Skicka påminnelser i Visma.net

[Anonymous]

Om kunderna inte har betalt sina fakturor på förfallodatum finns det möjlighet att skicka ut påminnelser. För att kunna göra det krävs först vissa generella inställningar samt vissa inställningar på kunderna. 

I inställningarna för kundreskontran på fliken Påminnelser gör man de generella inställningarna för påminnelser. Man väljer vilken Påminnelsemetod man vill ha. Om man väljer påminnelsemetoden Dokument kan man välja vilka fakturor som skall påminnas. Om man istället har valt påminnelsemetoden Kund kommer alla försent betalda fakturor med i påminnelsekörningen.

Om man vill ta en avgift för att det skickas ut en påminnelse så kopplar man en artikel för det här. När påminnelsen körs så skapas det alltid en reskontrapost på påminnelseavgiften. Om man har i kryssat Frisläpp påminnelser automatiskt  så kommer påminnelseavgiften automatiskt in i bokföringen. Om man vill kunna ta bort påminnelseavgiften så måste man ta bort det krysset. Om man tar bort krysset så måste man komma ihåg att frisläppa reskontraposterna. Man kan göra det direkt eller när man ser att kunden betalat avgiften.

På den nedre delen finns lite mer detaljerade inställningar. Bland annat hur många och hur ofta påminnelser skall skickas, hur tätt in på förfallodatum påminnelsen kan gå ut. Om man skall ta ut en avgift för påminnelsen, så måste man sätta beloppet här och inte på artikeln för påminnelseavgiften. Detta för att man ska kunna ha olika priser på de olika påminnelserna.

Om man vill ha en text på påminnelsen så kopplar man den förupplagda rapporttexten här. Påminnelsetexten måste först läggas upp som en rapporttext. Detta görs via Kundreskontran/ Inställningar/Rapporttexter. 

Skapa påminnelser

När man kör påminnelser så kommer inte kreditfakturor med så det kan vara en god idé att använda förfrågan Kundöversikt och se om det ligger kreditfakturor på kunderna och om det gör det, matcha dem innan rutinen för påminnelserna startas.

När man ska skapa påminnelser gör man det via Kundreskontran/Rutiner/Kontoutdragsintervall där man kan göra urval på kundklass och kund. Om man inte väljer något så visas alla förfallna obetalda fakturor. Om alla fakturor som visas skall påminnas kan man direkt klicka på Behandla alla. Om inte alla fakturor skall påminnas måste man markera de som skall påminnas och där efter klicka på Behandla. 

När påminnelserna är behandlade måste man själv gå till nästa rutin; Skriv ut/Frisläpp påminnelser.

För att se vilka fakturor som ingår i påminnelsen måste man gå in på varje kund var för sig genom att klicka på knappen Visa dokument.  När man sedan ser vilka fakturor som är med på påminnelsen kan man där ta bort någon faktura som inte skall påminnas.

Om man inte vill skicka någon påminnelse alls till aktuell kund kan man klicka på papperskorgen. Om någon av fakturorna inte skall med på påminnelsen så markeras den fakturan och klickar man på radera rad. Då kommer den inte med den här påminnelsen, men kommer komma med nästa gång påminnelser förbereds.

Man kan också klicka på knappen Återkalla. Om det görs kommer inte fakturan varken nu eller i framtida körningar. Vad som då händer är att det sätts en bock på fliken Redovisningsdetaljer på fakturan som markerar att den är återkallad. De fakturor som är återkallade kommer alltså inte med när man förbereder påminnelser.

Det går att ta bort markeringen för återkallad. Man kan också manuellt bocka för denna inställning om det är en faktura som man redan från början vet att den inte skall påminnas. Om kunden vill ha längre kredittid så kan man istället flytta fram förfallodatum på fakturan.

När man gått igenom alla kunder och tagit bort de fakturor som inte skall påminnas Frisläpper man påminnelserna. Detta gör man genom att välja Frisläpp påminnelser vid Åtgärder och sedan klicka på Behandla. För att därefter skriva ut påminnelserna måste man klicka på knappen Refresh/Uppdatera och sedan ändra Åtgärd till Skriv ut påminnelser. Om det finns kunder som skall ha sina påminnelser via E-post måste man i så fall också välja Åtgärd E-posta påminnelser. Man frisläpper och skriver alltså ut i samma rutin.