Ändra betalstatus på kundfaktura

[Mimmi Berggren]

Hej,
Vi har en tjänst som skickar inbetalningar från kundfakturor i deras modul. När betalningen når oss har de dragit bort avgifter för tjänsten.
Pga det här får vi det inte att stämma med valuta vinst/förlust när vi använder Behandla kundinbetalningar. Vi har nu bokat upp det i ett manuellt verifikat och det jag undrar över om vi kan  matcha verifikatet med fakturan eller om vi manuellt kan ändra statusen på fakturan till betald utan att en verifikation skapas . 

Vänligen,
Mimmi Berggren

[Mimmi Berggren]

Hej Daniel,
Misstänkte att det inte gick.
Så här ser stegen ut i flödet:

• Vi skapar en kundfaktura i USD
• Sen lägger vi in den i kundens portal
• Betalningen kommer till portalen i USD
• Betalningen kommer till oss i SEK. Där har de redan dragit av en avgift för hanteringen av fakturan.

För att det ska bli rätt räknar vi ut valuta diffen och avgiften. 
Om vi matchar i Visma ser den hela differensen som en valuta differens.

Vänligen,
Mimmi Berggren

[Daniel Jansson · Accepted solution]

Hej,

Det kommer bli ett ganska långt svar nu men ser egentligen två alternativ som ni kan lösa det på:

Alternativ 1. Skapa ett "mellankonto" som ni också gör till likvidkonto som ni lägger under fliken redovisningsdetaljer på de kundfakturor ni hanterar på detta sättet. Skapa en manuell kundinbetalning med det nya likvidkontot mot kundfakturan och stäng den och sen boka bort er manuella transaktion mot samma likvidkonto.

Alternativ 2. Även om det är lite omständigt kanske så går det också att hantera hela processen via Bank/Likvidhanteringen via antingen Behandla kontoutdrag eller Behandla kundinbetalningar beroende på hur er uppsättning ser ut (processen blir likadan i bägge fönster). Om jag tolkat dig fel i något steg får du säga till så får vi se på alternativa lösningar:

Säg att jag ställt ut en faktura om 1000 USD till kurs 11 (11000 SEK):

Ni får sedan en inbetalning om 1000 USD till vad jag antar är ert SEK-konto baserat på din beskrivning ovan. Säg att avgiften kunden tar för fakturahanteringen är 50 SEK och att ni då får 10900 SEK in på ert konto efter att dom dragit av avgifter samt att det vid detta tillfället blivit valutaförlust, då ser det ut enligt följande på kontoutdraget:

Det man får göra sen är då att dela denna raden i två, en del för att boka upp avgiften, och en del för att matcha mot kundfakturan och boka upp valutakursdiffen.

1. Vi börjar med avgiften. Tryck på skapa under "skapa post" och välj bank/likvidhantering, välj betalningstyp 02 och skriv in avgiftsbeloppet på raden med ett "-" tecken framför så talet blir negativt. (i mitt exempel -50 SEK):

Tryck sen på dela knappen. Du får då en rad till i din lista.

Det sista vi skall göra med denna raden är nu att ändra betalningstyp från 02 till ex. 01 och sen sätta önskat konto på konteringsraden:

Talet kommer ändras till positivt vilket är helt korrekt.

2. Låt oss nu hantera matchningen mot kundfakturan och boka upp valutakursdifferensen - Du gör detta genom att markera den andra raden du fått när du valde att klicka på dela knappen. När du markerat den raden trycker du igen på skapa under fliken "Skapa post" och väljer betalningstyp kundreskontra, kunden ni ställt ut fakturan mot samt att plocka fram den öppna fakturan på konteringsraden:

För att du skall kunna få till valutakursdifferensen kan du behöva ta fram den kolumnen om du inte redan har den framme:

I fältet för kursdifferens kan du nu skriva in rätt valutakurs för transaktionen. Om du inte har kursen tillgänglig brukar det gå fint att ta det inbetalade SEK-beloppet dividerat med USD beloppet på fakturan för att få kursen. (10950 / 1000 = 10,95 i mitt exempel).

När du har kursen skriver du in den i fältet kursdifferens. Du kan behöva uppdatera det betalade beloppet på raden då det ändras ibland. Har du gjort korrekt så skall saldo på raden och i huvudet båda vara 0, då kommer både betalning och faktura att stängas.

Spara och sen tryck behandla.

Resultatet blir att skapas två transaktioner, en likvidtransaktion i bank/likvidhantering för avgiften samt en kundinbetalning i kundreskontran som stänger kundfakturan.

Bank/likvidtransaktionen rent konteringsmässigt:

Kundinbetalningen rent konteringsmässigt:

[Daniel Jansson]

Hej Mimmi,

Mig veterligen finns det i dagsläget ingen möjlighet att stänga en transaktion i Kundreskontra (eller någon annan arbetsyta) från ett verifikat i Redovisningen utan det behöver hanteras direkt i kundreskontran. Fakturan behöver alltså matchas fullt ut mot ett annat transaktion från kundreskontra eller skrivas av för att få status stängd.

Skulle du kunna ge lite mer detaljer över hur hela flödet för transaktionerna ser ut så kanske vi kan hitta ett sätt att lösa det på?

Med vänliga hälsningar,
Daniel Jansson
Confect AB