Kunderefusjon uten motpost

[Olga Myrvold]

En kreditnota til kunde som ble samme dag både utbetalt og fratrukket av kunden på en faktura. Det vil si det er "dobbelt" refundert. Hvordan føre den på kundereskontro da systemet krever motpost i form av kreditnota/forhåndsbetaling?

[BeritAnne]

Slik jeg forstår det du skriver så har dere betalt ut beløpet  på kreditnota til kunde, dette gir match mellom Kreditnota og Kunderefusjon.
Dersom kunde har matchet denne kreditnota mot en faktura så er det noe som ligger i kundens regnskap, og trenger ikke synliggjøres hos dere.
Den faktura som kunde har matchet mot vil fremdeles stå Åpen (ubetalt) hos dere.  Dette er riktig.
Dersom faktura var større enn kreditnota og kunde har betalt en differanse føres denne inn på faktura som da har blitt delbetalt.
Jeg kan da ikke skjønne noe annet enn at dere bare skal fortsatt vente på betaling av faktura, og trenger ikke føre noe ekstra hos dere.

[Olga Myrvold]

Det ble motsatt i det tilfelle:

Feks. Faktura på kr 2 000,-, kreditnota på 1 000,- Og innbetaling på resterende 1 000,- som systemet matchet sammen. Samtidig ble denne kreditnota utbetalt til kunden manuelt som nå må føres på kunde slik at den ble husket og ført mot tilbakebetaling fra kunde.

Det må jo være mulig å føre et beløp på kundereskontro uten at en er nødt å ha motpost?

[BeritAnne]

Da forstår jeg, tror jeg!

Faktura ( kr 2000), Kreditnota (kr 1000) og Betaling (kr 1000) er matchet sammen slik at disse er avsluttet.

Utbetalingen til kunde (Kunderefusjon på kr 1000) er ikke ført i regnskapet, men dere hadde tenkte at det skulle være utbetaling av kreditnota og at Faktura skulle stå med en saldo på kr 1000,- etter innbetalingen fra kunde.

Dette er løsbart.  🙂

1. I skjermbilde Kundebetalinger (AR302000) søk opp Kreditnotaen på kr 1000
2. Gå til fane Betalingshistorikk og merk linjen for Fakturaen
3. Trykk 'Reverser matching' (du finner valget til venstre rett over dokumentlinjene).
4. Trykk Oppdater
   
   Nå er både Faktura og Kreditnota åpen.
   
   
5. I skjermbilde Kundebetalinger (AR302000) opprett en ny Kunderefusjon på kr 1000,-
   Pass på at du har riktig dato og bankkonto for utbetalingen. 
   Betalingsmetode må endres til en manuell, for eksempel 4-kontant
   Legg til Kreditnota under Dokumenter til matching.
   Oppdater
   

Nå er Kreditnota og Kunderefusjon avsluttet.

Faktura skal ha  en gjenværende saldo på kr 1000,- (denne kan neste innbetaling fra kunde matches mot),

Håper dette ble slik du ønsket.

Funksjonen for 'Reverser matching' finnes også på leverandør, men der kan ikke en betaling stå åpen så der er det en litt annen fremgangsmåte for å få det til.

[Olga Myrvold]

Ok, takk for svar!

Det går sikkert, men høres tungvint ut... Hvorfor ikke åpne for føringer uten å ta omveier? Det gjelder egentlig mange tilfeller..systemet er veldig låst når noe litt utenfor "vanlig"..

[BeritAnne]

I noen tilfeller kan jeg være enig med deg i at det er tungvint med omveier, men nettopp det at systemet er så låst gjør at det sperrer for føringer som faktisk ikke burde skje. Det tar litt tid å få kontroll på de ulike dokumentene og hvordan de matches, men det meste vil jeg si er bedre enn alternativene når jeg har jobbet litt med det.

Når det er sagt, vil jeg ikke si at dette med tungvint gjelder den saken din her.
Her opphever vi bare en matching som ikke skulle vært utført (pkt. 1-4).
Pkt. 5 (Føring av utbetaling til kunde) skulle du gjort uansett.

Alternativet til å reversere matchingen måtte bli å lage fiktive dokument og det e jo ikke ønskelig dersom man ikke må.

[Olga Myrvold]

Det enkleste skulle å være bare føre utbetaling 🙂 Hvis krav til match ble fjernet. Da slapp en å reversere.

Men når jeg snakker om "låst" så jeg vil gjerne ha et forslag for løsning på mitt spm her:

https://community.visma.com/t5/Diskusjon-i-Visma-net-ERP/Modul-for-manuelle-foringer/m-p/179264

Hvordan føre et bilag samtidig på kunde og leverandør?

[BeritAnne]

Nå begynner vi å nærme oss tema som jeg ikke skal ta stilling til.  Dette får vi overlate til Visma. 🙂

Iom. at Visma.net Financials er et dokumentbasert system (der man tenker seg å opprette dokumenter i den modulen de hører hjemme og så vil systemet behandle de deretter) får vi mange fordeler, men også noen ulemper slik som de du nevner.

Personlig har jeg ikke mye kjennskap til transportbransjen, men er klar over disse bilagene som både skal føres mot Kunde og Leverandør.  Her må man lage seg gode rutiner som får de aktuelle bilagene i VnF til å "henge sammen" og dette regner jeg med at partneren deres har hjulpet dere med.

Hvorfor det er krav til match av dokumenter på Kunderefusjon og Leverandørbetalinger, mens det er mulig å registrere en innbetaling fra kunde uten match, vet jeg ikke.  Dette skyldes nok avgjørelser som er tatt på et høyere nivå.  Man kan tenke at det er logisk iom. at man selv kan kontrollere utbetalinger, men ikke innbetalinger...  

Jeg har sett det ønsket ditt som du referer til tidligere, men er redd dette ikke er det første som blir implementert i programmet.  Det er på en måte i strid med det som er grunntanken i VnF.  På en del ting blir man nødt til å endre arbeidsmåte sin til å passe med programmet og ikke motsatt.  Jeg går ut fra at partneren deres har hjulpet dere med å sette opp gode rutiner og arbeidsprosesser for spesielt krevende dokument.

Når dette er sagt, mener jeg fremdeles at i den konkrete saken din her vil det beste være å reversere matchingen mellom kreditnota og faktura slik jeg har beskrevet.  Nettopp dette med at man i VnF ikke bare kan føre løse innbetalinger og utbetalinger uten å ta stilling til matchinger ser jeg som en styrke i forhold til en del eldre systemer.