 door invoercode 01303 extra uren 2 (change 2821880)

Bij de invoer van Extra uren 2 (invoercode 01303) worden de pensioengrondslagen OP/NP, AAOP en premie IVP verhoogd doordat deze extra uren voor een verhoogde pensioenfactor zorgt.

Melding

In de berekening was wel een verhoogde pensioenfactor van toepassing, maar in de APG-levering werd de verhoogde factor niet geleverd en werd alleen de waarde van invoercode 02404 geleverd.

Automatische herrekening 09-02

Met ingang van periode 09 worden medewerkers met invoercode 01303 en die in de APG-levering worden verantwoord, automatisch herrekend met reden 09-02 op het mutatieverslag, waardoor de verhoogde factor wordt geleverd aan het APG en waardoor de grondslag en factor weer met elkaar in overeenstemming zijn. Aan de automatische herrekening zijn geen kosten verbonden.

Automatische herrekeningen

2021-09/22 Vermelding automatische herrekening in mutatieverslag

Periode 08

reden	omschrijving
08-07	Nagekomen bericht periode 08

Periode 09

reden	omschrijving
09-02	Pensioenfonds ABP - APG Signaal 163/164 door invoercode 01303 extra uren 2 (change 2821880)
09-03	Negatief loon voor de loonheffing en meerdere dienstverbanden Loonaangiftemelding L2048 bij meerdere dienstverbanden (change 2843779)
09-04	CAO Nederlandse Universiteiten - Nieuwe CAO 2021-2022
09-05	CAO MBO - Eenmalige uitkering soms onterecht niet gekort (vervolg)

Werknemer- en werkgevergegevens

2021-09/23 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes

Nieuwe invoercodes

invoercode	omschrijving	HR Core Beaufort rubriek	HR Core Education component
-	-	-	-

Nieuwe uitvoercodes

uitvoercode	omschrijving
01769	SV dgn drbt ziek

2021-09/24 Nieuwe/gewijzigde werkgevercodes

Nieuwe werkgevercodes

werkgevercode	omschrijving
26350	werking minimum aantal km reiskosten