Uploaden en declareren VOG verplichte bijlage

[PJ Leenes]

Hallo,

In het nieuwe proces "Uploaden en declareren VOG" heb ik, conform de handleiding, in de workflow in activiteit "Indienen medewerker" instellingen in "Bijlagen" ingericht. De vinkjes verplicht staan uit. Tóch zie ik in de APP én in Mijn Youforce dat het verplicht is om de VOG (logisch en terecht) maar óók het Betaalbewijs bij te voegen. Dit laatste is niet (altijd) verplicht. Is het verplicht toevoegen van het betaalbewijs ook uit te zetten?

[Remco te Ronde]

Hoi @PJ Leenes ,

Inderdaad wat je selecteert in de Self Service Workflow instellingen heeft geen impact op de werking van het proces in de App. 

Wij (Visma|Raet) hebben bepaald dat zowel de VOG als het betaalbewijs verplicht moeten worden toegevoegd.

Bij andere vergelijkbare processen, zoals BIG-(her)registratie, zal je zien dat de BIG verplicht is, maar het betaalbewijs is optioneel. Dit is omdat het goed kan zijn dat een medewerker een BIG-registratie heeft gehaald bij zijn/haar vorige werkgever die nog steeds geldig is. 

Bij de VOG is/was onze informatie dat werkgevers altijd een recente VOG wil hebben, waardoor er dus ook altijd kosten gemaakt zijn door de medewerker. Maar misschien is die kennis/informatie onjuist/onvolledig.

In welke gevallen uploaden medewerkers binnen jullie organisatie een VOG waarvoor ze geen kosten hebben gemaakt?

Hoor het graag dan kunnen we dat stukje her-overwegen. 

[PJ Leenes]

Hoi @Remco te Ronde, 

Ik krijg van de personeelsadministratie het volgende terug:

"Ik zie ook dat de medewerker een betaalbewijs moet toevoegen? Dat is wel vreemd want dat was eerst niet nodig. Als iemand een VOG heeft ontvangen is deze altijd betaald want anders ontvang je deze niet. Een betaalbewijs lijkt mij niet van toepassing."

Vandaar dus VOG verplicht en betaalbewijs optioneel.

Vriendelijke groet,

Peter

[Remco te Ronde · Accepted solution]

Hoi  @PJ Leenes , 

Aha dat verklaart het inderdaad. Deze manier van werken (betalen vast bedrag bij inleveren van de VOG) hebben we eerder doorgekregen. En inderdaad als medewerker is dat ook een hele fijne manier. Daarom hebben we dat voorgelegd aan onze collega's met meer expertise van wet- en regelgeving. En daar bleek uit dat het lastig is. Namelijk:

• Een VOG via Justis (digitaal) kost op dit moment € 33,85. Een VOG via het Gemeentehuis (als je als medewerker daar de voorkeur voor hebt, of geen DigId hebt/wil gebruiken) kost op dit moment € 41,35. (zie bron hier)
• Aan de daadwerkelijke VOG kan je als werkgever niet afleiden of deze via Justis of Gemeentehuis is aangevraagd.
• Meer theoretisch. Stel de kosten van een VOG gaan omhoog in 2025. Maar de medewerker heeft deze al aangevraagd op 31-12-2024. Dan kan je aan de hand van de VOG niet weten wat de kosten waren.

Dat is de meer praktische uitleg. Onderstaande de meer uitgebreide reden waarom onze collega's met meer kennis van wet- en regelgeving het afraden:

De vraagstelling ligt ook meer op het terrein van de financiële administratie, dan op ons terrein van de HR- en salarisadministratie. 

 

Je moet een bedrijfsresultaat vaststellen conform de beginselen van goed koopmansgebruik en daar ook jouw administratie op inrichten. Goed koopmansgebruik is niet een afgebakende definitie, maar algemeen geaccepteerd en waarheidsgetrouw zijn deel van de uitleg.

In hoeverre kan een werkgever nu achteraf aantonen, dat bij de aanvraag van de VOG de kosten door de werknemer zijn gemaakt en hoeveel die kosten waren op dat moment? Naar mijn mening kan je dit achteraf lastig vaststellen, wanneer de rekening of het betalingsbewijs daarvan ontbreekt. Dat er een VOG kan worden overlegd, betekent nog niet per definitie dat de werknemer die kosten daarvoor heeft gemaakt. Verder kan je uit het moment van afgifte nog niet de kosten afleiden, veronderstel hierbij een tariefwijziging en een onbekende doorlooptijd van een aanvraag omstreeks die tariefwijziging. De werknemer declareert en deze moet m.i. aantonen dat hij deze kosten heeft gemaakt en hoeveel dat is. Naar mijn mening kan je dit alleen vergoeden o.b.v. het betalingsbewijs, maar de werkgever mag daar anders over denken. (Die heeft de discussie met de accountant of belastinginspecteur.) Aan de andere kant kan je vanuit de techniek het declaratiemoment (systeemdatum) niet koppelen aan de tariefstelling, omdat dit doorgaans een ander moment is dat het moment van het maken van de kosten.

 

Welke bijlagen / betaalbewijzen zien we vaak

Als de aanvraag via Justis is gedaan ontvangt de medewerker onderstaande mail. Die wordt door de meeste organisaties geaccepteerd als betaalbewijs.

Maar ook wordt vaak een printscreen/download uit de bankieren app toegevoegd.

Dit voorbeeld (betaalbewijs uit bankierenapp) hebben we daarom ook opgenomen in de standaard instructie video (hier te vinden:

https://www.youtube.com/shorts/nZasTuDvFFM)

 

Hopelijk geeft dit een nadere toelichting waarom we als Visma|Raet (tot nu toe) hebben besloten om betaalbewijs altijd verplicht te maken.

[PJ Leenes]

Dag @Remco te Ronde,

Heldere en duidelijke toelichting!
Ik zal dit aan de betreffende afdeling(en) terugkoppelen.

Dank en vriendelijke groet,

Peter