Mine områder
Hjelp
T_B_J
CONTRIBUTOR ***

Feil betalingsdato registrert på betaling

av T_B_J

Hei

 

Har en fil der alle fakturaer ble betalt i bank 20.06.2022, men selve filen ble laget og sendt til 

Autopay den 14.06.2022, med ulike betalingsdatoer fra og med 14.06.2022 på fakturaene i filen. 

 

På filen står nå, etter betaling, alle fakturaer registrert med "Bokført" dato 20.06.2022, men i 

hovedbok kommer de opp med opprinnelig betalingsdato, slik denne var da filen ble laget i "Behandle betalinger", med hhv 14.06.2022, 15.06.2022, 16.06.2022, 17.06.2022 og 19.06.2022 på

de ulike fakturaene. 

 

Filen i Autopay;

T_B_J_0-1656411505750.png

Leverandørbetalinger, der opprinnelig dato står registrert:

T_B_J_1-1656411530375.png

T_B_J_2-1656411676441.png

Dette er en av betalingene, der har dato på bilaget blitt oppdatert til 20.06.2022, men 

betalingsdato står fortsatt som 14.06.2022, som også er det som har blitt registrert som 

dato på hovedboktransaksjon, selv om betaling ikke gikk gjennom før 20.06.2022.

T_B_J_4-1656412077151.png

T_B_J_5-1656412112694.png

T_B_J_7-1656412759705.png

Betaling gikk gjennom i bank 20.06.2022, og dette skulle da vært 

dato på transaksjon også i hovedbok.

T_B_J_6-1656412624151.png

Har ikke lagt merke til at slikt har skjedd tidligere, men dette må da 

være en "bug", må jo være betalingsdato i bank som blir registrert 

når man leser inn/behandler betalingsfil fra Autopay i AutoPay-innboks.

 

 

13 SVAR 13
BeritAnne
PARTNER

av BeritAnne

Jeg er ikke direkte uenig, men det er ikke slik i dag.

Som sagt - legg dette inn som en idé til Visma.

T_B_J
CONTRIBUTOR ***

av T_B_J

..som jeg har vært inne på i annet innlegg så har jo det vært slik, selv om du mener det ikke 

er slik det fungerer, og hadde da glemt at helt samme situasjon med betaling i annet firma, 

der fil ble laget og sendt til AutoPay 16.06.22, og godkjenner så godkjente og sendte til bank 

den 18.06.22. På dette firmaet har ting blitt slik de skal, alle transaksjoner i hovedbok har 

fått korrekt dato, 20.06.22, som var dato betalinger ble bokført i bank, selv om det i fil da

den ble laget og sendt til AutoPay var betalinger med dato tidligere enne dette.

 

T_B_J_0-1656583025212.png

T_B_J_1-1656583126140.png

 

 

BeritAnne
PARTNER

av BeritAnne

Jeg er litt usikker på om denne viser helt det du er på jakt etter.  På denne ble remitteringen godkjent i bank FØR forfall, og forfall på lørdag blir endret til etterfølgende mandag.
På den første du la inn her var forfallsdato før remitteringen ble godkjent, og det er da jeg mener dato ikke blir endret.
Supert dersom dato blir endret, og som tidligere sagt så er jeg enig med deg om at det gjerne er slik vi vil ha det.

 

Vi får håpe Visma kan svare på hva du skal gjøre for å få riktig dato på betalingsbilagene.

T_B_J
CONTRIBUTOR ***

av T_B_J

Hei Berit Anne

 

Men disse er begge lagt inn fra Financials til Autopay i forkant av forfall

på første fakturaer, men mens det i ene firma er opprinnelig dato for 

forfall transaksjonene er blitt ført på ved innlesing av bankfil, har det i 

det andre selskapet blitt korrekt dato, 20.06.22, ved innlesing/bokføring.

 

På denne var forfall f.o.m. 14.06.22, men alt ble endret til betalingsdato

18.06.22 ved godkjenning/overføring til bank, og dermed bokføringsdato

20.06.22, den påfølgende mandagen, men i Financials er det forfallsdato

det er blitt ført på, og ikke oppdatert/korrigert ved innlesing av bankfil:

T_B_J_1-1656597065580.png

T_B_J_2-1656597272358.png

 

..mens det på denne var forfall f.o.m. 16.06.22, men som med den

andre filen ble den først godkjent og sendt til bank 18.06.20, dermed

er betalingsdato som på den også her endret til 18.06.22 på samtlige

og bokført dato til 20.06.22. Her har derimot føringen i Financials blitt

korrekt, der denne er oppdatert til 20.06.22 på samtlige betalinger:

T_B_J_0-1656597028700.png

T_B_J_3-1656597541168.png

 

Med andre ord, filene er begge laget i forkant av første forfall, 

begge har så blitt liggende noen dager før de den 18.06.22 ble 

godkjent og sendt videre til bank, der betalingsdato for samtlige 

fakturaer er blitt endret til 18.06.22 fra opprinnelig betalingsdato.

Etter dette har så det i det ene firmaet blitt oppdatert til/med riktig

bokføringsdato ved innlesing av fil i fra Autopay-innboks, mens det

i det andre selskapet ikke har blitt oppdatert med riktig dato, og der

står dermed transaksjonene med feil transaksjonsdato.

 

Som du ser av filene har begge blitt endret på samme vis, der alle 

fakturaer har betalingsdato 18.06.22 og bokført dato 20.06.22. 

Men, er altså i ene selskapet fortsatt opprinnelig dato som er blitt 

stående, mens det i det andre selskapet har blitt korrekt dato her.

BeritAnne
PARTNER

av BeritAnne

Dersom remittering/betaling tidligere har blitt godkjent før første forfallsdato ville du ikke merket dette.

Det er slik som beskrevet over datoene registreres i dag, og reell betalingsdato blir ikke lest tilbake til VnF etter gjennomført betaling.

Jeg har ikke hørt noe om det er planlagt noen endring på dette, men du kan jo evt. legge inn et ønske/idé til Visma.

 

Som oftest er ikke dette noe problem når man vet hvordan systemet fungerer.

T_B_J
CONTRIBUTOR ***

av T_B_J

..hm, det blir ikke noe mindre feil av om det er slik systemet er ment, og systemet burde 

da vitterlig legge til grunn transaksjonsdato i bank ved føring av transaksjon i hovedbok.

 

Minimum burde det komme en advarsel om at transaksjonsdato i bank avviker i fra dato

på bilag i Financials, slik at man blir oppmerksom på dette og at det ikke bare føres med

feil dato (ut i fra at hovedbok da ikke vil stemme med dato for transaksjon i bank).

 

Som sagt mener jeg at det også tidligere har forekommet at fil ikke har blitt godkjent for

betaling/sendt videre til bank før etter betalingsdato på fakturaer i fil, og at disse da har

blitt ført i hovedbok med transaksjonsdato lik bankens dato, men skal "dykke ned i det"

og sjekke om dette ikke stemmer, eller om jeg bare har tatt det for god fisk at dette har

skjedd, og derfor ikke lagt merke til avvik.

 

Takk for tilbakemeldinger, og god ettermiddag.

BeritAnne
PARTNER

av BeritAnne

Dato på betalingen blir opprettet når Samlebetalingen (remitteringen) blir laget.  Dato skal da bli forfallsdato, eller dato 'i dag' for faktura som allerede har forfalt.  Jeg mener dato ikke blir endret når betalingene går igjennom, og derfor anbefales å remittere før bankens frister.

På "filen i AutoPay" (første bilde over) ser jeg at Betalingsdato er 18.06.2022 som var en lørdag, det er da helt naturlig at betalingene ikke har gått igjennom før da.


Når det gjelder det at det er så stort sprik på dato i Leverandørbetalinger (andre bilde) mot da de har reellt har gått igjennom er det vanskelig å vite iom. at jeg ikke har tilgang til klienten, men det første jeg ville sjekket var når Samlebetalingen (AP3050PL) er overført til banken.
Kan det være at Samlebetalingen er laget (14.06 eller tidligere) og så ble liggende noen dager før den ble sendt over og godkjent i AutoPay eller bank?

 

Til slutt - De to datoene på Leverandørbetalingen (tredje bilde).

Den som du ser under Regnskapsdetaljer er den som er opprettet som Betalingsdato, ref. det første jeg skrev over her.  Det er da også den som kommer på Hovedbokstransaksjonen.
Den dato som står øverst i hodet vil på en åpen betaling standard komme opp med dato 'i dag', og vil være styrende for matching av bilag, og vil bli liggende på siste matchingsdato på en Avsluttet betaling.

Så med kvalifisert gjetting tror jeg det er dette som har skjedd.

  1. Samlebetaling ble opprettet fra Behandle betalinger 14.06.2022 eller tidligere.
  2. Betaling ble overført og/eller godkjent i AutoPay eller bank 18.06.2022.
  3. Betalingene gikk igjennom 20.06.2022, og ble da matchet med faktura.

Dersom du mener at dette ikke kan stemme, og du ønsker flere detaljer på denne bør du ta kontakt med din partner som kan logge seg inn å se på historikken sammen med deg.

LNO
CHAMPION **

av LNO

Jeg opplever at systemet setter feil periode på betalinger selv om dato er riktig. F.eks at betalinger 29.6 blir bokført på periode juli. Dette oppdager jeg ikke før jeg avstemmer bank. Jeg skjønner ikke hvorfor systemet gjør dette, da alt er datostyrt opp mot periode. Har tatt det opp med vår partner, men de har ikke en god forklaring på det. Så at det skjer feil med dato tror jeg så gjerne

LNO
CHAMPION **

av LNO

Jeg mener leverandørbetalinger, hvis det var uklart 

BeritAnne
PARTNER

av BeritAnne

Jeg vet ikke hva som kan være årsaken til dette.  Jeg kan ikke huske å ha sett det du beskriver.
Umiddelbart tenker jeg at dere har Avsluttet periodene, og da vil systemet føre på første åpne periode.
Jeg anbefaler deg å be partneren din sende sak til Visma slik at de kan sjekke hva som har skjedd og om det er slik det skal være.

LNO
CHAMPION **

av LNO

Periodene er ikke avsluttet, så dette gjør systemet helt av seg selv.

 

T_B_J
CONTRIBUTOR ***

av T_B_J

Hei Berit Anne

 

Gangen i hva som har skjedd er slik du sier, men jeg forstår ikke hvordan systemet kan

bokføre betalingstransaksjon i hovedbok med feil transaksjonsdato, da det jo så absolutt

burde/skulle vært dato for gjennomført betaling som kom der, uansett hvilken dato man i

Behandle Betalinger har laget fil for betaling og sendt den til godkjenning i AutoPay. 

 

Fil er laget i og sendt fra Behandle Betalinger 14.06.22. men den som har godkjenningsrett

for fil/betaling vented med å godkjenne/sende fil til behandling i bank til den 18.06.22, og

betalingen av samtlige fakturaer har dermed gått gjennom i bank den 20.06.22.

 

Da kan jeg ikke fatte og begripe hvofor Financials, ved behandling av tilbakemelding/fil fra

bank i AutoPay-innboks ikke setter 20.06.22 som transaksjonsdato ved føring i hovedbok,

da alle andre datoer jo selvsagt er feil i forhold til dato for gjennomført betaling.

Om ikke systemet "fanger opp" og fører/korrigerer til riktig transaksjonsdato, er dette en

svakhet i systemet som bør utbedres, da det jo ikke skal bokføres med feil transaksjonsdato.

 

Jeg mener at det også tidligere er sendt filer inn slik at de ikke har blitt godkjent før etter

dato lagt i fil, men at det da har blitt satt bankens dato på betalinger. Skal ta en grundigere

sjekk på tidligere betalinger, men det er jo slik jeg har gått ut i fra at systemet virker, at

bankens dato er den som kommer på transaksjon i hovedbok, og jeg har ikke lagt merke til

avvik i fra bankens dato på føringer i hovedbok tidligere (skal som sagt ta en sjekk).

T_B_J
CONTRIBUTOR ***

av T_B_J

Har nå tatt en sjekk, og fikk bekreftet det jeg mente, at det tidligere har fungert

slik det bør (og må), med at dato for betaling og transaksjon blir oppdatert ut i fra

faktisk betalingsdato i bank.

 

Her er en fil laget til og sendt til AutoPay den 10.02.2022, der det var satt opp med

ulik betalingsdato på fakturaer, ut i fra det faktiske forfall på dem, men fil ble først

godkjent og sendt til bank den 21.02.2022.

Da har betalingsdato på samtlige blitt oppdatert til dette, slik at disse nå står med

bankens dato, 21.02.2022 i "Leverandørbetalinger" og på transaksjoner i hovebok:

 

Betaling satt opp og sendt til AutoPay 10.02.2022:

T_B_J_0-1656505763001.png

T_B_J_1-1656505931515.png

Hovedbok - 1920 Bank:

T_B_J_2-1656506109602.png

På en annen fil, fra 22.02.22, står fortsatt opprinnelig betalingsdato (fakturaenes

forfall) i filen, men Bokført dato står slik som den ble betalt i bank, og det er igjen 

Bokført dato som er komt på Leverandørbetalinger og som er dato for føringen av

transaksjonene i Hovedbok:

T_B_J_5-1656506929766.png

T_B_J_4-1656506868076.png

T_B_J_7-1656507491091.png

 

T_B_J_6-1656507374486.png

 

For meg ser det dermed ut til at ting har fungert slik jeg mente det hadde, og

også bør/må, men at noe har skjedd ved siste betalingen, der opprinnelig dato 

har blitt stående på transaksjoner, selv om betalingtransaksjon i bank skjedde 

senere enn denne.

Mulig at godkjenner har endret på noe i filene, men poenget er jo at uansett hva

som gjør at det tidligere har blitt slik, så har i hvert fall alle transaksjoner blitt ført

med bankens dato, selv om betaling er laget til med annen og tidligere dato, mens

det denne gangen er denne tidligere/feile datoen som i Financials er blitt stående

på transaksjonene ved føringen i Hovedbok.

Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"