Archiefwet - ervaringen gevraagd rondom vernietiging en duurzaam toegankelijk houden PD's

[SimoneK]

Samen met mijn collega van DIV (Adviseur archiefwetgeving) ben ik aan het onderzoeken hoe in Youforce Dossier op een zo efficient mogelijke manier voldaan kan worden aan de Archiefwet (en AVG natuurljk).

We lopen er tegenaan dat er - zoals het er nu naar uit ziet - veel handmatige acties nodig zijn.
Zelfs nu het mogelijk is om onderscheid te maken in de bewaartermijnen en deze afhankelijk van einde dienstverband of van datum uit dienst medewerker in te stellen.

We zijn benieuwd hoe andere organisaties die moeten voldoen aan de Achiefwet, omgaan met de administratieve kant (bijv. het genereren van selectie- en vernietigingslijsten) en het daadwerkelijke vernietigen. Welke stappen doorlopen jullie?
Gebruiken jullie de knop 'verstreken bewaartermijn'? Het gaat om duizenden documenten die dus niet allemaal in beeld komen.
Vernietigen jullie vervolgens per medewerker, of per documentsoort, of anders?
Hoe gaan jullie om met documenten die nog geen bewaartermijn hebben, of een bewaartermijn die niet meer klopt omdat deze is ingevoerd vóór de nieuwe functionaliteit er was?

Kortom een hoop vragen. Zijn er organisaties die hun ervaring met ons willen delen?
In bovenstaande leg ik de nadruk op vernietiging, maar ook tips over het duurzaam toegankelijk houden van informatie zijn zeer welkom.

[Peter van Miltenburg]

Hallo @SimoneK ,
In reactie op je vraag zou ik graag een aantal zaken willen verduidelijken. Bij een juiste inrichting is het voldoende om elke dag/week/maand te kijken welke documenten er in de 'Voorselectie bewaartermijn' staan, en deze na controle te verwijderen. Dan staan ze vervolgens in de prullenbak en daar kunnen ze door een andere gebruiker definitief worden verwijderd.

De verwijderdatum wordt berekend aan de hand van de ingestelde bewaartermijn van de documentsoort en in principe is die dus altijd correct; ook na de aanpassingen van begin dit jaar.  De verwijderdatum wordt telkens opnieuw berekend als er iets wijzigt in de configuratie en/of als er iets wijzigt bij de medewerker. Als je de bewaartermijn aanpast dan wordt dus ook de verwijderdatum opnieuw berekend voor alle documenten die aan die documentsoort zijn gekoppeld. Als de datum uitdienst wijzigt van de medewerker/dienstverband dan wordt ook de verwijderdatum opnieuw berekend.\

Met dit in het achterhoofd is het dus vrij eenvouding om op regelmatige basis (afhankelijk van de grootte van de organisatie dagelijks, wekelijks of maandelijks) alle documenten die in de voorselectie staan te verwijderen. Het verwijderen is dan een kwestie van 'select all' en verwijderen. Echter, het is verstandig om te controleren of de documenten echt weg moeten, want zodra ze uit de prullenbak zijn verwijderd zijn ze onherstelbaar weg.

Vervolgens kun je met de rapportage Documenthistorie opvragen welke mutaties er hebben plaatsgevonden binnen een bepaalde periode, waarmee je impliciet de vernietigingslijst kunt samenstellen voor bijvoorbeeld de afgelopen maand.

Hopelijk geeft deze informatie wat meer inzicht in het beheerproces.

[SimoneK]

Bedankt voor de toelichting. Dit zijn de (handmatige) acties inderdaad. Ik hoopte op een automatische procedure.

Ik loop echter wel vast bij jouw oplossing voor de vernietigingslijst.
Onder Rapportages geeft geen enkele van de drie opties een resultaat, zelfs als geen filter wordt ingesteld.

Verder blijf ik benieuwd naar de werkwijze van andere (overheids)organisaties!

[Peter van Miltenburg - Connect · Accepted solution]

@SimoneK Kijk even in hoofdstuk 5 van de Beheerhandleiding. Je vraagt eerst de documentenlijst op met het gewenste filter, en dan draai je daarover een rapportage. De rapportage 'Documenthistorie' bevat ook de verwijderde documenten die aan het filter voldoen en heeft geen limiet van 1.000 documenten. De rapportage zelf verschijnt dan in het menu 'Rapportages'.

Automatische procedures voor verwijderen zijn in de praktijk onwenselijk, omdat je er daarmee vanuit gaat dat de gebruikers geen fouten maken en ook altijd precies weten welk document in welke documentsoort moeten worden opgeslagen. Ook ga je er dan vanuit dat de inrichting van Personeelsdossier altijd volledig klopt. Dat is nooit het geval en daarom zul je voor zorgvuldig beheer altijd moeten controleren of iets echt weg mag of niet. En ook het legen van de prullenbak is onderdeel van het 4-ogenprincipe die van belang is voor een juiste beoordeling.