Mededelingen
2021-11/1 Geen papieren output meer per november
Zoals we in de release notes 2021-10 hebben aangekondigd, worden er met ingang van november 2021 geen papieren overzichten meer aangemaakt en verstuurd. Dit betekent dat je geen enveloppen of dozen meer ontvangt met daarin bijvoorbeeld de loonstaten, signaallijsten, etc., zoals dat als stammutatie in de betreffende werkgevergegevens is opgenomen.
De reden hiervoor is dat Salarisdossier al jaren voorziet in de digitale ontsluiting van deze overzichten. Daarnaast vinden we als Visma | Raet maatschappelijk verantwoord ondernemen (de wet MVO) belangrijk en in dat kader past het printen van overzichten niet meer in de tegenwoordige tijd.
Na onderzoek bij diverse klanten blijkt ook dat papieren output weliswaar is aangestuurd, maar dat er eigenlijk geen gebruik van wordt gemaakt. Het komt voor dat deze output gelijk weer vernietigd wordt, vanwege de vertrouwelijke informatie die het bevat. Dit heeft ons doen besluiten om per november 2021 te stoppen met het printen van overzichten.
Later zullen we in Gemal de betreffende werkgevercodes en tellers opschonen. De salarisspecificatie en de jaaropgaven blijven wel op papier beschikbaar. Op het overzicht specificatie productiegegevens is tijdelijk zichtbaar dat het printen van de overzichten wordt onderdrukt.
Nieuw
2021-11/2 Productieplanning 2022
De Productieplanning voor 2022 is in de Payroll Gemal handleiding opgenomen.
In 2022 gelden voor alle producties de volgende tijdvakken / datums:
|
maand |
tijdvak |
|
januari |
4 jan. t/m 30 jan. |
|
februari |
1 feb. t/m 27 feb. |
|
maart |
1 mrt. t/m 3 apr. |
|
april |
5 apr. t/m 1 mei |
|
mei |
3 mei t/m 29 mei |
|
juni |
31 mei t/m 3 jul. |
|
juli |
5 jul. t/m 31 jul. |
|
augustus |
2 aug. t/m 28 aug. |
|
september |
30 aug. t/m 2 okt. |
|
oktober |
4 okt. t/m 30 okt. |
|
november |
1 nov. t/m 27 nov. |
|
december |
29 nov. t/m 1 jan. |
2021-11/3 Procentuele toelagen met eigen grondslag
Uit het wensenportaal is naar voren gekomen dat er behoefte is aan een procentuele toelage met een eigen grondslag. Hiervoor hebben we drie procentuele toelagenregelingen in Gemal opgenomen.
Deze nieuwe regelingen zijn in de Gemal-handleiding opgenomen bij het onderwerp Toelagenregelingen, procentueel.
Vast te leggen gegevens voor regeling 1
- Per instelling geef je met werkgevercode 14061 Percentage procentuele toelagenregeling 1 het percentage op dat voor de hele instelling geldt.
- In de grondslag (werkgevercode 55471 Uitvoercodes in grondslag procentuele toelagenregeling 1) neem je uitvoercodes op waarover de toelage berekend moet worden.
- Met invoercode 01921 Code procentuele toelage regeling 1 activeer je voor de werknemer de toelage.
- Met invoercode 00631 Procentuele toelage 1 kun je eventueel een afwijkend percentage opgeven. Ook dan moet je invoercode 01921 vastleggen.
Berekening en verwerking - regeling 1
De uitbetaling wordt gepresenteerd met uitvoercode 00631 procent. toelage 1. De inrichting van in- en uitvoercode 00631 is gelijk aan de inrichting van in- en uitvoercode 01499 Percentage toelage 25. Dit houdt o.a. in dat de uitvoercodes opgenomen zijn in de grondslagen ABP, toetsing minimumloon, brutoloon, norm topinkomen en loonkosten. De toelage is niet opgenomen in de grondslag voor de vakantietoeslag en de eindejaarsuitkering.
Vast te leggen gegevens voor regeling 2
- Per instelling geef je met werkgevercode 14062 Percentage procentuele toelagenregeling 2 het percentage op dat voor de hele instelling geldt.
- In de grondslag (werkgevercode 55472 Uitvoercodes in grondslag procentuele toelagenregeling 2) neem je uitvoercodes op waarover de toelage berekend moet worden.
- Met invoercode 01922 Code procentuele toelage regeling 2 activeer je voor de werknemer de toelage.
- Met invoercode 00632 Procentuele toelage 2 kun je eventueel een afwijkend percentage opgeven. Ook dan moet je invoercode 01922 vastleggen.
Berekening en verwerking - regeling 2
De uitbetaling wordt gepresenteerd met uitvoercode 00632 procent. toelage 2. De inrichting van in- en uitvoercode 00632 is gelijk aan de inrichting van in- en uitvoercode 01499 Percentage toelage 25. Dit houdt o.a. in dat de uitvoercodes opgenomen zijn in de grondslagen ABP, toetsing minimumloon, brutoloon, norm topinkomen en loonkosten. De toelage is niet opgenomen in de grondslag voor de vakantietoeslag en de eindejaarsuitkering.
Vast te leggen gegevens voor regeling 3
- Per instelling geef je met werkgevercode 14063 Percentage procentuele toelagenregeling 3 het percentage op dat voor de hele instelling geldt.
- In de grondslag (werkgevercode 55473 Uitvoercodes in grondslag procentuele toelagenregeling 3) neem je uitvoercodes op waarover de toelage berekend moet worden.
- Met invoercode 01923 Code procentuele toelage regeling 3 activeer je voor de werknemer de toelage.
- Met invoercode 00633 Procentuele toelage 3 kun je eventueel een afwijkend percentage opgeven. Ook dan moet je invoercode 01923 vastleggen.
Berekening en verwerking - regeling 3
De uitbetaling wordt gepresenteerd met uitvoercode 00633 procent. toelage 3. De inrichting van in- en uitvoercode 00633 is gelijk aan de inrichting van in- en uitvoercode 01499 Percentage toelage 25. Dit houdt o.a. in dat de uitvoercodes opgenomen zijn in de grondslagen ABP, toetsing minimumloon, brutoloon, norm topinkomen en loonkosten. De toelage is niet opgenomen in de grondslag voor de vakantietoeslag en de eindejaarsuitkering.
Gewijzigd en verbeterd
2021-11/4 Presentatie loonaangiftemeldingen
De loonaangifte moet elke maand foutloos worden ingevuld. Als er in de aangifte van januari bijvoorbeeld een fout zit, dan is het niet voldoende als februari weer goed is. De aangifte van januari moet dan met terugwerkende kracht worden gecorrigeerd.
Daarom neemt Gemal de loonaangiftemeldingen altijd mee in de presentatie van de mutaties als de bijbehorende fout wordt geconstateerd in enige periode van het huidige jaar. Bij deze loonaangiftemeldingen werd echter geen periode getoond. Dit kon leiden tot onduidelijkheid over de periode waarin de fout was geconstateerd. Vanaf deze release hebben we dat verbeterd. Na de melding zie je voortaan het periodenummer waarop de melding betrekking heeft. Zo kun je direct achterhalen in welke periode(s) herstel nodig is. De melding wordt getoond in het formaat (meldingscode) - (periodenr) - (omschrijving). Als de fout zich voordoet in meerdere perioden, wordt de melding per periode apart getoond. Je krijgt daardoor een volledig overzicht van de foutieve perioden.
Een overzicht van alle loonaangiftemeldingen vind je in de Gemal handleiding onderwerp Mutaties en Signalen Gemal bij 2.2 Meldingen loonaangifte.
Voorbeeld
In 01-2021 was een invoercode stam/vast foutief vastgelegd. Die fout is hersteld in 03-2021. Je draait productie 11-2021. Gemal toont de (fictieve) foutmelding L1000 - 01 - invoercode is onjuist en de foutmelding L1000 - 02 - invoercode is onjuist omdat de fout bestaat in perioden 01 en 02.
Let op
Een melding over voorgaande perioden wordt momenteel alleen gegenereerd als er een loonberekening over die periode wordt uitgevoerd. Een melding over 01-2021 wordt dus getoond als de werknemer herrekend wordt over die periode of als je een mutatie hebt opgegeven met terugwerkende kracht tot die periode. Per 2022 gaan we het systeem van meldingen in Gemal grondig aanpassen. Vanaf dat moment kunnen we altijd de meldingen van alle perioden in het huidige jaar tonen, ook als er geen herrekening is uitgevoerd.
2021-11/5 Vaste opbouw IKB in grondslag verlofuren
Conform algemene jurisprudentie heeft een werknemer tijdens vakantie recht op doorbetaling van componenten en vergoedingen die hij gewoonlijk ook heeft, bijvoorbeeld gemiddelden over 12 maanden (kostenvergoedingen zijn uitgezonderd). Voor sommige CAO’s wil dit ook zeggen dat de vaste opbouw van een Persoonlijk Budget ook moet doorwerken in de waarde van verlofuren. Er zijn 8 verschillende verlofurenregelingen die aangestuurd kunnen worden met ieder een eigen grondslag en/of opslag. De werkgever kan al naar gelang behoefte één of meerdere van deze regelingen gebruiken voor verlofuren en daarin uitvoercodes opnemen of opslag toekennen al naar gelang het doel van de grondslag [1]. Hierbij is verlofregeling 1 t/m 4 ook gekoppeld met Flex Benefits.
Het is dus gewenst om de (vaste) opbouw van een Persoonlijk Budget op te kunnen nemen in de grondslag verlofuren [2]. De opbouw van een Budget kan echter voortkomen uit verschillende bronnen: bijvoorbeeld doorgestorte VT, doorgestorte eindejaarsuitkering, een percentage over een Budget-grondslag etc. Hierdoor komt de waarde van de uitvoercode voor de vaste opbouw Budget pas later in het berekeningsproces tot stand dan de afhandeling van grondslagen. Om het toch mogelijk te maken om de vaste opbouw Budget mee te nemen hebben we met ingang van periode 2021-11 een aanpassing in de programmatuur gedaan. Hierdoor kun je (met terugwerkende kracht tot 2021-01) de uitvoercode voor vaste opbouw Persoonlijk Budget alsnog in een grondslag verlofuren opnemen.
Let op
- Het is voor deze speciale afhandeling wel nodig dat de verlofuren afgerekend worden tijdens een periode in-dienst. Reken je na uit-dienst verlofuren af, dan moet je dit dus met terugwerkende kracht vastleggen.
- Heb je in het verleden al eens geprobeerd één van de betreffende uitvoercodes [2], in een grondslag op te nemen zonder deze vervolgens te verwijderen, dan kan de hier beschreven aanpassing nu dus tot verschillen leiden.
Meer informatie
[1] Handleiding Gemal onderwerp Verlofuren (ver)kopen bij 2.1.
[2] Uitvoercodes vaste opbouw PB: 01753 t/m 01755, 02245, 02246.
Wet- en regelgeving
2021-11/6 Herinnering: Einde levensloop
Ter herinnering
Zoals bekend, eindigt het overgangsrecht van de levensloopregeling per november 2021. In onze vorige release notes tref je hierover meer informatie aan bij onderwerp 2021-10/06 en (specifiek ABP) bij onderwerp 2021-10/25.
In een van de volgende release notes voor 2022 zullen we je verder informeren over de naamgeving van wat nu nog 'levenslooptoelage' heet.
Opgeloste meldingen
2021-11/7 Berekening netto/bruto uitkeringen onjuist bij vaste en variabele waarde (change 2879876)
Bij het opgeven van zowel een vaste als een variabele invoercode uit de serie invoercodes voor netto/bruto uitkeringen [1], ging de berekening niet zoals verwacht mag worden. De variabele opgave van bijvoorbeeld invoercode 1082 werd ten onrechte niet opgeteld bij de vaste waarde. Dit is met deze release aangepast.
Automatische herrekening 11-02
Voor de betreffende werknemers zullen we in periode 11 een automatische herrekening uitvoeren. Je vindt deze herrekening terug als reden 11-02 in Mutaties en Signalen Gemal (MSG).
Meer informatie
[1] Gemal handleiding onderwerp Netto/bruto uitkeringen, tabel invoercodes.
2021-11/8 Code CAO CBS/LA op werknemerniveau
CBS maakt, in samenwerking met de Belastingdienst en het ministerie van SZW, jaarlijks een indeling van het bedrijfsleven in CAO-sectoren. De lijst met codes en sectoren wordt gepubliceerd op de website van het CBS. Dit gegeven wordt in de loonaangifte doorgegeven en voornamelijk gebruikt voor statistische doeleinden. In Gemal wordt deze code vastgelegd op werkgevercode 07005 en (eventueel afwijkend) met invoercode 02842.
Automatische herrekening 11-03
We constateren dat de code, wanneer afwijkend vastgelegd met invoercode 02842, niet juist werd doorgegeven. We hebben dit aangepast. Voor de loonaangifte over verstreken periodes zullen we in periode 11 een automatische herrekening uitvoeren. Je vindt deze herrekening terug als reden 11-03 in Mutaties en Signalen Gemal (MSG).
Politieke Ambtsdragers
Daarnaast willen we je attenderen op het volgende. In de CAO gemeenten (B&W), CAO provincies (CvdK en leden GS) en de CAO waterschappen (voorzitter/dijkgraaf en leden db) zijn politieke ambtsdragers werkzaam die arbeidsvoorwaardelijk de rechtspositie van de sector Rijk volgen. Voor de verantwoording in de loonaangifte moet je bij deze personen echter niet met invoercode 02842 de code CAO CBS/LA van het Rijk (1646) vastleggen, maar (eventueel met terugwerkende kracht) de waarde 9999.
2021-11/9 Uitvoercodes en loonbeslag (change 2901975)
Uitvoercodes die opgegeven waren met waarde 1 (uitgezonderd van loonbeslag) bij werkgevercode 55199 Uitvoercodes uitzonderen van loonbeslag, werden niet meegenomen in de betaling als er een percentage loonbeslag werd opgegeven met invoercode 03052. Dit is in deze release opgelost.
2021-11/10 Pensioenfranchise bij meerdere dienstverbanden niet correct (change 2902604)
Melding
In situaties van meerdere dienstverbanden werd uitvoercode 02183 VRZ franchise incorrect gepresenteerd. Het bedrag van vorige dienstverbanden werd opgeteld bij het huidige dienstverband in plaats van het correcte bedrag te tonen, waarmee bij dat dienstverband werd gerekend. Als de franchise bij dienstverband 1 bijvoorbeeld 1000 euro was en bij het tweede dienstverband 500 euro, dan werd er bij het tweede dienstverband een bedrag van 1500 euro gepresenteerd bij uitvoercode 02183, ondanks dat er bij dit tweede dienstverband achter de schermen wel met de correcte 500 euro werd gerekend. De berekening van het bedrag aan premie was dan ook wel correct.
Oplossing
Met ingang van januari 2022 wordt uitvoercode 02183 correct gepresenteerd per dienstverband. Voor die ingangsdatum is gekozen, omdat het aanpassen van de presentatie van de uitvoercode anders veel loonstaat herrekeningen oplevert, wat tot verwarring zou kunnen leiden.
2021-11/11 Dagen ZVW en Code verzekeringsplicht Zvw (change 2910212)
Vanaf periode 11 worden er geen dagen ZVW (uitvoercode 01783) meer gegenereerd als de waarde van invoercode 02101 Code verzekeringsplicht Zvw op waarde 0, 1 of 6 (niet verzekerd) staat.
Automatische herrekening 11-07
Gemal deed dit vóór periode 11 wel, waardoor er een inhaaleffect ontstond als invoercode 02101 halverwege het jaar naar een waarde werd gezet waarbij de medewerker wel verzekerd is en het loon bovendien boven het maximum Zvw loon van één periode lag. Voor medewerkers die het betreft, zullen we in periode 11 een automatische herrekening uitvoeren. Je vindt deze herrekening terug als reden 11-07 in Mutaties en Signalen Gemal (MSG).
Let op!
De Zvw-dagen worden ook gebruikt voor het berekenen van VRZ-regelingen, als de waarde 8 op werkgevercode 5008 code omrekening periodegrondslag VRZ regeling is vastgelegd. Daardoor wordt bijvoorbeeld uitvoercode 1324 premie repar. WW niet meer berekend bij medewerkers zonder uitvoercode 1783 Dagen ZvW. Dit is ook correct, gezien het feit dat de medewerker niet verzekerd is voor de Zvw.
2021-11/12 Presentatie herrekeningen en kosten (change 2952678)
Als wij in Gemal een automatische herrekening uitvoeren, dan melden we in de release notes of hieraan wel of geen kosten zijn verbonden. In veel gevallen heb je een zodanig contract afgesloten, waardoor deze toevoeging feitelijk overbodig is, maar dat geldt nog niet voor alle klanten.
Voor die klanten geldt het volgende: Aan automatisch gegenereerde mutaties zijn geen kosten verbonden, tenzij je zelf een herrekening hebt aangestuurd. Dan worden wel kosten in rekening gebracht.
Probleem
De controle in Gemal was niet geheel correct, waardoor soms ten onrechte werd gemeld dat je zelf een herrekeningsmutatie op werkgever- of werknemerniveau hebt vastgelegd.
Oplossing
Per periode 2021-11 is de programmatuur van Gemal aangepast.
Eerder gepubliceerde nieuwsberichten
2021-11/13 IKV ontwikkelingen [1]
Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.
7 oktober 2021 - Er zijn nieuwe ontwikkelingen gaande op het gebied van regelgeving met betrekking tot Inkomstenverhoudingen. Als je jezelf hebt aangemeld voor het (na)zomercongres Inkomstenverhouding dan heb je inmiddels een reactie ontvangen van de Belastingdienst dat dit niet gaat plaatsvinden op de geplande datum van 14 oktober 2021.
Overleg tussen softwareontwikkelaars, waaronder Visma Raet, de ministeries van Financiën en SZW, de Belastingdienst, UWV en salarisadministrateurs hebben geleid tot de conclusie dat er op onderdelen wellicht een alternatief mogelijk is voor de regeling zoals die er nu ligt. Visma Raet hoopt natuurlijk dat een en ander leidt tot een vereenvoudiging van de oplossing die wij al vaker met jullie besproken hebben.
Dit is ook de reden dat wij de aangekondigde detail sessie hebben uitgesteld. Het heeft onder de huidige omstandigheden geen nut om de oplossing in detail met elkaar te bespreken. Zodra er meer te communiceren valt, zullen wij weer een klantsessie organiseren. Het is moeilijk in te schatten wanneer deze kan plaatsvinden. Dit wordt in ieder geval later dan oktober.
De eerstvolgende klantsessie zal niet een detail sessie, maar een algemene klantsessie worden waarvoor de oorspronkelijke groep deelnemers zal worden uitgenodigd. Ook deze communicatie is gericht aan de leden van de algemene klantsessies.
De detail sessie met de deelnemers die zich daarvoor hebben aangemeld, zullen weer worden opgepakt als de nieuwe situatie met betrekking tot de regelgeving door ons is geanalyseerd en de nieuwe oplossingsrichting weer helder is bij iedereen. Ik wil je vragen deze collega’s op de hoogte te brengen.
Kortom, spannende tijden voor de Inkomstenverhouding. Nogmaals, laten we hopen dat een en ander leidt tot de zo gewenste vereenvoudiging. Mocht je nog vragen hebben dan kun je contact opnemen met remco.post@visma.com of bert.jansen@visma.com..
Update (na)zomercongres, zie https://odb.belastingdienst.nl/update-nazomercongres/ of bijlage (PDF).
CAO informatie
CAO Nederlandse Universiteiten
2021-11/16 Opschonen eenmalige uitkering
In september 2021 is de eenmalige uitkering berekend en uitbetaald. Vanaf 2021-11 is deze regeling weer uit Gemal Direct Inrichting verwijderd. De grondslag wordt per 2022-01 geschoond. Je kunt uiteraard nog wel correcties uitvoeren op de berekening van september. Je moet die correctie dan wel met terugwerkende kracht tot 2021-09 vastleggen.
Automatische herrekeningen
2021-11/28 Vermelding automatische herrekeningen in Mutaties en Signalen Gemal (MSG)
|
reden
|
omschrijving
|
|---|---|
| 11-02 |
Berekening netto/bruto uitkeringen onjuist bij vaste en variabele waarde (change 2879876) |
| 11-03 |
Code CAO CBS/LA op werknemerniveau |
| 11-04 |
CAO politie - Eindejaarsuitkering van december naar november |
| 11-06 | CAO provincies - Nieuwe CAO |
| 11-07 |
Dagen ZVW en Code verzekeringsplicht Zvw (change 2910212) |
Werknemer- en werkgevergegevens
2021-11/29 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes
Nieuwe invoercodes
|
invoercode
|
omschrijving
|
HR Core Beaufort rubriek
|
HR Core Education component
|
|---|---|---|---|
| 00631 | procentuele toelage 1 | P00631 | 9631 |
| 00632 | procentuele toelage 2 | P00632 | 9632 |
| 00633 | procentuele toelage 3 | P00633 | 9633 |
| 01921 | code procentuele toelagenregeling 1 | P11921 | 9921 |
| 01922 | code procentuele toelagenregeling 2 | P11922 | 9922 |
| 01923 | code procentuele toelagenregeling 3 | P11923 | 9923 |
Nieuwe uitvoercodes
Nieuwe werkgevercodes
|
werkgevercode
|
omschrijving
|
|---|---|
| 14061 | percentage procentuele toelagenregeling 1 |
| 14062 | percentage procentuele toelagenregeling 2 |
| 14063 | percentage procentuele toelagenregeling 3 |
| 55471 | uitvoercodes in grondslag procentuele toelagenregeling 1 |
| 55472 | uitvoercodes in grondslag procentuele toelagenregeling 2 |
| 55473 | uitvoercodes in grondslag procentuele toelagenregeling 3 |
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika