Mijn Communities
Help

FAQ Youforce Verzuim Management Upgrade

Sorteren op:
Algemeen Vraag Antwoord Waarom krijgen klanten een vernieuwde verzuimoplossing? De huidige oplossing van Visma I Raet loopt tegen de grenzen aan van de (technische) levensduur van een applicatie. We willen klanten daarom tijdig toegang geven tot een geheel vernieuwd platform. De nieuwe verzuimoplossing is van Dotweb, wie is deze partij? Dotweb is nu onderdeel van Visma. Dotweb biedt vanaf 2018 een modern platform aan voor Verzuim Management. Wij hebben er dan ook voor gekozen om onze huidige verzuimoplossing te vervangen door het moderne Dotweb platform. Het nieuwe platfrom biedt veel voordelen: Optimale regie door een eenduidig beeld en betrokkenheid van alle relevante partijen Ontwikkeld op basis van jarenlange expertise en cases vanuit samenwerking met toonaangevende organisaties en vanuit de praktijk door bedrijfsartsen en HR professionals Volledig conform AVG, gecertificeerd en veilig Flexibele dashboards beschikbaar voor managers (persoonlijke KPI’s) Gebruiksvriendelijk doordat alle informatie/handelingen op een plek beschikbaar is voor de gebruiker Flexibel kunnen doorvoeren van eigen sjablonen en het inrichten van dossier(-types) Een digitale handtekening voor onder andere UWV documenten en machtigingen Belangrijke wensen ten opzichte van de huidige verzuimoplossing worden met de nieuwe verzuimoplossing ingevuld Wanneer kunnen wij gebruik maken van de vernieuwde verzuimoplossing, Verzuim Management? De toegang tot de vernieuwde oplossing is afhankelijk van het segment waarin jouw organisatie actief is én de HR Core applicatie. In de periode maart tot en met oktober, geven wij iedereen toegang tot de vernieuwde oplossing. HR Core Beaufort (Online) in de publieke of zakelijke markt: vanaf maart 2020 start de toegang HR Core Business in de zakelijke markt: vanaf september 2020 start de toegang HR Core Education in het onderwijs: vanaf april 2020 start de toegang voor directe klanten HR-professionals/beheerders krijgen bericht over de definitieve datum van overstap. Dit contact loopt via een speciaal hiervoor ingerichte upgrade desk. De medewerkers in jouw organisatie die werken aan de upgrade, zijn altijd via onze Service Desk te bereiken. Wij gebruiken momenteel Verzuim Management van Visma I Raet. Hebben wij de keuze dit systeem te blijven gebruiken in komende jaren in plaats van over te stappen? Nee, dat kan niet. Vanaf 1 januari 2021 is gebruik van het huidige Verzuim Management niet meer mogelijk. De applicatie is dan niet meer beschikbaar,. Wat is de impact op ons HR-proces in relatie tot verzuim? Het proces voor het melden van ziekteverzuim en (gedeeltelijk) herstel blijft ongewijzigd. Dit blijf via Self Service lopen. Een veel gebruikt proces voor het afhandelen van verzuim blijft hierdoor dus ongewijzigd. Alleen het afhandelen van case-management - bijvoorbeeld bij langdurig verzuim -, gaat via de vernieuwde verzuimoplossing lopen. Dit proces is via een tegel in het Youforce portaal beschikbaar zoals dit al het geval is. De af te handelen taken worden gepubliceerd in het Youforce portaal voor managers of in Home. Blijft Visma I Raet aanspreekpunt voor vragen over de nieuwe oplossing? Ja, voor vragen over het nieuwe Verzuim Management blijft Visma I Raet het primaire aanspreekpunt. De huidige SLA blijft van toepassing. Zijn er randvoorwaarden voor het werken met het nieuwe Verzuim Management? Voorwaarde om gebruik te maken van de upgrade is het nieuwe inloggen. Visma | Raet vernieuwt zijn inlogmethode voor extra beveiliging van Youforce. Veel klanten maken hier inmiddels gebruik van. Dit voeren wij in omdat de autoriteit persoonsgegevens strenge eisen stelt aan het verwerken van medewerkergegevens. Als je nog geen gebruik maakt van het nieuwe inloggen, wordt dit samen met de overgang naar je vernieuwde verzuimoplossing ingepland. Beknopte informatie vind je op onze website. Uitgebreide informatie vind je in de Visma | Raet community (vereist registratie). Is er momenteel een demo account beschikbaar? Er is geen demo account beschikbaar. Graag verwijzen we je naar het demo video. Wanneer weet ik in welke week ik over ga? Kan ik deze week verplaatsen? De definitieve week spreken we af tijdens de intake. In overleg kan dit eerder of later gepland worden. Wie is mijn aanspreekpunt tijdens de migratie? De Verzuim Upgrade Desk is er om je te begeleiden bij een succesvolle overgang. Wij zijn te bereiken via RAE-D-verzuimupgrade@visma.com. Na de intake wordt er ook een request aangemaakt via dit request kunnen ook aanvullende vragen worden gesteld. Kennisoverdracht Vraag Antwoord Krijg ik als beheerder van de applicatie een training aangeboden? Je krijgt ondersteuning bij de upgrade en op de commuity stellen we zoveel mogelijk (instructie)materiaal ter beschikking. Er komen geen klassikale trainingen, wel is het mogelijk om een training af te nemen via de academy van Raet. Krijgt de bedrijfsarts een training voor het gebruik van Verzuim Manager 2.0? Het is mogelijk om hier een training voor aan te vragen bij de academy van Raet. Waar kan ik informatie vinden over het vervangingsproces van Verzuim Management? In deze community vind je alle informatie over dit proces, en méér. Berichtgeving vindt ook plaats via het Youforce portaal. Je wordt daar sowieso doorverwezen naar deze community. Dus stel deze in als favoriet. Mijn arbodienst werkt in Verzuim Management. Is deze ook op de hoogte? Jij bent verantwoordelijk om alle gebruikers, inclusief de arbodienst, op de hoogte te brengen van de aanstaande upgrade. Hiervoor is communicatie materiaal beschikbaar. Als beheerder moet je na de live-gang medische gebruikers activeren. De medisch gebruiker moet dan zelf zijn BIG nummer invoeren. Medische gebruikers kunnen straks op een nieuwe manier inloggen. Zij loggen niet meer in via Youforce, maar direct in Verzuim Management.  Als je na de live-gang nieuwe medische gebruikers wil toevoegen gaat dat ook niet meer via het Serviceplein, maar kan je deze zelf als externe gebruiker toevoegen. Zie de instructievideo ‘Medisch Gebruiker’ voor een gedetailleerde uitleg hoe je dit doet. Voor medische gebruikers zijn er aparte instructies en informatie beschikbaar. Zie bijvoorbeeld het gebruikersdocument voor Casemanagers. Worden de managers van mijn bedrijf ook geïnformeerd? En zo ja, hoe? Jij bent verantwoordelijk om alle gebruikers, inclusief managers, op de hoogte te brengen van de aanstaande upgrade. Hiervoor is communicatie materiaal beschikbaar. Mocht er behoefte zijn aan meer informatie over het werken met Verzuim Management 2.0, dan is het mogelijk om een webinar af te nemen bij de academy van Raet om hen te informeren over de processen binnen de nieuwe oplossing. Dit is speciaal gericht op de meest gebruikte managementtaken in het verzuimproces. Is het mogelijk om een kijkje te nemen bij een collega organisatie? Ja, dat is mogelijk. Als je contact met ons opneemt dan kijken wij graag mee naar een collega organisatie die de upgrade heeft afgerond en live is waar jullie een kijkje kunnen gaan nemen. Zijn er instructies en filmpjes van Visma | RAET aanwezig voor medewerkers, managers en bedrijfsartsen? Ja, dit is terug te vinden in de community onder het kopje video’s. Is er een e-learning beschikbaar voor de leidinggevenden? Het is mogelijk om bij de academy van Raet een webinar af te nemen. Deze duurt ongeveer een uur en is speciaal voor leidinggevenden. Hier zijn wel kosten aan verbonden. Upgrade Vraag Antwoord Zijn onze ‘oude’ gegevens, de verzuimmeldingen en het actieve verzuim geborgd? De afgesloten verzuimgeschiedenis van jouw organisatie van de afgelopen vier jaar gaan mee in de upgrade. Ook openstaand verzuim gaat mee, net als het lopende case-management (proces Wet Verbetering Poortwachter). Hoe ziet het proces van de upgrade er globaal uit? Ongeveer drie maanden voorafgaand aan de daadwerkelijke overstap informeren wij jouw organisatie over de specifieke datum. De huidige inrichting en de verzuimgegevens gaan mee naar de nieuwe oplossing. Na het overzetten van de gegevens heeft jouw organisatie een week om de overdracht van de bestaande inrichting en gegevens, in de vernieuwde oplossing te controleren. In de praktijk zien beheerders vanaf dat moment twee tegels: één naar de oude en één naar de nieuwe verzuimoplossing. Vanaf de activatie in de nieuwe verzuimoplossing, worden de verzuimgegevens en nieuwe meldingen van jouw organisatie parallel verwerkt. Na de controle week gaat jouw organisatie definitief gebruik maken van de nieuwe oplossing. De oude tegel verdwijnt en de overgebleven tegel geeft alleen toegang naar de nieuwe oplossing. De omzetting van de huidige inrichting en gegevens is kosteloos. Meer informatie en uitleg kan je vinden in de community onder het kopje ‘’Upgrade informatie’’. Verlies ik mijn plan van aanpak na de overgang? Alle gegevens uit het huidige verzuim management gaan mee. Van het casemanagement gaat 4 jaar historie mee. De medische historie (indien aanwezig) gaat in zijn geheel mee. Verandert er iets aan de Self Service processen? Nee, de Self Service processen voor Verzuim blijven onveranderd. Configureerbaarheid Vraag Antwoord Kan een organisatie in Verzuim Management 2.0 zelf de verzuimdefinities bepalen? Een gebruiker kan door middel van filters zelf filteren op het rapport en hierbij keuzes maken voor de manier van berekenen. Kan een werkgever zelf handleidingen toevoegen aan Verzuim Management 2.0? Ja, het is mogelijk om FAQ’s/helpteksten op het dashboard van de gebruikers te plaatsen. Een plan van aanpak vanuit het perspectief van de medewerker, dus in PDF-vorm, staat in het medewerkerportaal, maar moet nog gewijzigd worden. Is dit mogelijk? UWV documenten worden in eerste instantie altijd als concept aangemaakt. In deze status is bewerking altijd mogelijk. Wanneer het document definitief wordt gemaakt, wordt dit gesloten. Ziet een manager ziekmeldingen alleen door in te loggen in Verzuim Management 2.0 of is een notificatie mogelijk? Indien gewenst kan een manager een e-mail ontvangen bij ziekte- en herstelmeldingen. Dit kan worden ingesteld in het admin portaal. Functionaliteiten Vraag Antwoord Bij Verzuim Management 1.0 gaan vangnet meldingen nu niet automatisch naar het UWV. Gebeurt dit bij Verzuim Management 2.0 wel? Nee, ook bij 2.0 is er geen koppeling vanuit Verzuim Management naar UWV. Indien u gebruik maakt van de EDI koppeling naar UWV worden de vangnetmeldingen direct vanuit de bron (HR Core) naar UWV verzonden. Blijft de automatische koppeling met de arbodienst (ADI koppeling) nog bestaan? De ADI koppeling zal ook in het nieuwe systeem meegenomen worden en de werking zal hetzelfde blijven. Zijn de ziektewet en de WGA module beschikbaar in Verzuim Management 2.0? Ja, hiervoor zijn aparte dossiers beschikbaar. Binnen deze dossiers kan de beheerder eigen content en workflow(taken) inrichten. Hoe kan ik controleren of de initiële load is binnengekomen? In 1.0 kan de applicatiebeheerder dit controleren. Dit is terug te vinden onder het kopje ‘’import log’’. Hier gaat het om een de BH-bestanden. Zie ook de instructie voor de initiële aanlevering (12: Nagaan of de aanlevering gereed is). Kunnen de documenten uit Verzuim Management 2.0 ook automatisch in het personeelsdossier komen? Nee, de documenten blijven binnen Verzuim Management 2.0. Mocht je er later voor kiezen om het medewerkersportaal af te nemen en te gaan gebruiken, dan kan deze optie wel beschikbaar worden gesteld. Ook dan blijven documenten binnen Verzuim Management (2.0). Kan de medewerker ook zijn eigen dossier inhoud inzien? Ja, mits het medewerkersportaal wordt afgenomen. Bij de inrichting van documenten of notities wordt vooraf aangegeven of het wenselijk is dat dit wordt gedeeld met de medewerker. Het medewerkersportaal maakt geen onderdeel uit van de upgrade. Indien hier belangstelling voor is, neem hiervoor dan contact op met je accountmanager. Gaat de koppeling met het salaris automatisch? Nee, salaris maakt geen deel uit van de koppeling met Verzuim Management 2.0. Waarom staat er niet voor wie taken bedoeld zijn in 2.0? In 2.0 komen taken niet bij een gebruiker maar bij een rol. Alle gebruikers met de geselecteerde rol en dezelfde autorisatie krijgen die taak te zien. Je kan taken wel ‘toewijzen’, dan komen ze specifiek bij een persoon terecht. Kan ik een gecombineerde versie met 1.0 behouden en dus gedeeltelijk over gaan naar 2.0? Nee, dat is niet mogelijk. Na de definitieve livegang met Verzuim Management 2.0 wordt de oude versie afgesloten voor gebruik. Kan je een verzuimdossier downloaden? Gaat dit per onderdeel of in zijn geheel? In het dossier is een optie om een export te maken, hierbij kun je vervolgens kiezen welke delen uit het dossier (notities, documenten, UWV documenten) je wilt exporteren door de vinkjes aan te zetten. Vervolgens wordt er 1 PDF gegenereerd met de door jou aangevinkte onderdelen die je kunt downloaden. In 1.0 worden nieuwe taken niet meegenomen in bestaande verzuimdossiers, hoe gaat dit in 2.0? De taken worden één keer per nacht herladen en in het protocol gezet. Mocht je dus een aanpassing invoeren, zal het de volgende dag in de takenlijst worden weergegeven. Komen antwoorden op e-mails in dossiers terecht? Ja, zowel de verzonden e-mails als het antwoord komen in het dossier terecht. Is het mogelijk om een taak in te richten die automatisch naar voren komt bij een bepaalde gebeurtenis? Ja, dit soort taken noemen we ‘resulterende taken’, deze kun je zelf inrichten in het admin-portaal. Krijgt de leidinggevende een melding als een preventief dossier wordt aangemaakt? Als een preventief dossier wordt aangemaakt komt dit op het dashboard te staan onder de 20 meest recente dossiers. Daarnaast kan in het overzicht ‘openstaande dossiers’ ook gefilterd worden op het dossier-type ‘preventief’. Is het in Verzuim Management 2.0 mogelijk om als beheerder namens een leidinggevende in te loggen? Nee, in 2.0 is het niet mogelijk in te loggen namens een leidinggevende als je geen leidinggevende bent. Dit heeft te maken met AVG. Veel informatie voor leidinggevende is te vinden op de community onder ‘Documenten per gebruikersrol’. Gebruikersomgeving Vraag Antwoord Wat wordt er bedoeld met Anciënniteitsdatum? Anciënniteitdatum is de datum dat iemand begonnen is in de organisatie. In 1.0 werd dit ‘’datum in dienst’’ genoemd. Waar vind ik ‘verslagen bedrijfsarts’? De verslagen bedrijfsarts vind je in het Verzuimdossier onder ‘verslagen en adviezen bedrijfsarts’. Wat zie ik in de zwarte mouseover in de dossiers? Hier zie je informatie over het dienstverband dat van toepassing is/was ten tijde van het dossier. Waarom zie ik geen afspraken in het dossier onder ‘geplande afspraken’? In 2.0 staan de afspraken niet in het dossier zelf, maar onder het icoontje van de kalender. Waarom zie ik in 2.0 geen gekoppelde bedrijfsarts in het dossier, maar in 1.0 wel? In 2.0 moet je bedrijfsartsen eerst toevoegen als externe gebruiker. Zie de instructievideo ‘Medisch gebruiker’ voor een gedetailleerde uitleg. Vervolgens moet de externe gebruiker gekoppeld worden aan de organisatie van de medewerker. Daarna zal de bedrijfsarts zichtbaar zijn in het dossier. Waarom zijn de rollen benoemd met een dubbele rol aanduiding? In 1.0 zijn er meer rollen dan in 2.0, daarom maken wij gebruik van ‘add on’ rollen die gekoppeld worden in 2.0. Daardoor is het mogelijk dat rollen dubbel voorkomen. De namen kan je zelf aanpassen in het admin portaal onder ‘werkgeversbeheer’. Waarom zie ik een ‘overzicht ‘oud medewerkers’ onder het kopje organisatiestructuur?  Hier zie je medewerkers die niet uit de initiële aanlevering komen, maar die wel een dossier hebben die bewaard moet blijven. Gaan alle gebruikers automatisch over naar Verzuim Management 2.0? Ja, alle gebruikers komen over vanuit Verzuim Management 1.0. De medische gebruikers moeten nog wel geactiveerd worden, zie hiervoor de instructie voor na de livegang. Moeten nieuwe gebruikers die in het HR Core systeem zijn aangemaakt ook nog apart aangemaakt worden worden Verzuim Management 2.0? Nee, als een gebruiker in het HR Core systeem is aangemaakt dan komt deze automatisch mee in de koppeling naar Verzuim Management 2.0. In Verzuim Management 1.0 werd verzuim gekoppeld in het HR Core systeem met de rol ‘SLG/MGR’. Nu we Verzuim Management 2.0 gebruiken, hoeven we deze rol niet meer te gebruiken? De rolcode wordt nog steeds gebruikt. Hier hoef je zelf echter niets voor te doen. Instructies Vraag Antwoord Hoe upload ik documenten? Documenten kan je eenvoudig toevoegen via de ‘cockpit’. Zie de instructievideo's op de community hier. Hoe plan ik een afspraak voor de bedrijfsarts in? Hoe je een afspraak inplant is terug te vinden in het instructiefilmpje inrichten ‘agenda’. Hoe richt ik taken in in Verzuim Management 2.0? Taken kan je zelf inrichten in het admin portaal onder het kopje ‘workflow’. Zie de instructievideo ‘workflow’ op de community voor een gedetailleerde uitleg. Hoe kan ik het Laatste nieuws en de FAQ’s vullen? De FAQ’s uit het oude Verzuim Management worden meegenomen naar het nieuwe Verzuim Management. De FAQ’s kun je aanpassen en vullen door te gaan naar ‘content’ en vervolgens te klikken op ‘FAQ’. Het laatste nieuws kan je in het adminportaal vullen door te gaan naar ‘Basisgegevens’ en vervolgens te klikken op ‘Nieuws’. Hoe kan een leidinggevende een afspraak verzetten? Dit kan door de afspraak de annuleren en daarna opnieuw in te plannen op een ander tijdstip. Mobiele app en signaal functies Vraag Antwoord Bij Verzuim Management 2.0 kan er signalering via mail worden ingesteld. Wie kan dit en op welk niveau? Het instellen van de signalering kan worden gedaan door de beheerder. De beheerder kan dit instellen per rol, gebruiker of naar een vaste ontvanger. Daarnaast kunnen er per signaal meerdere ontvangers worden ingesteld. Is er een mobiele versie beschikbaar? Nee, op dit moment is er geen mobiele versie beschikbaar. Wat zijn de mogelijkheden van SMS in Verzuim Management 2.0 en wat zijn de kosten hier van? Het is mogelijk om een SMS signalering in te richten, dit kost €0,10 per SMS en dit kun je aanvragen bij je bussines consultant. Overige vragen Vraag Antwoord Waar vind ik meer informatie over de nieuwe terminologie? Meer informatie over de nieuwe terminologie kan je hier vinden. Waarom zijn de startdata van de preventie dossiers hetzelfde? De startdata van de preventie dossiers hebben de datum van de upgrade gekregen. Daarom zijn deze data hetzelfde. Een medewerker heeft een dubbel dienstverband of twee verschillende functies. Wie heeft er in dat geval toegang tot het dossier van de medewerker? In theorie komen er van de desbetreffende medewerker in Verzuim Management 2.0 twee verzuimdossiers binnen, maar binnen Verzuim Management 2.0 wordt één dossier leidend. Dit zal vaak het dossier behorende bij het grootste dienstverband zijn. Het kan voorkomen dat er bij beide contracten een andere leidinggevende of manager beschikken over de autorisatie. Alle leidinggevenden of managers van desbetreffende medewerker krijgen in dat geval toegang tot het dossier. Één iemand kan de taken afronden, de overige kunnen het dossier wel inzien. Kan de secretaresse van de bedrijfsarts in het systeem? Ja, je kan secretaresses invoeren als externe gebruiker. Dan kunnen zij dezelfde werkzaamheden blijven doen zoals zij gewend waren. Wanneer je ze opvoert als externe gebruiker hoeven zij niet meer via Youforce in te loggen, maar kunnen zij direct in Verzuim Management inloggen. Worden mutaties real time doorgevoerd of zit er een verwerkingsperiode in? Het verwerken van de gegevens vanuit HR Core blijft op dezelfde manier plaatsvinden ook de frequentie verandert niet. Waarom is er geen taakuitvoerder zichtbaar in het overzicht met openstaande taken? Openstaande taken zijn niet direct toegewezen aan 1 gebruiker. Het nieuwe verzuimsysteem biedt de mogelijkheid om meerdere gebruikers met dezelfde rol op een afdeling in te richten. Hierdoor kunnen taken ook door meerdere leidinggevende worden uitgevoerd. Per taak kun je aangeven welke rol de taak mag uitvoeren. Een gebruiker ziet door de combinatie van de autorisatie en de rechten van de taken een overzicht met enkel de taken die de gebruiker ook mag uitvoeren. Publishing Date : 10/14/2020
Volledig artikel weergeven
30-01-2020 16:20
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 1459 Weergaven