Autoinvoice inläsningstider

[Katrin Engvers]

@Christian Sandell 

Vad jag kan se nu när vi sitter med kvartalsbokslut och allt måste gå  extra fort.

1. Inscanningstiderna är helt katastorfala. Minst 2 timmar för att scanna in 1 fakutra

2. Väntan på att fakturorna skal komma in i visma.net är alldeles för lång. sedan ytterligare 30 minuter innan de kommer över till visma.net

ex.

I min mailkorg (dit fakturan kommer för att sedan gå via autoinvoice)

inkom  i mailen kl 11:22  , 11:23  , 11:49, 11:54, 12:53 

11:22 &  11:23 samma leverantör 2 olika fakturor

Fakturan inläst i autoinvoice

13:11 avser fakturan  som kom  11:23

13:11 avser faktura som kom  11:54

14:01 &  14:05  avser 2 fakturor som kom kl 12:53

Fakturorna som kom

11:22 & 11:49 är fortfarande inte inscannade i autoinvoice  än.

Detta är rena rama lotteriet vilka fakturor som kommer in och inte.

Detta måste snabbas upp ännu mer,.

Vi skall inte behöva vänta i 2 timmar innan vi får in fakturan i systemet.

Vi måste även sitta och dubbelkolla mot mailen för att se om fakturorna har lästs in eller inte.

Nu lägger vi in fakturorna manuellt och får ta det med autoinvoice och radera fakturorna när de kommer den vägen (om de gör det över huvuud taget)

Uppdatering.

Har nu i några dagar kollat tiderna  (v. 42)

mail- autoinvoice - visma  (den vägen som fakturorna kommer )

mail - autoinvoice.  snitt tid   6,93 timmar

autoinvoice - visma.net  snitt tid  1,66 timmar

Detta ger en total snitt tid på  8,59 timmar  (lite över 1 arbetsdag för att fakturor skall komma in i systemet.  

Detta måste ni kika över för det är ohållbart i längden.

Detta underlättar arbetet för alla ekonomer som jobbar med  leverantörsfakturor

[Kristian Mårtensson]

Hej @Katrin Engvers !

Jag förstår din frustration när du får in en faktura på eftermiddagen och skickar den vidare för skanning och tolkning och fakturan kommer in i inkorgen nästa vardag.
Visma.net Autoinvoice skanningtjänst är menat för dina leverantörer, dit de kan skicka sina PDF fakturor om de inte kan skicka e-fakturor till er. Normal leveranstid är inom 4 timmar på vardagar. Skickas den innan lunch så kommer den in på eftermiddagen samma dag och skickas den efter lunch så kommer den senast nästa vardag.

Skannar ni själv fakturorna eller får PDF fakturor skickade till er så rekommenderar jag er att använda vår tjänst SmartScan. Det är en tjänst när ni själva skickar in fakturor för tolkning som ni snabbt vill få in i Fakturainkorgen i Visma.net ERP.

Kontakta din partner för att erhålla er unika SmartScan adress (då jag inte vill dela den här)

SmartScan är just användbar internt vid bokslut eller månadskifte då man snabbt (inom några minuter) vill få in en faktura i Fakturainkorgen i Visma.net ERP.

Tips är också att be era leveratörer skicka e-fakturor istället till er.
Börja med att aktivera rapporten vilka leveratörer som skickar e-fakturor till andra men till er skickar de PDF via e-post:
https://community.visma.com/t5/Nyheter-for-Visma-net-ERP/AutoInvoice-Lista-over-leverantorer-som-int...

Man kan också ladda upp en PDF men hjälp av Visma appen Visma Scanner för att få in fakturan inom några minuter.

Visma Scanner

Med Visma Scanner kan du enkelt fotografera eller ladda upp dina leverantörsfakturor till Visma.net ERP

Android https://play.google.com/store/apps/details?id=com.visma.blue iOS https://apps.apple.com/se/app/visma-scanner/id564141518

Hoppas det gav lite information och kan hjälpa er vidare i ert arbete att effektivisera och digitalisera ert leverantörsfakturaflöde med hjälp av Autoinvoice.