Kommentar Approval

[Anonymous]

Hei

Vi har behov for å kommentere en god del bilag før de sendes på flyt.

Forsøker å legge til kommentarer pr bilag ved kontering i notatfeltet men disse kommentarene kommer ikke med over i Approval.

Hvis man legger til kommentar der man legger til mottakere så kommer de med over. Dette blir tungvint siden man da må sende et og et bilag på flyt.

Noen som har en ide om hvordan dette kan løses?

[Svein Holanger]

Min tanke var at hvis man likevel legger til en og en kommentar, så kan man samtidig sende den på flyt. Jeg tenker at det ikke tar lengre tid.

[Remi Øvstebø]

Gatewayen mellom lokal database og Approval burde kunne sende info om system hvor en deretter programmerer en parameter i Approval som justerer feltlengden ifht systemet. Teknisk finner dere nok en løsning, men om det er verdt å prioritere spørs vel.. 

Ifht revisjon og internkontroll er det hvertfall en ulempe at kommentarer kuttes uten noen varsel. 

[Anonymous]

"Hvis man sender fakturaen på flyt samtidig som man skriver kommentaren, så bør ikke dette gi noe ekstraarbeid."

Ekstraarbeidet kommer vel i form av at man, som første trådskriver nevner, må sende ett og ett dokument på flyt med kommentar dersom man har kommentarer eller spørsmål til attestantene vedrørende spesifikke dokumenter.

[Svein Holanger]

Det er riktig oppservert at "dokumentkommentarer", kommentarer gjort i feltet under dokumentlisten, ikke kommer med over i Approval. Mens "flytkommentarerer", kommentarer gitt i flytvinduet, kommer med over til Approval. Det er slik det er ment å være. Det vil si at dokumentkommentarer kan brukes til internerne kommentarer for regnskapsførerne, mens flytkommentarer vises for attestantene. Hvis man sender fakturaen på flyt samtidig som man skriver kommentaren, så bør ikke dette gi noe ekstraarbeid.

Når det gjelder lange kommentarer fra Approval som kuttes, så burde selvfølgelig Approval ha samme lengde på feltene som i Docuemnt Center og i hvert fall informert om begresningen. Utfordringen er at dette styres av økonomisystemet som brukes og at Document Center kan kobles til 5 forskjellige økonomisystemer. Så lengden på dette varierer fra system til system.

[Remi Øvstebø]

Vi har rapportert inn nøyaktig samme problem, håper dette løses. Vi sliter også med at lange kommentarere fra approval kuttes på vei tilbake i Dokumentsenter uten noen form for forvarsel.