Approval automatisk flytt till annan attestant

[Ann Edström]

Hej!

I de allra flesta attestsytem för lev fakturor så kan man ställa in en automatisk flytt till annan attestant efter x antal dagar i inkorgen, ex chefs chef. Ex om attestant A inte attesterat fakturan i inkorgen inom 5 dgr så förflyttas den automatiskt till attestant B enligt attestordning. Var finns denna möjlighet i approval? Enda stegvillkoren att sätta upp i arbetsflödena som jag finner är beloppsgränser men finner inte att man kan sätta ett villkor på antal dagar? Vi får fortsatt avbryta utskicket i financials och sända ut fakturorna på nytt till annan attestant när fakturan inte attesterats i tid för att få iväg den till betalning i tid, otroligt tidskrävande och manuellt.

Approval är fortsatt efter såhär många år i mina ögon ett alldeles för simpelt system för oss som hanterar stora mängder fakturor, många attestanter och flöden. Vi sitter fortsatt kvar med mina egna snickrade systemlösningar i financials och approval sedan implementering för att kunna få ut fakturorna i olika attestordning beroende på kostnadsslag, enhet etc.  Ser gärna en återkoppling kring utvecklingsplanen för approval framåt! 

[Ann Edström]

Hej!

Kunskapen fanns inte varken hos visma eller systempartner så därför fick vi "programmera" en egen lösning själv med projektnummer för att överhuvudtaget kunna använda det och styra flöden utöver kostnadsställe och belopp. Den sitter vi fortsatt med och varken visma eller partner har en annan lösning än idag. Vi blir endast hänvisade att skriva här på communityt, även om det inte leder någonstans.

Vi har full koll på nyheter men för oss är systemet tyvärr fortsatt för simpelt generellt för att kunna automatisera flöden i någon större utsträckning. Har förståelse för att det fungerar för små bolag med mindre komplexitet. Vi har lagt mycket pengar och tid i att vara pilot i mycket dem här åren och hjälpt visma med systemutveckligen framåt, men det går i snigeltakt. Viktigt att man fokuserar på funktionalitet i första hand och benchmarkar mot andra idag fungerande system i dialog med ekonomer. Tyvärr är vi i det läget att vi kommer behöva byta system snart då utvecklingen av approval går för sakta.

Min önskan i detta fall är att fakturor ska kunna flyttas över till annan attestant automatiskt utifrån antal dagar i dennes inkorg, genom funktionalitet i arbetsflödet som vi sätter upp. Detta har varit standard i alla system jag arbetat i tidigare. Att flytta fakturan vidare i approval är samma manuella handpåläggning som att avbryta flödet i financials, ingen skillnad. Vi har minst 1000 fakturor i månaden och över 50 enheter och i vissa flöden kan vi ha 6 attestanter. Då är denna automatik viktig och basic för en koncern i vår storlek.  

[Charlotte Mårtensson]

Hej Ann,

Vi  utvecklar Approval  löpande och har levererat flera nya och förbättrade fuktioner det senaste åren.  Approval är ett godkännande system för flera processer som tex utlägg och fakturor. Vi fokuserar på automatiserade processer och t ex  du skall inte behöva godkänna en faktura manuellt och den inte avviker på belopp eller annat. Detta kan man styra via fakturaregler  per leverantör som då konterar och adresserar fakturorna från start.  

Du har full översikt i Approval på vilka ärenden "fakturor" som är förfallana och blockerade i Menyn Ärendeöversikt.  Där kan du tilldela på nytt till Godkännaren eller välja en  annan Godkännare. Du behöver inte avbryta flödet  via reskontran för att ändra godkännare. Vi har inte funktion för att sätta upp antal dagar. Detta håller systemet reda på. Det är  ärendets förfalldodatum dvs hur lång tid du har på dig att godkänna ärendet och visar även dokumentets förfallodatum.

Du kan kontakta din Vismapartner för att se över ert uppsatta fakturaflöde, . Om ni har haft samma flöde från start finns det säkert anledning att se över detta. 

Kika gärna på våra  inlägg om nyheter om Approval som finns här på Community.  Det är här som vi publicerar våra nyheter och er Vismapartner är uppdaterad vad som ligger i vår roadmap. 

Hoppas att detta svar hjälper dig. 

Vänligen

Charlotte