Automatisch bijlagen naar dossier - Self Service

[Chris_Groeneveld]

Momenteel zijn wij aan het kijken hoe we efficiënter onze personeelsdossiers kunnen opschonen. Ik heb al in een aantal topics gelezen dat dit een zeer manuele actie is binnen personeelsdossier waar geen goede alternatieven voor zijn.  Wij lopen echter tegen een aanvullend probleem aan die ik niet eerder benoemd heb zien worden.

In onze indiensttredingsworkflows in Self Service worden documenten bij verwerken van de workflow automatisch in het personeelsdossier geüpload. Echter, in deze workflow zit een grote variatie van documenten die allen een andere bewaartermijn kunnen hebben. Doordat echter via de automatische upload functie alle documenten aan dezelfde personeelsdossier categorie worden gekoppeld krijgen al deze documenten ook dezelfde bewaartermijn.

Heeft iemand hier dit probleem ook meegemaakt? Wat was jullie oplossing hiervoor? Uiteraard kunnen we de setting in SelfService aanpassen naar handmatig maar dat gaat veel meer tijd kosten bij de personen die de workflows verwerken en daar zitten we ook niet op te wachten.

Ben benieuwd naar jullie ervaringen hiermee.

Groeten, Chris

[Francis Bethlehem1]

Hoi Chris, krijgen alle documenten wel een eigen naam mee zodat je daarop kunt filteren? Als er voor bijvoorbeeld een loonbelastingverklaring voor elke medewerker eenzelfde naam aan het document wordt gehangen, dan kun via het filter in alle personeelsdossier zoeken en ze allemaal tegelijk in een andere map zetten (bijvoorbeeld de map "Loonbelastingverklaring en corr belastingdienst".

Bij ons (formulier nieuwe medewerker zonder digitale ondertekening) komt alles onder het documentsoort "arbeidsovereenkomst" binnen. Je kunt de datum laatst gewijzigd opslaan als standaardfilter en deze steeds aanpassen. Zoals al door iemand anders was gezegd, kun je elke map een andere bewaartermijn meegeven. Als er een generieke naam aan documenten wordt gegeven dan kun je daarop zoeken onder "omschrijving document".  Bij de resultaten kun je vervolgens via de knop actie alle documenten via '"kenmerken wijzigen" onder een andere tab zetten (waar dus al een bewaartermijn aan vast staat). 

Wij gaan binnenkort ook het nieuwe medewerkers formulier via een digitale ondertekening in het dossier zetten, hier moet ik dus ook nog even goed naar kijken. Ik wil ze direct onder de juiste mappen geplaatst krijgen en zoals het nu lijkt lukt dat straks ook gewoon. Dan hoef je de truc zoals hier boven geschetst niet uit te voeren.

[Marc Struver1]

Hoi @Chris_Groeneveld 

Ik ben geen expert, maar weet wel hoe rot het is als je hiermee worstelt. Hopelijk heb je wat aan mijn anwoord. Wat ik tot nu toe heb ingericht;

Je kunt via configuratie personeelsdossier mappen aanmaken, bv gespreksverslagen.  Hier kun je dan de bewaartermijn inrichten.  

Zie afbeelding. Ik weet dat je ook in templatebeheer een document aan een van deze mappen koppelt. Als je dat goed inricht hoef je niet meer handmatig te werken maar kun je het in de WF op automatisch inrichten. 

[John ZZP]

Hoi @Chris_Groeneveld, Met de ervaring die ik tot op heden heb opgedaan, lijkt mij dat je de enige oplossing die vooralsnog voorhanden is al weet. Het is inderdaad dan beter om de inlees van je documenten in Selfservice op handmatig te zetten. Groet, John.