Sende lønnslipper til godkjenning på PDF-fil UTEN personnummer?

[Anonymous]

Hei!

Vi har kunder hvor ledelsen vil ha alle lønnsslipper tilsendt i en samlet PDF-fil for godkjenning før utbetaling av lønn - og til eget arkiv. De vil ha dette på mail såklart (ikke i posten). Men lønnsslippene inneholder jo personnummer og kan ikke sendes på mail. Vi kan vel alltids kjøpe en høyere versjon av Adobe for å selv manuelt kunne legge på en passordbeskyttelse av et slikt dokument. Men det er tungvindt, og jeg mener at vi burde ha et valg ved utskrift av lønnsslipp fra Utskrifter, hvor vi kan velge vekk personnummer. Eller velge å legge et passord på filen som produseres direkte i Visma Lønn.

Vi har prøvd å sende dem Registreringsjournal sorter per ansatt som godkjenningsgrunnlag, og den er for så vidt grei nok, men de vil likevel ha lønnsslippene også. Finnes det evt. en annen rapport som gir alle de samme opplysningene som i lønnsslippene, men som ikke inneholder personnummer?

Takk! 

[Anonymous · Accepted solution]

Av rapporter som finnes i Visma Lønn pr. idag vil "Registreringsjournal" eventuelt "Lønnsticker" være alternativer som ikke skriver fødselsnr og eventuelt kan brukes. Vi har tidligere mottatt ønske om å ha en rapportpakke som kan sendes til oppdragsgiver, dette ønske har vi ikke hatt mulighet til å prioritere enda. Men Visma har kanskje en bedre løsning enn en rapportpakke og det er Visma Rapportering. Har vil kunden / leder logge se på med brukernavn og passord som gir en trygg tilgang til de rapporter som er gjort tilgjengelig for denne bruker. Les mer om Visma Rapportering her: https://www.visma.no/software/erp/rapportering-og-analyse/. Da slipper dere som regnskapsbyrå å gjøre noe mer enn å gi beskjed til kunden at han nå kan ta ut de rapporter som denne ønsker og har tilgang til.

[Gunnar Glendrange]

Vi har klar plan om å tilby dette i Visma Lønn versjon 13 (mai).

Aktualiseres med GDPR.

[Anonymous]

Hei

Er dette gjort tilgjengelig nå og slik at en kan sende krypterte 'GDPR godkjente' pdf lønnslipper ut til ansatte?

[Gunnar Glendrange]

Ja!  Visma Lønn har i alle år sendt lønnsslipper på mail kryptert. Til ansatte skal de være med fødselsnummer (lovpålagt). Vi har også et valg (i utskriftsdialogen) om å lage dem uten fødselsnummer. 

[Stian Alexander Lie]

Denne dialogen indikerer at mange tenker på personnr som det eneste "farlige" på en lønnslipp. Det er etter mitt skjønn langt fra tilfelle. 

Lønnslipp inneholder ofte informasjon om fagforeningsmedlemsskap, bidragstrekk, lønnstrekk, bruk av egenmelding, eller sykemelding. Permisjoner av diverse årsaker osv. Fagforeningsmedlemsskap og helseopplysninger, dommer etc er regnet som mer sensitivt enn fødselsnr. Nå inneholder lønnsarten for sykelønn ikke diagnoser, og det er det mest sensitive. men jeg ville allikevel være forsiktig med den informasjonen. 

Det å konkludere med at får vi bort fødslesnr så kan vi sende det på epost og tilfredsstille GDPR uten å kryptere sendingen eller uten å være svært forsiktig ville jeg vurdert mer enn en gang. 

jeg ville derfor ikke regnet en lønnslipp uten fødselsnr som veldig mye mer OK å sende rundt i ukryptert form. 

Jeg vil også anbefale å benytte Visma.net Payslip istedenfor mailsending. Dette da bruker selv har  mulighet til å endre passord, samt at det er muligheter for å opprette to-faktor godkjenning. 

Stian

[Gunnar Glendrange]

Ja, lønnsslippene sendes kryptert - og fødselsnummer skal fremkomme på dem.

[Satish Chander]

FLOTT!!!!!

Takk skal du ha!

[Anonymous]

Det er flott at det kommer en løsning! Jeg har for øvrig også sett at i H&L Lønn, så er siste 5 siffer i fødselsnummer bare X'er på lønnsslippene - mulig det er en innstilling, men aldri hørt snakk om temaet før jeg i fjor begynte å bruke Visma Lønn og tenkte at jeg kan jo ikke maile lønnsslipper rundt for kontroll med alle fødselsnumrene i. Var først i den forbindelse jeg oppdaget at det var et krav at det skal stå i lønnsslippen når de ansatte får dem, litt rart at dette ikke var endret i H&L Lønn - eller nevnt i noe nyhetsbrev at dette måtte stilles om noe sted. Eller så har både jeg og mange andre bare gått glipp av den infoen. Nå eier jo Visma også dette lønnsprogrammet - kanskje smart å ta det opp for de som bruker dette?

Takker ellers for tips om kryptering av PDF-fil, men jeg har bare Adobe Acrobat Reader, gratisversjonen, og der tror jeg ikke det er mulig. Har man en høyere versjon av Adobe, er det sikkert mulig å redigere veldig mye. 🙂 

[Anonymous]

Det er ikke en ideell løsning, men jeg bruker gratisversjonen av PDF Creator. Der har jeg lagt en utskriftsprofil som heter Kryptert PDF. Når jeg skriver ut lønnsslipper, så velger jeg skriveren som heter Kryptert PDF og det blir laget en PDF-fil med passord (som jeg har satt opp i profilen jeg laget).

Ser frem til at Visma kommer med bedre alternativer, men føler jeg kan leve fint en stund til med denne løsningen.

[Anonymous]

Takk for svar fra Visma. Men kundene våre til altså ha lønnsslipper uten personnummer på til gjennomgang. De liker ikke de andre listene - jeg har prøvd både registreringsjournal og lønnsticker... Visma Rapportering bruker vi ikke, og våre kunder vil ikke ha enda et sted å måtte logge inn. 

Jeg synes det er synd at Visma etterhvert har fått et veldig kjent ord på seg blant sine kunder for ikke å prioritere verken feilretting eller brukernes forbedringsønsker... 😞 Jeg er sikker på at det ikke vil ta dere lang tid å lage en langt bedre versjon av f.eks. registreringsjournalen - slik at denne ligner mer på lønnsslipper, hvor vi selv kan velge om vi vil ha sideskift mellom hver ansatt osv - og hvor sum til utbetaling fremgår bedre osv. Etterhvert bør en slik liste kunne redigeres av oss brukere slik at vi får layouten som vi ønsker. 

[Anonymous]

Visma bør gi oss en lettere lønsning, men imens:

Det er klart at på endelige lønnsslipper til ansatte skal hele fødselsnummeret med.

På foreløpige til arbeidsgiver kan en radere fødselsnummeret i pdf-fila slik: Trykk Pencil (oppe til høgre)

Velg kvitt nede til venstre. Velg breiest mulig penn ved siden av. Så maler du over med musa.

Ofte kan det være forskjellig i dokumentpakken i fila som er sensitivt. Da kan det være like greit å kryptere selve fila: File, Document property, Security, Security Method, Password Security

[Satish Chander]

Det bør ikke være en stor sak for Visma å få til kryptering med passord.

(Virker heller som en bevisst politikk fra Visma om å få brukerne over til andtre tilleggstjenester, som f.eks. Rapportering etc.)

[Anonymous]

I andre lønnssystemer er det vel vanlig at kun fødselsdato fremkommer på lønnsslippen, mens personnummeret fremkommer som XXXXX? I Visma lønn er det lønnskontoen som fremkommer som XXXX, hvorfor kan ikke dette byttes om på?

[Anonymous]

Hei. Det er lovpålagt at fødselsnr. skal skrives på lønnsslipp. 

Det følger av skattebetalingsforskriften § 5-10-20 at arbeidstaker skal ha kvittering for foretatt skattetrekk. Denne kvitteringen skal inneholde fødselsnummer, jf samme paragraf. I og med at det er lønnslippen som er kvittering for foretatt forskuddstrekk, må denne dermed inneholde fødselsnummer.

[Anonymous]

Du kan kryptere lønnslippene i zip og sende. Oppgi passordet på telefon

[Anonymous]

Nei, jeg har ikke fått noe svar fra Visma. 

Ser ut som vi altså hittil må vi altså kryptere i eksternt program. Jeg tenkte først at man må ha f.eks. høyere versjon av Adobe e.l. Men Tonevb - er det Winzip du bruker? 

[Anonymous]

Jeg sendte også et spørsmål ang. dette for drøyt en uke siden, men har heller ikke fått noe svar på hvordan vi kan få til dette.

Burde ikke være så vanskelig å få opp en boks hvor vi kan huke av så personnummeret ikke kommer på lønnsslippen.

[Anonymous]

Tror du ikke løsningen for både utsendelse og arkivering er en lettbrukt løsning for kryptering?

[Levi Ekeberg]

Savner også dette! I disse GDPR-tider burde Visma prioritere å få dette på plass snarest! Kan ikke se at noen skulle ha noe i mot en slik funksjonalitet i Visma Lønn, så her er det vel bare å verve så mange likere som mulig slik at Visma ser at dette er et ønske fra mange!!

[Anonymous]

Ikke noe svar fra Visma,nei.

Bør absolutt bli en mulighet så mye som vi må kryptere nå. Bør være et fast system slik at det er lett for saksbehandler selv og andre på kontoret senere å få åpna arkiverte og sendte filer - samtidig som det er sikkert. Må ha et system så vi på kontoret vet passordet selve senere. Tenk dere situasjonen om noen år når flere saksbehandlere har vært inne på et oppdrag og hatt forskjellige system for passord. Da kan vi ha arkivert mange filer som vi ikke har passord til.

For eksempel er siste fem siffer i skattetrekkskonto noe som ikke er kjent for andre enn oppdragsgiver og oss, men lett for begge å finne når vi skal åpne. Bruker vi hovedkontonummer, org.nr. eller personnummer er det mange som kan kjenne til det. Det beste ville være at Visma genererte passord som vi kunne finne igjen i Visma Lønn.

Vi må allerede nå lage passord på ansatte som ikke har norsk bankkonto eller som vi av andre grunner ikke har oppgitt bankkonto på. Etter at vi har lagt inn passordet får vi ikke senere anledning til å se hva vi har lagt inn og må ha det oppskrevet et eller annet sted.